TARJOUSPYYNTÖ / LIITE 3 1 (9) Sopijaosapuolet Sopimuksen yhteyshenkilöt: Sopimuksen kohde ja tavoitteet Espoon kaupunki jäljempänä Asiakas Osoite Y 0101263-6 ja Yritys jäljempänä Toimittaja Osoite Y-tunnus Sopimusta käyttävät konserniyhteisöt Asiakkaan yhteyshenkilön yhteystiedot Toimittajan yhteyshenkilön yhteystiedot Yhteyshenkilöiden tehtävänä on seurata ja valvoa sopimuksen toteutumista ja tiedottaa siitä oman organisaationsa sisällä ja toiselle sopijaosapuolelle. Yhteyshenkilön vaihtumisesta on heti ilmoitettava toisen sopijaosapuolen yhteyshenkilölle. Sopimuksen kohteena on Espoon kaupungin liikuntapalveluiden käyttöön hankittavat traktorit. Hankinnan kohde on yksilöity tarkemmin tarjouspyynnössä. Asiakas ei sitoudu tiettyihin hankintamääriin sopimuskauden aikana. Tähän sopimukseen voivat halutessaan liittyä Asiakkaan konserniyhteisöt, sen jälkeen kun konserniyhteisö on siitä ensin sopinut Asiakkaan sopimuksesta vastaavan yhteyshenkilön kanssa. Asiakkaan sopimuksesta vastaava yhteyshenkilö vahvistaa Toimittajan vastaavalle yhteyshenkilölle konserniyhteisön liittymisen sopimukseen. Konserniyhteisö on oikeutettu käyttämään Asiakkaan ja Toimittajan välistä sopimusta välittömästi sen jälkeen, kun konserniyhteisö on ilmoittanut Toimittajalle laskutus-, ym. Toimittajan edellyttämät tiedot. Konserniyhteisöt ovat yhteisöjä, joissa Asiakkaalla on määräysvalta.
TARJOUSPYYNTÖ / LIITE 3 2 (9) Selvyyden vuoksi todetaan, että konserniyhteisö ei tule tämän sopimuksen sopijaosapuoleksi, eikä se voi siten esimerkiksi sopia muutoksia tähän sopimukseen. Sopijaosapuolten vastuut Sopimuskausi Asiakas vastaa siitä, että Toimittaja voi hoitaa toimituksen yhteisesti sovittuna aikana suomenkieliset käyttökoulutuskerrat voidaan hoitaa yhteisesti sovittuina aikoina Toimittaja vastaa siitä, että traktori toimitetaan Asiakkaalle sovitunlaisena ja yhteisesti sovittuna ajankohtana suomenkielinen käyttökoulutuskerta hoidetaan yhteisesti sovittuna aikana traktoriin on mahdollisuus hankkia varaosia vähintään 15 vuoden ajan traktorille on huolto enintään 50 km säteellä Espoosta Asiakkaalle toimitetaan toimituksen mukana traktorin suomenkieliset käyttöoppaat traktori on rekisteröity ja katsastettu traktori ja sen laitteet on CE hyväksyttyjä Sopimus syntyy sen allekirjoittamisella. Sopimuskausi on 2 vuotta hankintasopimuksen allekirjoittamisesta lukien ja se on suunniteltu alkavaksi 1.6.2012. Sopimuskauteen sisältyy lisäksi 1 optiovuosi. Päätös option käytöstä tehdään erikseen. Option käyttämisestä ilmoitetaan 3 kuukautta ennen sopimuskauden päättymistä.
TARJOUSPYYNTÖ / LIITE 3 3 (9) Tämän sopimuksen jatkuminen edellyttää, että Asiakkaalle osoitetaan tarkoitusta varten määrärahat kaupungin vuosittaisessa talousarviossa. Mikäli valtuusto ei osoita tarkoitusta varten määrärahoja vuosittaisessa talousarviossa, on Asiakkaalle oikeus irtisanoa sopimus joko kokonaan tai osittain (yksittäiset palvelut) päättymään talousarviovuotta edeltävän vuoden lopussa. Jotta yllä mainittu Asiakkaan oikeus on voimassa, tulee Asiakkaan ilmoittaa kirjallisesti sopimuksen irtisanomisesta kaksi (2) kuukautta ennen kalenterivuoden päättymistä. Alihankkijoiden käyttö Mikäli Toimittaja käyttää alihankkijoita, vastaa Toimittaja alihankkijoidensa työn tekemisestä ja lopputuloksen laadusta kuin omasta työstään. Toimittajan on ilmoitettava asiakkaalla käyttämänsä alihankkijat. Asiakas voi perustellusta syystä kieltää Toimittajaa käyttämästä tiettyä alihankkijaa. Tilaaminen Asiakas voi tilata tuotteita tarpeensa mukaan tämän sopimuksen mukaisin hinnoin ja sopimusehdoin. Tilaus tehdään joko ERP - järjestelmän kautta tai paperisella tilauslomakkeella. ERP -järjestelmän kautta tehtäviä tilauksia varten toimittajan tulee ilmoittaa Asiakkaalle sähköpostiosoite johon tilaukset lähetetään. Sähköpostiosoite ei saa olla henkilökohtainen. ERP - järjestelmästä tilaus lähtee PDF -muotoisena toimittajan antamaan sähköpostiosoitteeseen. Hinnat Sopimuksen kaikkien hintojen (alv 0 %) tulee olla kiinteät vähintään 31.12.2012 asti. Sopimuskaudella hankittavien traktoreiden hinnat tarkentuvat kevennetyn kilpailutuksen perusteella. Toimitusehto TOP Espoo Finnterms 2001 (vapaasti perillä Asiakkaan tilauksessa osoittamaan paikkaan, kuljetus vakuutettuna myyjän lukuun, rekisteröitynä käyttökunnossa).
TARJOUSPYYNTÖ / LIITE 3 4 (9) Toimitusaika Laskutus, maksuehto ja viivästyskorko Toimitusaika on enintään kuusitoista (16) viikkoa tilauksesta toimitukseen. Tarkempi toimituksen ja käyttökoulutuksen ajankohta sovitaan Asiakkaan ja Toimittajan välillä. Lasku voidaan maksaa, kun tavara on toimitettu sopimusehtojen mukaisesti. Jokaisesta tilauksesta tulee olla oma erillinen lasku. Koontilaskut eivät ole sallittuja. Laskuissa on mainittava myös arvonlisäverollinen hinta ja sen tulee täyttää arvonlisäverolain 209b :n määräykset. Maksuehto on 21 päivää netto laskettuna toimitusajankohdasta tai laskun saapumispäivästä sen mukaan, kumpi on myöhäisempi. Viivästyskorko on kulloinkin voimassaolevan korkolain mukainen. Asiakkaan tilikausi on kalenterivuosi ja laskutuskauden tulee päättyä vuodenvaihteeseen Asiakkaan sisäinen laskun kierrätys vaatii seuraavat tunnisteet/ viitteet laskuun: ERP -järjestelmän kautta tehtyihin tilauksiin kohdistuvissa laskuissa viitteenä käytetään tilauslomakkeessa olevaa tilausnumeroa. Paperisella tilauslomakkeella tehtyihin tilauksiin kohdistuvissa laskuissa viitteenä käytetään tilauslomakkeessa olevaa reskontratunnusta, tilaajan koko nimeä ja tilaajan puhelinnumeroa. Laskut lähetetään osoitteella: Espoon kaupunki Taloushallintokeskus PL 112 02070 ESPOON KAUPUNKI Asiakas on siirtynyt vastaanottamaan ostolaskuja verkkolaskuna. Asiakkaan OVT-tunnus on 003701012636. Enfo muuntaa laskut Asiakkaalle Finvoice 1.2 -muotoon.
TARJOUSPYYNTÖ / LIITE 3 5 (9) Verkkolaskutukseen liittyen voi ottaa yhteyttä sähköpostitse osoitteeseen Eostolaskut@espoo.fi. Laskutusmenettelyn yksityiskohdista sovitaan sopimuksenteon yhteydessä tarkemmin. Vakuutukset Toimittaja huolehtii vastuuvakuutuksen ja muiden alalla tavanomaisten vakuutusten voimassapitämisestä. Toimittaja vastaa edustamiensa tuotteiden tuotevastuuvakuutuksista. Toimittaja huolehtii lisäksi oman henkilökuntansa ja omaisuutensa lakisääteisistä työnantajavelvollisuuksista. Toimittaja antaa pyydettäessä asiakkaan tutustuttavaksi ko. vakuutuskirjat. Reklamaatiot Mahdollisissa reklamaatiotilanteissa Asiakkaan tulee olla mahdollisimman pian suoraan yhteydessä Toimittajan yhteyshenkilöön, jonka tulee vastata reklamaatioon viipymättä. Sanktiot Sopimuksen siirtäminen Toimittajan todetessa, ettei se voi noudattaa sovittua toimitusaikaa tai että tällainen viivästys on todennäköistä, Toimittajan on viipymättä ilmoitettava Asiakkaalle viivästyksen syy ja uusi toimitusajankohta. Mikäli toimitus viivästyy alkuperäisestä toimitusajasta, Asiakkaalla on oikeus viivästyssakkoon osoittamatta, että viivästyksestä on aiheutunut vahinkoa. Viivästyssakko on suuruudeltaan viiden (5) prosentin jokaiselta alkavalta 7 vuorokauden pituiselta ajanjaksolta, jolla Toimittaja ylittää sovitun toimitusajan. Viivästyssakko lasketaan kiinteistötraktorin hinnasta. Viivästyssakkoa peritään enintään 10 viikolta. Sopimusta ei saa siirtää kolmannelle osapuolelle ilman toiselta osapuolelta etukäteen saatua kirjallista lupaa. Sopijaosapuolen mahdollinen sulautuminen kolmannen osapuolen kanssa ei vaikuta sopimuksen voimassaoloon tai ehtoihin.
TARJOUSPYYNTÖ / LIITE 3 6 (9) Sopijaosapuolia koskeva osakeyhtiölain mukainen jakautuminen ei vaikuta sopimuksen voimassaoloon, vaan sopimus siirtyy sellaisenaan uuden yhtiön vastattavaksi. Asiakkaalla on kuitenkin jakautumisen yhteydessä halutessaan oikeus irtisanoa sopimus 3 kk:n irtisanomisaikaa noudattaen. Sopijaosapuolet sitoutuvat tiedottamaan toiselle sopijaosapuolelle hyvissä ajoin mahdollisista sulautumis- ja jakautumissuunnitelmistaan. Soveltuva laki ja erimielisyyksien ratkaiseminen Ylivoimainen este Sopimuksen muutokset Sopimuksen Irtisanominen Sopimuksen purkaminen Sopimukseen sovelletaan Suomen lakia. Mahdolliset erimielisyydet pyritään ratkaisemaan ensisijaisesti keskinäisin neuvotteluin. Mikäli neuvotteluissa ei päästä sopimukseen jätetään asia Espoon käräjäoikeuden ratkaistavaksi. Ylivoimaisesta esteestä on ilmoitettava toiselle sopimusosapuolelle mahdollisimman pikaisesti sen ilmaannuttua. Ylivoimaisella esteellä tarkoitetaan sellaista sopimusosapuolista riippumatonta ja ennalta arvaamatonta seikkaa, joka on sopimusosapuolten vaikutusmahdollisuuksien ulkopuolella ja jonka vaikutuksia sopimusosapuoli ei voi välttää eikä voittaa. Sopimusosapuolet voivat muuttaa tätä sopimusta vain kirjallisesti, muut muutokset ovat mitättömiä. Muutokset tulevat voimaan, kun molemmat sopimusosapuolet ovat ne asianmukaisesti hyväksyneet ja allekirjoittaneet sopimusosapuolten toimivaltaisten edustajien toimesta. Jos jompikumpi sopijaosapuolista haluaa irtisanoa sopimuksen kesken sopimuskauden, on irtisanominen tehtävä kirjallisesti viimeistään kolme (3) kuukautta ennen haluttua päättymisajankohtaa. Irtisanominen ei aiheuta osapuolille maksuseuraamuksia. Jos tätä sopimusta jommankumman sopijapuolen toimesta olennaisesti rikotaan ja sopimuksen jatkamista on sopimusrikkomuksen luonne huomioiden pidettävä toisen
Sopimuksen päättyminen TARJOUSPYYNTÖ / LIITE 3 7 (9) sopijapuolen kannalta kohtuuttomana, on sopimus mahdollista purkaa. Sopijapuolilla on oikeus purkaa sopimus, jos toinen sopijapuoli olennaisesti rikkoo sopimusvelvoitteitaan eikä kohtuullisessa ajassa korjaa laiminlyöntejään kirjallisesta huomautuksesta huolimatta. Kummallakin sopijapuolella on oikeus purkaa sopimus, jos sopimuksen täyttyminen ylivoimaisen esteen vuoksi tulee mahdottomaksi tai viivästyy oleellisesti. Tilaajalla on oikeus purkaa sopimus välittömin vaikutuksin, mikäli Toimittajan olosuhteissa on tapahtunut olennainen muutos ja Tilaaja osoittaa, ettei olisi tehnyt sopimusta Toimittajan kanssa, mikäli kyseinen olosuhteiden muutos olisi olut Tilaajan tiedossa sopimuksentekohetkellä. Tällöin Toimittajalla on oikeus saada täysimääräinen maksu sopimuksen päättymishetkeen mennessä toimitetuista tavaroista, mutta ei oikeutta muuhun korvaukseen purkamisen johdosta. Jos Toimittaja joutuu konkurssiin, selvitystilaan tai muutoin sellaisiin taloudellisiin vaikeuksiin, että on syytä olettaa sopimusvelvoitteiden täyttämisen vaarantuvan, on Tilaajalla oikeus purkaa sopimus välittömin vaikutuksin kokonaan tai määrätyiltä osin. Sopimuksen purkamisesta on ilmoitettava toiselle sopijapuolelle kirjallisesti ja purkamisilmoituksessa on ilmoitettava purkamisen perusteet Asiakas tulee sopimuksen päättyessä kilpailuttamaan tämän sopimuksen piiriin kuuluvat tuotteet julkisia hankintoja koskevien säännösten mukaisesti. Toimittaja sitoutuu, asiakkaan niin halutessa, jatkamaan tätä sopimusta voimassaolevin sopimusehdoin siihen saakka kunnes asiakas on solminut hankintapäätöksen perusteella uuden hankintasopimuksen. Mikäli Toimittaja valitaan Asiakkaan palveluntuottajaksi myös tulevassa kilpailutuksessa, tulevat tarjoajan tarjouksessaan ilmoittamat uudet sopimushinnat voimaan välittömästi hankintapäätöksen saatua lainvoiman. Tämän sopimuksen päättymisellä, purkamisella tai irtisanomisella ei ole sellaisenaan vaikutuksia ennen irtisanomista tehtyihin
Salassapitovelvollisuus ja tietosuoja Noudatettavat sopimusehdot TARJOUSPYYNTÖ / LIITE 3 8 (9) tilauksiin, toimituksiin, mahdollisiin toimitussopimuksiin tai palvelua koskeviin sopimuksiin. Asiakas noudattaa toiminnassaan aina lakia viranomaisten toiminnan julkisuudesta. Toimittaja huolehtii siitä, että sen henkilökunta noudattaa tämän sopimuksen piiriin kuuluvissa asioissa lakia viranomaisten toiminnan julkisuudesta (22-23 ) ja voimassa olevia salassapidosta ja tietosuojasta annettuja säännöksiä ja määräyksiä. Sopijaosapuolet sitoutuvat pitämään luottamuksellisina toisiltaan saamansa aineistot ja tiedot, jotka on merkitty luottamuksellisiksi tai jotka on sellaisiksi ymmärrettävä, sekä olemaan käyttämättä niitä muihin kuin sopimuksen mukaisiin tarkoituksiin. Salassapitovelvollisuus ei kuitenkaan koske aineistoa ja tietoa, (a) joka on yleisesti saatavilla taikka muuten julkista tai (b) jonka sopijaosapuoli on saanut kolmannelta osapuolelta ilman salassapitovelvollisuutta tai (c) joka oli vastaanottavan sopijaosapuolen hallussa ilman niitä koskevaa salassapitovelvollisuutta ennen niiden saamista toiselta sopijaosapuolelta tai (d) jonka sopijaosapuoli on itsenäisesti kehittänyt hyödyntämättä toiselta sopijaosapuolelta saamaansa aineistoa tai tietoa. Sopijaosapuolen on välittömästi lopetettava toiselta sopijaosapuolelta saamansa luottamuksellisen aineiston ja tietojen käyttäminen sekä, ellei erikseen sovita aineiston hävittämisestä, palautettava kyseinen aineisto kaikkine kopioineen kun sopimus päättyy tai kun sopijaosapuoli ei enää tarvitse kyseistä aineistoa tai kyseisiä tietoja sopimuksen mukaiseen tarkoitukseen. Kummallakin sopijaosapuolella on kuitenkin oikeus säilyttää lain tai viranomaisten määräysten edellyttämät kopiot. Mikäli on epäselvää, onko jokin sopijaosapuolten tietoonsa saama seikka luottamuksellinen, on tieto katsottava luottamukselliseksi. Salassapitovelvollisuuden rikkomisena ei pidetä viranomaisten velvoittavan määräyksen vuoksi tapahtuvaa tietojen luovuttamista viranomaisille tai muulle taholle.
TARJOUSPYYNTÖ / LIITE 3 9 (9) Siltä osin kuin tässä sopimuksessa ei ole toisin sovittu, noudatetaan julkisten hankintojen yleisiä sopimusehtoja (JYSE 2009 TAVARAT ). Sopimuskappaleet Sopimusasiakirjojen pätemisjärjestys Tämä sopimus on tehty kahtena samanlaisena kappaleena. Tämä sopimus Tarjouspyyntö pvm Tarjous pvm (tarjouspyynnön mukaisessa laajuudessaan) Julkisten hankintojen yleiset sopimusehdot (JYSE 2009 TAVARAT ). Espoossa ESPOON KAUPUNKI, nimi ja titteli Toimittaja Espoon kaupungin konserniyhteisöt: Espoon seudun koulutuskuntayhtymä Omnia, Espoonkruunu Oy, Espoon Toimistotalo Oy, Espoon Virastotalo Oy, Tapiolan Urheilutalo Oy, Kaupinkallion Paikoitustalo Oy, Koy Espoon Keskuksen Pysäköintitalo, Leppävaaran Pysäköinti Oy, Koy Sokinsuonkuja 4, WeeGee Oy, Espoon Matkailu Oy, Koy Koskelonteollisuus (1, 2 ja 3), Koy Espoon toimitilat, Länsimetro Oy, Koy WLC, Koy Otaniemen tiedeasunnot, Espoon Taide- ja Tietotekniikkasäätiö, Espoon Kaupunginteatterisäätiö, Helinä Rautavaaran etnografisen museon säätiö sekä Espoon taidemuseosäätiö - EMMA.