1 (13) ASIANTUNTIJAPALVELUT VAMMAISTEN ASUMISPALVELUIDEN HANKINTAAN 1. OSALLISTUMISHAKEMUS Espoon kaupunki pyytää osallistumishakemuksia asiantuntijapalveluiden hankintaan. Palvelumuotoilun ja juridiikan osaamista tarvitaan projektiin nimeltä palvelumuotoilun ja osallisuuden keinoin hyötyjä vammaisten asumispalveluiden hankintaan. Työn alustavan aikataulun mukaisesti asiantuntijapalveluiden tarve on kesäkuu joulukuu 2013 väliselle ajalle. 2. HANKINNAN KOHDE JA SISÄLTÖ 2.1 Hankinnan tausta Yhtenä kunnan lakisääteisenä tehtävänä on tarjota asumisen palveluita vaikeavammaisille henkilöille, jotka tarvitsevat vamman tai sairauden vuoksi jatkuvasti toisen henkilön apua, mutta eivät ole jatkuvan laitosasumisen tarpeessa. Espoon kaupungissa asumispalvelujen järjestämisen lähtökohtana on, että vammaisella henkilöllä on hänen tarpeitaan vastaava asunto. Tämän lisäksi tarvitaan usein erilaisia ja yksilöllisiä tukipalveluja asumisen ja elämisen tueksi. Käytännössä palvelujärjestelmään on vakiintuneet tietyt asumismallit vammaisten asumispalvelujen järjestämisessä. Kunta järjestää palvelut omana toimintana, ostopalveluna kuntayhtymiltä, muilta kunnilta, yksityisiltä palveluntuottajilta tai palvelusetelin avulla. Hankintojen toteuttamisessa on usein haasteita. Vammaispalvelujen palvelukokonaisuudet ovat monimutkaisia sekä moninaisia. Tästä johtuen kunnat pyrkivät huomioimaan sekä loppukäyttäjien että markkinoiden näkemykset palveluiden toteutuksessa. Perinteisiä keinoja näiden eri näkökulmien yhdistämiseen ovat olleet erilaiset työpajat, kuulemistilaisuudet sekä neuvottelumenettelyn käyttäminen hankintamenettelytapana. Asiakasosallisuuden toteutuminen hankintaprosessissa ja sopimuskauden aikana on kuitenkin haasteellista. Vaikka palvelut täyttävät lainsäädännön sekä valtakunnallisten suositusten ja ohjelmien vaatimukset, viimeaikainen julkinen keskustelu on nostanut epäkohdaksi sen, etteivät ostopalvelut aina vastaa asiakkaan, eivätkä aina tilaajankaan odotuksia ja tarpeita. Asukkaiden toiveet ja mielikuvat hyvästä kodista sisältävät paljon eimateriaalisia tekijöitä (kuten yhteisöllisyys, turvallisuus, joustava ja oikea-aikainen palvelu, ystävällisyys), jotka hankintasopimuksissa jäävät usein kuvaamatta ja arvioimatta. Lisäksi vammaispalvelujen asiakkaiden palvelutarpeiden sisältö ja määrä voivat vaihdella sopimuskauden aikana. Kokonaistaloudellinen edullisuus ei toteudu nykyisillä hankintasopimuksiin kirjatuilla maksuperusteilla tai bonus-/sanktiomalleilla parhaalla mahdollisella tavalla eikä asian ratkaisemiseksi ole olemassa kunnollisia työvälineitä tai hyviä käytäntöjä. Perinteisen kilpailuttamisen keinoin hankittavat yksilölliset palvelut
2 (13) muodostuvatkin kunnille kalliiksi ja palveluita joudutaan aika ajoin hankkimaan kustannustehottomasti suorahankintana maksusitoumuksella ilman kilpailutusta ja riittäviä sopimusehtoja. Nyt käynnissä olevassa palvelumuotoilun ja osallisuuden keinoin hyötyjä vammaisten asumispalveluiden hankintaan projektilla tuetaan Espoo-strategiassa olevaa linjausta palvelujen vaikuttavasta tuottamisesta ja tehokkaasta järjestämisestä sekä asiakaslähtöisyydestä. Projekti, jota myös Tekes rahoittaa, tukee Espoon kaupungin hankinnan painopistettä vaikuttavuuden ostamisesta luovalla tavalla. Liite 1, projektisuunnitelma. 2.2 Hankinnan kohde ja tavoite Hankinnan kohteena ovat palveluiden muotoilun ja juridiikan asiantuntijapalvelut Espoon kaupungin vammaisten asumispalveluiden kilpailuttamiseen. Julkisten palveluiden muotoilun ja juridiikan asiantuntijoiden työpanoksen tavoitteena on löytää syksyllä 2013 toteutettavan autistien ympärivuorokautisen asumispalveluiden kilpailutusprosessin yhteydessä toimivimmat ja kustannustehokkaimmat palvelumuotoilun, vuoropuhelun, yhteissuunnittelun sekä sopimuksen laatimisen käytännöt. Pilottihankinnan kokemuksien perusteella tuotetaan käsikirja Palvelumuotoilusta ja sopimusohjauksesta. Kilpailutuksen kohteena olevien asiantuntijapalveluiden tavoitteena on tuoda hankittavien palveluiden sopimusohjaukseen palvelun sisällön, laadun, jatkuvuuden kannalta tekijöitä, jotka varmistavat vaikuttavuuden ja kustannustehokkuuden sekä sopivuuden asiakkaalle. Hankintojen kohteen ja määrän suunnittelussa tulee hyödyntää asiakaskohtaisia palvelusuunnitelmia sekä asiakasnäkökulmaa entistä tehokkaammin. Asiakasosallisuudesta kerättyä tietoa tulee voida hyödyntää sopimusneuvotteluissa. Nykyisten käytäntöjen korvaamiseksi kehitetään joustava ja asiakkaan muuttuvat tarpeet huomioiva palvelumuotoilun ja sopimusohjauksen konsepti. Tavoitteena on, että palvelumuotoilulla tuodaan palvelun tuotannon hallintaan palvelun sisällön, laadun ja jatkuvuuden kannalta tärkeitä tekijöitä, jotka varmistavat palvelun vaikuttavuuden ja kustannustehokkuuden sekä sopivuuden asiakkaalle. Lisäksi tavoitteena on kehittää hankintatapoja ja sopimuskauden aikaisia yhteistyön periaatteita palvelumuotoilun keinoin siten, että ne vahvistavat vammaisen henkilön itsemääräämisoikeutta, kun kyse on hänen asumisestaan, asiakkaan oikeutta osallistua ja vaikuttaa palvelujensa suunnitteluun, toteutukseen ja arviointiin, siten että tarjottavat palvelut mahdollistavat muuntautuvat ja pitkäkestoiset sekä vaikuttavat asumispalvelut asiakkaalle. Vuoropuhelu ostajatahon, palveluntuottajien ja asiakkaiden kanssa aloitetaan jo hankinnan suunnittelun aikana. Tavoitteena on saada kilpailutusprosessin aikana kirjattua hankintasopimuksiin mm. yhteisiä tavoitteita, kannusteita sekä sanktioita, periaatteet
3 (13) riskien jakamisesta, ohjaus- ja seurantamekanismien käytännöistä sekä suunnitelma sopimuskauden aikaisesta kehittämisestä. Bonus-sanktiomallin avulla pyritään lisäämään asumispalvelujen vaikuttavuutta, joka mahdollistaa myös palveluntuottajan palkitsemisen asetettujen tavoitteiden ylittämisestä tuotantovaiheessa. Vastaavasti tavoitetason alittumisesta voidaan rangaista sanktiolla. 2.3 Hankinnan arvo Hankinta järjestetään käänteistä kilpailutusta (ns. ranskalainen urakka) käyttäen. Hankintayksikkö varaa hankinnan toteuttamiselle 55.000 euroa (ALV 0 %) siten, että summa käytetään sekä palvelumuotoilun että juridisten asiantuntijapalveluiden välillä. Tarjoaja voi itse määritellä, miten summa jakautuu edellä mainittujen asiantuntijapalveluiden ja eri toimenpiteiden välillä. 3. HANKINTAMENETTELYN KUVAUS Hankinta suoritetaan neuvottelumenettelyä käyttäen. Kaikki halukkaat voivat jättää osallistumishakemuksen. Neuvotteluihin kutsuttavien tarjoajien valinta tehdään arvioimalla tarjottujen asiantuntijoiden ammatillinen pätevyys. Ohessa on kuvattu neuvottelumenettelyn vaiheet ja tavoiteaikataulu: - Hankintailmoituksen julkaiseminen - Lisätietoja hankintailmoituksesta. Tarjoajien kysymykset 29.4.2013 mennessä ja niihin vastaukset julkaistaan viimeistään 2.5.2013 - Osallistumishakemusten jättäminen 7.5.2013 - Ehdokkaiden soveltuvuuden arviointi ja osallistumisvaiheessa saatavien pisteiden määräytyminen - Ilmoitus pisteytyksestä ja kolmen eniten pisteitä saaneen tarjoajan kutsuminen neuvotteluihin 14.5.2013 - Neuvottelut Espoon keskuksessa 16.5.2013 - Tarjouspyynnön toimittaminen 20.5.2013 - Lisätietoja tarjouspyynnöstä. Tarjoajien kysymykset 21.5.2013 mennessä ja niihin vastaukset julkaistaan viimeistään 23.5.2013 - Tarjousten jättäminen 27.5.2013 - Tarjousten vertailu ja hankintapäätöksen tekeminen 3.6.2013 mennessä Hankintayksikkö voi tarvittaessa muuttaa tavoiteaikataulua.
4 (13) Tarkemmat kuvaukset mm. osallistumishakemuksesta, tarjoajien valinnasta neuvotteluihin, neuvotteluista, tarjouspyyntövaiheesta ja kokonaistaloudellisen edullisuuden arviointiperusteista löytyvät kohdista 6-13. 4. HANKINTAILMOITUKSEN JULKAISEMINEN Hankinta ylittää kansallisen kynnysarvon ja siihen sovelletaan julkisista hankinnoista annettua lakia (348/2006) sekä sen nojalla annettuja alemmantasoisia säädöksiä. Hankintailmoitus on julkaistu HILMA-järjestelmässä osoitteessa www.hankintailmoitukset.fi. 5. LISÄTIETOJA HANKINTAILMOITUKSESTA Lisätietoja hankintailmoituksesta ja tarjouspyynnöstä voi kysyä sähköpostitse osoitteesta hankinnanohjaus@espoo.fi. Lisätietoja voi kysyä 29.4.2013 klo 12.00 saakka. Kysymyksiin vastataan yhteisesti. Vastaukset ja mahdollisesti tehdyt tarkennukset ovat luettavissa viimeistään 2.5.2013 mennessä Espoon kaupungin internet-sivuilla osoitteessa: http://www.espoo.fi/hankinnat 6. OSALLISTUMISHAKEMUKSEN JÄTTÄMINEN Osallistumishakemusten jättöaika päättyy 7.5.2013 klo 12.00. Suomenkielinen osallistumishakemus liitteineen on toimitettava suljetussa kirjekuoressa osoitteeseen: Espoon kaupunki Asiakirjahallinto kirjaamo PL 1 02070 ESPOON KAUPUNKI Käyntiosoite: Siltakatu 11, 3 krs (kauppakeskus Entresse). Osallistumishakemukseen on merkittävä ehdokkaan nimi ja teksti: Asiantuntijapalvelut vammaisten asumispalveluiden hankintaan Osallistumishakemus liitteineen on jätettävä myös sähköisenä muistitikulla kirjaamoon. Osallistumishakemuksen tulee sisältää 1. Yrityksen yleiskuvaus (vapaamuotoinen, 1 sivu, A4) 2. Osallistumishakemus-lomake 3. Juridiikan asiantuntijan Työkokemus-lomake 4. Palvelumuotoilun asiantuntijan Työnäyte lomake Lomakkeet löytyvät liitteistä 2-4.
5 (13) Määräajan jälkeen jätetyt osallistumishakemukset suljetaan pois tarjouskilpailusta. Hankintayksikkö sulkee pois tarjouskilpailusta sellaiset osallistumishakemukset, jotka eivät täytä asetettuja vähimmäisvaatimuksia sekä määrämuotoisuutta, eivät vastaa annettuja ohjeita tai ovat olennaisilta osin puutteellisia. 7. EHDOKKAIDEN SOVELTUVUUDEN ARVIOINTI JA OSALLISTUMISHAKEMUS- VAIHEESSA SAATAVIEN PISTEIDEN MÄÄRÄYTYMINEN Osallistumishakemuksessa valittavalle toimittajalle on asetettu seuraavat kelpoisuusehdot: yrityksen soveltuvuus ja työn tekemiseen tarjottujen avainhenkilöiden ammatillinen pätevyys. Yrityksen soveltuvuudelle ja juridiselle asiantuntemukselle (osaamisalue 1) on asetettu vähimmäisvaatimukset. Palvelumuotoilun asiantuntemus (osaamisalue 2) pisteytetään erikseen kuvatulla tavalla. 7.1 Yrityksen soveltuvuus Tarjoajan on täytettävä hankintalain mukaiset rahoituksellista ja taloudellista tilannetta koskevat vaatimukset. Tarjoajan on vastattava vaatimusten täyttymisestä tämän hankintailmoituksen liitteenä olevalla lomakkeella Osallistumishakemus. Muulla tavoin ilmoitettuja tietoja ei oteta huomioon. Hankintayksikkö pyytää osallistumishakemuksessa mainitut voittaneen tarjoajan dokumentit ennen hankintasopimuksen allekirjoittamista. 7.2 Juridisen asiantuntemuksen (Osaamisalue 1) kuvaus ja vähimmäisvaatimukset Tarjoajan toimeksiantoon nimeämällä juridisella asiantuntijalla tulee olla koulutustaso vähintään OTK tai OTM. Tarjotulla avainhenkilöllä tulee olla kokemusta vaativasta sopimusjuridiikasta sekä neuvottelumenettelyn käytöstä hankintamenettelynä ja bonus/sanktiojärjestelmän sisällyttämisestä hankintasopimuksiin. Nimetyllä asiantuntijalla tulee olla myös kokemusta vähintään kolmen merkittävän sosiaali- ja terveystoimen hankintaan liittyvän juridisen asiantuntijapalvelun hoitamisesta vuosilta 2010-2013 (konsultoidun hankinnan referenssikohteen arvo vähintään 1 milj ). Juridisen asiantuntemuksen keskeinen tavoite on palvelumuotoilun menetelmien kautta kertyneiden tilaajan sekä loppukäyttäjien odotusten ja tarpeiden välittäminen hankintalain mukaisten neuvotteluiden kautta tarjouspyyntöön ja lopullisiin hankintasopimuksiin. Sopimusehtojen tulee mahdollistaa ostettavien palveluiden joustava muuttaminen, sillä vammaispalvelujen asiakassuhteet ovat pitkäkestoisia ja asiakkaat saattavat tarvita palveluja koko eliniän. Sopimuksessa tulee määritellä menettelytavat, joiden avulla vastataan asiakkaiden muuttuviin palvelutarpeisiin. Erityisesti sopimuksissa kiinnitetään huomiota sopimuskauden aikaiseen yhteistyöhön (esim. palvelun sisällön muuttaminen ja hinnanmuutosmekanismit).
6 (13) Lisäksi jurdiikan asiantuntijan tulee osallistua sopimuskannustimien käytön ohjeistuksen laadintaan ja tarjouspyynnön laatimiseen. Sopimuskannustimiin sisällytetään laadunarviointiväline, jolla mitataan toteutuneen palvelun sisällön laatua ja vaikuttavuutta. Juridiikan asiantuntemusta ei pisteytetä vaan asiantuntemus on asetettu vähimmäisvaatimukseksi. 7.3 Palvelumuotoilun asiantuntijan (Osaamisalue 2) kuvaus ja osallistumishakemusvaiheessa saatavien pisteiden määräytyminen Juridiikan asiantuntemuksen lisäksi tarjoajalla tulee olla osaamista ja työkokemusta palvelumuotoilusta, joka osoitetaan työnäytteillä. Tarjoaja voi jättää työnäytteen enintään yhdeltä tarjoamaltaan palvelumuotoilun asiantuntijalta. Yhdellä Työnäyte-lomakkeella kuvataan yhden avainhenkilön henkilökohtainen työnäyte. Palvelumuotoilun työnäytteen tulee olla vuosilta 2010-2013. Osaamisalueen 2 kuvaus Palvelumuotoilun osaamisella tarkoitetaan tässä yhteydessä työhön tarjotun avainhenkilön taitoja ja kokemusosaamista palvelumuotoilun menetelmistä ja toimintamalleista, joiden avulla vahvistetaan vammaisten asumispalvelun asiakkaiden osallisuutta sekä kehitetään vuoropuhelukäytäntöjä tilaajan ja tarjoajien/tuottajan välillä hankintojen suunnitteluvaiheen, kilpailutusprosessin ja sopimuskauden aikana. joilla saadaan muodostettua ymmärrys eri toimijoiden motiiveista, käyttäytymisestä, tilanteista ja tarpeista sekä ihmisten todellisista sekä tiedostetuista että tiedostamattomista ajatuksista. Ymmärryksen muodostamiseksi käytettävä tieto kerätään erityisesti laadullisen tutkimuksen, etnografian, empaattisten tai muiden palvelumuotoilussa käytettyjen menetelmien avulla. joiden avulla kerätyn tiedon pohjalta saadaan tehtyä yhteisesti ymmärretty ja eri näkökulmia yhteensovittava tulkinta. Yhteisen kielen luomiseksi ja tulkinnan välittämiseksi muille vie palvelumuotoilija tiedon havainnolliseen ja visuaaliseen muotoon jo suunnitteluprosessin aikana. joiden avulla tulkinnan pohjalta saadaan tuotettua useita vaihtoehtoisia ratkaisuehdotuksia, joita on mahdollista kokeilla tämän pilottihankinnan, autistisen ympärivuorokautisen asumispalveluiden kilpailutusprosessin, lisäksi tulevissa hankinnoissa. Työnäyte koostuu määrämuotoisesta ja vapaamuotoisesta kuvauksesta. CV:tä ei huomioida työnäytteenä, vaan hankintayksikkö pidättää oikeuden pyytää CV:t nähtäväksi ennen hankintasopimuksen solmimista. Osallistumishakemuksen liitteenä jätettävän Työnäyte-lomakkeen tulee noudattaa määrämuotovaatimuksia. Vapaamuotoisen osuuden pituus on enintään 6 sivua (A4) ja se voi sisältää kuvia.
7 (13) Osallistumishakemus-vaiheessa saatavien pisteiden määräytyminen Hankintayksikkö arvioi vähimmäisvaatimukset täyttävät osallistumishakemukset. Arviointiin osallistuvat henkilöt vastaavat väittämään antamalla työnäytteelle pisteet asteikolla 0...5. Annetut pisteet perustellaan sanallisesti. Miten hyvin työnäyte vastaa hankinnan kohdetta ja edellä kuvattua osaamisaluetta? 5 = kiitettävästi 2 = kohtalaisesti 4 = hyvin 1 = tyydyttävästi 3 = melko hyvin 0 = ei vastaa ollenkaan Tarjoajan tästä osiosta saamat pisteet lasketaan arviointiin osallistuvien henkilöiden antamien pisteiden keskiarvona, joka lasketaan 0.1 pisteen tarkkuudella. Hankintayksikkö voi käyttää ulkopuolisia asiantuntijoita arvioimaan työn suorittamiseen tarjottujen avainhenkilöiden ammatillista pätevyyttä. 8. ILMOITUS PISTEYTYKSESTÄ JA KOLMEN ENITEN PISTEITÄ SAANEEN TARJOAJAN KUTSUMINEN NEUVOTTELUIHIN Hankintayksikkö valitsee osallistumishakemuksen jättäneiden kelpoisuusehdot täyttävien ehdokkaiden joukosta kolme (3) ehdokasta, joille se lähettää kutsun osallistua neuvotteluihin. Mikäli kelpoisuusehdot täyttäviä ehdokkaita on alle kolme, hankintayksikkö voi jatkaa menettelyä kelpoisuusehdot täyttävien ehdokkaiden kanssa. Osallistujien valinta neuvotteluihin tapahtuu osaamisalan 2 työnäytteen arvioinnissa annettujen pisteiden perusteella. Hankintayksikkö ilmoittaa kullekin osallistumishakemuksen jättäneelle tarjoajalle antamansa pisteet sekä lähettää sähköisen ilmoittautumislinkin tarjouskilpailussa jatkoon pääseville 14.5.2013. Hankintailmoituksen kohdat 9, 10, 11 ja 12 koskevat ainoastaan neuvotteluvaiheeseen valittuja tarjoajia. 9. NEUVOTTELUT 9.1 Neuvottelujen järjestämispaikka ja aika Neuvottelut pidetään Espoon kaupungintalolla, Asemakuja 2 C, Espoo. Tilasta löytyvät dataprojektori, pöytäryhmä ja fläppitaulu. Neuvottelut järjestetään 16.05.2013. (klo 9.00-10.30, 12.00-13.30, 14.00-15.30)
8 (13) 9.2 Neuvotteluiden tavoitteet ja sisältö Neuvottelujen tarkoituksena on lisätä hankintayksikön sekä toimittajien välistä vuoropuhelua. Neuvotteluissa toimittajat pääsevät tutustumaan hankintayksikköön sekä esittämään tarkentavia kysymyksiä hankintaan liittyen. Neuvottelut lisäävät hankintayksikön ymmärrystä markkinoiden tarjonnasta sekä palvelumuotoilun ja juridiikan asiantuntijapalveluiden tuomista mahdollisuuksista. Neuvottelujen perusteella hankintayksiköllä on mahdollisuus tarkentaa tarjouspyyntöä ja määrittää vertailussa käytettävän osaamisalueen 3 kuvaus. Neuvottelussa toimittajia pyydetään esittelemään osallistumishakemuksessa mainitsemansa referenssit, jotka parhaiten vastaavat hankinnan kohdetta. Tasapuolisen kohtelun toteuttamiseksi kuhunkin neuvotteluun osallistuvat hankintayksiköstä aina samat henkilöt. Tarjoajalta neuvotteluihin tulee osallistua vähintään kaksi sellaista henkilöä, joita tullaan esittämään myös varsinaisen työn suorittamiseen. Toisen tarjoaja nimeää projektipäälliköksi ja toisen projektin toteutuksen kannalta keskeiseksi avainhenkilöksi. Erikseen nimettyjen avainhenkilöiden vaihto kilpailutusprosessin aikana on peruste tarjouskilpailusta pois sulkemiselle ja mahdollisen yhteistyön ollessa käynnissä hinnan alennukselle tai sopimuksen purkamiselle. 9.3 Neuvotteluiden kulku Hankintayksikkö järjestää kunkin kolmen toimittajan kanssa 90 minuutin pituisen neuvottelut. Neuvottelujen sisältö on seuraava: - Tilaisuuden avaus, osallistujien esittelyt ja hankinnan kohteen läpikäynti (10 min, hankintayksikön vastuulla, tätä osiota ei käytetä tarjoajien viestintä- ja vuorovaikutustaitojen vertailemiseen) - 70 min kestävän työpajaosion. Kukin toimittaja ohjaa vuorovaikutteisen työpajan haluamallaan tavalla. Työpajan aikana haetaan vastauksia ja yhteistä ymmärrystä seuraaviin kysymyksiin: - Millaisia tuloksia ja konkreettisia tuotoksia urakkasummalla voidaan saavuttaa? - Millaista juridiikan ja palvelumuotoilun erikoisosaamista tarvitaan? Mistä muusta osaamisesta olisi hyötyä? - Mitä kehityshanke edellyttää hankintayksiköltä?
9 (13) - Tarjoajan tulee esittää ehdotus siitä, miten tekijänoikeudet tulisi määräytyä tällaisessa kehityshankkeessa. (10 min, tätä osiota ei käytetä tarjoajien viestintä- ja vuorovaikutustaitojen vertailemiseen) 9.4 Toimittajien viestintä ja vuorovaikutustaitojen arviointiperusteet Neuvotteluihin osallistuvat hankintayksikön henkilöt arvioivat kukin henkilökohtaisesti työn suorittamiseen tarjottujen asiantuntijoiden ammatillista pätevyyttä eli viestintä- ja vuorovaikutustaitoja kolmen väittämän avulla: 1. Ymmärrän, millaisia tuloksia ja konkreettisia tuotoksia urakkasummalla voidaan saavuttaa? 2. Ymmärrän, millaista erikoisosaamista tarvitaan? (osaamisalueet 1-3) 3. Ymmärrän, mitä kehityshanke edellyttää hankintayksiköltä? Arviointiin osallistuvat henkilöt antavat pisteet em. väittämille asteikolla 0...5: 5 = kiitettävästi 2 = kohtalaisesti 4 = hyvin 1 = tyydyttävästi 3 = melko hyvin 0 = en ymmärrä ollenkaan Lisäksi arvioitsijat perustelevat antamansa pisteet sanallisesti. Kunkin väittämän osalta lasketaan annettujen pisteiden keskiarvo 0.1 pisteen tarkkuudella. Neuvottelut tallennetaan videolle. Videotallenteita käytetään ainoastaan siinä tapauksessa, mikäli on aihe tarkistaa toimittajien tasavertainen kohtelu ja annettujen pisteiden objektiivisuus. Arviointiperuste: Työn suorittamiseen tarjottujen asiantuntijoiden ammatillisesta pätevyydestä eli viestintä- ja vuorovaikutustaidoista annetut pisteet lasketaan tarjousten vertailuvaiheessa mukaan tarjouspyynnön kokonaispisteisiin. Neuvottelujen perusteella annettujen pisteiden painoarvo tarjousten lopullisessa vertailussa on 30 %. 10. TARJOUSPYYNNÖN TOIMITTAMINEN Hankintayksikkö tarkentaa hankinnan kohdetta käytyjen neuvottelujen perusteella. Lisäksi käytävien neuvottelujen tavoitteena on määritellä tarjoajalta edellytettävä osaamisala 3, jota käytetään tarjousten vertailuissa. Neuvotteluiden pohjalta täsmentynyt tarjouspyyntö lähetetään kaikille neuvotteluihin osallistuville.
10 (13) 11. LISÄTIETOJA TARJOUSPYYNNÖSTÄ Lisätietoja tarjouspyynnöstä voi kysyä sähköpostitse osoitteesta hankinnanohjaus@espoo.fi. Lisätietoja voi kysyä 21.5.2013 klo 12.00 saakka. Kysymyksiin vastataan yhteisesti. Vastaukset ja mahdollisesti tehdyt tarkennukset tarjouspyyntöön lähetetään 23.5.2013 mennessä neuvotteluihin osallistuneille tarjoajille. 12. TARJOUSTEN JÄTTÄMINEN Tarjouksen jättäminen kuvataan myöhemmin toimitettavassa tarjouspyynnössä. Tavoiteaikataulu tarjouksen jättämiselle on 27.5.2013 klo 12.00 mennessä. Tarjouspyynnön tulee sisältää: 1. Osaamisalueen 3 Työnäyte-lomake 2. Työsuunnitelma 13. TARJOUSTEN VERTAILU JA HANKINTAPÄÄTÖKSEN TEKEMINEN 13.1 Tarjouspyynnössä tarjoajalta vaadittava osaamisalueen 3 työnäyte ja sen pisteytys Tarjoajalla tulee olla työkokemusta osaamisalueesta, jonka hankintayksikkö määrittää neuvottelujen perusteella. Osaaminen osoitetaan työnäyte-lomakkeella. Osaamisalueen 3 kuvaus: Hankintayksikkö määrittää osaamisalueen 3 käytyjen neuvottelujen pohjalta. Työnäyte-lomake koostuu määrämuotoisesta osiosta ja vapaamuotoisesta kuvauksesta. Vapaamuotoinen kuvaus saa olla pituudeltaan enintään 6 sivua (A4). Osaamisalueen 3 pisteytys Osaamisalueen 3 pisteytys tehdään seuraavan arviointiohjeen perusteella. Miten hyvin työnäyte vastaa hankinnan kohdetta ja osaamisalueen 3 kuvausta? Arviointiin osallistuvat henkilöt vastaavat väittämään antavat pisteet asteikolla 0..5 5 = kiitettävästi 2 = kohtalaisesti 4 = hyvin 1 = tyydyttävästi 3 = melko hyvin 0 = ei vastaa ollenkaan Kunkin väittämän osalta lasketaan annettujen pisteiden keskiarvo 0.1 pisteen tarkkuudella. Hankintayksikkö voi käyttää ulkopuolisia asiantuntijoita, jotka kukin henkilökohtaisesti arvioivat työn suorittamiseen tarjottujen asiantuntijoiden ammatillista pätevyyttä. Työnäyteen saama enimmäispistemäärä on 5,0 pistettä.
11 (13) 13.2 Työsuunnitelma ja sen pisteytys Tarjoaja toimittaa tarjouksessa työsuunnitelman, jossa hän esittää näkemyksensä hankinnan toteuttamisesta. Tarjoaja tulee työsuunnitelmassa määritellä, miten hankintaan varattu urakkasumma jakautuu eri toimenpiteiden välillä. Lisäksi tarjoajan tulee työsuunnitelmassa kuvata ne konkreettiset tuotokset (esim. sopimuspohjat, käsikirja), jonka hankintayksikkö saa hankinnan tuloksena. Työsuunnitelma on vapaamuotoinen ja sen pituus on rajoitettu 6 sivuun (A4). Työsuunnitelmat pisteytetään seuraavien kysymysten perusteella. 1. Kuinka laaja-alaisesti ja monipuolisesti tarjottu toimenpidekokonaisuus vastaa hankinnan tavoitteisiin? Kysymyskohtainen enimmäispistemäärä on 3 x 5,0 p = 15,0 p. 2. Miten tarjoajan näkemyksellisyys tulee esille? Miten ehdotettujen toimenpiteiden, menetelmien ja työtapojen hyödyt ja sopivuus toimeksiantoon on perusteltu? Kysymyskohtainen enimmäispistemäärä on 5,0 p. 3. Kuinka selkeä ja toteuttamiskelpoinen suunnitelma on? Miten suunnitelmassa on tuotu esille hankkeen edellyttämät resurssit, hankintayksikön rooli, muutoksen keskeisimmät haasteet ja niihin varautuminen. Kysymyskohtainen enimmäispistemäärä on 5,0 p. Pisteiden jakoperusteet kunkin kysymyksen osalta 0 = huono 3 = melko hyvä 1 = tyydyttävä 4 = hyvä 2 = kohtalainen 5 = kiitettävä Pisteet annetaan 0.5 pisteen tarkkuudella. Tarjoajan pisteiksi muodostuu eri arvioitsijoiden antamien pisteiden laskennallinen keskiarvo. Kysymyksen 1 osalta Kuinka laaja-alaisesti ja monipuolisesti tarjottu toimenpidekokonaisuus vastaa hankinnan tavoitteisiin? annetut pisteet (0 5 p) kerrotaan kolmella. Työsuunnitelmasta saatavat enimmäispisteet ovat 25,0 pistettä.
12 (13) 13.3 Hankintapäätöksen tekeminen Hankinta tehdään kokonaistaloudellisen edullisuuden perusteella. Lopullisessa vertailussa huomioidaan osallistumishakemusvaiheessa, neuvotteluissa ja tarjousvaiheessa annetut pisteet. Kokonaistaloudellinen edullisuus arvioidaan seuraavasti ja seuraavin painoarvoin. Tarjouskilpailun vaihe Valintaperuste Osallistumishakemus Osaamisalue 2: Palvelumuotoilun osaaminen (Työnäyte-lomake) Enimmäispisteet ja prosenttiosuus 5,0 pistettä; 10 % Neuvottelut Viestintä ja vuorovaikutustaidot 15,0 pistettä; 30 % Tarjous Työsuunnitelma Osaamisalue 3: Hankintayksikkö määrittää neuvottelujen perusteella (Työnäytelomake) 25,0 pistettä; 50 % 5,0 pistettä; 10% Tarjouksen valintaperusteet ja painoarvot ovat luettavissa hankintailmoituksen liitteenä olevasta arviointitaulukosta (Liite 5. Arviointitaulukko). 14. HANKINTAMENETTELY JA KESKEISET SOPIMUSEHDOT Kilpailutuksella on tarkoitus löytää yksi sopimustoimittaja noin 7-8 kuukauden mittaiselle sopimuskaudelle. Sopimuksen on tarkoitus päättyä 31.12.2013 mennessä tai silloin kun työ on saatu suoritettua loppuun. Sopimukseen sovelletaan tarjouspyyntöön laadittuja keskeisiä sopimusehtoja ja seuraavia julkisten hankintojen sopimusehtoja: JYSE 2009 PALVELUT. Hankintayksikkö pidättää oikeuden olla hyväksymättä yhtään tarjousta. Osatarjouksia ei hyväksytä. Alihankinnat ja toimittajien yhteenliittymät ovat sallittuja. Tällaisessa tilanteessa tarjouksen tekijä vastaa alihankkijana käyttämien työstään kuten omastaan. Tarjoaja sitoutuu osallistumishakemuksessa nimeämään vastaavan palvelumuotoilijan sekä juridisen asiantuntijan sekä asiantuntijat, jotka osallistuvat hankinnan toteutukseen ja joiden asiantuntemus kuvataan osallistumisilmoituksessa ja sen liitteissä. Jos tarjotun asiantuntijanosaamisen taso olennaisesti poikkeaa työnäytteessä ilmoitetusta, asia
13 (13) katsotaan sopimusrikkomukseksi ja on peruste hinnanalennukselle sekä mahdollisesti sopimuksen purkamiselle. Tarjouksen tekemisestä, esittelystä tai muuhun menettelyyn osallistumisesta ei makseta korvausta. Tarjousasiakirjat on saatavissa suomen kielellä ja tarjoukset tulee jättää suomen kielellä. Hankintayksikkö ei vastaa tarjoajalle mahdollisesti aiheutuvista käännätyskustannuksista. 15. KILPAILUTUSPROSESSIN JULKISUUS Hankinta-asiakirjojen julkisuutta säätelee laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta (621/1999). Hankintaan osallistuvan yrityksen toimittamat osallistumishakemukset, tarjousasiakirjat sekä muut kilpailutusprosessin aikana jätetyt asiakirjat ja muut tiedot tulevat pääsääntöisesti julkisiksi hankintaprosessin yhteydessä. Tarjousasiakirjat tulevat julkisiksi asianosaisille eli toisille tarjoajille, kun hankintaa koskeva päätös on tehty. Tarjousasiakirjat tulevat julkisiksi yleisöjulkisuuden nojalla kun hankintasopimus on tehty. Tarjoajan on merkittävä toimittamaansa aineistoon selkeästi, mitkä tiedot se katsoo kuuluvan liike- tai ammattisalaisuuden piiriin ja erotettava nämä tiedot selvästi muusta aineistosta tarjouksessaan. Koko aineistoa ei voi merkitä salassa pidettäväksi. Osallistumishakemusten avaustilaisuus sekä neuvottelut eivät ole julkisia. 16. PÄIVÄYS JA ALLEKIRJOITUS Espoossa Reijo Tuori rahoitusjohtaja LIITTEET Liite 1. Projektisuunnitelma Liite 2. Osallistumishakemus sekä vakuutus yrityksen soveltuvuutta koskevien vaatimusten täyttymisestä (Toimitetaan osallistumishakemuksessa) Liite 3. Työkokemus-lomake (Juridiikan asiantuntemuksen vähimmäisvaatimukset, toimitetaan osallistumishakemuksen liitteenä) Liite 4. Työnäyte lomake (Selvitys Palvelumuotoilun asiantuntemuksesta, toimitetaan osallistumishakemuksen liitteenä) Liite 5. Arviointitaulukko