LIITE 9 HANKINTASOPIMUS / SIIVOUS- JA PUHDISTUSAINEET, KEITTIÖN PUHDISTUSAINEET, SIIVOUSVÄLINEET SEKÄ JÄTESÄKIT JA ROSKAPUSSIT (puitejärjestely) 1. SOPIJAOSAPUOLET Nurmijärven kunta/seudullinen hankintapalvelukeskus, y-tunnus 9014643-2 PL 37 01901 Nurmijärvi Yritys X Oy, y-tunnus xxxxxxx-x (toimittaja) XXX XXX Seudulliseen hankintapalvelukeskukseen mahdollisesti myöhemmin liittyvälle kunnalle varataan mahdollisuus liittyä tähän sopimukseen voimassaoloaikana. 2. SOPIMUKSEN KOHDE JA TARKOITUS Tämä sopimus on hankintalain 5 :n 1 kohdan tarkoittama hankintasopimus, jolla vahvistetaan tarjouspyynnössä edellytetyt ja hankintapäätöksessä hyväksytyssä tarjouksessa tarjotut hankintaan liittyvät ehdot ja mahdolliset muut ehdot, joista on sovittu jäljempänä ilmenevällä tavalla. Nurmijärven ja Tuusulan kuntien siivous- ja puhdistusaineiden, keittiön puhdistusaineiden, siivousvälineiden sekä jätesäkkien ja roskapussien hankintoja sopimuskaudella sillä poikkeuksella, että Tuusulan kunta ei ole osallinen tässä sopimuksessa ruokapalvelun puhdistusaineiden osalta. Puitejärjestelyyn valittiin X sopimustoimittajaa. Hankintajohtajan hankintapäätöksessä xxx/xxxxxxx on mainittu etusijajärjestys, jonka mukaan kunnat hankkivat tuotteita sopimustoimittajilta: xxx xxx xxx Tilaukset tehdään ensisijaisuusjärjestystä soveltaen eniten vertailupisteitä saaneelta toimittajalta silloin, kun kaikki hankinnan ehdot on määritelty. Jos ensisijaisella toimittajalla ei ole tarvittavaa tuotetta valikoimissaan tai ei pysty sitä syystä tai toisesta tarjouksen mukaisessa toimitusajassa toimittamaan, voi tilaaja käyttää toissijaista toimittajaa jne. 3. TOIMITETTAVIEN TUOTTEIDEN MÄÄRITTELY Hankittavien tuotteiden ominaisuudet on määritelty tarjouspyynnössä. Tuotteiden on oltava ominaisuuksiltaan laadukkaita, ammattikäyttöön tarkoitettuja, tarjouspyynnössä esitettyjen tuoteryhmäkohtaisten vähimmäisvaatimusten mukaisia ja käyttötarkoitukseen soveltuvia. Jos tarjotut tuotteet vaihtuvat sopimuskaudella, toimittajan on toimitettava vähintään vastaava tuote tilalle ilman, että tuotteen vaihtuminen aiheuttaa lisäkustannuksia tilaajalle. Jos tarjotut tuotteet
osoittautuvat sopimuskaudella tarjouspyynnön vastaisiksi laatu-/kestävyysominaisuuksiltaan tai ammattikäyttöön tai käyttötarkoitukseen sopimattomiksi, valittu toimittaja on velvollinen korvaamaan tuotteet ehdot täyttäviksi ilman, että siitä aiheutuu haittaa tai lisäkustannuksia tilaajalle. 4. TUOTTEIDEN TILAAMINEN Tilaajatoimipisteet tilaavat tuotteita tarpeen mukaan sopimuskauden aikana. Tilaaja ei sitoudu mihinkään hankintamääriin sopimuskauden aikana. Tilaaminen tapahtuu toimittajan sähköisen tilausjärjestelmän kautta. Toimituskohteiden lukumäärät sopimuskauden alkaessa ilmenevät tarjouspyynnöstä. Toimituskohteiden osoitteet löytyvät sopimuksen liitteeltä x. Toimituskohteiden määrä voi muuttua sopimuskauden aikana. Toimittajalla on suomenkielinen (kuntakohtaisesti) nimetty yhteyshenkilö, jonka kautta tilaajan edustajat asioivat toimittajan kanssa. 5. TUOTETAKUU Tuotteilla on valmistajan tuotetakuu, jonka perusteella toimittaja huolehtii viallisten tuotteiden vaihtamisen tai korvaamisen. 6. TOIMITUSTAPA/TOIMITUSEHTO Toimitusehto on vapaasti perille kunnan toimipisteeseen (tilauskohtaisesti) sisälle toimitettuna. Toimitusehto koskee koko sopimuskautta. 7. TOIMITUSAIKA Toimitusaika volyymituotteiden osalta on enintään 2 viikkoa tilauksesta. Muiden tuotteiden osalta toimitusaika sovitaan erikseen tapauskohtaisesti. Jälkitoimituksista tai toimitusvaikeuksista on tiedotettava viipymättä tilaajaa. Erillistä rahtia ei jälkitoimitusten osalta hyväksytä. Toimitukset tapahtuvat arkisin klo 8-14 välisenä aikana, ellei toisin kunta- tai tilauskohtaisesti sovita. Tilauksen yhteydessä sovitaan tarkempi toimitusaika. 8. VAKUUTUKSET JA VAARANVASTUUN SIIRTYMINEN Toimittaja vakuuttaa tarvittaessa toimitettavan tavaran. Vaaranvastuu siirtyy tilaajalle sen jälkeen, kun tavara on toimitettu perille sisälle ja toimitus on vastaanotettu (kuitattu vastaanotetuksi). 9. VIIVÄSTYSSEURAAMUS Jos toimitus tai sen osa viivästyy sovitusta toimituspäivästä, vähennetään laskun koko loppusummasta 1 % kultakin alkavalta viivästyspäivältä. Viivästyspäiviksi lasketaan arkipäivät maanantai perjantai. Jos tilaus sisältää varasto-/volyymituotteiden lisäksi tuotteita, joiden toimitusajasta sovitaan erikseen, käsitellään näitä viivästyssanktion osalta erillisinä tilauksina.
10. SOPIMUKSEN VALVONTA, REKLAMAATIOT, PALAUTUKSET, VAIHDOT Sopijaosapuolet valvovat omalta osaltaan sopimuksen noudattamista. Reklamointi hoidetaan nimetyn suomenkielisen yhteyshenkilön kautta. Kunta/tilaaja reklamoi virheellisestä tuotteesta myyjän nimeämälle yhteyshenkilölle välittömästi virheen havaittuaan tai viimeistään 7 päivän kuluessa virheellisen toimituksen vastaanottamisesta. Reklamointi tehdään kirjallisesti sähköpostitse tai sähköisen tilausjärjestelmän kautta siten, että dokumentointi on jatkossa myös tilaajan käytettävissä. Vialliset ja virheellisesti toimitetut tuotteet voidaan palauttaa myyjälle rahtivapaasti. Myyjä korjaa virheellisen toimituksen vaihtamalla tuotteen oikeaan. Toimittaja ei laskuta tilaajaa virheellisestä ja palautetusta tuotteesta tai hyvittää tilaajan jo maksaman laskun tai vaihtaa tuotteen oikeaan. Tilaaja ilmoittaa virheellisestä tilauksesta välittömästi virheen havaittuaan ja sopii menettelytavoista virheellisen tilauksen korjaamiseksi. Virheellisesti tilatut tuotteet voidaan palauttaa toimittajalle. Tällöin tilaaja maksaa rahdin. 11. HINNAT Tarjoushinnat ovat arvonlisäverottomia kiinteitä nettohintoja. Tarjottavista tuotteista osa on nettohinnoiteltu. Muissa kuin nettohinnoitelluissa tuotteissa alennusprosentit tuoteryhmittäin ovat tuoteryhmä A x % tuoteryhmä B y % tuoteryhmä C z % jne... Hinnat ovat kiinteät hankinnan osalta vähintään 31.1.2016 saakka. Sen jälkeen hintaa voidaan todellisista, yksilöidystä ja perustellusta syystä tarkistaa korkeintaan kerran kalenterivuodessa sopimuskauden aikana hinnantarkistusneuvotteluin. Tuotehintojen laskiessa riittää toimittajan ilmoitus. Hinnan korotusaikeista käynnistetään hinnantarkistusneuvottelut. Mahdollisista hinnankorotusaikeista on ilmoitettava hankintapalvelukeskukselle /(kuntaan) viimeistään kolme (3) kuukautta ennen sen hetkisen hintakauden päättymistä. Hintojen muuttuessa myyjä toimittaa tilaajalle uuden hinnaston sähköisesti. Mahdollisesti tapahtuvien sopimushintojen tarkistuksen jälkeen puitejärjestelyssä mukana olevien toimittajien etusijajärjestys tarkistetaan uusien hintojen pohjalta jokaisen hinnantarkistuksen yhteydessä samalla periaatteella kuin varsinainen hankintaratkaisukin on tehty. Tästä seuraa se, että sopimushintaa koskeva hinnankorotus tai -alennus saattaa muuttaa toimittajien etusijajärjestystä kesken sopimuskauden. Hinnoissa sovelletaan halvimman hinnan periaatetta, jonka mukaan toimittaja sitoutuu siihen, että tuote myydään kunnille aina halvimmalla voimassa olevalla hinnalla. Esimerkiksi jos kuntien tarjouksen mukainen sopimushinta olisi kalliimpi kuin tuotteen määräaikainen alennus- /kampanjahinta, niin kunnat voivat ostaa tuotetta kampanjahinnalla niin kauan kuin kampanjahinta on voimassa.
Jos puitejärjestelyn puitteissa hankitaan tuotteita, joita ei ole tarjottu ja joiden hankinnan ehtoja ei siten ole kaikilta osin määritelty tarjouksessa ja tästä syystä ehtoja täsmennetään myöhemmin, niin tuotteen hinta voi olla enintään sama kuin se on toimittajan yleisillä markkinoilla myydyillä tuotteilla. Tuotteet, joista ei ole tarjouksessa annettu tarjoushintaa tulee alennuksen osalta olla suhteessa samansuuntainen kuin muut vastaavat tarjotut ko. tuoteryhmän tuotteet, eikä tuotteen hinta voi olla korkeampi kuin julkisesti muuten myytävän tuotteen hinta. 12. MAKSUEHTO, LASKUTUS JA VIIVÄSTYSKORKO Maksu suoritetaan maksuehdon mukaisesti laskutuksen pohjalta jälkikäteen, kun toimitus on hyväksytysti vastaanotettu. Laskua koskevat huomautukset tehdään 14 vrk:n kuluessa siitä, kun osapuoli sai tietoonsa laskun perusteet. Maksuehto on 30 pv netto laskun saapumisesta. Laskutuslisiä yms. lisämaksuja ei hyväksytä. Viivästyskorko voi olla enintään korkolain mukainen. 13. LASKUTUSLISÄT, TOIMITUS- JA KÄSITTELYMAKSUT YMS. LISÄT Laskutuksessa käytetään sähköistä laskutusta. Laskut toimitetaan annettujen ohjeiden mukaisesti seudulliselle talouspalvelukeskukselle (Tuusulan kuntaan). Laskutus suoritetaan tilauskohtaisesti. Laskutuslisiä, toimitus- ja käsittelymaksuja yms. lisiä ei peritä. 14. RAPORTOINTI Tilaajat sopivat raportoinnista myyjän kanssa. Myyjä toimittaa sopimuskauden toimituksista vuosittain tai pyydettäessä yhteenvedon, josta käy ilmi ostetut tuotteet, nimet ja kappalemäärät sekä hinnat yksilöityinä sekä toimituskohteet. Lisäksi tilaajat saavat pyytäessään excel-muotoisia raportteja tilatuista tuotteista ja hinnoista toimituskohteittain ja kunnittain. Raportointi tapahtuu sähköisesti. 15. SOPIMUSKAUSI Sopimuskausi alkaa, kun hankintasopimus on allekirjoitettu ja päättyy viimeistään 31.1.2019. Tilaajalla on oikeus irtisanoa puitesopimus päättymään kuuden (6) kuukauden irtisanomisajalla kuitenkin siten, että sopimus päättyy aikaisintaan 31.1.2017. 16. SOPIMUKSEN TÄYDENTÄMINEN TAI MUUTTAMINEN JA SOPIMUKSEN SIIRTO KOLMANNELLE OSAPUOLELLE Sopimusta koskevia vähäisiä yksityiskohtia, joista ei ole etukäteen erikseen sovittu tai tarjouspyynnössä tai tarjouksessa mitään todettu, voidaan sopia erikseen sillä edellytyksellä, että se ei luo osapuolille uusia velvollisuuksia tai aiheuta lisäkustannuksia. Sopimus voidaan siirtää kolmannelle osapuolelle, jos molemmat sopimusosapuolet sen hyväksyvät. 19. ALIHANKINTYÖN JA TILAAJAVASTUULAIN MUKAISET SELVITYKSET
Toimittaja voi teettää sopimukseen kuuluvia tehtäviään alihankkijalla. Toimittaja vastaa käyttämänsä alihankkijan osuudesta kuten omastaan. Toimittaja vastaa myös siitä, että alihankkija noudattaa omalta osaltaan toimittajalle asetettuja velvoitteita. Toimittajan on toimitettava tilaajavastuulain edellyttämät selvitykset, jos käyttää tai aikoo sopimuskauden aikana käyttää tilaajavastuulain tarkoittamaa alihankintatyötä, vuokratyövoimaa tai ulkomaalaista työvoimaa palvelun toteuttamisessa sillä tavalla, että tilaajavastuulain selvitysvelvollisuus toteutuu. Tilaajavastuulain edellyttämiä selvityksiä ovat tarjouspyynnön liitteessä 2 mainittujen todistusten ja selvitysten lisäksi selvitys alihankkijan tai vuokratyövoimaa tai ulkomaalaista työvoimaa työhön käyttävän työnantajan soveltamista työehtosopimuksesta tai keskeisistä työehdoista. Todistukset eivät saa toimitettaessa olla kolmea (3) kuukautta vanhempia ja ne on tilaajavastuulain mukaisesti uusittava aina 12 kuukauden välein sopimuskaudella. 20. SALASSAPITO, TIETOJEN ANTAMINEN JA ARKISTOINTI Tähän sopimukseen liittyvien asiakirjojen julkisuuteen, niistä tietojen antamiseen kolmannelle osapuolelle ja arkistointiin sovelletaan hankintalakia, viranomaisen toiminnan julkisuudesta annettua lakia sekä kuntalakia. 21. SOPIMUKSEN PURKAMINEN JA PURKUPERUSTEET SEKÄ SANKTIOT Jos tätä sopimusta jommankumman sopijapuolen toimesta olennaisesti rikotaan ja sopimuksen jatkamista on sopimusrikkomuksen luonne huomioiden pidettävä toisen sopijapuolen kannalta kohtuuttomana, on sopimus mahdollista purkaa. Sopijapuolilla on oikeus purkaa sopimus, jos toinen sopijapuoli olennaisesti rikkoo sopimusvelvoitteitaan eikä 14 päivässä korjaa laiminlyöntejään kirjallisesta huomautuksesta huolimatta. Kummallakin sopijapuolella on oikeus purkaa sopimus, jos sopimuksen täyttyminen ylivoimaisen esteen vuoksi tulee mahdottomaksi tai viivästyy oleellisesti. Tilaajalla on oikeus purkaa sopimus välittömin vaikutuksin, mikäli toimittajan olosuhteissa on tapahtunut olennainen muutos ja tilaaja osoittaa, ettei olisi tehnyt sopimusta toimittajan kanssa, mikäli kyseinen olosuhteiden muutos olisi ollut tilaajan tiedossa sopimuksentekohetkellä. Tällöin toimittajalla on oikeus saada täysimääräinen maksu sopimuksen päättymishetkeen mennessä toimitetuista tavaroista, mutta ei oikeutta muuhun korvaukseen purkamisen johdosta. Jos toimittaja joutuu konkurssiin, selvitystilaan tai muutoin sellaisiin taloudellisiin vaikeuksiin, että on syytä olettaa sopimusvelvoitteiden täyttämisen vaarantuvan, on tilaajalla oikeus purkaa sopimus välittömin vaikutuksin kokonaan tai määrätyiltä osin. Sopimuksen purkamisesta on ilmoitettava toiselle sopijapuolelle kirjallisesti ja purkamisilmoituksessa on ilmoitettava purkamisen perusteet. 22. YLIVOIMAINEN ESTE Ylivoimainen este on sopimuksen solmimisen jälkeen tapahtunut sellainen ennalta arvaamaton seikka, joka ei ollut osapuolten tiedossa sopimushetkellä ja joka estää tai tekee kohtuuttomaksi sopimukseen perustuvien velvoitteiden täyttämisen. Tällaisia ovat mm. tulipalo, luonnonmullistus, liikekannallepano, sota, kapina, takavarikko, muuttuneet uudet lainsäännökset tai viranomaismääräykset, vientilisenssien epääminen, käyttövoiman rajoitukset, valtakunnallinen
lakko tai työsulku tai näihin rinnastettava tekijä. Osapuoli ei voi vedota ylivoimaiseen tekijään, ellei hän ole antanut kirjallista ilmoitusta viipymättä siitä tiedon saatuaan ja viimeistään viikon kuluessa sen alkamisesta. 23. SOPIMUSERIMIELISYYKSIEN RATKAISEMINEN JA OIKEUSPAIKKA Sopimuserimielisyydet pyritään ratkaisemaan ensisijaisesti neuvottelemalla. Jos neuvottelemalla ei päästä yhteisymmärrykseen, ratkaistaan asia Hyvinkään käräjäoikeudessa. 24. MUUT EHDOT Sopimuksen tulkinnassa noudatetaan asiakirjojen etusijajärjestyksen osalta seuraavaa toisiaan täydentävää tulkintajärjestystä: 1. Sopimus 2. Hankintapäätös 3. Tarjouspyyntö liitteineen 4. Toimittajan tarjous liitteineen 5. Julkisten hankintojen yleiset sopimusehdot tavarahankinnoissa (JYSE 2014 Tavarat) soveltuvin osin 6. Toimittajan tarjous liitteineen tarjouspyynnön mukaisessa laajuudessaan Tästä sopimuksesta on laadittu kaksi yhtäpitävää kappaletta, yksi kullekin sopijapuolelle. Päiväys ja allekirjoitukset: Paikka ja aika Nurmijärvellä xx.xx.2015 Nurmijärven kunta/ Seudullinen hankintapalvelukeskus Yritys X Kari Ylitie Hankintajohtaja Sopimuksen liitteet: Tarjouspyyntö liitteineen Toimituspisteet ja yhteyshenkilöt kunnittain