Toimintar yhmän työjärjestys

Transkriptio

1 SUOMEN LUONTOKESKUS HALTIAN TOIMINTARYHMÄ Toimintar yhmän työjärjestys 1. Yleistä Sopimuksessa Suomen luontokeskus Haltian toiminnan järjestämisestä ('Toimintasopimus ") sopijaosapuolet sopivat keskinäisestä. yhteistyöstä Haltian tavoitteiden ja periaatelinjausten toteuttamiseksi sekä toiminnan järjestämisestä ja sen rahoittamisesta. Toimintasopimus on allekirjoitettu xx Tämä sopimus korvaa aiemman toimintasopimuksen ja siihen liittyvän pöytäkirjan vuodelta Uudessa Toimintasopimuksessa on päivitetty ja tarkennettu aiempaa sopimusta. Toimintaryhmän työjärjestys perustuu uuteen Toimintasopimukseen. Toimintasopimuksen mukaan Haltian toimintaa ohjaa toimintaryhmä, jonka toiminta- ja kokousmenettelyistä voidaan sopia tarkemmin työjärjestyksellä. Toimintaryhmä toimii voimassa olevan lainsäädännön ja Toimintasopimuksen mukaisesti. Toimintaryhmä noudattaa myös itse hyväksymiään ohjeita ja hyvää hallinto- ja johtamistapaa koskevia suosituksia ja niistä ilmeneviä periaatteita. 2. Toimintaryhmän kokoonpano Toimintaryhmään kuuluu yksi edustaja kultakin Toimintasopimuksen sopijaosapuolelta. Sopijaosapuolet ovat: Metsähallitus Espoon kaupunki Helsingin kaupunki Vantaan kaupunki Kauniaisten kaupunki Kirkkonummen kunta Vihdin kunta Solvalla Nedre Ab Kukin sopijaosapuoli vastaa siitä, että sen edustajalla toimintaryhmässä on tarpeellinen toimivalta osallistua ja myötävaikuttaa toimintaryhmän toimintaan ja päätöksentekoon. Toimintaryhmän kutsuu koolle Metsähallitus. Toimintaryhmän puheenjohtajana toimii Metsähallituksen edustaja. Toimintaryhmä valitsee keskuudestaan varapuheenjohtajan. Sihteerinä toimii Metsähallituksen kutsuma henkilö toimintaryhmän ulkopuolelta. Toimintaryhmään edustajaksi valittavalla on oltava tehtävän edellyttämä pätevyys ja mahdollisuus käyttää riittävästi aikaa tehtävän hoitamiseen. Tavoiteltavaa on, että toimintaryhmä koostuu henkilöistä, joilla on riittävä ja monipuolinen osaami-

2 2 nen ja toisiaan täydentävä kokemus sekä asiantuntemusta ja kykyä Suomen luontokeskus Haltian toiminnan ohjaamiseen ja tukemiseen. Toimintaryhmässä on oltava tasa -arvolain mukaisesti molempia sukupuolia. 3. Toimintaryhmän tehtävät a) Suomen luontokeskus Haltian toimintaa ohjaa toimintaryhmä, joka määrittelee vuotuisesti luontokeskuksen toiminnan tavoitteet, periaatteet ja laajuuden sekä valvoo, että toiminta on Toimintasopimuksen mukaista. Toimintaryhmä valvoo luontokeskuksen budjetin toteutumista ja seuraa kustannusten kehitystä sekä osallistuu toiminnan kehittämiseen ja ylläpitoon. b) Suomen luontokeskus Haltialla on oma kustannuspaikkansa Metsähallituksen kirjanpitojärjestelmässä. Vuotuisen tilikauden päätyttyä Metsähallituksen tilintarkastajat tarkastavat Metsähallituksen julkisten hallintotehtävien tilinpäätöksen, johon myös Haltia sisältyy. Metsähallitus esittää toimintaryhmälle Haltian edellisen vuoden vuosikertomuksen sekä tuloslaskelman ja tilinpäätöksen kalenterivuosittain tilintarkastuksen jälkeen maaliskuun loppuun mennessä. c) Tämän jälkeen Metsähallitus laatii ja toimintaryhmä hyväksyy Haltian seuraavan toimintavuoden budjetin ja toimintasuunnitelman, joiden mukaisesti toimintaryhmän jäsenet vievät Toimintasopimukseen perustuvat maksuosuusesitykset edustamiensa tahojen käsiteltäväksi ja päätettäväksi niin, että maksuosuudet ovat asianmukaisesti sisällytettyinä kunkin tahon seuraavan vuoden talousarvioon kunkin kalenterivuoden marraskuun loppuun mennessä. d) Toimintaryhmä hyväksyy Haltian toimintaan liittyvät riskienhallinnan periaatteet Metsähallituksen esityksestä. e) Metsähallituksella on vetovastuu Haltian toiminnan järjestämisestä. Haltian toimintaa ohjaa toimintaryhmä. f) Haltian johtaja vastaa luontokeskuksen toiminnasta ja raportoi suoraan esimiehelleen Metsähallituksessa sekä toimintaryhmälle. Hänen on noudatettava toiminnassaan toimintasopimuksen määrittelemiä periaatteita ja hoidettava tehtävänsä Haltian sekä sopijaosapuolten yhteisten taloudellisten etujen mukaisesti. Toimintaryhmää on kuultava ennen johtajan valintaa. g) Metsähallitus palkkaa johtajan lisäksi myös muun Haltian henkilöstön. Henkilöstökulut sisällytetään luontokeskuksen toimintakuluihin. Toimintaryhmää on kuultava ennen avainhenkilöstön valintaa. Haltian rekrytoinnin tulee olla toimintaryhmän vuosittain hyväksymään toimintasuunnitelmaan perustuvaa. 4. Toimintaryhmän puheenjohtajan tehtävät Toimintaryhmän puheenjohtajan yleisenä tehtävänä on johtaa toimintaryhmän työskentelyä niin, että sen tehtävät tulevat hoidetuksi mahdollisimman tehokkaasti ja tarkoituksenmukaisesti. Tässä tarkoituksessa puheenjohtajan tehtävänä on:

3 3 - huolehtia siitä, että toimintaryhmä on toimintakykyinen vastata siitä, että toiminnassa noudatetaan voimassaolevaa Toimintasopimusta (xx ) seurata Haltian johtajan tehtäviä ja valvoa, että johtaja on tehtäviensä tasalla vastata siitä, että toimintaryhmä kokoontuu tarvittaessa tai jos toimintaryhmän jäsen tai Haltian johtaja sitä vaatii kutsua koolle toimintaryhmän kokoukset hyväksyä Haltian johtajan laatimat esityslistat toimintaryhmän kokouksia varten johtaa ja kehittää toimintaryhmän työskentelyä, valvoa kokousten valmistelua, toimia kokouksessa puheenjohtajana sekä huolehtia siitä, että kokouksesta pidetään pöytäkirjaa ja se allekirjoitetaan pitää yhteyttä toimintaryhmän jäseniin ja Haltian johtajaan kokousten välillä pitää yhteyttä Suomen luontokeskus Haltian omistajatahoihin ja muihin sidosryhmiin seurata tarkasti Haltian toimintaa luoda osaltaan hyvä ilmapiiri toimintaryhmän toiminnalle vastata siitä, että toimintaryhmän työskentelyssä noudatetaan toimintaryhmän hyväksymän työjärjestyksen määräyksiä. 5. Toimintaryhmän varapuheenjohtajan tehtävät Toimintaryhmän varapuheenjohtajan tehtäviin kuuluu avustaa toimintaryhmän puheenjohtajaa hänen tehtävissään ja toimintaryhmän puheenjohtajan estyneenä ollessa hoitaa hänen tehtäviään. 6. Toimintaryhmän päätöksentekomenettely Toimintaryhmän kokous on päätösvaltainen, kun vähintään puolet toimintaryhmän jäsenistä on paikalla. Päätöksenteko edellyttää yksimielisyyttä. 7. Toimintaryhmän kokoukset Toimintaryhmä kokoontuu etukäteen sovitun aikataulun mukaisesti normaalisti kolme kertaa vuodessa ja pitää tarvittaessa ylimääräisiä kokouksia, jotka voivat olla myös puhelinkokouksia. Haltian johtaja huolehtii yhdessä toimintaryhmän puheenjohtajan kanssa toimintaryhmän kokouksen esityslistan laatimisesta. Kokouskutsu ja keskeinen kokousmateriaali toimitetaan toimintaryhmän jäsenille viikkoa ennen kokousta. Toimintaryhmän kokouksissa käsitellään vakioasioina edellisen kokouksen pöytäkirjan hyväksyminen ja allekirjoittaminen ja Haltian johtajan tilannekatsaus. Toimintaryhmän kokouksista pidetyn pöytäkirjan allekirjoittavat puheenjohtaja ja yksi toimintaryhmän jäsen aakkosjärjestyksessä kiertäen.

4 4 8. Säännönmukaisesti pidettävät toimintaryhmän kokoukset Toimintaryhmä pitää vuosittain seuraavat säännönmukaisesti toistuvat kokoukset: 1) Tilinpäätöskokous Toimintaryhmä käsittelee ja hyväksyy edellisen vuoden toteutuneet Haltian toimintakustannukset, tuloslaskelman, tilinpäätöksen sekä vuosikertomuksen tilikauden päättymisen jälkeen pidettävässä tilinpäätöskokouksessa. Tilinpäätöskokouksessa on läsnä tarvittaessa myös tilintarkastaja. Tilinpäätöskokouksessa käsitellään myös seuraavan tilikauden alustavaa Haltian toimintabudjettia. Tilinpäätöskokous järjestetään helmikuussa. 2) Budjettikokous Toimintaryhmä käsittelee ja hyväksyy Haltian toimintasuunnitelman ja toimintabudjetin seuraavalle tilikaudelle. Budjettikokous järjestetään syyskuussa. 9. Asioiden käsittely kokouksissa Toimintaryhmän kokouksissa johtaa puhetta toimintaryhmän puheenjohtaja tai hänen estyneenä ollessa varapuheenjohtaja. Toimintaryhmä käsittelee kokouksen esityslistalta olevat asiat. Asiat esittelee toimintaryhmän puheenjohtaja, Haltian johtaja tai muu toimintaryhmän kutsuma henkilö. Muita kuin esityslistalla olevia asioita voidaan ottaa käsittelyyn toimintaryhmän jäsenen tai Haltian johtajan aloitteesta. Muista asioista päätös voidaan tehdä ainoastaan, mikäli kaikki toimintaryhmän jäsenet ovat'-saapuvilla kokouksessa tai mikäli poissa olleet toimintaryhmän jäsenet hyväksyvät jälkikäteen tehdyt päätökset esimerkiksi pöytäkirjan allekirjoittamalla. 10. Pöytäkirja Toimintaryhmän kokouksista laaditaan kalenterivuoden mukaan juoksevasti numeroitu pöytäkirja. Pöytäkirjassa on mainittava kokouksen aika ja paikka sekä läsnä olleet toimintaryhmän jäsenet. Pöytäkirjan pitämisestä vastaa toimintaryhmän puheenjohtaja. Toimintaryhmän sihteerinä toimii Metsähallituksen kutsuma henkilö toimintaryhmän ulkopuolelta.

5 5 Pöytäkirja pidetään lyhyenä päätöspöytäkirjan muodossa. Tärkeissä asioissa myös päätöksen pääperusteet kirjataan pöytäkirjaan. Pöytäkirjan merkitään mahdolliset toimintaryhmän jäsenten jääviydet. Toimintaryhmän jäsenellä on oikeus saada eriävä mielipide pöytäkirjaan. Pöytäkirjan allekirjoittaa toimintaryhmän puheenjohtaja ja yksi toimintaryhmän jäsen aakkosjärjestyksessä kiertäen. Puhelinkokouksen pöytäkirjan allekirjoittavat kaikki asian käsittelyyn osallistuneet toimintaryhmän jäsenet. Pöytäkirja toimitetaan toimintaryhmän jäsenille liitteineen kunkin kokouksen jälkeen sitten kun puheenjohtaja on sen hyväksynyt. Pöytäkirja hyväksytään toimintaryhmän seuraavassa kokouksessa. Pöytäkirjat säilytetään Metsähallituksen sähköisessä asianhallintajärjestelmässä. Alkuperäiset pöytäkirjat säilytetään Metsähallituksen Tikkurilan toimipisteen arkistossa. 11. Toimintaryhmän toiminnan arviointi Toimintaryhmän on arvioitava joka toinen vuosi toimintaansa ja työskentelytapojaan. Arviointi voidaan toteuttaa sisäisenä itsearviointina tai käyttää ulkopuolista arvioijaa. Arvioinnin keskeisistä tuloksista tulee raportoida kirjallisesti toimintaryhmän jäsenten edustamille tahoille. Arvioinnin tarkoituksena on selvittää, miten toimintaryhmän toiminta on toteutunut ja miten sitä voitaisiin kehittää. 12. Tiedonkulun varmistaminen Suomen luontokeskus Haltian on rakennuttanut ja omistaa Nuuksiokeskus Osakeyhtiö, joka on vuokrannut Haltian ja sen tontin käytännön luontokeskustoiminnasta vastaavalle Metsähallitukselle. Haltian toimintaa ohjaa toimintaryhmä, jonka jäsenet edustavat Haltian luontokeskustoimintaa rahoittavia tahoja. Haltian toiminnan sujuvuus. edellyttää jatkuvaa vuoropuhelua Haltian omistajatahojen ja luontokeskustoimintaa ohjaavien ja rahoittavien tahojen välillä. Tiedonkulun varmistamiseksi toimintaryhmä kokoontuu yhteiskokoukseen Nuuksiokeskus Oy:n hallituksen kanssa kerran vuodessa. Kokouksessa käsitellään Haltia-rakennuksen omistajatahojen ja luontokeskustoimintaa ohjaavien ja rahoittavien tahojen rajapinta-asioita. Tällaisia ovat esimerkiksi Haltian isännöintiin, kiinteistöhuoltoon ja vuokraan liittyvät asiat. Yhteiskokouksen lisäksi tiedonkulkua varmistetaan Nuuksiokeskus Oy:n hallituksen puheenjohtajan ja toimintaryhmän puheenjohtajan säännöllisellä yhteydenpidolla.