2. päivä. Etätehtävien purku Poikkeamat. Poikkeamat Auditoinnin raportointi Hyvän auditoijan ominaisuudet Harjoituksia

Transkriptio

1 OAMK / Luova 4.5. ja Sisäinen auditointi osa Oamkin ympäristöohjelmatyötä Sisältö 1. päivä Johdanto Auditoinnin tavoitteet Ympäristöstandardin (ISO 14001) pääkohdat Alustava ympäristökatselmus Auditoinnin suunnittelu ja menetelmät Harjoituksia, etätehtävien anto

2 OAMK / Luova 4.5. ja Sisäinen auditointi osa Oamkin ympäristöohjelmatyötä 2. päivä Etätehtävien purku Poikkeamat Poikkeamat Auditoinnin raportointi Hyvän auditoijan ominaisuudet Harjoituksia

3 Auditoinnin määritelmä järjestelmällinen, riippumaton ja dokumentoitu prosessi, jolla hankitaan todisteaineistoa ja arvioidaan sitä objektiivisesti sen määrittämiseksi, missä määrin auditointivaatimukset täyttyvät

4 AUDITOINNIN KAKSI PUOLTA 1) objektiivinen, jossa asioita tarkastellaan eri tyyppistä kirjallista aineistoa vasten - toimiiko käytäntö niin kuin dokumenteissa on luvattu? 2) arvioiva puoli, jossa otetaan kantaa siihen, kuinka hyvin organisaatio saavuttaa ympäristöjärjestelmän tuella asettamiaan tavoitteita ja parantaa ympäristönsuojelun tasoa

5 YMPÄRISTÖJÄRJESTELMÄN AUDITOINNIN 5 KESKEISTÄ KYSYMYSTÄ 1) Pohjautuuko ympäristöjärjestelmä ympäristönäkökohtien ja - vaikutusten tunnistamiseen / arviointiin? 2) Onko sisäinen auditointi luotettava? 3) Onko menettelytavat standardin / asetuksen kaikkia kohtia varten? 4) Toimitaanko menettelytapojen mukaisesti? 5) Kykeneekö ympäristöjärjestelmä - Ympäristönsuojelun tason parantamiseen - Lainsäädännön noudattamiseen

6 Auditointityypit Auditointihierarkia Auditointi Sisäinen auditointi Ulkoinen auditointi Toimittaja-auditointi (2. osapuolen auditointi Sertifiointiauditointi (3. osapuolen auditointi)

7 Ympäristöstandardin (ISO 14001) pääkohdat 4. Ympäristöjärjestelmän vaatimukset 4.1. Yleiset vaatimukset 4.2. Ympäristöpolitiikka 4.3. Suunnittelu Ympäristönäkökohdat Lakisääteiset ja muut vaatimukset Päämäärät, tavoitteet ja ohjelmat 4.4 Järjestelmän toteuttaminen ja toiminta Resurssit, roolit, vastuut ja valtuudet Pätevyys, koulutus ja tietoisuus Viestintä Dokumentointi Asiakirjojen hallinta 4.5. Arvioiminen Toiminnan ohjaus Valmius ja toiminta hätätilanteissa Tarkkailu ja mittaukset Vaatimusten täyttymisen arviointi Poikkeamat, korjaavat toimenpiteet ja ehkäisevät toimenpiteet Tallenteiden hallinta Sisäinen auditointi 4.6. Johdon katselmus

8 Ympäristöjärjestelmän malli

9 4.1. Yleiset vaatimukset Tulee luoda, dokumentoida ja toteuttaa ympäristöjärjestelmä, jota tulee ylläpitää ja parantaa Ympäristöjärjestelmän laajuus tulee määritellä ja dokumentoida

10 4.2 Ympäristöpolitiikka Ylin johto määrittää Soveltuvuus toiminnan luonteeseen Jatkuva parantaminen ja ympäristön pilaantumisen ehkäiseminen Määräysten ja vaatimusten noudattaminen Päämäärien ja tavoitteiden määrittely ja katselmointi Dokumentoitu, toteutettu, ylläpidetty, tiedotettu Julkinen, kirjallinen

11 4.3.1 Ympäristönäkökohdat Ympäristönäkökohtien tunnistaminen Voidaan hallita Voidaan vaikuttaa Näkökohdat, joilla on tai voi olla ympäristövaikutuksia Merkittävät näkökohdat otettava huomioon ympäristöjärjestelmää kehitettäessä Tulee dokumentoida (uusi vaatimus)

12 4.3.2 Lakisääteiset ja muut vaatimukset Menettely, jolla tunnistetaan Lakisääteiset vaatimukset Muut vaatimukset (esim. ICC, sisäiset suorituskykykriteerit, konserni) Määritetään, kuinka vaatimuksia sovelletaan ympäristönäkökohtiin

13 4.3.3 Päämäärät ja tavoitteet Dokumentoidut ympäristöpäämäärät ja - tavoitteet jokaiselle asiaankuuluvalle toiminnolle ja organisaatiolle Tulee olla ohjelmia, joilla päämäärät ja tavoitteet saavutetaan Tulee olla mitattavissa mahdollisuuksien mukaan Ohjelmien tulee sisältää vastuut, keinot ja aikataulu

14 4.4.1 Resurssit, roolit, vastuut ja valtuudet Johdon on varattava tarvittavat resurssit Johdon on määritettävä roolit, vastuut ja valtuudet Johdon tulee nimittää johdon edustaja/edustajat

15 4.4.2 Pätevyys, koulutus ja tietoisuus Koulutustarpeiden ja pätevyyden tunnistaminen ja varmistaminen Tietoisuus: ympäristöpolitiikan, menettelyjen ja ympäristöjärjestelmän omalle toiminnalle asettamat vaatimukset oman toiminnan ympäristövaikutukset omat roolit ja vastuut sovituista menettelyistä poikkeamien seuraukset

16 4.4.3 Viestintä Menettely sisäinen viestintä ulkoinen viestintä Organisaation tulee päättää, viestiikö se merkittävistä ympäristö-näkökohdistaan organisaation ulkopuolelle

17 4.4.4 Dokumentointi Ympäristöpolitiikka, päämäärät, tavoitteet Ympäristöjärjestelmän laajuus Kuvattava ympäristöjärjestelmän ydinosat ja niiden väliset vuorovaikutukset ja viittaukset liittyvään dokumentaatioon Standardin ISO edellyttämät menettelyt, tallenteet ja muut asiakirjat Organisaation itse tarpeelliseksi määrittelemät merkittäviin ympäristönäkökohtiin liittyvät asiakirjat

18 4.4.5 Asiakirjojen hallinta Asiakirjat Hyväksyttävä ennen julkaisua Säännöllinen katselmointi, päivitys ja hyväksyntä Muutokset tunnistettavissa Voimassaolevien versioiden saatavuus Asiakirjojen säilyttävä tunnistettavina ja luettavina Ulkoiset asiakirjat tunnistettava ja jakelua valvottava Vanhentuneiden asiakirjojen poistaminen; jos säilytetään tunnistettavuus varmistettava

19 4.4.6 Toiminnan ohjaus mitkä toiminnot liittyvät tunnistettuihin merkittäviin ympäristönäkökohtiin dokumentoidut menettelytavat tilanteisiin, joissa niiden puuttuminen voisi johtaa ympäristöpolitiikasta, päämääristä tai tavoitteista poikkeamisiin toiminnalliset vaatimukset määriteltävä: milloin asiat ovat kunnossa, milloin eivät menettelytavat liittyen käytössä olevien tuotteiden ja palveluiden merkittäviin ympäristönäkökohtiin, tiedotus toimittajille, urakoitsijoille ja sopimuskumppaneille ko. menettelyistä ja vaatimuksista

20 4.4.7 Valmius ja toiminta hätätilanteissa menettelyt onnettomuus- ja hätätilanteiden tunnistamiseksi menettelyt onnettomuus- ja hätätilanteissa toimimiseksi ja niihin mahdollisesti liittyvien ympäristövaikutuksien ehkäisemiseksi ja lieventämiseksi hätätilanteiden valmiusmenettelyt ja toimintasuunnitelmat

21 4.5.1 Tarkkailu ja mittaukset menettelytavat säännöllisille tarkkailuille ja mittauksille tarkkaillaan ja mitataan niiden toimintojen keskeisiä ominaisuuksia, joilla saattaa olla merkittäviä ympäristövaikutuksia dokumentointi: tarkkailutiedot, asiaankuuluva ohjaus ja yhdenmukaisuus ympäristöpäämäärien ja -tavoitteiden kanssa

22 Vaatimusten täyttymisen arviointi Luotava ja ylläpidettävä menettelyt Määräajoin arvioitava lakisääteisten vaatimusten täyttymistä Arvioitava muiden vaatimusten täyttymistä Tallenteet arviointien tuloksista tulee säilyttää

23 4.5.3 Poikkeamat, korjaavat toimenpiteet ja ehkäisevät toimenpiteet Poikkeama = vaatimuksen jääminen täyttämättä Todellisten ja mahdollisten poikkeamien käsittely Aiheutuneiden vaikutusten lieventäminen Korjaavien ja ehkäisevien toimenpiteiden tulosten tallentaminen Dokumentointiin tehtävä tarpeelliset muutokset

24 4.5.4 Tallenteiden hallinta Osoitetaan organisaation ympäristöjärjestelmän ja standardin ISO vaatimusten noudattaminen Hallittava tallenteiden tunnistaminen, säilyttäminen, suojaaminen, esille saanti, pysyvyys ja hävittäminen

25 4.5.5 Sisäinen auditointi Säännöllisillä auditoinneilla varmistetaan järjestelmän vaatimustenmukaisuus hankitaan tietoa johdolle Auditointimenettelyt auditointien suunnittelu, suorittaminen, tulosten raportointi, tallenteiden ylläpito, laajuus, kriteerit, taajuus

26 4.6 Johdon katselmus - 1 Ympäristöjärjestelmän soveltuvuus, riittävyys, tehokkuus Politiikan, päämäärien ja järjestelmän parannusmahdollisuudet ja muutostarpeet Johdon katselmuksista tulee pitää tallenteita

27 4.6. Johdon katselmus - 2 Johdon katselmuksen lähtötiedot tulokset sisäisistä auditoinneista ja lakisääteisten sekä muiden vaatimusten, joihin organisaatio on sitoutunut, täyttämisen arvioinneista yhteydenotot ulkoisilta sidosryhmiltä organisaation ympäristönsuojelun taso päämäärien ja tavoitteiden saavuttamisen taso korjaavien ja ehkäisevien toimenpiteiden tila seurantatoimenpiteet edellisistä johdon katselmuksista muuttuvat olosuhteet, mukaan lukien muutokset lakisääteisissä ja muissa organisaation ympäristönäkökohtiin liittyvissä vaatimuksissa suositellut parannukset

28 ALUSTAVA YMPÄRISTÖKATSELMUS Selvitetään organisaation ympäristönsuojelun taso ympäristöasioiden hallinnan tila ympäristönäkökohdat ja niiden merkittävyys riskien tunnistaminen käytännön ongelmat

29 ALUSTAVA YMPÄRISTÖKATSELMUS Tehdään eri toimintojen tai yksiköiden ympäristöasioiden tilan kuvaus lista eri toimintojen tai yksiköiden ympäristönäkökohdista ympäristönäkökohtien merkittävyyden arviointi

30 YMPÄRISTÖNÄKÖKOHDAT ovat yrityksen niitä asioita (toiminto, tuote tai palvelu), joista aiheutuu tai voi aiheutua ympäristömuutoksia (myönteisiä tai kielteisiä), esim. jätevedet, energian käyttö YMPÄRISTÖVAIKUTUS tarkoittaa jonkin ympäristönäkökohdan seurauksena ympäristössä tapahtuvaa muutosta esim. veden pilaantuminen, luonnonvarojen kuluminen

31 Ympäristönäkökohtien tunnistaminen normaalitilanteet häiriötilanteet onnettomuustilanteet Menetelmiä: Ekotase = taseen muotoon laadittu erittely yritykseen tulevista ja sieltä poistuvista materiaalija energiavirroista sekä niiden määristä Prosessikaaviot Toimintojen selvittäminen

32 Merkittävät ympäristönäkökohdat Tunnistamisessa otetaan huomioon päästöt ilmaan ja veteen jätteiden käsittely maan pilaantuminen raaka-aineiden ja luonnonvarojen käyttö melu ja haju muut paikalliset tekijät Kaikki ympäristövaikutukset tulee tunnistaa, olipa niiden laajuus mikä tahansa.

33 Arvottamisessa huomioon otettavat tekijät Ympäristölliset tekijät - vaikutuksen laajuus ja vakavuus - tapahtuman todennäköisyys - vaikutuksen kesto Liiketoiminnalliset tekijät - mahdolliset lakisääteiset vaatimukset - vaikutuksen muuttamisen vaikeus ja kustannukset - vaikutukset muihin toimintoihin ja prosesseihin - sidosryhmien huolenilmaisut - vaikutukset yrityksen julkisuuskuvaan