PERUNAT Seutukeskus Oy Häme ja KuntaPro Oy toimivat julkisten hankintojen yhteishankintayksikkönä Hämeenlinnan seudulla ja sen lähialueilla sekä valikoidusti suuremmallakin maantieteellisellä alueella. Yhteishankintayksikön tehtävänä on vastata keskitetysti sovittujen hankintojen kilpailuttamisesta ja sopimushallinnasta. Yhteishankintayksikkö (www.seutukeskus.fi/portal/palvelut/hankintapalvelut/) vastaa siis hankintaprosessien toimivuudesta, päätöksenteosta ja sopimuksista sekä toiminnan kehittämisestä tässä tarjouspyynnössä liitteineen mainittujen tahojen kanssa. Tilaukset tehdään käyttäjittäin hajautetusti. Yhteishankintayksikön kilpailuttamia sopimuksia voivat hyödyntää kaikki Seutukeskus Oy Hämeen omistajat sekä niiden yhdessä tai erikseen hallinnoimat kuntayhtymät, osakeyhtiöt ja säätiöt. Lisäksi sopimuksia voivat hyödyntää Seutukeskus Oy Hämeen kokonaan tai osittain omistamat yhtiöt sekä näiden yhtiöiden muut omistajat. KuntaPro Oy ja sen nykyiset sekä tulevat omistajat voivat hyödyntää nyt kilpailutettavaa sopimusta. Tarjouspyynnön liitteessä nro 1 on mainittu keskeisimmät yhteishankintayksikön asiakkaat. Seutukeskus Oy Hämeen hankinta- ja kilpailuttamisyksikkö pyytää asiakkailleen tarjoustanne perunoista ja Hyria Koulutus Oy:n osalta myös porkkanoista hankintakaudelle, joka alkaa aikaisintaan 24.9.2012, kuitenkin vasta hankintapäätöksen saatua lainvoiman, ja jatkuu toistaiseksi voimassaolevana. Hankinta on jaettu viiteen osakokonaisuuteen ja jokaisesta osakokonaisuudesta tehdään oma hankintapäätös. Hankintasopimustoimittajaksi valitaan yksi toimittaja kullekin osakokonaisuudelle. Osakokonaisuudet on merkitty liitteessä nro 2 numeroituna osakokonaisuuksittain. 1(13) Yhteisöt Hankinnan kohde Sopimukseen liittyvät yhteisöt ja toimituskohteet sekä toimituspäivät ja -ajat ja toimitusmäärät (arvioitu vuosikulutusmäärä) on lueteltu liitteessä nro 2. Peruna: Perunoiden tulee täyttää ruokaperuna-asetuksen (690/06) ja elintarvikelainsäädännön mukaiset laatuvaatimukset (Elintarvikelaki 13.1.2006). Peruna saa sisältää tummumisenestoaineen, mutta ei mitään lisäaineita. Perunoiden tulee olla suurtalouteen sopivia I luokan lajikkeita, joista tulee löytyä vaihtoehdot käyttötarkoituksen mukaan: kiinteä lajike ja jauhoinen lajike. Perunat hinnoitellaan seuraavasti: kuorittu, pesty, suikale, viipale, kuutio. Annosperunan koko on 35-40 mm ja se on tasakokoisesti lajiteltua sekä kestää pitkää lämpösäilytystä, laatikko- ja perunasoseperunan koko on 40-60 mm, suikaleperunan koko on 4,5-5 mm, kuutioperunan koko on 1,5 x 2 cm ja viipaleperunan koko on 4-5 mm. Tuotteille tulee olla säilyvyyttä kuorimispäivän lisäksi viisi vuorokautta ja toimitettaessa tuotteita asiakkaalle, asiakkaalla tulee olla perunoiden käyttöaikaa toimituspäivän lisäksi kolme vuorokautta ja tuotteiden on pysyttävä moitteettomina viimeiseen käyttöpäivään saakka. Tuotteita, jotka ovat väriltään muuttuneita tai joissa havaitaan mikrobiologisia riskitekijöitä, ei oteta vastaan, eikä makseta. Mahdolliset laboratoriotutkimukset pilaantuneiksi epäiltyjen tuotteiden tutkimisesta maksaa toimittaja silloin, kun perunoiden tuotelaatu todetaan tutkimuksissa välttäväksi tai huonoksi. Pidätetään oikeus hankkia valitulta toimittajalta myös muita kuin hinnoitteluliitteessä mainittuja tuotteita ilman eri kilpailutusta ja näistä sovitaan tapauskohtaisesti toimittajan kanssa erikseen.
Liitteillä nro 2 ja 4 ilmoitetut vuosivolyymitiedot perustuvat arvioon, eivätkä siten sido ostajaa. 2(13) Pakkaukset Pakkaukset ja pakkausmerkinnät: Pakkausmerkintöjen tulee olla ruokaperuna-asetuksen (690/06) ja Kauppa- ja teollisuusministeriön elintarvikkeiden pakkausmerkintäasetuksen (1084/04) mukaisia. Pakkauksista tulee ilmetä viimeinen käyttöpäivä, lajike ja käyttötarkoitus (annos, keitto, muusi). Perunat tulee pakata 10 kilon tai 5 kg elintarvikekelpoiseen muovisäkkiin. Muovisäkkien tulee olla kestäviä, puhtaita ja ehjiä. Kuoritun perunan kuljetus Elintarvikelaissa määritellään, että helposti pilaantuvien elintarvikkeiden, kuten kuorittu peruna, lämpötila ei saa nousta säilytyksen ja kuljetuksen aikana yli +6 C. Koska peruna alkaa imeltyä kylmässä, ei perunan lämpötila voi myöskään laskea kovin kylmäksi. Perunan lämpötila ei saa laskea alle +4 C. Perunoiden lämpötilan tulee pysyä +4 - +6 C koko kuljetuksen ajan. Tämä tulee huomioida perunoiden kuljetuksissa koko sopimuskauden ajan. Näytteet Hankintamenettely Erikseen pyydettäessä tulee tarjouksen antajan varautua lähettämään omalla kustannuksellaan näytteet tarjotuista tuotteista ja pakkauksista niiden laadun toteamiseksi. Hankintaan käytetään hankintalain mukaista avointa menettelyä. Kyseessä on EU-kynnysarvon ylittävä hankinta. Hankinnasta on tallennettu hankintailmoitus 12.6.2012 HILMA-ilmoituskanavan www-sivuilla (www.hankintailmoitukset.fi), josta se on toimitettu edelleen julkaistavaksi TED-tietokannassa. Tarjouskäsittelyn ja päätöksenteon jälkeen Seutukeskus Oy Hämeen hankinta- ja kilpailuttamisyksikkö tulee käymään hyväksytyn toimittajan kanssa yksityiskohtaiset hankintaneuvottelut. Neuvottelujen tarkoituksena on hankintasopimuksen yksityiskohtien täsmentäminen. Hankintamenettelyn tarkoituksena on vahvistaa kaikki hankintaan liittyvät ehdot. Tarjousten käsittely: Sopimuksen laajentaminen ja supistaminen 1. Tarjoajan soveltuvuuden arviointi (mukaan lukien tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen) 2. Tarjousten vertailu 3. Hankintapäätös 4. Sopimus Hankinnassa noudatetaan lakia julkisista hankinnoista (348/2007). Tarjoajan tulee huomioida tarjousta antaessaan ja tarjoushintaa määrittäessään, että hankintavolyymi voi olla suurempi kuin tarjouspyyntöhetkellä sopimukseen mukaan tulevien yhteisöjen yhteenlaskettu hankintavolyymi osoittaa. Volyymin mahdollinen kasvaminen perustuu siihen, että sopimusta on mahdollista laajentaa liitteessä nro 1 mainitulla tavalla. Mahdolliset sopimuksen laajentamisesta aiheutuvat volyymilisäykset on huomioitu hankintamenettelyä valittaessa. Mikäli asiakaskunta laajenee maantieteellisesti, sovitaan mahdollisista toimitusmaksumuutoksista erikseen.
Asiakirjojen julkisuus Sopimuksen voimaansaattaminen Hankinta-asiakirjat ovat asiakirjojen julkisuutta koskevan lainsäädännön mukaan pääsääntöisesti julkisia. Hankintapäätös ja sen liitteet ovat asianosaisjulkisia päätöksen allekirjoituksen jälkeen. Tarjoajalla on oikeus saada tieto asiansa käsittelyyn liittyvistä hankinta-asiakirjoista päätöksen allekirjoittamisen jälkeen. Tarjousasiakirjojen julkisuutta säätelee laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta (621/1999). Hankintaan osallistuvan yrityksen toimittamat tarjousasiakirjat ja tiedot tulevat pääsääntöisesti julkisiksi tai asianosaisjulkisiksi hankintaprosessin yhteydessä. Tarjouksen tai tarjousten valintaperusteet, hinnat ja muu sisältö siltä osin kuin ne eivät sisällä salassa pidettävää tietoa tulevat julkisiksi. Tältä osin tarjoajia pyydetään kuitenkin huomioimaan, että muiden tarjoajien tarjousasiakirjat tulevat asianosaisjulkisiksi vain siltä osin kuin ne vaikuttavat tarjoajan asian käsittelyyn. Tarjoajaa pyydetään merkitsemään toimittamaansa aineistoon selkeästi, mitkä tiedot se katsoo kuuluvan liike- tai ammattisalaisuuden piiriin. Tämän jälkeen hankintayksikkö tekee erillisen päätöksen mahdollisesta salassapidosta. Saatujen tarjousasiakirjojen kopioinnista ja lähettämisestä tietoa pyytäneelle veloitetaan keskimääräisinä käsittelykuluina 50 /tarjous. Valitut tarjoukset kopioidaan veloituksetta. Valitun toimittajan on kontaktoitava jokaista hankintasopimuksessa yhteyshenkilöksi mainittua henkilöä ennen toimitusten ja palveluiden aloittamista sopimuksen toteuttamisen ja sopimukseen sitoutumisen takaamiseksi. Hankintayksikkö valvoo omalta osaltaan sopimuksen toteutumista ja tilaajien sitoutumista. 3(13) Sopimusehdot Hankinnassa noudatetaan ensisijaisesti tarjouspyynnön mukaisia ehtoja. Toissijaisesti noudatetaan julkisten hankintojen yleisiä sopimusehtoja (JYSE 2009 tavarat). Tarjoaja ei saa liittää tarjouksensa liitteeksi omia tai oman alansa sopimusehtoja. Osatarjoukset huomioidaan siten, että osatarjouksen tulee koskea toimituskohteetliitteessä ja hinnoitteluliitteessä numeroilla eriteltyä toimituskohdekokonaisuutta kokonaisuudessaan ja kaikkia osakokonaisuudelle merkittyjä tuotteita tulee tarjota. Vaihtoehtoisia tarjouksia ei hyväksytä. Rinnakkaisia tarjouksia ei hyväksytä. Hankintayksiköllä on oikeus olla hyväksymättä mitään annetuista tarjouksista ja oikeus keskeyttää hankinta, jos yhtään tarjousta ei ole hyväksytty. Hankintayksiköllä on oikeus keskeyttää hankinta, jos saadaan vain yksi hyväksyttävissä oleva tarjous tai jos ostajaryhmittymän käytössä olevat rahat eivät riitä hankinnan toteuttamiseen. Hankintayksiköllä on oikeus keskeyttää hankinta, jos tarjouspyynnössä ilmenee jälkikäteen virhe, joka ei ole mahdollistanut tarjoajien tasapuolista kohtelua tai jos toimintaympäristössä on tapahtunut sellaisia muutoksia, joiden perusteella tarjouspyyntö ei ole omiaan tuottamaan tarkoituksenmukaista ratkaisua. Muulta osin pidätetään oikeus keskeyttää hankinta muissa lainsäädännön sallimissa rajoissa. Myyjällä ei ole oikeutta vaatia ostajalta korvausta tarjouksen tekemisestä. Tarjoaja sitoutuu tarjouksen jättäessään automaattisesti tässä tarjouspyynnössä esitettyihin ehtoihin. Hankintayksiköillä on oikeuskäytännössä katsottu olevan velvollisuus hylätä tarjoukset, jotka eivät ole tarjouspyynnön mukaisia tai eivät täytä tarjouspyynnön mukaisia ehtoja sekä tarjoukset, jotka eivät ole saapuneet määräaikaan mennessä.
Asiakirjojen pätevyysjärjestys: 4(13) 1. Sopimus liitteineen 2. Tarjouspyyntö liitteineen 3. Julkisten hankintojen yleiset sopimusehdot, JYSE 2009 tavarat 4. Tarjous liitteineen (tarjouksessa annetut tiedot tulevat osaksi sopimusta) Hankintasopimus laaditaan ostajan (eli tarjouksen pyytäjän) sopimuspohjalle. Hankintapäätös ei luo sopimussuhdetta ostajan ja myyjän välille. Hankintapäätös tai muu vastaus ei ole oikeustoimilain tarkoittama tarjouksen ehdoton hyväksyminen vaan sopimus syntyy sopimusasiakirjan allekirjoituksella, joka tehdään kun hankintapäätös on saanut lainvoiman. Sopimus ostajan ja valitun toimittajan välillä katsotaan syntyneeksi vasta, kun hankintapäätös on saanut lainvoiman ja hankinnasta on allekirjoitettu erillinen kirjallinen sopimus. Sopimuskausi on toistaiseksi voimassaoleva, ostajan osalta yhden kuukauden irtisanomisajalla ja toimittajan osalta kolmen kuukauden irtisanomisajalla. Sopijapuolilla on oikeus purkaa sopimus, mikäli toinen sopijapuoli toistuvasti rikkoo sopimusehtoja. Hankintayksikkö pidättää oikeuden jatkaa sopimuskautta aina siihen asti, kunnes tämän tuoteryhmän seuraavan julkisen tarjouskilpailun hankintapäätös on saanut lainvoiman. Tarjouskilpailun perusteella valitulla toimittajalla ei ole oikeutta siirtää tehtyä hankintasopimusta kolmannelle osapuolelle ilman ostajan kirjallista suostumusta. Tarjoaja on vahingonkorvausvelvollinen välittömien vahinkojen osalta, jos ei kykene järjestämään sopimuksen mukaisia palveluja sopimusaikana. Sopimusvelvoitteiden täyttämisessä todetut puutteet ratkaistaan ensisijaisesti sopijapuolten välisin neuvotteluin, joissa pyritään sopimaan välittömästä virheen oikaisemisesta, yhteisesti hyväksytystä sopimuksen tulkinnasta sekä osoitetun välittömän vahingon korvaamisesta toiselle sopijapuolelle. Edellä mainittuihin vahinkojen korvaamisiin ei ole velvollisuutta, mikäli julkisten hankintojen yleisten sopimusehtojen (JYSE 2009 tavarat) mukainen vapauttamisperuste (force majeure) on estänyt sopimusvelvoitteiden täyttämisen. Riitatilanteissa oikeuspaikkana on tarjouksen pyytäjän kotipaikkaa lähinnä oleva käkäräjäoikeus. Mahdollisista sopimusmuutoksista neuvotellaan osapuolten kesken ja niistä sovitaan kirjallisesti. Lisäys tai muutos sopimukseen on sitova vain, jos siitä on sovittu kirjallisesti. Sähköpostitse hyväksytty sopimusmuutos katsotaan kirjalliseksi muutokseksi. Selvyyden vuoksi kuitenkin todetaan, että siltä osin kuin sopimuksen hintamuutokset tapahtuvat ennalta määritetyn periaatteen ja kaavan mukaisesti, ne eivät vaadi kirjallista sopimista. Toimitusehtojen ja laatutason tulee pysyä vähintään tarjouksentekohetken mukaisina koko sopimuskauden, ellei asiasta sopimusaikana kirjallisesti muuta sovita. Tarjouksessa mainittuja tuotteiden koko-, laatu- ja käyttötarkoituskriteerejä on noudatettava koko sopimuskauden ajan. Ostajalla on oikeus purkaa sopimus kesken sopimuskauden, jos toimittajan hinnoittelu, tuotteet, laatutaso, toimitusehdot ja -ajat tai muut syyt sitä edellyttävät, eikä osapuolten välisin neuvotteluin päästä sopimukseen.
Sopimusosapuolen mahdollinen sulautuminen kolmannen osapuolen kanssa ei vaikuta sopimuksen voimassaoloon. Sopimusosapuolia koskeva osakeyhtiölain mukainen jakautuminen ei vaikuta sopimuksen voimassaoloon, vaan sopimus siirtyy sellaisenaan uuden yhtiön vastattavaksi. Muutos ei saa vaikuttaa sopimusosapuolen asemaa heikentävästi. 5(13) Hinnat, hinnoitteluliite Hinnat tulee ilmoittaa tarjouspyynnön liitteenä olevalla hinnoitteluliitteellä pyydetyssä muodossa. Hinnat ilmoitetaan euroina kahden desimaalin tarkkuudella, alv 0 %. Hintojen tulee olla vapaasti tilaajalla sisältäen kaikki palvelun tuottamisesta ja tämän tarjouspyynnön ehdoista tarjoajalle aiheutuvat sellaiset kustannukset, jotka tarjoaja haluaa ostajalta sopimusaikana veloittaa (toimitus-, pakkaus-, käsittely- ja kuljetuskustannukset tai vastaavat muut kustannukset). Muussa muodossa annettuja tarjouksia ei käsitellä. Liite on Excel-taulukkomuotoinen. Keltaisella pohjavärillä merkityt kohdat tulee kaikki täyttää sen osakokonaisuuden kohdalta, jota tarjous koskee. Liitettä ei saa muilta osin muuttaa tai muokata. Hintavertailu tehdään hinnoitteluliitteen mukaisten tuotteiden yhteenlasketun hinnoittelun mukaan. Liitteessä mainitut vuosikulutusarviot perustuvat aiemman vuoden kulutuksen mukaan tehtyyn arvioon, eivätkä sido ostajaa. Tarjoajan tulee sitoutua siihen, että tarjoajan oma sopimushinta ei missään vaiheessa ole korkeampi kuin samanaikaisesti tarjoajan oma voimassa oleva julkinen kampanjahinta. Mikäli tarjoajan jokin kampanjahinta on edullisempi, kuin senhetkinen sopimushinta, niin silloin noudatetaan alhaisempaa kampanjahintaa. Tarjoja sitoutuu tarjouksen jättäessään siihen, että tarjoushinnat liikkuvat markkinatilanteesta riippuen myös alaspäin. Hinnanmuutosperusteet ja hinnanmuutosten hyväksyminen Tuotteiden hinnat ovat kiinteitä yhden vuoden sopimuskauden alusta lukien, jonka jälkeen sekä ostajalla että myyjällä on oikeus esittää hinnantarkistusta vuosittain. Perusteltu hintamuutosesitys tulee tehdä kolme kuukautta ennen esitettyä hinnan voimaanastumista. Mahdollisen korotusperusteen tulee olla toimittajasta riippumaton ulkoinen peruste ja tarjouksentekohetkellä ennakoimattomissa oleva tekijä. Hinnanmuutosehdotuksen pohjalta tullaan käymään toimittajan ja Seutukeskus Oy Hämeen hankinta- ja kilpailuttamisyksikön väliset neuvottelut ja niiden pohjalta päätetään sopimuksen jatkosta. Perusteettomia hintamuutoksia ei hyväksytä ja muutokset astuvat voimaan vasta Seutukeskus Oy Hämeen hankinta- ja kilpailuttamisyksikön johtajan hyväksyttyä hinnanmuutosesityksen perusteluineen sekä vahvistettua muutoksen voimaantulopäivän. Ilman hyväksymistä muutokset ovat mitättömiä ja toimittaja korvaa ilman hyväksymistä tehdyn muutoksen aiheuttaman erotuksen asiakkaalle. Seutukeskus Oy Hämeen hankinta- ja kilpailuttamisyksiköllä on oikeus hyväksyä tai hylätä toimittajan esittämät muutokset sekä oikeus esittää perusteltuja hinnanalennuksia. Seutukeskus Oy Hämeen hankinta- ja kilpailuttamisyksiköllä on oikeus irtisanoa hankintasopimus päättymään toimittajan esittämän hylätyn hinnankorotuksen esitettynä voimaantulopäivänä tai esittämänsä hinnanalennuksen hylättynä voimaantulopäivänä, ellei asiaa saada sopijapuolten välisin neuvotteluin päätökseen. Tällä sopimuksen irtisanomisella ei ole sellaisenaan vaikutuksia ennen irtisanomista tehtyihin tilauksiin, vaan toimittaja hoitaa tilaukset ja toimitukset sellaisilla ehdoilla, jotka ovat voimassa ennen irtisanomista. Tarjoja sitoutuu tarjouksen jättäessään siihen, että tarjoushinnat liikkuvat markkinatilanteesta riippuen myös alaspäin.
6(13) Ympäristöasiat Pientoimituslisä Toimitusaika Tarjoaja sitoutuu tarjouksen antaessaan toimimaan kulloinkin voimassa olevien ympäristölainsäädännön lakien, määräysten ja asetusten mukaisesti. Mikäli toimittaja harjoittaa ympäristöluvan varaista toimintaa, tulee toimittajalla olla voimassaoleva ympäristölupa sopimuskauden alkaessa. Mikäli toimittaja ei harjoita ympäristöluvan varaista toimintaa, on toimittajan toimitettava luotettava selvitys hankintayksikölle siitä, että toiminta ei vaadi ympäristölupaa (esim. viranomaisen allekirjoittama dokumentti) hankintayksikön sitä erikseen pyytäessä. Toimittajalla tulee olla hyväksytty päivitetty omavalvontasuunnitelma. Pientoimituslisiä yms. maksuja ei hyväksytä. Toimituspäivät ja -ajat on ilmoitettu liitteessä nro 2. Jos toimittaja ei ehdi toimittaa kuormaa jonain aamuna ilmoitettuun kellonaikaan mennessä, niin toimittaja voi neuvotella asiakkaan kanssa siitä, että kuorma toimitetaan edellisenä päivänä. Toimituksen viivästyminen Jos toimitukset viivästyvät toistuvasti myyjästä johtuvasta syystä, on ostajalla oikeus vaatia vahingonkorvausta, joka määräytyy olosuhteet huomioon ottaen vähintään 4 %:n ja enintään 10 %:n suuruiseksi viivästyneiden toimitusten kokonaisarvosta sekä oikeus purkaa hankintasopimus ilman irtisanomisaikaa. Myyjä ei voi viivästystilanteessa vedota toimitusvaikeuksiin, muuten kuin mikäli julkisten hankintojen yleisten sopimusehtojen (JYSE 2009 tavarat) mukainen vapauttamisperuste (force majeure) on estänyt sopimusvelvoitteiden täyttämisen. Maksuehto Maksuehto on 21 pv netto laskun päiväyksestä. Lyhyempää maksuehtoa ei hyväksytä ja pidemmästä ei hintavertailussa hyvitetä. Viivästyskorko on Suomessa voimassaolevan korkolain mukainen. Laskutus Raportointi Laskutuslisiä ei hyväksytä. Hankintasopimuksen tarkastelukautena on yksi vuosi. Alkavan vuoden helmikuuhun mennessä toimittajan tulee lähettää Seutukeskus Oy Hämeen hankinta- ja kilpailuttamisyksikölle edellisen vuoden euromääräinen arvonlisäveroton myynti asiakasyhteisöittäin eriteltynä. Lisäksi myyjän tulee raportoida tilaajalle tarvittaessa sopimuksen kautta toteutuneiden tilausten menekkitietoja. Ruokahuollon tuotannonohjausjärjestelmä Linnan Ateria Oy:llä, Janakkalan sekä Hattulan kunnalla ja Koulutuskeskus Tavastialla on käytössä Aromi-tuotannonohjausjärjestelmä (Logica Suomi Oy), joka mahdollistaa sähköisen asioinnin keittiön ja tarjoajan välillä. Jotta toiminnallisuutta voidaan hyödyntää, tulee myös tarjoajalla olla valmiudet sähköiseen asiointiin. Käytännössä tämä tarkoittaa sopimustuotetietojen (hintojen) toimittamista Seutukeskus Oy:n hankinta- ja kilpailutusyksikköön sähköisessä muodossa (xmltiedostona), jotta ne voidaan siirtää automaattisesti Aromi-ohjelmaan ja että tarjoaja pystyy vastaanottamaan sähköisiä ostotilauksia Aromista. Servinet Communication Oy, Seutukeskus Oy Hämeen tilauksia välittävä operaattori, liittää toimittajan Seutukeskus Oy Hämeen tilausten välityspalveluun ja välittää Aromi-järjestelmässä tehdyn tilauksen toimittajan saataville toimittajan kanssa sovitulla tavalla. Kumpikin osapuoli, Seutukeskus Oy Häme ja toimittaja vastaavat omista palveluun liittyvistä kuluistaan. Tavaran toimittajan tulee myös toimittaa ostotilauksen saatavuusvahvistus tilaajalle. Tarjoajan tulee pystyä toimittamaan tuotetiedot sopimustuotteista myös excel-tiedostona.
Alihankinta Toimittaja vastaa alihankkijan työstä ja tuloksista kuin omastaan. Toimittaja vastaa myös siitä, että alihankkija noudattaa omalta osaltaan toimittajalle asetettuja velvoitteita. Tarjoajalla tulee olla mahdollisten ulkopuolisten perunantuottajiensa kanssa sellaiset kirjalliset sopimukset, että toimitusvarmuus varmistetaan. 7(13) Palvelumaksu Tarjottuihin hintoihin sisältyy 2 %:n palveluprosentti, jonka toimittaja palauttaa palvelumaksuna/ostohyvitteenä Seutukeskus Oy Hämeelle vuosittain. Palvelumaksu käsittää toimittajan kaiken myynnin sopimuksessa mainittuun asiakaskuntaan. Soveltuvuus-, valinta- ja vertailuperusteet Hankintapäätös ja -sopimus Tarjouskilpailuun liittyvät kysymykset Seutukeskus Oy Häme laskuttaa palveluprosentin määrittämän osuuden toimittajan sopimuksen alaisesta kokonaismyynnistä 1-4 kertaa vuodessa. Palvelumaksun raportointi- ja laskentaperusteet käydään läpi tarkemmin sopimusneuvotteluissa. Palvelumaksun raportointiin käytetään valmiita lomakkeita, ja niiden täyttäminen vaatii toimittajalta vain tiedon toimittajan myynnistä asiakkaille. Soveltuvuusehdot on esitetty liitteessä nro 5. Valintaperuste ja vertailuperusteet on esitetty liitteessä nro 6. Seutukeskus Oy Hämeen hankinta- ja kilpailuttamisyksikön johtaja tekee hankintapäätökset ja -sopimukset osakokonaisuuksittain sopimuksiin liittyvien yhteisöjen puolesta. Seutukeskus Oy Häme voi halutessaan käyttää valitsemaansa konsulttia tai konsultteja apuna tarjousten vertailussa ja hankintaprosessissa. Sopimus tehdään vain valitun toimittajan kanssa, eikä siihen lähtökohtaisesti sisällytetä kolmatta osapuolta. Sopimuksen tarkoitus on kokonaiskustannuksiltaan edullisimman toimintamallin toteuttaminen. Sopimuksen yksityiskohtia voidaan sopimuksen voimassaoloaikana yhteisesti sopien tarkistaa ilman koko sopimuksen purkamista/ irtisanomista. Hankintapäätösilmoitus lähetetään sähköpostitse tarjoajan tarjouslomakkeelle merkitsemään sähköpostiosoitteeseen. Tarjouspyyntöön ja sen sisältöön liittyvät kysymykset tulee toimittaa sähköpostitse 1.8.2012 mennessä osoitteeseen sikke.ruohosalo@seutukeskus.fi. Kysymyksiin laaditaan kirjallinen vastaus niiden käsittelyn jälkeen. Kysymykset ja niihin annetut vastaukset julkaistaan hankintayksikön internet-sivuilla viimeistään 6 arkipäivää ennen tarjousten jättöajan umpeutumista osoitteessa: http://www.seutukeskus.fi/portal/palvelut/hankintapalvelut/tarjouskilpailut/. Toimittajan tulee käydä lukemassa yllä mainittu Internet-sivu 6 arkipäivää ennen tarjousten jättämistä, koska sivuilla on saatettu tarkentaa tarjouspyyntöön liittyviä asioita viran puolesta. Tarjouksen antaminen Tarjous tulee antaa liitteenä olevalla tarjouslomakkeella sekä hinnoitteluliiteellä sekä niihin liittyvillä liitteillä. Liitteissä on valmiit kirjaussarakkeet tarvittaville tiedoille (keltaisella/sinisellä pohjavärillä merkityt kohdat tulee täyttää). Liitteitä ei saa muilta osin muuttaa tai muokata. Muussa muodossa annettuja ja hinnoiteltuja tarjouksia ei käsitellä. Tarjoaja vastaa tarjouslomakkeella ja muilla liitteillä annettujen tietojen oikeellisuudesta.
Tarjoajan ei tule toimittaa mitään muita tietoja kuin tarjouslomake sekä hinnoitteluliite täytettynä ja tarjouslomakkeella ilmoitetut todistukset sekä mahdolliset liike- ja ammattisalaisuuteen liittyvät liitteet, joista on maininta tarjouslomakkeella. Muilla tiedoilla ei voi kuitenkaan olla mitään vaikutusta tarjousvertailuun. TARJOAJAN TULEE VASTATA VAIN SIIHEN, MITÄ ON KYSYTTY JA NIIN KUIN ON KYSYTTY. Erityistä huolellisuutta tulee kohdistaa siihen, että hinnoitteluliite on ohjeiden mukaisesti täytetty. Tarjoajan ei tule liittää tarjoukseen mukaan omia tai oman alansa yleisiä toimitusehtoja, koska ne ovat todennäköisesti tämän tarjouspyynnön ehtojen vastaisia. 8(13) Vastausaika Vastausosoitteet 27.8.2012 klo 15.00 mennessä, josta tarjouksen tulee olla sitovana voimassa kuusi kuukautta. Tarjoaja sitoutuu tarjouksen antaessaan tämän tarjouspyynnön mukaisiin ehtoihin. Tarjous liitteineen tulee palauttaa sähköpostitse. Tarjous tulee tehdä suomen kielellä. Palvelu sopimusaikana on annettava suomen kielellä. Tarjous tulee lähettää seuraavaan sähköpostiosoitteeseen (viestiin viite Perunatarjous ): sikke.ruohosalo@seutukeskus.fi Yhteystiedot Sikke Ruohosalo, tuoteryhmäpäällikkö Seutukeskus Oy Häme, Arvi Kariston katu 1 B, 13100 Hämeenlinna puh. (03) 621 3804 sikke.ruohosalo@seutukeskus.fi SEUTUKESKUS OY HÄME Mika Kantola toimitusjohtaja LIITTEET 1. sopimukseen liittyvät yhteisöt 2. toimituskohteet, toimituspäivät ja ajat, toimitusmäärät 3. tarjouslomake 4. hinnoitteluliite 5. soveltuvuusehdot 6. valinta- ja vertailuperusteet
LIITE 1 9(13) SOPIMUKSEEN LIITTYVÄT YHTEISÖT Yhteishankintayksikön asiakkaina voivat olla yhtiön osakasyhteisöjen yhdessä tai erikseen hallinnoimat kuntayhtymät, osakeyhtiöt ja säätiöt. Lisäksi sopimuksia voivat hyödyntää Seutukeskus Oy Hämeen kokonaan tai osittain omistamat yhtiöt sekä näiden yhtiöiden muut omistajat. Seutukeskus Oy Häme on omistajana KuntaPro Oy:ssä, jonka tavoitteena on laajentaa yhtiön palveluiden tarjontaa Hämeenlinnan seutukuntaa laajemmalle alueelle. Seutukeskus Oy:n ja KuntaPro Oy:n nykyisillä ja uusilla omistajilla on oikeus hyödyntää yhteishankintayksikön kilpailuttamia sopimuksia ilman erillistä kilpailutusta. Pidätetään oikeus jälkikäteen, ilman erillistä tarjouspyyntökierrosta, lisätä sopimukseen mukaan edellä mainitut periaatteet täyttävät yhteisöt. Mahdolliset volyymilisäykset on huomioitu hankinnan arvoa ja hankintamenettelyä määritettäessä. Mahdollisesta sopimuksen laajentamisesta ja sen kustannusvaikutuksista neuvotellaan kuitenkin toimittajan kanssa erikseen tapauskohtaisesti. Ensivaiheessa: Seutukeskus Oy Häme KuntaPro Oy Linnan Ateria Oy Janakkalan kunta Hattulan kunta Hämeenlinnan seudun koulutuskuntayhtymä (Koulutuskeskus Tavastia) Hämeen ammatillisen korkeakoulutuksen kuntayhtymä (HAKKY) Kata-Hämeen sairaskotisäätiö (Ilveskoti) Hämeenlinnan A-klinikkatoimen kuntoutumisyksikkö Hämeenlinnan Erityisasuntosäätiö Hyria Koulutus Oy Mahdollisesti myöhemmin: KuntaPro Oy:n omistajia tällä hetkellä ovat Valkeakoski, Akaa, Urjala, Hyria Koulutus Oy, Omnia, Vaasa ja omistuspohja laajenee koko ajan Hämeenlinnan seudun lähialueella sekä valtakunnallisesti.
10(13) LIITE 2, 3, 4 LIITE 2: TOIMITUSKOHTEET, TOIMITUSPÄIVÄT JA AJAT, TOIMITUSMÄÄRÄT LIITE 3: TARJOUSLOMAKE LIITE 4: HINNOITTELULIITE Tarjouspyyntö, tarjouslomake ja hinnoitteluliite on ladattavissa hankintayksikön internet-sivulta osoitteessa: http://www.seutukeskus.fi/portal/palvelut/hankintapalvelut/tarjouskilpailut/
SOVELTUVUUSEHDOT 1. Tarjoajan taloudellinen suorituskyky LIITE 5 11(13) Tarjoajan tulee antaa tarjouslomakkeella selvitys siitä, että sillä on riittävät taloudelliset edellytykset suoriutua hankittavien palveluiden tuottamisesta ja että se on huolehtinut lakisääteisistä velvoitteista kuten maksuunpannuista veroista ja työeläkelakien mukaisten maksujen maksamisesta. Tarjouslomakkeella tulee antaa selvitys siitä, että: Tarjoaja on merkitty ennakkoperintärekisteriin ja työnantajarekisteriin sekä arvonlisäverolain mukaiseen arvonlisäverovelvollisten rekisteriin. Tarjoaja on merkitty kaupparekisteriin. Tarjoaja on suorittanut lainsäädännön mukaisten verojen maksamisen. Tarjoaja on suorittanut työntekijän eläkelakien mukaiset maksut. Näiden selvitysten perusteella arvioidaan tarjoajan kelpoisuutta suoriutua hankinnan kohteen toteuttamisesta. 2. Kyky suoriutua tarjouspyynnön asettamista velvoitteista Tarjoajan tulee antaa tarjouslomakkeella selvitys seuraavista asioista: Perunat täyttävät ruokaperuna-asetuksen (690/06) ja elintarvikelainsäädännön mukaiset laatuvaatimukset (Elintarvikelaki 13.1.2006). Peruna saa sisältää tummumisenestoaineen, mutta ei mitään lisäaineita. Perunat ovat suurtalouteen sopivia I luokan lajikkeita, joista löytyy vaihtoehdot käyttötarkoituksen mukaan: kiinteä lajike ja jauhoinen lajike Perunat hinnoitellaan seuraavasti: kuorittu, pesty, suikale, viipale, kuutio. Annosperunan koko on 35-40 mm ja se on tasakokoisesti lajiteltua ja kestää pitkää lämpösäilytystä, laatikko- ja perunasoseperunan koko on 40-60 mm, suikaleperunan koko on 4,5-5 mm, kuutioperunan 1,5 x 2 cm ja viipaleperunan 4-5 mm. Mahdolliset laboratoriotutkimukset pilaantuneiksi epäiltyjen tuotteiden tutkimisesta maksaa toimittaja silloin, kun perunan tuotelaatu todetaan tutkimuksissa välttäväksi tai huonoksi. Tuotteilla on säilyvyyttä kuorimispäivän lisäksi viisi vuorokautta ja toimitettaessa tuotteita asiakkaalle, asiakkaalla tulee olla perunoiden käyttöaikaa toimituspäivän lisäksi kolme vuorokautta ja tuotteiden on pysyttävä moitteettomina viimeiseen käyttöpäivään saakka. Pakkausmerkinnät ovat ruokaperuna-asetuksen (690/06) ja Kauppa- ja teollisuusministeriön elintarvikkeiden pakkausmerkintäasetuksen (1084/04) mukaisia. Pakkauksista ilmenee viimeinen käyttöpäivä, lajike ja käyttötarkoitus (annos, keitto, muusi). Perunat pakataan 10 tai 5 kilon elintarvikekelpoiseen muovisäkkiin. Perunoiden lämpötila pysyy +4 - +6 C koko kuljetuksen ajan ja tämä huomioidaan perunoiden kuljetuksissa koko sopimuskauden ajan. Mikäli toimittaja harjoittaa ympäristöluvan varaista toimintaa, tulee toimittajalla olla voimassaoleva ympäristölupa sopimuskauden alkaessa. Mikäli toimittaja ei harjoita ympäristöluvan varaista toimintaa, on toimittajan toimitettava luotettava selvitys hankintayksikölle siitä, että toiminta ei vaadi ympäristölupaa (esim. viranomaisen allekirjoittama dokumentti) hankintayksikön sitä erikseen pyytäessä. Toimittajalla on hyväksytty päivitetty omavalvontasuunnitelma. Toimittajalla on mahdollisten ulkopuolisten perunantuottajiensa kanssa sellaiset kirjalliset sopimukset, että toimitusvarmuus varmistetaan. Toimittajan on pyydettäessä todistettavasti esitettävä tuotteelle asetettujen vaatimusten täyttyminen. Tämän selvityksen perusteella arvioidaan tarjoajan kelpoisuutta suoriutua hankinnan kohteen toteuttamisesta.
3. Tarjouspyynnön ehdottomat vaatimukset 12(13) Tarjoajan tulee tarjouslomakkeella antaa selvitys siitä, että se hyväksyy kilpailutusasiakirjoissa esitetyt vähimmäisvaatimukset. Lisäksi tarjouksen kelpoisuutta arvioidaan ottaen huomioon koko tarjouksen sisältö.
13(13) LIITE 6 VALINTA- JA VERTAILUPERUSTEET Tarjousten vertailuun hyväksytään kelpoisuusehdot täyttävät tarjoukset ja tarjoajat. Hankintapäätöksen perusteena on alin hinta.