Suorituskyky nousuun! Yhteistyössä menestykseen

Opaskirja henkilöstölle HELSINKI 2008 Suorituskyky nousuun! Yhteistyössä menestykseen Juho Valtonen Sanna Pekkola Juhani Ukko Hannu Rantanen

Juho Valtonen, Sanna Pekkola, Juhani Ukko, Hannu Rantanen Suorituskyky nousuun! Yhteistyössä menestykseen Opaskirja henkilöstölle Helsinki 2008

ALKUSANAT Tämän oppaan tarkoitus on auttaa henkilöstöä ymmärtämään yrityksen suorituskyvyn mittaamista ja liiketoimintaa sekä niiden yhteyttä omaan työhön. Opas on tarkoitettu pääasiassa henkilöstön käyttöön. Siinä havainnollistetaan, miksi suorituskykyä mitataan sekä mikä on henkilöstön rooli mittaamisessa ja yrityksen menestyksessä. Oppaan tarkoitus on enemmänkin herättää ajatuksia ja keskustelua kuin ohjeistaa. Nykypäivän työelämässä osaamisen ja tietämyksen merkitys menestystekijöinä korostuvat yhä enemmän. Tämä on tuonut omat haasteensa myös johtamiselle ja suorituskyvyn mittaamiselle eri organisaatiotasoilla. Voidaan esimerkiksi kysyä, kenen tulisi asettaa tavoitteet, jos työtehtävät vaativat paljon tietämystä ja erityisosaamista. Opas on osa Työelämän kehittämisohjelman (Tykes) rahoittamaa Henkilöstö kehittämään yrityksen suorituskyvyn analysointia (HEKSA) -menetelmäkehitysprojektia. Työelämän kehittämisohjelmalla pyritään kehittämään suomalaista työelämää monin eri keinoin. Kiitämme Tykesin henkilökuntaa sekä hankkeeseen osallistuneita henkilöitä ja yrityksiä. Lahdessa helmikuussa 2008 Tekijät Lappeenrannan teknillinen yliopisto Lahden Yksikkö www.lut.fi/lahti

SISÄLLYS 1 YRITYS TYÖNTEKIJÄN NÄKÖKULMASTA...1 1.1 Yritys ja sen sidosryhmät...1 1.2 Yhteistyö, johtaminen ja tiimit yrityksessä...3 1.3 Minä ja yritys...3 2 MIKSI MITTAAMISESSA ON JÄRKEÄ?...4 2.1 Mitä suorituskyvyn mittaaminen on?...4 2.2 Mittaamisen käyttötarkoitus...5 2.3 Mittaamisen liittyminen yrityksen menestymiseen...6 2.4 Mittaaminen hyödyttää kaikkia!...7 3 MITEN MITTAAMINEN TUKEE YRITYKSEN MENESTYSTÄ?...8 3.1 Oikeat mittarit ja onnistunut tavoitteiden asettaminen...8 3.2 Menestys edellyttää onnistunutta viestintää...9 3.3 Osallistuminen...10 3.4 Palkitseminen...10 4 YHTEENVETO...12 LÄHTEET...13

1. YRITYS TYÖNTEKIJÄN NÄKÖKULMASTA 1.1. Yritys ja sen sidosryhmät Yritys on ihmisistä ja heidän muodostamistaan ryhmistä koostuva kokonaisuus, jolla on tietyt päämäärät ja tavoitteet, jotka sen tulee saavuttaa. Yritystoiminta pyrkii eri sidosryhmien (esim. omistajien, asiakkaiden, työntekijöiden, pankkien, lainsäätäjien) tarpeiden samanaikaiseen tyydyttämiseen, ts. taloudellisesti kannattavaan toimintaan. YRITYS RAAKA-AINEET TUOTTEET MENOT TULOT TAVARAN TOIMITTAJAT SIJOITUKSET VOITONJAKO, OSINGOT Kuva 1. Yritys toimintakentässään (Rehn et al., 2000). Yritys ei pysty toimimaan yksin. Yritystä ympäröi erilaisten ihmis- ja yritysryhmien joukko, joita kutsutaan sidosryhmiksi. Sidosryhmiä ovat kaikki ne organisaatiot sekä ihmis- ja yritysryhmät, jotka ovat merkittävässä vuorovaikutuksessa yrityksen kanssa ja joista yrityksen toiminta riippuu. Tärkeimmät sidosryhmät ovat yrityksen johto, työntekijät ja omistajat. 1

Yrityksen voidaan ajatella olevan eri sidosryhmien yhteistyön muoto. Yritys pyrkii sille asetettuihin tavoitteisiin ja sen myötä sidosryhmien tarpeiden tyydyttämiseen mahdollisimman tehokkaasti. Myös suorituskyvyn kehittämisen taustalla ovat yrityksen sidosryhmien tarpeet ja niiden tyydyttäminen. TYÖNTEKIJÄT ASIAKKAAT JOHTO KILPAILIJAT OMISTAJAT VEROTTAJA RAHOITTAJAT TAVARAN- TOIMITTAJAT KOULUTUS- ORGANISAATIOT VALTION LAINSÄÄDÄNTÖ Kuva 2. Yrityksen toimintaan vaikuttavat yleisimmät sidosryhmät (Rehn et al., 2000). 2

1.2. Yhteistyö, johtaminen ja tiimit yrityksessä Johtamisella tarkoitetaan yleensä organisaation toiminnan suunnittelua, organisointia, toimeenpanoa ja valvontaa. Se on yhteistyötä, jonka avulla pyritään vaikuttamaan mm. tiimien toimintaan niin, että valitut päämäärät saavutettaisiin. Yrityksen johtaminen on yhteistyötä. Johtaja tarvitsee johtaakseen ihmisiä, joiden kanssa toiminnalle löydetään suunta ja joiden kanssa toimitaan yhteistyössä päämäärien saavuttamiseksi. Tiimillä tarkoitetaan yrityksessä tai muussa organisaatiossa joukkoa ihmisiä, joilla on yhteinen tavoite, joka pyritään saavuttamaan yhteistyöllä. Yksi tiimityöskentelyn suurimmista eduista on osaamisen leviäminen ja tämän avulla uuden oppiminen. Yrityksen toiminta perustuu siis ennen kaikkea yhteistyöhön. 1.3. Minä ja yritys Riippumatta yrityksen koosta tai toimialasta tuotteiden ja palveluiden suunnittelun, valmistuksen ja kehityksen toteuttavat ihmiset. Näin ollen yrityksen strategian toteutuminen riippuu viime kädessä sen työntekijöistä. Henkilöstö on yksi tärkeimmistä yrityksen olemassaolon perustekijöistä. Työntekijä on aina oman työnsä asiantuntija, siksi hän on myös tärkeä vaikuttaja työpaikallaan. Työntekijä voi helposti vaikuttaa esimerkiksi: ilmapiiriin työpaikalla työolosuhteisiin hyvinvointiin työpaikalla asiakastyytyväisyyteen laatuun. Näiden kautta työntekijä voi omalla toiminnallaan vaikuttaa moniin kustannuksiin. 3

2. MIKSI MITTAAMISESSA ON JÄRKEÄ? 2.1. Mitä suorituskyvyn mittaaminen on? Perinteisesti yrityksen suorituskyvyllä tarkoitetaan talouteen liittyvää suorituskykyä. Pelkkä taloudellinen informaatio edustaa kuitenkin hyvin kapeaa näkökulmaa yrityksen toiminnasta ja sen edellytyksistä. Yrityksen suorituskyky voidaan määritellä mitattavan kohteen kyvyksi saavuttaa asetettuja tavoitteita. Mittaamalla yrityksen suorituskykyä saadaan kokonaisvaltainen näkemys yrityksen toiminnasta ja sen menestyksestä sekä näiden välisistä syy-yhteyksistä. Seuraavassa on määritelty lyhyesti suorituskykyä kuvaavia käsitteitä: Kannattavuus kertoo organisaation kyvyn tuottaa voittoa. Tuottavuus voidaan määritellä tuotoksen ja panoksen väliseksi suhteeksi. Taloudellisuus kertoo kuinka edullisesti jokin tuotos saadaan aikaan. Tuloksellisuudella kuvataan, miten hyvin yritys on kyennyt saavuttamaan asetetut tavoitteet. Tehokkuus kuvaa tuloksellisuutta tietyssä ajassa. Kilpailukyky on yrityksen kyky osallistua ja pysyä mukana markkinoilla käytävässä kilpailussa. Seuraavassa esimerkissä (kuva 3) kuvataan joitain edellä mainittuja käsitteitä rautanauloja valmistavan yrityksen näkökulmasta. 4

Kannattavuus: Tuottavuus: Taloudellisuus: Paljonko yritys saa voittoa yhdestä myydystä naulasta? Montako tuuman naulaa saadaan kilosta rautaa? Montako rautanaulaa voidaan tuottaa yhdellä eurolla? Tehokkuus: Paljonko kauden toteutuneet valmistusmäärät ovat suhteessa tavoitemääriin? Kuva 3. Käsitteet rautanauloja valmistavan yrityksen näkökulmasta (mukaillen Rationalisointineuvottelukunta, 1998). Nämä tunnusluvut ovat pääasiassa lopputuloksia toteutuneesta toiminnasta eivätkä kerro sitä, miten niihin on päästy. Näin ollen on tärkeää löytää myös itse toimintaa kuvaavat mittarit, joita seuraamalla ja kehittämällä näihin lopputuloksiin päästään. 2.2. Mittaamisen käyttötarkoitus Suorituskyvyn mittaamista pyritään pääsääntöisesti käyttämään johtamisen tukena. Erilaisia käyttötarkoituksia suorituskyvyn mittaamiselle yrityksen kannalta: henkilöstön toiminnan ohjaaminen tärkeiden tavoitteiden viestintä toiminnan nykytason arvioiminen yrityksen strategian kiteyttäminen toteutettavissa oleviksi tavoitteiksi ongelmien havaitseminen henkilöstön motivoiminen strategian toteutumisen seuraaminen tulospalkkion mahdollistaminen palkkausjärjestelmän kehittäminen. Suorituskyvyn mittaaminen on hyvä tapa selvittää yrityksen visio, strategia tai tavoitteet koko organisaatiolle. Tällöin suorituskyvyn mittaaminen liittyy olennaisesti myös henkilöstöjohtamiseen. 5

Nykyään myös henkilöstö käyttää mittaamista esimerkiksi omien tavoitteidensa seurantaan ja työnsä kehittämiseen. 2.3. Mittaamisen liittyminen yrityksen menestymiseen Yritystoiminnan yleisenä tavoitteena voidaan pitää sidosryhmien tarpeiden tyydyttämistä, toisin sanoen kannattavaa yritystoimintaa. Suorituskykymittarit ja niiden tavoitteet yrityksen keskeisille toiminnoille luodaankin yleensä päämääränään kannattava yritystoiminta. Aiemmin mittaus on perustunut pitkälti tilinpäätöksestä saatavien lukujen arviointiin. Tällaisia tyypillisiä tilinpäätöksen tunnuslukuja ovat esimerkiksi: Liikevaihdon kasvu, % Liikevoitto, % Oman pääoman tuotto, % Yllämainitut tunnusluvut eivät kerro itse toiminnasta, vaan toiminnan seurauksista. Turvatakseen toimintaedellytykset ja jatkuvuuden tulisi yritysten seurata ja kehittää kaikkia toimintansa kannalta oleellisia asioita, jotka lopputuloksena muodostavat yrityksen tuloksen. Yrityksen toiminnan kannalta oleellisia asioita voidaan pitää ns. syytekijöinä. Mittareita, joilla yrityksen kannattavan toiminnan kannalta oleellisia asioita mitataan, voidaankin kutsua syymittareiksi. Tällaisia ovat esimerkiksi: Asiakastyytyväisyys Asiakasuskollisuus Tuotteiden laatu Työtyytyväisyys Henkilöstön osaaminen Mittaaminen ulottuu yksikkötasolta aina tiimi- tai jopa henkilötasolle asti. Tällöin henkilöstöllä voi olla omat mittarit, joilla he kehittävät työtään ja seuraavat työnsä tuloksia. On tärkeää, että tiimi ja siinä työskentelevät henkilöt pääsevät vaikuttamaan omiin mittareihinsa ja tavoitteisiinsa, koska he ovat parhaita asiantuntijoita omassa työssään ja sen kehittämisessä. 6

2.4. Mittaaminen hyödyttää kaikkia! Suorituskyvyn mittaaminen henkilö- tai tiimitasolla tarkoittaa yleensä omaan tai tiimin työhön liittyvien mittareiden ja tavoitteiden määrittämistä sekä tavoitteiden toteutumisen seurantaa. Suorituskyvyn mittauksella on todettu olevan positiivista vaikutusta henkilöstön työhyvinvointiin. Tämän johdosta suorituskyvyn mittaus on parantanut henkilöstön ja johdon välistä vuorovaikutusta. työmotivaatio on kasvanut. oppimis- ja kehittymismahdollisuudet ovat parantuneet. henkilöstön mahdollisuudet vaikuttaa päätöksentekoon ovat parantuneet. tavoitteet on saavutettu paremmin. mittaaminen on vaikuttanut positiivisesti palkitsemiseen. Työntekijöiden aktiivisempi rooli organisaatiossa, tiedon avoin levittäminen ja vuorovaikutuksen lisääminen ovatkin avainasemassa, kun suorituskyvyn mittaaminen otetaan käyttöön organisaation alemmilla tasoilla. 7

3. MITEN MITTAAMINEN TUKEE YRITYKSEN MENESTYMISTÄ? 3.1. Oikeat mittarit ja onnistunut tavoitteiden asettaminen Merenkulkijoiden vanha viisaus sanoo: Jos et tiedä, mihin olet menossa, sillä ei ole paljon väliä, missä olet nyt. Tämä viisaus pätee myös yritysmaailmassa. Tavoitteita on oltava, jotta kaikki tietävät, mihin pyritään. Jokaisella yrityksellä on tavoitteita. Ne ovat tärkeitä tulevaisuuden kannalta, koska ne antavat yritykselle suunnan. Kuvassa 4 on havainnollistettu, miten työntekijän tavoitteet muotoillaan ja johdetaan yrityksen tavoitteista läpi organisaation. Yleinen Yrityksen tavoitteet Yksikön tavoitteet Tavoitteiden muotoilu Tiimin tavoitteet Työntekijän tavoitteet Tavoitteiden johtaminen Konkreettinen Kuva 4. Työntekijöiden tavoitteiden johtaminen (mukaillen Niermeyer & Seyffert, 2004). Visio on mielikuva siitä, millaisena organisaatio halutaan nähdä tulevaisuudessa. Strategia on toimintaperiaate, jolla voidaan saavuttaa päämäärä. Jotta strategia ei jäisi vain hienoiksi lauseiksi, siitä on pystyttävä johtamaan tavoitteet yrityksen eri yksiköille. 8

Yksikön tavoitteiden tulisi olla pohjana määriteltäessä tavoitteita tiimeille. Tiimin tavoitteista voidaan vielä tarvittaessa muodostaa työntekijöiden henkilökohtaiset tavoitteet. Jos yksilötasolla tavoitteita ei saavuteta, ylemmänkin tason tavoitteet voivat jäädä saavuttamatta. Strategia siis toteutuu parhaiten koko yrityksen henkilöstön yhteisellä työllä. Kehityskeskustelut ovat hyvä keino tärkeimpien työhön liittyvien asioiden läpikäymiseen. Usein juuri kehityskeskusteluissa käsitellään työntekijän tavoitteita, niiden asettamista ja roolia yrityksen toiminnassa. Tällöin on tärkeää, että työntekijän näkemykset otetaan huomioon, sillä hän on asiantuntija omassa työssään. Yrityksen näkökulmasta kehityskeskusteluiden tavoitteena on saada työntekijä näkemään yrityksen kannalta oleelliset asiat. Työntekijä saa taas mahdollisuuden tuoda oman näkemyksensä, jotta tavoitteista saadaan hyväksyttäviä, joustavia, motivoivia, johdonmukaisia, ymmärrettäviä ja saavutettavia. 3.2. Menestys edellyttää onnistunutta viestintää Viestinnän on sanottu olevan liima, sideaine, joka pitää yrityksen eri toiminnot kasassa. Suorituskyvyn mittaaminen vaatii yritykseltä toimivaa sisäistä viestintää. Työntekijän tarvitsee saada tietoonsa hänen työlleen tärkeät mittarit ja niille asetetut tavoitteet, jolloin yrityksen sisäinen viestintä on avainasemassa. Yrityksen sisäinen viestintä voidaan hoitaa monia eri kanavia pitkin. Yleisimpiä kanavia ovat: Esimiehet Kokoukset ja palaverit Tiedotustilaisuudet Ilmoitustaulu Tiedote Sähköposti Intranet Puhelin Muut sähköiset välineet 9

Kuva 5. Henkilökohtainen viestintä on tehokkain viestinnän muoto esimiehen ja työntekijän välillä (vrt. Ukko et al., 2007). Viestinnällä on erittäin merkittävä rooli siinä vaiheessa, kun yrityksessä ollaan aloittamassa suorituskyvyn mittaamista. Paras tilanne myös viestinnän näkökulmasta on henkilöstön aktiivinen osallistuminen mittaamisen suunnittelutyöhön. 3.3. Osallistuminen Henkilöstön rooli suorituskyvyn mittaamisen onnistuneen toteutuksen taustatekijänä on noussut esiin monessa eri yhteydessä. Sekä johdon sitoutuminen uuden mittausjärjestelmän kehittämiseen että henkilöstön ottaminen mukaan suunnitteluun ja rakentamiseen, eli henkilöstön vaikutusmahdollisuuksiensa lisääminen, ovat erittäin tärkeitä. Tämä järjestely antaa myös johdolle ja esimiehille mahdollisuuden hyödyntää henkilöstön tietämystä operatiiviselta tasolta. 3.4. Palkitseminen Palkitseminen voidaan jakaa aineelliseen ja aineettomaan palkitsemiseen. Aineettomat palkkiot ovat henkilön omia positiivisia tuntemuksia työstä, kuten esimerkiksi mahdollisuus urakehitykseen, koulutukseen, pysyvään työsuhteeseen tai vaikuttamiseen. Aineettomista palkitsemistavoista vaikutusmahdollisuudet, palaute 10

ja arvostus ovat kaikkein tehokkaimmat ja vaikutukseltaan pitkäaikaisimmat. Aineellisia palkkioita ovat taas muun muassa palkka ja erilaiset palkkiot, edut, osakkeet ja optiot. Esimerkiksi tulospalkkaus voi perustua yrityksen menestykseen, tehtävistä suoriutumiseen ja henkilökohtaiseen kehitykseen. Toimiva tapa luokitella palkkiot ja kannustimet on esitetty kuvassa 6. EDUT TULOSPALKKA ALOITEPALKKIOT PERUSPALKKA ERIKOISPALKKIOT - Mahdollisuus kehittyä - Koulutus - Työn sisältö - Palaute työstä +/- - Arvostus - Mahdollisuus osallistua ja vaikuttaa - Työsuhteen pysyvyys - Työajan järjestelyt Kuva 6. Palkitsemisen kokonaisuus (Vartiainen, Hakonen & Hulkko, 1998). Palkkiot maksetaan tavoitteiden toteutumisesta. Tavoitteiden on oltava mitattavissa ja niiden on pohjauduttava yrityksen pitkän tähtäimen suunnitelmiin. Tämän vuoksi on järkevää liittää palkitseminen osaksi suorituskyvyn mittausjärjestelmää. Näin palkkiot voidaan liittää tavoitteiden toteutumiseen, jolloin palkitsemisesta saadaan mahdollisimman oikeudenmukaista, tasapuolista ja oikea-aikaista. Palkitsemisen kehittämisessä on hyvä olla mukana kaikki organisaatiotasot. Tällöin jokaisen tason oma asiantuntemus tehtävistä tulee huomioiduksi. 11

4. YHTEENVETO Suorituskyky on mitattavan kohteen kyky saavuttaa asetettuja tavoitteita. Suorituskyvyn kehittämisen taustalla ovat yrityksen sidosryhmien tarpeet ja niiden tyydyttäminen. Suorituskyvyn mittaamista käytetään yleensä johtamisen tukena kaikilla toiminnan tasoilla. Nykyään myös henkilöstö käyttää mittaamista monipuolisesti työnsä tulosten kehittämiseen seuraamalla omien tavoitteidensa saavuttamista. On tärkeää, että tiimi ja siinä työskentelevät henkilöt pääsevät vaikuttamaan omiin mittareihinsa ja tavoitteisiinsa, koska he ovat parhaita asiantuntijoita omassa työssään ja sen kehittämisessä. Suorituskyvyn mittaaminen vaatii yritykseltä toimivaa sisäistä viestintää. Suorituskyvyn mittaamisen avulla voidaan kehittää oikeudenmukainen palkitsemisjärjestelmä. 12

LÄHTEET Niermeyer, R. & Seyffert, M. 2004. Motivaatio. Maskun kirjapaino Oy, Masku. 123 s. Rationalisointineuvottelukunta. 1988. Tuottavuuden seuranta. Tampereen kirjapaino Oy Tamprint, Tampere. 127 s. Rehn, M., Rantanen, H., Saario, R. & Holtari, J. 2000. Cost Management. Opetuskansio. Lappeenrannan teknillinen korkeakoulu, Lahti. Ukko, J., Karhu, J. & Rantanen, H. (2007). How to Communicate Measurement Information Successfully in Small and Medium-Sized Enterprises: a Regression Model. International Journal of Information Quality. Vol. 1, No 1, pp. 41-59. Vartiainen, M., Hakonen, N. & Hulkko, K. 1998. Ryhmien ja tiimien palkitseminen. Metalliteollisuuden keskusliitto, MET, Helsinki. 108 s. 13

Juho Valtonen Sanna Pekkola Juhani Ukko Hannu Rantanen Suorituskyky nousuun! Graafinen suunnittelu Mainostoimisto Kari Eklund DM Oy Piirrokset Lauri Voutilainen Paino Multiprint Oy / Otamedia, Espoo 2008 Suorituskyvyn mittaaminen yrityksen kaikilla toiminnan tasoilla on tullut jäädäkseen. Henkilöstön rooli suorituskyvyn mittaamisen suunnittelijana, kehittäjänä ja käyttäjänä on jäänyt liian vähälle huomiolle. Tämän oppaan tarkoitus on auttaa henkilöstöä ymmärtämään yrityksen suorituskyvyn mittaamista ja liiketoimintaa sekä niiden yhteyttä omaan työhön. Oppaassa havainnollistetaan, miksi suorituskykyä mitataan sekä mikä on henkilöstön rooli mittaamisessa ja yrityksen menestyksessä. Usein käytännön tuloksen tekemisen parhaat asiantuntijat löytyvät työnjohtoja työntekijätasoilta, jolloin heidän roolinsa myös suorituskyvyn mittaamisen kehittämisessä ja hyödyntämisessä korostuu. Oppaan on toteuttanut Lappeenrannan teknillisen yliopiston Lahden yksikön suorituskyvyn johtamisen tutkimustiimi SAKE. Kirja on osa Työelämän kehittämisohjelman rahoittamaa Henkilöstö kehittämään yrityksen suorituskyvyn analysointia -menetelmäkehityshanketta. ISBN 978-952-457-409-9 www.tykes.fi