GroupWise 6.5-ohje 1. Group Wise perusteet

Transkriptio

1 GroupWise 6.5-ohje 1 Group Wise perusteet

2 GroupWise 6.5-ohje 2 GROUPWISE-SÄHKÖPOSTIN PERUSKÄYTTÖ Kaksoisnapsauta hiirellä GroupWise - kuvaketta työpöydällä. Katso kuvaa vasemmalla. Jollet löydä vastaavaa kuvaa tietokoneesi työpöydältä, niin kysy it-tukihenkilöltä. Seuraavaksi eteesi ilmestyy alla kuvatun kaltainen keskusteluikkuna. Kirjoita Käyttäjätunnus kohtaan oma käyttäjätunnuksesi. Jollet tiedä omaa käyttäjätunnustasi, niin kysy it-tukihenkilöltä. Kirjoita Salasana kohtaan oma salasanasi. Se on entinen Internet-postisi salasana. Jollet tiedä omaa salasanaasi, niin kysy it-tukihenkilöltä. HUOM! MIKÄLI ALLA OLEVA IKKUNA EI ILMESTY, ODOTA VÄHÄN AIKAA JA YRITÄ UUDELLEEN. MIKÄLI SE EI ILMESTY VIELÄKÄÄN OTA YHTEYS IT-TUKEEN. Kirjoita tähän oma käyttäjätunnuksesi Kirjoita tähän oma salasanasi Jolleivät osoite -asetukset vastaa vasemmalla näkyviä, niin muuta ne. Portti-kohta voi olla tyhjäkin. Pääset sisään GroupWise -

3 GroupWise 6.5-ohje 3 sähköpostiohjelmaan. Ensi näkymä on kutakuinkin seuraavanlainen (edellyttäen että olet jo saanut viestejä). Saapuneen sähköpostiviestin lukeminen Näet saapuneet sähköpostiviestit oikeanpuoleisessa ikkunassa. Lukemattomat viestit näkyvät lihavoituna, luetut normaalilla tekstillä. Viestin saat luettavaksesi kaksoisnapauttamalla hiirellä haluamasi viestin kohdalla. Koska ohjelma on suomenkielinen, niin painikkeiden ja valintojen merkitys selviää helposti, kun katsoo näkymää. sulje-painike: Voit sulkea avaamasi viestin. Vastaa-painike: Voit suoraan vastata avoinna olevaan viestiin Lähetä edelleen -painike: Voit lähettää saamasi viestin jollekin toiselle. Poista-painike: Voit poistaa kyseisen viestin. Liitetiedosto (enemmän liitetiedostoista myöhemmin tässä ohjeessa). Liitetiedostoikkuna Sulje-valinnalla (Sulje-painike tai ikkunan oikeassa ylänurkassa oleva X-painike) pääset takaisin postilaatikko-näkymään. Vinkki:

4 GroupWise 6.5-ohje 4 Ei välttämättä kannata avata sanomaa tuplaklikkaamalla niitä, vaan kannattaa laittaa pikakatselutoiminto päälle (kts. kuva). Tällöin sähköpostin sisältö ja liitetiedostot näkyvät omassa laatikossaan normaalin Groupwise-ikkunan alaosassa. Tässä tilassa liitetiedostoja ei kuitenkaan voi muokata. Jos liitetiedoston muokkaamiseen on tarvetta, niin se täytyy avata sovellukseen samalla tavalla kuten aiemminkin.

5 GroupWise 6.5-ohje 5 Uuden sähköpostiviestin lähettäminen Jos haluat lähettää uuden sähköpostiviestin, tee valinnat Tiedosto -> Uusi -> Postisanoma tai napauta hiirellä pikapainiketta Uusi postisanoma. Kuvaruutuun avautuu Postisanoma-ikkuna. Jakelu-laatikkoon kirjoitetaan vastaanottajan nimi. Jos henkilö on Koulutuskeskus Tavastian henkilökuntaan kuuluva, kirjoita henkilön oikea nimi (Sukunimi Etunimi). Kirjoittaessasi laatikkoon saattaa tulla jossain vaiheessa ehdotus henkilön nimestä. Jos se ei ole oikea, jatka nimen kirjoittamista. Osoite-painikkeella saat auki koko Koulutuskeskus Tavastian henkilökunnan nimilistan. Napauttamalla sukunimi-saraketta, nimet ovat aakkosjärjestyksessä. Kaksoisnapauttamalla halutun henkilön nimeä se siirtyy Jakelu-laatikkoon vastaanottajaksi. Jos lähetät sähköpostiviestin ulkopuolelle, niin Jakelu-laatikkoon täytyy kirjoittaa vastaanottajan sähköpostiosoite täydellisessä muodossaan esim. ( etunimi.sukunimi@yritys.com). Paina sarkain-näppäintä tai hiiren painiketta ja kirjoita viestisi aihe Aihe-laatikkoon. Paina sarkainnäppäintä tai hiiren painiketta ja kirjoita viestisi Sanoma-ikkunaan. Jos haluat liittää viestiisi jonkin liitetiedoston, paina Liitä -painiketta, ja etsi haluamasi tiedosto. Siirry oikeaan hakemistoon ja napauta valittavaa tiedostoa hiirellä. Valitse OK. Liitetiedoston kuvake ilmestyy Sanoma-ikkunan alla olevaan ikkunatilaan. Viesti lähetetään vastaanottajalle napauttamalla lopuksi Lähetä -painiketta. Vastaanottajalla liitetiedoston olemassaolo näkyy kirjekuori-kuvakkeen vieressä olevana klemmari-kuvakkeena.

6 GroupWise 6.5-ohje 6 Sähköpostiviestien poistaminen On oletettavaa, että saat paljon sähköpostiviestejä, joita ei ole järkevää säilyttää kauan postilaatikossa. SIIVOA OMA POSTILAATIKKOSI AIKA AJOIN! Napauta poistettavaa viestiä hiirellä ja paina Delete -näppäintä. Voit valita useita eri viestejä painamalla hiirellä valinnan yhteydessä Ctrl -näppäintä pohjassa. Paina lopuksi Delete -näppäintä. Alueen listasta voit valita napauttamalla hiirellä ensimmäistä poistettavaa viestiä ja paina sitten vaihto-näppäin pohjaan ja napauta hiirellä alueen viimeisenä oleva tiedosto. Paina lopuksi Delete - näppäintä. Näin poistetut viestit menevät roskakoriin. Muista tyhjentää myös roskakori säännöllisesti! (Roskakorikuvakkeen päällä klikkaa oikeanpuoleista hiirenpainiketta avautuvasta pikavalikosta valitse vasemmalla painikkeella tyhjennä roskakori ) Salasanan vaihtaminen Salasanan vaihtaminen tapahtuu seuraavasti. Avaa Työkalut -> Määritykset. Esiin ilmestyy seuraavanlainen ikkuna. Kaksoisnapauta hiiren vasemmalla näppäimellä Suojaukset kuvaketta. Eteesi ilmestyy uusi ikkuna. Kirjoita vanha salasanasi Vanha salasana ruutuun. Paina seuraavaksi Enter näppäintä, jolloin aiemmin aktiivisena ollut Vanha salasana ikkuna muuttuu harmaaksi ja Uusi salasana ja Vahvista uusi salasana ikkunat aktivoituvat. Kirjoita ensin uusi salasana Uusi salasana ikkunaan ja siirry jälleen tabulaattori näppäimellä Vahvista uusi salasana ikkunaan, ja kirjoita uusi salasana uudelleen. Paina lopuksi OK näppäintä, jonka jälkeen uusi salasana tulee voimaan. Ei kannata käyttää tyhjää salasanaa tietoturvanriskien vuoksi. Ei kannata myöskään laittaa rastia vasemmanpuoleiseen ruutuun samasta syystä.

7 GroupWise 6.5-ohje 7 Liitetiedostojen käsittely Saapuneen liitetiedoston katselu Liitetiedostoa voi katsella kahdella tavalla: joko avata katselua varten GroupWisessä tai avata käsiteltäväksi ja muokattavaksi siihen sovellukseen, jolla se on tehty. Kun tuplaklikkaat liitetiedoston kuvaketta, tiedosto siis joko avataan omaan katseluikkunaansa tai ko. sovellusohjelma (esim. Excel tai Word) käynnistyy. Se, kumpi näistä vaihtoehdoista toteutuu, riippuu konekohtaisesta asetuksesta, jonka voit muuttaa Työkalut-valikon Määritykset-kohdasta, sieltä edelleen Käyttöympäristö, ja Oletusarvoiset toimet-välilehdeltä Tiedostoliitteet-kohta. Tiedoston liittäminen postisanomaan Osoitekirja Voit lähettää postisanoman liitteenä minkä tahansa tiedoston. Kun olet Postisanoman Jakelu ikkunassa (katso Uuden sähköpostiviestin lähet- täminen, sivu 4), klikkaa hiiren vasenta painiketta liitetiedostoikkunassa ja valitse esiintulevasta pikavalikosta Liitä tiedosto Saat esille viereisen ikkunan, jossa sinun pitää valita Kohde, eli asema ja kansio missä tiedosto sijaitsee ja sen jälkeen esille tulevasta luettelosta oikea tiedosto.

8 GroupWise 6.5-ohje 8 Osoitekirjassa on valmiina kolme osoitekirjaa: (alasvetovalikosta löytyy) Novell GroupWisen osoitekirja, jossa näkyvät kaikki järjestelmään tallennetut käyttäjät ja käyttäjäryhmät Usein käytetyt osoitteet Käyttäjän oma osoitekirja Lisäksi voit tehdä omia osoitekirjoja, jos tarvitset. Varsinaista osoitekirjan rakennusta ei GroupWisessa ole mikään pakko tehdä ollenkaan, sillä käyttämäsi osoitteet tallentuvat automaattisesti Usein käytetyt osoitteet kirjaan. Oman ryhmän luonti Oma ryhmä kannattaa luoda, jos lähettää toistuvasti samalle, isolle joukolle postia. Ryhmän voit luoda esim. seuraavasti: 1. Luo uusi postisanoma. Jos haluat tallentaa uuteen ryhmääsi osoitteita, joita et vielä ole käyttänyt (eivät siis löydy Usein käytetyt osoitteet kirjasta), kirjoita ne tässä vaiheessa Jakelu-kenttään. 2. Siirry osoitekirjaan. 3. Valitse tarvitsemasi osoitteet yksitellen tuplaklikkaamalla niitä jossakin osoitekirjassa, jolloin ne siirtyvät oikealle Jakelu-kenttään. Kun Jakelu-kentässä ovat kaikki tarvitsemasi osoitteet, klikkaa kentän alapuolella olevaa Tallenna ryhmä painiketta. Anna ryhmälle nimi ja valitse Osoitekirja, johon sen tallennat. Klikkaa OK.

9 GroupWise 6.5-ohje 9 Sähköpostiviestien suodatus ja lajittelu Voit helpottaa oikean postin etsimistä käyttämässä suodatusta. Se löytyy valikosta Näytä Suodata Muokkaa/Luo ja tuo esille seuraavanlaisen ikkunan: Voit vähentää väytettävien viestien määrää esim. kirjoittamalla lähettäjän osoitteen kohtaan lähettäjä jne. Kun olet lopettanut viestien etsimisen tyhjennä suodattimen kentät jotta kaikki postit palaavat näkyviin! Allekirjoitus Voit räätälöidä itsellesi allekirjoitukseen joka halutessasi liitetään jokaisen lähettämäsi viestin perään. Sen saat tehtyä seuraavasti: Valitse Työkalut Määritykset jolloin ilmestyy ikkuna: Valitse Käyttöympäristö ja sieltä välilehti Allekirjoitus:

10 GroupWise 6.5-ohje 10 ruksaa rasti kohtaan allekirjoitus ja kirjoita haluamasi yhteystiedot ym. Jos haluat että ko. teksti lisätään automaattisesti ja mitään kysymättä jokaisen viestisi perään siirrä pallukka kohtaan Lisää automaattisesti. Muutoin Groupwise kysyy sinulta aina lähettäessäsi viestiä että lisätäänkö allekirjoitus.

11 GroupWise 6.5-ohje 11 Jaetut kansiot Groupwisessa on mahdollista jakaa kansioita useiden henkilöiden käyttöön eräänlaisiksi ilmoitustauluiksi. Kun sinulle jaetaan kansio, tulee siitä ilmoitus sähköpostiisi. Tuplaklikkaamalla ilmoituksen auki saat päättää otatko kansion vastaan ja mihin sen sijoitat. yleisesti ottaen ei tarvitse kuin klikata ilmoitus auki, klikata seuraava painiketta ja sitten valmis painiketta. Kansio ilmestyy Kaappiin: Kansion sisällön saat näkyviin klikkaamalla ko.kansion päällä hiiren vasemmalla painikkeella. Viestit saat auki normaalisti klikkaamalla. Huomio! Koska se henkilö joka alun perin kansion jakaa on sen pääkäyttäjä (eli vain hänellä on valtuudet lisätä ja poistaa käyttäjiä kansion jakelusta ja muokata heidän oikeuksiaan käyttää kansiota) on suotavaa että kansioiden jakaminen keskitetään. Jos sinulla on kansion jakamistarpeita, ota yhteys it - tukeen. Jaamme kansiot tunnuksella kansion jakaja keskitetysti!

12 GroupWise 6.5-ohje 12 GroupWise WebAccess - Lue postisi kotoa! eli miten käytän sähköpostiani kotoa tai maailmalta Tarvitset vain internet-yhteyden ja selaimen (esim. Netscape tai Interner Explorer). Sen jälkeen surffaat osoitteeseen ja klikkaat siiry nappia! Avautuu seuraava näkymä:

13 GroupWise 6.5-ohje 13 Kirjoita käyttäjätunnuksesi ja salasanasi niille varattuihin kohtiin ja klikkaa kirjaudu niin pääset webin kautta käyttämään sähköpostia! This OHJE was made by: Pekka Pesonen/Tero Tamminen/Satu Leivonsalo/Petteri Laine Päivitys GW6.5-muotoon: Juha Ahoniemi