Leonardo da Vinci: TOI-hankkeiden loppuraportointi Sisällön raportointi ja liitteet Yleistä sisällön raportoinnista Jokainen hanke toimittaa vain yhden väli- ja loppuraportin. Koordinaattori on vastuussa tietojen kokoamisesta partnereilta. Partnereiden vastuulla on seurata ja dokumentoida toimintoja ja toimittaa tiedot koordinaattorille sovitussa aikataulussa. Raportti on partneriryhmän laadullinen kuvaus hankkeen eri vaiheista sillä tasolla, että ulkopuolinen voi saada selkeän kuvan hankkeen etenemisestä. Liitteet täydentävät raportin tietoja ja mahdollistavat raportin arvioinnin. Yleistä loppuraportista Koko hankkeen kuvaus ja arviointi alusta loppuun saavutettiinko tavoitteet? viimeinen maksatus? Lähtökohtina alkuperäinen hakemus/sopimus Jatkoa väliraportille, huomioidaan väliraportista annettu palaute ja ohjeistus CIMOsta Huomioidaan väliraportissa ja sopimusmuutoksissa ilmoitetut muutokset toiminnoissa, tuotteissa ym. Yhteys talousraporttiin ja arviointiin ( todennus ) Raportti tehdään hankkeen työkielellä Perustuu projektiseurantaan Loppuraportointipohjat Raportointijakso: 1.10.2011 30.9.2013 (+ pidennykset) Käytössä sähköinen raporttipohja (hankkeille toimitettu linkki raporttipohjaan) lomakkeen käyttö vaatii ECASrekisteröitymisen Talousraportti jätetään excel-muodossa, lomake löytyy osoitteesta: www.cimo.fi/leonardo Innovaation siirto -hankkeet Osallistujalle Loppuraporttilomake toimitetaan sekä sähköisesti tietokantaan että allekirjoitettu versio + kopiot CIMOon Loppuraportti jätetään kolmena kappaleena: 1 alkuperäinen ja 2 kopiota. Tuotteet ja muut sisältöön liittyvät liitteet mukaan kaikkiin kappaleisiin Projektin intranetiin/sähköisille alustoille vaadittavat salasanat ja käyttäjätunnukset liitettävä raporttiin
Mitä raportoidaan? B. Projektin tiedot ja raportointiaika C-D. Partneriryhmä Esitäytetty E. Partnerimuutokset ja kokoukset F. Tulokset G. Innovaation siirron toteuttaminen H. Levitys ja tuotteiden hyödyntäminen I. Vaikuttavuus J. Hankkeen linkit EU-koulutuspolitiikkaan K. Arviointi (ohjelman hallinnointi) L. Mitä opittiin? M. Liitteet N. Talousraportin yhteenveto + erillinen Excel-taulukko C. Sopijaorganisaation tiedot Selvitys jos eri allekirjoittaja kuin sopimuksessa D. Partneriryhmän tiedot E. Partneriryhmä Muutokset partneriryhmässä sekä partnerien työnjaossa ja budjetissa Partnerikokoukset (pöytäkirjat raportin liitteeksi) Loppuporttilomakkeen sisältö F. Hankkeen tulokset F.1. Yleiskuvaus tehdystä työstä (työsuunnitelma), tuloksista ja tuotteista, sekä kv-yhteistyön tuomasta lisäarvosta F.2. Tuotteet (tuotekohtainen kuvaus) Myös arvioinnin ja testauksen toteutus ja tulokset, tuotosten saatavuustiedot Hakemuksessa luvatut tuotteet ja tulokset ovat arvioinnin lähtökohta: hakemuksessa ja sopimuksessa sitouduttu tiettyihin tuotteisiin (vrt. hakemus ja contracting form) myös kieliversioihin! Käytä tuotteista samaa nimeä kuin contracting form-lomakkeen kuvauksissa Jos tuotteet saatavilla suljetussa ympäristössä liitä mukaan salasanat ja ohjeet mistä tuotteet löytyvät G. Innovaation siirron toteutuminen Kuvaus tuotteiden siirto prosessista H. Levitys ja tuotteiden hyödyntäminen Kuvaa levitystä ja hyödyntämistä tuotteiden ja tulosten osalta sekä loppukäyttäjiltä saatua palautetta Kuvaa keskeiset toiminnot Liitteeksi levitysdokumentit (partnerien levitysraportit, esitteet, lehtileikkeet, www-sivujen osoitteet, seminaariohjelmat yms. levitykseen liittyvä dokumentaatio) myös partnereilta!
I. Vaikuttavuus Kuvaus hankkeen vaikutuksista koulutusalaan, kohderyhmään, osallistuvien maiden koulutusjärjestelmiin jne. Kuvaus mahdollisista tulosten käyttäjistä Kuvaus miten tuloksia aiotaan hyödyntää hankkeen päättymisen jälkeen ml. tekijänoikeudet J. Hankkeen yhteys EU:n koulutuspolitiikkaan Valitse taulukoista relevantit tavoitteet (vrt. hakemus) ja kuvaa miten hanke on edistänyt niitä K. Arviointia projektin elinkaaren tuesta L. Mitä opittiin? Kuvaa mahdollisia hankkeessa esiin tulleita ongelmia työprosessissa, partneriyhteistyössä jne. Kuvaa myös millaisia ratkaisuja ongelmiin on löydetty Tässä voi kuvata myös muita hankkeessa esiin tulleita seikkoja, esimerkiksi lisäarvoa tuovia toimintatapoja, prosesseja jne. Sisältöraportin liitteet - yleistä Laadi raportin kohtaan M lista liitteistä Partnerikohtaiset liitteet selkeästi järjestetty ja numeroitu Systemaattiset viittaukset tekstissä liitteisiin Jos liitteet tai tuotteet löytyvät netistä, liitä tarkat linkit ja selitykset mukaan raporttiin Salasanat ja käyttäjätunnukset ilmoitettava raportissa (intranet, sähköiset alustat, nettisivut) Pääsivuja kannattaa tulostaa netistä osaksi raporttia Joissakin tapauksissa voi olla tarpeen jonkinlainen kartta netistä löytyvien asiakirjojen luettavuuden tueksi Sisältöraportin liitteet Raporttia ja arviointia tukevat liitteet: partnerikokousten pöytäkirjat ja osallistujalistat sisäiset raportit, selvitykset, arviointiraportit levitykseen liittyvät artikkelit ja materiaalit (kaikilla partnerikielillä -> autenttisuus) huom! jos saatavilla projektin www-sivuilta/intrasta, liitä paperiversiot harkinnan mukaan.
Vain kriteerit täyttävä raportti tarkastetaan: Virallinen allekirjoitus (sama kuin sopimuksessa) Kaikki sisältö- ja talousraportin osiot täytetty Alihankintasopimukset ja kuitit liitteenä Tiliotteet partnerimaksuista liitteenä Tuoteversiot liitteenä (ml. sähköiset) Hankkeen tiedot on viety Adam-tietokantaan http://www.adam-europe.eu/adam/ Ks. tarkistuslista osoitteessa www.cimo.fi/leonardo > Kehittämishankkeiden hallinto ADAM Project information Marketing text, Summary, Description, Product information, Themes, Sectors ja Project home page. Files - esim. hankkeen tekemiä tuotteita ja raportteja, esitteiden pdf-versioita ym. Products - hankkeen tuotetiedot. Yhteystiedot kohdissa Project contractor, Coordinator ja Partner Events - hankkeen tapahtumat, joihin kuka tahansa voisi osallistua, esim. hankkeen loppuseminaari. Muita Events - kohtaan laitettavia tietoja voisivat olla esim. erilaiset näyttelyt ja messut, joissa hanke on esillä. Sisältöraportin arviointiprosessi Loppuraportilla on kaksi arvioijaa: yksi CIMOsta ja yksi ulkopuolinen arvioija Hankkeille toimitetaan kirjallinen palaute arvioinneista Loppuraportin lähettämisen jälkeen hankkeelle ilmoitetaan mikäli projektilta pyydetään kuittikopioita; kustakin vuosikerrasta valitaan lisäksi muutama hanke, johon tehdään tilintarkastus. Myös sisältöön liittyviä tarkennuksia saatetaan kysyä Viimeinen maksuerä suoritetaan, kun tarvittavat kuitit on saatu ja tarkastettu ja loppuraportti hyväksytty CIMOn tuotekortit edesauttavat tuotteiden levittämistä ja käyttöönottoa ks.www.cimo.fi/leonardo -> innovaatioiden siirto hankkeet/kokemuksia Sopimusmuutokset
Muutoksia sopimuksiin? Lähes jokaisessa hankkeessa tulee muutoksia pääsopimukseen (esim. partneri, budjetti, työohjelma) Partnerit tiedottavat sopijalle muutoksista Neuvottelut partnerin ja/tai CIMOn kanssa Kaikkiin partnereiden ehdottamiin muutoksiin ei kuitenkaan tarvitse suostua! Tarvittaessa sopija hakee muutosta pääsopimukseen Partnerisopimusten vastattava muutoksia Mitä sopimusmuutos voi koskea? Muutoksia tuotteissa ja tuloksissa, esim. kieliversiot muoto (esim. web, painettu) perustavaa laatua olevat muutokset eivät ole mahdollisia! Keskeisiä muutoksia työsuunnitelmissa, esim. pilotoinnin/arvioinnin toteutus suuremmat muutokset levitykseen (esim. levitysseminaarit yms.) Muutoksia hankkeen kestossa Mitä sopimusmuutos voi koskea? Muutoksia sopijan tiedoissa: henkilömuutokset, yhteystiedot, pankkitiedot Muutoksia budjetissa (yli 10% kululuokkien välillä) Muutoksia hankkeen rahoituksessa Muutoksia partneriryhmässä tai partnerien kokonaisbudjeteissa Ks. erillinen sopimusmuutosohjeistus Miten ja milloin tehdään? Yhteydenotto CIMOon / keskustelu hankkeen yhteyshenkilön kanssa kirjallinen anomus kirjallinen päätös Muutostarpeen ilmetessä ja viimeistään 1 kk ennen projektin loppua Pienemmät muutokset (esim. osoitteenmuutokset, koordinaattorin vaihtuminen) koordinaattori ilmoittaa CIMOon esim. sähköpostilla