1 Projekti-seurantakohde ja toiminnallisuudet Kieku-tietojärjestelmässä Ari Kauhanen
Muutoksia? Kieku tietojärjestelmän myötä projektien talousseuranta voidaan toteuttaa sekä kirjanpitoyksiköittäin että valtiotasoisesti 2 Projektin perus- ja luokittelutietoja voi hyödyntää raportoinnissa Projektien talouden seurannan suunnittelu selkeästi osaksi projektin suunnitteluvaihetta Projektien perustaminen ja ylläpito keskitetään palvelukeskuksiin
Osa-alueet 3
Projektikoodi 4 Nimeämis- ja numeroavaruus on yhteinen kaikille virastoille. Projektikoodi on maks. 24 merkkiä pitkä. Koodi muodostuu muokkauspeitteestä sekä projektille määritellystä hierarkiasta. Jokaisella muokkauspeitteellä on 5 merkkiä pitkä koodausavain, joka toimii myös projektin luokittelutekijänä.
Projektikoodi 5 Alkuosa eli koodausavain on 5 merkkiä ja yksi projektin luokittelutekijä Miinus merkki varattu erottelumerkiksi Kieku-järjestelmä asettaa automaattisesti ABCDE - 12345.67890.STUVX Koodin loppuosa on 18 merkkiä Kirjanpitoyksikkö tai valtiotasoisissa hankkeen omistaja/ asettaja rakenteistaa Kirjaimia, numeroita tai erikoismerkkejä
Projektien rakenteet 6 Projektin ylin taso on nimeltään Projektimääritys. Se pitää sisällään projektiprofiiliin määriteltyä tietoa, joka on yhteistä koko projektille. Projektimäärityksen alapuolella on projektirakenne (PRR-osat = projektin kirjaus- tai summataso). Projektiprofiili Laskenta-alue Yritys Tulosyksikkö Projektimääritys PRR-0 Laskentaalue Yritys Tulosyksikkö Projektilaji Prioriteetti Lisäluokitus PRR-1 PRR-2 PRR-3 PRR-1-1 PRR-1-2 PRR-2-1 PRR-3-1 PRR-3-2
Projektien rakenteet Vakioprojektirakenne säästää aikaa ja varmistaa projektien yhdenmukaisuuden ja vertailukelpoisuuden Vakioprojektirakenne eli projektimalli sisältää kaikki projektissa tarvittavat rakenneosat ja sitä voidaan käyttää referenssinä uusia projekteja avattaessa. 7 Projektimalli Operatiivinen projekti Kopioi
Projektien rakenteet 8 Tiliviraston omat projektit Projekti X Projekti X TY 121110 Toimistotarvikkeet 200 Palkat 450 Yhteensä 650 Virastokohtaisen projektin kaikilla PRR-osilla on sama virastotieto ja tulosyksikkö. 3010P-0001-S Yritys 3010 TY: 121110 3010P-0001-T Yritys 3010 TY: 121110 3010P-0001-L Yritys 3010 TY: 121110 Projekti X Toimistotarvikkeet 200 Palkat 450 Yhteensä 650 Projektimääritys PRR-osa
Projekti ja hankkeet Projektien rakenteet 9 Tilivirastojen yhteiset hankkeet Hanke ABC Hanke ABC HAN28-ABC-P1 Yritys 3000 TY: 121300 HAN28-ABC-P2 Yritys 3010 TY: 123110 Tulosyksikkö 121120 Palkat 100 Yhteensä 100 Tulosyksikkö 123110 Toimistotarvikkeet 200 Yhteensä 200 Tulosykikkö 122110 Palkat 350 Yhteensä 350 Tilivirastojen yhteisen hankkeen tilivirastokohtaisilla PRRosilla on eri virastotiedot ja tulosyksiköt. Kaikki kirjaukset tehdään tilivirastotason (ja/tai sitä alemmille) PRR-osille. HAN28-ABC-P3 Yritys 2400 TY: 122110 Projektimääritys PRR-osa Hanke ABC Toimistotarvikkeet 200 Palkat 450 Yhteensä 650
Projektikoodin rakenne 10 Esimerkit yhteisen projektin ja tilivirastotason projektien koodituksesta
Perustiedot ja integraatio Projektiin voidaan liittää tieto Rahoituslähteestä 11 Käytetäänkö projektia työajanraportoinnissa Projektin vastuuhenkilö Siirretäänkö projekti budjettijärjestelmään ennen kirjanpidon kirjausten sallimista Onko projektin hierarkiaosa summa- vai kirjaustaso (menokirjaukset)
Perustiedot ja integraatio 12 Projektiin voidaan liittää tieto.. Laskutetaanko projektia ja sallitaanko tulokirjaukset Organisaatiotiedot Aktivoidaanko käyttöomaisuuteen Omaa lisäluokittelua
Luokittelutekijät raportoinnissa 13 Rahoituslähde Muu lisäluokittelu Perustiedot Organisaatiotiedot
Esimerkki Rahoituslähdeluokittelu 14 Projektilaji Projektilaji kertoo projektin rahoituksen lähteen ylimmällä määritellyllä tasolla Tieto kirjanpitoyksiköltä Maksullinen toiminta Yhteisrahoitteinen Oma talousarviotalous Muu talousarviotalous Muu rahoitus Sponsorointi 7.10.2009
Esimerkki Rahoituslähdeluokittelu 15 Prioriteetti Prioriteettikenttä kertoo rahoituksen lähteen tarkemmalla tasolla kuin projektilaji Tieto kirjanpitoyksiköltä Yksityinen henkilö EU-rahoitus Yritys Säätiö Yhdistys Rahasto Kunta tai kuntayhtymä Lahjoitus Muu Talousarviorahoitus Omarahoitusosuus Liiketaloudellinen Julkisoikeudellinen Erillislakien mukainen 7.10.2009
Esimerkki Projektirakenteen ylläpito 16
Esimerkki: Projektirakenteen raportointi 17 15.3.2010
18 Kiitos! Lisätietoja ja yhteydenotot: kieku@valtiokonttori.fi www.kiekuhanke.fi Kieku-uutiskirjeen tilaus: Kieku-tietojärjestelmähankkeen Internet-sivujen palautelomakkeella (ilmestyy 1 krt/kk).