TARJOUSPYYNTÖ / LIITE 3 1 (10) Sopijaosapuolet Sopimuksen yhteyshenkilöt: Sopimuksen kohde ja tavoitteet Espoon kaupunki, jäljempänä kaupunki Osoite Y-tunnus: 0101263-6 ja Yritys jäljempänä, Toimittaja Osoite Y-tunnus: Kaupungin yhteyshenkilö: Toimittajan yhteyshenkilö: Yhteyshenkilöiden tehtävänä on seurata ja valvoa sopimuksen toteutumista ja tiedottaa siitä oman organisaationsa sisällä ja toiselle sopijaosapuolelle. Yhteyshenkilön vaihtumisesta on heti ilmoitettava toisen sopijaosapuolen yhteyshenkilölle. Sopimuksen kohteena on sähköinen verkkoilmoituskanava rekrytointi-ilmoitteluun muiden markkinointikanavien esim. lehtiilmoittelun rinnalle. Kanavassa julkaistaan kaikki ulkoiseen hakuun menevät Espoon kaupungin työpaikat. Rekrytointiilmoitukset voivat olla työpaikkailmoituksia tai harjoittelu- tai oppisopimuskoulutusilmoituksia. Sähköinen verkkoilmoituskanava on kokonaispalvelua. Palvelulta edellytetään, että työpaikkojen tiedonsiirtoon liittyvä käyttö ja ylläpito tapahtuvat vaivattomasti linkin kautta. Toimittaja on rakentanut linkin Espoolla olevaan Tieto Oy:n ylläpitämään rekrytointijärjestelmään. Toimittajalta edellytetään, että työpaikat voi ilmoittaa Espoon kaupungin omalla graafisella ilmeellä. Ilmoituspohja sisältyy hintaan. Espoon kaupunki ei voi sitoutua tiettyihin hankintamääriin sopimuskauden aikana. Sopimuskauden aikana saattaa kaupungin oma rekrytointijärjestelmä vaihtua.
TARJOUSPYYNTÖ / LIITE 3 2 (10) Sopimusta käyttävät konserniyhteisöt Sopijaosapuolten vastuut Tähän sopimukseen voivat halutessaan liittyä Espoon kaupungin konserniyhteisöt, sen jälkeen kun konserniyhteisö on siitä ensin sopinut Espoon kaupungin sopimuksesta vastaavan yhteyshenkilön kanssa. Espoon kaupungin sopimuksesta vastaava yhteyshenkilö vahvistaa Toimittajan vastaavalle yhteyshenkilölle konserniyhteisön liittymisen sopimukseen. Konserniyhteisö on oikeutettu käyttämään Espoon kaupungin ja Toimittajan välistä sopimusta välittömästi sen jälkeen, kun konserniyhteisö on ilmoittanut Toimittajalle laskutus-, ym. Toimittajan edellyttämät tiedot. Konserniyhteisöt ovat yhteisöjä, joissa Espoon kaupungilla on määräysvalta. Selvyyden vuoksi todetaan, että konserniyhteisö ei tule tämän sopimuksen sopijaosapuoleksi, eikä se voi siten esimerkiksi sopia muutoksia tähän sopimukseen. Kaupunki vastaa - rekrytointi-ilmoituksista ja siirtää ne linkin avulla toimittajan sähköiseen verkkoilmoituskanavaan Toimittaja vastaa siitä, että - sähköinen verkkoilmoituskanava on kokonaispalvelua. - on rakentanut linkin Espoolla olevaan Tieto Oy:n ylläpitämään rekrytointijärjestelmää. - työpaikkojen tiedonsiirtoon liittyvä käyttö ja ylläpito tapahtuvat vaivattomasti linkin kautta. - työpaikat voi ilmoittaa Espoon kaupungin omalla graafisella ilmeellä. Ilmoituspohja sisältyy hintaan. - sähköinen verkkoilmoituskanava toimii. - kelpoisuusehdot täyttyvät koko sopimuskauden ajan. Sopimuskausi Sopimus syntyy sen allekirjoittamisella. Sopimuskausi on 2 vuotta hankintasopimuksen allekirjoittamisesta lukien ja se on suunniteltu alkavaksi 1.9.2012 ja päättyvän 31.8.2014. Optioehto 1 + 1 vuotta.
TARJOUSPYYNTÖ / LIITE 3 3 (10) Espoon kaupunki tekee päätöksen option käytöstä erikseen. Kaupunki ilmoittaa option käyttämisestä 6 kuukautta ennen sopimuskauden päättymistä. Tämän sopimuksen jatkuminen edellyttää, että Kaupungille osoitetaan tarkoitusta varten määrärahat kaupungin vuosittaisessa talousarviossa. Mikäli valtuusto ei osoita tarkoitusta varten määrärahoja vuosittaisessa talousarviossa, on Kaupungilla oikeus irtisanoa sopimus joko kokonaan tai osittain (yksittäiset palvelut) päättymään talousarviovuotta edeltävän vuoden lopussa. Jotta yllä mainittu Kaupungin oikeus on voimassa, tulee Kaupungin ilmoittaa kirjallisesti sopimuksen irtisanomisesta kaksi (2) kuukautta ennen kalenterivuoden päättymistä. Alihankkijoiden käyttö Mikäli Toimittaja käyttää alihankkijoita, vastaa Toimittaja alihankkijoidensa työn tekemisestä ja lopputuloksen laadusta kuin omasta työstään. Toimittajan on ilmoitettava kaupungille käyttämänsä alihankkijat. Kaupunki voi perustellusta syystä kieltää Toimittajaa käyttämästä tiettyä alihankkijaa. Tilaaminen Kaupunki voi tilata tuotteita/palveluita tarpeensa mukaan tämän sopimuksen mukaisin hinnoin ja sopimusehdoin. Hinnat ja hintojen tarkistaminen Palvelusta maksettava hinta kirjataan ilman arvonlisäveroa ja se on XXX euroa. Hinta on kiinteä ajalle 1.9.2012-31.8.2014. Mahdollinen hinnantarkistusesitys voidaan tehdä ennen optiovuoden alkamista ja kerran optiovuodelle, molemmille optiovuosille erikseen. Mahdollinen hinnantarkistusesitys on toimitettava toiselle sopijaosapuolelle kolme kuukautta ennen haluttua voimaantuloajankohtaa. Toimittaja tekee oman hinnantarkistusesityksensä Hankintapalveluille (PL 640, 02070 ESPOON KAUPUNKI). Hinnantarkistusesityksessä on yksilöitävä ne kustannustekijät, joihin vedotaan hinnanmuutoksessa. Vetoamista yleiseen kustannustason nousuun ei voida pitää hyväksyttävänä perusteena hintojen korottamiselle. Hintoja voidaan tarkistaa enintään kotimarkkinoiden perushintaindeksin muutosta vastaavasti. Vertailuajankohtana on sopimuksen allekirjoituskuukausi. Kaupungilla on oikeus irtisanoa sopimus päättymään hinnankorotuksen voimaantulopäivänä.
TARJOUSPYYNTÖ / LIITE 3 4 (10) Irtisanomisaikana sovelletaan irtisanomishetkellä voimassa olevia hintoja. Uusista hinnoista sovitaan kirjallisesti. Toimittaja sitoutuu siihen että tämän sopimuksen hinnat pysyvät kilpailukykyisinä koko sopimuskauden ajan. Varmistaakseen kilpailukykynsä Toimittaja pyrkii kehittämään jatkuvasti toimintansa tuottavuutta vähintään oman toimialansa tuottavuuskehityksen mukaisesti. Osapuolet seuraavat edellä mainittuja tuottavuus- ja hintakehitystietoja säännöllisesti. Kaupungilla on oikeus käynnistää hinnantarkistusneuvottelut mikäli edellä mainitut tuottavuus- ja hintakehitysseurannat antavat siihen aihetta. Hintojen alennuksista sovitaan kirjallisesti. Toimitusaika Laskutus, maksuehto ja viivästyskorko Toimittaja sitoutuu siihen, että palvelu on käytettävissä ja toiminnassa sopimuksen alkaessa. Lasku voidaan maksaa, kun palvelu on toimitettu sopimusehtojen mukaisesti. Laskuissa on mainittava myös arvonlisäverollinen hinta ja sen tulee täyttää arvonlisäverolain 209b :n määräykset. Maksuehto on 21 päivää netto laskettuna toimitusajankohdasta tai laskun saapumispäivästä sen mukaan, kumpi on myöhäisempi. Viivästyskorko on kulloinkin voimassaolevan korkolain mukainen. Espoon kaupungin tilikausi on kalenterivuosi ja laskutuskauden tulee päättyä vuodenvaihteeseen Espoon kaupungin sisäinen laskun kierrätys vaatii seuraavat tunnisteet/ viitteet laskuun: Täsmennetään sopimuksen teon yhteydessä. Laskut lähetetään osoitteella: Espoon kaupunki Taloushallintokeskus PL 112 02070 ESPOON KAUPUNKI Espoon kaupunki on siirtynyt vastaanottamaan ostolaskuja verkkolaskuna.
TARJOUSPYYNTÖ / LIITE 3 5 (10) Espoon OVT-tunnus on 003701012636. Enfo muuntaa laskut Espoolle Finvoice 1.2 -muotoon. Verkkolaskutukseen liittyen voi ottaa yhteyttä sähköpostitse osoitteeseen Eostolaskut@espoo.fi. Laskutusmenettelyn yksityiskohdista sovitaan sopimuksenteon yhteydessä tarkemmin. Vakuutukset Toimittaja huolehtii vastuuvakuutuksen ja muiden alalla tavanomaisten vakuutusten voimassapitämisestä. Toimittaja vastaa edustamiensa tuotteiden tuotevastuuvakuutuksista. Toimittaja huolehtii lisäksi oman henkilökuntansa ja omaisuutensa lakisääteisistä työnantajavelvollisuuksista. Toimittaja antaa pyydettäessä asiakkaan tutustuttavaksi ko. vakuutuskirjat. Reklamaatiot Mahdollisissa reklamaatiotilanteissa Kaupungin yhteyshenkilön tulee olla mahdollisimman pian suoraan yhteydessä Toimittajan yhteyshenkilöön, jonka tulee vastata reklamaatioon viipymättä. Sanktiot Virhe palvelun tuottamisessa Jos toimittajan sähköinen verkkoilmoituskanava ei toimi, on toimittaja velvollinen korjaamaan mahdolliset virheet järjestelmässä viipymättä. Mikä Mikäli Toimittaja ei kohtuullisessa ajassa korjaa virhettä, kaupungilla on oikeus turvautua ns. kateostoon. Toimittaja korvaa tässä tilanteessa kaupungille mahdollisesti aiheutuneet ylimääräiset kustannukset. Varatoimittaja Varatoimittajan kanssa voidaan solmia varsinainen hankintasopimus, mikäli toimittaja ei täytä sopimuskauden alkaessa tarjouspyynnön ehtoja ja edellytyksiä tai mikäli sopimustoimittaja ei täytä näitä ehtoja ja edellytyksiä sopimuskauden aikana.
TARJOUSPYYNTÖ / LIITE 3 6 (10) Kestävä kehitys Sopijapuolet sitoutuvat edistämään tarkoituksenmukaisilla toimintatavoilla ympäristöystävällisyyttä ja kestävää kehitystä toteuttaessaan tätä sopimusta. Toimintatapoja kehitetään hyvässä yhteistyössä ja seurataan säännöllisesti. Sopimusseuranta Sopimuksen siirtäminen Sopimusseurannasta ja seurantakokouksista sovitaan tarkemmin sopimuksen teon yhteydessä. Sopimusta ei saa siirtää kolmannelle osapuolelle ilman toiselta osapuolelta etukäteen saatua kirjallista lupaa. Sopijaosapuolen mahdollinen sulautuminen kolmannen osapuolen kanssa ei vaikuta sopimuksen voimassaoloon tai ehtoihin. Sopijaosapuolia koskeva osakeyhtiölain mukainen jakautuminen ei vaikuta sopimuksen voimassaoloon, vaan sopimus siirtyy sellaisenaan uuden yhtiön vastattavaksi. Asiakkaalla on kuitenkin jakautumisen yhteydessä halutessaan oikeus irtisanoa sopimus 4 kk:n irtisanomisaikaa noudattaen. Sopijaosapuolet sitoutuvat tiedottamaan toiselle sopijaosapuolelle hyvissä ajoin mahdollisista sulautumis- ja jakautumissuunnitelmistaan. Soveltuva laki ja erimielisyyksien ratkaiseminen Ylivoimainen este Sopimukseen sovelletaan Suomen lakia. Mahdolliset erimielisyydet pyritään ratkaisemaan ensisijaisesti keskinäisin neuvotteluin. Mikäli neuvotteluissa ei päästä sopimukseen jätetään asia Espoon käräjäoikeuden ratkaistavaksi. Ylivoimaisesta esteestä on ilmoitettava toiselle sopimusosapuolelle mahdollisimman pikaisesti sen ilmaannuttua. Ylivoimaisella esteellä tarkoitetaan sellaista sopimusosapuolista riippumatonta ja ennalta arvaamatonta seikkaa, joka on sopimusosapuolten vaikutusmahdollisuuksien ulkopuolella ja jonka vaikutuksia sopimusosapuoli ei voi välttää eikä voittaa.
TARJOUSPYYNTÖ / LIITE 3 7 (10) Sopimuksen muutokset Sopimuksen Irtisanominen Sopimuksen purkaminen Sopimusosapuolet voivat muuttaa tätä sopimusta vain kirjallisesti, muut muutokset ovat mitättömiä. Muutokset tulevat voimaan, kun molemmat sopimusosapuolet ovat ne asianmukaisesti hyväksyneet ja allekirjoittaneet sopimusosapuolten toimivaltaisten edustajien toimesta. Jos jompikumpi sopijaosapuolista haluaa irtisanoa sopimuksen kesken sopimuskauden, on irtisanominen tehtävä kirjallisesti viimeistään kolme (3) kuukautta ennen haluttua päättymisajankohtaa. Irtisanominen ei aiheuta osapuolille maksuseuraamuksia. Kumpikin sopijapuoli saa purkaa sopimuksen, mikäli sopimuksen täyttäminen todetun vapauttamisperusteen jatkumisen johdosta viivästyy yli 6 kuukautta. Kaupunki saa aina purkaa sopimuksen edellä mainitusta määräajasta riippumatta, mikäli viivästymisellä on hänelle olennainen merkitys ja Toimittaja käsitti tämän tai hänen olisi pitänyt se käsittää. Kaupunki saa purkaa sopimuksen siltä osin kuin se koskee palvelua, jota ei ole voitu ottaa tarkoitettuun käyttöön, jos Toimittajan suoritus ei ole sopimuksen mukaista eikä virhettä Kaupungin huomautuksesta huolimatta viipymättä oikaista; Toimittaja ei täytä sopimusta sovitussa määräajassa eikä näytä toteen, että sopimuksen täyttämättä jättäminen johtuu todetusta vapauttamisperusteesta tai ostajan syystä, ja viivästystä on kestänyt enemmän kuin 1/3 sovitusta toimitusajasta, kuitenkin vähintään 14 päivää tai milloin toimitusaika on yli vuoden enemmän kuin 4 kuukautta. Kaupunki saa aina purkaa sopimuksen edellä mainituista määräajoista riippumatta, mikäli viivästyksellä on hänelle olennainen merkitys ja Toimittaja käsitti tämän tai hänen olisi pitänyt se käsittää; Toimittajan havaitaan olevan sellaisessa taloudellisessa tilassa tai hankinnan suorittamisen sellaisessa vaiheessa,
Sopimuksen päättyminen Salassapitovelvollisuus ja tietosuoja TARJOUSPYYNTÖ / LIITE 3 8 (10) ettei voida odottaa Toimittajan täyttävän sopimuksen mukaisia velvoitteita. Sopimuksen purkautuessa Kaupungilla on muissa kuin edellä mainituissa vapauttamisperusteesta johtuvissa purkamistilanteissa oikeus saada Toimittajalta viivästyssakon (JYSE kohta 13.2 JYSE 2009 PALVELUT) lisäksi korvaus sopimuksen täyttämättä jättämisestä johtuneista välittömistä kuluista ja vahingoista. Viivästyssakon ja korvauksen yhteissumma ei kuitenkaan saa ylittää viivästyssakon laskemisen perusteena olevaa tavaran hintaa. Vahingonkorvaus suoritetaan kuitenkin täysimääräisenä, mikäli viivästyminen tai virhe johtuu myyjän törkeästä tuottamuksesta. Sopimuksen purkamisesta on ilmoitettava toiselle sopijapuolelle kirjallisesti ja purkamisilmoituksessa on ilmoitettava purkamisen perusteet Kaupunki tulee sopimuksen päättyessä kilpailuttamaan tämän sopimuksen piiriin kuuluvat palvelut julkisia hankintoja koskevien säännösten mukaisesti. Toimittaja sitoutuu, kaupungin niin halutessa, jatkamaan tätä sopimusta voimassaolevin sopimusehdoin siihen saakka kunnes kaupunki on solminut hankintapäätöksen perusteella uuden hankintasopimuksen. Mikäli Toimittaja valitaan Kaupungin palveluntuottajaksi myös tulevassa kilpailutuksessa, tulevat tarjoajan tarjouksessaan ilmoittamat uudet sopimushinnat voimaan välittömästi hankintapäätöksen saatua lainvoiman. Tämän sopimuksen päättymisellä, purkamisella tai irtisanomisella ei ole sellaisenaan vaikutuksia ennen irtisanomista tehtyihin tilauksiin, toimituksiin, mahdollisiin toimitussopimuksiin tai palvelua koskeviin sopimuksiin. Espoon kaupunki noudattaa toiminnassaan aina lakia viranomaisten toiminnan julkisuudesta. Toimittaja huolehtii siitä, että sen henkilökunta noudattaa tämän sopimuksen piiriin kuuluvissa asioissa lakia viranomaisten toiminnan julkisuudesta (22-23 ) ja voimassa olevia salassapidosta ja tietosuojasta annettuja säännöksiä ja määräyksiä. Sopijaosapuolet sitoutuvat pitämään luottamuksellisina toisiltaan saamansa aineistot ja tiedot, jotka on merkitty luottamuksellisiksi
Noudatettavat sopimusehdot TARJOUSPYYNTÖ / LIITE 3 9 (10) tai jotka on sellaisiksi ymmärrettävä, sekä olemaan käyttämättä niitä muihin kuin sopimuksen mukaisiin tarkoituksiin. Salassapitovelvollisuus ei kuitenkaan koske aineistoa ja tietoa, (a) joka on yleisesti saatavilla taikka muuten julkista tai (b) jonka sopijaosapuoli on saanut kolmannelta osapuolelta ilman salassapitovelvollisuutta tai (c) joka oli vastaanottavan sopijaosapuolen hallussa ilman niitä koskevaa salassapitovelvollisuutta ennen niiden saamista toiselta sopijaosapuolelta tai (d) jonka sopijaosapuoli on itsenäisesti kehittänyt hyödyntämättä toiselta sopijaosapuolelta saamaansa aineistoa tai tietoa. Sopijaosapuolen on välittömästi lopetettava toiselta sopijaosapuolelta saamansa luottamuksellisen aineiston ja tietojen käyttäminen sekä, ellei erikseen sovita aineiston hävittämisestä, palautettava kyseinen aineisto kaikkine kopioineen kun sopimus päättyy tai kun sopijaosapuoli ei enää tarvitse kyseistä aineistoa tai kyseisiä tietoja sopimuksen mukaiseen tarkoitukseen. Kummallakin sopijaosapuolella on kuitenkin oikeus säilyttää lain tai viranomaisten määräysten edellyttämät kopiot. Mikäli on epäselvää, onko jokin sopijaosapuolten tietoonsa saama seikka luottamuksellinen, on tieto katsottava luottamukselliseksi. Salassapitovelvollisuuden rikkomisena ei pidetä viranomaisten velvoittavan määräyksen vuoksi tapahtuvaa tietojen luovuttamista viranomaisille tai muulle taholle. Hankintaan sovelletaan julkisten hankintojen yleisiä sopimusehtoja (JYSE 2009 PALVELUT). Sopimuskappaleet Sopimusasiakirjojen pätemisjärjestys Tämä sopimus on tehty kahtena samanlaisena kappaleena. Tämä sopimus Tarjouspyyntö pvm Tarjous pvm (tarjouspyynnön mukaisessa laajuudessaan) Julkisten hankintojen yleiset sopimusehdot (JYSE 2009 PALVELUT).
TARJOUSPYYNTÖ / LIITE 3 10 (10) Espoossa Espoon kaupunki Palveluliiketoimi Toimittaja Mauri Suuperko liiketoimintajohtaja nimi titteli