SharePoint Foundation 2010 perusteet ylläpitäjille

Transkriptio

1 SharePoint Foundation ylläpitäjän ohjeet Sivu 1/5 SharePoint Foundation 2010 perusteet ylläpitäjille SharePoint Foundationin avulla voit luoda nopeasti useita erilaisia sivustoja, joissa WWW-sivuja, tiedostoja, luetteloita, kalentereita ja tietoja voidaan käsitellä yhdessä muiden kanssa. SharePoint-sivuston osat Sivusto on ryhmä toisiinsa liittyviä verkkosivuja, joissa työryhmä voi työstää projekteja, järjestää kokouksia ja jakaa tietoja. Työryhmällä voi esimerkiksi olla oma sivusto, jossa se säilyttää aikatauluja, tiedostoja ja työmenetelmien tietoja. Kaikilla SharePoint-sivustoilla on yhteisiä elementtejä kuten esim. luettelot, kirjastot, WWW-osat ja näkymät. Luettelot Luettelo on verkkosivuston osa, johon organisaatiosi voi tallentaa tietoja ja jolla se voi jakaa sekä hallita tietoja. Voit esimerkiksi luoda tapahtumaluettelon, jolla seuraat henkilöille määrättyjä töitä tai seuraat työryhmän tapahtumia kalenterissa. Voit myös suorittaa kyselyitä tai isännöidä keskusteluja keskustelualueella. Luettelon luominen Luettelon voi luoda helposti joko klikkaamalla Luettelot-otsikkoa vasemmassa valikossa ja sieltä Luo-linkkiä tai Sivuston toiminnot valikon alta Lisää asetuksia linkkiä. Valitse luettelon tyyppi (esim. tehtävät) ja anna luettelolle nimi. Lisää asetuksia nappia painamalla voit määrittää luettelokohtaisia lisäasetuksia, kuten esim. näytetäänkö luettelon linkki vasemman sarakkeen pikakäynnistyksessä. Paina lopuksi Luo-nappia. Kohteen lisääminen luetteloon Kun olet luettelossa, johon haluat lisätä kohteen, napsauta valintanauhan Kohteet-välilehteä (kalenterissa se on Tapahtumat-välilehti). Valitse Uusi kohde (kalenterissa Uusi tapahtuma). Täytä vaadittavat kentät ja muut haluamasi kentät ja paina Tallenna. Luettelon kohteen muokkaaminen tai poistaminen Osoita kohdetta ja valitse sen viereen ilmestyvä valintaruutu. Valitse valintanauhan Kohteet-välilehdessä joko Muokkaa kohdetta tai Poista kohde.

2 SharePoint Foundation ylläpitäjän ohjeet Sivu 2/5 Kirjastot Kirjasto on sivustossa oleva paikka, jossa voit luoda, kerätä, päivittää ja hallita tiedostoja ryhmän jäsenten kanssa. Jokaisessa kirjastossa näkyy tiedostojen luettelo ja tärkeitä tietoja tiedostoista. Näiden avulla käyttäjät voivat käyttää tiedostoja työskennellessään yhdessä. Voit lisätä tiedoston kirjastoon lataamalla sen kirjastoon verkkoselaimella. Kun olet lisännyt tiedoston kirjastoon, muut henkilöt, joilla on tarvittavat oikeudet, voivat tarkastella tiedostoa. Tiedostokirjaston luominen Luo uusi tiedostokirjasto valitsemalla Sivuston toiminnot valikon alta Uusi tiedostokirjasto. Anna kirjastolle nimi, täytä muut haluamasi kentät ja valitse Luo. Tiedoston lisääminen kirjastoon Valitse kirjasto johon haluat lisätä tiedoston ja klikkaa joko Lisää tiedosto tai valintanauhasta (Tiedostotvälilehti) Lataa tiedosto linkkiä. Selaa tiedostoon ja valitse OK. tai Mikäli sinulla on tarvittavat käyttöoikeudet voit lisätä myös useampia tiedostoja kerralla klikkaamalla Lataa tiedosto linkkiä ja sen alta Lataa useita tiedostoja. Voit lisätä useita tiedostoja vetämällä tiedostot ikkunaan tai hakea selaamalla koneeltasi. Jos käytät SharePoint Foundation -yhteensopivaa ohjelmaa, voit luoda uuden tiedoston mallin pohjalta klikkaamalla valintanauhasta Luo tiedosto -kohtaa. Sharepointtiin on mahdollista luoda erilaisia sisältötyyppejä, esim. Word-dokumenttipohjia, joissa on valmiina yrityksesi ylä- ja alatunnisteet. Yksittäinen luettelo tai kirjasto voi sisältää useita kohteiden tai asiakirjojen tyyppejä, joista jokaisessa voi olla yksilöllisiä metatietoja, käytäntöjä tai toimintatapoja. Voit tallentaa tiedoston kirjastoon myös jostakin muusta ohjelmasta, kuten SharePoint-työtilasta tai suoraan Microsoft Wordista. Tiedostokirjastot on mahdollista avata myös tavallisena resurssienhallinnan kansiona menemällä valintanauhan Kirjasto-välilehdelle ja klikkaamalla resurssienhallinta-kuvaketta. Kirjaston tiedoston muokkaaminen tai poistaminen Avaa tiedosto muokattavaksi klikkaamalla tiedoston nimeä tai osoita tiedostoa ja valitse sen viereen ilmestyvä valintaruutu ja valitse valintanauhasta Tiedostot-välilehdeltä Muokkaa tiedostoa tai Poista tiedosto. Tiedostojen uloskuittaus Voit kuitata tiedoston ulos, jotta voit käyttää tiedostoa niin, etteivät muut voi muokata sitä samanaikaisesti. Siirrä osoitin tiedoston nimen päälle, napsauta näkyviin tulevaa alanuolta ja valitse Kuittaa ulos. Ilmoitukset Voit halutessasi määrittää sähköposti-ilmoituksia, jotta saat ilmoituksen, jos joku muu muuttaa tiedostoa. Siirrä osoitin tiedoston nimen päälle, napsauta näkyviin tulevaa alanuolta ja valitse Haluan ilmoituksen.

3 SharePoint Foundation ylläpitäjän ohjeet Sivu 3/5 Tiedostojen lähettäminen toiseen kirjastoon Tiedoston voi kopioida tai siirtää toiseen kirjastoon. Mene kohde kirjastoon ja kopioi selaimen osoiteriviltä kirjaston url-osoite (Control+C). Mene kirjastoon mistä olet tiedostoa siirtämässä ja valitse tiedosto. Valitse joko alasvetovalikosta tai valintanauhasta Lähetä > muu sijainti. Kopioi kohdekirjaston osoite tekstiriville ja paina OK. Versionhallinta Jos luettelo tai kirjasto on määritetty seuraamaan versioita, voit tarvittaessa palauttaa vanhan version ja tarkastella muutosten versiohistoriaa. Kun versioita seurataan, kohteiden tai tiedostojen ja niiden ominaisuuksien muutokset tallennetaan. Tämä helpottaa sisällön hallintaa muokkausten edetessä, ja voit palauttaa aiempia versioita, jos teet virheen nykyiseen versioon. Versiotiedoista on hyötyä etenkin, kun samassa projektissa on mukana useita henkilöitä tai kun tiedot käyvät läpi useita kehitys- ja tarkistusvaiheita. Tiedoston versiot näkee kun vie hiiren tiedoston nimen päälle ja klikkaa näkyviin tulevaa alanuolta ja valitsee Versiohistoria. 1. Uusin julkaistu pääversio näkyy korostettuna, ja versionumero ilmoitetaan kokonaislukuna. 2. Versio luodaan, kun ominaisuudet tai metatiedot muuttuvat. 3. Tiedoston ensimmäinen versio on aina aliversio Tiedoston eri versiot saa auki klikkaamalla Muokattu-sarakkeen päivämäärä-otsikkoa. Jos avaat muokattavaksi vanhemman versiot, voit verrata sitä uusimpaan versioon. Tehdyt muutokset näkyvät näkyvät punaisella ja yliviivattuna Versiotiedot ovat käytettävissä kaikkien oletusluettelotyyppien luettelokohteissa mukaan lukien kalenterit, seurantaluettelot ja mukautetut luettelot sekä kaikissa tiedostotyypeissä, jotka voi tallentaa kirjastoihin, mukaan lukien WWW-osasivut.

4 SharePoint Foundation ylläpitäjän ohjeet Sivu 4/5 Sivustot ja sivut Sivustossa voi esimerkiksi säilyttää aikatauluja, ohjeita, tiedostoja ja muita tietoja, joita työryhmän jäsenet tarvitsevat säännöllisesti. Tällainen sivusto on eräänlainen yleissivusto. Sivustolla voi olla myös tarkemmin määritelty käyttötarkoitus. Sivustossa voi esimerkiksi seurata kokousta tai isännöidä blogia, jossa organisaation jäsen julkaisee säännöllisesti uutisia ja ideoita. Käytettävissä on useita erilaisia valmiita sivustomalleja. Sivustoihin voi myös lisätä sisältöä lisäämällä niihin esim. luetteloita, kirjastoja tai WWW-osia. WWW-osilla voit muokata sivustoa näyttämään kuvia ja kaavioita, osia muista verkkosivustoista, tiedostoluetteloita, liiketoimintatietojen mukautettuja näkymiä ja paljon muuta. Valikoiden hallinta Sivustoilla on kaksi päävalikkoa, ylhäällä oleva ylälinkkipalkki ja vasemmalla oleva pikakäynnistys. Pikakäynnistyspalkissa näkyviä luetteloja ja kirjastoja voit muokata kunkin kirjaston tai luettelon asetussivulla. Jos haluat esim. piilottaa jonkin kohdan pikakäynnistyspalkista, mene kyseiseen luetteloon/kirjastoon ja valintanauhasta Luettelo tai Kirjasto -välilehden alta klikkaa Luettelo/Kirjasto asetukset. Otsikko, kuvaus ja siirtyminen linkin kautta pääset valitsemaan näytetäänkö sivu pikakäynnistyksessä. Ylälinkkipalkin avulla käyttäjät voivat siirtyä muihin sivustokokoelman sivustoihin. Tämä toteutetaan määrittämällä välilehtirivi näkymään sivuston jokaisen sivun yläosassa. Kun luot uuden sivuston, voit valita, lisätäänkö sivusto pääsivuston ylälinkkipalkkiin ja käytetäänkö sivustossa pääsivuston ylälinkkipalkkia (linkkien periminen). Pääsivuston ylälinkkipalkin linkkejä pääset lisäämään ja poistamaan kun kotisivulla menet Sivuston toiminnot valikon kautta Sivuston asetukset sivulle. Ulkoasu-kohdan alta valitse Ylälinkkipalkki. Voit lisätä uusia siirtymislinkkejä, muuttaa linkkien järjestystä tai yksittäisen linkin asetuksista vaihtaa osoitetta ja kuvausta sekä poistaa linkin ylälinkkipalkista. Sivuston luominen Luo uusi sivusto valitsemalla Sivuston toiminnot valikosta Uusi sivusto. Valitse haluamasi sivustomalli (esim. Työryhmäsivusto) ja kirjoita sivuston otsikko ja osoite eli url. Lisäasetuksista voit muokata mm. käyttöoikeusasetuksia ja valikon/pikakäynnistysten asetuksia. Lopuksi klikkaa Luo. Sivuston sisällön muokkaaminen Sivuston sisältöä voi muokata menemällä halutulle sivulle ja klikkaamalla joko ylävalikon muokkaa-ikonia tai valintanauhan Sivu-välilehdellä Muokkaa-linkkiä. Editorilla voit mm. muotoilla tekstiä, muuttaa sivun asettelua (luo/poista palstoja), lisätä kuvia, taulukoita, linkkejä, WWW-osia jne.

5 SharePoint Foundation ylläpitäjän ohjeet Sivu 5/5 Sisällön lisääminen sivustoon Voit lisätä kohteita luetteloihin ja tiedostoja kirjastoihin verkkoselaimella. Painikkeet, joilla voit suorittaa yleisimmät toiminnot, sijaitsevat valintanauhassa. Voit tallentaa tiedostoja kirjastoon myös joillakin SharePoint Foundation -yhteensopivilla asiakasohjelmilla. Voit esimerkiksi tallentaa Microsoft Word -tiedoston SharePointsivuston kirjastoon, kun käytät tiedostoa Wordissa. Luetteloissa ja kirjastoissa voi hyödyntää sähköpostiominaisuuksia, jos sivusto on määritetty vastaanottamaan tai lähettämään sähköpostia. Kalenterit, ilmoitukset, blogit, keskustelualueet ja tietyt muut luettelot voi määrittää siten, että käyttäjät voivat lisätä niihin sisältöä sähköpostitse. Esimerkiksi tehtäväluettelot ja seurantaluettelot voi puolestaan määrittää lähettämään sähköpostia tietyille henkilöille aina, kun heille osoitetaan kohteita. Käyttöoikeuksien hallinta Sivuston omistaja tai järjestelmänvalvoja voi myöntää käyttöoikeustasoja käyttäjille ja SharePoint-ryhmille, jotka sisältävät käyttäjiä. Käyttöoikeuksia voi ottaa käyttöön sivustossa, sivuston luetteloissa ja kirjastoissa sekä luetteloiden ja kirjastojen kohteissa. Voit määrittää eri objekteille eri oikeustasoja. Objekti voi olla esimerkiksi tietty sivusto, luettelo, kirjasto, luettelon tai kirjaston kansio, luettelokohde tai tiedosto. Oletus käyttöoikeustasot ovat: Täydet oikeudet, Suunnittelija, Osallistuja, Lukija ja Rajoitettu käyttö. Jos sinulle on määritetty Täydet oikeudet -oikeustaso, käytössäsi ovat kaikki sivustonhallinta-asetukset. Jos sinulle on määritetty Osallistuja- tai Lukija-oikeustaso, oikeutesi käyttää sivustoa sekä hallinta-asetukset ovat paljon rajoitetummat. Sivuston käyttöoikeuksia pääsee muokkaamaan menemällä sivustolla Sivuston toiminnot > Sivuston asetukset ja sieltä Käyttäjät ja käyttöoikeudet kohdan alta Sivusto-oikeudet. Sivulla näkyy lista käyttäjistä ja yksittäisten käyttäjien käyttöoikeuksia voi muokata valitsemalla haluttu käyttäjä ja klikkaamalla Muokkaa käyttöoikeuksia. Käyttöoikeustason sisältämiä oikeuksia voi muokata menemällä Käyttöoikeustasot ja sieltä tason nimeä klikkaamalla pääsee muokkaamaan kyseisen tason sisältämiä oikeuksia. Voit myös lisätä uusia tasoja.