Talous- ja henkilöstöhallinnon htvja tuottavuuskyselyn tulokset Tarkasteluajankohta: vuosi 2014 Laajuus: 21 Kiekua käyttävää kirjanpitoyksikköä Kieku-info 20.10.2015
Sisällys Johdanto 3 Taloushallinnon tuloksia 9 Henkilöstöhallinnon tuloksia 16 Kirjanpitoyksiköiden toimintatapojen kehittäminen 25 Liitteet 30 2
Johdanto 3
Johtopäätökset Tuottavuustavoitteet Tavoitteita kohti kuljettu, matkavauhtia pitää lisätä. Valtionhallinnon organisointi Valtionhallinnon organisoiminen suuremmiksi kokonaisuuksiksi. Yhteistyön lisääminen virastojen välillä. Yhteinen toimintamalli Yhteisen toimintamallin ja prosessien noudattaminen. Tehtävien keskittäminen Tehtävien keskittäminen kirjanpitoyksiköiden sisällä ja palvelukeskuksen laajempi hyödyntäminen. Toimintatapojen kehittäminen Kirjanpitoyksiköiden toimintatapojen kehittäminen tuottavuustavoitteet huomioiden. 4
Yhteenveto tuloksista Taloushallinto Henkilöstöhallinto Prosessi / Asia Status Prosessi / Asia Status Taloushallinnon htv-määrissä on laskeva trendi. Palvelukeskuksen työn %-osuus on kasvussa ja palvelukeskuksen hyödyntämistä voidaan edelleen kehittää useassa prosessissa. Menojen käsittelyn tuottavuus ei ole kehittynyt. Tulojen käsittelyn tuottavuus on laskenut. Kirjanpidossa kirjanpitoyksiköiden työpanos on vähentynyt. Työtä on siirtynyt palvelukeskukseen. Kirjanpidon sekä menojen ja tulojen käsittelyn htv-määrissä on enemmän laskua kirjanpitoyksiköillä, joilla on ollut Kieku pidempään käytössä. Tulokset osoittavat sekä talous- että henkilöstöhallinnossa, että suuremmat tapahtumamäärät mahdollistavat korkeamman tuottavuuden. Samaan aikaan tapahtumamäärissä on laskevaa trendiä, minkä lisäksi valtionhallintoa on organisoitu osin melko pieniin organisaatioyksiköihin. Nämä seikat asettavat merkittävän haasteen tuottavuuskehitykselle. Henkilöstöhallinnon htv-määrissä on laskeva trendi. Palvelukeskuksen työn %-osuus on kasvussa. Osuuden edelleen kehittäminen vaatii pohdintoja PK-KPY työnjaoissa. Palkanlaskennan tuottavuus on laskenut. Korjaustoimenpiteitä on tehty ja tilanne on kehittynyt parempaan vuoden 2015 aikana. Palvelussuhteen hallinnan työmäärät eivät ole kasvaneet ja tuottavuuden kehityksessä on positiivista virettä. Työaikojen hallinnan tehtäviä on organisoitu eri tavoin; toimintatavoissa on tuottavuuspotentiaalia. Matkustuksen tuottavuus on kasvanut. Toimintatavoissa ja tehtävien organisoinnissa on tuottavuuspotentiaalia. Palvelussuhteen hallinnassa työmäärät ovat laskussa Kiekun aiemmin käyttöönottaneilla kirjanpitoyksiköillä. Palkanlaskennassa työpanos on kasvanut suhteellisesti enemmän Kiekun myöhemmin käyttöönottaneilla. Työaikojen hallinnan työmäärien kehityksessä on vaihtelua. 5
Työpanoksen kehittyminen 21 kirjanpitoyksikköä, sis. palvelukeskuksen työ Taloushallinnon työpanos, tehollinen htv Henkilöstöhallinnon työpanos, tehollinen htv 600 500 465-12,2 % 600 500 546-3,8 % 525 400 407 400 300 300 200 200 100 100 0 2010 2014 0 2010 2014 Työpanos vähentynyt yhteensä -56,8 htv Kirjanpitoyksiköissä työpanos vähentynyt noin -15 %:a eli -60,3 htv Palvelukeskuksessa työpanos kasvanut noin +5 %:a eli 3,5 htv (uudet/laajentuneet asiakkuudet) Työpanos vähentynyt yhteensä -20,7 htv Kirjanpitoyksiköissä työpanos vähentynyt noin -6,5 %:a eli -31,8 htv Palvelukeskuksessa työpanos kasvanut noin + 19 %:a eli 11,1 htv, (uudet/laajentuneet asiakkuudet ja palkanlaskennan haasteet 2014) 6
Työpanoksen kehittyminen kirjanpitoyksiköissä Ei sisällä palvelukeskuksen työtä 500-15,1 % Taloushallinnon työpanos kirjanpitoyksiköissä 400 300 200 100 399 339 154-5,7 % 145 245-20,1 % 194 2010 2014 0 Kirjanpitoyksiköt Taloushallintoyksiköt Substanssiyksiköt 600 500 400 300 200 489-6,5 % 457 Henkilöstöhallinnon työpanos kirjanpitoyksiköissä -13,5 % +0,1 % 240 207 249 250 2010 2014 100 0 Kirjanpitoyksiköt Henkilöstöhallintoyksiköt Substanssiyksiköt 7
Palvelukeskuksen työn osuus taloushallinnon kokonaisuudesta 17 % ja henkilöstöhallinnosta 13 % Tuottavuuskehityksen kannalta virastojen toiminnan kehittäminen keskeistä Palvelukeskuksen työn %-osuus taha-prosesseissa 40% 37% 30% 20% 28% 16% 16% 22% 27% 10% 0% 5% 3% Kieku-valmistelu Kirjanpito Menojen käsittely Sisäinen laskenta Suunniteluprosessi Tulojen käsittely 2010 2014 100% 80% 60% Palvelukeskuksen työn %-osuus heha-prosesseissa 57% 81% Kieku-toimintamallissa 86 %:a (ilman UM) 40% 20% 0% 6% 4% Kiekuvalmistelu 4% Matkustus Osaamisen hallinta Palkkausjärj. ylläpitäminen 15% 9% Palvelusuhteen hallinta Strat. hlösuunnittelu Työaikojen hallinta Palkanlaskenta 3% Rekry & perehdytys 2010 2014 8
Taloushallinnon tuloksia 9
Taloushallinnon htv-määrät ovat kehittyneet prosesseittain eri tavoin Menojen käsittely on eniten resursseja sitova prosessi. Kirjanpito ja suunnittelu sitovat työpanosta toiseksi eniten. Htv-määrät ovat vähentyneet vuosina 2010-2014 eniten menojen käsittelyssä (-26,6 htv) ja sisäisessä laskennassa (-19,2 htv). Menojen käsittelyssä myös tapahtumamäärät ovat vähentyneet. Taloushallinnon prosessien %-osuus tehdystä työstä 2014 17% 12% 17% Kirjanpidon työmäärä on vähentynyt (-9 htv). Samaan aikaan työmäärät ovat kasvaneet suunnittelussa (+6,7 htv) ja tulojen käsittelyssä (+3 htv). Tulojen käsittelyssä myös tapahtumamäärät ovat hieman kasvaneet. 10% 45% 250,0-12,7 % Kirjanpito Sisäinen laskenta Menojen käsittely Suunnittelu 209,0 200,0 182,4 150,0 100,0 50,0-11,6 % 77,3 68,3 +10,9 % -32,4 % 68,3 59,4 61,6 40,2 +6,5 % 45,7 48,7 2010 2014 0,0 11,7 Kieku-valmistelu Kirjanpito Menojen käsittely Sisäinen laskenta Suunnitteluprosessi Tulojen käsittely 10
htv Työpanoksen kehittyminen prosesseittain palvelukeskuksessa ja kirjanpitoyksiköissä Menojen käsittelyssä on vähentynyt sekä kirjanpitoyksiköiden (-23 htv) että palvelukeskuksen (-3,6 htv) työ. Kirjanpidossa kirjanpitoyksiköiden työ on vähentynyt enemmän (-12,4 htv), kuin mitä palvelukeskuksen työ on lisääntynyt (+3,4 htv). Tulojen käsittelyssä kirjanpitoyksiköiden työ on säilynyt lähes samalla tasolla (-0,2 htv) ja palvelukeskuksen työ on kasvanut (+3,2 htv). Tulojen käsittelyn uusia / laajentuneita asiakkuuksia vuoden 2010 jälkeen ovat: Vero, TK, VATT, PHRAKL ja Valtori (aiemmin osittain osana VK:a). 200,0 180,0 160,0 140,0 120,0 100,0 80,0 60,0 40,0 20,0 0,0 %-muutos -13,1 % 175,7 152,7-22,4 % +10,9 % -34,2 % 68,3 55,5 59,4 61,6-0,5 % -10,7 % +15,8 % 43,1 33,3 39,1 +31,4 % 35,7 21,8 25,2 29,7 35,5 11,0 10,0 13,2 0,6 1,1 PK KPY:t PK KPY:t PK KPY:t PK KPY:t PK KPY:t PK KPY:t Kieku-valmistelu Kirjanpito Menojen käsittely Sisäinen laskenta Suunnitteluprosessi Tulojen käsittely 2010 2014 11
Palvelukeskuksen työn osuus kirjanpidossa suhteessa Kieku käyttöönoton ajankohtaan Kirjanpitoyksiköt (1-21) on esitetty alla Kieku-käyttöönoton mukaisessa järjestyksessä vasemmalta oikealle 21 kirjanpitoyksikön Kieku-käyttöönotot ajoittuvat ajanjaksolle 1/2011 4/2014 Palvelukeskuksen työn osuus vaihtelee välillä 16 % - 83 % (ka. 37 %) Palvelukeskuksen työn osuus ei tarkastelussa näytä kehittyvän johdonmukaisesti suhteessa Kiekukäyttöönoton ajankohtaan. 90% Kirjanpito 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 1/2011 5/2012 1/2013 4/2013 10/2013 4/2014 12
htv Kirjanpidon, menojen käsittelyn ja tulojen käsittelyn työpanoksen kehittyminen suhteessa Kiekukäyttöönoton ajankohtaan Kaikkien tarkasteltavien prosessin osalta on havaittavissa, että htv-määrät ovat laskeneet niiden kirjanpitoyksiköiden osalta, jotka ovat käyttäneet Kiekua pidempään. Rajavartiolaitoksen htv-määrät on huomioitu poikkeuksellisesti aiemmin Kiekun käyttöönottaneiden virastojen ryhmässä, sillä vuonna 2010 RVL:n htv-määrät sisältyivät SM KPY:n tietoihin. Valtori on rajattu menojen käsittelyn osalta tarkastelun ulkopuolelle. 140 120 +5 % 100-35 % 80 60 40-25 % -2 % +13 % 2010 2014 20-5 % 0 Kieku 4/2013 mennessä (ml. RVL) Kieku 4/2013 jälkeen Kieku 4/2013 mennessä (ml. RVL) Kieku 4/2013 jälkeen Kieku 4/2013 mennessä (ml. RVL) Kirjanpito Menojen käsittely Tulojen käsittely Kieku 4/2013 jälkeen 13
Tulojen käsittelyn ja menojen käsittelyn kpl/htvtuottavuustasoja tulee kehittää 4000 Kirjanpitoyksiköt yhteensä: Tulojen käsittelyn tuottavuus -4,5 % 2500 Kirjanpitoyksiköt yhteensä: Menojen käsittelyn tuottavuus -0,8 % 3500 3000 2000 2500 1500 2000 1500 1000 1000 500 500 0 2010 2014 0 2010 2014 Tulojen käsittely -prosessin htv:t 2010 2014 Muutos-% 45,7 48,7 +6,5 % Menojen käsittely - prosessin htv:t 2010 2014 Muutos-% 209,0 181,0-13,4 % Myynti- ja hyvityslaskujen lukumäärä 152 493 155 173 +1,8 % Menotositteiden lukumäärä 442 558 380 193-14,1 % Tuottavuus (kpl/htv) 3 335 3 186-4,5 % Tuottavuus (kpl/htv) 2 118 2 101-0,8 % 14
Kirjanpitoyksiköiden menotositemäärä suhteutettuna taha-yksiköiden henkilömäärään Kirjapitoyksiköt on jaettu tarkastelussa ryhmiin palvelussuhteiden lukumäärän mukaan. Kaaviossa on kuvattu kunkin ryhmän minimi ja maksimi arvot (menotositteet/taha-yks. hlömäärä). Vaihtelu on ryhmien sisällä merkittävää. Tarkastelussa on huomioitava, etteivät kaikki raportoidut kirjanpitoyksiköiden taloushallintoyksiköiden henkilöt käytä 100 %:sta työpanosta taloushallinnon tehtäviin (esim. osa-aikaisuudet) Mikäli kirjanpitoyksiköillä on taloushallinnon tehtäviä hoidettu hajautetusti substanssi-/ydintoiminnan yksiköissä, vaikuttaa se tunnuslukuun. Menotositteet / Taha-yks. hlömäärä 14 000 13 236 12 000 10 000 8 000 6 000 4 000 2 000 0 334 2 277 Palvelussuhteita 0-199 2 930 3 799 687 564 Palvelussuhteita 200-499 Palvelussuhteita 500-999 870 Palvelussuhteita 1000- Min Max 15
Henkilöstöhallinnon tuloksia 16
Henkilöstöhallinnon htv-määrät ovat kehittyneet prosesseittain eri tavoin Palvelussuhteen hallinta ja osaamisen hallinta sitovat eniten resursseja. Htv-määrät ovat vähentyneet eniten palkkausjärjestelmän ylläpitämisessä (-21,8 htv) ja matkustuksessa (-13,0 htv). Matkustuksen tapahtumamäärä on kasvanut (+3,8 %). Myös palvelussuhteen hallinnan (-7,3 htv), strategisen henkilöstösuunnittelun (-6 htv) ja rekrytoinnin (-2,9 htv) htv-määrät ovat vähentyneet. Palvelussuhteiden lukumäärä on myös laskenut (-4,7 %). Samaan aikaan htv-määrät ovat kasvaneet työaikojen hallinnassa (+21,6 htv), palkanlaskennassa (+11,3 htv) ja osaamisen hallinnassa (+6,7 htv). Palkanlaskennan tapahtumamäärä on laskenut (-7,3 %). 140,0 120,0 100,0 80,0 60,0 40,0 20,0 9,5-18,7 % 69,4 56,4 +6,6 % 108,4 101,7-54,9 % 39,7 17,9-5,8 % 125,6 118,3 Henkilöstöhallinnon prosessien %-osuus tehdystä työstä 2014-23,1 % 26,0 20,0 13% 13% 13% 4% Matkustus Palkkausjärj. ylläpitäminen Strat. hlö-suunnittelu Palkanlaskenta 46,7 11% 23% 21% 3% +46,2 % +19,8 % -4,1 % 68,3 68,7 69,8 66,9 57,4 Osaamisen hallinta Palvelussuhteen hallinta Työaikojen hallinta Rekry & perehdytys 2010 2014 0,0 Kiekuvalmistelu Matkustus Osaamisen hallinta Palkkausjärj. ylläpitäminen Palvelusuhteen hallinta Strat. hlösuunnittelu Työaikojen hallinta Palkanlaskenta Rekry & perehdytys 17
Palvelukeskuksen työn osuus palkanlaskennassa suhteessa Kieku käyttöönoton ajankohtaan Kirjanpitoyksiköt (1-20) on esitetty alla Kieku-käyttöönoton mukaisessa järjestyksessä vasemmalta oikealle. UM ei sisälly tarkasteluun. 20 kirjanpitoyksikön käyttöönotot ajoittuvat ajanjaksolle 1/2011 4/2014 Käyttöönoton ajankohta ei näytä selittävän palvelukeskuksen työn osuutta. Palvelukeskuksen työn osuus vaihtelee välillä Kieku-toimintamallissa 68 % - 100 % välillä (UM rajattu ulkopuolelle) keskiarvo on 86 %:a. Tulevaisuudessa palvelukeskuksen työn osuus tulisi saada yli nykyisen keskiarvon 86 %:a 100% 90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% Palkanlaskenta 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 1/2011 5/2012 1/2013 4/2013 10/2013 4/2014 18
Tuottavuuspotentiaali: Työaikojen hallintaan liittyvien tehtävien keskittäminen Kaavioissa on suhteutettu kirjanpitoyksiköiden palvelussuhteiden lukumäärä henkilömäärään, joka tekee esimiesten lisäksi työaikojen tarkastus- tai korjaustehtäviä. Kaaviossa kirjanpitoyksiköt on ryhmitelty palvelussuhteiden lukumäärän perusteella. Kaaviossa on esitetty minimi ja maksimi arvot ryhmittäin. Tunnusluku kertoo, miten monen palvelussuhteen tietoja yksi ns. ajanhallinnan vastuuhenkilö käsittelee. Tarkastelu osoittaa, että tehtävien organisoinnissa on merkittävää vaihtelua. Tehtäviä tulee keskittää. 450 400 350 300 250 200 150 100 50 0 22 64 Palvelussuhteita 0-199 Palvelussuhteet / Työaikojen tarkastusta & korjaamista tekevien hlöiden lkm 68 400 Palvelussuhteita 200-499 378 44 40 Palvelussuhteita 500-999 277 Palvelussuhteita 1000- Min Max 19
Palkanlaskennan, palvelussuhteen hallinnan ja työaikojen hallinnan kehittyminen suhteessa Kiekukäyttöönoton ajankohtaan Palkanlaskennassa 4/2013 mennessä Kiekun käyttöönottaneiden ryhmässä työpanoksen suhteellinen nousu on ollut pienempää. Palvelussuhteen hallinnassa työpanos on kehittynyt hyvin eri tavoin suhteessa Kiekukäyttöönoton ajankohtaan. Työaikojen hallinta näyttäytyy poikkeavana prosessina, jossa työpanos on kasvanut suhteellisesti enemmän Kiekun aiemmin käyttöönottaneiden ryhmässä. Rajavartiolaitoksen htv-määrät on huomioitu poikkeuksellisesti aiemmin Kiekun käyttöönottaneiden virastojen määrissä, sillä vuonna 2010 RVL:n htv-määrät sisältyivät SM KPY:n tietoihin. UM on rajattu tarkastelun ulkopuolelle. 90 80-18 % 70 60 50 40 30 20 +26 % +48 % +24 % +26 % +22 % 2010 2014 10 0 Kieku 4/2013 mennessä (ml. RVL) Kieku 4/2013 jälkeen Kieku 4/2013 mennessä (ml. RVL) Kieku 4/2013 jälkeen Kieku 4/2013 mennessä (ml. RVL) Palkanlaskenta Palvelussuhteen hallinta Työaikojen hallinta Kieku 4/2013 jälkeen 20
Palkanlaskennan tuottavuus lähtenyt kasvuun 2015 ja palvelussuhteen hallinnan odotetaan kehittyvän (2014 toimintamallimuutos) 4000 3500 3000 2500 2000 1500 1000 500 0 Kirjanpitoyksiköt yhteensä: Palkanlaskennan tuottavuus -22,6 % 2010 2014 160 140 120 100 80 60 40 20 0 Kirjanpitoyksiköt yhteensä: Palvelussuhteen hallinnan tuottavuus +1,2 % 2010 2014 Palkanlaskenta -prosessin htv:t Palkka- ja palkkiolaskelmien lukumäärä 2010 2014 Muutos-% 57,4 68,7 +19,8 % 291 158 269 881-7,3 % Tuottavuus (kpl/htv) 5 075 3 928-22,6 % Palvelussuhteen hallinta - prosessin htv:t (ei sisällä työaikojen hallintaa) Palvelussuhteiden lukumäärä 2010 2014 Muutos-% 125,6 118,3-5,8 % 18 551 17 674-4,7 % Tuottavuus (kpl/htv) 147,7 149,4 +1,2 % 21
Matkustuksen tuottavuus on kasvanut lähes 28 %:a potentiaalia on lisää (ks. seuraava dia) Matkustuksen tuottavuus on kasvanut merkittävästi vuosina 2010-2014. KPY-tasolla tuottavuudet ovat sekä kasvaneet että laskeneet. Matkustus -prosessissa htv-määrät ovat laskeneet (-18,6 %) ja samaan aikaan tapahtumamäärä on kasvanut (+3,8 %). Tuloksessa todennäköisesti heijastuu matkahallintajärjestelmän käytön sujuvoituminen käyttöönottojen jälkeen. 2500 2000 1500 1000 Kirjanpitoyksiköt yhteensä: Matkustuksen tuottavuus +27,6 % 2010 2014 Muutos-% Matkustus -prosessin htv:t 69,4 56,4-18,6 % Matka- ja kululaskujen lukumäärä 128 748 133 610 +3,8 % Tuottavuus (kpl/htv) 1 856 2 368 +27,6 % 500 0 2010 2014 Valtiokonttorin arvio on, että matka- ja kululaskujen määrästä noin 19 %:a on kululaskuja vuoden 2014 osalta. 22
Tuottavuuspotentiaali: matka- ja kululaskujen tarkastamisen sekä matkasihteeritehtävien keskittäminen Tarkastelussa kirjanpitoyksiköiden matka- ja kululaskujen lukumäärä on suhteutettu 1) M2- asiatarkastajaoikeuksien lukumäärään (alla vasemmalla) ja 2) M2-matkasihteerioikeuksien lukumäärään (alla oikealla). Tarkastelu kuvaa, kuinka montaa tositetta yksi ko. oikeudet omaava hlö keskimäärin käsittelee. Tarkastelu osoittaa, että tehtäviä on organisoitu hyvin eri tavoin. Tehtävien keskittämistä tulee toteuttaa kirjanpitoyksiköissä. Matka- ja kululaskujen lukumäärä / M2- asiatarkastajaoikeuksien lukumäärä Matka- ja kululaskujen lukumäärä / M2- matkasihteerioikeuksien lukumäärä 900 849 3000 2808 800 700 2500 600 2000 500 400 1500 300 200 100 0 19 209 Minimi Keskiarvo Maksimi 1000 500 0 17 475 Minimi Keskiarvo Maksimi 23
Kirjanpitoyksiköiden palvelussuhteiden määrä suhteessa heha-yksiköiden henkilömäärään Kirjapitoyksiköt on jaettu tarkastelussa ryhmiin palvelussuhteiden lukumäärän mukaan. Kaaviossa on kuvattu kunkin ryhmän minimi ja maksimi arvot (palvelussuhteet/heha-yks. hlömäärä). Vaihtelu on ryhmien sisällä merkittävää. Tarkastelussa on huomioitava, etteivät kaikki raportoidut kirjanpitoyksiköiden henkilöstö-hallintoyksiköiden henkilöt käytä 100 %:sta työpanosta taloushallinnon tehtäviin (esim. osa-aikaisuudet) Mikäli kirjanpitoyksiköillä on henkilöstöhallinnon tehtäviä hoidettu hajautetusti substanssi-/ydintoiminnan yksiköissä, nostaa se esitettyjä kpl/htv-arvoja. 250 200 150 Palvelussuhteiden lkm / Heha-yksikön hlömäärä 164 213 Min 100 64 68 81 81 Max 50 18 26 0 Palvelussuhteita 0-199 Palvelussuhteita 200-499 Palvelussuhteita 500-999 Palvelussuhteita 1000-24
Kirjanpitoyksiköiden toimintatapojen kehittäminen Kirjanpitoyksiköissä toteutettavia kehittämistoimenpiteitä 25
Keskeisiä kirjanpitoyksiköiden kehittämiskohteita taloushallinnossa Talouden suunnittelun ja seurannan tasojen tarkastelu - budjetoinnin karkeistaminen (esim. määrärahojen keskittäminen pienemmälle toimintayksikkömäärälle) Keskittäminen - seurantakohdemallin järkevä käyttö Hallitusohjelman hankinnasta maksuun prosessin kehittämistavoitteen toteuttaminen Automaatio - menojen käsittelyn automatisointi (tilaukselliset, sopimukselliset ja tiliöintikoodilliset laskut) - HAMA hyvät käytännöt ohjeen soveltaminen Hallitusohjelman kirjanpidon tehtävien siirtoa koskevan tavoitteen toteuttamiseen valmistautuminen Työskentelytavat ja osaaminen Tehtävien keskittäminen kirjanpitoyksiköissä ja taloushallintoosaamisen kehittäminen - toimintojen järjestämisessä huomioitava esim. menojen käsittelyn tapahtumamäärän laskeva trendi sekä kirjanpitotehtävien keskittäminen palvelukeskukseen 26
Keskeisiä kirjanpitoyksiköiden kehittämiskohteita henkilöstöhallinnossa 1/2 Kieku-toimintamallin mukainen toiminta, mm: - koulutus- ja muiden poissaolojen käsittely (vaikutukset mm. ylityölaskentaan, palkkakustannusten jakoon ja poissaolojen seurantaan) - seurantakohdemallin järkevä käyttö Palkanlaskenta - yhteisen toimintamallin noudattaminen palkkaluettelon tarkastamisessa Työaikojen hallinta Automaatio Keskittäminen Työskentelytavat ja osaaminen - virkamiesten ja esimiesten osaaminen työaikojen kohdentamisessa - työaikatietojen tarkastamiseen ja korjaamiseen liittyvien tehtävien keskittäminen - työaikatietojen hyödyntäminen johtamisessa 27
Keskeisiä kirjanpitoyksiköiden kehittämiskohteita henkilöstöhallinnossa 2/2 Matkustus - matkahallintajärjestelmän käyttöoikeuksien ajantasaisuuden varmistaminen (M2-järjestelmästä saa raportin käyttöoikeuksista) - matka- ja kululaskujen tarkastamisen keskittäminen - matkasihteeritehtävien keskittäminen Osaamisen hallinta - tulos- ja kehityskeskustelujen digitalisointi Kiekun tulos- ja kehityskeskusteluosion avulla (vakiolomakepohjien hyödyntäminen) Automaatio Keskittäminen Työskentelytavat ja osaaminen Tehtävien keskittäminen kirjanpitoyksiköissä ja osaamisen kehittäminen - toimintojen järjestämisessä huomioitava henkilöstön määrän laskeva trendi - organisaatiorakenteen ja esimiesten lukumäärän vaikutus prosessien sujuvuuteen 28
Keskustelua kirjanpitoyksiköiden toimintatapojen kehittämisestä Hyväksytäänkö tuottavuustavoitteet? Millainen on asenteemme muutoksessa? Tuleeko organisaatiorakennetta muuttaa? Muutosjohtaminen ja muutosten toimeenpano? Tunnistetaanko yhteisen toimintamallin mahdollisuudet? Laajemman yhteistyön mahdollisuudet? 29
Liitteet 30
Htv- ja tuottavuuskyselyn toteutus Talous- ja henkilöstöhallinnon henkilötyövuosi- ja tuottavuuskysely toteutettiin keväällä 2015. Tavoitteena oli selvittää talous- ja henkilöstöhallinnon htv- ja tuottavuuskehitystä Kiekutoimintamallissa. - Kyselyllä on pyritty luomaan kuva vuoden 2014 tilanteesta ja toteutuneen kehityksen suunnasta. Kyselyn tuloksia tarkasteltaessa on huomioitava kyselyn toteutustapa. - Kyselyssä on ollut keskeisenä tavoitteena vuosien 2010-2014 vertailtavuuden säilyttäminen, mikä on ohjannut tietojen käsittelyä KPY-tasolla. Kyselyn piiriin kuuluivat ne kirjanpitoyksiköt, joilla Kieku oli ollut käytössä kyselyn toteutusajankohtana vähintään vuoden. - Kysely kattaa 21 kirjanpitoyksikköä, joka on henkilöstömäärällä mitattuna noin 20 % valtionhallinnosta. - Kyselyssä selvitettiin vuoden 2014 htv- ja tapahtumamäärätietoja. Seitsemän kirjanpitoyksikön osalta tarkasteltiin ajankohdan 4/2014-3/2015 tilannetta johtuen Kieku-käyttöönoton ajankohdasta. Htv-tiedot kysyttiin erikseen talous-/henkilöstö- ja substanssiyksiköiden osalta, kuten edellisessäkin kyselyssä. - Substanssiyksiköiden työmäärät perustuvat edelleen osin arvioon ja eivät sisällä kattavasti kaikkea tehtyä työtä. Edellinen vastaava selvitys toteutettiin koskien vuosien 2010 ja 2011 tilannetta. Tällöin kysely kattoi 11 hallinnonalaa kirjanpitoyksikköineen. Kieku oli kyselyn toteutusajankohtana käytössä vain yhdessä kirjanpitoyksikössä. 31
Htv- ja tuottavuuskyselyyn osallistuneet kirjanpitoyksiköt KPY Kieku käyttöön Valtiokonttori 1/2011 344 Suomen Akatemia 4/2011 138 Maahanmuuttovirasto 5/2012 384 Pelastusopisto 5/2012 129 Valtiovarainministeriö 1/2013 404 Verohallinto 1/2013 4 851 Valtion talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskus 1/2013 743 Sisäministeriö 4/2013 256 Henkilöstön kokonaishtv (2014) KPY Valtion tieto- ja viestintätekniikkakeskus Valtori Kieku käyttöön 3/2014 352 Rajavartiolaitos 4/2014 2 696 Puolustusministeriö 4/2014 147 Puolustushallinnon rakennuslaitos Ulkoasiainministeriö 4/2014 (taha) 4/2014 826 Ympäristöministeriö 4/2014 284 Asumisen rahoitus- ja kehittämiskeskus 4/2014 55 Henkilöstön kokonaishtv (2014) 1 554 *) Hätäkeskuslaitos 4/2013 665 Hallinnon tietotekniikkakeskus 4/2013 411 Tilastokeskus 10/2013 813 Etelä-Suomen aluehallintovirasto 10/2013 1 990 Väestörekisterikeskus 10/2013 122 Valtion taloudellinen tutkimuskeskus 10/2013 54 Niiltä kirjanpitoyksiköiltä, jotka ovat ottaneet Kiekun käyttöön vuonna 2014 kysyttiin kyselyssä ajanjakson 4/2014 3/2015 tiedot. Kirjanpitoyksiköiden yhteenlaskettu henkilöstön kokonaishtv vuonna 2014 oli yhteensä 17 218. *) ei sisällä asemamaista palkattuja 32
Rajauksia kyselyn toteutuksessa Ulkoasiainministeriöllä Kieku on käytössä vain taloushallinnon toiminnoissa. Henkilöstöhallinnossa on toistaiseksi käytössä oma räätälöity järjestelmäkokonaisuus. Ulkoasiainministeriön osalta tarkasteltavaan kokonaisuuteen ei ole sisällytetty asemamaista palkattujen henkilöiden osuutta. Vastaava rajaus on ollut myös vuoden 2010 tiedoissa. Pelastusopistoon kuuluvan Kriisinhallintayksikön (CMC) henkilöstöhallinnon toiminnot eivät sisälly täydessä laajuudessa tarkasteltavaan kokonaisuuteen. Etelä-Suomen aluehallintoviraston taloushallinnon tehtävien kokonaisuuteen ei ole sisällytetty maistraattien Vakava-järjestelmällä tehtävää laskutusta, jotta vertailtavuus vuoden 2010 tietoihin säilyy. Verohallinnon henkilöstöhallinnon htv-määriin ei ole sisällytetty kaikkea substanssiyksiköissä tehtävää työtä (esim. tuke-keskustelut), jotta vertailtavuus vuoden 2010 tietoihin olisi parempi. Valtori on rajattu ulkopuolelle menojen käsittelyn tuottavuustarkastelussa sekä menojen käsittelyn palvelukeskuksen työn %-osuuden laskennassa, sillä kirjanpitoyksikön htv-tiedot eivät sisällä substanssin osuutta menojen käsittelyssä. 33
Organisaatiomuutoksia, jotka vaikuttavat vuosien 2010-2014 vertailtavuuteen Valtiovarainministeriön hallinnonala Valtori Aloittanut uutena kirjanpitoyksikkönä 1.3.2014. Sisältynyt osittain vuonna 2010 Valtiokonttorin tietoihin (Valtion IT-palvelukeskus). Valtiokonttori Henkilöstömäärä on vähentynyt merkittävästi organisaatiomuutosten vuoksi (eläkeasioiden siirto Kevaan, Valtorin perustaminen). Etelä-Suomen aluehallintovirasto Organisaatiorakenne on muuttunut vuosina 2010-2014. Maistraatit ovat siirtyneet tulosohjatuiksi virastoiksi ja työnantajavirastojen lukumäärä on vähentynyt. Sisäministeriön hallinnonala Sisäministeriö Vuoden 2010 SM-kirjanpitoyksikkö on jakautunut useaksi kirjanpitoyksiköksi: 1.5.2012 aloittaneet: Maahanmuuttovirasto, Pelastusopisto 1.4.2013 aloittaneet: Hätäkeskuslaitos, Rajavartiolaitos, Hallinnon tietotekniikkakeskus 34
Aineistoon tehtyjä korjauksia Kirjanpitoyksiköiden vastausten tarkastamisen yhteydessä on tehty joitakin htv- ja tapahtumamääriin liittyviä korjauksia. Htv-määrien osalta korjauksia on tehty joillekin kirjanpitoyksiköille esim. seuraavasti: - Työaikojen hallinta on erotettu laskennallisesti muusta palvelussuhteen hallinnasta - Sisäinen laskenta ja suunnittelu on erotettu laskennallisesti - Vuoden 2010 htv-määriä on korjattu tilanteissa, joissa se on parantanut tietojen vertailtavuutta. Esim. PLM:n hallinnonalalta on ollut alun perin käytettävissä vuodelta 2010 hallinnonalan oman selvityksen tiedot, jossa on ollut erilaiset rajaukset. Näistä korjauksista johtuen joidenkin kirjanpitoyksiköiden vuoden 2010 tiedot voivat poiketa aiemmin raportoiduista. Tapahtumamäärien osalta korjauksia on tehty esim. seuraavasti: - Menojen käsittelyssä palvelukeskuksen tapahtumamääriin on lisätty UM:n lähetystöissä käsiteltävien menotositteiden lukumäärät. 35
Htv- ja tuottavuuskyselyn kattamat prosessit ja niissä tapahtuneet muutokset vuosien 2010/2011 ja 2014 välillä Vuoden 2014 kysely kattoi talous- ja henkilöstöhallinnon prosessikokonaisuuden siten, että kyselyssä tarkasteltiin myös niitä prosesseja, joihin Kieku-toimintamalli ei ole suoraan vaikuttanut. Kyselyssä htv-tiedot kerättiin aiempaa karkeammalla ns. pääprosessitasolla. Tämä ei vaikuta vuosien 2010/2011 ja 2014 tietojen vertailtavuuteen. Vertailuvuosien 2010/2011 ja 2014 välillä ei ole sellaisia sisällöllisiä muutoksia, jotka oleellisesti vaikuttaisivat tietojen vertailtavuuteen. - Vuoden 2014 kyselyssä työaikojen hallintaa tarkastellaan erillään muusta palvelussuhteen hallinnasta. - Vuoden 2014 kyselyssä palkanlaskentaa tarkastellaan erillään palkkausjärjestelmän ylläpidon tehtävistä (2010/2011 kyselyssä Palkkaus ja palkitseminen -kokonaisuus). - Vuoden 2014 osalta PK:n palkanlaskennan htv-määrissä on osittain sellaisia tehtäviä, jotka tulivat vuonna 2010 kirjatuiksi osaksi palvelussuhteen hallintaa. - Vuoden 2014 kyselyssä sisäinen laskenta prosessi kattoi sekä sisäisen laskennan että raportoinnin ja analysoinnin. - Vuoden 2014 kyselyyn ei sisältynyt Kieku-tietojärjestelmän käyttöönoton valmistelua. Kyselyn 21 KPY:llä Kieku-valmistelu sitoi 2010/2011 tilanteessa taloushallinnon työpanoksesta 2,5 % ja henkilöstöhallinnon työpanoksesta 1,7 %. - Palvelukeskuksen Kieku tuen ja ylläpidon htv-määrä (24,7 htv) on jaettu laskennallisesti taha ja heha prosesseille. Kyselyn kattama prosessikokonaisuus on kuvattu seuraavilla dioilla. 36
Taloushallinnon prosessijako 1/2 Pääprosessi Prosessit 2010 ja 2011 Prosessit 2014 Tulojen käsittely Tulojen käsittely Asiakasrekisterin ylläpitäminen Laskutus Laskuun perustuvien tulotositteiden käsittely Suoritusten käsittely Saatavien valvonta Menojen käsittely Menojen käsittely Toimittajarekisterin ylläpito Menotositteiden käsittely Menotositteiden hyväksymiskierto Maksuunpano 37
Taloushallinnon prosessijako 2/2 Pääprosessi Prosessit 2010 ja 2011 Prosessit 2014 Kirjanpito Kirjanpito Kirjanpito ja tilinpäätös Käyttöomaisuuskirjanpito Sisäinen laskenta Suunnitteluprosessi Kieku-tietojärjestelmän käyttöönoton valmistelu Valtuuskirjanpito Sisäinen laskenta Analysointi ja raportointi Suunnitteluprosessi Kieku-tietojärjestelmän käyttöönoton valmistelu taloushallinnon osalta Sisäinen laskenta (Sisäinen laskenta, Raportointi ja analysointi) Suunnitteluprosessi - 38
Henkilöstöhallinnon prosessijako 1/3 Pääprosessi Prosessit 2010 ja 2011 Prosessit 2014 Palkkaus ja palkitseminen Palkkaus ja palkitseminen Palkkausjärjestelmän ylläpitäminen Palkanlaskenta (sis. palkkiolaskenta) Palkkausjärjestelmän ylläpitäminen Palvelussuhteen hallinta Palvelussuhteen hallinta Palvelussuhteen hallinta Työaikojen hallinta Lomien ja poissaolojen hallinta Työaikojen hallinta 39
Henkilöstöhallinnon prosessijako 2/3 Pääprosessi Prosessit 2010 ja 2011 Prosessit 2014 Osaamisen hallinta Rekrytointi Osaamisen arviointi Suorituksen johtaminen Osaamisen kehittäminen Osaamisen hallinta (sis. osaamisen arviointi ja kehittäminen sekä suorituksen johtaminen) Rekrytointi (sis. yleisperehdytys) Rekrytointi Matkustus Perehdyttäminen Matkustus Matkustus 40
Henkilöstöhallinnon prosessijako 3/3 Pääprosessi Prosessit 2010 ja 2011 Prosessit 2014 Strateginen suunnittelu Kieku-tietojärjestelmän käyttöönoton valmistelu Henkilöstöhallinnon strateginen suunnittelu Kieku-tietojärjestelmän käyttöönoton valmistelu henkilöstöhallinnon osalta Strateginen henkilöstösuunnittelu - 41
Esityksessä käytetyt lyhenteet, tuottavuuden tunnusluvut ja vertailu edelliseen kyselyajankohtaan KPY = kirjanpitoyksikkö - Taha / Heha yks. = talous- / henkilöstöyksikkö - Subst. yks. = substanssi/ydintoiminnan yksikkö PK = palvelukeskus HA = hallinnonala HTV = tehollinen henkilötyövuosi (221 päivää) Aineiston tuottavuuden tunnusluvut on laskettu siten, että ne sisältävät sekä kirjanpitoyksiköiden että palvelukeskuksen tiedot (htv ja tapahtumat), jotta prosessit ovat mukana tarkastelussa kokonaisuuksina riippumatta tehtävien suorituspaikasta. Kyselyn tarkasteluajankohtaan on tulosten raportoinnissa viitattu vuodella 2014, vaikkakin 7 KPY:ltä tiedot on kerätty ajanjaksolta 4/2014-3/2015. Aineistossa on käytetty vertailutietona kirjanpitoyksiköiden vuosien 2010/2011 tuloksia, johon on kaavioissa viitattu vuodella 2010. Vertailu on voitu esittää vain osasta kirjanpitoyksiköitä organisaatiomuutoksista johtuen. Tämän raportin lisäksi jokaiselle kyselyyn osallistuneelle kirjanpitoyksikölle on tuotettu kooste omista tuloksista. 42