AinaUCX Web Scheduler - Käyttöohje

Transkriptio

1 AinaUCX 1 (6) AinaUCX Web Scheduler - Käyttöohje Microsoft Lync Web Scheduler on verkkopohjainen ohjelma, jolla voit luoda Lync-kokouksia, jos käytössäsi ei ole Microsoft Outlookia tai käytät käyttöjärjestelmää, joka ei ole Windowspohjainen. Web Schedulerissa voit luoda uusia kokouksia, muuttaa aiemmin määritettyjä kokouksia ja lähettää kutsuja käyttämälläsi sähköpostiohjelmalla. 1 Web Scheduler portaali on Web Schedulerin portaali AinaUCX palvelussa. 1.1 Web Scheduleriin kirjautuminen Portaaliin kirjaudutaan omalla Lync-tunnuksella (=sähköpostiosoite) ja Lyncin salasanalla. Huom! Voidaksesi varata palaverin Web Schedulerin kautta tulee käytössäsi olevan Lync lisenssin olla tasoltaan vähintään Enterprise. 2 Lync kokouksen luominen Lync-kokoukset voivat olla sekä online-kokouksia että neuvottelupuheluja. Osallistujat voivat liittyä tietokoneella katsoakseen esitystä tai liittyä kokoukseen puhelimitse pelkkää ääntä varten. Siirry osoitteeseen ja kirjaudu Web Scheduleriin käyttäjänimelläsi ja salasanallasi. 1. Valitse välilehti Luo uusi kokous. 2. Kirjoita Aihe-ruutuun kokouksen aihe. Voit jättää kokouksen sijainniksi online-kokous tai lisätä sijainnin, esimerkiksi neuvotteluhuoneen, jos on myös henkilöitä, jotka osallistuvat paikan päällä. 3. Kirjoita lyhyt viesti tai kokouksen esityslista Sanoma-ruutuun (valinnainen). 4. Valitse avattavasta valikosta kokouksen aikavyöhyke. 5. Valitse kokouksen aloitus- ja lopetuspäivämäärä ja -aika. Perusoletukset: Oletuksena on, että kaikki, myös yrityksen ulkopuoliset henkilöt, voivat ohittaa odotustilan, joka on näennäinen odotusalue, josta voit päästää

2 AinaUCX 2 (6) henkilöt sisään tai estää pääsyn. Lisätietoja vaihtoehtojen muuttamisesta on kohdassa Käyttö ja esittäjät. Oletusarvon mukaan kenellä tahansa organisaatiosta kutsutulla on esittäjän käyttöoikeudet. Lisätietoja vaihtoehtojen muuttamisesta on kohdassa Käyttö ja esittäjät. 6. Lisää osallistujien nimet Osallistujat ja äänet -kohdassa käytettävissä olevaan ruutuun ja erota ne toisistaan puolipisteellä (;). 7. Tarkista, että nimet ovat oikeat, valitsemalla Tarkista nimet. Kirjoita yrityksen ulkopuolelta kutsuttujen henkilöiden kohdalla sähköpostiosoite kokonaisuudessaan, esimerkiksi elli.esimerkki@esimerkkiyritys.fi. Huom! Web Scheduler ei tarkista osallistujien tai neuvotteluhuoneiden käytettävyyttä. Jos tiliisi on määritetty audioneuvottelujärjestäjä, kokouskutsu sisältää ilmaisnumeron, maksullisen numeron ja osallistujakoodin. Valintansa mukaan kokouksen osallistujat voivat käyttää tietokoneen ääntä tai soittaa kokoukseen. 8. Tallenna luomasi kokous. 3 Kutsujen lähettäminen kokouksen osallistujille Saatuasi kalenterikutsun valmiiksi ja tallennettuasi sen PC:n näytölle ilmestyy ponnahdusikkuna. Se sisältää kokoukseen liittymistiedot. Voit lähettää varsinaisen kokouskutsun joko sähköpostiohjelmalla tai icalendarilla: 3.1 Kutsujen lähettäminen sähköpostiohjelmalla Halutessasi lähettää kokouskutsun sähköpostiohjelmallasi toimi seuraavasti: 1. Tallennettuasi kokouskutsun aukeaa kokouksen tiedot sisältävä ponnahdusikkuna. 2. Valitse hiirellä kokouksen tiedot, kuten kokouksen URL-osoite, puhelinneuvottelun numero ja kokoustunnus. 2. Valitse hiiren kakkospainikkeen takaa Kopioi. 3. Avaa mikä tahansa sähköpostiohjelma ja luo tavallinen kokouspyyntö. 4. Liitä Lync online -kokouksen tiedot (kopioitu vaiheessa 4) kutsuun. 5. Lisää osallistujat, tarkista kokouksen päivämäärä ja aika, kirjoita kokouksen esityslista ja lähetä kutsu.

3 AinaUCX 2 (6) Vihje: Hyväksyttyäsi kokouskutsun ja valittuasi ponnahdusikkunan OK-valinnasta voit avata kokouksen tiedot myös valitsemalla Näytä kokouksen liittymistiedot Web Scheduler -kokouksen tiedot -sivulla. 3.2 Lähetä kutsut icalendarilla icalendarilla eri sähköpostijärjestelmien käyttäjät voivat vaihtaa kalenteritietoja. icalendar-kutsun vastaanottajilla on oltava tuettu ohjelmisto kokouskutsun avaamista ja vastaamista varten. 1. Valitse Omat kokoukset -osiossa kokous sen aiheen perusteella ja valitse sitten Vie muodossa icalendar. 2. Valitse Avaa sähköpostiohjelman niin kehottaessa. Huom! icalendar sisältää kaikki kokouksen ajoittamisen aikana lisätyt tiedot, kuten viestin, osallistujat, kokouksen sijainnin, päivämäärän ja ajan. 3. Kun kalenterimerkintä avautuu, lähetä se edelleen henkilöille, jotka lisäsit osallistujiksi kokousta järjestäessäsi. 4. Kutsun saaneet voivat nyt avata icalendar-tiedoston omalla sähköpostiohjelmallaan, kuten Outlookilla, Notesilla tai icalilla. 4 Käyttöoikeudet ja esittäjät Oletusarvoiset Käyttö ja esittäjät -asetukset ovat optimaaliset normaaleille työryhmäkokouksille. Kokousasetuksia voi mukauttaa omien vaatimusten, kokoustyypin ja osallistujien mukaan. Valitse Käyttö ja esittäjät -osan kokouksen tiedot -sivulla ne, jotka voivat ohittaa odotustilan ja ne, jotka voivat liittyä kokoukseen esittäjinä.

4 5 Kokouksen odotustila ja sen merkitys eri kokoustilanteissa AinaUCX 3 (6) Alla on kuvattu tilanteita miten kokouksen odotustilaa voi hyödyntää tietoturvan lisäämiseksi. Käyttöasetukset Vain järjestäjä (lukittu) Omasta yrityksestä kutsutut henkilöt Oman yritykseni henkilöt Kaikki, mukaan lukien yrityksen ulkopuoliset henkilöt Mitä tapahtuu Vain järjestäjä ohittaa odotustilan. Kaikkien muiden on odotettava odotustilassa, kunnes heidät päästetään sisään. Henkilöiden, joilla ei ole tiliä verkossa tai joita ei ole kutsuttu, on odotettava odotustilassa, kunnes heidät päästetään sisään. Henkilöiden, joilla ei ole tiliä verkossa, on odotettava odotustilassa, kunnes heidät päästetään sisään. Kukaan ei odota odotustilassa. Suositellaan seuraavissa tapauksissa Henkilöiden ei haluta näkevän sisältöä ennen kokousta tai keskustelette luottamuksellisista tiedoista. Keskustelette luottamuksellisista tiedoista ja haluat sallia vain tietyt henkilöt yrityksestäsi mukaan. Kaikilla osallistujilla on tili organisaation verkossa ja luottamuksellisista tiedoista ei keskustella. Kutsut ulkopuolisia osallistuja ja luottamuksellisista tiedoista ei keskustella. Huom! Vaikka kokouksen odotustila on käytössä, kokoukseen soittavat osallistujat ohittavat automaattisesti odotustilan. 6 Kokouksen esittäjäasetukset Esittäjäasetukset Kuka on esittäjä Suositellaan seuraavissa tapauksissa Vain järjestäjä Oman yritykseni henkilöt Kaikki, mukaan lukien yrityksen ulkopuoliset henkilöt (ei ole mitään rajoituksia) Valitsemani henkilöt Vain kokoukset ajoittanut henkilö. Kaikki kutsutut, jolla on tili verkossa. Kaikki kutsutut. Sinä ja valitsemasi osallistujat. Esitykset, joissa osallistujien ei tarvitse olla vuorovaikutuksessa kokouksen sisältöön. Kokouksen aikana voidaan määrittää lisää esittäjiä. Sisäiset ryhmätyöistunnot, joissa kaikki osallistujat voivat jakaa ja muokata kokouksen sisältöä. Ryhmätyöistunnot sellaisten henkilöiden kanssa, joilla ei ole tiliä verkossa. Esitykset, joissa on useampi esittäjä kuin yksi. Huom! Ulkoisia osallistujia tai jakeluluetteloita ei voi kutsua esittäjinä käyttämällä Valitsemani henkilöt -vaihtoehtoa. Yksityisille voi antaa esittäjän käyttöoikeuden, kun ollaan kokoushuoneessa.

5 AinaUCX 4 (6) 7 Kokoukseen liittyminen Kokoukseen voi liittyä joko käyttämällä kutsussa olevaa kokouslinkkiä kirjautumiseen tai kokouksen voi käynnistää valitsemalla Web Schedulerissa Omat kokoukset -välilehti. 1. Valitse Omat kokoukset -kohdassa kokous. 2. Valitse kokouksen tiedot -sivulla Liity kokoukseen. 3. Lync avautuu ja voit kirjautua kokoukseen. 8 Aiemmin luotujen kokouksien tarkastelu ja muokkaaminen Web Schedulerin Omat kokoukset välilehdellä näet kaikki järjestämäsi kokoukset. Muista, että Web Scheduler näyttää vain järjestämäsi kokoukset, mutta ei kokouksia, joihin sinut on kutsuttu. 1. Avaa kokoustiedot -sivu valitsemalla kokous. Sivulla on kokouksen lyhyt yhteenveto, joukko käsiteltäviä välilehtiä ja kokouksen tiedot. 2. Valitse Muokkaa kokousta. 3. Tee tarvittavat muutokset ja valitse Tallenna. 4. Valitse sanomaikkunassa OK jolla vahvistat muokatut tiedot. Tärkeää! Kun kokous päivitetään, kutsutuille henkilöille on lähetettävä päivitetyt tiedot manuaalisesti. Web Scheduler ei päivitä kutsuttujen kalenteria automaattisesti. Jos olet lähettänyt kutsun icalendarilla, avaa kutsu ja lähetä päivitys valitsemalla Vie muodossa icalendar uudelleen. Jos kopioit Lync-kokouksen tiedot tavalliseen kokouskutsuun, avaa kutsu, päivitä siihen uudet kokoustiedot ja lähetä päivitetty kutsu osallistujille uudelleen. 9 Kokouksen poistaminen tai peruuttaminen Kokoukset vanhenevat web portaalissa 14 päivää ajoitetun päättymisajan jälkeen, mutta kokouksen voi myös poistaa, jos haluat tyhjentää Web Schedulerin tiedot tai peruuttaa kokouksen. 1. Valitse poistettava kokous Omat kokoukset -välilehdessä.

6 AinaUCX 5 (6) 2. Valitse kokouksen tiedot -sivulla Poista kokous. 3. Valitse vahvistusruudussa Kyllä. Tärkeää! Osallistujille on lähetettävä erillinen peruutusilmoitus, koska Web Scheduler ei päivitä kutsuttujen kalenteria automaattisesti. Jos alkuperäiset kutsut lähetettiin icalendarilla, avaa kutsu ja valitse Peruuta. Tämä lähettää kutsun vastaanottajille peruutusilmoituksen. Jos kopioit Lync-kokouksen tiedot tavalliseen kokouskutsuun, avaa kutsu ja lähetä sitten peruutushuomautus kutsutuille valitsemalla Peruuta.