Projektitoiminnan muutosjohtaminen, case Suomen messut

Koko: px

Aloita esitys sivulta:

Download "Projektitoiminnan muutosjohtaminen, case Suomen messut"

Julia Hovinen
6 vuotta sitten
Katselukertoja:

1 Projektitoiminnan muutosjohtaminen, case Suomen messut

3 Tapahtumajärjestäjien ykkönen Toimialansa ykkönen paras yleisarvosana Taloustutkimus Oy

4 Digitaalisuus ja tapahtumat uniikki yhdistelmä

5 Miksi aihe on tärkeä? 96% 82% 71% Lähde: Prosci Inc - Best Practices in Change Management 2016

7 SCARF-malli: David Rock

8 Muutoksen ajurit Muutosvoimat Trendit

9 Organisaation muutos vs. ihmisen muutos Muutoksen portaat: John P. Kotter & ADKAR-malli: Prosci Inc.

10 Kokemuksia muutokseen osallistamisesta ja viestinnästä digitaalisessa projektitoimintaympäristössä

11 Lähtökohdat Johdon tuki ja omistajuus Muutoksen johtaminen Projektinhallinta

12 Yhteinen agenda matkalla ideasta menestykseen Idea Innostus Toteutus Menestys

13 Tehtävät Jalkautus- ja viestintätoimenpiteet Idea Idea Innostus Tunnista ja haasta nykytoimintaa ohjaavat keskeiset konventiot Osallista organisaatio laajasti ideointiin ja määritä projektin visio -> minkä toivotaan muuttuvan? Kuvaa, sparraa ja priorisoi liiketoimintaskenaariot/ käyttäjäpolut Tunnista organisaation muutoskyvykkyys Nimeä projektin ja muutoksen läpiviennin avainhenkilöt (pääsponsori, omistaja, sanansaattajat) Varmista projektin ja muutoksen läpiviennin resurssit ja ajankäyttö Luo toteutussuunnitelma Viestintä: Johdon sitouttaminen odotusten ja tarpeen esittely johtoryhmässä Luodaan odotusarvoa talotason viestintä: Kerrotaan tavoitteet ja tavoiteaikataulu kaikille Kerrotaan muutoksen tausta ja tarpeet (perustelu muutokselle) Tiedotetaan toistuvasti muutoksen tilannekuva projektiryhmälle, sidosryhmille ja loppukäyttäjille. Sovitaan pilottikäyttäjät/ -ryhmät

14 Tehtävät Jalkautus- ja viestintätoimenpiteet Innostus Tunnista ja kuvaa persoonat (kohderyhmät) Kuvaa uudistuksen hyödyt eri persoonille Kuvaa vastustuksen aiheet eri persoonille Perustele miksi, jos jokin projektissa on toteutumassa toisin, kuin alun perin suunniteltiin Määritä onnistumisen mittarit (käytä sekä laadullisia että määrällisiä mittareita) Mieti kunkin persoonan koulutustarve (ota huomioon lähtötilanne) Laadi koulutus- ja viestintäsuunnitelma Walk the talk (ole kuitenkin realistinen) Työroolikohtaiset tietoiskut: Mitä poistuu? Mitä säilyy? Mitä tulee uutena? Hyödyt minulle, tiimille, yritykselle, asiakkaille Roolit ja vastuut: kuka, omistaa, mistä apua? Luodaan hyvä tunnelma: kaikki ollaan samassa veneessä. Kerrotaan, että mitä koulutuksia on tulossa. Materiaali. Vertaistuki. Viestintä: Kerrotaan pilotoinnin ja/tai referenssien onnistumisista ja opeista Tiedotetaan toistuvasti muutoksen tilannekuva johdolle, projektiryhmälle, sidosryhmille ja loppukäyttäjille. Kerrotaan tavoitteet ja tavoiteaikataulu kaikille

15 Tehtävät Jalkautus- ja viestintätoimenpiteet Toteutus Tekninen toteutus ja testaus Kouluta, ohjeista ja jaa tietoa (roolikohtainen koulutus- ja viestintäsuunnitelma) Nimeä työkalujen yhteisömanagerit ja pääkäyttäjät Määritä yhteisömanagerien ja pääkäyttäjien tehtävät ja vastuut Osallista ihmiset ja kotouta kriitikot Valmenna kollegoja ja mentoroi asiakkaita Koulutukset: Kohderyhmät ja roolit Kouluttajat ja materiaalit Motivointi Johdon/ omistajien mahdolliset alustukset Viestintä: Seurataan käyttöönoton etenemistä yhdessä. Esimerkiksi: Planner-keskus kaikkien nähtävillä -> Intra, Yammer Toistuva muutoksen tilannekuvan viestiminen johdolle, projektiryhmälle, sidosryhmille ja loppukäyttäjille. Esimerkiksi: intra, Yammer, yhteiset foorumit. Nostot ja hyvä pöhinä uusien toimintojen ympärillä Vessamedia Kerrosnäytöt Flyer/ postikortti Kilpailut

16 Tehtävät Jalkautus- ja viestintätoimenpiteet Menestys Iteroi -> kampanjoi ja ohjaa jatkuvaa muutosta Reagoi käyttöön ja palautteeseen Jaa kokemuksia ja kerro onnistumisista Sovi ylläpidon ja jatkokehityksen toimintamallit Tue käyttäjien sitoutumista (tunne) Mittaa, seuraa ja raportoi säännöllisesti -> Käytön analytiikka. Koulutukset: Koulutusten seurantapalaverit (kysely/skype) Käyttäjien tukiklinikat Jatkuva koulutus Viestintä: Seurataan mittareita yhdessä (intra/yammer) Tiedotetaan ylläpidon ja jatkokehityksen suunnasta ja tehdyistä päätöksistä. Käyttäjien sitoutumisen tukeminen ja kokemusten jakaminen Yammer- kyselytunti Videot Haasteet Kilpailut Haastattelut

17 Muutoksen tilannekuva Missä vaiheessa muutosta ollaan menossa? Mitä seuraavaksi? Ketä ja miten pitää tukea? Mitkä asiat muutoksessa on lukittu? Mitkä muutoksen elementit on vielä auki? Mihin asioihin toivotaan, että sponsorit/projektiryhmä/ henkilöstö fokusoituu? Mihin asioihin halutaan erityisesti lisäideoita? Mitä poistuu/ mitä vanhaa säilyy/ mitä tulee uutena? Perustelut.

18 Yhteenveto Idea Visioi: Määrittele visio ja skenaariot Innostus Myy: Tarjoa hyötyä ja luo edellytykset Toteutus Sitouta: Toteuta suunnitelma ja varmista kyvykkyys Menestys Vahvista: jatkuva kehitys ja hyödyntäminen Awareness Desire Knowledge Ability Reinforcement

19 "Change is often a complex and difficult process, and - what's more - it is inevitable.

Samankaltaiset tiedostot

Palvelutoimisto. Prosessit ja ihmiset rokkaamaan yhdessä. itsmf TOP10 @Kalastajatorppa 3.-4.10.2013 Hanna Nyéki-Niemi ja Mika Lindström 3.10.

Palvelutoimisto. Prosessit ja ihmiset rokkaamaan yhdessä. itsmf TOP10 @Kalastajatorppa 3.-4.10.2013 Hanna Nyéki-Niemi ja Mika Lindström 3.10. Palvelutoimisto Prosessit ja ihmiset rokkaamaan yhdessä itsmf TOP10 @Kalastajatorppa 3.-4.10.2013 Hanna Nyéki-Niemi ja Mika Lindström 3.10.2013 Keitä olemme? Mika Lindström Hanna Nyéki-Niemi Ei anneta