Outlook www-sähköpostin perusteet. selainkäyttö. TAMPEREEN KAUPUNKI Kasvatus- ja opetustoimiala

Transkriptio

1 TAMPEREEN KAUPUNKI Kasvatus- ja opetustoimiala Outlook 2003 selainkäyttö www-sähköpostin perusteet

2 Sisällys Outlook www-sähköposti 1 1 Outlook www-sähköpostin käynnistäminen 2 2 Verkkoon kirjautuminen 2 3 Sisäänkirjautuminen sähköpostiin 3 4 Työpöydän muokkaaminen 4 5 Sähköpostiviestin kirjoittaminen ja lähettäminen Viestin tallentaminen luonnokseksi Sähköpostiviestin lukeminen 6 6 Sähköpostiviestiin vastaaminen Sähköpostiviestin välittäminen 7 7 Osoitekirja Oman osoitekirjan luominen Oman jakeluluettelon luominen 10 8 Viestin lähettäminen usealle vastaanottajalle 11 9 Liitetiedoston liittäminen sähköpostiviestiin Vastaanotetun liitetiedoston avaaminen Liitetiedoston tallentaminen esim. levykkeelle Turhien viestien poistaminen Salasana Sähköpostiallekirjoituksen tekeminen Sähköpostiohjelmasta poistuminen 16 sivu Ohje päivitetty /HK

3 1 Outlook www-sähköposti Tampereen kaupungin koko henkilöstö siirtyy porrastetusti käyttämään uutta nykyaikaista sähköpostijärjestelmää MS Outlookia. Kasvatus- ja opetustoimialan yleissivistävän koulutuksen opettajien uuden Outlook wwwsähköpostin käyttöönotto alkoi Sähköpostipalvelun osoite on: Opettajien sähköpostiosoitteet ovat muotoa: -loppuiset sähköpostiosoitteet ovat poistuneet tässä yhteydessä käytöstä kokonaan ja ne lakkasivat toimimasta Outlook www-sähköpostia käytetään NT/Windows-tunnuksella ja salasanalla. Vanha OM-mail www-sähköpostiohjelma poistui kokonaan käytöstä Huom! Tämän ohjeen näytönkaappauskuvat ovat Internet Explorer -selaimesta. Eri selainten ja selainversioiden välillä on pieniä eroavaisuuksia. Näytönkaappauskuvia on myös leikattu ja yhdistetty, joten kaikki näkymät eivät ole identtisiä näyttönäkymien kanssa.

4 2 1 Outlook WWW-sähköpostin käynnistäminen Kun olet kirjoittanut sähköpostin osoitteen ja näpäyttänyt Enterpainiketta, saat ilmoituksen suojattuun yhteyteen siirtymisestä. Hyväksy ilmoitus OK-painikkeella. Avaa selainohjelma. Selainohjelmia ovat mm. Internet Explorer ja Netscape. Mikäli työpöydällä ei ole selainohjelman pikakuvaketta, valitse Käynnistä / Ohjelmat. Valitse sitten haluamasi selainohjelma ja kirjoita selaimen osoiteriville osoitteeksi ja paina Enterpainiketta. Seuraavaksi näytölle tulee ilmoitus sertifikaatista. Jos et jokaisella sähköpostin käyttökerralla halua hyväksyä suojausvaroitusta Kylläpainikkeella, voit asentaa koneellesi sertifikaatin. 2 Verkkoon kirjautuminen Jos avaat sähköpostin muualta kuin sisäverkosta (opettajainhuoneesta, kansliasta, jne.), joudut kirjautumaan ensiksi kaupungin verkkoon. Saat näytölle oheisen ikkunan, johon syötät NT/Windows -tunnuksesi ja salasanasi. Näpäytä OK-painiketta. Käyttäjänimessä isoilla ja pienillä kirjaimilla ei ole merkitystä, mutta salasanassa isot kirjaimet pitää kirjoittaa isoina ja pienet pieninä.

5 3 3 Sisäänkirjautuminen sähköpostiin Olet nyt päätynyt alla näkyvälle sivulle. Toimialue\käyttäjänimi: Toimialueesi on tre. Kenoviiva \-merkki löytyy näppäimistön yläriviltä + ja? -merkkien kanssa samasta näppäimestä. Paina samanaikaisesti Alt Gr -näppäintä. Käyttäjänimesi on NT/Windows -tunnuksesi. Yleensä tunnus on muotoa etunimisuk. Isoilla ja pienillä kirjaimilla ei ole merkitystä. Salasana: Salasana on siis NT/Windows -salasanasi. Se tulee näytölle näkyviin tähtinä. Salasanassa isot kirjaimet ovat isoja ja pienet pieniä. Näpäytä lopuksi Kirjautuminen-painiketta, niin pääset sisään postiin.

6 4 4 Työpöydän muokkaaminen Olet nyt päätynyt seuraavan kaltaiselle sivulle Viestiluettelo Siirtymisikkuna Lukuikkuna Kolmen rinnakkaisen palstan seuraaminen voi olla hankalaa. Halutessasi voit jakaa näytön eri tavoin. Näpäyttämällä Kahden rivin näkymä tekstin perässä olevaa alaspäin osoittavaa nuolta, saat esiin valikon, josta voit valita näkymäksi mm. Viestit. Näytä tai piilota lukuikkuna -painikkeesta voit vaihtaa lukuikkunan paikan esim. näytön alaosaan. Sähköpostiohjelmasi näyttää nyt tällaiselta.

7 5 5 Sähköpostiviestin kirjoittaminen ja lähettäminen Näpäytä posti-ikkunan yläreunasta löytyvää Uusi-sanaa, saat esiin sähköpostin kirjoitusikkunan. Vastaanottaja...-kenttään kirjoitetaan vastaanottajan osoite tai useita osoitteita puolipisteellä erotettuna. Vastaanottajien tiedot voi hakea myös osoitekirjasta. Viestin pääasiallinen saaja. Kopio...-kenttään kirjoitetaan vastaanottajan osoite tai useita osoitteita puolipisteellä erotettuna. Vastaanottajien tiedot voi hakea myös merkki löytyy näppäimistöltä samasta näppäimestä kuin numero 2 ja "-merkki. Kun haluat paina samanaikaisesti pohjaan myös Alt Gr -näppäin. Piilokopio...-kenttään kirjoitetaan vastaanottajan osoite tai useita osoitteita puolipisteellä erotettuna. Vastaanottajien tiedot voi hakea myös osoitekirjasta. Piilokopiokentässä olevat nimet ja sähköpostiosoitteet eivät näy muille viestin saajille. Sähköpostin kirjoittamien tapahtuu seuraavasti: 1. Kirjoita vastaanottajan sähköpostiosoite Vastaanottaja... -kenttään. 2. Kirjoita viestin aihe Aihe-kenttään. 3. Kirjoita viesti valkoiseen ikkunaan. 4. Näpäytä Lähetä painiketta. Huom! Jos kirjoitat vastaanottajan sähköpostiosoitteen väärin Vastaanottaja...-kenttään, tässä vaiheessa sähköpostiohjelma ei huomauta virheestä, vaan kaikki näyttää siltä, kuin viesti menisi perille. Ilmoitus perillemenemättömästä viestistä tulee sähköpostiisi myöhemmin.

8 6 5.1 Viestin tallentaminen luonnokseksi Jos haluat lähettää kirjoittamasi viestin vasta myöhemmin, tallenna viesti luonnokseksi. Viesti tallennetaan luonnokseksi näpäyttämällä työkaluriviltä löytyvää Levykkeen kuvaa. Kun olet näpäyttänyt levykkeen kuvaa, voit sulkea kirjoittamasi viestin oikean yläkulman rastista. Löydät luonnoksesi Luonnokset-kansiosta. Kun olet lähettänyt luonnoksesi, niin se poistuu luonnokset kansiosta. 5.2 Sähköpostiviestin lukeminen Näpäytä siirtymisikkunasta löytyvää Saapuneet-kansiota tai Saapuneet-painiketta. Saat esiin kaikki saapuneet viestit. Jos sinulla on uusia viestejä, Saapuneet-kansion perässä on sulkeissa luku, joka kertoo uusien saapuneiden viestien määrän. Viestiluettelosta näet, keneltä sähköpostit ovat tulleet, mitkä ovat niiden otsikot, minkä kokoisia viestit ovat ja sisältääkö ne liitetiedoston. Liitetiedostosta kertoo paperiliittimen kuva. Aktiiviseksi näpäytetyn viestin sisältö näkyy lukuruudussa. Näpäytä haluamasi viesti valituksi, niin sen sisältö avautuu lukuruutuun. Jos kaksoisnäpäytät viestiä, sen sisältö avautuu sähköpostiohjelman päälle omaan ikkunaan. Kun olet lukenut uuteen ikkunaan avautuneen viestin, sulje se kyseisen ikkunan oikean yläkulman rastista.

9 7 6 Sähköpostiviestiin vastaaminen Valitse tai avaa viesti, johon haluat vastata. Jos valitsit viestin, käytä ikkunan yläosasta löytyvää Vastaa-painiketta. Jas avasit viestin, painike löytyy nyt viestin ylälaidasta ja näyttää tällaiselta: Sähköpostiin vastaaminen tapahtuu nyt seuraavasti: 1. Halutessasi muuta viestin aihetta. 2. Kirjoita viesti-kenttään vastauksesi. Voit kirjoittaa vastauksesi ennen kentässä jo näkyvää tekstiä, sen jälkeen, tekstin väliin tai voit myös poistaa kokonaan alkuperäisen tekstin ja lähettää vastaanottajalle vain vastauksesi. Valinta on sinun! 3. Kun vastauksesi on valmis, näpäytä ikkunan yläreunasta löytyvää Lähetä painiketta. 6.1 Sähköpostiviestin välittäminen Jos haluat välittää saamasi viestin edelleen kolmannelle henkilölle, avaa tai valitse viesti ja näpäytä Välitä-painiketta. Kirjoita nyt Vastaanottaja...-kenttään henkilön sähköpostiosoite, jolle haluat kyseisen veistin välittää. Halutessasi voit myös kirjoittaa viestiin jotakin lisää jo olemassa olevan sisällön lisäksi. Kun viesti on valmis lähetettäväksi, näpäytä ikkunan ylälaidasta löytyvää Lähetä-painiketta.

10 8 7 Osoitekirja Näpäytä siirtymisruudusta Yhteystiedot-kansiota tai Yhteystiedot-painiketta. Näpäytä nyt Osoitteisto-painiketta, niin saat esiin lomakkeen, jolla voit etsiä sähköpostiositteita niin kaupungin yleisestä kuin henkilökohtaisesta osoitekirjastasikin. Valitse aluksi, etsitkö osoitetta Yleisestä osoiteluettelosta vai omasta henkilökohtaisesta osoitekirjastasi (Yhteystiedot). Kirjoita hakusanaksi etsimäsi henkilön sukunimi kenttään Näytä nimi: ja näpäytä Etsi-painiketta tai vaihtoehtoisesti paina Enteriä näppäimistöltä. Esimerkkihaku. Valitse nyt listasta osoite jota etsit. Voit lähettää henkilölle postia suoraan osoitekirjan kautta Uusi viesti -painikkeella tai vain tutkia hänen yhteystietojaan Ominaisuudetpainikkeella.

11 9 7.1 Oman osoitekirjan luominen Sen lisäksi, että voit etsiä vastaanottajia organisaation yleisestä osoitekirjasta, voit luoda myös oman osoitekirjan. Kun olet näpäyttänyt siirtymisruudusta Yhteystiedot-kansiota tai Yhteystiedot -painiketta, Uusi-painikkeen näpäytys avaa lomakkeen, jolla voit syöttää uuden osoitteen henkilökohtaiseen osoitekirjaasi. Kirjoita henkilön Sukunimi ja Etunimi niille varattuihin kenttiin. Kirjoita Näyttönimeksi Sukunimi Etunimi. Sähköpostiosoite pitää kirjoittaa täydellisessä muodossa. Muita tietoja ei tarvitse täyttää, sillä niitä ei tarvita sähköpostin lähettämiseen ;-) Kun lomake on täytetty, näpäytä Tallenna ja sulje-painiketta. Huomaat heti, että tiedot on lisätty osoitekirjaasi. Huom!. Jos unohdat kirjoittaa lomakkeeseen sähköpostiosoitteen, siitä sähköpostiohjelma ei huomauta. On siis mahdollista, että osoitekirjaasi tallentuu osoitteitta, joissa ei ole sähköpostiosoitetta!

12 Oman jakeluluettelon luominen Aloita jakeluluettelon luominen näpäyttämällä Yhteystiedot-kansiota tai Yhteystiedot-painiketta. Näpäytä nyt Uusi-valikon vieressä olevaa alaspäin osoittavaa nuolenkärkeä, niin valikko avautuu. Valitse nyt Jakeluluettelovalinta. Anna jakeluluettelollesi nimi ja etsi henkilöt luetteloosi osoitekirjasta Etsi nimet -painiketta apuna käyttäen. Voit myös kirjoittaa jakeluluetteloon tulevien sähköpostiosoitteet suoraan Lisää jakeluluetteloon -kenttään. Lisää osoitekirjasta etsimäsi osoitteet jakeluluetteloon Jakeluluettelopainikkeella. Kun olet etsinyt kaikki nimet osoitekirjasta, sulje osoitekirjaikkuna Sulje-painikkeella. Lisää jakeluluetteloon -kenttään kirjoittamasi osoitteet siirtyvät jakeluluetteloon Lisää-painiketta näpäyttämällä. Kun jakeluluettelosi on valmis, tallenna se Tallenna ja sulje -painiketta näpäyttämällä.

13 11 8 Viestin lähettäminen usealle vastaanottajalle Kaksoisnäpäytä jakelulistaa, jolle haluat viestin lähettää. Näpäytä painiketta Lähetä postia luettelolle. Kirjoita nyt viesti kuten mikä tahansa sähköpostiviesti ja lähetä se Lähetäpainiketta näpäyttämällä. Voit myös lähettää viestin useammalle henkilölle, kirjoittamalla Vastaanottaja, Kopio ja Piilokopio -kenttiin useampia vastaanottajia puolipisteellä erotettuina. 9 Liitetiedoston liittäminen sähköpostiviestiin Voit liittää sähköpostiin kaikentyyppisiä liitetiedostoja. Liitetiedoston liittäminen sähköpostiviestiin tapahtuu viestinkirjoitusikkunassa. Painike Liitteet: löytyy heti vastaanottajatietojen jälkeen. Näpäytä sitä. Etsi liitettävä tiedosto Selaapainiketta apuna käyttäen.

14 12 Liitteiden lisääminen tapahtuu seuraavasti: Näytölle avautuu Windowsista tuttu Valitse tiedosto ikkuna. Etsi nyt tiedosto, jonka haluat liittää viestiisi. Näpäytä kerran liitettävän tiedoston nimeä ja näpäytä vielä Avaa-painiketta. TÄRKEÄÄ! Nyt liitettävän tiedoston hakemistopolku ja nimi näkyvät Valitse liitettävä tiedosto -kentässä. Muista kuitenkin vielä liittää tiedosto lähtevään viestiin. Paina siis näppäintä Liitä. Nyt liitetiedoston nimi näkyy Nykyiset liitetiedostot -otsikon alla. Voit halutessasi liittää viestiin muitakin liitetiedosta. Kun kaikki liitteet on liitetty, sulje ikkuna Sulje-painikkeesta. Jos huomaat, että mukaan on tullut väärä tiedosto, näpäytä tiedoston nimen edessä olevaa neliötä. Tällöin Poista-painike aktivoituu ja voit poistaa väärän tiedoston sitä näpäyttämällä.

15 13 Nyt liitettävä tiedosto on liitetty viestiin. Tiedoston nimi ja koko näkyvät tällöin Liitteet:-painikkeen vieressä. Jos haluat tässä vaiheessa poistaa liittämäsi tiedoston, näpäytä uudelleen Liitteet-painiketta ja poista liite sitä kautta. 9.1 Vastaanotetun liitetiedoston avaaminen Jos saat viestin mukana liitetiedoston, avaa ensiksi viesti. Näpäytä sitten liitteen nimeä, niin se aukeaa. Jos liite ei avaudu, niin saat ilmoituksen liitteen tallentamisen tarpeellisuudesta. Tallennuksesta ohje seuraavassa kappaleessa. 9.2 Liitetiedoston tallentaminen esim. levykkeelle Kaikki tietokoneet eivät avaa liitetiedostoja ilman tallennusta. Mikäli avaaminen ei onnistu, tallenna tiedosto ensin tietokoneelle ja avaa vasta sitten. Huom! On mahdollista, että saat joskus tiedoston, jota et saa avattu millään ohjelmalla! Huom! Muista myös, että mikäli sähköpostin lähettäjä vaikuttaa "epämääräiseltä" tai itse sähköposti on outo, suhtaudu erittäin kriittisesti myös mukana seuraaviin liitetiedostoihin. Tuntemattoman lähettäjä oudossa viestissä voi olla mukana VIRUS. Mikäli koneesi virustentorjuntaohjelmisto ilmoittaa kesken tiedoston avaamisen, että liitetiedosto sisältää viruksen, ÄLÄ jatka tiedoston avaamista. Jos liite ei avaudu automaattisesti, saat siitä ilmoituksen ja toiminta-ohjeet, miten tallennat tiedoston.

16 14 Näpäytä siis hiiren oikeaa painiketta liitetiedoston nimen päällä. Saat esille oheisen valikon, josta voit valita Tallenna kohde nimellä... -toiminnon. Etsi nyt tiedostolle sopiva paikka. Muuta tarvittaessa tiedoston nimeä. Näpäytä lopuksi Tallenna-painiketta. 10 Turhien viestien poistaminen Viestit säilyvät Saapuneet-kansiossa niin kauan kunnes päätät ne itse poistaa. Saapuneet-kansion hallinta on kuitenkin helpompaa, jos poistat sieltä turhia ja vanhentuneita viestejä aina silloin tällöin. Yläpuolen viestiluettelosta on aktivoitu yksi viesti. Kun nyt näpäyttää Poistapainiketta, niin aktiivinen viesti poistuu ts. siirtyy Poistetut-kansioon. Jos vahingossa poistit väärän viestin, voit palauttaa sen Poistetu kansiosta ennen kuin poistut Outlook www-sähköposti-ohjelmasta. Kun suljet Outlook wwwsähköpostin, silloin Poistetut-kansio tyhjenee. Poistettuja viestejä säilytetään kuitenkin palvelimella 42 vuorokautta. Ne voidaan tarvittaessa palauttaa palvelimelta valinnoilla Asetukset / Palauta poistetut / Näytä kohteet. Avautuvassa ikkunassa näet aikaisemmin poistamiasi viestejä, joista voit valita ja palauttaa uudelleen haluamasi viestin Poistetut-kansioon

17 15 11 Salasana Outlook www-sähköpostia käytetään samalla NT/Windows-tunnuksella kuin opettajienhuoneen tietokoneitakin. Tällä hetkellä salasanan voi vaihtaa vain opettajainhuoneen tietokoneelle kirjautumalla. Tulevaisuudessa salasanan muuttaminen onnistuu myös Outlook www-sähköpostin kautta. Perussäännöt: - Vaihtoväli 180 pv - 10 vanhaa salasanaa muistetaan - min. 7 merkkiä - sallittuja merkkejä A - Z, a - z, ei erikoismerkkejä Jos sinulla on ongelmia käyttäjätunnuksesi tai salasanasi kanssa, ota yhteyttä Tampereen kaupungin tietotekniikkakeskukseen: - puhelin: sähköposti: Tio.Tukikeskus@tt.tampere.fi 12 Sähköpostiallekirjoituksen tekeminen Sähköpostiallekirjoitus on jokaiseen viestiin automaattisesti liittyvä tieto lähettäjästä. Yleensä allekirjoitukseen sisällytetään oma nimi, ammattinimike, organisaatio ja tieto siitä, miten sinut tavoittaa; siis esim. puhelinnumero, sähköpostiosoite ja vaikka työpaikkasi katuosoitekin. Näpäytä Asetuksetpainiketta ja etsi aukeavalta sivulta painike Muokkaa allekirjoitusta...

18 16 Kirjoita nyt haluamasi sähköpostiallekirjoitus ja näpäytä Tallenna ja sulje -painiketta. Valitse kohta Liitä oma allekirjoitus automaattisesti lähteviin viesteihin. Näpäytä vielä lopuksi ikkunan yläosan Tallenna ja sulje -painiketta. 13 Sähköpostiohjelmasta poistuminen yläkulmasta. Kun lopetat sähköpostiohjelman käyttämisen, hyviin tapoihin kuuluu, että ohjelmasta poistutaan Kirjaudu ulos painiketta käyttäen. Painike löytyy ohjelman oikeasta Jos unohdat koneen ja ohjelman auki, palvelinliikenteen päättyessä yhteys sulkeutuu 30 minuutin kuluttua. Kun sitten palaat takaisin sähköpostin ääreen, saat oheisen ilmoituksen. Kirjaudu sisään sähköpostiin uudelleen, jos haluat sitä vielä käyttää.