Microsoft Outlook 2010

Transkriptio

1 Microsoft Outlook 2010

2 Outlook 2010 koulutuksen sisältö Outlookin näkymät ja asetukset Outlook 2010 sähköposti Uusi sähköposti Saapunut sähköposti Allekirjoitus Yhteystiedot Automaattiset vastaukset Viestien hallinta Säännöt Outlook 2010 kalenteri Tehtävät 2

3 3 Outlookin näkymät ja asetukset

4 Valintanauha Valintanauha on Outlook 2010:ssä korvannut valikot. Komennot näkyvät ryhmiteltyinä valintanauhassa, joten komentojen löytäminen ja käyttäminen on helppoa. 4

5 Outlook 2010 asetukset 1 / 3 Outlook 2010 sähköposti sovelluksen asetukset löytyvät Tiedosto Asetukset Tiedosto-välilehdeltä löytyy myös esim. Automaattiset vastaukset (poissa-tilan hallinta, katso diat 52-55) sekä Puhdistustyökalut (katso dia 57) 5

6 Outlook 2010 asetukset 2 / 3 Tiedosto Asetukset ikkunasta löytyy itse määriteltävät Oultook 2010 ohjelman asetukset Yleiset: Muokkaa esim. sovelluksen värimallia Sähköposti: Oletusfontit (katso dia 9), oikeinkirjoituksen tarkistus, merkkiäänet, seuranta, yms. Kalenteri: työaika ja päivät, oletusmuistutuksen aika, juhlapäivät Yhteystiedot: Koko nimen järjestys Tehtävät: Muistutuksien oletusaika, automaattiset tilaraportit Muistilaput ja päivyri: Muistilappujen väri ja fontti Etsi: Windows etsinnän (Windows search) Outlook-säilöt, tuloksien kohteista 6

7 Outlook 2010 asetukset 3 / 3 Matkapuhelin: erikseen tilattava, maksullinen palvelu Kieli: oikeinkirjoituksen, yms. Määritykset Lisäasetukset: Outlookin ulkonäkö, merkkiäänet, RSSsyötteet, yms. Muokkaa valintanauhaa ja Pikatyökalurivi: valikoiden määrittely 7

8 Oletustekstityylien muotoilu 1 / 2 Voit muotoilla oletuskirjasimet Uusille viesteille Vastatuille / välitetyille viesteille Valitaanko vastattuihin / välitettyihin viesteihin uusi väri omille teksteille Merkki muokatulle tekstille 8

9 Oletustekstityylien muotoilu 2 / 2 Valitse Tiedosto Asetukset Sähköposti Taustamallit ja fontit Määrittele fontti uudelle viestille sekä vastatuille ja välitetyille viesteille Huomioi mahdolliset yrityskohtaiset ohjeistukset 9

10 Otsikkokentät 1 / 2 Otsikkokenttien paikkaa voi muuttaa siirtämällä otsikkokenttä haluttuun kohtaan Tartu hiirellä kiinni siirrettävään otsikkokenttään ja vedä ja pudota (drag and drop) se haluttuun kohtaan Punaiset nuolet osoittavat kohtaa, johon kyseinen otsikkokenttä on siirtymässä 10

11 Otsikkokentät 2 / 2 Otsikkokenttien leveyttä voi muuttaa viemällä hiiren osoittimen kahden otsikkokentän väliin niin, että hiiren osoitin muuttuu kaksipäiseksi nuoleksi Paina hiiren ykköspainike alas ja venytä / kavenna otsikkokenttä haluamasi levyiseksi 11

12 Otsikkokenttien lisäys ja poisto Voit lisätä ja poistaa otsikkokenttiä valitsemalla Näytä Nykyinen näkymä Näkymän asetukset Sarakkeet Kaavio 1d Kaavio 1e Kaavio 1f 12

13 Ilmoitus saapuneesta sähköpostista Voit määritellä miten sinulle ilmoitetaan saapuneesta sähköpostista Valitse Tiedosto Sähköposti Viestin saapuminen Määritelle millaisen ilmoituksen haluat uudesta sähköpostista Tallenna valitsemalla OK 13

14 Viestien lajittelu Voit järjestää viestit haluamasi otsikkokentän mukaan napsauttamalla kyseistä kenttää hiirellä. Ensimmäinen napsautus järjestää viestit laskevassa järjestyksessä, toinen nousevassa Kaavio 1d Kaavio 1e Kaavio 1f 14

15 Väriluokittelu Väriluokkien avulla voit helposti tunnistaa ja ryhmitellä toisiinsa liittyviä kohteita. Valitse viesti, johon haluat lisätä väriluokan ja napsauta hiiren kakkospainikkeella Haluttu luokka voidaan määritellä ns. pikavalinnaksi. Se mahdollistaa viestien luokittelun yhdellä napsautuksella Luokat-kentässä. 15

16 Väriluokan näkyminen 16

17 Outlook tänään näkymä Näkymän saa auki napsauttamalla kansionluettelon alussa omaa postilaatikkoa. Outlook tänään näkymän voi valita myös aloitusnäkymäksi

18 18 Outlook 2010 Sähköposti

19 Sähköpostinäkymän muokkaus Sähköpostinäkymää voit muokata Näytä-välilehden Nykyinen näkymä ja Asettelu ryhmissä 19

20 Pikatoiminnot 1 / 2 Aloitus Pikatoiminnot ryhmässä on valmiina käyttäjien useimmin käyttämiä toimintoja yhden napin takana Voit muokata pikatoiminnot itsellesi sopivaksi tai tehdä uusia pikatoimintoja 20

21 Pikatoiminnot 2 / 2 Esimerkki: Siirrä-pikatoiminto Napsauta toimintokuvaketta Määrittele pikatoiminnon määritykset Anna pikatoiminnolle nimi Määrittele mihin kansioon valittu viesti siirretään Määrittele merkitäänkö siirretty viesti luetuksi Asetukset-valikosta löytyy lisämäärityksiä, esim. viestin luokittelu, jäljitys, luo tehtävä jne 21

22 22 Uusi sähköposti

23 Viestin lähettäminen Napsauta valintanauhan Aloitus-välilehdellä Uusi sähköpostiviesti painiketta. Tyhjä sähköposti aukeaa Vastaanottajan voi lisätä joko napsauttamalla Vastaanottaja-, Kopio- tai Piilokopio -painiketta, jolloin osoitekirja aukeaa tai kirjoittamalla vastaanottajan sähköpostiosoitteen 23 Kertaalleen käytetty sähköpostiosoite tallentuu Outlookin muistiin, joten jos olet joskus lähettänyt vastaanottajalle sähköpostia, Outlook ehdottaa vastaanottajan osoitetta Oikean osoitteen voit valita nuolinäppäimilla ja enterillä tai napsauttamalla hiirellä

24 Liitetiedoston lisäys Jos haluat liittää viestiin tiedoston, valitse Sisällytäryhmästä oikea vaihtoehto Liitä tiedosto Liitä kohde = liitä Outlook-kohde, esimerkiksi käyntikortti (yhteystieto) tai viesti 24

25 Piilokopio-kentän lisäys Piilokopio-kentän saa näkyviin valitsemalla sähköpostissa Asetukset Näytä kentät Piilokopio Kenttä tulee jatkossa näkyviin kaikkiin uusiin sähköposteihin 25

26 Tekstin muotoilu Outlook 2010 käyttää tekstin muotoilussa Wordin tekstieditoria. Tekstin muotoilu siis tapahtuu samoin kuin Wordissä Tekstin muokkaustoiminnot löytyvät Viesti Perusteksti 26

27 Oletustekstityylien muotoilu Voit muotoilla oletuskirjasimet Uusille viesteille Vastatuille / välitetyille viesteille Valitaanko vastattuihin / välitettyihin viesteihin uusi väri omille teksteille Merkki muokatulle tekstille 27

28 Hyperlinkin lisäys 1 / 2 Voit lisätä viestiin tai allekirjoitukseen hyperlinkin. Valitse Lisää Linkit Hyperlinkki Valitse Aiemmin luotu tiedosto tai verkkosivu Selatut sivut 28

29 Hyperlinkin lisäys 2 / 2 Kirjoita hyperlinkin osoite Osoite-kenttään tai etsi se listalta Näytettävä teksti kenttään voit määritellä tekstin, joka hyperlinkissä näkyy 29

30 Viestien seuranta 1 / 2 Voit määritellä kaikille lähettämillesi viesteille luku- tai toimituskuittauksen Valitse Tiedosto Asetukset Sähköposti Seuranta Toinen Outlook-serveri toimittaa sinulle kuittauksen kun viesti on toimitettu vastaanottajan saapuneet-laatikkoon 30

31 Viestien seuranta 2 / 2 Jos pyydät viestistä lukukuittauksen, viestin vastaanottajalta kysytään haluaako hän lähettää lukukuittauksen ja halutessaan voi kieltää kuittauksen toimituksen Kuittaus ei siis ole täysin luotettava Kuittaus voidaan pyytää myös viestikohtaisesti sähköpostiviestissä Asetukset Seuranta 31

32 Viestin merkitseminen seurantaan Voit merkitä viestin seurantaan (muistutus) joko vain itsellesi, vain vastaanottajalle tai molemmille Valitse viestissä Viestit Tunnisteet Seuranta Valitse merkinnän tyyppi Merkintä-luettelosta. Oletusasetusten mukaan muistutus liitetään tehtävään. Jos haluat käyttää merkintää ilman muistutusta, poista Muistutus-valintaruudun valinta. Saapuneet-kansiossa olevan viestin voi merkitä itselleen muistutukseksi napsauttamalla viestiä hiiren kaksoispainikkeella ja valitsemalla Seuranta Salcom Group Oy / H. Pikkarainen

33 Äänestyspainikkeet Äänestyspainikkeet löytyvät viestin Asetukset Seuranta ryhmästä Jos haluat tehdä omat vastausvaihtoehdot, valitse Mukautettu Vastausvaihtoehdot erotellaan puolipisteellä. 33

34 Vastaaminen äänestyspainikkeilla Viestin vastaanottaja löytää äänestyskohteet viestin vastaaryhmästä Äänestysvastausten vastaanottaja saa vastaukset sähköposteina 34

35 Ajastetut lähetykset Voit lähettää sähköpostin ajastetusti Avaa lähetettävän viestin Asetukset Seuranta-ryhmän valintaikkunan avain Määrittele Toimitusasetukset haluamasi mukaan Huom! Sinulla tulee olla yhteys sähköpostipalvelimeen kun viestin lähetysaika tulee, muuten se ei lähde. 35

36 36 Saapunut sähköposti

37 Saapunut sähköposti Kun saat uuden sähköpostin saat siitä määritystesi mukaisen (katso dia 13) ilmoituksen Avaamaton sähköposti näkyy sähköpostiluettelossasi suljettu kirjekuorisymbolilla ja lihavoidulla tekstillä 37

38 Sähköpostin käsittely Sähköpostin avaat kaksoisnapsauttamalla sitä Viesti Vastaa ryhmästä löytyvät painikkeet viestiin vastaamiselle ja sen välittämiselle edelleen Huomioi Vastaa ja Vastaa kaikille toiminteiden ero Jos jakelulistalla on muita vastaanottajia kuin sinä Valitset Vastaa, menee vastaus vain viestin lähettäneelle kontaktille Valitset Vastaa kaikille, menee vastaus koko jakeluryhmälle Ei kuitenkaan mahdollisille piilokopiovastaanottajille 38

39 Liitetiedoston avaus tai tallennus Jos saamassasi viestissä on liitetiedosto, näkyy sen nimi ja tiedoston tyyppi viestin otsikkotietojen alapuolella Voit avata tai tallentaa liitetiedoston kaksoisnapsauttamalla sitä, jolloin sinulle aukeaa valintaruutu, jossa voit valita haluatko avata vai tallentaa viestin 39

40 40 Allekirjoitus

41 Allekirjoituksen lisäys 1 / 4 Kun olet luomassa allekirjoitusta, avaa uusi viesti ja valitse Viesti Sisällytä Allekirjoitukset 41

42 Allekirjoituksen lisäys 2/4 Valitse Uusi ja anna allekirjoitukselle nimi Kirjoita yhteystietosi Huomioi työnantajan antamat ohjeet allekirjoituksen sisällöstä ja muodosta Jos haluat lisätä allekirjoitukseen hyperlinkin, napsauta hyperlinkki-symbolia. 42

43 Allekirjoituksen lisäys 3/4 Tallenna allekirjoituksesi napsauttamalla Tallenna Valitse lopuksi minkä allekirjoituksen haluat uusiin viesteihin ja vastattuihin / välitettyihin viesteihin 43

44 Allekirjoituksen lisäys 4 / 4 Jos haluat vaihtaa sähköpostiin jonkin muun kuin oletusallekirjoituksen, valitse avoimessa sähköpostissa Viesti Sisällytä Allekirjoitus ja valitse pudotusvalikosta allekirjoitus, jonka haluat liittää viestiin 44

45 45 Outlook 2010 Yhteystiedot ja Yhteystietoryhmät

46 Yhteystietojen näkymä Yhteystiedot saat näkyviin napsauttamalla Outlookin vasemmalla alareunassa Yhteystiedot Yhteystietonäkymää voit muuttaa valitsemalla Näytä Nykyinen näkymä Vaihda näkymä 46

47 Yhteystietojen lisäys 1 / 2 Uuden yhteystiedon voi lisätä saapuneesta tai lähetetystä sähköpostista napsauttamalla kontaktin sähköpostiosoitteen päällä hiiren oikealla painikkeella ja valitsemalla Lisää Outlook yhteystietoihin 47

48 Yhteystietojen lisäys 2 / 2 Uusi yhteystieto lisätään osoitekirjan puolella valitsemalla Aloitus Uusi yhteystieto Täytä kontaktin tiedot ja valitse Tallenna ja sulje 48

49 Yhteystietojen haku osoitekirjasta Omat yhteystiedot löytyvät kun napsautat sähköpostiviestissä Vstaanottaja / Kopio / Piilokopiopainiketta ja valitset Osoitteisto Yhteystiedot 49

50 Yhteystietoryhmän luonti Aloita yhteystietoryhmän (jakelulista) luonti valitsemalla Yhteystiedoissa Aloitus Uusi Uusi yhteystietoryhmä Anna yhteystietoryhmälle nimi. Yhteystietoryhmän kontaktit lisätään valitsemalla Jäsenet Lisää jäseniä Outlook-yhteystiedoista avaa omat yhteystietosi Osoitteistosta avaa Outlookin yhteisen osoitteiston Valitsemalla Uusi säköpostiyhteystieto lisäät kontakti, jota ei löydy kummastaan osoitteistosta. 50

51 Osoitekortin lähettäminen edelleen Voit lähettää omia osoitekorttejasi muille Valitse osoitekortti / -tit jotka haluat lähettää ja napsauta hiiren kakkospainiketta Valitse Välitä. Lähetä normaalina sähköpostina Viestin vastaanottaja saa tallennettua yhteystiedon omiin yhteystietoihinsa avaamalla yhteystiedon ja tallentamalla Tallenna ja sulje valinnalla 51

52 52 Automaattiset vastaukset

53 Automaattiset vastaukset 1 / 3 Ottamalla automaattiset vastaukset (ulkona-tila, poissa) käyttöösi, lähetetään määrittelemäsi vastausviesti kontakteille, jotka lähettävät sinulle sähköpostia. Viesti lähetetään vain kerran / lähettäjä 53

54 Automaattiset vastaukset 2 / 3 Valitse Tiedosto Automaattiset vastaukset Napsauta hiirellä Lähetä automaattiset vastaukset Halutessasi voit määritellä aikavälin, jolloin automaattiset vastaukset lähetetään Halutessasi, esimerkiksi tietoturvan vuoksi, voit määritellä eri vastaukset oman organisaation sisältä (@samadomain.fi) ja ulkoa tuleville lähetyksille Tallenna valitsemalla OK 54

55 Automaattiset vastaukset 3 / 3 Jos määrittelit automaattisille vastauksille lähetysajan, se aktivoituu ja passivoituu automaattisesti Jos et määritellyt lähetysaikaa, näkyy sähköpostisovelluksessasi huomautus siitä, että automaattiset vastaukset ovat käytössä Voit poistaa automaattiset vastaukset valitsemalla Poista käytöstä 55

56 56 Viestien hallinta

57 Kansioiden arkistointi Voit arkistoida kansioita manuaalisesti. Valitse Tiedosto Tiedot Puhdistustyökalut Arkistoi Määrittele arkistoitava kansio ja napsauta OK Arkistokansiot tulevat näkyville kansioluetteloon 57

58 Viestien järjestely Viestejä voi järjestellä myös luomalla ja siirtämällä viestejä alikansioihin. Valitse kansio, jonka alle haluat luoda alikansion. Napsauta hiiren kakkospainiketta Valitse Uusi kansio ja nimeä kansio. 58

59 Pikahaku 1 / 2 Aktivoi kansio, johon haluat kohdistaa haun Kirjoita Haku-kenttään hakuehto Haku käynnistyy ns. geneerisenä hakuna välittömästi Jos hakuehto esiintyy viestin otsikossa, se korostetaan 59

60 Pikahaku 2 / 2 Kun aktivoit haku-ruudun, aukeaa Hakutyökalut-välilehti Hakutyökalut Tarkenna ryhmässä voit tarkentaa hakua esim. aiheen, saapumis-/lähettämisajankohdan tai luokittelun mukaan Viimeiset kymmenen hakua tallentuu Hakutyökalut Asetukset Viimeisimmät haut toimintoon 60

61 Hakukansio 1 / 2 Napsauta hiiren kakkospainikkeella hakukansiot-kansion päällä. Etsi valikosta oikea hakuehto Mikäli oikeaa hakuehtoa ei löydy tai haluat tehdä mukautetun haun selaa valikon loppuun ja valitse Luo mukautettu hakukansio. Napsauta Valitse 61

62 Hakukansio 2/2 Anna kansiolle nimi ja määrittele hakurajaus valitsemalla Ehdot. Jos haluat hakukansion pitävän sisällään tiettyjä väriluokkia, valitse Hakukansion ehdot ikkunassa Lisää vaihtoehtoja Luokat Luotu hakukansio tulee kansioluetteloon Search Folders kansion alapuolelle. Hakukansion voi poistaa, kansion sisältämiä viestejä ei poisteta vaan ne säilyvät alkuperäisissä kansioissa 62

63 63 Säännöt

64 Säännöt Sääntöjen avulla voit määritellä saamillesi tai lähettämillesi sähköposteille erilaisia toimintoja Ehtoja toiminnoille voi olla useita erilaisia Voit myös määritellä säännöille poikkeuksia Säännöt ovat joko järjestämis- (Pidä asiat järjestyksessä) tai ilmoitussääntöjä (Pysy ajan tasalla) 64

65 Esimerkki säännöstä lähetä aina vastaus kaikkiin minulle lähetettyihin sähköposteihin Valitse Tiedosto Sääntöjen ja ilmoitusten hallinta Valitse Uusi sääntö Valitse Aloita tyhjästä säännöstä Valitse Käytä sääntöä vastaanottamissani viesteissä Valitse Next 65

66 Esimerkki säännöstä 2 / 4 Valitse ehdot, joiden haluat viestin täyttävän ennen kuin tekemäsi sääntö toteutetaan Esimerkiksi Lähetetty vain minulle tai Kun nimeni on Vastaanottaja-ruudussa Joissakin ehdoissa Vaihe 2 ruutuun tulee sinisellä allaviivattu säännön osa Napsauttamalla säännön osaa, pääset määrittelemään sen sisällön. Esimerkki: Merkintä tärkeys Valitse Next 66

67 Esimerkki säännöstä 3 / 4 Määrittele mitä viestille tehdään Esimerkiksi lähetetään edelleen toiseen postilaatikkoon tai lähetetään automaattivastaus Määrittele mahdolliset Vaiheen kaksi säännön kuvaukset Napsauta Next 67

68 Esimerkki säännöstä 4 / 4 Määrittele mahdolliset poikkeukset sääntöihin Esimerkiksi tietyltä lähettäjältä tulleet viestit Valitse Next Anna säännölle nimi Valitse Finish 68

69 Säännön poistaminen Säännön poistat valitsemalla Tiedosto Sääntöjen ja ilmoitusten hallinta Valitse sääntö, jonka halut poistaa napsauttamalla sitä hiirellä Valitse Poista Sovellus kysyy haluatko varmasti poistaa luomasi säännön Valitse Kyllä Valitse Apply ja OK 69

70 70 Outlook 2010 Kalenteri

71 Kalenteri Kalenteri löytyy Outlookin vasemmasta alareunasta 71

72 Kalenterimerkinnän tekeminen Aloita kalenterimerkinnän teko siirtymällä kalenteriin ja kaksoisnapsauttamalla hiirellä kalenterin oikeassa ajankohdassa Kalenterimerkinnän voit määritellä olemaan Yksityinen tai Toistuva Määrittele kalenterimerkinnälle Aihe, Sijainti, tarvittaessa Aloitusaika sekä Päättymisaika 72

73 Kalenterimerkinnän määritykset Jos merkitset kalenterimerkinnän yksityiseksi, (Tapaaminen Tunnisteet Yksityinen) näkyy merkintä muille varattuna aikana, mutta he eivät näe tapaamisen aihetta, paikkaa tai tekstikentän sisältöä Voit määritellä kalenterimerkinnän näkymään kalenterissasi Käytettävissä Varattu Alustava Poissa Myös väriluokat, Luokittele, ovat käytettävissä kalenterimerkinnälle 73

74 Kokouskutsu 1 / 3 Jos haluat kutsua kalenterivaraukseen muita osallistujia, napsauta Kutsu osanottajat Osanottajien sähköpostiosoitteet lisätään kuten sähköpostiviestiin 74

75 Kokouskutsu 2 / 3 Huomioi kutsuttavissa mahdolliset resurssit, kuten neuvotteluhuoneet ja tai laitteet. Resurssit on lisättävä kutsuun resursseina, jotta varaus menisi järjestelmään oikein Resurssi-valikon saa auki napsauttamalla Vastaanottajapainiketta Lähetä kutsu napsauttamalla Lähetä 75

76 Kokouskutsu 3 / 3 Uuden kalenterimerkinnän voi tehdä myös suoraan sähköpostivälilehdeltä valitsemalla Aloitus Uudet kohteet Tapaaminen = avautuvaan kalenterimerkintään ei automaattisesti aukeavastaanottajakenttää Kokous = avautuvaan kalenterimerkintään aukeaa automaattisesti Vastaanottaja-kenttä 76

77 Osallistujien saatavuus Osallistujien saatavuus on helpointa tarkistaa Aikatauluavustajalla 77

78 Lähetetyn kalenterikutsun seuranta Pystyt seuraamaan vastausten tilannetta kahdella eri tavalla Kun joku lähettää sinulle hyväksynnän / hylkäyksen kalenterikutsuun ja avaat saapuneen viestin, näet viestissä myös muiden siihen mennessävastanneiden vastaukset Kokonaisuuden näet kun avaat kalenterikutsun ja valitset Kokous Seuranta 78

79 Kalenterikutsuun vastaaminen Kalenterikutsuun vastaat valitsemalla Hyväksy Alustava Hylkää Ehdota uutta aikaa Voit valita haluatko lähettää jonkin viestin (muokkaa vastausta ennen lähettämistä) ennen kuin vastaat kutsuun vai lähetätkö pelkän tiedon osallistumisestasi. Samasta domainista tulleisiin kalenterikutsuihin ei tarvitse lähettää vastausta, vaan tiedot rekisteröityvät kutsujalle Tracking / Seuranta välilehdelle 79 automaattisesti

80 Oman kalenterinäkymän jakaminen Voit halutessasi / tarvittaessa antaa muille / jollekin oman organisaation jäsenille mahdollisuuden nähdä kalenterisi Avaa kalenterinäkymä Valitse oma kalenterisi ja napsauta sitä hiiren kakkospainikkeella Valitse Jakaminen Kalenterin käyttöoikeudet Avautuvassa ikkunassa valitse Lisää ja hae osoitekirjasta kontakti, jolle haluat antaa oikeudet nähdä kalenterisi Määrittele käyttöoikeustaso ja tallenna valitsemalla Apply 80

81 Jaetun kalenterinäkymän haku Kun joku muu on antanut sinulle oikeuden nähdä kalenterinsa ja ensimmäisen kerran avaat kontaktin kalenterin, avaa kalenterinäkymä ja valitse Aloitus Kalenterien hallinta Avaa kalenteri Osotteistosta / Avaa jaettu kalenteri 81

82 Kalenteriryhmän luominen Jos lähetät usein samalle ryhmälle kalenterivarauksia, voit tehdä heistä kalenteriryhmän, jolloin saat yhdellä valinnalla kaikkien ryhmään kuuluvien kontaktien osoite- ja tai kalenteritiedot Avaa kalenteri Valitse Kalenterien hallinta Kalenteriryhmät Luo uusi kalenteriryhmä Anna kalenteriryhmälle nimi Valitse ryhmän kontaktit. Kontaktit voivat olla myös oman domainin ulkopuolisia kontakteja. Huomioi että et kuitenkaan näe ulkopuolisten kontaktien kalenterimerkintöjä 82

83 Kalenteriryhmän käyttäminen Kun haluat sopia kalenteriryhmän kanssa palaverin, toimi seuraavasti Valitse kalenteriryhmä napsauttamalla sitä hiirellä Jos et kutsu kaikkia ryhmän jäseniä poista valinta ei-kutsuttavan jäsenen nimen edestä Valitse Aloitus Uusi Uusi kokous Uusi kokous kaikkien kanssa Tee kalenterivaraus normaalisti 83

84 Päällekkäiset kalenterinäkymät Valitse kalenterit, joita haluat tarkastella Napsauta toisen kalenterin vasemmassa yläkulmassa olevaa nuolta jolloin saat päällekkäisen näkymän Kalenterimerkinnät näkyvät käyttäjäkohtaisilla väreillä 84

85 Kalenterinäkymän lähettäminen Voit lähettää oman kalenterinäkymäsi sähköpostitse. Valitse Jakaminen Lähetä kalenteri sähköpostitse Valitse Miltä ajalta kalenteri lähetetään Mitä tietoja kalenterissa näytetään Näytetäänkö vain erikseen määriteltynä työaikana olevat merkinnät Työajat määritellään Tiedosto Asetukset Kalenteri 85

86 Viikkonumeroiden näkyminen Viikkojen numerot näkyvät vain kuukausinäkymässä. Viikkonumerot saa lisättyä kuukausinäkymään ja päiväyskaavioon valitsemalla Tiedosto Asetukset Kalenteri Näyttöaetukset ja valitsemalla Näytä viikkojen numerot kuukausinäkymässä ja päiväyskaaviossa 86

87 Juhlapäivien näkyminen kalenterissa Juhlapäivät saa lisättyä kalenteriin valitsemalla Tiedosto Asetukset Kalenteri Kalenterin asetukset Lisää juhlapäivät Valitse avautuvasta listasta ne valtiot, joiden pyhäpäivät haluat lisätä kalenteriisi 87

88 Viestien tarkastelu yhteystiedoista Avaa kontaktin yhteystiedot kaksoisnapsautuksella Valitsemalla Näytä Toimet voit tarkastella kaikkea kontaktin kanssa tapahtunutta viestin vaihtoa 88

89 Pikaviestintä Näet Tehtävät-palkissa kaikki pikaviestintäyhteytesi Kun viet hiiren osoittimen kontaktin päälle näet kaikki eri mahdollisuudet olla yhteydessä kontaktiin 89

90 90 Outlook 2010 Tehtävät

91 Tehtävän lisäys Tehtävät löytyvät Outlookin vasemmasta alanurkasta Lisää tehtävä napsauttamalla Kirjoita uusi tehtävä kenttää ja kirjoita tehtävälle otsikko 91

92 Tehtävän lisäys Kaksoisnapsauttamalla tehtävää pääset määrittelemään sille mm. Aloitus- ja määräpäivän Tehtävän tilan Tärkeyden (Priority) Valmiusasteen Muistutusajankohdan 92