Erinomaiset Esimiehet menestyksen salaisuus Profiles International Finland Oy Sinikalliontie 9 02630 Espoo puh: 0207 589 659
Sisällys Alkusanat.......................................... 3 Prosessi........................................... 3 Tavoitteet ja visiot.................................... 5 Määrittele erinomainen esimies........................... 6 Arvioi esimiestesi edellytykset............................ 7 Arvioi esimiestaidot................................... 8 Kehitä ja kartuta esimiestaitoja........................... 9 Yhteenveto......................................... 10 2
Alkusanat Olet varmaan kuullut sanottavan että henkilöstö on avain yrityksen menestykseen. Me uskallamme väittää että esimiehet ovat se varsinainen menestyksen salaisuus. Tutkimusten mukaan "ylivertaiset" esimiehet tuottavat jopa 98 % enemmän kuin "eituotteliaat". Kaikkein tehokkaimmilla esimiehillä on yli puolet pienempi alaisten vaihtuvuus kuin vähiten tehokkailla. Tehokkaat esimiehet saavat työntekijät sitoutumaan neljä kertaa paremmin. Loistavilla esimiehillä on lähes kaksi kertaa enemmän tyytyväisiä asiakkaita kuin heidän vähiten tehokkailla kollegoillaan. 1 Marraskuussa 2008 julkaistussa tutkimuksessa 2 53 % vastaajista mainitsi huonon johtamisen yhdeksi tärkeimmistä syistä työpaikan ristiriitoihin. Henkilösuhteet olivat 44 % vastaajien mielestä myös tärkeä syy ristiriitoihin. 56 % vastaajista oli myös sitä mieltä että esimiehillä ei ole tarpeeksi keinoja ja taitoja hoitaa työyhteisön konflikteja. Monet tutkimukset osoittavat myös että yleisin yksittäinen työstä irtisanoutumisen syy on huono esimies. Nämä ovat niitä tosiasioita miksi esimiestoiminnan arvioinnilla ja jatkuvalla kehittämisellä tulisi olla erittäin korkea prioriteetti kaikissa organisaatioissa. On perusteltua väittää, että johtajuudelle ja esimiehisyydelle on olemassa erittäin suuri tarve juuri nyt. Jo 1964 Katz ja Kahn 3 perustelivat tarvetta sillä, että johtajia tarvitaan muutoksista selviytymiseen. Johtajana kasvaminen ja viisastuminen on äärimmäisen tärkeää mutta vaikeaa Simo Kuurne, Kauppalehti Optio 6.11.2008 1 The Extraordinary Leader, John H. Zenger & Joseph Folkman 2 Kauppalehti Optio 6.11.2008 3 The Social Psychology of Organisations, D. Katz & R. L. Kahn 3
Esimiestoiminnan kehittäminen on prosessi ei yksittäinen tapahtuma 1) Organisatoriset tavoitteet ja visiot! 5) Kehitä ja kartuta esimiestaitoja! 2) Määrittele tarvittavat esimiestaidot! 4) Onko meillä tarvittavaa osaamista? 3) Onko meillä tarpeeksi edellytyksiä? Tässä esitteessä näytämme askel askeleelta, miten järjestelmälliset menetelmät yhdessä Profiles arviointityökalujen kanssa auttavat sinua kehittämään esimiestesi valmiuksia ja sitä kautta koko henkilöstösi suorituskykyä. 4
Askel 1 Tavoitteet ja visiot Johtaminen luo edellytykset työyhteisöjen toimivuudelle, kehittymiselle ja hyvinvoinnille. Ihmisten johtaminen edellyttää laajaa osaamista ja erilaisia taitoja. Se edellyttää rohkeutta olla lähellä oman ryhmän jäseniä, asettaa tavoitteita, kannustaa, kiittää, oikoa virheitä ja ottaa vastaan kielteisiäkin tunnereaktioita. Ihmisten johtamisen skaala voi ulottua työyhteisön uuden jäsenen palkkaamisesta hänen erottamiseensa. Vaihtelevien tilanteiden keskellä esimiehen on kuitenkin säilytettävä ote toiminnan tavoitteisiin ja yhteisön toimintaperiaatteisiin. Hyvä johtaminen on ihmisten ja asioiden johtamista. Molempia tarvitaan ja niiden pitää olla linjassa organisaation tavoitteiden ja visioiden kanssa. On ylimmän johdon asia määritellä suunta ja tavoitteet sekä niiden saavuttamiseen tarvittavat esimiestaidot. Esimiehen rooli ja myös kriittiset taidot vaihtelevat organisaatiotason mukaan. Ylimmällä johdolla on Strateginen rooli, jossa esimies vastaa kokonaisuudesta, kilpailuympäristön seuraamisesta sekä verkostoyhteyksistä. Keskijohdon rooli on Asioiden ja Prosessien hallinnointi ja alimman johdon rooli on Tiimirooli, jossa esimies on "tsemppihengen" ylläpitäjä. 4 Suomessa esimiesrekrytoinnin yleinen, joskus jopa ainoa, perusta on edelleen pätevyys vastuualueen sisältökysymyksissä. 5 Edelleen kuvitellaan, että asiantuntija ilman muuta on hyvä myös esimiestehtävissä. Tutkimusten mukaan esimiestyö on kuitenkin oma ammattitaitoalueensa, jossa kehittymiseen esimiehen on välttämätöntä sitoutua. Siinä häntä parhaimmillaan auttaa kaksi asiaa: organisaatio ja hän itse. Hyvä johtajuus ja esimiestoiminta ovat organisaation tärkeä kilpailutekijä, jota on välttämätöntä kehittää systemaattisesti koko organisaation tasolla. Myös eri tilanteissa tarvitaan erilaista johtajuutta, joten esimiesosaamista on arvioitava ja kehitettävä jatkuvasti. 4 Satu Lähteenmäki 5 Johtajuus, Suomen Ekonomiliitto, 2005 5
Askel 2 Määrittele erinomainen esimies Tiedätkö ketkä ovat parhaat esimiehesi? Oletko varma? Tiedätkö mitä he tekevät toisin ja miksi he ovat parempia kuin muut? Johdetaanko heitä siten että heistä saadaan paras mahdollinen irti? Olisiko heillä kapasiteettia enempään? Onko sinulla heistä kokonaisvaltainen profiili, että voit helposti tarvittaessa löytää heille korvaajat? Erinomaiset esimiehet tunnistaa siitä että: 1. He saavat työn tehtyä ja saavuttavat toivottavia tuloksia 2. He saavuttavat tuloksia vaikuttamatta negatiivisesti kalleimpaan resurssiisi: henkilöstöön 3. Heillä on potentiaalia mukautua muuttuviin olosuhteisiin Mikä tekee heistä parhaita? 1. Ensinnäkin EDELLYTYKSET se keitä he ovat! 2. Toisaalta myös TAIDOT se mitä he tekevät! Tunnista siis ensin mitä EDELLYTYKSIÄ menestymien teidän organisaatiossanne vaatii ja suunnittele miten saat sen tiedon. Tunnista sen jälkeen mitä OSAAMISTA menestyminen teidän organisaatiossanne vaatii ja laadi suunnitelma osaamisen kehittämiseksi. Unless you manage both potential AND competency you include hope as an element in your strategy Dante The Divine Comedy 6
Askel 3 Arvioi esimiestesi edellytykset (ProfileXT ) Johtajuuden tutkimusten avulla on haettu ymmärrystä moninaiseen ilmiöön ja samalla on etsitty hyvän johtajuuden avaimia. Alkuvaiheessa uskottiin vahvasti siihen, että jotkut ihmiset syntyvät johtajiksi ja heidän myötään jokin epämääräinen johtajuus nousee. Sittemmin useat tutkijat varsinkin 1990 luvulla ovat tulleet siihen tulokseen että johtajuutta on ainakin osittain mahdollista oppia. Ihmisillä kuitenkin on erilaiset edellytykset ja halu oppia asioita. Ajattele tuloksia mitä halutaan saavuttaa! Luokittele esimiehesi Huiput, Keskiverto ja Huonoimmat käyttäen OBJEKTIIVISIA kriteereitä ROI:n kannalta raha on paras mittari. Arvioi ensin kaikki Huiput ja laadi heidän yhteisistä piirteistään profiili. Tiedon käsittely ja ajattelutapa Persoonallisuus ja käyttäytyminen Motivaatiotekijät ja kiinnostus Käytä tätä Profiilia: Valitaksesi esimiehiä joilla on Huippu potentiaali Välttääksesi valitsemasta Huonoimpia Kehittääksesi Keskiverto esimiehistä Huippuja Arvioi sen jälkeen kaikki muut esimiehet samalla menetelmällä. Yhteenvetona Selvitä itsellesi ne edellytykset jotka ovat välttämättömiä menestymiselle esimiehenä juuri teidän organisaatiossanne. Valitse uusia esimiehiä tämän perusteella ja kehitä nykyisiä esimiehiä samaan suuntaan. Profile XT on "Koko henkilön" arviointi, jolla on lukematon määrä käyttötapoja. Se mittaa työhön liittyviä ominaisuuksia, jotka tekevät ihmisestä tuotteliaan - ajattelu- ja pohdintatapaa, käyttäytymispiirteitä ja ammattiin liittyviä intressejä. Se on helppo ja nopea suorittaa Internetissä eikä siihen tarvita suorituksen- tai järjestelmänvalvojaa. 7
Askel 4 Arvioi esimiestaidot (CheckPoint 360 Feedback System ) Kun tiedät edellytykset, vuorossa on osaaminen. Arvioi kaikki esimiehesi käyttäen esimiestaitojen arviointiin suunniteltua, tieteellisesti tutkittua ja tunnustettua työkalua. 1. Arvioi kaikkien esimiestesi osaaminen CheckPoint työkalun avulla. 2. Katso Huippu esimiestesi tuloksia tunnistaaksesi heidän yhteinen osaaminen. 3. Laadi henkilökohtaiset kehityssuunnitelmat kaikille muille esimiehille osaamisvajeen poistamiseksi. 4. Laadi suunnitelma organisaation kannalta kriittisten osaamisalueiden kehittämiseksi. 5. Tarkista esimiestoiminnan kehittäminen joka vuosi Menestystekijät muuttuvat nopeammin kuin koskaan aikaisemmin! Profiles Checkpoint on tehokas ammatillisen kehityksen työkalu, joka on suunniteltu vaikuttamaan positiivisesti henkilöiden omaan kasvuun ja ammattiuraan, kuten myös organisaation menestykseen. Se voi auttaa esimiehiä ja muita johtavissa asemassa olevia saavuttamaan paremman suorituskyvyn, mikä johtaa suurempaan tuottavuuteen työpaikalla. Profiles Checkpoint kvantifioi henkilön taidot, varmentaa tulokset monista eri näkökulmista ja tunnistaa tapoja parantaa taitoja. Checkpoint on jokaiselle yksilölle tai organisaation johtajalle jatkuva prosessi, jota voidaan käyttää sopivin väliajoin seuraamaan ammatillisen kasvun edistymistä. Tämä luottamuksellinen kysely kattaa 70 työtaitoa, jotka kuuluvat 8 eri johtamistaidon osaan ja 18 osaamisalueeseen. Luokitukset auttavat sekä kyselyn järjestämisessä että tulosten raportoinnissa. Nämä 70 kohtaa ovat yleisimmin tarvitut taidot onnistuneeseen johtajuuteen, hallintaan, esimiestoimintaan ja tehokkaaseen tiimijohtajuuteen. Toinen osa järjestelmää, jota käytetään osana strategista organisaatiokehitystä, on Organizational Management Analysis (organisaation johtoanalyysi). Se kerää tietoa yksittäisistä Checkpoint 360 palauteraporteista ja antaa yhteenvedon esimiesryhmästä. Se sisältää yhteenveto johdon näkemyksistä, yhteenveto arvioitujen näkemyksistä, selkeät suuntaviivat kehittämiselle organisaatiotasolla ja priorisoidun koulutustarveanalyysin. 8
Askel 5 Kehitä ja kartuta esimiestaitoja Laadi henkilökohtainen kehityssuunnitelma jokaiselle esimiehelle. Henkilökohtainen ProfileXT raportti (edellytykset) Henkilökohtainen CheckPoint analyysi (osaaminen) Henkilökohtainen esimiestoiminnan kehittämissuunnitelma Yhteinen workshop, jossa kokonaisuus käydään läpi (½ pv) Henkilökohtainen palaute omista tuloksista (1½ tuntia) Suunnitelman tulisi sisältä ne aktiviteetit joilla esimies pääsee nykytasosta tavoitetilaan. Henkilökohtaista kehittymistä voidaan tukea käyttämällä SkillBuilder online-valmennus ohjelma, joka on johdettu suoraan yksittäisen esimiehen arvioinnin tuloksista. Se sisältää myös coaching moduuleja ohjeineen. Ohjelma on englanninkielinen. Raportointi ylimmälle johdolle Jokaisesta esimiehestä, analysoidaan ero profiiliin Huippu. Sen avulla saadaan suuntaviivat caoching toimille, joiden avulla eroa saadaan pienennettyä. Jokaisesta esimiehestä, analysoidaan esimiestaidot. Tuloksista saadaan raportti joka antaa suuntaviivat kehittämiselle. Yhteenvedosta saadaan suuntaviivat organisaatiotason kehittämis- ja valmennustoimille. Yhteinen workshop jossa ylimmälle johdolle annetaan valmiudet hyödyntää tuloksia tehokkaasti (½ päivää) 9
Yhteenveto Mitä sinun pitäisi tehdä nyt HETI? Luovu toivosta, että muutokset ja kehitys tapahtuu itsestään! Johda saadaksesi paras mahdollinen ROI esimiesinvestoinnistasi! Aseta selkeät tavoitteet kehittämiselle saavuttaaksesi selkeät tavoitteet liiketoiminnallesi! Nosta suoritustasoa jokaisen esimiehesi kohdalla! Lujita ja suuntaa johtaminen esimiesryhmän(ien) kautta! Luo suurin mahdollinen varmuus organisaatiosi tulevaisuudelle! Esimiesarviointi on tilannekuva esimiehestä häntä ympäröivien ihmisten silmin; hänen esimiehensä, kollegat ja alaiset. Kerätyn tiedon perusteella henkilöä valmennetaan ja kehitetään jotta hän paremmin saavuttaisi omat ja organisaation asettamat tavoitteet. Koska organisaatiot kehittyvät jatkuvasti, esimiesarvioinnin ja -kehittämisen tulee olla jatkuva prosessi. Checkpoint järjestelmä tarjoaa sekä arviointia, katselmusta että kehittämistä: Henkilökohtainen raportointi; ensimmäisellä kerralla Henkilökohtaisena palauteraporttina ja seuraavilla kerroilla Vertailuraportteina josta nähdään mitä on tapahtunut kehittämispanostuksen tuloksena. Ryhmäraportti yhdistää esimiesryhmän arvioinnit raporttiin ja antaa ainutlaatuisen kokonaiskuvan ryhmästä. Skillbuilder. Itseopiskeluun tarkoitettu online järjestelmä jossa jokaiselle luodaan henkilökohtainen ohjelma perustuen oman Checkpoint arvioinnin tuloksiin. o 18 moduulia yksi jokaista Checkpoint osaamisaluetta kohtaan o Hyvä työn ohessa opiskelun väline o Sopii kiireisille esimiehille o Se tuottaa henkilökohtaisen ja ammattimaisen askel kerrallaan kehittymisohjelman 10
Tässä esitteessä kuvattuja menetelmiä voit käyttää joko itse tai yhteistyössä jonkun Profiles kumppanin kanssa. Riippumatta siitä, miten käytät Profiles työkaluja, organisaatiollasi on odotettavissa reilu tuottavuuden parannus. Profiles työkalut on kehitetty juuri sitä varten. Profiles International on maailman johtava työperusteisten arviointijärjestelmien kehittäjä. Meillä on noin 50.000 asiakasta ympäri maailmaa ja toimintaa noin 120 maassa. Järjestelmämme kattavat koko työllistämisprosessin: valinta, rekrytointi, valmennus, coaching, johtaminen, tiiminrakennus ja esimiestaidot. Arviointien kielivalikoima on laaja ja työkalumme on myös validoitu Suomen kieleen ja kulttuuriin. Profiles International on perustettu 1991 ja me palvelemme kaiken tyyppisiä organisaatioita tekemään parempia päätöksiä HR-alueella. Hyödyntämällä viimeisintä teknologiaa ja uusimpia tutkimustuloksia Profiles pystyy tarjoamaan luotettavia ja tilastollisesti valideja arviointijärjestelmiä joiden tulosvaikutus on voitu osoittaa. 11
Profiles International Finland Oy on osa vuonna 1999 perustettua Profiles International Nordic Group:ia jonka pääkonttori on Oslossa. Nordic Group edustaa Profiles International Inc. Tanskassa, Norjassa, Ruotsissa, Suomessa ja Puolassa. Meillä on laaja auktorisoitujen businesskumppaneiden verkosto ja me olemme alamme tärkeimpiä vaikuttajia alueellamme. Profiles International Inc. on perustettu 1991 ja pääkonttori on Yhdysvalloissa. www.profilesinternational.fi Copyright 2009 - Profiles International Inc. ja Profiles International Nordic Group ProfileXT, Checkpoint 360 Feedback System, SkillBuilder, ja Organizational Management Analysis ovat Profiles International Inc. omistamia tavaramerkkejä. 12