Hanketoiminnan STAK-kehän mukainen auditointimatriisi

Transkriptio

1 Jyväskylän yliopisto 1 (9) Hanketoiminnan STAK-kehän mukainen auditointimatriisi SUUNNITTELU PUUTTUVA Yksikön hanketoiminnalla ei ole selkeää visiota. Hanketoiminnan tavoitteita ei ole määritelty. Ei ole tunnistettu hanketoiminnan suunnittelumekanismeja eikä vastuita. Hankesalkkua ei ole suunniteltu tai sen suunnittelusta puuttuvat strateginen lähtökohta, rahoituksen koostumuksen monipuolisuus sekä taloudellisen tuotoksen ja maksuvalmiuden hallintasuunnitelmat. Aikatauluja ei ole olemassa hankkeille eikä hankkeiden suunnittelulle. Yksiköltä puuttuvat menettelyt yksittäisten hankkeiden tulosten ja johtamisen arvioimiseksi. Hankkeiden riskejä ei arvioida (riskianalyysi puuttuu). Hankkeilta puuttuvat henkilöstösuunnitelmat. Hankkeilta puuttuvat kumppanuussuhteiden ylläpidon suunnitelmat. Dokumentointisuunnitelmia ei ole. Hankesalkun katselmointimenettelyjä ei ole suunniteltu. SUUNNITTELU ALKAVA Yksikön hanketoiminnalta puuttuu selkeä visio, mutta joitain tavoitteita on asetettu. Hanketoiminnan suunnittelumekanismit ovat puutteelliset. Hanketoiminnan vastuut ovat osittain epäselvät. Hankesalkkua on suunniteltu, mutta se ei perustu kaikilta osin strategiaan, rahoitusta ei ole suunniteltu riittävän monipuoliseksi tai taloudellisen tuotoksen ja maksuvalmiuden hallintasuunnitelmia ei ole. Hankkeille on suunniteltu aikatauluja. Hankehakemukset lähtevät viime tipassa. Yksiköltä puuttuvat menettelyt yksittäisten hankkeiden tulosten ja johtamisen arvioimiseksi. Hankkeiden riskejä arvioidaan. Hankkeilla on henkilöstösuunnitelmia, mutta ne ovat puutteellisia. Hankkeilta puuttuvat kumppanuussuhteiden ylläpidon suunnitelmat. Hankkeiden dokumentointi on suunniteltu. Hankesalkun katselmointimenettelyjä ei ole suunniteltu.

2 Jyväskylän yliopisto 2 (9) SUUNNITTELU KEHITTYVÄ Yksikkö on määritellyt hanketoiminnalleen vision ja tavoitteet. Hanketoiminta on suunniteltua. Hanketoiminnan vastuut ovat selvät. Hankesalkun suunnittelu perustuu strategiaan, mutta rahoitusta ei ole suunniteltu riittävän monipuoliseksi tai taloudellisen tuotoksen ja maksuvalmiuden hallintasuunnitelmia ei ole. Hankkeille on suunniteltu aikatauluja, ja hankkeiden suunnitteluaikataulu on riittävän väljä yliopistotason valmisteluavun ja päätöksenteon varmistamiseksi. Yksiköllä on menettelyjä yksittäisten hankkeiden tulosten ja johtamisen arvioimiseksi. Hankkeiden riskejä arvioidaan. Hankkeilla on henkilöstösuunnitelmat. Hankkeilla on kumppanuussuhteiden ylläpidon suunnitelmia. Hankkeiden dokumentointi on suunniteltu. Hankesalkun katselmointimenettelyjä on suunniteltu. SUUNNITTELU EDISTYNYT Yksikön hanketoiminnalla on selkeä tulevaisuusorientaatio. Hanketoiminnalle kokonaisuudessaan ja kaikissa yksittäisissä hankkeissa tavoitteet ovat selvästi asetetut. Yksikössä arvioidaan kaikki hankeideat. Yksikön hanketoiminta ja hankesalkku on suunniteltu strategisista lähtökohdista ja rahoituksen koostumuksen monipuolisuuden perusteella. Taloudelliset näkökohdat on suunnittelussa otettu huomioon. Kaikkien isojen hankkeiden (> ) ja tätä pienempien hankkeiden suuressa osassa riskit arvioidaan (riskianalyysi). Hankkeiden suunnitteluaikataulu on väljä yliopistotason valmisteluavun ja päätöksenteon varmistamiseksi. Kaikille hankkeille on suunniteltu aikataulu. Yksiköllä on menettelyt hankkeiden tulosten ja johtamisen arvioimiseksi. Kaikilla hankkeilla on henkilöstösuunnitelma. Ainakin joillakin hankkeilla on kumppanuussuhteiden ylläpidon suunnitelma. Kaikilla hankkeilla on dokumentointisuunnitelma. Yksikkö tallettaa hankesuunnitelmat, valintapäätökset ja asettamispäätökset WebDynastyyn.

3 Jyväskylän yliopisto 3 (9) TOTEUTUS PUUTTUVA Hanketoiminnan suunnitelmia ei ole tai ne eivät toteudu käytännössä. Hankkeiden ja hankesalkun hallinnoinnin vastuita ja valtuuksia ei ole selkeästi määritelty, tai määritellyt vastuut eivät toimi käytännössä. Hankeprosessi on hanketoimijoille epäselvä. Hankkeiden laadunvarmistuskäytäntöjä ei ole, tai yksikössä ei niitä noudateta. Hankkeiden riskejä ei analysoida tai ne analysoidaan puutteellisesti. Hankkeiden dokumentaatio on puutteellista tai epätarkkaa. Hankkeiden arkistointi on puutteellista. Hanketoiminnan tukipalvelut eivät ole riittävät, eikä tiedetä mistä ja keneltä tietoa saa. Tietojärjestelmien ja ohjeiden hyödyntäminen on puutteellista (SAP, Dynasty, rahoittajien ohjeet) hankkeen toteutuksessa. Hanketoimijoiden laadunvarmistusta koskeva osaaminen on puutteellista. Yksiköltä puuttuvat hankesalkun hallintamenettelyt, tai ne ovat puutteelliset. Hankkeet eivät perustu strategisesti merkittäville alueille, eikä rahoituksen koostumus ole riittävän monipuolista. TOTEUTUS ALKAVA Hanketoiminnalla on suunnitelmia, jotka toteutuvat vaihtelevasti käytännössä. Hankkeiden ja hankesalkun hallinnoinnin vastuita ja valtuuksia on määritelty, mutta määritellyt vastuut eivät toimi käytännössä. Hankeprosessi on kuvattu, mutta se on hanketoimijoille epäselvä. Hankkeiden laadunvarmistuskäytäntöjä ei noudateta. Hankkeiden riskejä analysoidaan satunnaisesti. Hankkeita dokumentoidaan osittain. Hankkeiden asiakirjoja arkistoidaan. Hanketoiminnan tukipalvelut eivät ole riittävät, mutta osittain tiedetään, mistä ja keneltä tietoa saa. Tietojärjestelmien ja ohjeiden hyödyntäminen on puutteellista (SAP, Dynasty, rahoittajien ohjeet) hankkeen toteutuksessa. Hanketoimijoilla on laadunvarmistusta koskevaa osaamista. Hankesalkun hallintamenettelyt ovat puutteelliset. Hankkeet eivät perustu strategisesti merkittäville alueille, tai niiden rahoituksen koostumus ei ole riittävän monipuolista.

4 Jyväskylän yliopisto 4 (9) TOTEUTUS KEHITTYVÄ Hanketoiminnalla on suunnitelmia, jotka toteutuvat käytännössä. Hankkeiden ja hankesalkun hallinnoinnin vastuita ja valtuuksia on määritelty, mutta määriteltyjen vastuiden toimimattomuutta on nähtävissä. Hankeprosessi on kuvattu ja ymmärretty, ja hanketoimijat toimivat sen mukaisesti. Hankkeiden laadunvarmistuskäytäntöjä noudatetaan osittain. Isojen hankkeiden (> ) riskit analysoidaan. Hankkeet dokumentoidaan. Hankkeiden asiakirjat arkistoidaan. Hanketoiminnan tukipalvelut ovat riittävät. Tietojärjestelmiä ja ohjeita hyödynnetään hankkeen toteutuksessa, mutta ei täysimääräisesti (SAP, WebDynasty, rahoittajien ohjeet). Hanketoimijoilla on laadunvarmistusta koskevaa osaamista. Hankesalkulle on kehitetty hallintamenettelyt, ja ne ovat käytössä. Hankkeet perustuvat strategisesti merkittäville alueille, ja niiden rahoituksen koostumus on riittävän monipuolista. TOTEUTUS EDISTYNYT Hanketoiminnan suunnitelmat ovat selkeät, ja ne toteutuvat käytännössä hyvin. Hankkeissa toimitaan systemaattisesti niille määriteltyjen tavoitteiden suuntaisesti. Hankkeiden ja hankesalkun hallinnoinnin vastuut ja valtuudet ovat hanketoimijoille selkeät ja tunnetut. Hankeprosessi on selkeä ja hanketoimijoiden tuntema. Hankkeilla on laadunvarmistuskäytännöt, ja niitä seurataan. Hankkeet asetetaan (Hanketoiminnan laadunvarmistusohje, Liite 3). Rahoituspäätökset talletetaan WebDynastyyn. Hankkeiden riskit on hallittu. Hankkeille määriteltyjä dokumentointikäytäntöjä ja asiakirjojen arkistointikäytäntöjä noudatetaan kaikissa hankkeissa. Tukipalvelut on hyvin resursoitu; asiantuntijoita löytyy jokaiselle osa-alueelle. Hanketoimijat tietävät, mistä saa apua, ja he käyttävät tukipalveluja hyväkseen. Yliopiston hallintokeskus tukee hanketoimintaa hyvin ja mahdollistaa sen korkean laadun. Yliopiston tietojärjestelmät tukevat hanketoimintaa, ja yksikkö osaa hyödyntää niitä täysimääräisesti hankkeen toteutuksessa. Hanketoimijoiden laadunvarmistusosaaminen on hyvä.

5 Jyväskylän yliopisto 5 (9) Yksikön hankesalkku on strategisesti merkittävä ja monipuolinen, eli se sisältää useiden rahoittajien hankkeita ja erityyppisiä hankkeita. Yksikön hankesalkun rahoitusrakenne on tasapainoinen, eli yksiköllä on riittävä määrä täydentävää rahoitusta, ja oma osuus on rahoitettavissa hyvin. Hankkeet noudattavat rahoittajan rahoituspäätöstä ja ohjeita. Hankkeen kuluessa mahdolliset muutostarpeet tunnistetaan ja niihin reagoidaan tarvittaessa. Ohjeistukset tunnetaan, ja hankkeiden seurantamekanismit on määritelty. Yksikön maksuvalmius on kunnossa. Kaikilla hankkeilla on todennettavissa oleva aikataulu, ja hankkeet pysyvät aikataulussa. Hankkeiden kustannus- ja rahoitussuunnitelmat on laadittu realistisesti, ja hankkeet pysyvät suunnitelmien rajoissa. Hankkeiden taloutta seurataan ajantasaisesti. Hankkeiden kustannukset kohdistetaan oikein, tulojen saanti varmistetaan, maksuvalmiutta pidetään yllä, arvonlisäverot käsitellään oikein periaattein ja laskutus hoidetaan asianmukaisesti. Rahoitussuunnitelmat toteutuvat sataprosenttisesti. Myös raportoinnin jälkeinen loppurahoitus saadaan. Hankkeet tuottavat odotetut tuotokset, ja niillä saavutetaan asetetut tavoitteet. Hankkeet tuottavat yksikölle ja yliopistolle kestäviä hyötyjä. Hankesalkku katselmoidaan säännönmukaisesti. Hankkeiden hankinnat ovat suunnitellut, ja niissä noudatetaan rahoittajan ja yliopiston ohjeita. Hankkeista viestitään sekä ulkoisen että sisäisen viestinnän sisältävän suunnitelman mukaisesti.

6 Jyväskylän yliopisto 6 (9) ARVIOINTI PUUTTUVA Yksikkö ei käytä mitään systemaattista menettelyä sisällöllisten tavoitteiden, aikataulun toteutumisen ja budjetin toteutumisen arvioimiseen. Yksikkö ei ole määritellyt hanketoiminnalleen indikaattoreita. Hanketoiminnassa ei ole systemaattista järjestelmää rahoittajien, yhteistyökumppaneiden, hyödynsaajien eikä hanketoimijoiden palautteen saamiseksi. Hanketoiminnan päämääriin ja tavoitteisiin pääsemistä ei arvioida järjestelmällisesti. Yksiköllä ei ole hankesalkun katselmointimenettelyjä. ARVIOINTI ALKAVA Yksikkö arvioi jotain seuraavista: sisällöllisiä tavoitteita, aikataulun toteutumista, budjetin toteutumista. Yksikkö on määritellyt hanketoiminnalleen indikaattoreita, mutta ei käytä niitä systemaattisesti arvioinnissa. Hanketoiminnassa ei ole käytössä mitään palautemenettelyjä. Käytetyt arviointimenettelyt eivät peilaudu hanketoiminnan päämääriin ja tavoitteisiin. Yksiköllä on hankesalkun katselmointiin menettelyjä, joita sovelletaan satunnaisesti. ARVIOINTI KEHITTYVÄ Yksikkö arvioi sisällöllisiä tavoitteita, aikataulun toteutumista ja budjetin toteutumista. Yksikkö on määritellyt hanketoiminnalleen indikaattorit ja käyttää niitä satunnaisesti arvioinnissa. Hanketoiminnassa käytetään satunnaisesti järjestelmää rahoittajien, yhteistyökumppaneiden, hyödynsaajien tai hanketoimijoiden palautteen saamiseksi. Arviointi peilautuu useimmiten hanketoiminnan päämääriin ja tavoitteisiin. Yksiköllä on menettelyt hankesalkun katselmointiin, ja menettelyjä sovelletaan satunnaisesti. Erilaisten arviointitulosten synteesin luomiseksi ei ole kehitetty menettelyjä. ARVIOINTI EDISTYNYT Yksikkö arvioi sisällöllisiä tavoitteita, aikataulun toteutumista ja budjetin toteutumista. Yksikkö on määritellyt hanketoiminnalleen indikaattorit ja käyttää niitä systemaattisesti arvioinnissa. Hanketoiminnassa käytetään systemaattisesti järjestelmää rahoittajien, yhteistyökumppaneiden,

7 Jyväskylän yliopisto 7 (9) hyödynsaajien ja hanketoimijoiden palautteen saamiseksi. Arviointi peilautuu aina hanketoiminnan päämääriin ja tavoitteisiin. Yksiköllä on menettelyt hankesalkun katselmointiin, ja menettelyjä sovelletaan systemaattisesti. Erilaisten arviointitulosten synteesin luomiseksi on kehitetty menettelyt, ja niitä käytetään.

8 Jyväskylän yliopisto 8 (9) KEHITTÄMINEN PUUTTUVA Hanketoiminnan kehittämisen päämääriä ja tavoitteita ei ole määritelty. Kehittäminen ei ole systemaattista. Hanketoiminnan kehittämiseen ei ole varattu voimavaroja. Hanketoimijoilla ei ole systemaattista kouluttautumista. Kehittämisajatukset jäävät esittäjän ideoiksi. KEHITTÄMINEN ALKAVA Kehittämisen päämääriä ja tavoitteita on olemassa, mutta ne eivät ole systemaattisia. Hanketoiminnan kehittämiseen ei ole varattu voimavaroja. Yksittäisiin hankkeisiin on kohdistettu joitain kehittämistoimia. Hanketoimijoiden kouluttaminen ja heidän kouluttautumisensa on satunnaista. On luotu prosessit arviointitulosten hyödyntämiseksi kehittämisessä. Hanketoiminnan hyvien käytäntöjen siirtyminen seuraaviin hankkeisiin on satunnaista. Kumppaneiden ja sidosryhmien kanssa tehtävän yhteistyön kehittämiseen ei ole olemassa systemaattisia menettelyjä. Hankesalkun kehittämiselle on olemassa systemaattisia menettelyjä. Kehittämisajatuksia viestitään satunnaisesti hanketoimijoille. KEHITTÄMINEN KEHITTYVÄ Hanketoiminnan kehittämisellä on päämäärät, ja kehittämiselle on asetettu tavoitteet. Päämäärinä ovat mm. hanketoiminnan johtamisen sekä asiantuntija- ja tukipalvelujen kehittäminen. Hanketoiminnan hyvät käytännöt siirtyvät seuraaviin hankkeisiin. Hanketoiminnan kehittämiseen on varattu voimavaroja. Hanketoimijoille on tarjolla koulutusta. Yhteistyötä ulkoisten sidosryhmien ja kumppaneiden kanssa kehitetään. Yksittäisiin hankkeisiin on kohdistettu systemaattisia kehittämistoimia, jotka ovat syntyneet arviointien pohjalta. Hankesalkun kehittämiselle on käytössä systemaattisia menettelyjä. Kehittämisajatuksista viestitään hanketoimijoille.

9 Jyväskylän yliopisto 9 (9) KEHITTÄMINEN EDISTYNYT Hanketoiminnan johtamiskulttuuria kehitetään jatkuvasti hankkeiden arvioinnista ja hankesalkun katselmoinnista saadun tiedon avulla. Hanketoiminnan asiantuntija- ja tukipalveluja kehitetään jatkuvasti arvioinnista ja katselmoinnista saadun tiedon avulla. Yksikössä on menettelyjä hankkeen kehittämistoimiksi myös silloin, kun niitä tarvitaan hankkeen aikana. Hankesalkkua kehitetään jatkuvasti. Hanketoimijat kouluttautuvat jatkuvasti. Yhteistyötä sisäisten ja ulkoisten sidosryhmien ja kumppanien kanssa kehitetään systemaattisesti. Kehittämisajatukset viestitään hanketoimijoille systemaattisesti.