TARJOUSPYYNTÖ 1(7) TYÖTERVEYSHUOLLON PALVELUT 1. Hankintamenettely 2. Palvelun ostajan yleiskuvaus Itä-Uudenmaan koulutuskuntayhtymä pyytää tarjoustanne henkilökunnan lakisääteisistä työterveyshuollon palveluista sekä työterveyshuollon sairaanhoidon palveluista. Hankinta tehdään julkisista hankinnoista annetun lain (348/2007) mukaisesti. Kyseessä on hankintalain liitteen B mukainen toissijainen palveluhankinta. Hankinnassa noudatetaan avointa menettelyä. Ilmoitus on julkaistu hankintailmoituksena julkisten hankintojen ilmoituskanavassa www.hilma.fi ja kuntayhtymän omilla kotisivuilla www.iukky.fi. Tarjousasiakirjat ovat saatavilla suomenkielellä. Mikäli tarjoaja tarvitsee tarjousasiakirjat muulla kielellä, on tarjoajan itse huolehdittava asiakirjojen kääntämisestä ja siitä aiheutuvista kustannuksista. Osatarjoukset eivät ole mahdollisia. Itä-Uudenmaan koulutuskuntayhtymän omistaa 9 jäsenkuntaa. Suurin jäsenkunnista on Porvoon kaupunki. Itä-Uudenmaan koulutuskuntayhtymä ylläpitää Porvoon Ammattiopistoa ja aikuiskoulutuskeskus Edupolia. Lisäksi kuntayhtymään kuuluvat Itä-Uudenmaan oppisopimuskeskus ja oppilaitosten Tukipalvelut. Lisätietoja löytää kuntayhtymän internet-sivuilta www.iukky.fi, www.amisto.fi ja www.edupoli.fi. Koulutuskuntayhtymällä on seuraavat toimipisteet: - Amisto Perämiehentie 6 Porvoo - Amisto Aleksanterinkatu 20 Porvoo - Amisto Johtajantie 12 Loviisa - Amisto Helkamäentie 32 Monninkylä - Edupoli Ammattitie 1 Porvoo
TARJOUSPYYNTÖ 2(7) - Edupoli Kumitehtaankatu 5 B, Kerava - Edupoli Virnatie 5 A Vantaa - Edupoli Lämmittäjänkatu 2 A Helsinki Itä-Uudenmaan koulutuskuntayhtymän päätoimisen henkilöstön määrä 31.12.2012 oli 375 henkilöä. Kuntayhtymän päätoimisesta henkilöstöstä 62 prosenttia on naisia ja 38 prosenttia on miehiä. Päätoimisen henkilöstön keski-ikä on 47 vuotta. Eniten henkilöstöä on ikäryhmässä 40-49 vuotiaat, yhteensä 130 henkilöä. Eläkkeelle kuntayhtymästä jäädään keskimäärin 64 vuotiaana. 3. Työterveyshuollon palvelujen sisältö ja laajuus 3.1. Lakisääteinen ja ennaltaehkäisevä työterveyshuolto (Työterveyshuoltolaki 4 ja 12 ) Lakisääteinen ja ennaltaehkäisevä työterveyshuolto käsittää työpaikkaselvitykset, lakisääteisten tietojen antamisen, ohjauksen ja neuvonnan, terveystarkastukset (työhönsijoitus- ja terveydenseurantatarkastukset, lakisääteiset terveystarkastukset), työkykyä ylläpitävän toiminnan, sairauspoissaolojen seurannan järjestelyn ja tapaturmien torjunnan ylläpidon. 3.2. Sairaanhoitopalvelut (Työterveyshuoltolaki 14 ) 3.3. Raportointi Sairaanhoitopalveluihin kuuluvat työterveyshoitajan ja työterveyslääkärin vastaanotot niihin liittyvine laboratorio- ja röntgenpalveluineen, työfysioterapeutin ja työpsykologin vastaanotot sekä erikoislääkärin konsultaatiot työterveyslääkärin lähetteellä. Työterveyshuolto toimittaa perusmaksuun sisältyvänä tarkemmin sopimuksessa määriteltävät työyhteisön henkilöstön terveydentilaa kuvaavat perusraportit koko kuntayhtymän tasolla ja tulosalueittain eriteltynä seuraavasti: 1. kvartaalin raportti viimeistää 30.4. 2. kvartaalin raportti viimeistään 31.7. 3. kvartaalin raportti viimeistään 30.10. 4. kvartaalin ja koko vuoden yhteenveto viimeistään 31.1. 3.4. Kela-korvauksen hakeminen Työterveyshuolto toimittaa kuntayhtymälle perusmaksuun sisältyvänä vuosittain työnantajan Kela-korvausten hakemista varten tarvitta-
TARJOUSPYYNTÖ 3(7) 4. Tarjoajan kelpoisuusvaatimukset 4.1. Referenssit 4.2. Potilashallintojärjestelmä vat kustannuserittelyt ja raportit. Päättyneen vuoden tiedot tulee toimittaa kuntayhtymälle viimeistään 31.1. Tarjoajan tulee täyttää seuraavat kelpoisuusvaatimukset: Tarjoajalla tulee olla vähintään viisi referenssiä vastaavan sisältöisen ja laajuisen palvelun toimittamisesta Suomessa henkilöstömäärältään vähintään vastaava kokoiselle organisaatiolle. Referenssilista liitetään tarjoukseen. Tarjoajalla on käytössään sähköinen potilashallintojärjestelmä. Kuvaus järjestelmästä liitetään tarjoukseen. 4.3. Raportointijärjestelmä ja sähköinen ajanvarausjärjestelmä Tarjoukseen tulee liittää kuvaus työterveyshuollon raportointijärjestelmästä ja sähköisestä ajanvarausjärjestelmästä. 4.4. Sähköinen asiakaspalautejärjestelmä 4.5. Laatujärjestelmä 4.6. Vastuuvakuutus Tarjoukseen tulee liittää kuvaus asiakaspalautejärjestelmästä. Tarjoajalla on koko organisaatiossa käytössään laatujärjestelmä, joka on dokumentoitu. Kuvaus järjestelmästä tulee liittää tarjoukseen. Tarjoaja sitoutuu ottamaan kattavan toiminnan vastuuvakuutuksen koko sopimuskauden ajalle. Sitoumus tulee liittää tarjoukseen. 5. Tarjouksen sisältöä ja esittämistä koskevat vaatimukset Tarjous on annettava tarjouspyynnön 3. kohdan mukaisista työterveyshuollon palveluista. Tarjous on laadittava suomen kielellä. Tarjouksesta tulee käydä ilmi seuraavat tiedot:
TARJOUSPYYNTÖ 4(7) 5.1. Hintatiedot Palveluiden arvonlisäverottomat hintatiedot tulee antaa liitteenä olevalla lomakkeella (liite 1). Liitteeseen on koottu sitoumuksetta esimerkkejä eniten käytetyistä ja kustannuksiltaan olennaisimmista palveluista. 5.2. Palvelun tarjoajan resurssit, palvelun kattavuus ja saatavuus 5.3. Alihankinta 5.4. Tarjouksen voimassaolo 5.5. Tarjouksen liitteet Tarjouksesta tulee ilmetä Itä-Uudenmaan koulutuskuntayhtymän palveluita varten nimettävä henkilöstö ja heidän koulutuksensa ja kokemuksensa, varallaolojärjestelmä, palvelujen kattavuus ja saatavuus (toimipisteet ja aukioloajat) ja selvitys alihankkijoiden käytöstä. Palvelut tulee tarjota paikkakunnilla, joilla kuntayhtymän toimipisteet sijaitsevat. Poikkeuksena ovat Edupoli Vantaa, jonka henkilökunnan tulee saada palvelunsa Vantaan Tikkurilan alueella sekä Amisto Askola, jonka henkilökunta voi saada palvelunsa Porvoon kaupungin alueella ja Edupoli Kerava, jonka henkilökunta voi saada palvelunsa esimerkiksi Vantaan Tikkurilan alueella. Tarjouksessa on ilmoitettava työterveyshuollon palvelun tarjoajan mahdollisesti käyttämät alihankkijat. Alihankkijoiden käyttö tulee kuvata tarjouksessa palvelukohtaisesti. Palvelun tarjoajan on vastattava alihankkijan työstä ja tuloksista kuin omistaan. Tarjouksen tulee olla voimassa 31.12.2013 asti. Tarjouksen liitteinä tulee olla - tarjouspyynnön 4. kohdan mukaiset pätevyysselvitykset - tilinpäätös ja toimintakertomus kahdelta edelliseltä toimikaudelta - selvitys palveluntarjoajan omistussuhteista - selvitys palveluntarjoajan ympäristöohjelmasta tai vastaavasta 6. Tarjousten valintaperuste ja arviointikriteerit Tarjouksista hyväksytään kokonaistaloudellisesti edullisin. Kokonaistaloudellista edullisuutta arvioidaan seuraavin perustein (arviointikriteerit) ja prosentuaalisin painoarvoin:
TARJOUSPYYNTÖ 5(7) Hinta 80% - yleismaksu 10 % - vastaanottohinnat KL I ja II 50 % - muut palvelut 20 % Hinnat ilmoitetaan tarjouspyynnön liitteessä (liite 1) ilmoitetussa laajuudessa. Hinnan pisteytys määräytyy seuraavasti: edullisin vuosikokonaishinta = maksimipisteet 140 pistettä muu tarjottu hinta = 140 pistettä * edullisin hinta / ao. hinta Laatu 20 % - palvelun tarjoajan resurssit toimipaikoittain ja alihankintana tarjottavan palvelun määrä 10 % = maksimipisteet 30 pistettä - palvelun tarjoajan toiminnan laatu, laajuus ja referenssit julkisen hallinnon työterveyshuollosta 10 % = maksimipisteet 30 pistettä Maksimipistemäärä on 200 pistettä ja arviointikriteereistä suurin painoarvo 80 % on hinnalla. 7. Sopimuskausi ja sopimuksen voimassaolo Sopimus työterveyshuollon palveluista tehdään ajalle 1.1.2014 31.12.2015 ja lisäksi varataan mahdollisuus kahden vuoden optioon ajalle 1.1.2016-31.12.2017. Kuntayhtymä päättää mahdollisesta option käyttämisestä viimeistään neljä kuukautta ennen varsinaisen sopimuskauden päättymistä. 8. Hintojen tarkistaminen sekä laskutus- ja maksuehdot 8.1. Hintojen tarkistaminen Työterveyshuollon palveluiden hinnat määräytyvät hyväksytyn tarjouksen mukaisesti. Työterveyshuollon yksikköhintojen on oltava kiinteät vuoden 2014 loppuun saakka. Toimittajalla on sen jälkeen oikeus esittää hinnan tarkistusta neuvoteltuaan siitä tilaajan kanssa. Toimittajan on osoitettava hintojen korotusperusteet ja niiden vaikutus kokonaishintaan. Mahdolliset hinnan tarkistukset tulevat voimaan tilaajan hyväksymisellä.
TARJOUSPYYNTÖ 6(7) 8.2. Laskutus ja maksuehdot Työterveyshuollon yleismaksu laskutetaan kahdessa erässä tammikuussa ja heinäkuussa. Muu laskutus tapahtuu tehdyn työn perusteella kerran kuukaudessa jälkikäteen. Maksuehtona on 14 vrk netto. Viivästyskorko on korkolain mukainen. Laskutus tulee tapahtua sähköisenä verkkolaskuna. Kuntayhtymän operaattorina on TietoEnator Oyj. Laskut otetaan vastaan mieluiten xml-muotoisena verkkolaskuna osoitteeseen TE003702108381. 9. Muut sopimusehdot Osapuolet sitoutuvat siihen, että sopimuskauden aikana tapahtuvista toiminnan oleellisista muutoksista ilmoitetaan sopijaosapuolille. Työterveyshuollon palveluista laadittua sopimusta koskevat erimielisyydet käsitellään Porvoon käräjäoikeudessa. Sopimus voidaan irtisanoa 6 kuukauden irtisanomisajalla. 10. Tarjoajan liike- tai ammattisalaisuudet 11. Tarjousten jättäminen Tarjoajan ei tule sisällyttää tarjoukseensa liike- tai ammattisalaisuuksia. Tarjousten vertailussa käytettävät tiedot, kuten esimerkiksi hinta, eivät voi olla tarjoajan liike- tai ammattisalaisuuksia. Mikäli tarjoajan tarjousasiakirjat kuitenkin sisältävät liike- tai ammattisalaisuuksia, tulee tarjous toimittaa kahtena eri versiona: 1. tarjous, joka on kaikilta osilta julkinen 2. tarjous, joka sisältää em. salassa pidettäviä tietoja merkinnällä SALAINEN Tarjoukset pyydetään toimittamaan 30.8.2013 klo 12.00 mennessä suljettuna kirjeenä osoitteella Itä-Uudenmaan koulutuskuntayhtymä, hallintojohtaja, Perämiehentie 6, 06100 Porvoo. Kuoren päälle merkintä Tarjous/Työterveyshuolto. 12. Päätöksenteko ja päätöksestä tiedottaminen Itä-Uudenmaan koulutuskuntayhtymän yhtymähallitus tekee päätöksen työterveyshuollon palveluiden hankinnasta. Hankintapäätös ilmoitetaan kaikille tarjoajille hankintalain mukaisesti sähköisesti. Tar-
TARJOUSPYYNTÖ 7(7) 13. Sopimus ja tilaajavastuulaki joajan on ilmoitettava tarjouksessaan sähköpostiosoite, johon hankintapäätös lähetetään. Hankintasopimus ei synny hankintapäätöksen tiedoksiannolla vaan edellyttää erillistä kirjallista sopimusta. Kirjallinen sopimus palveluhankinnasta laaditaan sen jälkeen, kun päätös on saanut lain voiman. Ennen hankintasopimuksen tekemistä valitun toimittajan on annettava lain tilaajan selvitysvelvollisuudesta ja vastuusta ulkopuolista työvoimaa käytettäessä (tilaajavastuulaki 1233/2006) mukaiset selvitykset: - selvitys siitä, että tarjoaja on merkitty ennakkoperintälain mukaiseen ennakkoperintärekisteriin ja työnantajarekisteriin sekä arvonlisävelvolain mukaiseen arvonlisäverovelvollisten rekisteriin - todistus verojen maksamisesta tai verovelkatodistus ja selvitys siitä että mahdollista verovelkaa koskeva maksusuunnitelma on tehty - todistukset eläkevakuutusten ottamisesta ja eläkevakuutusmaksujen suorittamisesta ja selvitys siitä, että mahdollisia erääntyneitä eläkevakuutusmaksuja koskevat maksusopimukset on tehty - selvityksen työhön sovellettavasta työehtosopimuksesta tai keskeisistä työehdoista. Tiedot eivät saa olla kolmea kuukautta vanhempia. Mikäli toimittaja käyttää alihankintaa, on toimittaja velvollinen esittämään lain edellyttämät todistukset alihankkijansa osalta tilaajalle. 14. Lisätiedot Hankintaa koskevat tiedustelut pyydetään esittämään 9.8.2013 mennessä hallintojohtaja Maija Penttilälle osoitteeseen maija.penttila@iukky.fi. Tarjoajan tulee seurata avointa tarjouspyyntöä sivulla http://www.iukky.fi/fi/hankinnat/avoinna-olevat-hankinnat/ Mikäli tarjouspyyntöön tulee tarkennuksia, ne julkaistaan 12.8.2013 ao. sivulla. ITÄ-UUDENMAAN KOULUTUSKUNTAYHTYMÄ Maija Penttilä hallintojohtaja