Kirjanpidon siirto Palkeisiin Tiedotustilaisuus 21.11.2016 VM / Palkeet Valtion talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskus www.palkeet.fi
Tervetuloa Palkeisiin! Toimitusjohtaja Pirjo Pöyhiä Valtion talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskus www.palkeet.fi
Palkeet yleisesti Valtion talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskus (Palkeet) on merkittävä valtiovarainministeriön hallinnonalalla toimiva konsernipalvelujen tuottaja. Tuotamme ja tarjoamme kustannustehokasta laatua ja uudistumme asiakkaiden parhaaksi. Teemme yhteistyössä asiakkaiden kanssa tehokkaan ja toimivan tulevaisuuden. Olemme aktiivisten osaajien innostava ja vastuullinen työyhteisö. Tunnuslukuja (ennuste 2016) Toimipaikat ja henkilöstö Liikevaihto 53 milj. 1,2 milj. 0,6 milj. 1,1 milj. Ostolaskua Myyntilaskua Palkkalaskelmaa Asiakkaina kattavasti koko valtionhallinto Pori Joensuu Mikkeli Hämeenlinna Palvelut Arvio 12/2016 650 henkilöä Henkilötyövuosien jakauma Palvelutuotanto 74 % ICT 20 % Johto ja hallinto 4 % Osaamiskeskus 2 % Noin 73 000 palkansaajaa Tilinpäätökset 62 kirjanpitoyksikölle ja 5 rahastolle 3
Palvelua koko valtionhallinnolle Valtionhallinnon palveluntarjoajat tuottavat luotettavat ja helposti hankittavat palvelut koko valtionhallinnon käyttöön Yhtenäinen tapa toimia ja toimivat palvelukokonaisuudet tuovat tehokkuutta Koulutus- ja kehittämispalvelut Hankintatoimen palvelut Talous- ja henkilöstöhallinnon palvelut Uusia työnteon tapoja tukevat työympäristöratkaisut Yhteiset tieto- ja viestintätekniset palvelut Talouteen, rahoitukseen ja henkilöstöön liittyvät konsernipalvelut
Luotettavat ja asiantuntevat palvelut tehokkaampaan hallintoon Palkeet tarjoaa palveluja, jotka vastaavat asiakkaiden tarpeita muuttuvassa toimintaympäristössä. Palvelut on sovitettu valtionhallinnon talous- ja henkilöstöprosesseihin ja ne tuotetaan keskitetyillä tietojärjestelmillä. Palvelut kattavat talouspalvelut, henkilöstöpalvelut, asiantuntijapalvelut sekä tuen ja ylläpidon palvelut. Palveluvalikoimaan sisältyvät: Yhtenäiset peruspalvelut kaikille Kiekua käyttäville asiakkaille Yhtenäiset lisäpalvelut asiakkaan valinnan mukaan Asiakkaan erityispiirteet huomioiva palvelu Monikanavainen asiakaspalvelumalli takaa joustavan palvelun: itsepalvelu, asiointikanavat, henkilökohtainen palvelu 5
Asiakkaat 6
Asiakkaat Hämeenlinnan palveluyksikkö Hämeenlinnan palveluyksikkö Mikkelin palveluyksikkö Porin palveluyksikkö M i k a e l M a n t i l a M a r t t i H a v i l a T uomas Wati a T u u l a H o l a p p a
Palkeet on aktiivisesti valtionhallinnon ja työelämän muutoksessa mukana Varmistamme asiakashyödyn ja tarjoamme joka kohtaamisessa hyvän asiakaskokemuksen. Lunastamme kasvavan vastuumme tarjoamalla laadukkaita palveluja sekä toimimalla sujuvasti ja kustannustehokkaasti. Palkeet on aktiivisten osaajien hyvin johdettu, innostava työyhteisö. Parannamme jatkuvasti tuottavuutta ja taloudellisuutta Strategiset hankkeet 2015-2020:* Palvelutuotannon organisointi Kiekun siirto Palkeisiin Tuotantoprosessien automatisointi Kirjanpidon siirto Palkeisiin Asiakaskunnan laajennus *tilanne 12/2015 8
Neljän tähden tunnustus Palkeissa tehtiin tänä vuonna ensimmäistä kertaa Suomen laatupalkintokilpailuun liittyvä ulkoinen arviointi. Palkeiden kokonaispisteet ovat 400 449 pisteen tasolla. Suomen laatupalkinto -kilpailuun osallistuneiden organisaatioiden keskimääräinen pistetaso on ollut 404 pistettä vuosina 1995 2014. Pistemäärä oikeuttaa EFQM Recognised for Excellence -tunnustukseen neljällä tähdellä. Arvioijien mukaan Palkeiden keskeisiä vahvuuksia ovat mm. strategian laadinta, sen viestintä ja toimeenpano, johtamisjärjestelmä, jatkuvan parantamisen kulttuuri, Kieku-projektien onnistunut läpivienti, tietoturvallisuus, henkilöstöjohtaminen, henkilöstöresurssien ja vaadittavan osaamisen suunnittelu kustannustehokkuuden tavoittelu sekä yhtenäiset ja standardoidut toimintatavat. 21.11.2016
Onnistumisen edellytyksiä Hyvä ja luottamuksellinen suhde ohjaajaan VM:n luottamus ja tuki toiminnallamme ja kehittämistyöllämme Hyvä ja luottamuksellinen suhde asiakkaisiin Hyvä asiakastyytyväisyys Osaava ja sitoutunut henkilöstö Hyvä työilmapiiri, hyvä esimiestyö, halukkuus henkilökiertoon ja sisäiseen liikkuvuuteen, työnantajakuva hiukan valtionhallinnon keskiarvoa parempi Tuloksellinen ja tehokas toiminta Hyvät tulokset Suomi-tasolla ja kansainvälisesti Arvostettu toimija toimialalla 10
Kysymyksiä?
Taloushallinnon tehtävät ja roolit Palkeissa Prosessipäällikkö Minna Korpela Valtion talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskus www.palkeet.fi
Taloushallinnon tehtäviä Palkeissa Kaikissa taloushallinnon tehtävissä korostuu asiakaspalvelu ja tehtäviin kuuluu myös sovellusten käyttöön sekä palvelujen sisältöön liittyvät neuvonta ja ylläpitotehtävät. Kirjanpitäjä Toimii asiakasvastuullisena Palkeiden asiakkuudenhoitomallin mukaisesti. Toimii myös palveluesimiehen tukena palvelutuotannon ohjaamisessa ja kehittämisessä. Kirjanpitäjän tehtävään sisältyy mm. seuraavia tehtäviä: Pääkirjanpitoon liittyvät tehtäväkokonaisuudet Kauden vaihteen tehtävät Käyttöomaisuuskirjanpitoon liittyvät tehtäväkokonaisuudet Tilinpäätökseen liittyvät tehtävät Talouspalvelusihteeri, laskut Tehtävään voi sisältyä seuraavia taloushallinnon tehtäväkokonaisuuksia: Toimittaja-, asiakas- ja nimikerekisterin ylläpito Laskutus Menotositteiden käsittely Talouspalvelusihteeri, reskontra Tehtävään voi sisältyä seuraavia taloushallinnon tehtäväkokonaisuuksia: Myyntireskontran hoitaminen ja perintään liittyvät tehtävät Maksuliikkeen hoito Kirjanpidon avustavat tehtävät Matkustukseen liittyvät tehtävät Palveluasiantuntija Tehtäviin kuuluu palveluryhmän tuottavuuden edistäminen eri keinoin ja monipuolisesti verkostoissa toimiminen. Palveluasiantuntija osallistuu osaamisen tukeen ja työohjeiden laatimiseen. Tehtäviin voi kuulua myös hallinnollisiin järjestelmiin liittyviä tehtäviä. Tehtäviin sisältyy myös taloushallinnon palvelutuotannon tehtäviä, prosessien kehittämistä palveluryhmän asiakkaiden osalta ja prosessityöhön osallistumista ja kouluttajana toimimista oman erityisosaamisalueensa osalta. 21.11.2016 13
Palkeiden taloushallintopalvelujen tuotantoa ohjaavat periaatteet Asiakaslähtöinen: Palveluiden kokonaisuus toimii eheästi, asiantuntevasti ja laadukkaasti. Asiakkaat kokevat saavansa lisäarvoa uudesta yhteistyömallista. Tuottava ja tuloksellinen: Varmistetaan asetettujen tuottavuustavoitteiden saavuttaminen. Sujuva ja laadukas: Palkeiden sisäinen yhteistyö on saumatonta ja toiminnan jatkuvuus on varmistettu.
Taloushallinnon palvelumallin tavoitteet Palvelut tuotetaan valtion yhtenäisten prosessien ja toimintamallien mukaisesti Yhteistyö on keskiössä Palvelun saatavuus, sujuvuus ja laatu
Tavoitteena saumaton yhteistyö asiakkaan kanssa Säännölliset yhteistyökokoukset, johon Palkeet tuo vuosikellon mukaiset asiakokonaisuudet sekä muut ajankohtaiset asiat Kirjanpitäjä on vastuuhenkilö päivittäisessä yhteistyössä Yhdessä asiakkaan kanssa käydään läpi esim. taloudellista tilannetta, analysoidaan ja ennustetaan tunnuslukujen toteutumista Hyvien käytäntöjen jakaminen ja proaktiivinen toiminta on luonnollinen osa asiakasyhteistyötä Kirjanpitäjä osallistuu aktiivisesti kirjanpitoyksikön toiminnan suunnitteluun esim. budjetointi, seurantakohdemallin kehittäminen Säännöllisen ja vuosikellon mukaisen yhteistyön kautta varmistetaan, että kommunikointi toimii ja, että toiveet ja tarpeet ovat tiedossa 16
Taloushallinnon organisointi Tavoitetilassa asiakkaan taloushallinnon kokonaisvastuu on samassa palveluryhmässä Konsernitehtävät tuotetaan jatkossakin keskitettynä Läntinen palveluyksikkö: toimittajarekisteri, raportointi ja Kiekussa tehtävä konsernikirjanpito Itäinen palveluyksikkö: Matkustus ja EU-neuvoston korvaukset 17
Palkeet organisaatio 1.1.2017 Asiakkaat Läntinen palveluyksikkö / Hämeenlinna, Pori Mikae l Mantila Itäinen palveluyksikkö / Joensuu, Mikkeli Tuom as Watia Asiakkuusyksikkö Tuula Holappa Kehitysyksikkö He le na Lappalaine n ICT-yksikkö J uha Koljone n Controllertoiminto He ikki Asikaine n Hallintoyksikkö Tim o Kallio Toimitusjohtaja Pir jo Pöyhiä
Kysymyksiä?
Töissä Palkeissa Henkilöstöpäällikkö Hannele Ahola Henkilöstösuunnittelija Merja Rissanen Valtion talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskus www.palkeet.fi
Työtyytyväisyys Palkeissa - vuoden 2016 kyselyistä Esimiesbarosta poimittua Esimiehiämme on helppo lähestyä työasioissa ja heiltä saa hyvin tukea työtehtäviin Työn ja perhe-/yksityiselämän yhteensovittaminen on hyvällä tasolla Esimiehemme osaavat asettaa selkeitä tavoitteita työn tekemiselle Kehityskeskusteluprosessin toimivuuteen pitää vielä panostaa. VMBarosta poimittua Kokonaistyytyväisyys on noussut koko ajan ja on lähellä valtion keskiarvoa (Palkeet 3,42 valtion ka 3,5) Parhaat arvioinnit saa työn sisältö ja haasteellisuus Myös työyhteisön toimintakulttuuri ja työilmapiiri saa hyvät arvioinnit Kehittymisen tuen koetaan parantuneen ja se on Palkeissa hyvällä tasolla Palkeiden työnantajakuva on hyvä Kehitettävää on edelleen kehityskeskusteluissa ja viestinnässä 5 Kokonaistyötyytyväisyys 4 3 2 1 21
Asiakastyytyväisyyskysely - tavoitteet ja tulokset Asiakaspalvelu on vahvuutemme Kehitettävää on edelleen osaamisen syventämisessä ja henkilöstön kyvyssä ratkaista ongelmia. Asiakastyytyväisyys 2015-2016 Kokonaistyytyväisyys 3,6 3,8 Asiakaspalvelu 3,9 3,9 Tuki- ja ylläpitopalvelut 3,5 3,8 Henkilöstöpalvelut 3,8 3,8 Talouspalvelut 3,9 3,8 Hyvän raja 3,5 1 1,5 2 2,5 3 3,5 4 4,5 5 Tulos 2015 Tulos 2016 Tavoite 2016 22
Palkeet työnantajana Lounastuki sopimusravintoloissa (max. 2,50 /työpäivä) Kattava työterveyshuolto Ergonomiatarkastukset Kulttuuri- ja liikuntasetelit (200 arvosta/vuosi) Työaikajoustot Liukuva työaika klo 6.30 9.00 ja 15.00-19.30 Käytössä työaikapankki (7a ) Etätyömahdollisuus 8 pv/kk, mikäli on työtehtävien puolesta järjestettävissä Mahdollisuus lomarahavapaisiin ja harkinnanvaraisiin virkavapaisiin Monipuolinen työhyvinvointitoiminta Tyhy-toimikunnat kaikilla toimipaikkakunnilla Työtyytyväisyyskyselyt ja työhyvinvoinnin jatkuva kehittäminen Virkistystilaisuudet, tyhy-messut jne. Palkkaus Palkkaus Palkeissa muodostuu tehtävän vaativuuteen perustuvasta tehtäväkohtaisesta palkanosasta ja henkilökohtaiseen suoriutuvuuteen perustuvasta henkilökohtaisesta palkanosasta Palkeissa työskentelevien palkkaus perustuu Palkeissa käytössä olevaan palkkausjärjestelmään Henkilöillä, joiden vakinaiset virat siirtyvät KITI-siirrossa Palkeisiin, muutosturva on voimassa VES:in mukaisesti 23
Palkeet työnantajana Työssä kehittymisen sekä itsensä kehittämisen tuki ja koulutusmahdollisuudet Perehdytys tehtäviin ja organisaatioon erillisen perehdytyssuunnitelman mukaisesti Kannustetaan omaehtoiseen oman osaamisen ja ammattitaidon kehittämiseen Ammattitaitoaan voi kehittää osallistumalla koulutustilaisuuksiin Osaamisen kehittämisen yhtenä tärkeänä muotona ovat erilaiset foorumit (johdon foorumi, esimiesfoorumi, asiantuntija-foorumit) ja henkilöstön info-tilaisuudet Osaamisen kehittämisen tarpeet määritellään ja koulutuksiin osallistuminen suunnitellaan yhdessä esimiehen kanssa mm. kehityskeskusteluiden yhteydessä Siirtyvien henkilöiden on mahdollista tutustua Palkeisiin jo ennen siirtoa mm. erillisen TET-ohjelman, tutustumiskäyntien, ryhmäytymisvalmennusten, tervetulokeskustelujen ja henkilökohtaisten perehdytysohjelmien kautta. Myös 2-3 viikon mittainen työskentelyjakso Palkeissa ennen siirtoa valtion henkilökierto -ohjelman mukaisesti on mahdollista, mikäli se on järjestettävissä lähettävän viraston puolesta ja henkilö itse on tähän halukas 24
Mitä tapahtuu missäkin? Poikkihallinnollinen yhteistoimintamenettely Henkilöstön siirtymisessä sovellettavat yleiset periaatteet Mukana VM, JUKO, JHL, Pardia Virastokohtaiset yhteistoimintaneuvottelut 16.1.2017 mennessä Lähettävät virastot Antaa tiedon siirtyvistä henkilöistä 15.2.17 mennessä. Palkeet (vastaanottava virasto) Lähettävä ja vastaanottava virasto yhteistyössä: Henkilö- ja tehtäväsiirtoja koskevat valmistelut. Palvelussuhteen siirtoon liittyvät hallinnolliset tehtävät. Tehtävänkuvien ja roolien määrittely palvelukeskustoimintamallin mukaisesti. Mahdolliset siirtymävaiheen järjestelyt. Ratkaisut palkkausta koskevien säännösten soveltamisesta. Osaamiskartoitukset, perehdytyksen suunnittelu ja toteutus. Tervetulokeskustelut siirtyvien kanssa. 25
Siirtyvän henkilön polku Palkeisiin Virasto käy yhteistoimintalain mukaiset neuvottelut 01/2017 mennessä. Tieto siirtyvistä henkilöistä 02/2017 Tehtävänkuvat, ja palkkaus määritellään, sovitaan mahdollinen siirtymävaiheen toimintamalli* 1.10.2017 siirtyminen Palkeisiin. Nimike ja tehtävänkuva Palkeiden käytännön mukaisesti. Perehdytysohjelma jatkuu. 02/2017: Infotilaisuudet siirtyville henkilöille 03 06/2017 henkilökohtaiset tervetulokeskustelut siirtyvien henkilöiden kanssa *Siirtymävaiheen aikaiset järjestelyt 30.9.2019 asti 02 03/2017 mahdolliset osaamiskartoitukset 03/2017 henkilökohtaiset perehdytyssuunnitelmat laaditaan ja TET-ohjelma käynnistyy *1.10.2019 alkaen: kaikki siirtyvät työskentelevät Palkeiden vakituisessa toimipaikassa * Siirtymävaiheen toimintamallia noudatetaan, mikäli henkilön asuinpaikka ei sijaitse Palkeiden työssäkäyntialueella. 26
Lisätietoja Jos sinulla herää kysyttävää myöhemmin, voit lähettää kysymyksesi Palkeisiin sähköpostilla: merja.rissanen@palkeet.fi Voit tutustua Palkeisin myös: www.palkeet.fi (sivujen uudistus käynnissä) Kun siirtyvät henkilöt ovat tiedossa, otamme yhteyttä kaikkiin siirtyviin Palkeet tutustumismateriaali (Palkeet extranettiin) Infotilaisuudet helmikuussa 2017 Palkeiden extranetiin (Paletti) tiedotus- ja keskustelukanava siirtyville henkilöille Henkilökohtaiset jatkokeskustelut ja perehdytykset siirtyvän henkilön polku Palkeisiin -kuvan mukaisesti 27
Kysymyksiä?