Jämsän kaupungin hankintaohje

Jämsän kaupungin hankintaohje Hankintajohtoryhmä: 20.3.2013, 22.5.2013, 5.9.2013, 10.10.2013 ja 11.12.2013, 6.2.2014 Kaupungin johtoryhmä: 20.1.2014 Jämsän kaupunki Kaupunginhallitus xx.xx.2014 liite 6

Sisällysluettelo 1 Johdanto... 2 2 Yleiset hankintaperiaatteet... 3 2.1 Työllistävien sosiaalisten kriteerien käyttäminen... 3 3 Hankintojen ohjaaminen ja päätösvalta Jämsässä... 4 4 Kynnysarvot kansallisissa ja EU-hankinnoissa ja hankintamenettelyt... 5 4.1 Hankintaprosessi... 6 5 Pienhankintaohje... 7 5.1 Hankintoja ja pienostoja tekevät... 7 5.2 Pienhankinnoissa käytettävät hankintamenettelyt... 8 5.3 Hankintalaista sovelletut pienhankintojen kilpailuttamismenettelyt... 8 5.3.1 Kevyt rajoitettu neuvottelumenettely (markkinatilanne tuttu!)... 8 5.3.2 Kevyt neuvottelumenettely (nopea hankintatarve, markkinatilanne tuttu!)... 8 5.4 Päätöksenteko... 10 5.5 Osto-ohje vähäisissä pienhankinnoissa, suorat pienostot käytännössä... 10 5.6 Sisäinen valvonta ja muutoksenhakumenettely... 11 5.7 Erityisalojen hankintalaista sovelletut pienhankintojen kilpailuttamismenettelyt... 11 6 Hankintapäätös ja sen täytäntöönpano... 12 6.1 Hankintapäätös... 12 6.2 Esteellisyys... 12 6.3 Pöytäkirjaus... 12 6.4 Hankintapäätöksen toimeenpano... 13 6.5 Oikeusturvakeinot... 13 7 Hankinta-asiakirjojen julkisuus hankintaprosessin eri vaiheissa... 14 7.1 Tarjouspyyntövaihe... 14 7.2 Tarjousten käsittelyvaihe... 14 7.3 Hankintapäätöksen jälkeinen aika... 15 8 Sopimusmenettelyt... 16 9 Hankinta-asiakirjojen arkistointi... 17 Liitteet: Liite 1: Jämsän kaupungin hankintaprosessin kaavio Liite 2: Hankinnan ennakoidun arvon laskeminen Liite 3: Taulukkoyhteenveto hankintamenettelyistä erikokoisissa hankinnoissa Liite 4: Hankintapäätöksen toimeenpano Liite 5: Taulukkoyhteenveto muutoksenhausta Liite 6: Vuokaavio avoimesta hankintamenettelystä Liite 7: Vuokaavio rajoitetusta hankintamenettelystä Liite 8: Vuokaavio neuvottelumenettelystä Liite 9: Kuvaus työllistävistä sosiaalisista kriteereistä Liite 10: Esimerkki tarjouspyynnön sisällöstä

Jämsän kaupungin hankintaohje 2014 2 Jämsän kaupungin hankintaohje 1 Johdanto Tämä hankintaohje sitoo koko Jämsän kaupunkikonsernia. Kuntien, kuntayhtymien ja muiden kunnallisten hankintayksiköiden on hankinnoissaan noudatettava lakia julkisista hankinnoista (348/2007) eli hankintalakia, sekä sitä täydentävää asetusta (614/2007). Vesi- ja energiahuollon sekä liikenteen ja postipalvelujen alalla toimivien yksiköiden hankintoja koskee ns. erityisalojen hankintalaki (349/2007). Hankintalain tarkoittama julkinen hankinta on kuntaorganisaation ulkopuolelta tapahtuvaa tavaroiden ja palvelujen ostamista ja urakalla teettämistä. Kaupunkikonsernin sisäisiin hankintoihin ei sovelleta hankintalakia eikä niissä ei ole kilpailuttamisvelvollisuutta. Jämsän kaupungissa noudatettavat hankintaohjeet koostuvat tästä ohjeesta ja Suomen Kuntaliiton julkaisusta Kuntien yleiset hankintaohjeet 2010. Kuntaliiton yleisissä hankintaohjeissa on kuvattu kattavasti kunnallisissa hankinnoissa lain perusteella noudatettavat yleiset periaatteet ja menettelytavat. Tässä Jämsän kaupungin hankintaohjeessa annetaan eräitä käytännön työssä tarpeellisiksi osoittautuneita hankintalakia ja em. yleisiä ohjeita täydentäviä lisäohjeita ja yhteisiä paikallisia menettelytapoja ja toimintamalleja Jämsän kaupungin hankintatoimintaa ohjaa: - Hankintalaki, Laki julkisista hankinnoista (348/2007) - Erityisalojen hankintalaki, Laki vesi- ja energiahuollon, liikenteen ja postipalvelujen alalla toimivien yksiköiden hankinnoista (349/2007) - Kuntalaki (365/1995). - Julkisuuslaki, Laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta (621/1999). - Kuntaliiton yleiset hankintaohjeet 2010 - Jämsän kaupungin hallintosääntö 1.1.2013 - talousarviovuoden talousarvio - Jämsän kaupungin talousarvion sitovuussäännöt ja täytäntöönpano-ohjeet - Jämsän kaupungin konserniohje - Eri yhteishankintasopimukset. Käytännössä hankintaohjeiden merkitys korostuu kansalliset kynnysarvot alittavien hankintojen kohdalla, joihin ei sovelleta hankintalakia. Tässä hankintaohjeessa annetaan toimintaohjeita myös kansalliset kynnysarvot ylittäviin hankintoihin, joiden kohdalla on lisäksi otettava huomioon mahdolliset hankintalain ja -asetuksen yksityiskohtaiset velvoitteet. EU:n hankintadirektiiviuudistus on EU-parlamentin käsittelyssä marraskuussa 2013 ja tähän pohjautuva Suomen hankintalain uudistus tullee voimaan vuoden 2016 alussa. Kynnysarvot vahvistetaan kahden vuoden jaksoittain ja uudet tulevat voimaan 1.1.2014 alkaen.

Jämsän kaupungin hankintaohje 2014 3 2 Yleiset hankintaperiaatteet Kunnan hankintoja ohjaavat julkisia hankintoja koskeva lainsäädäntö sekä siihen liittyvä oikeuskäytäntö. Hankintalain periaatteina ovat olemassa olevien kilpailuolosuhteiden hyödyntäminen sekä tarjoajien tasapuolinen ja syrjimätön kohtelu sekä avoimuus. Sen soveltamiseen kuuluvat kuntien ja muiden julkisyhteisöjen tavara-, palvelu- ja urakkahankinnat, jotka ylittävät kansalliset kynnysarvot tai EU-kynnysarvot. Säätämällä kansalliset kynnysarvot ja jättämällä kansalliset kynnysarvot alittavat hankinnat hankintalainsäädännön soveltamisen ulkopuolelle on pyritty yksinkertaistamaan hankintamenettelyjä sekä vähentämään hallinnollisia kustannuksia pienissä hankinnoissa. Kansallisen kynnysarvon alittavissa hankinnoissa tulee noudattaa hyvän hallinnon yleisiä periaatteita, jotka takaavat tarjoajille tasapuolisen ja syrjimättömän kohtelun. Kaikissa hankinnoissa pyritään mahdollisuuksien mukaan turvaamaan pienten ja keskisuurten yritysten osallistumis- ja menestymismahdollisuudet tarjouskilpailuihin. Hankintatoiminnan tavoitteena on hankkia tavarat ja palvelut laadukkaasti, tarkoituksenmukaisesti ja kustannustehokkaasti. Huomiota on kiinnitettävä suunnitelmallisiin hankintakäytäntöihin ja hankintojen kokonaisprosessin (valmistelu kilpailutus päätöksenteko tiedoksianto sopimus sopimuksen valvonta) sujuvuuden hallintaan. Hankintojen tulee olla kaikilla toimialoilla suunnitelmallista ja selkeästi vastuutettua toimintaa. Kaupunginhallitus hyväksyy vuosittain talousarvion täytäntöönpano-ohjeet, joissa vahvistetaan mm. eri organisaatiotasojen hankintavaltuudet. Hankinnoissa noudatettavasta sopimusmenettelystä on säädetty erikseen mm. oikeustoimilaissa ja kauppalaissa. Hankintasopimukset voidaan laatia käyttäen hyväksi julkisten hankintojen yleisiä sopimusehtoja tai hankinnan laadun edellyttämiä palvelutai rakennusalan yleisiä sopimusehtoja. Sopimusehtoja käytettäessä on varmistauduttava niiden soveltuvuudesta kyseiseen hankintaan. 2.1 Työllistävien sosiaalisten kriteerien käyttäminen Hankintayksikkö voi ottaa hankinnoissaan huomioon erilaisia yhteiskunnallisia ja sosiaalisia vaatimuksia. Sosiaalisesti kestävä kehitys turvaa kaikkien ihmisten tasaarvoa ja hyvinvointia sekä edistää vaikeasti työllistyvien henkilöiden työllistymistä. EU-komission julkaisun (2011) Sosiaalinen ostaminen: Opas sosiaalisten näkökohtien huomioonottamisesta julkisissa hankinnoissa mukaan sosiaalisia näkökohtia ovat mm. työ- ja ihmisoikeuksien kunnioittaminen, sosiaalisen osallisuuden tukeminen, pkyritystoiminnan edistäminen, tasa-arvoisten mahdollisuuksien tukeminen, esteettömyys, reilu kauppa sekä laajempi vapaaehtoinen yritysten yhteiskuntavastuun noudattaminen. Julkisten hankintojen kautta ja sosiaalisten kriteereiden avulla on mahdollista edistää vaikeasti avoimille työmarkkinoille työllistyvien ihmisten, kuten pitkäaikaistyöttömien, ammattikoulutusta vailla olevien nuorten, vajaakuntoisten, vammaisten työllistymistä

Jämsän kaupungin hankintaohje 2014 4 ja työharjoittelupaikkojen saamista nuorille. Tarjouspyynnössä (tekniset eritelmät) ja/tai sopimusluonnoksessa (hankintasopimuksen toteuttamista koskevat lausekkeet) voidaan asettaa kaikille tarjoajille velvoite sitoutua työllistämään tietty määrä vaikeasti työllistyviä hankinnan kohteen mukaiseen toimintaan. Työllistämisvelvoite voidaan määrätä myös tiettynä % -osuutena hankinnan kokonaisarvosta. Esim. nuorten, maahanmuuttajien ja vammaisten työllistäminen hankintojen kautta yhdistää kaupungin työllistämistavoitteet yhteen talouden tasapainottamis- tavoitteiden kanssa. Työllistäminen hankintojen kautta on kaupungille kokonaistaloudellisesti edullista, vaikka hankintoihin käytettävät menot joissakin tapauksissa kasvaisivat. Jokainen uusi työpaikka vähentää kaupungin työmarkkinatuki- sekä toimeentulotukimenoja, vammaisten kohdalla myös muita kunnanlakisääteisistä velvoitteista syntyviä kuluja. Työllistyminen vähentää tutkitusti myös kunnallisen sosiaali- ja terveystoimen palvelujen käyttöä. Työ- ja elinkeinoministeriö on marraskuussa 2013 julkaissut oppaan Sosiaalisesti vastuulliset hankinnat, jossa kuvataan sosiaalisesti vastuullisten hankintojen hyötyjä ja pyritään esittelemään mahdollisimman käytännönläheisesti julkisten hankintayksiköiden mahdollisuuksia ottaa huomioon sosiaalisia näkökohtia julkisissa hankinnoissa. Jämsän kaupungin toimialoille suositellaan, että hankintojen suunnittelun yhteydessä selvitetään ja arvioidaan sosiaalisten kriteerien käyttömahdollisuudet suunnitellun hankinnan yhteydessä. Liitteessä 9 on laajempi kuvaus työllistävien sosiaalisten kriteerien käyttämisestä. 3 Hankintojen ohjaaminen ja päätösvalta Jämsässä Jämsässä on käytössä hankintojen keskittämisen ja hajauttamisen yhdistelmä eli hybridimalli, jossa palvelujen tilaaminen on hajautettu koko kaupunkiorganisaatioon samoin kuin vastuu hankintojen kilpailuttamisesta. Erityinen haaste hankintojen ohjaamiselle on se, että kaupungin hankinnoista suurin osa on ns. epäsuoria hankintoja, jotka tyypilliseen tapaansa ovat hajaantuneet laajasti organisaation eri osiin ja niistä on vaikea saada luotettavaa tietoa johtamisen ja ohjaamisen tueksi. Hallintosäännön 11 :n mukaan kaupungilla on hankintajohtoryhmä. Johtoryhmän tehtävänä on koordinoida kaupungin hankintaprosesseja ja hankintojen toteuttamista, yhtenäistää hankintaan liittyviä käytäntöjä ja prosesseja sekä kehittää kaupungin hankintaosaamista. Hankintapalvelut/hankintajohtaja osallistuu asiantuntijana kaupungin eri toimialojen hankinta-asiakirjojen ja hankintaprosessien valmisteluun sekä avustaa tarjousten vertailussa ja päätösehdotusten valmistelussa. Hankintajohtaja on kaupungin hankintajohtoryhmän pysyvä jäsen. Hankintajohtajan erityisenä tehtävänä on valmistella kaupungin hankintastrategiaa ja hankintaohjeet, kehittää ja koordinoida kaupungin hankintatointa sekä ostopalvelusopimusten toteutumisen seurantaa yhteistyössä kaupungin eri toimialojen hankinnoista vastaavien viranhaltijoiden kanssa.

Jämsän kaupungin hankintaohje 2014 5 Hankintapäätöksenteko on hajautettu eri toimialoille, mutta volyymituotteiden osalta on hankinnat joko keskitetty materiaalikeskukseen (esim. Soten hoitotarvikkeet, toimistotarvikkeet jne.) tai on solmittu puitesopimuksia (esim. toimistokalusteet, polttoaineet jne.) Voimassa olevat puitesopimukset tullaan kokoamaan vuosittaisen hankintasuunnitelman liitteeksi. Kaikki ICT-hankinnat suoritetaan tietohallintoyksikön kautta ja niitä koordinoi tietohallintopäällikkö ja hänen tukenaan ICT-johtoryhmä. Hankinnat perustuvat kaupungin toimialojen tilaukseen, toimialat tekevät talousarvioonsa määrärahavarauksen hankintoja varten. Tietohallinnon tehtävänä on kaupungin ICT-toimintojen (tarvittavat ohjelmistot/ohjelmistolaajennukset, lisenssit, laitteet ja tietoliikenneyhteydet) järjestäminen, kehittäminen ja uudistaminen. 4 Kynnysarvot kansallisissa ja EU-hankinnoissa ja hankintamenettelyt Hankintalaki jakaa hankinnat kahteen osaan: kansalliseen menettelyn ja EUmenettelyn piiriin. Kolmas ryhmä on hankintalain määräämät kynnysarvot alittavat ns. pienhankinnat, joista jäljempänä tarkempi ohjeistus (pienhankintaohjeet). Noudatettava menettely määräytyy hankinnan arvon (alv 0 %) mukaan. EU-kynnysarvot (HL 15 ) määrätään kahden vuoden välein. Vuoden 2013 loppuun saakka voimassa olevat kynnysarvot ovat: Kansalliset kynnysarvot: Tavara ja palveluhankinnat 30.000 Liite B: Sote- ja eräät koulutushankinnat 100.000 Rakennusurakat 150.000 Suunnittelukilpailut 30.000 Terveydenhoito- ja sosiaalipalvelujen (Liite B) hankinnassa noudatetaan aina kansallista menettelyä hankinnan arvosta riippumatta. Jälki-ilmoitusvelvollisuus koskee kuitenkin myös EU-kynnysarvon ylittäviä sote -hankintoja. EU-kynnysarvot: Tavara ja palveluhankinnat 211.000 Rakennusurakat 5.278.000 Erityisalojen hankintalain mukaiset kynnysarvot: Tavara ja palveluhankinnat 422.000 Rakennusurakat 5.278.000 Vesi- ja energiahuollon ja liikenteen alalla toimivienyksiköiden on kilpailutettava erityisalojen hankintalain (349/2007) 12 :ssä tarkoitetut EU-kynnysarvot ylittävät hankintansa erityisalojen hankintalain mukaisesti. Kynnysarvot ylittävistä hankinnoista on aina tehtävä julkinen hankintailmoitus HILMAporttaalissa ja Jämsän kaupungin www-sivujen Kuulutukset-välilehdellä.

Jämsän kaupungin hankintaohje 2014 6 Hankintamenettelyt Hankinnoissa käytettävät kilpailuttamismenettelyt määritellään hankintalain 5 :n 10 18 kohdissa. Hankinnoissa on käytettävä ensisijaisesti avointa tai rajoitettua menettelyä. Muita hankintamenettelyjä voidaan käyttää vain hankintalain 24 ja 65 :ssä säädetyin edellytyksin. Hankintalain lisäksi eri hankintamenettelyjen käyttöä kuvataan yksityiskohtaisesti mm. Suomen Kuntaliiton vuonna 2010 julkaisemissa Kuntien yleisissä hankintaohjeissa. Alle kynnysarvojen jäävissä ns. pienhankinnoissa noudatetaan hankintalain 2 :ssä kuvattuja periaatteita syrjimättömyydestä, avoimuudesta jne. ja tämän hankintaohjeen kappaleessa 5 annettuja pienhankintaohjeita. Vuokaaviot avoimesta, rajoitetusta ja neuvottelumenettelyistä ovat liitteissä 6 7. 4.1 Hankintaprosessi Hankintaprosessiin on sisällyttävä seuraavat vaiheet - Tarpeen toteaminen - Hankinnalle on olemassa määräraha - Hankinnan suunnittelu - Hankinnan luokittelu (EU-, kansallinen vai pienhankinta) - Tarjouspyynnön laadinta ja julkaiseminen - Tarjousten vastaanotto - Tarjousten avaaminen - Tarjoajien kelpoisuuden arviointi - Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden arviointi - Tarjousten vertailu ja mahdollinen pisteytys - Hankintapäätös - Hankintasopimus - Tilatun palvelun tai tavaran vastaanotto - Laskun maksu - Sopimuksen toteutumisen seuranta Liite 1: Jämsän hankintaprosessin kuvaus Varsinaisia tarjouspyyntömalleja ei esitetä tässä ohjeessa, mutta liitteenä on hankintakohteiden moninaisuuden vuoksi esimerkkiluettelo tarjouspyynnön sisällöstä. Liite 10. Hankintaan liittyvät asiakirjat ja päätökset dokumentoidaan arkistosäännön mukaisesti. Olennainen osa hankintaprosessia on myös sopimuksen aikainen yhteistyö toimittajan kanssa ja sopimuksen toteutumisen seuranta. Sopimuksiin on aina kirjattava menettelytavat niitä tilanteita varten, joissa voidaan todeta, että kaikki ei mene sovitulla tavalla. Sopimuksessa sovittuja reklamointimenettelyjä on myös käytettävä aina käytettävä ja kaikista reklamoinneista ja yhteydenotoista on jäätävä kirjallinen dokumentti.

Jämsän kaupungin hankintaohje 2014 7 Dokumentoitava vähintään: - virheen laadun ja sisällön kuvaus - tieto, miten ja milloin virhe on havaittu - tieto, onko virheestä reklamoitu ja milloin - annettujen korjauskehotusten määrä ja ajankohta - tieto, onko virhe korjattu kohtuullisessa ajassa - tieto, kuka on valvonut asiaa jne. 5 Pienhankintaohje Kansallisen kynnysarvon alittavat pienhankinnat tulee pääsääntöisesti kilpailuttaa ja hyödyntää olemassa olevat kilpailuolosuhteet. Pienhankinnat eivät kuulu hankintalain soveltamisalaan, mutta niitä toteutettaessa tulee noudattaa hankintalain henkeä, muun lainsäädännön velvoitteita ja hyvää hallintotapaa. Kaikissa hankinnoissa on noudatettava hankinnan suuruudesta riippumatta avoimuuden, tasapuolisuuden ja syrjimättömyyden sekä suhteellisuuden periaatetta. Tarjouksentekijöitä on kohdeltava ja saatuja tarjouksia käsiteltävä näiden periaatteiden mukaisesti myös pienhankinnoissa. Menettelytavat pienhankintojen kilpailuttamisessa voivat olla vapaamuotoisempia ja joustavampia kuin kansallisen kynnysarvon ylittävissä hankinnoissa. Järjestettäessä tarjouskilpailua pienhankinnasta, tulee menettelytapa ja tarjouskilpailun laajuus suhteuttaa hankinnan suuruuteen ja kilpailuttamisen kautta saavutettavissa olevaan hyötyyn. Pienhankinnoilla tarkoitetaan hankintalaissa ns. kansalliset kynnysarvot alittavia alle 30.000 euron tavara- ja palveluhankintoja, alle 100.000 euron sosiaali- ja terveyspalvelujen hankintoja ja alle 150.000 euron rakennusurakoita. Nämä pienhankinnat on jätetty hankintalain soveltamisalan ulkopuolelle, jotta voitaisiin yksinkertaistaa hankintamenettelyä ja vähentää hallinnollisia kustannuksia pienhankinnoissa. Kielto jakaa hankintoja keinotekoisesti (HL 20 ) koskee eniten juuri pienhankintoja eli kynnysarvoilla ei saa keinotella hankintalain kilpailuttamisvelvoitteiden välttämiseksi. Hankinnan arvon laskemisen perustana on koko hankintasopimuksen voimassaolon ajalta kertyvä hankintojen kokonaisarvo. Hankinnan ennakoidun arvon laskeminen ohjeistetaan hankintalain 17 :ssä. Esimerkiksi leasingsopimuksen hankinta-arvo lasketaan yhteen koko sopimuskaudelta, myös mahdollinen lunastusarvo. Tiivistelmä ennakoidun arvon laskemisesta on liitteessä 2. 5.1 Hankintoja ja pienostoja tekevät Talousarvion sitovuusohjeissa vahvistetaan hankintavaltuudet eri organisaatiotasoille ja pääoma- ja käyttötaloushankinnan euroraja. Jämsässä 10.000 euron (alv 0 %) ja sitä suuremmat hankinnat ovat investointeja eli pysyviksi vastaaviksi kirjattavaa käyttöomaisuutta. Tulosalueen esimies päättää alle 30.000 euron tavara- ja palveluhankinnasta, rakennusurakasta ja suunnittelusta. Tulosyksikön/kustannuspaikan esimies päät-

Jämsän kaupungin hankintaohje 2014 8 tää alle 10.000 euron hankinnasta. Isommista hankinnoista päättää ao. lautakunta, liikelaitoksen johtokunta tai kaupunginhallitus. 5.2 Pienhankinnoissa käytettävät hankintamenettelyt Taulukkomuotoinen tiivistelmä euromäärältään erikokoisissa hankinnoissa käytettävistä hankintamenettelyistä on liitteessä 3. Pienhankinnoissa voidaan käyttää kevennettyjä hankintamenettelyjä ja suoraa ostoa jäljempänä tässä ohjeessa kuvatuin edellytyksin ja menettelytavoin. 5.3 Hankintalaista sovelletut pienhankintojen kilpailuttamismenettelyt Pienhankinnoissa (10.000 30.000 ) voidaan käyttää kevyttä rajoitettua menettelyä, sovellettua avointa menettelyä tai kevyttä neuvottelumenettelyä. Tarkoituksenmukaisin menettely valitaan tapauskohtaisen harkinnan mukaan. 5.3.1 Kevyt rajoitettu neuvottelumenettely (markkinatilanne tuttu!) Menettelyssä pyydetään tarjouksia potentiaalisiksi arvioiduilta tai etukäteen hyviksi ja luotettaviksi tiedetyiltä toimittajilta. Hankintaprosessi on pääpiirteissään seuraava: 1. Hankinnan kohteen määrittely 2. Sopivien tarjoajien valinta (vähintään 3 5 palvelu- tai tavarantoimittajaa) - hankintayksikön markkinatiedon perusteella - täydentävä kevyt markkinakartoitus, mikäli markkinatietoa ei ole 3. Tarjouspyyntöjen lähettäminen soveltuville toimittajille - jos valintaperusteena käytetään hinnan lisäksi myös muita tekijöitä, ne on esitettävä tarjouspyynnössä - tarjousasiakirjat voidaan toimittaa ja vastaanottaa sähköpostilla - tapauskohtaisesti arvioiden pyydetään tarjoajalta kirjallinen vakuutus siitä, ettei häntä rasita hankintalain 53 :ssä mainittu pakollinen poissulkemisperuste tai 54 :n mukainen harkinnanvarainen poissulkemisperuste (= tilaajavastuulain mukaan selvitettävät asiat) 4. Tarjouksen tekemiselle varattava riittävä aika (vähintään 14 pv) 5. Tarjousten vastaanotto dokumentoidaan 6. Tarjousten vertailu - tarjoukset vertaillaan tarjouspyynnössä ilmoitettuja perusteita käyttäen - tarjousten vertailu dokumentoidaan 7. Hankintapäätös - kirjallinen, perusteltu hankintapäätös - tieto asianosaisille oikaisuvaatimusohjeineen (kunnallinen oikaisuvaatimus, ei valitusoikeutta markkinaoikeuteen) 8. Sopimus/tilaus - pienhankinnoissa erillinen sopimus ei ole pakollinen, tarve harkitaan tapauskohtaisesti 5.3.2 Kevyt neuvottelumenettely (nopea hankintatarve, markkinatilanne tuttu!)

Jämsän kaupungin hankintaohje 2014 9 Pienhankinnoissa voidaan käyttää kevyttä neuvottelumenettelyä tilanteissa, kun hankintatarpeen ratkaisemiseksi löytyy vaihtoehtoja ja hankinta on toteutettava nopealla aikataululla. Hankintaprosessi pääpiirteissään: 1. Määritellään tarve ja hankintaan liittyvät tavoitteet neuvottelujen pohjaksi 2. Suoritetaan tarvittaessa kevyt markkinakartoitus 3. Käydään neuvottelut hankinnan toteuttamiseksi esim. puhelimitse ja/tai sähköpostitse vähintään kolmen soveltuvan toimittajan kanssa. Tarvittaessa lähetetään kirjallinen tarjouspyyntö 4. Tarjoajilta saadut tiedot dokumentoidaan: - kilpailuttava organisaatio ja hankinnasta vastaava henkilö - tarjoava yritys ja sen yhteyshenkilö - kontaktipäivä - tarjottu tuote tai palveluratkaisu - tarjottu hinta - yhteenveto tarjotuista ratkaisuista (tarjousten vertailu) - tapauskohtaisesti arvioiden pyydetään tarjoajalta kirjallinen vakuutus siitä, ettei häntä rasita hankintalain 53 :ssä mainittu pakollinen poissulkemisperuste tai 54 :n mukainen harkinnanvarainen poissulkemisperuste (= tilaajavastuulain mukaan selvitettävät asiat) 5. Perusteltu kirjallinen hankintapäätös - tieto asianosaisille oikaisuvaatimusohjeineen (kunnallinen oikaisuvaatimus, ei valitusoikeutta markkinaoikeuteen 5.3.1 Sovellettu avoin menettely Avointa menettelyä käytetään tilanteissa, joissa hankintayksiköllä ei ole lainkaan tai riittävässä määrin tietoa tarjoajista ja markkinoista. Hankintaprosessi pääpiirteissään: 1. Hankinnan kohteen määrittely 2. Hankinnasta ilmoittaminen (HILMA, sanomalehti, internet-sivut tms.) - noudatettava suhteellisuuden periaatetta ilmoitettaessa 3. Tarjouspyyntöjen lähettäminen - tarjouspyynnöt lähetetään tiedossa oleville ja niille tarjoajille, jotka sitä ilmoituksen perusteella pyytävät - tarjoajia koskevat vaatimukset (kelpoisuusehdot) esitetään tarjouspyynnössä - jos valintaperusteena käytetään hinnan lisäksi myös muita tekijöitä, on ne esitettävä tarjouspyynnössä - tarjousasiakirjat voidaan toimittaa sähköpostilla - tapauskohtaisesti arvioiden pyydetään tarjoajalta kirjallinen vakuutus siitä, ettei häntä rasita hankintalain 53 :ssä mainittu pakollinen poissulkemisperuste tai 54 :n mukainen harkinnanvarainen poissulkemisperuste (= tilaajavastuulain mukaan selvitettävät asiat) 4. Tarjousten tekeminen - varattava riittävä aika (vähintään 14 pv), voidaan pyytää sähköpostilla viralliseen osoitteeseen. 5. Tarjousten vastaanotto dokumentoidaan 6. Tarjoajien soveltuvuuden arviointi ja tarjousten vertailu - tarjoajia arvioidaan ilmoitettuja soveltuvuusperusteita käyttäen - tarjoukset vertaillaan tarjouspyynnössä ilmoitettuja perusteita käyttäen - tarjousten vertailu dokumentoidaan

Jämsän kaupungin hankintaohje 2014 10 7. Hankintapäätös - kirjallinen, perusteltu päätös - tieto asianosaisille oikaisuvaatimusohjeineen (kunnallinen oikaisuvaatimus, ei valitusoikeutta markkinaoikeuteen) 8. Sopimus/tilaus - pienhankinnoissa erillinen sopimus ei ole pakollinen, tarve harkitaan tapauskohtaisesti 5.4 Päätöksenteko Edellä kuvatuissa kevennetyissä hankintamenettelyissä hankinnasta tehdään aina erillinen hallintosäännön tai talousohjeistuksen mukainen valituskelpoinen ja perusteltu päätös. Pienhankintaa koskeva päätöksen vähimmäissisältö: - tieto hankinnan kohteesta - hankinnan arvo - tarjouksen valintaperuste - tarjouskilpailun voittaja - voittajan valinnan perustelut - jos kyseessä on suorahankinta, sen perusteet 5.5 Osto-ohje vähäisissä pienhankinnoissa, suorat pienostot käytännössä Suorahankinnassa hankintasopimus tehdään yhdentoimittajan kanssa ilman tarjouskilpailua. Myös suorissa ostoissa ja vähäisissä pienhankinnoissa täytyy suhteellisuusperiaate huomioon ottaen hyödyntää kilpailua ja markkinoilla olevaa tarjontaa. Vähäinen pienhankinta voidaan tehdä ilman kilpailutusta suorana ostona mikäli kevyestäkin kilpailuttamisesta aiheutuvien työ- ja muiden kustannusten arvioidaan ylittävän saavutettavissa olevan taloudellisen hyödyn. Vähäisenä pienhankintana voidaan pitää: - tavara- ja palveluhankinnoissa sekä rakennusurakoissa alle 10.000 euron (alv 0 %) hankintaa - suunnittelupalveluhankinnat alle 20.000 euron (alv 0 %) hankintaa - rakennusurakoissa alle 40.000 euron (alv 0 %) hankintaa Tämä euromääräinen hankintaraja vahvistetaan talousarvion täytäntöönpano-ohjeissa Alle 2.000 euron hankinnat - Tarjouspyyntö, kysely 2 4 yritykselle voidaan tehdä suullisesti, puhelimitse, sähköpostitse jne ilman yleisesti nähtäville pantua tarjouspyyntöä - pyritään hyödyntämään paikallinen tarjonta ja kilpailuolosuhteet - valintaperusteena alhaisin hinta ja/tai hankkijan arvio kokonaistaloudellisuudesta - ei varsinaista viranomaispäätöstä

Jämsän kaupungin hankintaohje 2014 11 - hankinnasta dokumentoidaan kirjapidon tositteen osaksi kustannuspaikan nimi, kilpailuttamisen / hankinnan tekemiseen oikeutetun työntekijä/viranhaltijan nimi ja virkanimike, tarjoavan/myyvän yrityksen nimi ja yhteyshenkilö, kontaktipäivä ja hinta. 2.000 10.000 euron hankinnat - Tarjouspyyntö lähetetään pääasiassa sähköpostitse 3 5 yritykselle - tarjouspyyntö voidaan julkaista myös kaupungin www-sivuilla - tarjoukset lähetettävä sähköpostitse tarjouspyynnössä ilmoitetun hankkijan osoitteeseen - kirjallinen päätös tai dokumentointi kuten alle 2.000 euron hankinnassa Huom: Suora osto pienhankinnoissa ei ole sama asia kuin kynnysarvon ylittävissä hankinnoissa hankintalain mukainen suorahankinta, jonka käytölle on säädetty omat perusteensa. Suora osto on eri asia kuin tilaus, joka tehdään jo kilpailutetun puitesopimuksen puitteissa! 5.6 Sisäinen valvonta ja muutoksenhakumenettely Hankintojen tarkoituksenmukaisuutta ja taloudellisuutta seurataan hallintosäännön määrittelemien vastuiden sekä talousarvion sitovuudesta ja sisäisen valvonnan toteuttamisesta annettujen ohjeiden mukaisesti. Viranhaltijapäätökset annetaan myös tiedoksi ao. sektorilautakunnalle. Pienhankintapäätöksiin voidaan hakea muutosta kuntalain 89 :n mukaisesti (tarkoituksenmukaisuus- ja laillisuusperusteet) ja oikaisuvaatimukseen annetusta päätöksestä voi valittaa edelleen hallinto-oikeuteen. Hankintapäätöksen täytäntöönpanon ajoitusta on harkittava tapauskohtaisesti mahdollisen muutoksenhaun todennäköisyys arvioiden. 5.7 Erityisalojen hankintalaista sovelletut pienhankintojen kilpailuttamismenettelyt Sen lisäksi mitä edellä on kirjattu ns. kevennetyistä hankintamenettelyistä, annetaan seuraava tarkentava ohjeistus vesi- ja energiahuollon, liikenteen ja postipalvelujen alalla toimivienyksiköiden hankinnoista annetun lain (349/2007) mukaisiin hankintoihin. Tämä koskee Jämsän kaupunkikonsernissa Jämsän Vesi liikelaitosta ja Jämsän Aluelämpö Oy:tä. Alle 30.000 hankinta: hankitaan edullisimmalla tavalla siten, että tilaus ja tilausvahvistus on dokumentoitu esim. sähköpostitse. 30.000 50.000 hankinta: kevennetty kilpailutus kuten edellä on kuvattu. 50.000 422.000 hankinta: kirjallinen tarjouspyyntö ja hankintaprosessi, oikaisuvaatimusmenettely, ohjaus hankintaoikaisun tekemiseen, HILMA-ilmoitus pääsääntöisesti.

Jämsän kaupungin hankintaohje 2014 12 6 Hankintapäätös ja sen täytäntöönpano 6.1 Hankintapäätös Valituskelpoinen ja perusteltu hankintapäätös tehdään aina, kun hankinnan arvo on 2 000 tai yli, riippumatta siitä onko kyseessä tarjouskilpailun tai suorahankinnan perusteella tehtävä päätös. Suorahankintapäätöksen perusteluista on aina käytävä ilmi myös se, miten hankinnassa on huomioitu paikalliset kilpailutusmahdollisuudet. Perustellun hankintapäätöksen tekee se, jolla siihen on hallinto- ja/tai johtosäännön mukaan oikeus. Esityslistalla olevan hankintapäätösasian julkisuudesta noudatetaan tarkemmin luvussa 7. Hankinta-asiakirjojen julkisuus esitettyä menettelytapaa. 6.2 Esteellisyys Tarjouksen tekemiseen, hankintaa koskevan sopimuksen ja tuotteen tai palvelun tarkistamiseen osallistuvan henkilön tulee olla esteetön. Esteellisyydestä hankintaasioissa on voimassa, mitä siitä on erikseen säädetty kuntalaissa ja hallintolaissa. 6.3 Pöytäkirjaus Hankintayksikön on tehtävä ehdokkaiden tai tarjoajien asemaan vaikuttavista välivaiheen ratkaisuista sekä tarjouskilpailun lopullisesta ratkaisusta kirjallinen päätös, joka on perusteltava. Hankintapäätöstä koskeva pöytäkirja laaditaan noudattaen yleisiä hyvän hallinnon periaatteita. Pöytäkirjasta tulisi hankinnan luonteesta ja laajuudesta riippuen ilmetä mm. seuraavat asiat tarvittavin perusteluin: - hankinnan yleiskuvaus - hankittava tavara, palvelu tai rakennustyö - milloin hankintailmoitus on julkaistu HILMA-kanavalla - käytetty hankintamenettely - miltä yrityksiltä tarjouksia on pyydetty - ketkä ovat antaneet tarjouksen - tarjoajien kelpoisuus - yritysten mahdollinen sulkeminen kilpailusta - tarjousten tarjouspyynnön mukaisuus/mahdollinen hylkääminen - tarjouksia koskeva tarkistusneuvottelu, jos sellainen on poikkeuksellisesti pidetty - tarjousten vertailu mahdollisine vertailutaulukoineen - voittaneen tarjouksen valinta perusteluineen tarjouspyynnössä esitetyin valinta- ja arviointiperustein - mahdolliset muut perustelut - maininta sopimuksen syntymisajankohdasta - muutoksenhakuohjeet (markkinaoikeus ja hankintaoikaisun käsittelevä toimielin)

Jämsän kaupungin hankintaohje 2014 13 Arvoltaan vähäisistä pienhankinnoista ei tarvitse pitää pöytäkirjaa, jos hankintapäätöksestä jää muu asiakirja (esim. kirjanpidossa säilytettävä tosite), josta päätös käy selville, tai pöytäkirjan pitäminen muusta syystä on ilmeisen tarpeetonta. 6.4 Hankintapäätöksen toimeenpano Pöytäkirjaote hankintapäätöksestä tulee toimittaa kaikille tarjouksensa jättäneille, myös niille, joiden tarjoukset on suljettu pois tarjouskilpailusta. Pöytäkirjaotteeseen tulee liittää vähintään yhteenveto ja pisteytys perusteluineen huomioiden kuitenkin mahdolliset liikesalaisuudet. Pöytäkirjaote voidaan lähettää normaalin tapaan kirjepostina tai sähköpostitse. Kaikki eri hankintoihin liittyvät asiakirjat viedään/tehdään Dynasty-asianhallintajärjestelmässä. Mikäli pöytäkirjaote toimitetaan sähköpostitse, tulee hankintalain 75 mukaan viestin lähetyspäivä mainita viestissä erikseen, sillä automaattisesti viestiin tuleva lähetyspäivä ei riitä. Muutoksenhakuaika alkaa kulua lähetyspäivästä, sillä edellä mainitun lain mukaan tarjoajan katsotaan saaneen päätöksestä oheisasiakirjoineen tiedon sinä päivänä, jolloin mainitut asiakirjat sisältävä sähköinen viesti on vastaanottajan käytettävissä tämän vastaanottolaitteessa siten, että viestiä voidaan käsitellä. Esimerkki: "Lähetän tiedoksenne kaupunginhallituksen päätöksen 22.2.2011 356, joka koskee kaupungin puhelinpalveluiden kilpailutusta. Päätös on lähetetty tiedoksenne sähköisenä viestinä tänään 23.2.2011." Liite 4: Hankintapäätöksen toimeenpano. 6.5 Oikeusturvakeinot Riippuen hankinnan arvosta ja siitä sovelletaanko hankintaan erityisalojen hankintalakia vai hankintalakia, tulee päätökseen liittää lisäksi ohjeistus kuntalain mukaisen oikaisuvaatimuksen ja hankintalain mukaisen hankintaoikaisun tekemisestä päättävälle elimelle tai hankintalain mukaisen valituksen tekemisestä markkinaoikeuteen. Hankintayksikkö voi itse poistaa virheellisen päätöksensä tai peruuttaa muun toimenpiteen, jolla on oikeudellisia vaikutuksia ehdokkaiden tai tarjoajien asemaan, ja ratkaista asia uudelleen (hankintaoikaisu), jos päätös tai toimenpide perustuu lain soveltamisessa tapahtuneeseen virheeseen. Päätöstä tai toimenpidettä ei kuitenkaan voida korjata hankintaoikaisuna, jos hankintasopimus on jo tehty. Erityisalat: Vesi- ja energiahuollon, liikenteen ja postipalvelujen alalla toimivan yksikön julkista hankintaa koskevaan päätökseen tai muuhun hankintamenettelyssä tehtyyn ratkaisuun voidaan hakea muutosta vaatimalla hankintayksiköltä oikaisua (hankintaoikaisu). Asia voidaan myös saattaa valituksella markkinaoikeuden käsiteltäväksi, mikäli hankinnan arvo ylittää vesi- ja energiahuollon, liikenteen ja postipalvelujen alalla toimivan yksiköiden hankinnoista annetun lain (erityisalojen hankintalaki) 12 :n mukaisen kynnysarvon. Edellä mainitun kynnysarvon alittavaan hankintaan sovelletaan julkisista hankinnoista annetun lain (hankintalaki) hankintaoikaisua koskevia säännöksiä, jos hankintayksikkö on kunta.

Jämsän kaupungin hankintaohje 2014 14 Pienhankintoja koskevia päätöksiä koskee normaali kuntalain mukainen oikaisuvaatimus- ja kunnallisvalitusmenettely. Hankintalain mukaisia hankintoja koskevat oikeusturvakeinot on esitelty tarkemmin Suomen Kuntaliiton julkaisemassa Kuntien yleiset hankintaohjeet 2010. Liitteessä 5 on taulukkomuotoinen yhteenveto muutoksenhausta. 7 Hankinta-asiakirjojen julkisuus hankintaprosessin eri vaiheissa Laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta (ns. julkisuuslaki, JL) korostaa viranomaisten toiminnan avoimuutta ja hyvää tiedonhallintatapaa. Hankintalain 84 :n mukaan julkisuuslakia sovelletaan myös hankintayksiköiden asiakirjojen julkisuuteen ja asianosaisen tiedonsaantioikeuteen. Hankinta-asiakirjojen julkisuus määräytyy eri tavoin hankintaprosessin eri vaiheissa. Hankinta-asiakirjojen julkisuutta ei ole laissa käsitelty yhtenä kokonaisuutena, vaan asiakirjojen julkisuusperiaatteet on laissa ryhmitelty yleisellä tasolla. Tämä voi vaikeuttaa julkisuuslain soveltamista. 7.1 Tarjouspyyntövaihe Tarjouspyyntövaiheessa asiakirjat ovat julkisia (JL 6.1 2 kohta). Säännöksen mukaan ko. asiakirjat ovat julkisia, kun tarjouspyyntö on allekirjoitettu. Vastaavasti tarjousten laskenta-aikana tarjousten tekijöille lähetetyt mahdolliset täydennyspyyntöasiakirjat ovat julkisia edellä mainitulla tavalla. Hankintalain 5 :n mukaan avoimessa menettelyssä kaikki halukkaat saavat tehdä tarjouksen. Muissa hankintamenettelyissä kaikki halukkaat toimijat voivat pyytää saada osallistua tarjouskilpailuun ja näin ollen heillä on oikeus saada tarjousasiakirjat nähtäväksi. Näin julkisuus-tarve korostuu tarjouspyyntivaiheessa. 7.2 Tarjousten käsittelyvaihe Vaikka julkisuuslain 7.1 :n mukaan pääsääntönä on, että viranomaiselle saapuneet asiakirjat ovat julkisia, saadut tarjoukset ja niiden käsittelyasiakirjat eivät kuitenkaan ole julkisia kilpailuttamisprosessin aikana. Kilpailuttamisasioissa saadut tarjoukset eivät ole asian luonteesta johtuen tässä vaiheessa julkisia. Hankintayksikkö voi tutustua saatuihin tarjouksiin ja asiakirjoihin häiriöttä ja tehdä tarvittavat vertailut ilman ulkopuolista häiriötä. Tarjoukset ovat julkisia vasta sitten, kun sopimus on tehty (JL 6.1 3. k. ja 7.2 ). Hankintakilpailuun osallistuneilla tarjoajilla on asianosaisina kuitenkin oikeus saada tieto myös muista tarjousten vertailuun ja päätöksen tekemiseen vaikuttaneista keskeisistä seikoista, jotta heillä olisi mahdollisuus tarvittaessa hakea muutosta päätökseen (JL 11). Asian valmisteluvaiheessa saatuja tarjouksia koskevia tietoja tulee saattaa julkisuuteen vain siinä laajuudessa kuin se on kaupungin kannalta mahdollista ja ylipäätään tarpeellista. Tarjoukset ovat tässä vaiheessa ns. luvanvaraisia eli harkinnanvaraisesti julkisia asiakirjoja. Julkisuuslain 9 :n mukaan tiedon antaminen tällaisesta asiakirjasta on vi-

Jämsän kaupungin hankintaohje 2014 15 ranomaisen harkinnassa salassapitosäännökset huomioiden. Hankinnasta päättävän toimielimen jäsenet ja muut henkilöt, joilla on läsnäolo-oikeus toimielimen kokouksessa, eivät ole sivullisia toimielimen käsittelyssä oleviin tai käsittelyyn tuleviin asiakirjoihin nähden. Heidän pitää saada tietoonsa kaikki tarjoajien ja tarjouspyynnön mukaisuuden arviointia sekä tarjousten keskinäistä vertailua koskevat tiedot, sekä harkinnanvaraisesti julkiset tiedot että myös salassa pidettävät tiedot. Hallintosäännön 14.2 :n mukaan toimielimen esityslista lähetetään mahdollisuuksien mukaan kokouskutsun yhteydessä. Yhteenvedot kaikista tarjousten käsittelyyn liittyvistä, hankintapäätöksen perusteena olevista tiedoista liitetään toimielimen jäsenille lähetettävään esityslistaan. Julkisuuteen ennen toimielimen kokousta jaettavilta esityslistoilta jätetään pois julkisuuslain 6.3 :n mukaiset hankintaan tai urakkaan liittyvät vielä ei -julkiset tiedot. 7.3 Hankintapäätöksen jälkeinen aika Kunnallishallinnossa hankintapäätöksiä tekevät viranhaltijat ja monijäseniset toimielimet. Viranhaltijapäätös syntyy kun päätöspöytäkirjaan on kirjattu hänen tekemänsä asiaa koskeva ratkaisu. Toimielimen hankintapäätös syntyy vasta silloin, kun kokouksen pöytäkirja on tarkastettu ja allekirjoitettu. Hankintapäätöksen tekemisen jälkeen hankintayksikön on tehtävä eräitä tässä hankintasäännössä mainittuja pienhankintoja lukuun ottamatta kirjallinen ja allekirjoitettu hankintasopimus. Julkisuuslaki jakaa tiedon saajat kahteen ryhmään: asianosaisiin ja yleisöön. Asianosaisiin kuuluvat tarjoajat, valittajat ja muut henkilöt, joiden oikeutta, etua tai velvollisuuksia hankinta koskee. Asianosaisen oikeus saada tietoja hankintaasiakirjoista on yleisöä laajempi. Julkisuuslain 6.1 6 kohdan mukaan viranomaisen hankintapäätös tulee julkiseksi asianosaisille, kun asiaa koskeva pöytäkirja on allekirjoitettu ja tarkistettu. Yleisölle tarjoukset ovat lain 7.2 :n mukaan julkisia vasta hankintasopimuksen tekemisen jälkeen. Yleisön tiedonsaantioikeus koskee vain julkisia asiakirjoja. Asianosaisella on julkisuuslain 11 :n mukaan oikeus saada tietoa myös ei-julkisen asiakirjan sisällöstä, joka voi tai on voinut vaikuttaa hänen tarjouksensa käsittelyyn. Tiedonsaantioikeus ei koske toisen tarjoajan liike- ja ammattisalaisuuksia hintaa lukuun ottamatta. Mikäli varsinaiseen pöytäkirjatekstiin ei ole sisällytetty kaikkia olennaisia tietoja, on asianosaiselle luonnollisesti oikeus saada tarvittavat tiedot lukuun ottamatta liike- ja ammattisalaisuuksia jo ennen niiden tuloa julkisiksi. Julkisuuslain 17 :n tarkoittamaa julkisuusmyönteisyyttä voidaan yleensä noudattaa. Viranomaisella on käytännössä mahdollisuus antaa hankintapäätöksen perusteena olevat tiedot julki jo päätöksen tekemisen jälkeen ellei kaupungin etu muuta edellytä. Kirjallisena tehdyt hankintapäätökset perusteluineen on pidettävä julkisesti nähtävänä ja niistä on tiedotettava kuntalain ja hankintalain edellyttämällä tavalla Mikäli päätöksenteon jälkeen joku haluaa tutustua jätettyihin tarjouksiin niiden julkisilta osilta, pyritään tutustuminen järjestämään hankintayksikön tiloissa. Asianosaisen niin vaatiessa voidaan tarjousasiakirjojen julkisista osista ottaa kopiot ja toimittaa ne postitse niitä pyytäneelle. Asiakirjoista kopioita pyytänyttä laskutetaan aina kulloinkin voimassa olevan kaupungin taksan mukaan lähetyskuluilla lisättynä.

Jämsän kaupungin hankintaohje 2014 16 8 Sopimusmenettelyt Hankinnoissa noudatettavasta sopimusmenettelystä on säädetty erikseen mm. oikeustoimilaissa ja kauppalaissa. Hankintasopimusten liitteenä voidaan käyttää hyväksi julkisten hankintojen yleisiä sopimusehtoja tai hankinnan laadun edellyttämiä palvelutai rakennusalan yleisiä sopimusehtoja. Sopimusehtoja käytettäessä on varmistauduttava niiden soveltuvuudesta kyseiseen hankintaan. Yleisesti käytettävissä olevia sopimusehtoja ovat mm. YSE 1998, JYSE 2009 Tavarat, JYSE 2009 Palvelut, JIT 2007, KSE 1995 jne., sen mukaan kuin tarjouspyyntöasiakirjoissa on ilmoitettu tai erikseen sopimuksessa sovittu. Sopimuksen laadinnasta vastaa se toimiala ja/tai kustannuspaikka, jota hankinta koskee ja sopimuksen allekirjoittaa se, jolla siihen toimialan johtosäännön mukaan on oikeus. Hankintapalvelut avustaa tarvittaessa sopimuksen laadinnassa. Sopimusasiakirjoja ovat kirjallisen sopimuksen lisäksi ainakin hankintapäätös, tarjouspyyntö ja tarjous. Sopimusasiakirjat on syytä erikseen mainita jo tarjouspyynnössä seuraavassa pätevyysjärjestyksessä: (1) Sopimus, (2), tarjouspyyntö ja (3) tarjous. Laaditut hankintasopimukset velvoittavat jokaista kaupungin työntekijää ja esimiesten vastuulla on, että sopimuksia noudatetaan. Ostot ohi sopimusten ovat ehdottomasti kiellettyjä. Hankintalain mukaan tehdystä, kynnysarvot ylittäneistä hankinnoista tehdään aina ennen hankinnan täytäntöönpanoa kirjallinen hankintasopimus ja sopimus syntyy vasta kun se on allekirjoitettu. EU-kynnysarvon ylittävissä hankinnoissa hankintasopimus voidaan tehdä aikaisintaan 21 päivän kuluessa siitä, kun tarjoaja on saanut päätöksen tiedokseen ja valitusosoituksen markkinaoikeudelle. Tämän odotusajan pituutta määriteltäessä on otettava huomioon ensinnäkin 14 päivän valitusaika ja lisäksi hankintapäätöksen tehneelle on varattu 7 päivää aikaa (ns. odotusaika) selvittää, onko päätöksestä valitettu markkinaoikeuteen. Tämä koskee myös hankintalain liitteen B mukaisia toissijaisia palveluhankintoja, kun niiden arvo ylittää EU-kynnysarvon. Muutoin näihin liitteen B mukaisiin hankintoihin sovelletaan kansallisia menettelyjä. Kun EU-hankinnasta sopimus on tehty, pitää tehdä vielä HL:n 35.n mukainen jälkiilmoitus, myös B liitteen mukaisista hankinnoista. Em. odotusaika ei koske EU-kynnysarvon alle jääviä hankintoja millään tavalla. Näissä hankinnoissa hankintayksiköllä on oikeus tehdä hankintasopimus heti hankintapäätöksensä jälkeen, mutta yleensä kannattaa odottaa päätöksen lainvoimaisuutta (tiedoksiantotavasta riippuen 2 tai 3 viikkoa). Mikäli hankintayksikkö on EYkynnysarvon alle jäävässä hankinnassa tehnyt hankintasopimuksen heti hankintapäätöksen jälkeen ja mikäli päätöksestä valitetaan markkinaoikeuteen, markkinaoikeus käsittelee asiaa ns. hyvitysmaksuasiana. Hankintalaissa ei säännellä puitejärjestelyä lukuun ottamatta sopimuskauden pituutta. Sopimuskauden pituus tulee määritellä toiminnan luonne, markkinatarjonnan muutosnopeus ja hankinnan toistuvuus huomioiden tarkoituksenmukaiseksi.

Jämsän kaupungin hankintaohje 2014 17 Hankintasopimuksen kestoa arvioitaessa on tärkeää, että asiakkaiden ja käyttäjien etu tulee huomioiduksi. Tarkoituksenmukainen sopimuskausi on arvioitava aina tapauskohtaisesti huomioiden hankinnan kohde. Palveluhankinnoissa neljä vuotta voi olla lyhyt aika, jos kysymyksessä on esimerkiksi asiakaspalveluhankinnat, joissa asiakkaiden palvelun tarve on vuosia tai joissa edellytetään yrityksen myös sijoittavan huomattavia pääomia palvelujen tuottamiseen. Toisaalta sopimusajan pituuden kohtuullisuuden tulisi turvata julkisissa hankinnoissa uusienkin yritysten pääsy markkinoille. Hankinnassa tulisi käyttää sellaisia sopimusehtoja, jotka kannustavat yritystä ylläpitämään ja jatkuvasti kehittämään laadukasta palvelua koko sopimuskauden ajan. Kilpailuttaminen tulee toistaiseksi voimassa olevissa sopimuksissa yleensä jossain vaiheessa harkittavaksi. Hankintayksikön on arvioitava, missä tilanteessa on tarvetta hankinnan kilpailutukseen, jotta hankintayksikkö voisi saada hinta-laatu -suhteeltaan parhaiten hankintayksikön tarpeita vastaavan vaihtoehdon markkinoilla olevista tarjoajista. Sopimusaikaisella seurannalla hankintayksikkö arvioi, milloin on tarkoituksenmukainen aika kilpailuttaa. Yli 10.000 euronarvoista hankinnoista tehdyt päätökset ja niihin liittyvät asiakirjat sekä sopimukset tulee aina liittää Dynasty-asianhallintajärjestelmään. 9 Hankinta-asiakirjojen arkistointi Hankinta-asiakirjoista (tarjouspyyntö, tarjoukset, avauspöytäkirja, tarjousvertailu perusteluineen ja hankintapäätös) arkistoidaan arkistosäännön mukaisesti aina sekä alkuperäiskappaleet että kertynyt sähköisessä muodossa oleva aineisto vähintään 10 vuodeksi. Hankinta-asiakirjojen arkistoinnista vastaa aina hankintapäätöksen tekijä. EU-hankkeisiin liittyvien asiakirjojen säilytysaika on 10 vuotta sen suunnitelmakauden päättymisestä, jonka aikana viimeinen avustuserä on maksettu. Rauenneen tarjouskilpailun asiakirjat voi hävittää kahden vuoden kuluttua.