LÄNSI-POHJAN SAIRAANHOITOPIIRIN TARJOUSPYYNTÖ 23/12 1 (5) KEMI-TORNION SEUDUN HANKINTAPALVELUT Kemi-Tornionlaakson koulutuskuntayhtymä Lappia Meri-Lapin kuntapalvelut liikelaitoskuntayhtymä Tervolan kunta Tornion kaupunki Ylitornion kunta HEDELMÄT JA VIHANNEKSET HANKINTAKAUDELLE 01.02.2013 31.01.2015 JA MAHDOLLINEN OPTIO AJALLE 01.02.2015 31.01.2016 Pyydämme tarjoustanne käyttämistämme hedelmistä ja vihanneksista hankintakaudeksi 01.02.2013-31.01.2015 ja mahdollinen optio 01.02.2015 31.01.2016. Tuotteet tulee tarjota samoilla ehdoilla kaikkiin Kemi-Tornion seudun hankintapalvelujen laitoksiin. Option käytöstä sovitaan erikseen osapuolten kesken syksyllä 2014. Ilmoitus- ja hankintamenettely Hankinnasta on ilmoitettu HILMA -ilmoituspalvelussa osoitteessa: www.hankintailmoitukset.fi Hankinta toteutetaan avoimen hankintamenettelyn mukaisesti. Hankinta on kokonaisarvoltaan EU kynnysarvon ylittävä tavarahankinta. Hankinnan kohde ja laajuus Tarjous tulee tehdä oheisessa tuoteluettelossa (Liite 1) mainituista hedelmistä ja vihanneksista. Luettelossa ilmoitetut kulutusmäärät vastaavat arvioitua vuoden kulutusta. Lisäksi tarjoajan tulee täyttää toimittajaselvitykset lomake (Liite 2). Tarjouksessa pyydämme ilmoittamaan Arvonlisäverottomat hinnat kulutusmääräluettelossa mainittua yksikköä kohti. Luettelo sisältää ainoastaan hankintarenkaassa käytettävät volyymituotteet. Luettelon ulkopuolelle jääville tuotteille on ehdottomasti ilmoitettava tuoteryhmäkohtaiset alennusprosentit. Tarjous on tehtävä oheista luetteloa käyttäen. Luettelo on myös toimitettava sähköpostilla osoitteeseen hankintapalvelut@lpshp.fi merkillä HE-VI TUOTTEET. Rahti ilmoitettava erikseen "pudotusmaksuna", mikäli rahti peritään. Tuotteiden hintoihin ei saa sisällyttää kuljetuskustannuksia.
LÄNSI-POHJAN SAIRAANHOITOPIIRIN TARJOUSPYYNTÖ 23/12 2 (5) Tarjotut hinnat/hintojen muutokset Tarjotut tuotteet Poikkeusolot Omavalvontasuunnitelma Hinnat tulee ehdottomasti antaa tuoteluetteloissa pyydetyille yksiköille. Tarjottujen hintojen tulee olla sitovia vähintään neljän (4) kuukauden ajan alkaen 01.02.2013. Jos hintoja muutetaan neljän (4) kuukauden jälkeen, mahdollisten muutosten tulee olla perusteltuja ja niistä on ilmoitettava kirjallisesti ostajille neljä (4) viikkoa ennen muutosta. Hinnantarkistukset voidaan tehdä neljän kuukauden jaksoille, ensimmäisen jakson alkaessa 1.6.2013, seuraava 1.10.2013, jne. Ostajat pidättävät oikeuden muuttaa ostopaikkaa kesken toimituskauden, jos tuote ei vastaa sovittua laatua. Kaikkien tuotteiden osalta pyydämme merkitsemään alkuperämaan. Puuttuvan tuotteen tilalle on automaattisesti saatava tarjousta vastaavan ja tarjouksen hinnalla samaa laatua oleva korvaava tuote. Toimittajan tulee selvittää miten yritys on varautunut poikkeusoloihin esim. työseisaus, sähkökatkokset, luonnonkatastrofit, vaarallinen tartuntatauti, ydinvoimalaonnettomuus, tietoverkkohäiriö. Pyydämme tarjouksessa ilmoittamaan, onko toimittajalla omavalvontasuunnitelmaa. Tarjoaja on velvollinen toimittamaan pyydettäessä omavalvontasuunnitelman. Toimitukset Laskutus Toimitukset tapahtuvat kunkin ostajalaitoksen ilmoittamina aikoina ja erinä kulutuskauden aikana. Tarjouksesta on myös käytävä selville toimittajan nettitilausjärjestelmä. Laskutus osoitetaan toimituserittäin suoraan kullekin ostajaosakkaalle. Toimipaikkakohtaisesti eritelty koontilasku tulee sisältyä tarjouksen hintaan. Osa hankintarenkaan jäsenistä on siirtynyt käsittelemään ostolaskuja sähköisesti. Tarjoajan valmiudet/edellytykset sähköiseen laskutukseen on selvitettävä tarjouksessa. Hankinta- ja toimitusehdot Laskutuslisiä ei hyväksytä. Maksuehto vähintään 21 pv netto. Viivästyskorko ilmoitettava. Muilta osin noudatamme voimassa olevia julkisten hankintojen yleisiä sopimusehtoja (JYSE 2009 TAVARAT)
LÄNSI-POHJAN SAIRAANHOITOPIIRIN TARJOUSPYYNTÖ 23/12 3 (5) Viestintä Valitun toimittajan tulee järjestää vähintään kaksi (Kemi ja Tornio) informaatiotilaisuutta ennen uuden hankintakauden alkua. Tilaisuudessa käsiteltäisiin mm. yhteystietoja, päivitettyjä tuotetietoja, logistiikkaa, reklamaatio asiat ym. Sopimuksen tekemisen perusteet Kokonaistaloudellisesti edullisin seuraavien arviointiperusteiden mukaan: Kriteerien painoarvoprosentit ovat seuraavat: Hinta 95 % (hintaan otetaan huomioon myös rahti/pudotuskustannukset, arvioituja kuljetuskertoja vuodessa on noin 2742) Tilausjärjestelmät 5 % 3 pistettä, sähköinen tilausjärjestelmä sekä puhelinmyynti. Mahdollisuus jättää viesti johon vastataan 15 min sisällä 2 pistettä, sähköinen tilausjärjestelmä sekä puhelinmyynti. Mahdollisuus jättää viesti johon vastataan puolen tunnin sisällä 1 piste, sähköinen tilausjärjestelmä sekä puhelinmyynti. Varmennus jää epäselväksi 0 pistettä, puhelinmyynti Käsitellyt tuotteet (kuoritut, raastetut, pilkotut, viipaloidut, lohkotut, kuutioidut, suikaloidut, pestyt, rouheet ja sekoitus) 5 % 3 pistettä, tuotteen käsittelystä enintään 48 tuntia 2 pistettä, tuotteen käsittelystä enintään 72 tuntia 1 piste, tuotteen käsittelystä enintään 96 tuntia 0 pistettä, tuotteen käsittelystä yli 96 tuntia Vaihtoehtoiset tarjoukset Vaihtoehtoisia tarjouksia ei oteta huomioon. Osatarjous Tuoteryhmäkohtaiset (positiot 1 7) osatarjoukset otetaan huomioon. Tarjouksia käsiteltäessä avoimeksi jääviin kohtiin sijoitetaan samalta riviltä kallein kilpailijan tarjoama tuote. Ostaja pidättää oikeuden jakaa hankinnat tarkoituksenmukaiseksi katsomallaan tavalla toimittajien kesken. Ostaja pidättää itselleen oikeuden olla hyväksymättä mitään annetuista tarjouksista.
LÄNSI-POHJAN SAIRAANHOITOPIIRIN TARJOUSPYYNTÖ 23/12 4 (5) Tarjoajan kelpoisuus Tarjoajan kelpoisuuden arvioinnilla selvitetään tarjoajan edellytykset suoriutua hankinnan toteuttamisesta tarjouspyynnössä esitettyjen vaatimusten mukaisesti. Kelpoisuuden toteamiseksi tarjoajan on toimitettava tarjouksen liitteenä seuraavat selvitykset: tiedot ennakkoperintärekisteriin ja kaupparekisteriin merkitsemisestä sekä Y-tunnus. Nämä tiedot on tulostettavissa internet-osoitteesta www.ytj.fi Lisäksi on toimitettava ote kaupparekisteristä sekä todistukset maksetuista veroista, mahdollisista veroveloista ja/tai velkajärjestelyistä sekä sosiaaliturvamaksuista, vakuutusyhtiön/-yhtiöiden todistukset lakisääteisten eläkevakuutusmaksujen suorittamisesta. Selvitykset/todistukset eivät saa olla 3 kuukautta vanhempia tarjouksen jättöpäivästä laskettuna. (Liite 2). Lisätiedot Tarjoajan tulisi seurata tarjouspyyntösivua http://www.lpshp.fi/www/web/index.php?id=382 tarjousaikana, koska tarjouspyynnön yhteyteen saatetaan liittää lisätietoja hankkeesta. Lisätietoja voi syntyä hankintayksikön aloitteesta tai muuttuneesta tilanteesta. Tarjouksen voimassaolo Tarjouksen jättäminen Mahdolliset tarjouksen laadintaa koskevat kysymykset on esitettävä viimeistään 31.10.2012 sähköpostitse osoitteella hankintapalvelut@lpshp.fi. Sähköpostin otsikkona tulee ehdottomasti olla "Lisätietopyyntö: HE-VI tuotteet". Vastaukset ovat luettavissa 07.11.2012 mennessä verkko-osoitteessa: http://www.lpshp.fi/www/web/index.php?id=382 tai www.lpshp.fi - Hankintapalvelut - Avoimet tarjouspyynnöt. Tarjouksen tulee olla voimassa 3 kuukautta tarjousten viimeisestä vastaanottopäivästä. Tarjous tulee toimittaa 14.11.2012 klo 14.00 mennessä neljänä kappaleena osoitteella: Länsi- Pohjan sairaanhoitopiirin kuntayhtymä, Hankintatoimisto, Kauppakatu 25, 94100 KEMI. Kuoreen pyydetään merkitsemään tunnus "HE-VI tuotteet". Tarjous on jätettävä suomenkielisenä. Tarjoukset on jätettävä pyydetyssä muodossa ja määräajassa tullakseen huomioiduksi. Puutteelliset tarjoukset hylätään. Hankintapäätöksen tiedoksianto Hankintapäätöksen mahdollista sähköistä tiedoksiantoa varten tarjoajaa pyydetään ilmoittamaan tarjouksessa sähköinen yhteystieto, (Liite 2).
LÄNSI-POHJAN SAIRAANHOITOPIIRIN TARJOUSPYYNTÖ 23/12 5 (5) Sopimuksen tekeminen Valitun tarjoajan kanssa tehdään kirjallinen hankintasopimus. Sopimus tilaajan ja tarjoajan välille syntyy siinä vaiheessa, kun osapuolet ovat allekirjoittaneet kirjallisen hankintasopimuksen. Ostajalla on oikeus purkaa sopimus, mikäli tuotteen laatu, muut ominaisuudet tai muut hankintapäätökseen vaikuttaneet tekijät muuttuvat. Tilastointi Kuntakohtainen tilastointi kuukausittain ostajan nimeämälle henkilölle. Koko hankintarenkaan ostotilasto kaksi kertaa vuodessa hankintarenkaan ruokapalvelun asiantuntijatiimin nimeämälle henkilölle. Raportointi pyydetään Microsoft Excel 2000 muodossa. Julkisuus Hankintaan liittyvät asiakirjat ovat julkisia kun hankintapäätös on tehty. Mikäli myyjä katsoo tarjouksen sisältävän liikesalaisuuden piiriin kuuluvia seikkoja, on ne yksilöitävä ja oltava erillisellä liitteellä. Julkisyhteisölle annettu tarjoushinta ei ole julkisuuslain mukaan liikesalaisuus. LÄNSI-POHJAN SAIRAANHOITOPIIRIN Erja Hekkanen hankintasihteeri LIITE Tuote-/ jakopaikkaluettelo Liite 1 Toimittajaselvitykset Liite 2