Outlook Web App ver 1.2

Transkriptio

1 Outlook Web App ver 1.2 Kirjautuminen Kirjoita selaimen osoiteriville: o365.edu.hel.fi Kirjoita opetuksen verkon tunnuksesi ja salasanasi avautuvalla kirjautumissivulla. Hetken odottelun jälkeen esiin tulee sähköpostisi (=Outlook). Selainikkunan yläpalkissa on navigointipainikkeet, joilla pääset liikkumaan eri toimintoihin. Valitun toiminnan alla on pieni kolmio osoittamassa sijaintiasi palvelussa. Pääset aina takaisin sähköpostiisi napauttamalla Outlook sanaa. Outlook Sähköpostin näkymä on tuttu, jos olet käyttänyt aiemmin tietokoneelle asennettua Outlookohjelmaa. Hakuikkuna ja Suodattimet Kansiot Viestiluettelo näyttää valitun kansion sisällön. Valittu posti näkyy lukuruudussa.

2 Jos haluat avata saapuneen postin omaan ikkunaan, niin kaksoisnapauta saapunutta viestiä viestiluettelossa. Kun haluat tulostaa saapuneen postin, niin tee se tässä näkymässä. Näin voit olla varma, että vain valitsemasi posti tulee tulostettua. Tulostuspainike löytyy kun napautat ikkunan oikeassa yläkulmassa olevaa kolmea pistepistettä. Jos sähköpostissa olevat kuvat eivät näy (oletus), niin napauta lukuruudussa napsauta tätä. Haku ja suodattimet Käytössäsi on myös toimiva haku, joka kohdistuu siihen kansioon, mikä on valittuna. Haku kohdistuu lähettäjätietojen lisäksi myös sähköpostien sisältöön. Kirjoita hakusana ja napauta suurennuslasin kuvaa. Suodattimien avulla näet nopeasti viestit, joita et ole vielä lukenut tai viestit, jotka olet merkinnyt. Viestin merkitseminen Napauta viestiluettelossa viestin oikeassa reunassa olevaa lippua, jolloin lippu muuttuu punaiseksi. Merkitty posti löytyy tämän jälkeen näppärästi suodattimen avulla tai hieman hankalammin kansionäkymän alta löytyvistä Tehtävistä. Tehtävät > Omat tehtävät > Merkityt. Merkinnän voit poistaa napauttamalla punaista lippua uudestaan. Viestin luokitteleminen Napauta viestiluettelossa hiiren kakkospainiketta viestin päällä ja valitse luokittele. Voit luokitella viestit värejä käyttäen. Oletuksena luokat on nimetty värien mukaan. Luokkien nimet saat vaihdettua Luokkien hallinnassa. Esim. Kuvassa näkyvän violetin luokan nimi vaihdetaan siten, että ensin se poistetaan. Sitten lisätään uusi luokka joka nimetään ja sille valitaan väriksi violetti. Luokan nimeä ei siis voi vaihtaa kun luokka on käytössä.

3 Luokitellun viestien hakeminen Kirjoita hakukenttään AQS-avainsana category ja kaksoispiste sekä heti perään luokan nimi ja paina Enteriä. Hakee viestit joiden luokan nimi on Meke. Muita tarkennettuja hakuja Muita AQS-avainsanoja ovat from (hakee lähettäjä-kentästä), to (hakee vastaanottakentästä), subject (hakee aiheesta), body or content (hakee viestien tekstistä), attachment (hakee liitettä otsikon mukaan), received (hakee vastaanottopäivää. Voit etsiä tiettyä päivämäärää tai päivämääräväliä erottamalla päivämäärät kahdella pisteellä (..). Voit myös etsiä suhteellisia päivämääriä, kuten kuluvaa päivää, huomista, eilistä, tätä viikkoa, ensi kuukautta, viime viikkoa tai viime kuukautta. Lisäksi voit etsiä viikonpäivää tai vuoden kuukausia.), sent (hakee lähetyspäivää. Samat hakuehdot kuin kuin vastaanotoopäivässä.) Muista kaksoispiste avainsanan jälkeen. Viestin merkitseminen roskapostiksi Napauta viestiluettelossa hiiren kakkospainiketta viestin päällä ja valitse Merkitse roskapostiksi. Tai napauta lukuruudun yläkulmassa näkyvää kolmea pistettä ja valitse merkitse roskapostiksi.

4 Sääntöjen luominen Napauta lukuruudun yläkulmassa näkyvää kolmea pistettä ja valitse luo sääntö Jos haluat, että kaikki tästä osoitteesta saapuneet viestit siirretään automaattisesti valitsemaasi kansioon, niin tee asetukset täällä. Voit myös luoda säännön, joka poistaa tästä osoitteesta saapuneet viestit automaattisesti. Postin lähettäminen Napauta vasemmassa yläkulmassa olevaa lukuruutuun. painiketta. Uusi viesti ilmestyy Jos haluat, että uusi viesti aukeaa uuteen ikkunaan, niin napauta lukuruudun oikeasta yläkulmassa näkyvää painiketta. Jos haluat, että uusi viesti aukeaa aina suoraan uuteen erilliseen ikkunaan, niin muuta toiminto asetuksissa. (asetukset>asetukset>lukuruutu)

5 Lisää vastaanottajat Outlook löytää automaattisesti järjestelmässä mukana olevien opettajien ja oppilaiden sähköpostiosoitteet, joten yleensä riittää, että kirjoitat etunimen tai nimen alkukirjaimen ja valitset henkilön alta ilmestyvältä listalta. Outlook muistaa käyttämäsi osoitteet, joten se tarjoaa osoitteita jatkossa, kun olet lisäämässä vastaanottajia. Napauta hiirellä sitä osoitetta, jonka haluat lisätä postisi vastaanottajaksi. Napauttamalla vihreällä näkyvää Hae yhteystiedoista ja hakemistosta painiketta, saat näkyviin lisää osoitteita, joissa on kirjoittamasi kirjain. Jos postillasi on useita vastaanottajia, niin erottele ne puolipisteellä. Huom. ohjelma täydentää puolipisteen automaattisesti, kun olet osoitteen kirjoittamisen jälkeen painanut Enteriä. Lisää viestin aihe Kirjoita viesti Käytössäsi on tekstinkäsittelyohjelmista tuttuja työkaluja. Näkyvissä olevat työkalut voit valita naputtamalla hiirellä oikeasta reunasta olevaa painiketta ja valitsemalla aukeavasta valikosta ne työkalut, joita haluat käyttää.

6 Liitteen tai allekirjoituksen lisääminen Napauta näytön yläreunasta LISÄÄ ja valitse toiminto valikosta. Liite > Voit liittää viestiisi yhden tai useita tiedostoja. Pidä Ctrl-näppäin pohjassa, kun haluat valita useita tiedostoja. Kuva > Kun liität kuvatiedoston tämän toiminnon kautta, niin kuva näkyy viestiä luettaessa. Allekirjoitus > Jos olet asetuksissa (kts. ohje myöhempänä) kirjoittanut sähköpostin allekirjoituksen, niin tässä voit lisätä sen lähtevään viestiin. Asetuksissa voit määrittää allekirjoituksen sisältymään automaattisesti kaikkiin viesteihisi. Viestin lähettäminen Napauta Lähetä-painiketta Viestin poistaminen Lipun vieressä olevaa punaista rastia napauttamalla voit poistaa viestin. Viestin poistaminen onnistuu myös Del-näppäimellä (näppäimistö) tai hiiren kakkospainikkeella avautuvasta valikosta. Poistetut kansion voit tyhjentää valitsemalla kaikki siellä olevat viestit. Napauta roskakorin ensimmäistä viestiä ja paina vaihtonäppäin (Shift) pohjaan ja napauta samalla kansion viimeistä viestiä. Napauta sitten lukuruutuun aukeavassa valikossa poista. Jos haluat poistaa vain osan viesteistä, niin pidä Ctrlnäppäin pohjassa ja valitse ne viestit, jotka haluat poistaa. Poistetut-kansion tai minkä tahansa kansion voi tyhjentää napauttamalla kansion päällä hiiren kakkospainikkeella ja valitsemalla avautuvasta valikosta tyhjä. Tämä toiminto poistaa kansion alta kaikki kohteet ja alikansiot pysyvästi.

7 Kansioiden luominen Uuden kansion saa luotua, kun napauttaa oman nimen kohdalla hiiren kakkospainiketta (Kansiot näkymä vasemmalla puolella). Napauta luo uusi kansio ja anna kansiolle nimi. Viestin siirtäminen kansioon Napauta hiiren kakkospainikkeella saapuneen postin päällä. Vie hiiren osoitin siirrä sanan päälle. Oikealle puolelle aukeaa valikko, jossa näkyy kansiot, joihin olet aiemmin siirtänyt viestejä. Jos luomasi kansio ei ole listalla, niin napauta lisää.. Viesti siirtyy siihen kansioon, jonka nimeä napautat hiirellä. Voit myös siirtää useita viestejä kerralla. Valitse Ctrl-näppäin pohjassa viestiluettelosta ne viestit jotka haluat siirtää ja raahaa ne sitten hiirellä siihen kansioon johon ne haluat. Allekirjoitus Napauta oikeassa yläkulmassa olevaa rattaan kuvaa ja valitse Asetukset. Napauta uudestaan Asetukset vasemmasta reunasta. Oletuksena avautuvassa posti näkymässä voit asettaa sähköpostisi allekirjoituksen. Muita asetuksia ovat viestiasetukset, lukuruutu, viestimuoto jne. Jos haluat, että allekirjoitus sisältyy kaikkiin viesteihisi, niin laita täppä ruutuun.

8 Automaattivastaus Napauta oikeassa yläkulmassa näkyvää rattaan kuvaa ja valitse Aseta automaattivastaukset. Alkamis- ja päättymisajan lisäksi voit määrittää lähetetäänkö vastaus kaikille tai vain yhteystiedoissa oleville henkilöille. Luonnokset Jos et halua kirjoittaa viestiä loppuun, tai haluat odottaa ennen kuin lähetät sen, voit siirtyä viestistä pois ja jatkaa sitä myöhemmin. Outlook Web App tallentaa luomasi viestin automaattisesti ja lisää sen Luonnokset-kansioon. Kun haluat lähettää viestin: 1. Valitse kansioluettelossa Luonnokset-kansio. 2. Napauta kirjoittamaasi viestiä. 3. Valitse Jatka muokkaamista. 4. Jos haluat lähettää viestin, lopeta sen muokkaaminen ja valitse Lähetä. Jos et halua vielä lähettää viestiä, valitse Hylkää. Outlook Web App ohje verkossa Selkeät ja hyvät ohjeet saat näkyviin, kun napautat oikeassa yläkulmassa näkyvää kysymysmerkkiä.

9 Ryhmien luominen Napauta navigointipalkissa Henkilöt. Napauta + uusi ja sitten avautuvassa ikkunassa luo ryhmä. Anna ryhmälle nimi, lisää jäsenet ja muista lopuksi tallentaa. Täällä luomasi ryhmä on vain sinun käytettävissä, eikä siis näy muille Office 365 palvelussa mukana oleville henkilöille. Ryhmien muokkaaminen Voit tarkastella luomiasi ryhmiä, napauttamalla ryhmät painiketta, Henkilöt näkymässä. Voit muokata luomaasi ryhmää seuraavasti. 1. Tuplanapauta ryhmää 2. Napauta lukuruudussa kynän kuvaketta Tee muutokset ja napauta lopuksi Tallenna.

10 Sähköpostin lähettäminen ryhmälle Outlookin puolella kirjoita ryhmän nimi Vastaanottaja kenttään tai kirjoita ryhmän nimen ensimmäinen kirjain ja napauta Hae yhteystiedoista ja hakemistosta. Napauta tuota. Avautuvasta luettelosta löydät luomasi ryhmän. Napauta ryhmää, jolle haluat lähettää viestin. Voit lähettää ryhmälle postia myös suoraan Henkilöt puolelta. Valitse siellä ryhmät. Valitse ryhmä, jolle haluat lähettää viestin. Napauta kirjekuori-painiketta ja kirjoita viesti.