SÄHKÖPOSTIPALVELUIDEN KÄYTTÖÖNOTTO LOUNEA OY

Transkriptio

1 1 SÄHKÖPOSTIPALVELUIDEN KÄYTTÖÖNOTTO LOUNEA OY Lounea Oy Tehdaskatu 6, Salo Puh Y-tunnus Asiakaspalvelu Yrityspalvelu Myymälät Häiriöilmoitukset Laskutus

2 2 Sisällysluettelo 1 Sähköpostitilien luominen: POP, IMAP ja Exchange POP-tilin määritys POP-asetusten tarkistaminen IMAP-tilin määritys IMAP-kansioiden tilaaminen Exchange-tilin määritys Mobiililaitteet Android IOS Windows Phone Tietojen siirto tililtä toiselle Yleistä Vanha POP-tili ja sähköposteja useassa kansiossa Varmuuskopiointi Outlook Outlook Yleistä Termit Lounea Oy:n käyttämiä Webmail-osoitteita Yleiset portit Outlook-asiakasohjelmistojen elinkaari Yhteystiedot... 22

3 3 1 Sähköpostitilien luominen: POP, IMAP ja Exchange Sähköpostitilien lisääminen Outlook-ohjelmaan on samankaltainen toimenpide riippumatta Windows-käyttöjärjestelmästä tai Outlook-versiosta. Varmista, että Outlook on suljettuna, kun teet muutoksia sähköpostitileihin. 1. Avaa Ohjauspaneeli 2. Etsi hakusanalla posti (englanninkielisissä mail ) 3. Paina painiketta posti Avautuvasta ikkunasta voi muokata Outlookin sähköpostitilejä, datatiedostoja (.pst ja.ost) sekä profiileita.

4 4 1.1 POP-tilin määritys (ohje koskee Lounean palveluita: Yrityssähköposti Perus xxgb) Huom! POP-tilin määrittäminen saattaa ladata viestit tietokoneelle ja poistaa ne palvelimelta. POPtilin käyttäminen ei ole suositeltavaa, mikäli sähköposteja luetaan useammalta tietokoneelta tai mobiililaitteelta. POP-tililtä ladataan ainoastaan Saapuneet-kansion sisältö. Tilin määrittämiseksi tarvitset palveluntarjoajaltasi käyttäjätunnuksen, salasanan ja tiedot sähköpostipalvelimista. 1. Avaa Sähköpostitilit (katso kohta 1). Tässä ikkunassa voidaan määritellä oletussähköpostitili, mikäli käytössä on useampia sähköpostitilejä. 2. Paina Uusi 3. Valitse Määritä palvelinasetukset tai muut palvelinlajit manuaalisesti

5 5 4. Valitse POP-yhteys riippuen Outlook-versiosta a. Outlook 2013 nimellä POP tai IMAP b. Outlook 2010 nimellä Internet-sähköposti 5. Täytä omat tietosi ja tilausvahvistuksen mukana tulleet palvelimen tiedot. Kuvankaappauksissa on esitetty Toimisto 365 -palvelun sähköpostipalvelimen tiedot.

6 6 6. Lisää asetuksia -painikkeen takaa voidaan säätää mahdollisia lisäasetuksia, kuten: a. SMTP-käyttöoikeuksien tarkistus b. Saapuvan ja lähtevän postin palvelimen portit sekä salaustasot (tarkista tilausvahvistuksesta) 7. Outlook-ohjelma tarkistaa syöttämäsi tiedot ja lähettää sähköpostiisi testiviestin. Voit nyt aloittaa POP-sähköpostitilin käyttämisen! Ongelmatilanteissa ota yhteyttä Lounea Oy:n asiakaspalveluun tai tekniseen asiakaspalveluun: Yritysasiakaspalvelu Puh Häiriöilmoitukset 24h/vrk

7 POP-asetusten tarkistaminen 1. Avaa Sähköpostitilit (katso kohta 3) 2. Valitse POP-tili ja paina Muuta 3. Avautuvasta ikkunasta paina Lisää asetuksia 4. Vaihda välilehdelle Lisäasetukset 5. Tarkista Toimitus-asetukset

8 8 1.2 IMAP-tilin määritys (ohje koskee Lounean palveluita: Yrityssähköposti Perus xxgb) IMAP-tili lisätään Outlook-ohjelmaan, kuten POP-tili (katso kohta 1.1), mutta pieniä eroja on. IMAPtili lataa saapuneet-kansion lisäksi myös muut sähköposteja sisältävät kansiot. Tilin määrittämiseksi tarvitset tilausvahvistuksen yhteydessä toimitetun käyttäjätunnuksen, salasanan ja tiedot saapuvan sekä lähtevän postin sähköpostipalvelimista. 1. Sulje Outlook ja siirry sähköpostitilin lisäämiseen (Ohjauspaneeli Posti Sähköpostitilit Uusi Sähköpostitili Määritä palvelinasetukset manuaalisesti POP tai IMAP (Outlook 2013) tai Internet-Sähköposti (Outlook 2010) 2. Täytä omat tietosi ja tilausvahvistuksen mukana tulleet palvelimen tiedot. Kuvankaappauksissa on esitetty Toimisto 365 -palvelun sähköpostipalvelimen tiedot. 3. Lisää asetuksia -painikkeen takaa voidaan säätää mahdollisia lisäasetuksia, kuten: a. SMTP-käyttöoikeuksien tarkistus

9 9 b. Saapuvan ja lähtevän postin palvelimen portit sekä salaustasot (tarkista tilausvahvistuksesta) 4. Outlook-ohjelma tarkistaa syöttämäsi tiedot ja lähettää sähköpostiisi testiviestin Ongelmatilanteissa ota yhteyttä Lounea Oy:n asiakaspalveluun tai tekniseen asiakaspalveluun: Yritysasiakaspalvelu Puh Häiriöilmoitukset 24h/vrk

10 IMAP-kansioiden tilaaminen IMAP-kansiot tulee erikseen tilata, mikäli ne eivät näy Outlook-ohjelmassa 1. Avaa Outlook 2. Paina IMAP-tilin päällä hiiren oikeaa näppäintä ja valitse IMAP-kansiot 3. Paina Kysely-näppäintä 4. Valitse tilattava kansio 5. Paina Tilaa-näppäintä 6. Voit nyt aloittaa IMAP-sähköpostitilin käyttämisen!

11 Exchange-tilin määritys (ohje koskee Lounean palveluita: Yrityssähköposti Teho xxgb) Exchange-tilin luomista varten ei tarvita tietoa sähköpostipalvelimista: tarvitset sähköpostiosoitteen ja salasanan. Outlook hakee palvelimen tiedot automaattisesti Autodiscover-toimintoa käyttäen. Exchange-tili synkronoi automaattisesti molempiin suuntiin sähköpostit, yhteystiedot, kalenterimerkinnät ja tehtävät. 1. Sulje Outlook ja siirry sähköpostitilien lisäämiseen (Ohjauspaneeli Posti Uusi Sähköpostitili) 2. Täytä nimi, sähköpostiosoite ja salasana tilausvahvistuksen mukaisesti. Paina Seuraava.

12 12 3. Outlook tarkistaa tilitiedot ja hakee palvelimen tiedot automaattisesti. Paina valmis. Mikäli Outlook-ohjelma ei löydä asetuksia automaattisesti, ota yhteyttä Lounea Oy:n asiakaspalveluun tai tekniseen asiakaspalveluun: Yritysasiakaspalvelu Puh tai Häiriöilmoitukset 24h/vrk , 4. Outlook kysyy tilin salasanaa käynnistyessään. Paina Muista tunnistetietoni, niin kyselyä ei tehdä jokaisella käynnistyskerralla

13 Mobiililaitteet Webmailin ja Outlook-ohjelman lisäksi sähköpostitilit voidaan lisätä mobiililaitteisiin. Alla on yleiset ohjeet sähköpostitilin luomiseen Android-, IOS- sekä Windows Phone -laitteille. Tarkista palvelusi (Toimisto 365, Exchange 2013, Exchange 2010) tilausvahvistuksesta. Lite-laatikoita ei voi lisätä Exchange-tilinä vaan ne on luotava IMAP/POP-tilinä kuten Outlook-ohjelmaan aikaisemmin ohjeissa. Sähköpostipalvelimien osoitteet mobiililaitteille: Palvelimen osoite (Toimisto 365): outlook.office365.com Palvelimen osoite (Exchange 2013): mail.azurepack.com Palvelimen osoite (Exchange 2010): mail.onlineserv.net Android 1. Siirry asetukset Tilit Lisää tili Microsoft Exchange ActiveSync. 2. Kirjoita tilausvahvistuksesta oma sähköpostiosoitteesi sekä salasanasi ja paina seuraava. 3. Hyväksy mahdolliset SSL sertifikaatit ja valitse käytettäväksi suojattu yhteyttä (SSL). 4. Laite pyrkii löytämään asetukset automaattisesti, mutta joissain tapauksissa asetukset pitää syöttää itse. Jotkin Android-versiot vaativat käyttäjänimen muodossa toimialue\sähköpostiosoite. 5. Valitse lopuksi synkronoitava sisältö IOS 1. Siirry asetukset sähköposti, yhteystiedot, kalenterit lisää tili Microsoft Exchange 2. Täytä kentät tilausvahvistuksen mukaisesti omalla sähköpostiosoitteellasi ja salasanallasi. Jätä toimialue tyhjäksi. 3. Laite pyrkii löytämään asetukset automaattisesti, mutta joissain tapauksissa asetukset pitää syöttää itse. 4. Valitse synkronoitava sisältö Windows Phone 1. Siirry asetukset sähköposti + tilit lisää tili Exchange a. Joissain Windows Phone -versioissa on valittava Outlook 2. Kirjoita tilausvahvistuksesta oma sähköpostiosoitteesi sekä salasanasi ja paina seuraava. 3. Laite pyrkii löytämään asetukset automaattisesti, mutta joissain tapauksissa asetukset pitää syöttää itse. 4. Varmista, että Palvelin edellyttää salattua (SSL) yhteyttä -asetus on valittuna. Mikäli asetusten määrittämisessä ilmenee ongelmia, ota yhteyttä Lounea Oy:n asiakaspalveluun tai tekniseen asiakaspalveluun: Yritysasiakaspalvelu Puh tai yritysasiakaspalvelu@lounea.fi Häiriöilmoitukset 24h/vrk , valvomo@lounea.fi

14 14 2 Tietojen siirto tililtä toiselle 2.1 Yleistä Mikäli käytössä on POP/IMAP-protokollat ja ainoastaan Webmail, voidaan kyseisiltä käyttäjiltä siirtää ainoastaan sähköpostit, sillä POP/IMAP protokollat siirtävät ainoastaan sähköpostiviestejä. POP-protokolla lataa ainoastaan Saapuneet-kansion, kun taas IMAP-protokollalla voi tilata useita kansiota. Webmail-käyttäjien sähköpostitilit on luotava ensin Outlookin toisen käyttäjän tietokoneelle, jolla siirrot tehdään. Synkronoinnin jälkeen sähköpostit siirtyvät Exchange-palvelimelle ja ovat jälleen luettavissa Webmailin kautta. Outlook-ohjelman avulla ei voida siirtää viestejä POP-protokollan avulla palvelimelle, sillä POP-protokolla ei synkronoi viestejä palvelimelle (uuden sähköpostin oltava siis IMAP- tai Exchange-tili) Vanha POP-tili ja sähköposteja useassa kansiossa Mikäli vanha postilaatikko toimii POP-protokollalla ja käytössä on useampia kansioita: 1. Lue ensin ohjeet tilien määrittämisestä 2. Luo uusi Exchange-tili Outlook-ohjelmaan 3. Luo vanha POP-tili Outlook-ohjelmaan 4. Siirrä vanhan Saapuneet-kansion sisältö uuteen Exchange-tiliin 5. Luo uudelle Exchange-tilille POP-tiliä vastaava kansiorakenne 6. Varmista, että sähköpostit ovat synkronoituneet uuteen sähköpostiin (esimerkiksi webmailin avulla) 7. Siirry vanhan POP-tilin webmailiin ja poista saapuneet-kansion sisältö (varmistus ennen poistoa) 8. Siirrä vanhassa webmailissa toisen kansion sisältö Saapuneet-kansioon 9. Synkronoi vanha POP-tili Outlook-ohjelmassa, jolloin toisen kansion sisältö ladataan Saapuneetkansioon 10. Siirrä vanhasta POP-tilin Saapuneet-kansiosta viestit uuden Exchange-tilin vastaavaan kansioon 11. Toista kohtia 6-10, kunnes kaikki tarpeelliset viestit on siirretty uuteen sähköpostijärjestelmään

15 Varmuuskopiointi Ennen muutosten tekemistä on järkevää tehdä varmuuskopio Outlook-ohjelman datatiedostosta. Datatiedoston kopioiminen on ainut tapa varmistaa tietojen säilyminen vikatilanteessa, mikäli sähköpostit on tallennettuna ainoastaan tietokoneelle. Exchange-tilin sisältö on tallennettuna Exchange-palvelimelle ja niistä pidetään vain kopiota tietokoneella offline-työskentelyä varten. Exchange-tili käyttää.ost-tiedostoa ja muut sähköpostitilit.pst-tiedostoa. 1. Siirry Ohjauspaneeli Posti Datatiedostot 2. Tarkista datatiedostojen sijainti ja ota niistä kopiot esimerkiksi ulkoiselle kiintolevylle 3. Vikatilanteessa datatiedosto voidaan liittää uudestaan Outlook-ohjelmaan valitsemalla Ohjauspaneeli Posti Datatiedostot... Lisää 2.3 Outlook Konfiguroi sekä vanha että uusi sähköpostitili Outlook-ohjelmaan 2. Käynnistä Outlook-ohjelma 3. Vaihda näkymäksi Esikatselu

16 16 4. Sähköpostit voidaan siirtää kansio (a) tai sähköpostiviesti (b) kerrallaan uuteen Exchange-tiliin a. Siirrä kansio uuden sähköpostin Saapuneet-kansion alle pitäen hiiren vasenta painiketta pohjassa b. Valitse kaikki sähköpostiviestit painamalla CTRL + A ja siirrä viestit uuteen sähköpostiin pitäen hiiren vasenta painiketta pohjassa

17 17 5. Kalenterimerkinnät ja yhteystiedot voidaan siirtää samaan tapaan 6. Vaihda näkymäksi Luettelo 7. Valitse kaikki kalenterimerkinnät painamalla CTRL + A ja siirrä merkinnät uuteen Exchange-kalenteriin pitäen hiiren vasenta painiketta pohjassa. Siirrä samaan tapaan myös muut mahdolliset tiedot, kuten yhteystiedot.

18 Outlook Määritä sekä vanha että uusi sähköpostitili Outlook-ohjelmaan 2. Käynnistä Outlook-ohjelma 3. Vaihda näkymäksi Esikatselu 4. Sähköpostit voidaan siirtää kansio (a) tai sähköpostiviesti (b) kerrallaan uuteen Exchangetiliin a. Siirrä kansio uuden sähköpostin Saapuneet-kansion alle pitäen hiiren vasenta painiketta pohjassa b. Valitse kaikki sähköpostiviestit painamalla CTRL + A ja siirrä viestit uuteen sähköpostiin pitäen hiiren vasenta painiketta pohjassa

19 19 5. Kalenterimerkinnät ja yhteystiedot voidaan siirtää samaan tapaan 6. Vaihda näkymäksi Luettelo 7. Valitse kaikki kalenterimerkinnät painamalla CTRL + A ja siirrä merkinnät uuteen Exchangekalenteriin pitäen hiiren vasenta painiketta pohjassa 8. Siirrä yhteystiedot paikalliselta tietokoneelta Exchange-tiliin. Yhteystiedot ja kalenterimerkinnät synkronoituvat palvelimelle ja ovat käytettävissä myös Webmailin kautta.

20 20 3 Yleistä 3.1 Termit EXCHANGE Exchange-tilin avulla sähköpostit, kalenterimerkinnät sekä yhteystiedot ovat aina synkronoituja palvelimen ja asiakasohjelman välillä. Sähköposteja voidaan lukea monilla eri laitteilla ja muutokset replikoituvat kaikkiin laitteisiin. Offline-työskentely on mahdollista, sillä Outlook-ohjelma säilyttää paikallista kopiota Exchange-tilistä Outlookin datatiedostossa (.ost). IMAP (Internet Message Access Protocol) IMAP-protokollan avulla käyttäjän tietokoneelle voidaan ladata sähköpostit ja kansiorakenteet, eikä sähköposteja poisteta palvelimelta oletuksena. IMAP mahdollistaa kuitenkin ainoastaan sähköpostin lataamisen palvelimelta. POP (Post Office Protocol) Vanhin ja paljon käytetty protokolla sähköpostien lataamiseen palvelimelta käyttäjän tietokoneelle. Uusin version (POP3) mahdollistaa myös kopion jättämisen palvelimelle. Vaikea käyttää monella laitteella samanaikaisesti ja mahdollistaa ainoastaan sähköpostien lataamisen palvelimelta. SMTP (Simple Mail Transfer Protocol) SMTP-protokolla vastaa sähköpostienviestien kuljetuksesta eri sähköpostipalvelimien välillä. Käytetään sähköpostin lähettämisessä. WEBMAIL Internet-selaimella käytettävä käyttöliittymä sähköpostien vastaanottamiseen ja lähettämiseen. Exchange-palvelussa voidaan käyttää selaimen avulla myös kalenteria ja muita ominaisuuksia. Exchangessa webmailista käytetään nimeä Outlook Web App (OWA).

21 Lounea Oy:n käyttämiä Webmail-osoitteita Palvelu Exchange 2013 Exchange 2010 Toimisto 365 Seutuposti Osoite Yleiset portit Protokolla Portti SMTP TCP 25 ja 587 SMTP (SSL) TCP 465 POP3 TCP 110 POP3 (SSL) TCP 995 IMAP4 TCP 143 IMAP4 (SSL) TCP 993 HTTP TCP 80 HTTPS TCP Outlook-asiakasohjelmistojen elinkaari Tuote Elinkaaren alkamispäivä Perustuki loppuu Extended-tuen päättymispäivä Microsoft Outlook Microsoft Outlook Microsoft Outlook Microsoft Outlook

22 22 5 Yhteystiedot Yritysasiakaspalvelu Yritysasiakaspalvelumme auttaa kaikissa sinua askarruttavissa kysymyksissä. Puh tai yritysasiakaspalvelu@lounea.fi Häiriöilmoitukset ja tekninen asiakaspalvelu yrityksille 24h/vrk , valvomo@lounea.fi