SAAPUVAT PAPERILASKUT VERKKOLASKUIKSI Miksi Nokian Renkaat haluaa vastaanottaa verkkolaskuja? Mitä on tehty? Tiina Heikkilä Financial Developer Nokian Renkaat Oyj Basware e-invoicing Forum 24.10.2013
Nokian Renkaat Oyj HISTORIA vuonna 1988 perustettu yhtiö: juuret ulottuvat vuoteen 1898, jolloin perustettiin Suomen Gummitehdas Oy henkilöautonrenkaiden valmistus alkoi vuonna 1930-luvulla: yhtiön tunnetuin tuotemerkki, Nokian Hakkapeliitta, tuli tuotantoon vuonna 1936 TUOTTEET & TUOTANTO innovatiivisia renkaita henkilö- ja kuorma-autoihin sekä raskaisiin työkoneisiin keskittyy ainoana rengasvalmistajana maailmassa tuotteisiin ja palveluihin, jotka helpottavat ihmisten turvallista liikkumista pohjoisissa olosuhteissa ydintuotteet valmistetaan yhtiön omissa tehtaissa Nokialla Suomessa ja Vsevolozhskissa Venäjällä MYYNTI & JAKELU myyntiyhtiöt toimivat Ruotsissa, Norjassa, Saksassa, Sveitsissä, Venäjällä, Ukrainassa, Kazakstanissa, Tsekin tasavallassa, USA:ssa ja Valko-Venäjällä konserniin kuuluu Vianor-rengasketju: ketjuun kuului vuoden 2012 lopussa yhteensä 1 037 myyntipistettä 26:ssa eri maassa AVAINLUVUT liikevaihto 1 612,4 miljoonaa euroa (2012) henkilöstömäärä 4 039 (2012) 2
Nokian Renkaat & Basware Basware Invoice Processing käyttöön syksyllä 2005 Laskuja > 50 000 kpl vuosittain yli 70% laskuista kotimaisilta toimittajilta yli 2 000 toimittajaa Paperilaskut skannattu itse > Basware Scan & Capture palvelu käyttöön 09/2013 Ensimmäiset verkkolaskut 04/2008 Basware IP järjestelmää käyttää 5 yhtiötä kolmessa eri maassa Järjestelmällä n. 400 käyttäjää, joista n. 350 käyttäjää Suomessa 3
- TAVOITTEET 1. Kustannussäästö 2. Työn tehostaminen 3. Läpinäkyvyys ja ennustettavuus 4. Arkistointi 4
- TAVOITTEET Manuaalisen työn vähentäminen Keskitytään oikeisiin asioihin Virheiden minimointi Kustannussäästö Prosessien automatisointi Helppous Laskujen tilan seuranta Käsittely- ja kiertonopeus Laskujen haku 5
- TOIMENPITEET AIEMPINA VUOSINA Yrityksiä pyydetty siirtymään verkkolaskutukseen tilaustenteon yhteydessä tai toimittajakohtaisesti Tilausvahvistuksiin sisällytetty pyyntö verkkolaskutuksesta ja tilausvahvistuksessa ilmoitetaan verkkolaskuosoitteet ja välittäjätunnus Erillinen tiedote/yhteydenotto verkkolaskutukseen siirtymiseksi rajatulle toimittajaryhmälle Laskujen alkuperän seuranta laskukohtaisesti Osa toimittajista ollut itse aktiivisia meidän suuntamme 6
- TOIMENPITEET TÄNÄ VUONNA Sanoista tekoihin: kaikki saapuvat laskut verkkolaskuiksi Toimittajaportaali, aidot verkkolaskut, ulkoistettu skannauspalvelu Samanaikaisesti tärkeää edesauttaa ja kasvattaa aitojen verkkolaskujen määrää 7
- TOIMENPITEET AKTIVOINTIKAMPANJA TOIMITTAJILLE Suunnittelu ja toteutus yhteistyössä Basware Oyj:n kanssa Alun perin osa ulkoistetun skannauspalvelun käyttöönottoa: kampanjoinnin tavoitteeksi haluttiin lisäksi aitojen verkkolaskujen määrän lisääminen Kampanja käynnistettiin jo ennen ulkoisen skannauspalvelun käyttöönottoa Ensimmäinen vaihe: kampanjakirje toukokuussa, muistutusviesti kesäkuussa Toinen vaihe: ensimmäinen kampanjakirje lähetettiin lokakuun alussa, muistutusviestit marras- ja joulukuussa Jatkuva kampanja: kohderyhmä tänä vuonna kotimaiset toimittajat, ensi vuonna ulkomaiset toimittajat Toteutus sähköpostitse Kampanjaan tukee aktivointisivusto: me saamme tietoa toimittajiemme verkkolaskutusvalmiudesta sekä heidän yhteystietonsa ja toimittajat löytävät tietoa verkkolaskujen lähetyksestä sekä eri lähetysvaihtoehdoista http://easyinvoice.basware.com/nokiantyres Basware raportoi aktivointisivuston tapahtumat kuukausittain/sovitusti 8
- TOIMENPITEET AKTIVOINTIKAMPANJA TALON SISÄLLÄ Osana Basware IP käyttökoulutusta Kirjalliset ohjeet Muistutusviestit sähköpostitse AKTIVOINTIKAMPANJAN TILANNE 18.10.2013 Kesäkuun jälkeen 108 uutta verkkolaskujen lähettäjää noin 2000 paperilaskua (2012) Erikseen puhelinkampanja 30 toimittajalle Toimittajan laskumäärän perusteella oikean työkalun/lähetysvaihtoehdon löytäminen/tarjoaminen Sähköpostiosoitteet ja yhteystiedot vastanneista toimittajista 9
- TULOKSET Aitojen verkkolaskujen osuus - kaikki saapuneet laskut Vuosi Aitojen verkkolaskujen osuus 2010 19 % 2011 26 % 2012 34 % 2013* 47 % *tilanne 18.10.2013 Aitojen verkkolaskujen osuus - TOP20 Toimittajat (määrällisesti eniten laskuja) Vuosi 2010 4 % 2011 7 % 2012 7 % 2013* 20 % *tilanne 18.10.2013 Aitojen verkkolaskujen osuus 10