Erasmus+ Mobility Tool Webinaari Erasmus tiimi CIMO 13.5.2016
Esityksen sisältö Yleistä Kirjautuminen MT+ käyttöliittymä Käsinsyöttö CSV-viennistä XLS, XLSX Vastauksia kysymyksiin SMS SMP STA STT
Yleistä 1/2 Mobility Toolin avulla raportoidaan Erasmus+ ohjelman liikkuvuusjaksoja ja budjetin käyttöä, sisäänrakennettuna myös loppuraportti rahoituskauden päättyessä Järjestelmään syötetään korkeakoulun kaikki Erasmus+ - partnerit ja kaikkien ohjelman kautta liikkuneiden opiskelijoiden ja henkilökunnan ulkomaanjaksojen tiedot; mm. kuka liikkuu, mihin kohteeseen, kuinka pitkäksi aikaa ja minkä suuruisen apurahan liikkuja saa. Kaikki E+ -liikkuvuusjaksolla olleet saavat täytettäväkseen EU Surveyn/Participant reportin. Korkeakoulut saavat suoraan mobility toolin liikkuja-välilehdeltä (mobilities) koosteen lähtevien opiskelijoiden liikkujapalautteesta. Kansalliset toimistot hallinnoivat ja seuraavat korkeakouluille myönnetyn käyttöä ja liikkuvuusjaksojen kelpoisuutta
Yleistä 2/2 Kun korkeakoulu raportoi CIMOlle ongelmista, testaamme ensin omin voimin ja jos emme löydä ratkaisua, ilmoitamme eteenpäin komission ITtukeen vastaukset kestävät muutamasta päivästä viikkoihin. Kansalliset toimistot eivät useimmiten saa tietoa päivityksistä korjauksista tms.
Kirjautuminen Kirjautuminen Mobility Tool+:aan osoitteessa https://webgate.ec.europa.eu/eac/mobility Kirjautumiseen käytetään ECAS-tunnuksia (European Commission Authentication Service), jotka voi luoda osoitteessa https://webgate.ec.europa.eu/cas/ Ohjevideo ECAS-tunnuksen luomiseen: http://www.cimo.fi/erasmusplus/ohjelmat/erasmusplus_ohjelmaosio/ohjelmat/erasmusplus/video_ohjeita Sähköpostiosoitteen oltava sama kuin hakemuksessa (tai muutos ilmoitettu CIMOon) Älä jaa tunnuksiasi muille, vaan luo hankkeelle tarvittaessa uusia MT+ -käyttäjiä
7 Aloitusnäkymä: 1) Näkymä hankelistauksesta 2) Käyttöliittymän kielen valinta (ei tuettu suomeksi) 3) Käyttäjän organisaatio 4) Kuvaus MT:stä 5) Listaus hankkeista, joihin käyttäjällä on pääsy Klikkaa hankkeen sopimusnumeroa, jotta pääset katsomaan ja/tai muokkaamaan hankkeen tietoja. 6) Käyttäjän rooli ko. hankkeessa 7) Poistuminen järjestelmästä (Log out)
Käyttäjien hallinta 1/2 Hankkeen yhteyshenkilö voi luoda käyttöoikeuksia muille henkilöille Oman organisaation henkilöstölle myös muokkausoikeudet Partneriorganisaation yhteyshenkilöille voi luoda vain katseluoikeudet (ei tarpeen KA107:ssa) Harkitse tarkkaan, kenelle myönnät eri käyttöoikeudet ja huolehdi riittävästä perehdytyksestä Koordinoiva organisaatio on vastuussa tietojen syöttämisestä ja oikeellisuudesta Muut käyttäjät kirjatuvat omilla ECAS-tunnuksillaan (jos tunnus jo olemassa, myönnä käyttöoikeudet ECAStunnusta vastaavalla sähköpostiosoitteella)
Tärkeät dokumentit ja ohjeet Mobility Tool+ Guide for Beneficiaries, jossa selkeät ja yksityiskohtaiset ohjeet! MT+ -raportointialustan aloitussivulla sisältää upotettuna myös ohjevideoita hyvä opas, kannattaa tutustua!!! CIMOn KA107 osallistujalle sivulla: (http://www.cimo.fi/ohjelmat/erasmusplus/korkeakoulutukselle/avaintoimi _1_globaali_liikkuvuus/osallistujalle/hallinnointi_ja_sopimusliitteet_2015_ 201)
Käyttöliittymästä
Käsinsyöttö ja csv-vienti
SMS-SMP csv-viennistä, XLS, XLSX CSV-sarake MT Erasmus+ Huomioita 2014-2020 B Activity type SMS-P SMP-P SMS-P SMP-P G Participant Date of Birth DD-MM-YYYY J L Nationality codes = Country codes (UK;UK) Disadvantaged Background = pakollinen (YES/NO) Samat maa- ja kansallisuuksia koskevat koodit NB! E+, Greece = EL LLP, Greece = GR *YES/NO YES/SMS = perhellisten tukea varten, tällöin täytä tukisumma/kk myös kohtaan Disadvantaged participants monthly top-up. M Previous Participation in Erasmus at the Same Level of Study (Months)* *Pakollinen kenttä E+ vaihtokuukausien määrä, joka on suoritettu samalla tutkintotasolla Q Field of Education MT+ Datadictionary 0-alkuiset koodit. Vinkki: Tallenna excel-muodossa liikkujadata koneellesi ja viedessä MT:iin muuta vasta csv-muotoon. Älä sulje csv-tiedostoa viennin välillä. Only fields of education with 4 digits must be used.
SMS-SMP csv-viennistä, XLS, XLSX CSV-sarake T U AD AU AV MT Erasmus+ 2014-2020 Sending organisation co-beneficiary *YES/NO Sending organisation ID 2 vaihtoehtoa: - Erasmus-koodi - ******-ORG-00001 *kohtiin Project ID:n 6 vikaa numeroa Muuten kaikilla sama loppuosa Sending Organisation type (if no PIC) Receiving Organisation Co-Beneficiary *YES/NO Receiving Organisation ID 2 vaihtoehtoa: - Erasmus-koodi - ******-ORG-0000* ******kohtiin Project ID:n 6 vikaa numeroa *kasvava numero 2 sitä mukaan, mitä, partnereita lisätään Huomioita Vain koordinaattori on konsortion jäsen! Uusi kenttä* Suositus: käytä Erasmus-koodia Mobility Tool Organisations - Org. ID Uudet koodit. Ks. Data dictionary Uusi kenttä* Jos vastaanottavataho on liikkuvuuskonsortion jäsen Uusi kenttä muodossa* - Suositus: käytä Erasmus-koodia - Jos käytät toista koodi-vaihtoehtoa, muista aina sama koodi kaikilla liikkujilla, jotka lähtevät samaan organisaatioon!
SMS-SMP csv-viennistä, XLS, XLSX CSV-sarake MT Erasmus+ Huomioita 2014-2020 AX Receiving Parner Erasmus Code NB! Maatunnus yksikirjaiminen = 2 väliä + koodin loppuosa Maatunnus kaksikirjaiminen = 1 väli + koodin loppuosa BL Sending Organisation Region/ Receiving Organisation Region (if no PIC) = NUTS regions Katso koodit "Data Dictionary", jos ei tule PICkoodin takaa. BW-BY Sending City Receiving City (Pakollinen SMP ja SMS) Pakolliset kentät myös SMS osalta Ks. Kaupunki Erasmus-koodista CA Distance Band *BAND_10 Pakollinen kenttä toistaiseksi SMS/SMP
SMS-SMP apurahan laskeminen - CSV-taulukolla liikkuvuuksia viedessä Mobility Tool iin - järjestelmä laskee apurahan suuruuden automaattisesti CSV-sarake CP CQ CS MT Erasmus+ 2014-2020 Monthly Grant Syötetään MT:iin 200-400 euroa Traineeship monthly top-up Syötetään MT:iin 100-200 euroa EU Individual Support Total Laskee automaattisesti Huomioita Pakollinen kenttä. NB! Korkeakoulujen kiinteät apurahat sopimuskausittain. Pakollinen harjoitteluvaihdoissa / SMP MT laskee automaattisesti vaihdon alku- ja loppupäivämäärien, kuukausiapurahan (harjoitteluapurahan/kk; perheellisten sekä esteettömyystuen) mukaan CW CX EU Mobility Total Grant Calculated Laskee automaattisesti EU Mobility Total Grant Adjusted MT laskee automaattisesti vaihdon alku- ja loppupäivämäärien, kuukausiapurahan (harjoitteluapurahan/kk; perheellisten sekä esteettömyystuen) mukaan Voidaan käyttää vain, jos apurahan suuruus eroaa +/- max. 5 päivää MT:n laskemasta!
STA-STT ja csv-vienti CSV-sarake B D MT Erasmus+ 2014-2020 Activity type HE-STT-P HE-STA-P Type of Staff training W:J:T:O Huomioita ks. Data dictionary, N Invited Staff from Enterprise *YES/NO BY Receiving city Pakollinen kenttä E+ Pakollinen BZ Distance Band Pakollinen kenttä E+ Komission välimatkalaskuri: http://ec.europa.eu/programmes/erasmusplus/tools/distance_en.htm Ks. Data Dictionary CE CH Travel Days Matkustuspäivien lkm. Total Number of Teaching Hours Väh. 8 h/vko Pakollinen kenttä E+ HUOM! Opetustuntien vähimmäismäärä E+ - ohjelmassa 8h!
STA-STT apurahan laskeminen - CSV-taulukolla liikkuvuuksia viedessä MT:iin - järjestelmä laskee apurahan suuruuden automaattisesti CSV-sarake CI;CJ MT Erasmus+ 2014-2020 Daily grant (1-14 days );(15-60 days) Group A-D Interruption or Zero-Grant Duration (days) Effective Duration (days) EU Individual Support Total EU Mobility Total Grant Calculated EU Mobility Total Grant Adjusted Huomioita Ks. Oleskelutuen euromäärä maaryhmittäin/päivä Ks. Liikkuvuusoppaasta korkeakouluille Vaihtopäivien lkm. ilman oleskelutukea Zero Grant (YES/NO) liikkuvuus 0- apurahalla Laskee automaattisesti. STA-STT min. 2 päivää max. 62 päivää Laskee automaattisesti oleskelupäivien ja päiväkohtaisten tukisummien perusteella oleskelutuen suuruuden Laskee automaattisesti oleskelu- ja matkatuen sekä apurahattomien päivien perusteella apurahan suuruuden Voidaan käyttää, jos apurahan suuruus eroaa +/- max. 5 päivää MT:n laskemasta
Vastauksia kysymyksiin???? Kiitos! erasmus@cimo.fi