MATERIAALIHALLINTO 30.01.2017 16159P_TPYYNTÖ_KUNNOSSAPITO_SUURKEITTIÖLAITTEET TARJOUSPYYNTÖ SUURKEITTIÖLAITTEIDEN HUOLTO- JA KORJAUSPALVE- LUSTA, HANKINTA-ASIA NRO 16 159P Seinäjoen kaupungin materiaalihallinto pyytää sitovaa tarjoustanne suurkeittiölaitteiden huolto- ja korjauspalveluista tämän tarjouspyynnön ehtojen mukaisesti. Ilmoitus- ja hankintamenettely Kyseessä on kansallisen kynnysarvon ylittävä hankinta, josta ilmoitus Editan sähköiselle Hilma-ilmoituskanavalle on annettu 30.01.2017 (www.hankintailmoitukset.fi). Hankinta toteutetaan avoin menettelyä käyttäen ja kyseessä on puitejärjestely. Tarjouspyyntö on nähtävissä kaupungin internetsivuilla www.seinajoki.fi/hankinnat. 1. Sopimuskausi Sopimuskausi on sopimuksen allekirjoittamisesta 31.12.2018 saakka. Kaupunki varaa itselleen oikeuden halutessaan jatkaa sopimusta yhdellä (1) vuodella. 2. Hankinnan kohde ja palvelun kuvaus Kyseessä on Seinäjoen kaupungin eri yksiköissä käytettävien, höyryä kehittävien suurkeittiölaitteiden vuosihuolto sekä näiden lisäksi kaikkien muiden suurkeittiölaitteiden korjauspalvelu seuraavasti: 2.1 Vuosihuolto Höyryä kehittävien laitteiden (padat, uunit, astianpesukoneet, painekeittokaapit) vuosihuolto sisältäen mm. kalkinpoiston sekä tässä yhteydessä ilmenevien pienten korjaustarpeiden, mm. lampunvaihtojen suorittamisen. Astianpesukoneiden annostelijat huoltaa pesuainetoimittaja. Huollon yhteydessä ilmenevistä suuremmista korjaustarpeista on aina neuvoteltava keittiön vastuuhenkilöiden kanssa. Huollot tulee pyrkiä ensisijaisesti ajoittamaan siten, että kaikki tehtävään puitesopimukseen kuuluvat laitteet huolletaan yhdellä kertaa. Kaikkiaan huollettavia koneita on eri yksiköillä yhteensä n. 150, suuntaa antava laiteluettelo on liitteenä 1. Sopimuksen tulee kattaa myös luettelon ulkopuoliset laitteet. Huoltotöiden tulee koulujen osalta tapahtua koulujen loma-aikoina ja muiden osalta keittiön toimintoihin soveltuvana aikana, kuitenkin siten, että paikalla on laitteet tunteva henkilö. Keittiöiden vastuuhenkilöt ovat yhteydessä valittuun toimittajaan ja sopivat kullekin keittiölle sopivasta huoltoajankohdasta. 2.2. Korjauspalvelu Kaikkien suurkeittiölaitteiden korjauspalvelu arkipäivisin maanantaista perjantaihin, sisältäen sopimuskauden aikana ilmenevät korjaustarpeet. Korjauspalvelua tilattaessa tilaaja ilmoittaa korjaustarpeen kiireellisyyden eli halutaanko korjaus 24 vai 48 tunnin vasteajalla. Vasteajalla tarkoitetaan tässä sitä, että vika on todettu paikan päällä tai muutoin ja korjaustoimenpiteet on aloitettu tai esimerkiksi varaosa on tilattu. Mikäli korjaus- SEINÄJOEN KAUPUNKI KAUPUNGINKANSLIA Materiaalihallinto Tiedekatu 2, 2. krs (Frami D) PL 215, 60101 SEINÄJOKI p. 06 416 2111 (vaihde) www.seinajoki.fi 1
ilmoitus annetaan perjantaina tai pyhän aattona, on korjaus aloitettava seuraavana arkipäivänä. Vasteajan laskeminen aloitetaan siitä, kun toimittaja on kuitannut viasta ilmoittavan puhelun tai sähköpostin vastaanotetuksi. Samassa yhteydessä on ilmoitettava korjauksen arvioitu aloitusaika. Mikäli vasteaika ei toteudu, JYSEPalvelut2014 ehdoista poiketen vähennetään jokaiselta päättyneeltä vuorokaudelta korjauslaskusta 5 %, kuitenkin enintään 20%. Huollon ja korjauksen yhteydessä vaihdetuista varaosista sekä tehdyistä toimenpiteistä tulee toimittaa keittiöille kirjallinen tai sähköinen selvitys. Korjattu laite tulee testata korjauksen jälkeen. Testaus tulee suorittaa siten, että laite toimii niin kuin sen pitäisi toimia normaalissa käytössä. Tarjouksessa on ilmoitettava: - laitemerkit, joita tarjous koskee - varaosien vasteaika - huoltoja ja korjauksia koskeva takuuehto täsmällisesti - palveluntuottajan lähin huoltopiste yhteystietoineen. - huollon osalta arvioitu keskimääräinen huoltoaika sekoittavalle padalle, yhdistelmäuunille, painekeittokaapille sekä kupuastianpesukoneelle Takuunalaiset laitteet korjataan aina laitetoimittajan toimesta. Samoin laitehankintojen yhteydessä laitteisiin mahdollisesti erikseen sovitut korjaukset, toimitussopimuksessa sovittuine vasteaikoineen. Seinäjoen kaupungin keittiöpalveluiden organisaatiouudistuksen myötä puitesopimus voidaan siirtää toimintaa jatkavalle organisaatiolle. Samoin sote- ja maakuntauudistus voi toteutuessaan aiheuttaa muutoksia sopimusta käyttäviin organisaatioihin ja/tai yksiköihin. Tehtävään sopimukseen voivat halutessaan liittyä Seinäjoen kaupungin konserniyhteisöt. Seinäjoen kaupungin sopimuksesta vastaava yhteyshenkilö vahvistaa palveluntuottajan vastaavalle yhteyshenkilölle konserniyhteisön liittymisen sopimukseen. 3. Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuus Tarjouksen laatimiskieli on kokonaisuudessaan suomi. Tarjous ei saa olla ehdollinen. Jättämällä tarjouksen tarjoaja hyväksyy tarjouspyynnössä olevat ehdot. Tarjous tulee olla voimassa vähintään kolme (3) kuukautta tarjousten viimeisestä sisäänjättöpäivästä lukien. 4. Tarjoajan soveltuvuus ja kelpoisuus Tarjouksesta tulee käydä ilmi tarjoajan nimi, y-tunnus ja yhteystiedot, toimipaikan osoitetiedot sekä tiedot tarjouksen vastuu- tai yhteyshenkilöstä. Tarjoajalla tulee olla taloudelliset, tekniset ja toiminnalliset edellytykset palvelun tuottamiseen sekä pyydetyn palvelun harjoittamiseen oikeuttava lupa. Tarjoajan tulee kuulua ennakkoperintärekisteriin. Tarjoajan tulee antaa selvitys siitä, että se on huolehtinut lakisääteisistä velvoitteista, kuten maksuunpannuista veroista ja työeläkelakien mukais- 2
ten maksujen maksamisesta. Näistä on pyydettäessä toimitettava todistukset, jotka eivät ole kolmea kuukautta vanhempia tarjousten sisäänjättöpäivästä laskettuna. Tarjouksen mukana on palautettava tarjoajan kelpoisuuden arviointi - lomake täytettynä. Lomake, liite 2, on tarjouspyynnön liitteenä. Toimittaja toimittaa vuosittain tilaajalle ilman eri pyyntöä todistuksen siitä, että se on huolehtinut lakisääteisistä velvoitteista, kuten maksuunpannuista veroista ja työeläkelakien mukaisten maksujen maksamisesta. Todistusta ei tarvitse toimittaa, jos toimittajan tiedot ovat ilman tilaajalle aiheutuvia kustannuksia saatavissa www.tilaajavastuu.fi -palvelusta. 5. Puitejärjestely Hankinta toteutetaan puitejärjestelynä siten, että kohtaan 2.1 valitaan arviolta 1-5 palveluntuottajaa ja kohtaan 2.2 valitaan arviolta 1-5 palveluntuottajaa kattamaan kaupungin arvioitu palvelutarve tulevalla sopimuskaudella. Mikäli palveluiden saatavuus edellyttää määrän muuttamista, pidättää tilaaja oikeuden laatia sopimuksia ilmoitettua enemmän tai vähemmän. Puitejärjestelyyn valittavien palveluntuottajien määrä tarkentuu saatujen tarjousten perusteella. Puitejärjestelyyn valittujen palveluntuottajien kanssa tehdään puitesopimukset, joissa vahvistetaan kaikki ehdot ja palvelun hinta. Tilaaja ei sitoudu käyttämään tiettyä määrää palveluita, vaan valitsee palveluntuottajan hankintapäätöksen mukaisessa edullisuusjärjestyksessä. kuitenkin korjauksen kohde huomioiden soveltuvin palveluntuottaja. Mikäli korjaustarve on niin kiireellinen, ettei valittujen palveluntuottajien tarjoama vasteaika ole riittävä tai jos palveluntuottajalla ei muutoin ole mahdollisuus korjata ko. laitetta, on palvelun tilaajalla oikeus tilata korjauspalvelu muualta. 6. Hinta ja toimitusehdot Tarjouksessa on hinnoiteltava seuraavat palvelut ja tuotteet: huoltopalvelu, kohta 2.1, euroa/tunti käytettävä kalkinpoistoaine, euroa/litra korjauspalvelu, kohta 2.2, euroa/tunti, 48 tunnin vasteajalla korjauspalvelu, kohta 2.2, euroa/tunti, 24 tunnin vasteajalla kilometrikorvaus euroa/kilometri Lisäksi tarjouksessa voidaan kohtaan 2.2 esittää ja hinnoitella lyhyempää kuin 24 tunnin vasteaikaa, mutta tämä ei vaikuta vertailuun. Annettuihin tuntihintoihin on sisällytettävä kaikki palveluntuottamiseen liittyvät kustannukset, lukuun ottamatta matkakuluja ja varaosia. Tarjoajalla ei ole oikeutta periä muita maksuja tai laskutuslisiä. Hinnat ovat kiinteät koko sopimuskauden 31.12.2018 saakka. Optiokaudelle hintoja voidaan tarkistaa tilaajan tai palveluntuottajan kirjallisella aloitteella, joka on esitettävä toiselle osapuolelle ennen optiopäätöksen tekemistä, kuitenkin vähintään kahdeksan (8) viikkoa ennen hinnanmuutoksen voimaantuloa. Hintoja voidaan tarkistaa yleistä kustannuskehitystä vastaavasti ja esittäjän on esitettävä toiselle osapuolelle selvitys hinnanmuutoksen syistä. Hinnanmuutosesitys perusteineen on toimitettava kirjallisena toiselle osapuolelle. 7. Vakuutukset 3
Palveluntuottajalla tulee olla toiminnan edellyttämät asianmukaiset vakuutukset, mm. riittävä vastuuvakuutus. Näistä on pyydettäessä annettava selvitys. 8. Alihankinnat Palvelukokonaisuuden tuottaminen alihankintana on mahdollista. Palveluntuottajan on ilmoitettava tarjouksessa alihankkijat ja miltä osin heitä käytetään tarjotun palvelukokonaisuuden tuottamisessa. Palveluntuottaja vastaa alihankkijan työstä kuin omastaan ja vastaa myös siitä, että alihankkija noudattaa omalta osaltaan palveluntuottajalle asetettuja vaatimuksia ja velvoitteita. Alihankinnan ketjuttaminen ei ole sallittua. 9. Osatarjoukset Osatarjoukset otetaan huomioon siten, että tarjous voidaan antaa erikseen kohdista 2.1 ja 2.2 kokonaisuuksina tai merkkikohtaisesti. Tarjouksessa on ilmoitettava mitä merkkejä tarjous koskee. 10.Laskutus ja maksuehdot Laskutus tapahtuu ensisijaisesti verkkolaskulla toimituskohdekohtaisilla laskuilla jälkikäteen. Tilaaja maksaa hyväksyttyä toimitusta koskevan verkkolaskun 21 päivän kuluttua laskettuna toimitusajankohdasta tai laskun saapumispäivästä sen mukaan, kumpi on myöhäisempi. Jos toimittaja laskuttaa tilaajaa paperilaskulla, lasku erääntyy maksettavaksi 30 päivän kuluttua hyväksyttävän laskun saapumisesta. Viivästyskorko on korkolain mukainen. Laskuun viite: tehtävän sopimuksen numero ja mahdollinen teksti Mahdolliset hyvityslaskut tulee toimittaa eri laskuilla. Hyvityslaskuissa tulee olla viittaus alkuperäiseen laskuun. Verkkolaskutuksen ohjeet: http://www.seinajoki.fi/verkkolasku/ 11.Valintaperusteet Tarjouspyynnön ehdot ja tuotevaatimukset täyttävistä tarjouksista valitaan sekä 2.1 että kohtaan 2.2 arviolta 1-5 hinnaltaan halvinta tarjousta kohdassa 5 esitetyllä tavalla. Vertailuhinnat lasketaan siten, että tuntihintaan lisätään arvioitu 10 kilometrin matkakustannus. Kalkinpoistoaineen hintaa ei käytetä vertailuperusteena. 12.Hankintapäätöksen tiedoksianto ja sopimusehdot Tiedoksianto hankintapäätöksestä annetaan kaikille tarjoajille sähköpostilla. Tarjouksessa on ilmoitettava sähköpostiosoite, johon tämä tiedoksianto lähetetään. Tarjouskilpailun ratkaisemisen jälkeen tilaajan ja toimittajan välille tehdään toimitussopimus seuraavassa pätevyysjärjestyksessä: 1. laadittava sopimus 2. tarjouspyyntö 3. JYSE 2014 Palvelut yleiset sopimusehdot 4. tarjous 4
Sopimus osapuolten välille syntyy siinä vaiheessa, kun kirjallinen sopimus on allekirjoitettu. 13.Sopimuksen purkaminen Tilaajan irtisanomisaika on 4 kuukautta. Irtisanomisaika alkaa kulua irtisanomiskuukautta seuraavan kuukauden 1. päivästä lukien. Tilaajan niin edellyttäessä palveluntuottajalla on velvollisuus sopimuksen päättymisestä huolimatta jatkaa palvelun toimittamista JYSE 2014 Palvelut ehtojen mukaisesti. 14.Muut ehdot Hankinnassa noudatetaan lakia julkisista hankinnoista 1397/2016, Seinäjoen kaupungin hankintasääntöä ja julkisten hankintojen sopimusehtoja (JYSE 2014Palvelut). Tarjous, jota ei ole laadittu tarjouspyynnön ehtojen mukaisesti, hylätään. Myöhässä saapunutta tarjousta ei käsitellä. Tarjoajalla ei ole oikeutta saada korvausta tekemästään tarjouksesta. 15.Tarjousasiakirjojen julkisuus Hankintaa koskevien asiakirjojen julkisuuden osalta noudatetaan lakia viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999). Tarjousasiakirjat ovat päätöksenteon jälkeen julkisia. Mikäli tarjoaja tarjouksessaan pyytää, että osa tarjouksesta on liikesalaisuuden luonteisena salassa pidettävä, voidaan tarjousasiakirjat tältä osin päättää salassa pidettäväksi päätöksen tekemisen jälkeen. Salassa pidettävät asiakirjat tulee esittää erillisellä liitteellä ja merkinnällä liikesalaisuus varustettuina. Hinta ei ole liikesalaisuus. 16.Tarjouksen sisäänjättö Tarjouksen toimitusosoite: Seinäjoen kaupunki, Materiaalihallinto, Tiedekatu 2, 2.krs, PL 215, 60101 Seinäjoki. Tarjous on jätettävä kirjallisena suljetussa kuoressa hankinta@seinajoki.fi. Tarjous on jätettävä viimeistään 13.02.2017 virka-aikana (klo 15.45), varustettuna merkillä "Laitehuolto/16159P". Tarjouspyyntöön liittyvät kysymykset on lähetettävä sähköpostilla osoitteeseen hankinta@seinajoki.fi 03.02.2017 klo 15.45 mennessä. Muulla tavoin tehtyihin kysymyksiin ei vastata. Esitetyt kysymykset ja niihin annetut vastaukset julkaistaan 06.02.2017 klo 15.45 mennessä osoitteessa www.seinajoki.fi/hankinnat. SEINÄJOEN KAUPUNKI MATERIAALIHALLINTO Anne Ojaniemi vs.hankintajohtaja Liitteet Liite 1: laiteluettelo Liite 2: tarjoajan kelpoisuuden arviointi -lomake 5