TARJOUSPYYNTÖ 1/13 TARJOUSPYYNTÖ KYLMISTÄ KOTIATERIOISTA KULJETETTUNA KOHTEISIIN Seutukeskus Oy Häme pyytää Hattulan kunnan toimeksiannosta tarjoustanne tämän tarjouspyynnön mukaisista kylmistä kotiaterioista sisältäen niiden kuljetuksen vanhusten koteihin sekä mahdollisiin muihin kohteisiin. Sopimuskausi on 1.1.2012-31.12.2014 sekä kaksi (2) optiovuotta. Sopimuksen alkaa aikaisintaan kun hankintapäätös on saanut lainvoiman. Sopimustoimittajaksi valitaan yksi toimittaja. Hankinnan kohde ja laajuus Hankinnan kohteena ovat kylmät kotiateriat kuljetettuna kohteisiin tämän tarjouspyynnön ja sen liitteiden mukaisesti. Kotiateriat kylminä kuljetettuna seuraaviin kohteisiin: Kohde Pudotuspisteet Asiakkaat Ateriaa/vko (arvio) Vanhusten ruokakuljetus 30 41 300 Heikinkuja 1 2-5 30 Yhteensä n. 300 ateriaa/vko. Kylmien kotiaterioiden kriteerit ja laatuvaatimukset on kerrottu liitteessä 1. Kotiaterioiden kuljetusta koskevat kriteerit ja vaatimukset on kerrottu liitteessä 2. Tarjouspyynnön yhteydessä vaaditaan esitys menettelystä, jolla varmistutaan siitä, että ateria säilyy koko kuljetuksen ajan alle + 8 asteen lämpötilassa. Esitys voi sisältää esim. kylmäkuljetuksen, kylmäpattereiden käytön, kylmävaunujen ja lyhyen reitityksen kombinaatioita. Palveluntuottaja hankkii ja vastaa asianmukaisista kuljetuspakkauksista (esim. stryroxlaatikko, iso laatikko 640 X 390 ja pieni 400 X 330). sekä kylmähallintaan varattavasta mahdollisesta muusta kalustosta. Toiminnan alkaessa ja sen aikana kylmäketjua tullaan valvomaan esim. mittaamalla viimeisen toimitetun aterian lämpötila. Palveluntuottajan on lisäksi valvottava kylmäketjua. Kuljetus tapahtuu arkipäivinä, siten että jokaiselle asiakkaalle on 1-2 kuljetusta viikossa. Tarjoaja tarjoaa reitityksen ja palvelun siten, että liitteen 3 mukaisille toiminta-alueille toimitetaan ateria klo 08.00. ja 18.00. välisenä aikana. Tämän toiminta-ajan puitteissa osoitteille annetaan alustava toimitusaika. Solmittava sopimus ei sisällä määräostovelvoitetta (tarvittavat tarjouspyynnön mukaiset ateriat kuitenkin sitoudutaan hankkimaan nyt valittavalta toimittajilta). Tarjouksen tekemistä varten tässä tarjouspyynnössä ilmoitetut ateriamäärät ovat arvioita ja lopullisten tilausten määrä voi olla suurempi tai pienempi.
TARJOUSPYYNTÖ 2/13 Pidätetään oikeus hankkia valituilta toimittajilta myös muita kuin hinnoitteluliitteessä mainittuja tuotteita tai palveluita (esim. muita aterioita) ilman erillistä tarjouskilpailua. Hankintamenettely Hankintaan käytetään avointa menettelyä. Kyseessä on EU-kynnysarvon ylittävä hankinta. Hankinnasta on tallennettu ilmoitus HILMA-palveluun. Hankintapäätöksen jälkeen tilaaja tulee käymään valitun toimittajan kanssa yksityiskohtaiset kahdenväliset hankintaneuvottelut. Neuvottelujen tarkoituksena on hankintasopimuksen yksityiskohtien täsmentäminen. Hankintamenettelyn tarkoitus on vahvistaa kaikki hankintaan liittyvät ehdot. Tarjousten käsittely: 1. Tarjoajan soveltuvuuden tarkastaminen (mukaan lukien tarjouksen tarjouspyynnön mukaisuus) 2. Tarjousvertailu 3. Hankintapäätös Hankinnassa noudatetaan lakia julkisista hankinnoista (348/2007). Asiakirjojen julkisuus Hankinta-asiakirjat ovat asiakirjojen julkisuutta koskevan lainsäädännön mukaan pääsääntöisesti julkisia. Hankintapäätös ja sen liitteet ovat julkisia päätöksen allekirjoituksen jälkeen. Muut hankinta-asiakirjat ovat julkisia sopimuksen teon jälkeen. Tarjoajalla on oikeus saada tieto asiansa käsittelyyn liittyvistä hankinta-asiakirjoista päätöksen allekirjoittamisen jälkeen. Tarjousasiakirjojen julkisuutta säätelee laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta (621/1999). Hankintaan osallistuvan yrityksen toimittamat tarjousasiakirjat ja tiedot tulevat pääsääntöisesti julkisiksi tai asianosaisjulkisiksi hankintaprosessin yhteydessä. Tarjouksen tai tarjousten valintaperusteet, hinnat ja muu sisältö siltä osin kuin ne eivät sisällä salassa pidettävää tietoa tulevat julkisiksi. Tältä osin tarjoajia pyydetään kuitenkin huomioimaan, että muiden tarjoajien tarjousasiakirjat tulevat asianosaisjulkisiksi vain siltä osin kuin ne vaikuttavat tarjoajan asian käsittelyyn. Tarjoajaa pyydetään merkitsemään toimittamaansa aineistoon selkeästi, mitkä tiedot se katsoo kuuluvan liike- tai ammattisalaisuuden piiriin. Tämän jälkeen hankintayksikkö tekee erillisen päätöksen mahdollisesta salassapidosta. Saatujen tarjousasiakirjojen kopioinnista ja lähettämisestä tietoa pyytäneelle veloitetaan keskimääräisinä käsittelykuluina 50 per tarjous. Hyväksytyt tarjoukset kopioidaan veloituksetta. Sopimusehdot Hankinnassa noudatetaan ensisijaisesti tarjouspyynnön mukaisia ehtoja. Toissijaisesti noudatetaan julkisten hankintojen yleisiä sopimusehtoja (JYSE 2009 TAVARAT, kuljetuksen osalta JYSE 2009 PALVELUT). Tarjoaja ei saa liittää tarjouksensa liitteeksi omia tai oman alansa sopimusehtoja. Tarjoajan omat tai tarjoajan oman alan ehdot otetaan sopimukseen mukaan soveltuvin osin ja tästä sovitaan tarkemmin sopimusneuvotteluissa. Osatarjouksia ei hyväksytä. Vaihtoehtoisia tarjouksia ei hyväksytä. Pidätetään oikeus olla hyväksymättä mitään annetuista tarjouksista. Pidätetään oikeus keskeyttää hankinta, jos yhtään tarjousta ei ole hyväksytty. Pidätetään oikeus keskeyttää hankinta jos saadaan vain yksi (1) hyväksyttävissä oleva tarjous tai jos hankintayksikön käytössä olevat rahat eivät riitä hankinnan toteuttamiseen. Pidätetään oikeus keskeyttää hankinta, jos tarjouspyynnössä ilmenee jälkikäteen virhe, joka ei ole mahdollistanut tarjoajien tasapuolista kohtelua tai jos toimintaympäristössä on tapahtunut sellaisia muutoksia, joiden perusteella tarjouspyyntö ei ole omiaan
TARJOUSPYYNTÖ 3/13 tuottamaan tarkoituksenmukaista ratkaisua. Muulta osin pidätetään oikeus keskeyttää hankinta muissa lainsäädännön sallimissa rajoissa. Tarjoajalla ei ole oikeutta vaatia ostajalta korvausta tarjouksen tekemisestä. Tarjoaja sitoutuu tarjouksen jättäessään automaattisesti tässä tarjouspyynnössä esitettyihin ehtoihin. Hankintayksiköillä on oikeuskäytännössä katsottu olevan velvollisuus hylätä tarjoukset, jotka eivät ole tarjouspyynnön mukaisia tai eivät täytä tarjouspyynnön mukaisia ehtoja sekä tarjoukset, jotka eivät ole saapuneet määräaikaan mennessä. Asiakirjojen pätevyysjärjestys: 1. Sopimus 2. Sopimuksen liitteet 3. Tarjouspyyntö liitteineen 4. Julkisten hankintojen yleiset sopimusehdot, JYSE 2009 PALVELUT 5. Tarjous liitteineen (tarjouksessa annetut tiedot tulevat osaksi sopimusta) Hankintasopimus laaditaan tilaajan (eli tarjouksen pyytäjän) sopimuspohjalle. Hankintapäätös ei luo sopimussuhdetta ostajan ja myyjän välille. Hankintapäätös tai muu vastaus ei ole oikeustoimilain tarkoittama tarjouksen ehdoton hyväksyminen vaan sopimus syntyy sopimusasiakirjan allekirjoituksella, joka tehdään kun hankintapäätös on saanut lainvoiman. Sopimus, joka tulee voimaan sopimuksessa määritettynä ajankohtana, on voimassa sopimuskauden ajan, ellei sitä tilaajan toimesta pureta. Purkaminen voi perustua vain myyjän sopimusrikkomukseen (mm. toistuva sovitun palvelutason alitus). Varsinaisen sopimuskauden jälkeen hankintayksiköllä on oikeus jatkaa sopimusta kahdella yhden vuoden mittaisella optiolla. Optiovuosien käyttämisestä päätetään erikseen viimeistään 4 kuukautta ennen sen alkamista. Toimittajan on ilmoitettava haluamistaan hintamuutoksista tilaajalle viimeistään 6 kuukautta ennen optiovuoden käyttöön ottamista. Molemmilla sopijapuolilla on oikeus kieltäytyä optiovuodesta. Hankintayksikkö pidättää oikeuden jatkaa sopimuskautta aina siihen asti, kunnes tämän tuoteryhmän seuraavan julkisen tarjouskilpailun hankintapäätös on saanut lainvoiman. Sopimuskauden jatkamisesta ja jatkamisen yksityiskohdista neuvotellaan aina sopimuskumppanin kanssa erikseen. Sopimustoimittajalla ei ole oikeutta siirtää tehtyä hankintasopimusta kolmannelle osapuolelle ilman ostajan kirjallista suostumusta. Tarjoaja on vahingonkorvausvelvollinen, jos ei kykene järjestämään sopimuksen mukaisia palveluja sopimusaikana. Hankintayksiköllä ei ole velvollisuutta maksaa täyttä hintaa puutteellisesta palvelusta. Sopimusvelvoitteiden täyttämisessä todetut puutteet ratkaistaan ensisijaisesti sopijapuolten välisin neuvotteluin, joissa pyritään sopimaan välittömästä virheen oikaisemisesta, yhteisesti hyväksytystä sopimuksen tulkinnasta sekä osoitetun vahingon korvaamisesta toiselle sopijapuolelle. Sopimustoimittajalla ei ole oikeutta minkäänlaisiin korvauksiin, mikäli purkaminen tapahtuu heikkoon palvelutasoon / toimimattomaan palveluun vedoten. Purkamisperusteeksi riittää tilaajan toimesta todennettu sovitun palvelutason toistuva alitus, jos palvelun tarjoaja ei ole kirjallisista huomautuksista huolimatta nostanut palvelutasoaan sopimuksen mukaiselle tasolle.
Hinnat ja hinnoittelumekanismi, hinnanmuutokset TARJOUSPYYNTÖ 4/13 Edellä mainittuihin vahinkojen korvaamisiin ei ole velvollisuutta, mikäli julkisten hankintojen yleisten sopimusehtojen (JYSE 2009 PALVELUT) mukainen vapauttamisperuste (force majeure) on estänyt sopimusvelvoitteiden täyttämisen. Mahdollisista sopimusmuutoksista neuvotellaan osapuolten kesken ja niistä sovitaan kirjallisesti. Lisäys tai muutos sopimukseen on sitova vain, jos siitä on sovittu kirjallisesti. Sopimuksen oikeuspaikkana on Hämeenlinnan käräjäoikeus. Tuotettavien palveluiden osalta palveluntuottaja sitoutuu noudattamaan henkilötietolakia (523/99) ja muita voimassa olevia lakeja, viranomaismääräyksiä sekä asetuksia. Tarjouspyynnön liitteenä on Excel -muotoinen tarjous- ja hinnoittelulomake (liite nro 4). Hinnat on ilmoitettava euroina ( ) ilman arvonlisäveroa. Sopimuskauden aikana voidaan lisätä ja poistaa asiakkaita ilman kustannusvaikutuksia, mikäli lisäys/poisto ei vaikuta merkittävästi reitin pituuteen tai ylitä aikataulutusta. Hinnat ovat voimassa kiinteinä 31.12.2012 asti. Tämän jälkeen mahdollisista hintamuutoksista tulee ilmoittaa 4 kk ennen esitettyä muutoksen voimaanastumista kirjallisena tai sähköpostilla. Muutosesitykset tulee perustella ja perusteettomia hintamuutoksia ei hyväksytä. Tarjottujen hintojen tulee sisältää kaikki toimittajalle aiheutuvat kustannukset. Mitään muita maksuja ja veloituksia ei hyväksytä (esim. pienlaskutus-/toimituslisiä, toimitus- /käsittelymaksuja, toimistomaksuja yms. maksuja). Tilaaja maksaa vain hinnoitteluliitteellä tarjotun hinnan, ei mitään muita hankinnasta aiheutuvia maksuja. Mm. erikoisruokavalioiden hinnoittelu ei saa poiketa hinnoitteluliitteen hinnoista. Mahdollisesti ostettavista lisäpalveluista myyjällä on luonnollisesti oikeus veloittaa etukäteen sovittu tapauskohtainen hinta. Tarjoukseen ei saa liittää mitään hinta- ym. varaumia. Laatu- ja ympäristöjärjestelmä Tarjoajan on toimittava voimassa olevien lakien ja määräysten mukaisesti. Tarjoaja vastaa tältä osin koko tarjouksestaan ja sen mukaisesta toiminnasta, mukaan lukien mahdollisista alihankkijoistaan ja muista yhteistyökumppaneistaan. Alihankinta Toimitusehto Toimittaja vastaa mahdollisesta alihankkijan työstä ja tuloksista kuin omistaan TOP tilaajan ilmoittama osoite FINNTERMS 2001, toimitetaan sisätiloihin tilaajan osoittamaan paikkaan. Pientoimituslisää ei hyväksytä. Vanhusten ruokapalvelun asiakkaiden tarkat toimitusosoitteet toimitetaan ennen sopimuskauden alkua toimittajalle. Toimitusaika ja toimitusaikasanktio, sopimussakot/-sanktiot Kuljetus tapahtuu arkipäivinä, siten että jokaiselle asiakkaalle on 1-2 kuljetusta viikossa. Tarkemmat toimituspäivät sovitaan tilaajan ja toimittajan kanssa yhteistyössä. Toimituksen viivästyessä sopimuksen mukaisesta toimitusajasta, palvelun tilaajalla on oikeus hankkia ateriat haluamastaan paikasta hankintahinnasta riippumatta
TARJOUSPYYNTÖ 5/13 palveluntarjoajan maksaessa tilaajan hankintahinnan ja oman tarjouksensa välisen erotuksen, niin kauan kunnes toimittaja pystyy taas toimittamaan ateriat sopimuksen mukaisesti. Maksuehto Laskutus Maksuehto on 21 pv netto. Muuta maksuehtoa ei voi tarjota. Viivästyskorko korkolain mukaan. Laskutusosoite: Hattulan kunta PL 1000, 13101 Hämeenlinna Kaikki laskutettavat kustannukset perustuvat tarjouspyyntöön ja annettuun tarjoukseen. Laskutuslisiä tms. kustannuksia ei hyväksytä. Laskutus kahden viikon välein koontilaskuna jälkikäteen. Laskut on kyettävä myös toimittamaan verkkolaskuina ilman eri veloitusta sopimuskauden alkaessa. Soveltuvuus-, valinta- ja vertailuperusteet Soveltuvuusehdot on esitetty liitteessä nro 5. Valintaperuste ja vertailuperusteet on esitetty liitteessä nro 6. Hankintapäätös ja -sopimus Hattulan kunta tekee hankinnasta hankintapäätöksen ja -sopimuksen. Sopimus tehdään vain valitun toimittajan kanssa, eikä siihen lähtökohtaisesti sisällytetä kolmatta osapuolta. Sopimuksen tarkoitus on kokonaiskustannuksiltaan edullisimman toimintamallin toteuttaminen. Sopimuksen yksityiskohtia voidaan sopimuksen voimassaoloaikana yhteisesti sopien tarkistaa ilman koko sopimuksen purkamista/irtisanomista. Päätös tulee sitovaksi, kun se tulee lainvoimaiseksi ja sopimus on allekirjoitettu. Tilaaja voi halutessaan käyttää valitsemaansa konsulttia tai konsultteja apuna tarjousten vertailussa ja hankintaprosessissa. Tarjouskilpailuun liittyvät kysymykset Tarjouksessa esitettävät tiedot Tarjouspyyntöön ja sen sisältöön liittyvät kysymykset tulee toimittaa sähköpostitse osoitteeseen johanna.tuomola@seutukeskus.fi, 18.11.2011 klo 14 mennessä. Viestin otsikoksi tulee merkitä Kysymykset kylmistä kotiaterioista kuljetettuna kohteisiin. Kysymyksiin laaditaan kirjallinen vastaus niiden käsittelyn jälkeen. Kysymykset ja niihin annetut vastaukset julkaistaan hankintayksikön internet-sivuilla viimeistään 6 päivää ennen tarjousten jättöajan umpeutumista osoitteessa: http://www.seutukeskus.net/portal/palvelut/hankintapalvelut/tarjouskilpailut/. Tarjous tehdään liitteen nro 4 mukaisesti tarjouslomakkeella. Tarjoajan ei tule toimittaa mitään muita tietoja kuin tarjous- ja hinnoittelulomake täytettynä sekä ne selvitykset ja asiakirjat, jotka vaaditaan tarjouslomakkeessa toimitettaviksi, koska muilla tiedoilla ei voi kuitenkaan olla mitään vaikutusta tarjousvertailuun. TARJOAJAN TULEE VASTATA VAIN SIIHEN, MITÄ ON KYSYTTY JA NIIN KUIN ON KYSYTTY. Erityistä huolellisuutta tulee kohdistaa siihen, että tarjousja hinnoittelulomake on ohjeiden mukaisesti täytetty. Tarjoaja ei saa liittää tarjoukseen mukaan omia tai oman alansa yleisiä toimitusehtoja, koska ne ovat todennäköisesti tämän tarjouspyynnön ehtojen vastaisia.
TARJOUSPYYNTÖ 6/13 Tarjoaja voi tarjota tarjouksessaan parempaa laatua kuin on pyydetty, mutta tällöin on tiedostettava se, että tarjoukset vertaillaan vain tarjouspyynnössä esitellyin perustein, eikä paremmasta laadusta välttämättä tarjousvertailussa hyvitetä. Tarjouksen liitteineen tulee olla virallisesti allekirjoituksella/-kirjoituksilla vahvistettu. Tarjoaja on vastuussa siitä, että tarjouksen on allekirjoittanut toimivaltainen henkilö. Vastausaika Vastausosoitteet 8.12.2011 klo 14.00 mennessä, josta tarjouksen tulee olla sitovana voimassa vähintään 6 kuukautta. Tarjoaja sitoutuu tarjouksen antaessaan tämän tarjouspyynnön mukaisiin ehtoihin. Tarjous liitteineen tulee palauttaa sähköpostitse. Tarjous tulee tehdä suomen kielellä. Palvelu sopimusaikana on annettava sujuvalla suomen kielellä. sähköposti: johanna.tuomola@seutukeskus.fi Viestiin tulee merkitä Tarjous kylmistä kotiaterioista kuljetettuna kohteisiin SEUTUKESKUS OY HÄME Hankinta- ja kilpailuttamisyksikkö psta Jussi Oksa hankintajohtaja LIITTEET 1. Kylmien kotiaterioiden kriteerit ja laatuvaatimukset 2. Kotiaterioiden kuljetusta koskevat kriteerit ja vaatimukset 3. kuljetuspisteet postinumeroittain 4. tarjous- ja hinnoittelulomake 5. soveltuvuusehdot 6. valinta- ja vertailuperusteet 7. kuuden viikon kiertävä ruokalista
Kylmien kotiaterioiden kriteerit ja laatuvaatimukset TARJOUSPYYNTÖ 7/13 LIITE 1 Toimitettavien aterioiden tulee täyttää asiakaskunnan huomioivat valtakunnalliset valtion ravitsemusneuvottelukunnan suositukset. Palvelun tilaaja valvoo ruokasuositusten noudattamista sopimusaikana pistokokein ja asiakastyytyväisyyskyselyin. Mikäli ruoan laadussa havaitaan poikkeamia suosituksiin nähden, on palvelun tilaajalla oikeus purkaa/irtisanoa sopimus sopimusrikkomukseen vedoten, mikäli kirjallisten huomautusten jälkeen ruoan laadussa on edelleen poikkeamia. Lisäksi palveluntuottaja on velvollinen maksamaan sopimussakkoa erikseen sovittavan määrän, joka on verrannollinen palvelun toteutuneeseen kuukausilaskutukseen. Ateriat tulee pakata läpinäkyvään, helposti avattavaan rasiaan, joka on valmistettu kierrätyskelpoisesta materiaalista. Pakkauksessa on oltava selkeällä tekstillä tuoteseloste sekä viimeinen käyttöpäivä. Säilytys- ja kuljetuslämpötilan on oltava alle + 4 astetta. Näissä olosuhteissa aterioiden on säilyttävä toimituspäivästä laskettuna vähintään kymmenen (10) päivää. Säilyvyys tulee olla testattu laboratoriotestein. Tilaus-toimitusprosessi Tilaukset tehdään viimeistään neljä päivää ennen toimituspäivää ja tilaukset lähetetään sähköpostitse (sähköpostin liitetiedostona). Tilaukset pyritään mahdollisesti tulevaisuudessa tekemään sähköisesti. Mikäli toimitus viivästyy sovitusta, on siitä aina ilmoitettava välittömästi tilaajalle. Ateriakoostumukset 4-6 viikon kiertävä ruokalista - Liitteessä 7 on suuntaa antava Hattulan kuuden viikon ruokalista. Tarjoaja voi kuitenkin esittää oman ehdotuksensa ruokalistasta. o sopimusaikana on mahdollista kehittää ruokalistaa yhteistyössä tilaajan kanssa - Aterioissa vähintään 28 lounaan, 28 kevytlounaan (keitto/laatikko) sekä 20 jälkiruoan valikoima - Hankittavat ateriat eivät sisällä leipiä, ravintorasvoja ja juomia - Ikäihmisten makumieltymykset ja ravitsemussuositukset huomioitava (Ravitsemushoito ja ruokailu (2009) mukaisesti) o Mm. seuraavat asiat huomioitava: ei voimakkaasti maustettuja, jälkiruoat riittävän makeita ja ruoka rakenteeltaan pehmeää (helposti syötävää) - juhlapyhät (vähintään pääsiäinen, vappu, juhannus ja joulu) on huomioitava siten, että ruokalistalla on juhlapyhinä arjesta poikkeava juhlavampi ateria - ruokalistan soveltuvuus erityisruokavalioihin o perusruoan oltava vähälaktoosista o lisäksi oltava tarjolla vaihtoehto ainakin seuraaville ruokavalioille: keliakia, laktoositon, lehmänmaitoallergia, pehmeä, tehostettu ruokavalio, sileä sosemainen, karkea sosemainen, suolaton sekä näiden yhdistelmät Yhden peruslounaan keskimääräinen kalorimäärän on oltava 500 kcal neljän viikon listalla. Alla on listattu koko päivän ravintosisältö ja suluissa on kerrottu koko lounaan ohjearvot, joka siis sisältää myös leivän, ravintorasvan, juoman ja salaatin, jotka eivät sisälly tähän hankintaan. Ravintosisältö koko päivä (lounas 25-30% päivän energiatarpeesta) - energiaa 1800 kcal (600 kcal koko lounas, 500 kcal ei.sis. leipä, ravintorasva, juoma ja salaatti) - proteiinia 15-20% (20-25g/ koko lounas) - rasvaa 30-35% (tyydyttyneitä alle 10%, monityydyttymättömät 5-10%) (yht. 20-25g/ koko lounas) - hiilihydraatti 50-55% (100g/ koko lounas, sis.sokerin) - kuitu 25-35g/ vrk (10-12g/ koko lounas) - suolaa 5-8 g/ vrk (max. 2 g/ koko lounas)
Kotiaterioiden kuljetusta koskevat kriteerit ja vaatimukset TARJOUSPYYNTÖ 8/13 LIITE 2 Kuljetushenkilöstön tulee huomioida ruoankuljetuksen hygieniavaatimukset sekä toimia huolellisesti ja sovitussa aikataulussa. Kuljetushenkilöstöllä tulee olla suoritettuna hygieniapassi viimeistään sopimuskauden alkaessa. Kuljetuksen tarjoajan tulee osoittaa voimassa oleva todistus elintarvikevalvontaviranomaisten hyväksynnästä elintarvikekuljetuksiin ennen sopimuskauden alkua. Kuljetuksen tarjoajan tulee esittää toiminnalle varasuunnitelma seuraavissa usein toistuvissa poikkeustilanteissa: 1. Kuljettajan loma-aika 2. Kuljettajan sairastuminen 3. Kuljetuskaluston rikkoontuminen Kotiateriapakkauksen toimittaminen ateriapalveluasiakkaalle 1. Ateriapakkauksen toimittaminen asiakkaan asuntoon - aterian toimittamisessa edellytetään hyvää ja kunnioittavaa asiakaspalvelua - kuljettaja soittaa ovikelloa ennen asuntoon menemistä - kylmät ateriat laitetaan jääkaappiin 2. Avainten vastaanottaminen (Avainten hallinnasta sovitaan sopimusvaiheessa tarkemmin) - Asiakas luovuttaa kotiavaimensa kuljetusyritykselle kuittausta vastaan ennen ensimmäistä käyntiä. - kuljetusyritys huolehtii avainten säilytyksestä, siirtämisestä seuraavalle työntekijälle ja vastaa avaimen hukkumisen aiheuttamista kustannuksesta - asiakkaan poistuessa kotiateriapalvelun piiristä avain palautetaan asiakkaalle 3. Asiakkaan voinnin havainnointi - mikäli asiakas vaikuttaa huonovointiselta kuljettaja informoi asiasta sovittuun numeroon - mikäli asiakas ei ole kotona ja jääkaappiin kertyy avaamattomia ruokia, asiasta informoidaan välittömästi sovittuun numeroon 4. Muut palvelut ja ehdot - kuljettaja toimittaa asiakkaalle vaihtuvan ruokalistan ja muut tarvittavat dokumentit - kuljetukseen osallistuvalta henkilöstöltä edellytetään vaitiolositoumusta - kuljettajan on oltava luotettava ja rehellinen - kuljettaja ei saa ottaa asiakkaalta vastaan korvauksia tai lahjoja - palvelun tulee tapahtua suomeksi 5. Aterioiden toimitusajankohta - ateriat tulee toimittaa asiakkaille klo 8-18 välisenä aikana
Kuljetuspisteet postinumeroittain TARJOUSPYYNTÖ 9/13 LIITE 3 Pudotusten määrä postinumeroalueittain tarjouspyynnön julkaisuhetkellä: POSTINUMERO PUDOTUSTEN MÄÄRÄ 13720 25 13880 1 13900 2 14620 2 YHTEENSÄ 30
TARJOUS- JA HINNOITTELULOMAKE TARJOUSPYYNTÖ 10/13 LIITE 4 Tarjouspyyntö, tarjouslomake, hinnoitteluliite ovat ladattavissa internetsivulta osoitteessa: http://www.seutukeskus.fi/portal/palvelut/hankintapalvelut/tarjouskilpailut/
SOVELTUVUUSEHDOT TARJOUSPYYNTÖ 11/13 LIITE 5 1. Tarjoajan taloudellinen suorituskyky Tarjoajan tulee antaa tarjouslomakkeella selvitys siitä, että sillä on riittävät taloudelliset edellytykset suoriutua hankittavien palveluiden tuottamisesta ja että se on huolehtinut lakisääteisistä velvoitteista kuten maksuunpannuista veroista ja työeläkelakien mukaisten maksujen maksamisesta. Tarjouslomakkeeseen on liitettävä viralliset todistukset: Tarjoaja on merkitty ennakkoperintärekisteriin ja työnantajarekisteriin sekä arvonlisäverolain mukaiseen arvonlisäverovelvollisten rekisteriin Tarjoaja on merkitty kaupparekisteriin Tarjoaja on suorittanut lainsäädännön mukaisten verojen maksamisen Tarjoaja on suorittanut työntekijän eläkelakien mukaiset maksut Selvitykset, todistukset ja kuvaukset eivät saa olla kolmea kuukautta vanhempia. Näiden selvitysten perusteella arvioidaan tarjoajan kelpoisuutta suoriutua hankinnan kohteen toteuttamisesta. 2. Kyky suoriutua tarjouspyynnön asettamista velvoitteista Tarjoajan tulee antaa tarjouslomakkeella selvitys seuraavista asioista Palvelu annetaan suomen kielellä Tarjoajalla tulee olla hyväksytty omavalvontasuunnitelma sopimuskauden alkaessa. Tarjoajalla on todistus elintarvikevalvontaviranomaisten hyväksynnästä elintarvikekuljetuksiin sopimuskauden alkaessa Kuljetuksen toteuttavalla henkilöstöllä on hygieniapassi sopimuksen alkaessa Tarjoajalla on riittävä kokemus ateriatoimitusten asianmukaisesta suorittamisesta. Luettelo tai lyhyt kuvaus (referenssitiedot) tärkeimmistä toimituksista, jotka tarjoaja on toteuttanut viimeksi kuluneen 3 vuoden aikana. Riittävänä kokemuksena pidetään yhden (1) vuoden kokemusta aterioiden valmistuksesta ja/tai toimituksista. Kuvaus varajärjestelmästä jolla taataan toimitusvarmuus kaikissa tilanteissa ruokapalveluiden toimitusten turvaamiseksi myös normaalioloista poikkeavissa tilanteissa on tärkeää, että aterioiden toimittajalla on dokumentoitu varajärjestelmä poikkeustilanteita, kuten laitteiden rikkoutumisia ja henkilöstön yllättäviä poissaoloja varten. Esitys menettelystä, jolla tarjoaja varmistuu siitä, että ateria säilyy koko kuljetuksen ajan alle +8 asteen lämpötilassa Näiden selvitysten perusteella arvioidaan tarjoajan kelpoisuutta suoriutua hankinnan kohteen toteuttamisesta. 3. Tarjouspyynnön ehdottomat vaatimukset Tarjoajan tulee tarjouslomakkeella antaa selvitys siitä, että se hyväksyy kilpailutusasiakirjoissa esitetyt vähimmäisvaatimukset. Lisäksi tarjouksen kelpoisuutta arvioidaan ottaen huomioon koko tarjouksen sisältö.
VALINTAPERUSTE JA VERTAILUPERUSTEET TARJOUSPYYNTÖ 12/13 LIITE 6 Valintaperuste on kokonaistaloudellinen edullisuus. Vertailukriteerit: - hinta (max pisteet 70) - laatutekijät (max pisteet 30) Hinta Edullisin hinta saa maksimipisteet ja muut lasketaan kaavalla: edullisin_hinta/vertailu_hinta*max_pisteet. Laatutekijät Laatutekijät pisteytetään toimitettavien näytteiden arvioinnin perusteella. Näytteistä arvioidaan ulkonäkö, haju, rakenne sekä maku (sis. suolaisuus) ja jokainen arvioitava asia pisteytetään asteikolla 1-5. Tämän lisäksi näyte perustellaan sanallisesti. Kaikkien arvioijien ja näytteiden pisteistä lasketaan kokonaiskeskiarvo (max. 5 pistettä) ja parhaimman kokonaiskeskiarvon saanut toimittaja saa kohdasta maksimipisteet, muut suhteutetaan siihen. Arvioitavat ruokalajit (max. 5 kappaletta) ilmoitetaan tarjoajille tarjousten avaamisen jälkeen ja näytteet on toimitettava viikon kuluessa pyynnöstä. Tarjoaja vastaa näytteiden valmistukseen ja toimittamiseen liittyvistä kustannuksista. Pidätetään oikeus hylätä tarjous, mikäli todetaan, että tarjousvertailuun toimitettu ruoka ei täytä asetettuja vaatimuksia. Mikäli sopimuskaudella toimitettava ruoka ei toistuvasti vastaa tarjousvertailuun toimitettua ruokaa, on tilaajalla oikeus purkaa sopimus ja saada vahingonkorvauksena korvaus uuden tarjouskilpailun järjestämisestä aiheutuvista kuluista. Eniten pisteitä (maksimipistemäärä 100 pistettä) saanut tarjous on kokonaistaloudellisesti edullisin.
KUUDEN VIIKON KIERTÄVÄ RUOKALISTA TARJOUSPYYNTÖ 13/13 LIITE 7 Kuuden viikon kiertävä ruokalista on ladattavissa internetsivulta osoitteessa: http://www.seutukeskus.fi/portal/palvelut/hankintapalvelut/tarjouskilpailut/