Office 365:n käyttäminen iphonessa tai ipadissa

Transkriptio

1 Office 365:n käyttäminen iphonessa tai ipadissa Pikaopas Sähköpostien tarkistaminen Määritä iphone tai ipad lähettämään ja vastaanottamaan Office 365 -sähköpostia. Tarkista kalenteri missä tahansa Voit aina varmistaa päivän aikataulun iphoneen tai ipadiin synkronoidusta kalenterista. Yhteystietojen synkronoiminen Kun yhteystiedot ovat iphonessa tai ipadissa, voit helpommin jakaa tiedostoja, lähettää sähköpostia ja ajoittaa kokouksia työtovereiden kanssa. Työryhmän OneNotemuistikirjojen käyttäminen Kaikki SharePoint-ryhmäsivustoon tai omaan OneDrive for Business - sivustoosi tallennetut OneNotemuistikirjat ovat helposti käytettävissä iphonen tai ipadin OneNote-sovelluksella. Osallistu kokoukseen kasvotusten Lync-sovelluksella voit osallistua kokouksiin, käyttää pikaviestintää, soittaa videopuheluja työtovereille ja varmistaa, että pysyt yhteydessä muihin, vaikket ole työpöydän ääressä. Työskentely työryhmän kanssa Käytä ryhmäsivustoja ja jaa tai muokkaa sinne tallennettuja tiedostoja. Tiedostojen käsitteleminen OneDrive for Business - sovelluksella voit käsitellä ja jakaa tiedostoja OneDrive for Business - sivustossasi. Tarkastele ja muokkaa tiedostojasi matkoilla Office Mobile -sovelluksella voit tarkastella ja muokata asiakirjoja suoraan iphonessa.

2 Sähköpostin käyttäminen Kun Office 365 -sähköpostitili on määritetty iphoneen tai ipadiin, se toimii aivan samalla tavalla kuin mikä tahansa muu laitteessa oleva sähköpostitili. Voit tehdä seuraavassa kuvattuja toimenpiteitä: Sähköpostin tarkistaminen Valitse aloitusnäytössä Sähköposti. Sähköpostin lähettäminen Valitse Muokkaa. Lisää vastaanottajat, kirjoita viesti ja valitse Lähetä. Vastaaminen sähköpostiin Valitse Vastaa. Kun viesti on valmis, valitse Lähetä. Muiden kansioiden tarkistaminen Valitse Kansiot. Valitse kansio, jota haluat tarkastella. Kaikkien sähköpostitilien tarkasteleminen laitteessa valitse Sähköposti. (Jos Saapuneet-kansio avautuu, valitse tilin nimi vasemmasta yläkulmasta.) Siinä näkyvät kaikki laitteessa olevat tilit. Voit tarkastella myös eri tilien muita kansioita. Napauta Tili-osassa sen tilin nimeä, jonka kansiota haluat tarkastella. Kalenterin hallinta Kalenterin avulla voit luoda ja seurata tapahtumia ja kokouksia. Kalenterikohteen tarkasteleminen Valitse kalenterisovellus. Uuden kokouksen tai tapaamisen luominen 1. Valitse kalenterisovellus ja tapaamisen aika ja muut tiedot. 2. Valitse Lisää tapahtuma -näytössä Kalenteri ja valitse Office 365 -kalenteri. Kun olet valmis, valitse Valmis. Yhteystietojen hallinta Voit lisätä, muokata tai poistaa Office 365 -tilin yhteystietoja. Yhteystiedon lisääminen 1. Valitse käynnistysnäytössä Puhelin > Yhteystiedot. 2. Valitse Uusi ja kirjoita yhteystiedot. Kun olet valmis, valitse Valmis. Yhteystiedon muokkaaminen tai poistaminen Kun napautat Office 365 -tiliä, saat näkyviin tilin muut kansiot. 1. Napauta yhteyshenkilön nimeä ja valitse Muokkaa. 2. Tee tietoihin haluamasi muutokset ja valitse Valmis. Jos olet poistamassa yhteystietoa, sipaise ruutua alaspäin ja valitse Poista yhteystieto.

3 Tiedostojen käsitteleminen ja yhteiskäyttö OneDrive for Businessssa ja SharePoint-ryhmäsivustoissa SharePoint-ryhmäsivustossa työryhmä voi viestiä keskenään, jakaa tiedostoja ja tehdä projektiin liittyvää yhteistyötä. OneDrive for Business on henkilökohtainen sivusto, johon voit tallentaa omia tiedostojasi. Nämä tiedostot näkyvät vain sinulle, mutta voit helposti jakaa niitä myös työtovereiden käyttöön. Voit käyttää kummankin sivuston tiedostoja Office Mobile -toiminnon kautta, mutta jos haluat siirtyä sivuston eri osiin, käytä Safari-selainta iphonessa tai ipadissa. Avaa OneDrive for Business tai SharePoint-ryhmäsivusto seuraavasti: 1. Avaa Safari. 2. Kirjoita sivuston URL-osoite selaimen osoiteriville. Henkilökohtaisen sivuston, kuten OneDrive for Businessn, osoite voi näyttää esimerkiksi tältä: onmicrosoft_com. Ryhmäsivuston URL-osoite taas näyttää jokseenkin tältä: (Korvaa contoso URL-osoitteessa oman organisaatiosi toimialueen nimellä.) Huomautus: Jollet ole varma sivuston URL-osoitteesta, siirry sivustoon tietokoneen selaimella ja kirjaa muistiin osoiterivillä näkyvä URL-osoite. Voit myös lähettää osoitteen itsellesi sähköpostitse, jotta voit kopioida ja liittää sen helposti. 3. Kun Microsoft Office 365:n kirjautumisnäyttö tulee näkyviin, kirjoita käyttäjänimi ja salasana ja valitse Kirjaudu sisään. Jos sivusto avautuu mobiilinäkymään ja haluat käyttää PC-näkymää, valitse Asetukset > Vaihda PC-näkymään. Pääset siirtymään takaisin mobiilinäkymään valitsemalla Asetukset > Mobiilinäkymä. 4. Jos olet mobiilinäkymässä, saat näkyviin luettelon sisällöstä (esimerkiksi tiedostoja luettelokirjastoista) valitsemalla Asetukset > Sivuston sisältö. Tietokonenäkymä Mobiilinäkymä Vihje: voit helposti siirtyä OneDrive for Business -sivuston ja seuraamasi ryhmäsivuston välillä valitsemalla PC-näkymän siirtymispalkista OneDrive tai Sivustot.

4 iphonen ja ipadin sovellusten käyttäminen Kun asennat itsellesi Office 365 -käyttöön suunniteltuja iphone- tai ipad-sovelluksia, voit jatkaa työntekoa sekä tietojen yhteiskäyttöä työtovereiden kanssa myös ollessasi matkoilla. Lisätietoja kirjautumisesta näihin sovelluksiin on Office 365:n määrittäminen iphoneen tai ipadiin -pikaoppaassa: Lync 2013 for iphone ja Lync 2013 for ipad OneDrive for Business for Office 365 subscribers -sovellus OneNote for iphone ja OneNote for ipad Office Mobile for Office 365 subscribers (iphone-käyttäjille) Lync sovelluksen käyttäminen Jos organisaatiossa käytetään Lynciä, voit olla yhteydessä muihin myös liikkeellä ollessasi käyttämällä iphonen tai ipadin Microsoft Lync sovellusta. Tilan määrittäminen ja uloskirjautuminen Voit muuttaa tilatietoa Omat tiedot -näytössä napauttamalla tilaasi ja valitsemalla sitten haluamasi tilan. Voit myös valita Kirjaudu ulos. Pikaviestin lähettäminen Kun olet löytänyt etsimäsi yhteystiedon, napauta hänen nimeään ja napauta sitten Pikaviestikuvaketta. Kirjoita viesti ja napauta Lähetäkuvaketta. Huomautus Voit lähettää pikaviestin videopuhelun aikana napauttamalla Pikaviestikuvaketta, kirjoittamalla viestin ja napauttamalla Lähetä-kuvaketta. Äänen lisääminen pikaviestiin Voit soittaa yhteyshenkilölle käydessäsi pikaviestikeskustelua hänen kanssaan napauttamalla Puhelin-kuvaketta ja valitsemalla sitten haluamasi numeron. Lync-kokoukseen osallistuminen Voit liittyä Lync-kokoukseen valitsemalla Kokoukset-välilehdessä haluamasi kokouksen ja napauttamalla Liity kokoukseen -kohtaa. Yhteystiedon etsiminen Valitse Yhteystiedot-näytössä Hae. Kirjoita hakuruutuun henkilön nimen alkuosa. Tulokset ilmestyvät ruudun alle.

5 OneDrive for Business for Office 365 subscribers - sovelluksen käyttäminen Kun olet kirjautunut sisään, OneDrive for Business -tiedostot ja -kansiot tulevat näkyviin, joten pääset heti käyttämään niitä. OneDrive for Business -tiedostojen tarkasteleminen Avaa kohde napauttamalla. Lataa-painike näkyy, jos tiedosto on tarkasteltavissa offline-tilassa. Tiedostoja voi tarkastella kolmella tavalla. Voit valita jonkin seuraavista OneDrive for Business -näytön alareunassa: Valitsemalla Tiedostot voit näyttää kaikki OneDrive for Business -tiedostot. Valitsemalla Viimeisimmät voit näyttää viimeksi avaamasi OneDrive for Business - tiedostot. Valitsemalla Offline voit näyttää offlinetilassa tarkasteltaviksi määrittämäsi tiedostot. Tiedostojen tarkasteleminen offline-tilassa Voit ladata OneDrive for Business -tiedostoja iphoneen tai ipadiin, jotta voit tarkastella niitä offline-tilassa. 1. Avaa ladattava tiedosto napauttamalla. 2. Napauta latauspainiketta 3. Tiedosto näkyy luettelossa, kun valitset Offline. Huomioi, että tiedoston offline-versio on ladattu kopio. Jos muokkaat sitä, päivitykset eivät synkronoidu OneDrive for Business - version kanssa. Tiedostojen jakaminen 1. Valitse tiedosto, jonka haluat jakaa. 2. Kun tiedosto avautuu, napauta OneDrive for Businessn Jaa-painiketta Jos olet jo jakanut tiedoston, näet niiden henkilöiden luettelon, joiden kanssa olet jakanut tiedoston. Muussa tapauksessa näet ilmoituksen Tämä kohde ei ole jaettu. 3. Napauta Lisää - painiketta jakamisnäytön yläreunassa. 4. Napauta Lisää henkilöitä -näytössä Jaetturuutua ja kirjoita sen henkilön sähköpostiosoite, jonka kanssa haluat jakaa tiedoston. Voit myös napauttaa Lisääkuvaketta ja valita nimen yhteystietoluettelosta. Toista nämä toimenpiteet kunkin henkilön osalta, jonka kanssa haluat jakaa tiedoston. 5. Määritä sen henkilön jakamisoikeudet, jonka olet kutsumassa jakamaan tiedoston. Oletusasetuksena on Anna vastaanottajan muokata. Voit halutessasi muuttaa oikeuksia myöhemmin. 6. Valitse Lisää. Jakamisoikeuksien muuttaminen 1. Napauta tiedostoa, jonka jakamisoikeuksia haluat muuttaa. 2. Kun tiedosto avautuu, napauta OneDrive for Businessn Jaa-painiketta 3. Valitse henkilö, jonka käyttöoikeuksia haluat muuttaa. 4. Valitse haluamasi käyttöoikeusasetus.

6 OneNote-sovelluksen käyttäminen Office 365 -muistikirjojen synkronointi Jos käytät joitain muistikirjoja säännöllisesti Office 365 SharePoint -sivustoissa, voit synkronoida ne iphoneen tai ipadiin lisäämällä Office 365 -tilin, kun olet kirjautunut Microsoft-tilille. Varmista, että olet avaamassa muistikirjoja, joita olet käyttänyt äskettäin tietokoneessa tai muussa laitteessa. Jos et ole käyttänyt muistikirjoja pitkään aikaan, ne eivät synkronoidu kirjautuessasi sisään. 1. Jos muistikirja on avattuna, valitse Muistikirjat. 2. Valitse Asetukset 3. Valitse Tilit > Lisää palvelu > Office 365 SharePoint. 4. Lisää Office 365 -tili kirjoittamalla sähköpostiosoite ja salasana ja valitsemalla Kirjaudu sisään. 5. Sulje OneNote-asetukset. 6. Valitse Muistikirjat-näytössä Lisää muistikirjoja. Muistikirjat näkyvät kohdassa Viimeisimmät. Offline-tilassa työskenteleminen Synkronoi ensin muistikirja OneDrive for Businessn kanssa. Tämän jälkeen OneNote synkronoi muutokset automaattisesti työskentelysi aikana. Jos Internet-yhteys katkeaa tai katkaiset sen, tekemäsi muutokset synkronoituvat heti, kun olet taas online-tilassa. Muistiinpanojen jakaminen Voit lähettää yksittäisiä sivuja sähköpostilla tai voit jakaa muistikirjan. Sivun lähettäminen sähköpostitse 1. Avaa lähetettävä sivu ja napauta oikean yläkulman nuolta 2. Valitse Lähetä sivu sähköpostitse. Voit lähettää linkin muistikirjaan seuraavasti 1. Valitse Muistikirjat. 2. Napauta ylhäällä olevaa nuolta 3. Valitse jaettavassa muistikirjassa oikealle osoittava nuoli 4. Valitse, onko vastaanottajalla tarkastelu- vai muokkausoikeudet. Sähköpostiviesti, jossa on linkki muistikirjaan, avautuu. 5. Kirjoita sähköpostiosoite ja lähetä viesti.

7 Office Mobile -sovelluksen käyttäminen Tiedostojen käyttäminen iphonessa Paras tapa saada Office 365 -tiedostot iphoneen on tallentaa ne verkossa esimerkiksi OneDrive for Businesshon tai SharePoint-ryhmäsivustoon. Voit tarkastella niitä myöhemmin iphonessa. 1. Jollet ole vielä muodostanut yhteyttä Office 365 -tiedostoihin ja haluat siirtyä OneDrive for Businesshon tai SharePointiin, napauta Avaakansiota. 2. Valitse Paikat-näytössä Lisää paikka ja kirjaudu Office 365 -käyttäjätunnuksella ja salasanalla. Jos olet alikansiossa, napauta Edellinen-painiketta ja siirry ruutuun, jossa lukee Lisää paikka. 3. Valitse palvelu, johon tiedosto on tallennettu, ja avaa tiedosto napauttamalla sitä. Tiedostojen jakaminen Voit jakaa tiedostoja lähettämällä niitä sähköpostin liitteenä. 1. Avaa jaettava asiakirja. 2. Valitse Tiedosto 3. Valitse Jaa. 4. Kirjoita viesti ja valitse Lähetä. Offline-tilassa työskenteleminen Voit jatkaa Office-tiedoston käsittelyä offline-tilassa. Kun haluat tallentaa muutokset takaisin palvelimeen, varmista, että Internet-yhteys on muodostettuna, ja valitse Tiedosto > Tallenna. Wordissa voit käyttää seuraavia toimintoja: avata näitä tiedostotyyppejä:.doc,.docx,.dot,.dotx,.dotm,.docm muokata näitä tiedostotyyppejä:.docx,.dotx lisätä, poistaa ja näyttää kommentteja jakaa tiedostoja sähköpostitse etsiä tekstiä Excelissä voit käyttää seuraavia toimintoja: avata näitä tiedostotyyppejä:.xls,.xlsx,.xlt,.xltx,.xlsm,.xltm muokata näitä tiedostotyyppejä:.xlsx,.xltx selata taulukoita jäsennysnäkymässä käyttää suodatinta tuoda näkyviin esimerkiksi alueen summan ja keskiarvon Summa-funktiolla lisätä, poistaa ja näyttää kommentteja muotoilla tekstiä etsiä tekstiä työkirjasta lajitella valitut tiedot muotoilla soluja tyhjentää soluja kumota / tehdä uudelleen jakaa tiedostoja sähköpostitse PowerPointissa voit käyttää seuraavia toimintoja: avata näitä tiedostotyyppejä:.ppt,.pptx,.pps,.ppsx,.pptm,.ppsm muokata näitä tiedostotyyppejä:.pptx,.pptm lisätä ja muokata dian muistiinpanoja selata dioja pikkukuvanäkymässä jakaa esityksen sähköpostitse