Outlook 2003 fin Laiskakoira

Outlook 2003 fin Laiskakoira

Tämä Laiskakoira-kirja on mallikappale eikä tätä saa käyttää ilman Tieturi Oy:n kirjallista lupaa. Jos näet tämän kirjan käytössä, on kyseessä tekijänoikeusrikos. Ota tällöin yhteyttä Tieturi Oy:n (yhteystiedot löydät osoitteesta www.tieturi.fi). Laiskakoira-kirja sisältää sähköisen käyttöoikeustunnisteen. Tekijänoikeuden haltija (Tieturi Oy) voi jäljittää kirjan tämän tunnisteen avulla. Tämä teos on suojattu tekijänoikeuslailla. Sen tekstin jäljentäminen ilman tekijän lupaa painamalla, monistamalla, valokuvaamalla tai muulla tavoin kielletään tekijänoikeuslain nojalla. Laiskakoira-kirjat ovat useampaan kertaan oikoluettuja ja niiden toiminnot on testattu vuosien aikana sekä kursseilla että käytännössä. Näistä huolellisista toimista huolimatta inhimilliset virheet voivat olla mahdollisia. Tieturi Oy ei vastaa niiden mahdollisesti aiheuttamista välillisistä eikä välittömistä vahingoista. Tieturi Oy www.tieturi.fi

Sisällysluettelo i Sisällysluettelo 1 Johdanto...5 2 Microsoft Outlook...7 2.1 Outlookin perusosat...7 2.2 Ohjelman käynnistys...8 2.3 Ohjelman käytön lopettaminen...8 3 Outlook-ikkunan osat...9 3.1 Outlook tänään -sivu...10 3.1.1 Outlook tänään -sivun mukauttaminen...11 3.2 Kansioluettelo...13 3.3 Lukuruutu...13 3.3.1 Lukuruudun koon muuttaminen...14 4 Sähköposti...15 4.1 Sähköpostiviestin lähettäminen...15 4.1.1 Osoitteen automaattinen täydennys...16 4.1.2 Kopion ja piilokopion lähettäminen...16 4.2 Lähetetyt viestit...17 4.3 Saapuneet viestit...17 4.4 Viestien vastaanottaminen ja tarkistaminen...18 4.5 Viestin lukeminen...18 4.6 Viestien selaaminen...19 4.7 Viestiin vastaaminen...19 4.8 Viestin välittäminen...20 4.9 Viestikohtaiset asetukset...20 4.9.1 Viestin määrittäminen tärkeäksi...21 4.9.2 Lukukuittauspyyntö...22 4.9.3 Toimituskuittauspyyntö...23 4.9.4 Vastauksen osoittaminen toiselle henkilölle...23 4.9.5 Lähettämisajankohdan määrittäminen...24 4.9.6 Lähetetyn viestin poiston määrittäminen...24 4.10 Keskeneräisen viestin tallentaminen...25 4.10.1 Luonnoksen käyttäminen...25 4.11 Allekirjoitukset...26 4.11.1 Allekirjoituksen määrittäminen automaattiseksi...28 4.11.2 Allekirjoituksen valitseminen viestiin...28 4.12 Viestin käsittely myöhemmin (seuranta)...30 4.12.1 Ohjelman ilmoitus seurannasta...32 4.12.2 Viestin merkitseminen käsitellyksi...33 4.12.3 Seurantamerkinnän poistaminen...33

ii Sisällysluettelo 4.13 Valmiiden kirjepohjien käyttäminen...33 4.14 Tiedoston lähettäminen liitteenä...34 4.14.1 Tiedoston liittäminen viestiin...35 4.14.2 Tiedoston pikakuvakkeen liittäminen...36 4.14.3 Liitetiedoston avaaminen...36 4.14.4 Liitetiedostojen tallentaminen...37 4.14.5 Liitetiedoston tallentaminen ohjelmassa...37 4.14.6 Liitetiedostojen tulostaminen...38 4.15 Sähköpostin käyttöoikeuksien jakaminen...38 5 Outlookin osoitteistot...39 5.1 Osoitteiston valitseminen...39 5.2 Osoitteiston käyttäminen...40 5.2.1 Viestin luominen osoitteiston kautta...40 5.2.2 Osoitteen lisääminen viesti-ikkunassa...41 5.3 Osoitteen lisääminen osoitteistoon...42 5.3.1 Osoitteen tallentaminen viestistä...42 6 Yhteystiedot...45 6.1 Uuden yhteystiedon lisääminen...45 6.1.1 Yhteystiedon luominen sähköpostiviestistä...46 6.2 Yhteystietojen jakaminen...46 6.3 Tiettyyn henkilöön liittyvät toimet...47 6.4 Jakeluluettelot...47 6.4.1 Jakeluluettelon luominen...47 6.4.2 Jakeluluettelon käyttäminen...50 7 Äänestyspyyntö...51 7.1 Äänestyspyynnön luominen...51 7.2 Äänestyspyyntöön vastaaminen...52 7.3 Äänestyspyynnön vastausten seuraaminen...52 8 Kalenteri...55 8.1 Tapaaminen...56 8.1.1 Tapaamisen luominen...56 8.1.2 Tapaamisesta muistuttaminen...57 8.1.3 Merkinnän avaaminen...58 8.2 Kokouksen järjestäminen...58 8.2.1 Yksinkertainen kokous...58 8.2.2 Kokouksen suunnittelu...60 8.3 Kokouspyyntöön vastaaminen...63 8.3.1 Vastausten seuraaminen...65 8.4 Kokouksen ajankohdan muuttaminen...66 8.5 Kokouksen peruuttaminen...67 8.5.1 Peruutetun kokouksen poistaminen kalenterista...68

Sisällysluettelo iii 8.6 Tapahtuma...68 8.6.1 Tapahtuman lisääminen...69 8.6.2 Toistuvan tapahtuman lisääminen...70 8.7 Kalenterimerkinnän poistaminen...72 8.8 Merkinnän muokkaaminen...72 8.9 Muistutukset kalenterimerkinnöissä...72 8.9.1 Muistutuksen asettaminen...72 8.9.2 Muistutukseen reagoiminen...73 8.10 Kokouskutsun välittäminen...73 8.10.1 Välitetyn kokouskutsun käsitteleminen...74 8.11 Sähköpostiviesti kalenterimerkinnäksi...75 8.12 Tiedoston liittäminen kalenterimerkintään...75 8.13 Ryhmäkalenterin käyttäminen...76 8.14 Henkilökohtaisen kalenterin luominen...79 8.15 Kalenterin jakaminen...80 8.16 Kalenterin tulostaminen...80 9 Muistilaput...83 9.1 Muistilapun lisääminen...83 9.2 Muistilapun poistaminen...84 10 Suoritettavat tehtävät...85 10.1 Tehtävän luominen...85 10.2 Toistuvan tehtävän luominen...86 10.2.1 Suorituspäivämäärän mukaan toistuva tehtävä...88 10.3 Tehtävän delegoiminen...89 10.3.1 Tehtävän vastaanottaminen...90 10.3.2 Tehtävän kuittaaminen suoritetuksi...91 10.3.3 Hyväksytyn tehtävän raportointi...92 10.4 Tehtävien jakaminen...93 11 Päivyri...95 11.1 Päivyrimerkinnän luominen...96 11.2 Automaattisen päivyrin asettaminen...97 11.3 Päivyrimerkintöjen tarkasteleminen...98 12 Tiedon kopiointi ja siirto...101 13 Tietyn tiedon etsiminen...103 14 Poissaolosanoma...105 15 Tietojen jakaminen...107 15.1 Kalenterin, tehtävien ja yhteystietojen jakaminen...107 15.1.1 Käyttöoikeustasot ja käyttöoikeudet...110

iv Sisällysluettelo 15.2 Oikeuksien antaminen edustajalle...111 15.3 Yksittäisen kansion jakaminen...113 15.4 Toisen käyttäjän kansion avaaminen...115 16 Kohteiden hallinta...117 16.1 Kohteen poistaminen...117 16.1.1 Poistetun kohteen palauttaminen...117 16.2 Viestien järjestäminen kansioihin...119 16.2.1 Kansion luominen...119 16.2.2 Viestin siirtäminen kansioon...120 16.3 Kohteiden luokittelu...120 16.3.1 Uuden luokan luominen...121 16.3.2 Kohteiden tarkastelu luokittain...122 16.4 Kohteiden liittäminen toisiinsa...123 16.5 Kohteiden ryhmittely...124 16.5.1 Sähköpostien ryhmittely...124 16.5.2 Tehtävien ryhmittely...125 16.6 Näkymien kenttien valinta...125 16.7 Kohteiden käsittelysäännöt...126 16.7.1 Sähköpostiviestien käsittelysäännöt...126 16.8 Roskapostien käsittely...132 16.9 Kalenterimerkinnän värin määrittäminen...134 17 Tietojen arkistoiminen...137 17.1 Automaattinen arkistointi...137 17.2 Yksittäisen kansion määrittäminen automaattiseen arkistoimiseen...139 17.3 Yksittäisen kansion arkistointi...140 17.4 Arkiston käyttäminen...141 17.5 Postilaatikon koon hallinta...141 18 Tietoturvallisuus sähköpostissa...143 18.1 Outlookin oletussuojaukset...143 18.2 Miten suojautua viruksia vastaan...144

Johdanto 5 1 Johdanto Tämä Laiskakoira on tehty sinulle henkilökohtaiseksi hakuteokseksi ohjelman kanssa työskennellessäsi. Sen tarkoituksena on helpottaa ja tehostaa työskentelyäsi ilman pitkien ja hankalien ohjeiden lukemista. Laiskakoirassa käsitellään yleisimpiä päivittäisessä työskentelyssä käytettäviä toimintoja. Laiskakoiran ideana on, että löydät nopeasti tarvitsemasi ohjeen, jossa toimintatapa on kuvattu selkeästi vaihe vaiheelta. Ohjeessa on ainoastaan se tieto, jota kyseisessä tilanteessa tarvitset. Lisätiedot ja vinkit on erotettu jokaisessa ohjeessa omaksi osakseen. Näin pääset etenemään työtehtävissäsi mahdollisimman nopeasti eteenpäin eikä sinun tarvitse lukea informaatiota, joka ei sinulle sillä hetkellä ole oleellista. Oikean ohjeen löytämisen helpottamiseksi olemme tehneet Laiskakoiraan yksityiskohtaisen sisällysluettelon sekä kirjan lopusta löytyvän hakemiston. Valikot, komennot ja painikkeet on merkitty lihavoituna, esimerkiksi Tiedosto-valikosta, Tallenna ja OK. Näppäinpainallukset on kirjoitettu hakasulkeiden sisään, esimerkiksi <Enter>. Jos näppäimiä on tarkoitus painaa samanaikaisesti, erotetaan ne plus-merkillä esimerkiksi <Ctrl>+<B>. Paina tällaisessa tapauksessa ensin ensimmäinen näppäin alas ja pidä sitä alhaalla painaessasi toista näppäintä. Mallikappale

6 Johdanto

Microsoft Outlook 7 2 Microsoft Outlook Microsoft Outlook on Internet-käyttöön suunniteltu Microsoft Exchange Server -palvelimeen perustuva sähköposti- ja tiedonhallintajärjestelmä. Outlookin avulla voit keskitetysti hallita sähköpostia, kalentereita, yhteystietoja ja tehtäviä. Voit siirtyä nopeasti Outlookin toiseen osaan siirtymäruudun avulla. Outlookissa tiedot on järjestetty kansioihin. Outlookin objekteista ja tiedostoista puhutaan kohteina. Kohteiden säilytyspaikka on kansio. Kussakin kansiossa on aina tietynlaisia kohteita. Outlookissa on myös erittäin helppo yhdistää eri kohteita. Voit esimerkiksi luoda muistilapusta sähköpostiviestin tai luoda sähköpostiviestistä kalenterimerkinnän. 2.1 Outlookin perusosat Outlook tänään Outlook tänään on sivu, josta löydät kuluvan päivän kalenterimerkinnät, saapuneet, lähtevät ja luonnokset kansioissa olevat uudet sähköpostit ja tehtävät. Saapuneet Saapuneet-kansioon saapuu kaikki sinulle tulleet viestit. Kalenteri Kalenteri, johon voit lisätä sovitut tapaamiset ja tapahtumat. Kalenteria voidaan käyttää myös työryhmään kuuluvien henkilöiden yhteisten tapaamisten tai yhteisten tilojen käytön varaamisessa. Yhteystiedot Yhteystiedot-osan avulla voit ylläpitää omaa osoitteistoasi. Tehtävät Tehtävät-kansion avulla voit hallita tehtäviä ja niiden suorittamista.

8 Microsoft Outlook Päivyri Päivyrin avulla voit merkitä ja seurata esimerkiksi tietyn henkilön kanssa käymiäsi puhelinkeskusteluita, sähköpostiliikennettä tai asiakirjojen käsittelyä. Voit määritellä tietyt asiat täydentymään automaattisesti päivyriisi. Muistilaput Muistilaput-toiminnon avulla voit kirjoittaa itsellesi pieniä muistutuksia. Poistetut Poistetut kansioon siirtyvät kaikki Outlookista poistamasi kohteet kuten viestit, kalenterimerkinnät ja tehtävät. 2.2 Ohjelman käynnistys Outlook työryhmäohjelma voidaan avata useammalla eri tavalla: 1. Valitse Käynnistä-valikosta Ohjelmat ja sen alivalikosta Microsoft Office ja vielä sen alivalikosta Microsoft Outlook 2003. 2. Voit myös avata ohjelman kaksoisnapsauttamalla työpöydällä mahdollisesti näkyvää Microsoft Outlook-pikakuvaketta. 2.3 Ohjelman käytön lopettaminen Ohjelman käyttö lopetetaan seuraavasti: 1. Valitse ohjelman Tiedosto-valikosta Lopeta.

Outlook-ikkunan osat 9 3 Outlook-ikkunan osat Outlook-ohjelman käynnistyessä saat näkyviin seuraavan ikkunan: Outlook-ikkuna Ylimpänä ikkunassa näet otsikkorivin ja sen alapuolella valikkorivin, josta valitset ohjelman eri elementtien käsittelyssä ja muotoilussa tarvittavat komennot. Ikkunan vasemmassa reunassa näet siirtymisruudun, jossa on pikakuvakkeet ohjelman eri osiin. Tämän ruudun kautta pääset siirtymään esimerkiksi kalenteriin tai tehtäviin. Oikeassa reunassa taas näet lukuruudun, jossa voit lukea viestin. Valikkorivin alapuolella näkyy työkalurivi, jossa sijaitsee painikkeet useimmiten tarvittaville komennoille, esimerkiksi tulostaminen, viestiin vastaaminen ja viestin välittäminen. Yleensä Vakio-työkalurivillä on oletuksena seuraavat painikkeet: Uusi sähköpostiviesti Tulosta Lähetä ja vastaanota Etsi

10 Outlook-ikkunan osat Siirrä kansioon Osoitteisto Vastaa Välitä Poista Etsi yhteystieto Vastaa kaikille Microsoft Outlook Ohje Ohjelmaikkunan alareunassa näet tilarivin. Se näyttää valitsemasi kansion kohteiden määrän. Kalenterissa tässä kohden näkyy valitsemasi päivän merkintöjen määrä tai Saapuneet-kansiossa olevien sähköpostien määrä. Tilarivi Ohjelmaikkunan ulkoasua pääset muuttamaan helposti Näytä-valikon kautta. Outlookissa voit luoda myös omia näkymiä. Näytä-valikosta voit määritellä näkyykö Outlookin ikkunassa esimerkiksi siirtymäruutu tai tilarivi. Työkalurivit vaihtuvat automaattisesti, siirtyessäsi Outlookin kansiosta toiseen. Lisätiedot Voit halutessasi mukauttaa työkaluriviä. Voit esimerkiksi lisätä tai poistaa siinä näkyviä painikkeita. Painikkeita voit lisätä napsauttamalla työkalurivin oikeassa reunassa näkyvää nuolipainiketta ja saat näkyviin valikon, josta voit valita haluamasi painikkeet. 3.1 Outlook tänään -sivu Outlook tänään -sivun avulla voit tarkastella päiväohjelmaasi yhdellä pikaisella silmäyksellä. Siellä näet sovitut tapaamiset, sähköpostiviestit ja tehtävät. Outlook tänään -sivun saat näkyviin näin: 1. Valitse Siirry-valikosta Pikakuvakkeet tai napsauta siirtymäruudun alapuolella olevaa Pikakuvakkeet-painiketta. 2. Valitse siirtymäruudusta Outlook tänään.

Outlook-ikkunan osat 11 Outlook tänään -sivu 3. Tällä sivulla näet saapuneiden ja lähettämättömien viestien määrän, muutamaksi seuraavaksi päiväksi sopimasi tapaamiset ja tehtäväluettelon. 3.1.1 Outlook tänään -sivun mukauttaminen Voit määrittää Outlook tänään -sivun ilmestymään näkyvin automaattisesti, kun avaat ohjelman. Sivun asetuksia pääset mukauttamaan seuraavasti: 1. Valitse Siirry-valikosta Pikakuvakkeet tai napsauta siirtymäruudun alapuolella olevaa Pikakuvakkeet-painiketta. Mallikappa le 2. Napsauta avautuneen sivun oikeassa yläkulmassa näkyvää Mukauta Outlook tänään -linkkiä. Saat näkyviin seuraavan ikkunan.

12 Outlook-ikkunan osat Outlook tänään -sivun mukauttaminen 3. Jos haluat, että sivu tulee näkyviin automaattisesti käynnistäessäsi ohjelman, valitse Käynnistys-kohdasta Siirry käynnistettäessä suoraan Outlook tänään -sivulle. 4. Viestit-kohdasta voit valita, mitä kansioita Outlook tänään -ikkunassa näytetään. 5. Kalenteri-kohdasta pääset valitsemaan, sivulla näkyvien kalenterimerkintöjen määrän. 6. Tehtävät-kohta antaa mahdollisuuden päättää miten tehtävät näytetään. Voit valita kaikki tehtävät tai vain kuluvan päivän tehtävät. Voit myös valita tehtävien lajittelutavan. 7. Tyylit-kohdasta voit vaihtaa Outlook tänään -ikkunan ulkoasua ja värejä. Kokeile!

Outlook-ikkunan osat 13 3.2 Kansioluettelo Kansioluettelon avulla näet kaikki käytettävissäsi olevat kansiot. Voit kätevästi siirtyä sen avulla kansiosta toiseen. Kansioluettelon avulla voit myös luoda uusia kansioita ja järjestellä viestejäsi. 1. Valitse Siirry-valikosta Kansioluettelo tai napsauta siirtymäruudun alapuolella olevaa kansioluettelo-painiketta. 3.3 Lukuruutu Kansioluettelo Ohjelma näyttää saapuneet viestit lukuruudussa, jossa näet viestin tietoineen paperilla olevan viestin tavoin. Lukuruudun kautta voit myös vastata kokouspyyntöihin tai käyttää äänestyspainikkeita ilman, että avaat viestin. Lukuruudun saat näkyville tai voit poistaa näkyvistä seuraavasti: 1. Valitse Näytä-valikosta Lukuruutu ja valitse sen alivalikosta Oikea tai Ala.

14 Outlook-ikkunan osat Lukuruutu 2. Lukuruudun saat pois näkyvistä valitsemalla Näytä-valikosta Poissa käytöstä. 3.3.1 Lukuruudun koon muuttaminen Lukuruudun kokoa voit muuttaa seuraavasti: 1. Vie osoitin lukuruudun reunan päälle. 2. Kun osoitin muuttuu kaksisuuntaiseksi nuoleksi, vedä vasemmalle tai oikealle.

Sähköposti 15 4 Sähköposti Useimmiten Outlook-ohjelmaa käytetään sähköpostiviestien lähettämiseen. 4.1 Sähköpostiviestin lähettäminen Uuden sähköpostiviestin lähetät seuraavasti: 1. Siirry sähköpostiin. 2. Napsauta Uusi sähköpostiviesti -painiketta. Ohjelma tuo näkyviin viesti-ikkunan. Uusi viesti ikkuna 3. Kirjoita vastaanottajan sähköpostiosoite Vastaanottaja-ruutuun. Jos lähetät viestisi useammalle henkilölle, erota osoitteet puolipisteellä (;). 4. Kirjoita Aihe-ruutuun lyhyt kuvaus viestistä. 5. Kirjoita varsinainen viesti tekstiruutuun. 6. Kun viestisi on valmis lähetettäväksi, napsauta Lähetä-painiketta.

16 Sähköposti Vinkki! Voi myös kirjoittaa Vastaanottaja-ruutuun osan vastaanottajan nimestä ja painaa <Ctrl>+<K>-näppäinyhdistelmää. Jos ohjelma löytää syöttämäsi alun perusteella sopivan henkilön osoitteistosta, ilmestyy nimi näkyviin alleviivattuna. Vinkki! Lähetä-painikkeen sijasta voit myös käyttää <Ctrl>+<Enter> näppäinyhdistelmää. Lisätiedot Jos lähetät sähköpostin oman organisaatiosi henkilölle, hae osoite osoitteistosta. Katso ohje osoitteiston käytöstä kappaleesta 5. Outlookin osoitteistot. 4.1.1 Osoitteen automaattinen täydennys Outlook täydentää automaattisesti Vastaanottaja, Kopio tai Piilokopio-kenttään kirjoittamasi osoitteen. Jos henkilöitä on useampia, tuo ohjelma näkyviin luettelon henkilöistä, jotka sopivat siihen asti kirjoittamaasi tekstiin. Valitse luettelosta oikea henkilö. Tätä toimintoa voit käyttää niiden henkilöiden kohdalla, joille olet aikaisemmin lähettänyt viestejä. 4.1.2 Kopion ja piilokopion lähettäminen Voit lähettää viestistäsi myös kopion tai piilokopion toiselle henkilölle. Jos lähetät viestin piilokopiona, eivät muut vastaanottajat näe, että olet lähettänyt kyseisen viestin myös Piilokopio-ruudussa olevalle henkilölle. 1. Luo uusi viesti normaalisti. 2. Kirjoita vastaanottajan osoitetieto Vastaanottaja-ruutuun. Jos lähetät viestisi useammalle henkilölle, erota osoitteet puolipisteellä (;).

Sähköposti 17 3. Jos haluat lähettää viestin jollekin henkilölle tiedoksi, kirjoita hänen osoitteensa Kopio-ruutuun. 4. Jos haluat lähettää viestin jollekin henkilölle piilokopiona, kirjoita henkilön osoite Piilokopio-ruutuun. Jos ruutu ei ole näkyvissä, valitse Näytä-valikosta Piilokopio-kenttä. 5. Kirjoita Aihe-ruutuun lyhyt kuvaus viestistä ja kirjoita varsinainen viesti tekstiruutuun. 6. Kun viestisi on valmis lähetettäväksi, napsauta Lähetä-painiketta. 4.2 Lähetetyt viestit Viestistäsi tallentuu automaattisesti kopio Lähetetyt kansioon. Lähetettyjä viestejä pääset tarkastelemaan näin: 1. Valitse siirtymisruudusta Lähetetyt-kansio. Saat näkyviin kaikki lähettämäsi viestit. 4.3 Saapuneet viestit Kaikki sinulle saapuneet viestit tulevat Saapuneet-kansioon, jonka saat näkyville seuraavasti: 1. Valitse siirtymisruudusta Saapuneet-kansio. 2. Tilarivillä näet kansion sisällä olevien viestien lukumäärän. Vinkki! Saapuneet-kansio on tarkoitettu käsittelemättömien viestien säilyttämiseen. Kun olet lukenut viestin etkä halua säilyttää sitä, poista se välittömästi. Jos taas haluat säilyttää viestin, siirrä se johonkin toiseen kansioon. Lisätiedot Katso ohje viestien siirtämisestä kappaleesta 16.2

18 Sähköposti Viestien järjestäminen kansioihin. 4.4 Viestien vastaanottaminen ja tarkistaminen Ohjelma tarkistaa automaattisesti tietyn väliajoin postilaatikostasi uudet viestit. Uudet viesti tulevat näkyviin Saapuneet-kansioon. Halutessasi voit tarkistaa postilaatikkosi seuraavasti: 1. Napsauta Lähetä tai vastaanota -painiketta. Ohjelma käy tarkistamassa sähköpostipalvelimella sijaitsevan postilaatikkosi ja tuo sinne tulleet viestisi Saapuneet-kansioon. Lisätiedot Jos sähköpostiohjelmasi toimii Exchange-palvelinympäristössä, yllä olevaa painiketta ei tarvitse napsauttaa. Saapunut viesti on automaattisesti heti luettavissa. 4.5 Viestin lukeminen Viesti luetaan seuraavasti: 1. Avaa saapunut viesti napsauttamalla sitä viestiluettelosta. Ohjelma avaa viestin omaan ikkunaansa. Viestin lukeminen

Sähköposti 19 2. Kun olet lukenut viestin, voit sulkea sen napsauttamalla viestiikkunan oikeassa yläkulmassa olevaa -painiketta. Vinkki! Voit sulkea ikkunan myös <Esc>-näppäimellä. Lisätiedot Lukemattoman viestin edessä on näkyy sen edessä vastaavasti 4.6 Viestien selaaminen -symboli. Kun viesti on luettu, -symboli. Voit selata viestejä viesti-ikkunassa seuraavasti: 1. Avaa yksi viesti. Seuraavan viestin saat näkyviin Seuraava kohde -painikkeella. 2. Edellisen viestin taas Edellinen kohde -painikkeella. 4.7 Viestiin vastaaminen Viestiin on kohteliasta vastata mahdollisimman nopeasti. Voit vastata joko viestin lähettäjälle tai kaikille viestin vastaanottajille. 1. Avaa viesti, johon haluat vastata. 2. Jos haluat vastata pelkästään viestin lähettäjälle, napsauta Vastaa-painiketta. 3. Jos taas haluat vastata lähettäjän lisäksi myös kaikille niille, jotka ovat saaneet kyseisen viestin, napsauta Vastaa kaikille -painiketta. 4. Kirjoita vastauksesi viestiruudun alkuun. Voit poistaa alkuperäisen viestin, jos haluat. 5. Lähetä vastauksesi napsauttamalla Lähetä-painiketta.

20 Sähköposti Lisätiedot Vastatun viestin edessä näkyy -symboli. 4.8 Viestin välittäminen Voit välittää viestin edelleen jollekin toiselle henkilölle seuraavasti: 1. Valitse tai avaa viesti, jonka haluat välittää. 2. Napsauta Välitä-painiketta. 3. Kirjoita Vastaanottaja-ruutuun sen henkilön nimi, jolle haluat välittää sähköpostiviestin. 4. Viestin Aihe-ruutuun tulee automaattisesti VL-teksti, joka kertoo vastaanottajalle, että kyseessä on välitetty viesti. 5. Kirjoita haluamasi viesti viestiruutuun ja lähetä viesti napsauttamalla Lähetä-painiketta. Lisätiedot Välitetyn viestin edessä näkyy -symboli. 4.9 Viestikohtaiset asetukset Kaikissa lähettämissäsi viesteissä on valmiiksi määriteltynä tietyt oletusasetukset. Voit muuttaa viestikohtaisia asetuksia seuraavasti: 1. Viesti-ikkunan on oltava avoinna. Napsauta työkalurivillä näkyvää Asetukset-painiketta. 2. Saat näkyviin alla olevan ikkunan. Määritä siihen haluamasi asetukset ja hyväksy ne napsauttamalla Sulje-painiketta. Yleisimmät asetukset käydään läpi seuraavissa kappaleissa.

Sähköposti 21 Viestin asetukset -ikkuna 4.9.1 Viestin määrittäminen tärkeäksi Jos Saapuneet-kansioosi tulee punaisella huutomerkillä varustettu viesti, on lähettäjä määritellyt viestin tärkeäksi. Määritys tehdään näin: 1. Valitse viesti-ikkunan Näytä-valikosta Asetukset tai napsauta uuden sähköpostiviestin Asetukset painiketta. 2. Valitse viestin tärkeys Tärkeys-valintaruudusta. 3. Hyväksy tekemäsi asetus Sulje-painikkeella. Vinkki! Viestin voit määrittää tärkeäksi myös viesti-ikkunan työkalurivin Tärkeys:suuri -painikkeella.

22 Sähköposti 4.9.2 Lukukuittauspyyntö Voit halutessasi määrittää viestille asetuksen, jonka avulla saat selville, milloin vastaanottaja avaa lähettämäsi viestin. Asetuksen määrität näin: 1. Valitse viesti-ikkunan Näytä-valikosta Asetukset tai napsauta uuden sähköpostiviestin Asetukset-painiketta. 2. Aseta valinta Pyydä tämän viestin lukukuittausta -valintaruutuun. 3. Sulje valintaikkuna Sulje-painikkeella. Kun vastaanottaja avaa viestin, lähettää sähköpostipalvelin siitä sinulle ilmoituksen, joka tulee Saapuneet-kansioosi. Lisätietoja Lukukuittaus toimii ainoastaan, jos viestisi vastaanottajan sähköpostiohjelma tai sähköpostipalvelin sallii sen. Ohjelma pyytää myös viestin vastaanottajalta hyväksynnän lukukuittauksen lähettämiselle. Se, ettet saa lukukuittausta ei siis välttämättä tarkoita sitä, että viestiä ei ole luettu. Huomaa myös, että kun itse saat lukukuittauspyynnön ja jos merkitset kuittauspyyntö-valintaikkunan Älä kysy kuittausten lähettämistä uudelleen -asetuksen päälle ja vastaat kuittauspyyntöön, jää kyseinen vastaus oletuksena voimaan ja koskee kaikkia sen jälkeen saapuneita lukukuittauksia.

Sähköposti 23 Jos haluat myöhemmin muuttaa tätä oletusasetusta, valitse Työkalut-valikosta Asetukset. Valitse avautuneen valintaikkunan Asetukset-välilehdeltä Sähköpostin asetukset ja seuraavasta valintaikkunasta Sähköpostin lisäasetukset. Nyt saat näkyviin valintaikkunan, josta voit muuttaa lukukuittausasetusta. 4.9.3 Toimituskuittauspyyntö Toimituskuittaus kertoo, että viesti on toimitettu vastaanottajan sähköpostilaatikkoon. Asetuksen määrität näin: 1. Valitse viesti-ikkunan Näytä-valikosta Asetukset tai napsauta uuden sähköpostiviestin Asetukset-painiketta. 2. Aseta valinta Pyydä tämän viestin vastaanottokuittausta -ruutuun. Toimituskuittaus tulee normaalin viestin tapaan Saapuneetkansioosi. 4.9.4 Vastauksen osoittaminen toiselle henkilölle Voit asettaa viestiin määrityksen siitä, että sen vastaukset osoitetaan automaattisesti jollekin toiselle henkilölle. Tätä toimintoa voit käyttää esimerkiksi äänestyspyyntöjen yhteydessä. 1. Valitse viesti-ikkunan Näytä-valikosta Asetukset tai napsauta Asetukset-painiketta. 2. Kirjoita vastausten vastaanottajan osoite Vastaukset lähetetään -ruutuun. Jos henkilön tiedot löytyvät yleisestä osoitteistosta, voit valita osoitteen Valitse nimet -painikkeen kautta. 3. Kun nimi on valittu, sulje valintaikkuna Sulje-painikkeella.

24 Sähköposti Lisätietoja Katso ohje osoitteiston käyttämisestä kappaleesta 5.2 Osoitteiston käyttäminen. 4.9.5 Lähettämisajankohdan määrittäminen Lähtevät-kansiossa säilytetään lähettämättömiä viestejä. Voit määrittää viestin pysymään tässä kansiossa määrittämääsi ajankohtaan saakka. Ohjelma lähettää viestin vasta asettamanasi määräpäivänä. 1. Valitse viesti-ikkunan Näytä-valikosta Asetukset tai napsauta Asetukset-painiketta. 2. Napsauta Älä toimita ennen -ruudun oikeassa reunassa näkyvä nuolipainiketta ja valitse avautuvasta kalenterista haluamasi päivämäärä. 3. Sulje valintaikkuna Sulje-painikkeella. 4.9.6 Lähetetyn viestin poiston määrittäminen Voit halutessasi määrittää, milloin viesti poistuu automaattisesti vastaanottajan sähköpostilaatikosta. 1. Valitse viesti-ikkunan Näytä-valikosta Asetukset tai napsauta Asetukset painiketta. 2. Napsauta Vanhentuu-ruudun oikeassa reunassa näkyvä nuolipainiketta ja valitse avautuvasta kalenterista haluamasi päivämäärä.

Sähköposti 25 3. Sulje valintaikkuna Sulje-painikkeella. Vinkki! Kaksi viimeksi mainittua toimintoa toimivat ainoastaan verkkoympäristöissä, joissa on käytössä Microsoft Exchange -palvelin eli voit käyttää niitä sisäisesti omassa organisaatiossasi. 4.10 Keskeneräisen viestin tallentaminen Luonnokset-kansioon tallennetaan viestit, joiden kirjoittaminen on kesken. Voit myöhemmin avata viestin, ja jatkaa sen kirjoittamista. Tallenna keskeneräinen viesti luonnoksena seuraavasti: 1. Valitse Tiedosto-valikosta Tallenna. Ohjelma tallentaa viestin automaattisesti Luonnokset-kansioon. 2. Sulje viesti. 4.10.1 Luonnoksen käyttäminen Luonnokset-kansiossa olevat viestit ovat keskeneräisiä viestejä, jotka on tarkoitus täydentää myöhemmin ja lähettää. Luonnoksen muokkaamista voit jatkaa seuraavasti: 1. Valitse siirtymäruudusta Luonnokset-kansio. 2. Avaa haluamasi luonnos kaksoisnapsauttamalla sitä. 3. Täydennä tiedot ja lähetä viesti Lähetä-painikkeella. Lähettämisen jälkeen viesti poistuu automaattisesti Luonnoksetkansiosta.

26 Sähköposti 4.11 Allekirjoitukset Allekirjoitus on teksti, joka tulee automaattisesti jokaiseen uuteen viestiisi. Voit luoda ja käyttää useita erilaisia allekirjoituksia. Viestiä lähettäessäsi voit valita viestiin sopivan allekirjoituksen. Luo allekirjoitus ohjattua toimintoa käyttäen seuraavasti: 1. Valitse Työkalut-valikosta Asetukset. 2. Siirry Sähköpostin muoto -välilehdelle. 3. Napsauta Allekirjoitukset-painiketta. 4. Saat näkyviin seuraavan valintaikkunan. Luo allekirjoitus valintaikkuna

Sähköposti 27 5. Napsauta Luo-painiketta. Saat näkyviin seuraavan valintaikkunan. Luo uusi allekirjoitus 6. Kirjoita allekirjoitukselle nimi Anna nimi uudelle allekirjoitukselle -ruutuun. 7. Siirry eteenpäin Seuraava-painikkeella. Allekirjoitus

28 Sähköposti 8. Kirjoita allekirjoituksen teksti valintaikkunan ruutuun. 9. Hyväksy allekirjoitus Valmis-painikkeella. Ohjelma palaa ohjatussa toiminnossa taaksepäin. 10. Hyväksy myös edelliset valintaikkunat OK-painikkeella. 4.11.1 Allekirjoituksen määrittäminen automaattiseksi Voit valita tietyn allekirjoituksen oletukseksi, jolloin ohjelma lisää sen automaattisesti jokaiseen uuteen sähköpostiviestiin. 1. Valitse Työkalut-valikosta Asetukset. 2. Siirry Sähköpostin muoto -välilehdelle. 3. Valitse Allekirjoitus uusiin viesteihin -ruutuun haluamasi allekirjoitus. 4. Voit halutessasi myös määrittää vastauksiin ja välitettäviin viesteihin lisättävän allekirjoituksen. 5. Hyväksy määritys OK-painikkeella. Vinkki! Jos et halua käyttää mitään allekirjoitusta, valitse allekirjoitusvaihtoehdoista <Ei mitään>. 4.11.2 Allekirjoituksen valitseminen viestiin Jos et ole määrittänyt jotakin allekirjoitusta automaattiseksi, voit valita haluamasi allekirjoituksen tilanteen mukaan. 1. Avaa uusi viesti.

Sähköposti 29 2. Täydennä Vastaanottaja-ruutuun lähettäjän osoite, Aihe-ruutuun viestin aihe ja kirjoita viestisi. 3. Varmista että tekstikohdistin on viestin lopussa. 4. Napsauta Allekirjoitus-painiketta ja valitse avautuvasta valikosta haluamasi allekirjoitus. Lisätiedot Jos käytät Word tekstinkäsittelyohjelmaa sähköpostieditorina, ei uudessa viestissä ole valittavana Allekirjoitus-painiketta. Tässä tapauksessa sinun on luotava allekirjoitus Word-ohjelmassa seuraavasti: 1. Valitse Työkalut-valikosta Asetukset. 2. Siirry Yleinen-välilehdelle ja napsauta Sähköpostin asetukset -painiketta.

30 Sähköposti 3. Kirjoita allekirjoituksesi Luo sähköpostin allekirjoitus -ruutuun. 4. Valitse viesteissä oletuksena käytettävä allekirjoitus valintaikkunan alareunassa. 5. Hyväksy määrityksesi OK-painikkeella. Tämä allekirjoitus tulee automaattisesti jokaiseen uuteen viestiin. Jos olet luonut useamman erilaisen allekirjoituksen, voit vaihtaa yksittäisen viestin allekirjoituksen näin: 1. Avaa uusi viesti. 2. Napsauta hiiren kakkospainikkeella viestissä näkyvän allekirjoituksen päällä ja valitse avautuneesta pikavalikosta käytettävä allekirjoitus. Vinkki! Jos et halua käyttää Wordia sähköpostieditorina, poista asetus seuraavasti. Valitse Työkalut-valikosta Asetukset. Siirry Sähköpostin muoto -välilehdelle. Poista valinta kohdasta Muokkaa sähköpostiviestejä Microsoft Wordilla. Hyväksy OK-painikkeella. 4.12 Viestin käsittely myöhemmin (seuranta) Jos et halua tai ehdi käsitellä saamaasi viestiä välittömästi, voit lisätä siihen seuranta-toiminnon. Näin voit määrittää viestin käsittelylle muistutukset, jotta et unohda käsitellä sitä. Seurannan asettaminen tapahtuu seuraavasti: 1. Avaa viesti, jonka haluat merkitä.

Sähköposti 31 2. Valitse Toimet-valikosta Seuranta tai napsauta vastaavaa painiketta. Seurannan asetukset 3. Valitse Merkintä-ruudusta haluamasi merkintä tai kirjoita oma siihen muistutuksesi. 4. Lipun väri -ruudusta voit valita seurantalipun värin. 5. Valitse Määräpäivä-ruutuun käsittelypäivämäärä ja sen oikealla puolella olevaan ruutuun kellonaika. 6. Hyväksy määrityksesi OK-painikkeella. Ohjelma lisää viestin yläreunaan kommentin merkinnästä. Mahdollinen muistutuksen päivämäärä on myös näkyvissä. Viestin oikealle puolelle tulee myös näkyviin punainen lippu. Vinkki! Voit merkitä viestin seurattavaksi myös lähettäessäsi sen. Jos vastaanottajalla on käytössään Outlook, toimii merkintä aivan kuten hän olisi itse sen asettanut. Näin voit esimerkiksi muistuttaa vastaanottajaa vastaamaan viestiisi tiettyyn päivämäärään mennessä.

Hakemisto 145 Hakemisto Aihe-ruutu; 15 Allekirjoituksen valitseminen; 28 Allekirjoitus; 26 Arkistointi; 137 Arkiston käyttäminen; 141 Automaattinen allekirjoitus; 26 Automaattinen arkistointi; 137 Automaattinen päivyri; 97 Avaamisen seuraaminen; 22 Avustaja; 110 Delegointi; 89 Edustaja; 111 Etsiminen; 103 Informaatiorivi; 143 Jakaminen; 107 Jakeluluettelo; 47 Jakeluluettelon luominen; 47 Julkaisija; 110 Kalenteri; 55 Kalenterimerkinnät; 55 Kalenterin tulostaminen; 80 Kansioluettelo; 13 Kansion luominen; 119 Kansiot; 119 Keskeneräinen viesti; 25 Kirjepohjat; 33 Kohteiden hallinta; 117 Kokouksen järjestäminen; 58 Kokouksen peruuttaminen; 67 Kokouksen suunnittelu; 60 Kokousajan muuttaminen; 66 Kokouskutsun välittäminen; 73 Kokouspyyntö; 58 Kokouspyyntöön vastaaminen; 63 Kopio viestistä; 16 Kopioi; 101 Kopiointi; 101 Käsittelysäännöt; 126 Käyttöoikeudet; 110 Käyttöoikeus; 112 Käyttöoikeustasot; 110 Leikkaa; 101 Liitetiedosto; 34 Liitetiedoston avaaminen; 36 Liitetiedoston tallentaminen; 37 Liitetiedoston tulostaminen; 38 Liittäminen; 123 Liitä; 101 Lukukuittaus; 22 Luokat; 120 Luokittelu; 120 Luonnos; 25 Lähetetyt viestit; 17 Lähetetyt-kansio; 17 Lähettämisajankohta; 24 Merkinnän poistaminen; 72 Merkinnän väri; 134 Muistilaput; 83 Muistutuksen asettaminen; 72 Muokkaaja; 110 Näkymien kentät; 125 Ohjelman käynnistäminen; 8 Ohjelman sulkeminen; 8 Oikeuksien antaminen; 111 Omistaja; 110 Osoitteen lisääminen; 42 Osoitteisto; 39 Outlook tänään -sivu; 10 Palauttaminen; 117 Piilokopio viestistä; 16 Piilokopio-kenttä; 17 Pikapainikkeet; 9 Poissaolosanoma; 105 Poistaminen; 117

146 Hakemisto Poiston määrittäminen; 24 Postilaatikko; 141 Punainen lippu; 31 Päivyri; 95 Päivyrimerkintöjä tarkastelu; 98 Resurssien varaustilanne; 62 Resurssin varaaminen; 61 Roskaposti; 132 Ryhmittely; 124 Ryhmittelyruutu; 125 Ryhmäaikataulu; 76 Ryhmäkalenteri; 76 Saapuneet viestit; 17 Saapuneet-kansio; 17 Siirtymäruutu; 9 Siirtäminen; 101 Sähköposti; 15 Sähköpostiosoite; 15 Tapaaminen; 56 Tapaamisesta muistuttaminen; 57 Tapahtuma; 68 Tarkistaja; 110 Tehtävä; 85 Tehtävän delegointi; 89 Tehtävän kuittaaminen; 91 Tehtävän luominen; 85 Tehtävän raportointi; 92 Tehtävän vastaanottaminen; 90 Tekijä; 110 Tiedosto kalenterimerkintään; 75 Tiedoston lähettäminen; 34 Tiedoston pikakuvake; 36 Tietokonevirukset; 143 Tilarivi; 10 Toimet; 47 Toimituskuittaus; 23 Toisen tietojen lukeminen; 115 Toistuva tapahtuma; 70 Toistuva tehtävä; 86 Tärkeä viesti; 21 Ulkona-tila; 105 Uuden viestin lähettäminen; 15 Uusi päivyrimerkintä; 96 Valikkorivi; 9 Vastaa kaikille -painike; 19 Vastaanottaja-ruutu; 15 Vastaa-painike; 19 Vastauksen osoittaminen; 23 Viestien järjestäminen; 119 Viestien selaaminen; 19 Viestiin vastaaminen; 19 Viestin asetukset; 20 Viestin lukeminen; 18 Viestin seuraaminen; 30 Viestin siirtäminen; 120 Viestin välittäminen; 20 Virukset; 143 Virustorjunta; 144 Väri; 134 Yhteystiedon lisääminen; 45 Yhteystiedot; 45 Äänestyspyyntö; 51

Vasemmalla näet kirjamerkit, joita napsauttamalla pääset kyseiseen toimintoon. Käyttöohje Tähän käyttöohjeeseen Sisällysluettelo Sisällysluetteloon, jossa voit napsauttaa haluamaasi ohjetta Hakemisto Hakemistoon, jossa voit napsauttaa halaumaasi hakemistosanaa Etsi Avaa valintaikkunan, johon voit kirjoittaa etsittävän sanan Lopeta Sulkee kirjan ja ohjelman. Copyright Copyright