Ylitornion kunta 25.1.2017 1(6) ATERIAKULJETUKSET Ylitornion kunnan tekninen lautakunta pyytää tarjoustanne ruokapalvelujen ateriakuljetusten hoitamisesta alla mainittujen asiakirjojen mukaisesti ajalle 1.6.2017 31.5.2020 sekä 2 (kaksi) optiovuotta. Tilaaja Ylitornion kunta/tekninen lautakunta Tukipalvelut Ravitsemispäällikkö Marjaana Liikala puh. +358 400 220 329 marjaana.liikala@ylitornio.fi Hankinnan kohde ja kuvaus 1. Hankinnan kohde Hankinta sisältää koulujen, päiväkotien, toimintakeskuksen ja asuntolan sekä kotipalveluaterioiden kuljetukset. 2. Hankinnan kuvaus Ylitornion kunnan ruokatuotanto on keskitetty Ylitornion terveyskeskuksen ja Ainiovaaran koulun keittiöille, joista ruoka kuljetetaan kouluille, päiväkoteihin, toimintakeskukseen ja asuntolaan sekä kotiateriapalveluasiakkaille. Koulujen sekä päiväkotien ateriat noudetaan Ainiovaaran koulun keittiöiltä ja toimitetaan jakelukeittiölle. Samalla jakelukeittiöiltä otetaan edellisen päivän kuljetuslaatikot ja astiat palautettavaksi Ainiovaaran koulun keittiölle. Toimintakeskuksen ja asuntolan ateriat noudetaan Ylitornion terveyskeskuksen keittiöltä ja toimitetaan toimipisteisiin. Samalla otetaan edellisen päivän kuljetuslaatikot ja astiat palautettavaksi terveyskeskuksen keittiölle. Kotiateriapalvelun yksittäin pakatut ateriat noudetaan Ylitornion terveyskeskuksen keittiöltä ja toimitetaan asiakkaiden kotiin. Ateriat jätetään asiakkaille ja tyhjät kuljetuslaatikot palautetaan paluukyydissä takaisin keittiölle. Kotiin kuljetettavat ateriat ovat annospakattuja ja pakataan lämpiminä Comple lämpölaatikoihin (n.330x290x140 mm). Laatikoissa on asiakkaan nimi. Terveyskeskuksen keittiön henkilökunta pakkaa laatikot ajojärjestyksen mukaan. Annoksia toimitetaan päivittäin n. 60 70. Koulujen ja päivä- ja ryhmäperhepäiväkotien ateriakuljetuksiin kuuluvat lounasruoka ja tarvittavat lisäkkeet, leivät, maidot sekä muut keittiöllä tarvittavat raaka-aineet. Koulujen ja päiväkotien ruoka kuljetetaan termo- ja kylmälaatikoissa (iso n. 650x400x300 mm ja pieni n. 450x330x300 mm sekä kaappitermo n.635x410x550 mm).
Ylitornion kunta 25.1.2017 2(6) Kouluille ja päiväkoteihin ateriat kuljetetaan niiden toimintapäivinä. Kotipalveluateriat ja toimintakeskuksen sekä asuntolan ateriat kuljetetaan arkipäivisin. Toimintapäivät ovat arvioita, jotka perustuvat aikaisempien vuosien toimintaan. Tilaaja ei siis sitoudu ostamaan ilmoitettua määrää palvelua, vaan todellinen kulutus voi olla suurempi tai pienempi. Kulutusmäärät ilmoitetaan tarjoajalle ainoastaan tarjouksen tekemisen tueksi. Kesän aikana ja muina loma-aikoina sekä juhlapyhinä voi kuljetuksiin tulla muutoksia, joista sovitaan erikseen. Tilaaja varaa mahdollisuuden lisätä/poistaa reittejä tai reitin osia tarpeen mukaan, mikäli toiminta muuttuu sopimuskauden aikana. 3. Sopimuskausi Sopimus on voimassa sopimuksentekopäivästä alkaen kolme (3) vuotta. Option käytöstä tehdään erillinen päätös viimeistään kaksi (2) kuukautta ennen sopimuskauden päättymistä. Kuljetukset voivat päättyä sopimuskauden aikana siinä tapauksessa, että esim. koulu lopettaa toimintansa ja tarve ateriakuljetuksille poistuu. Osapuolilla on myös oikeus purkaa sopimus päättymään välittömästi, mikäli toinen osapuoli toistuvasti laiminlyö sopimusvelvoitteitaan eikä kohtuullisessa ajassa kirjallisista vaatimuksista huolimatta korjaa toimintaansa sopimuksen mukaiseksi. Sama oikeus on vastapuolella, mikäli osapuolen sopimusvelvoitteiden laiminlyönti on olennainen. Hankintamenettely Kyseessä on kansallisen kynnysarvon ylittävä hankinta. Hankinnassa sovelletaan lakia julkisista hankinnoista (348/2007) sekä lakia täydentävää asetusta (614/2007). Hankinnasta on julkaistu hankintailmoitus sähköisessä tietokannassa www.hankintailmoitukset.fi (HILMA) ja Ylitornion kunnan nettisivuilla www.ylitornio.fi. Hankintapäätöksen tekee Ylitornion kunnan tekninen lautakunta. Tarjouksen valintaperusteena pidetään vaatimukset täyttävän toimittajan halvinta hintaa. Tarjouksen tekemisestä, esittelystä tai muusta menettelyyn osallistumisesta ei makseta tarjoajille korvausta. Mikäli saaduista tarjouksista yksikään ei vastaa tarjouspyyntöä tilaajan edellyttämällä tavalla taikka olosuhteet tarjouskilpailun aikana muuttuvat sellaisiksi, ettei tilaaja voi hyödyntää tarjouskilpailun tuloksia, tilaaja voi keskeyttää hankintamenettelyn osittain tai kokonaan.
Ylitornion kunta 25.1.2017 3(6) Tarjoustietojen ja hankinta-asiakirjojen julkisuus Tarjousasiakirjojen julkisuutta säätelee laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta (621/1999). Hankintaan osallistuvan yrityksen toimittamat tarjousasiakirjat ja tiedot tulevat pääsääntöisesti julkisiksi tai asianosaisjulkisiksi hankintaprosessin yhteydessä. Tarjouksen tai tarjousten valinta- ja vertailuperusteet, hinnat ja muu sisältö siltä osin kuin ne eivät sisällä salassa pidettävää tietoa tulevat julkisiksi. Tarjoajan on merkittävä toimittamaansa aineistoon selkeästi, mitkä tiedot se katsoo kuuluvan liike- tai ammattisalaisuuden piiriin ja erotettava nämä tiedot selvästi muusta aineistosta tarjouksessaan. Hintaa ei pidetä liike- tai ammattisalaisuutena (JulkL 11 ). Tarjousten avaustilaisuus ei ole julkinen. Tarjouksen laatiminen Tarjous tulee tehdä reiteittäin asiakirjan Tarjouslomake mukaisesti. Tarjouksien tulee sisältää vaaditut tiedot ja selvitykset. Tarjouksessa tulee ilmoittaa erikseen kunkin reitin toimintapäiväkohtainen tarjoushinta (alv 0 %). Hintojen tulee sisältää kaikki laskutuksesta ym. aiheutuvat kustannukset. Erillisiä laskutuslisiä ei hyväksytä. Liikenteessä mahdollisesti tapahtuvien muutosten varalta tarjouksessa tulee ilmoittaa erikseen ajokilometrien hinnat. Tarjouksen on oltava sisällöltään tarjouspyynnön ja sen liitteiden mukainen ja sisällettävä kaikki tarjoajien ja tarjousten arvioinnissa sekä tarjousten vertailussa tarvittavat pyydetyt tiedot. Tarjoukseen ei saa liittää tarjoajan omia tarjouspyynnön vastaisia ehtoja. Jos liikennöitsijä käyttää alihankkijaa, tarjouksesta tulee ilmetä, mikä osuus liikenteestä hoidetaan alihankintana ja kuka tekee alihankintatyön. Alihankkijaksi hyväksytään vain tarjousasiakirjoissa asetetut vaatimuksen täyttämä palveluntarjoaja/liikennöitsijä. Tarjoaja vastaa kaikista alihankkijan toimista tilaajalle. Tilaajalla on velvollisuus hylätä tarjous, joka on tarjouspyynnön vastainen ja vertailukelvoton. Tarjoaja voi tarjota myös osan kuljetusreiteistä. Vähimmäismääritykset Tarjouksen liitteenä on annettava tilaajavastuulain 5 1 mom. mukaiset selvitykset: 1. Kopio voimassa olevasta joukkoliikenne- tai taksiluvasta 2. Yritys on merkitty ennakonperintälain (1118/1996) mukaiseen ennakonperintärekisteriin ja työnantajarekisteriin sekä arvonlisäverolain (1501/1993) mukaiseen arvonlisäverollisten rekisteriin. 3. Kaupparekisteriote 4. Todistus verojen maksamisesta tai verovelkatodistus tai selvitys siitä, että verovelkaa koskeva maksusuunnitelma on tehty
Ylitornion kunta 25.1.2017 4(6) 5. Todistus eläkevakuutuksen ottamisesta ja eläkevakuutusmaksujen suorittamisesta tai selvitys siitä, että erääntyneiden eläkevakuutusmaksuja koskeva maksusopimus on tehty 6. Selvitys työhön sovellettavasta työehtosopimuksesta tai keskeisistä työehdoista 7. Tarjoajalla on viimeistään sopimuksen tekohetkellä voimassa oleva vastuuvakuutus, joka kattaa henkilö- ja materiaalivahingot vähintään korvaussummalla, joka on 100.000. Kuljetuskaluston tulee ehdottomasti soveltua ateriakuljetuksiin. Toimitettavan kuljetuspalvelun laadun ja kuljetusolosuhteiden tulee täyttää terveydensuojelulaissa (24/2006) ja elintarvikelaissa (23/2006) säädetyt omavalvonnan vaatimukset. Elintarvikkeiden hygieeninen laatu ei saa vaarantua kuljetuksen aikana. Tarjouksessa tulee olla selvitys kuljetuskalustosta (mm. autojen määrä, käyttöönottovuosi, malli, kuljetuskapasiteetti jne. ), joita tullaan käyttämään sopimuksen toteuttamiseen. Lisäksi tarjouksessa tulee olla selvitys siitä, miten tarjoaja takaa toimitusvarmuuden mahdollisissa äkillisissä häiriötilanteissa, esim. auton rikkoontuminen, kuljettajan sairastuminen tai poikkeusolotilanteet. Tarjous ja tarjouspyynnön liitteinä olevat tarjouslomakkeet sekä pyydetyt selvitykset annetaan suomen kielellä. Palvelussa toimitaan suullisesti ja kirjallisesti suomen kielellä. Tarjouksen hintatiedot Tarjousten jättäminen Tarjoushinnat on ilmoitettava reitti/toimintapäivä/euroa ilman arvonlisäveroa. Tarjouksessa esitetty hinta on lopullinen ja on voimassa sopimuskauden ajan. Ylitornion kunnan tekniselle lautakunnalle osoitettu sitova kirjallinen tarjous liitteineen tulee toimittaa suljetussa kirjekuoressa Ylitornion kunnan kirjaamoon viimeistään keskiviikkona 1.3.2017 klo 13.00. Lisäksi tarjous on toimitettava sähköisenä version USB -muistitikulla samassa kirjekuoressa paperiversion kanssa. Jos sähköisen ja paperiversiona toimitetun tarjouksen välillä on ristiriitaa, noudatetaan tarjouksen paperiversiota. Posti- ja käyntiosoite: Alkkulanraitti 55, 95600 Ylitornio Myöhästyneet tarjoukset suljetaan tarjouskilpailun ulkopuolelle. Kuoreen tulee laittaa merkintä: Tarjous Ateriakuljetukset. Kuoressa on ilmoitettava tarjoavan yrityksen nimi. Tarjousten käsittely Määräaikaan mennessä saapuneet tarjoukset otetaan käsittelyyn. Menettelyn vaiheet ovat seuraavat: 1. Tarjousten avaaminen 2. Tarjoajien kelpoisuuden ja soveltuvuuden arvioiminen 3. Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen
Ylitornion kunta 25.1.2017 5(6) 4. Tarjousten vertailu 5. Hankintapäätöksen teko ja päätöksen ilmoittaminen Tarjouskilpailusta suljetaan pois tarjoajat, jotka ovat laiminlyöneet verojen tai lakisääteisten maksujen suorittamisen tai jotka muutoin eivät täytä kelpoisuusvaatimuksia. Hankintayksikkö varaa oikeuden tarkastaa kaikki selvitykset hankintamenettelyn kestäessä ja valittujen palveluntuottajien osalta myös ennen lopullista hankintapäätöstä, ennen sopimuksen allekirjoittamista sekä sopimuskauden aikana. Selvitykset voidaan myös korvata Suomen Tilaajavastuu Oy:n Luotettava kumppani raportilla (www.tilaajavastuu.fi/raportti) tai vastaavan palvelun kautta saatavalla aineistolla. Kaikki liitteet eivät saa olla kolmea (3) kuukautta vanhempia tarjouksen jättöpäivästä laskettuna. Hankintasopimus Kuljetussopimus tehdään ajalle 1.6.2017 31.5.2020 tarjouskilpailun voittaneen tarjoajan (myöhemmin palvelun tuottaja) kanssa. Tilaaja pidättää oikeuden kahden (2) vuoden jatkooptioon. Optiovuosi sovitaan vuosi kerrallaan. Sopimus astuu voimaan, kun molemmat osapuolet ovat sen allekirjoittaneet. Tarjoaja ei voi esittää tarjouksessaan eikä tarjouksen liitteissä tarjoajan omia sopimusehtoja. Sopimukset voidaan tehdä aikaisintaan 21 päivän kuluttua hankintapäätöksen tiedoksisaamisesta edellyttäen, että hankintapäätös on saanut lainvoiman. Hankintapäätös lähetetään sähköisesti. Sopimuksen tulkintajärjestys Sopimuksen tulkinnassa noudatetaan asiakirjojen etusijajärjestyksen osalta seuraavaa tulkintajärjestystä: 1. Kuljetussopimus 2. Hankintapäätös 3. Tarjouspyyntö liitteineen 4. Julkisten hankintojen yleiset sopimusehdot JYSE 2014, Palvelut) niiltä osin kuin se ei ole ristiriidassa edellisten asiakirjojen kanssa 5. Toimittajan tarjous liitteineen Sopimuksesta tai sen tulkinnasta johtuvat erimielisyydet pyritään ratkaisemaan ensisijaisesti keskinäisin neuvotteluin. Mikäli neuvotteluissa ei päästä sopimukseen, jätetään asia Kemi-Tornion käräjäoikeuden ratkaistavaksi. Tarjouksen voimassaoloaika Tarjouksen on oltava voimassa neljä (4) kuukautta tarjousten viimeisestä vastaanottopäivästä.
Ylitornion kunta 25.1.2017 6(6) Lisätietoja Tarjoaja voi tarjousaikana pyytää lisätietoja sähköpostitse lähettämällä kysymykset osoitteeseen marjaana.liikala@ylitornio.fi. Kysymykset ja tarjoajan vastausosoite (sähköposti) on lähetettävä viimeistään keskiviikkoon 1.2.2017 klo 15.00 mennessä. Vastaukset kysymyksiin toimitetaan samansisältöisesti kysyjästä riippumatta kaikille palautussähköpostiosoitteen ilmoittaneille keskiviikkoon 8.2.2017 klo 15.00 mennessä. Puhelimitse esitettyihin kysymyksiin tai tietopyyntöihin ei voida vastata. Ylitorniolla 23.1.2017 Jarmo Jaako Kunnaninsinööri LIITTEET 1. Tarjouspyyntö 2. Kuljetusaikataulut ja reitit 3. Tarjouslomake