Miten julkiset hankinnat pitäisi kilpailuttaa? Elinkaarimalli rakentamisen mahdollisuutena Arena Messut 14.10.2016 Juha Terho asiamies Talonrakennusteollisuus ry
Miten julkiset hankinnat pitäisi kilpailuttaa?
Esityksen sisältö Yleistä julkisista hankinnoista Julkisissa hankinnoissa noudatettavat periaatteet Kynnysarvot Hankinnan suunnitteluvaihe, tarpeen kartoitus Julkisten hankintojen ns. etupainotteisuus, mahdollisuus muuttaa ehtoja Vuoropuhelu yritysten kanssa, markkinakartoitus Hankintamenettelyn valinta Tarjouspyyntö, hankinnan kuvaus Tarjoajan kelpoisuuteen liittyvät (taloudelliset ja tekniset) seikat tarjouspyynnössä? Tarjouksen valinta- ja vertailuperusteet Käytännön vinkkejä tarjouspyynnön tekoon 14.10.2016 3
Yleistä Julkiset hankinnat = viranomainen ostaa vastiketta vastaan tavaraa, palvelua tai rakennusurakan oman organisaationsa ulkopuolelta Julkisten hankintojen arvo Suomessa on jo n. 30 mrd = lähes viidennes Suomen BKT:sta Menettelysäännöt laissa julkisista hankinnoista (ns. hankintalaki ) sekä laissa vesi- ja energiahuollon, liikenteen ja postipalvelujen alalla toimivien yksiköiden hankinnoista (ns. erityisalojen hankintalaki) Kansallisen sääntelyn taustalla EU:n hankintadirektiivi (ja erityisalojen hankintadirektiivi) Lainsäädäntö muuttumassa - lakimuutokset parhaillaan eduskunnassa 14.10.2016 4
Julkisissa hankinnoissa noudatettavat periaatteet Julkisista hankinnoista annetun lain (= hankintalain) 2 :n mukaan julkisissa hankinnoissa tulee huomioida kilpailumahdollisuuksien hyödyntäminen, ehdokkaiden ja tarjoajien tasapuolinen ja syrjimätön kohtelu, avoimuus ja suhteellisuus. Laki ohjeistaa hankintayksiköitä järjestämään hankinta-toimintansa niin, että hankinnat toteutetaan mahdollisimman taloudellisesti ja suunnitelmallisesti sekä mahdollisimman tarkoituksenmukaisina kokonaisuuksina ympäristönäkökohdat huomioiden. Hankintasääntelyn tarkoituksena siis taata verovarojen tehokas käyttö ja kilpailumahdollisuuksien hyödyntäminen Sääntelyn kantavina periaatteina avoimuus, syrjimättömyys ja tasapuolisuus 14.10.2016 5
Kynnysarvot ylittävät hankinnat kilpailutettava lain mukaan Hallituksen esityksen mukaan ns. kansalliset kynnysarvot nousisivat seuraavasti: Tavara- ja palveluhankinnat sekä suunnittelukilpailut 60 000 euroa (nykyisin 30 000 euroa) Sosiaali- ja terveyspalvelut ym. erityiset palvelut 300 000 euroa (nykyisin 100 000 euroa); Rakennusurakat 150 000 euroa (säilyisi ennallaan) Kansalliset kynnysarvot voivat vielä muuttua ehdotuksesta. EU-kynnysarvot säilyvät ennallaan. EU-kynnysarvoja tarkastetaan kahden vuoden välein komission erikseen antamalla asetuksella, aiemman käytännön mukaisesti. Esimerkiksi rakennusurakoissa EUkynnysarvo on 1.1.2016 alkaen ollut 5 225 000 euroa ja tavara- ja palveluhankinnoissa 209 000 euroa). 14.10.2016 6
Julkisten hankintojen etupainotteisuus Tarjouspyyntöä laadittaessa ymmärrettävä julkisen hankintamenettelyn huomattava etupainotteisuus verrattuna yksityisen puolen ostotoimintaan Hankittava tavara tai palvelu ja sen ominaisuudet määrätään lähtökohtaisesti jo hankintailmoituksessa (HILMA-järjestelmä) ja tarjouspyynnössä Hankintaa koskevat sopimusehdot lyödään useimmiten lukkoon jo tarjouspyynnössä Vaatimuksista, ehdoista yms. merkittävistä yksityiskohdista ei voi enää myöhemmin neuvotella juuri lainkaan, toisin kuin yksityisellä puolella Tarjouspyynnön muuttaminen matkan varrella on hyvin vaikeaa 14.10.2016 7
Minkä verran tarjouspyynnön ehtoja voi muuttaa? Selvää on, että merkittäviä muutoksia ei voi tehdä Ei voi tehdä muutoksia, jotka vaikuttaisivat tarjoushalukkuuteen Esim. tarjouspyynnön vaatimuksesta pitkälle tuotetakuulle ei voi kesken menettelyn luopua, koska joku on saattanut jättäytyä pois tarjouskilpailusta juuri ko. vaatimuksen vuoksi Ei voi tehdä muutoksia, jotka vääristävät tarjousten vertailukelpoisuutta Jos voittajan kanssa sovitaan, ettei sen tarvitsekaan antaa tarjouspyynnössä vaadittua tuotetakuuta, kakkoseksi tullut olisi voinut tarjota tuotteen voittajaa halvemmalla, mikäli olisi tiennyt ettei tuotetakuuta tarvitsekaan antaa Jos suurempia muutoksia on pakko tehdä, hankintamenettely on lähtökohtaisesti aloitettava aivan alusta Peruste hankinnan keskeyttämiselle 14.10.2016 8
Hankinnan suunnitteluvaihe, tarpeen kartoitus Hankintalaissa ei säädetä mitään hankinnan suunnitteluvaiheesta. Hankinnan suunnittelua ohjaa yleensä kuitenkin hankintayksikön oma menettelytapanormisto. Hankintamenettelyn aloitusvaiheessa arvioidaan, suunnitellaan ja resursoidaan tulevaa hankintaa sekä päätetään hankinnan kohteen hankkimisesta muuna kuin omana työnä. Suunnittelu on syytä tehdä aina huolellisesti ja hankinnan tekemiseen kannattaa varata riittävästi aikaa. Hankinnan tekeminen alkaa tarpeen kartoittamisella ja hankinnan kohteen määrittelyllä. Tarpeen kartoittaminen tehdään yleensä osana varainkäytön suunnitelmaa ja budjetointia. Budjetoinnin yhteydessä voidaan tehdä hankintasuunnitelma. 14.10.2016 9
Hankintasuunnitelma Hyvässä hankintasuunnitelmassa kohtaavat julkisten varojen käytön suunnitelmallisuus, julkisen organisaation strategiset tavoitteet ja hankintatarpeiden määrittely. Suunnitelman tarkoituksena on varata budjettiin riittävät varat ja toteuttamiseen tarvittavat resurssit. Yleensä varsinkin arvokkaimpien hankintojen suunnittelu tehdään hyvissä ajoin ennen varainhoitovuoden alkua. Parhaimmillaan hankintayksiköllä on standardoitu prosessi, jonka mukaan hankinnat toteutetaan. Hankintayksikön tulisi laatia tavoiteaikataulu hankintaprosessin toteuttamisesta. Aikatauluttamisessa tulee huomioida mahdolliset määräajat, joita hankintalaki määrää eri hankintamenettelyihin ja niiden menettelyvaiheisiin. Aikataulu laaditaan yleensä osana hankintasuunnitelmaa. 14.10.2016 10
Hankinnan ennakoitu arvo Hankinnalle on määriteltävä ennakoitu arvo hankintailmoitusta varten ilman arvonlisäveroa. Laskentaperusteena on sopimuksen tai tarjouspyynnön arvonlisäveroton kokonaisarvo, joka on teknisesti ja taloudellisesti erikseen kilpailutettavissa. Ennakoidun arvon määrittäminen perustuu ennakolta olemassa olevan parhaan mahdollisen saatavissa olevan tiedon mukaan laskettavaan arvioon hankinnan kustannuksista. Määrittelyissä tulee ottaa huomioon koko sopimuskausi ja kaikki hankittavat tuotteet ja palvelut. 14.10.2016 11
Vuoropuhelu yritysten kanssa 1/2 Koska hankinnan ehtoja on vaikea muuttaa enää hankintailmoituksen ja tarjouspyynnön julkaisun jälkeen, on hyvä käydä keskustelut yritysten kanssa etukäteen On miellyttävämpää havaita mahdolliset virheet ja epätarkoituksenmukaisuudet jo valmisteluvaiheessa kuin kesken hankintamenettelyn Aloita selvittämällä millaisia ratkaisuja markkinoilla on ylipäätään tarjolla tarpeisiisi Huomaa, että kysyntä saattaa luoda tarjontaa sinnekin, missä sitä ei vielä ole Ole kuitenkin tasapuolinen eli älä neuvottele vain yhden kanssa Älä räätälöi tarjouspyynnön vaatimuksia vastaamaan juuri tietyn toimittajan tuotetta tai palvelua 14.10.2016 12
Vuoropuhelu yritysten kanssa 2/2 Yrityksille voi lopuksi lähettää kommentoitavaksi vaikkapa luonnoksia tarjouspyyntömateriaalista Onko aikomasi tapa pyytää hintoja järkevä? Onko yrityksille selvää, mitä kaikkea haluat hinnan sisältävän? Oletko muistanut vaatia tuotteelta tärkeimmät ominaisuudet? Oletko vaatinut (ja maksamassa) jotain itsellesi tarpeetonta ominaisuutta? Oletko vaatimassa ominaisuutta, jota kukaan ei voi tarjota? Vertailetko relevantteja asioita ja ovatko painoarvot järkevät Ovatko aikomasi sopimusehdot alalla yleiset? Vai ovatko ne sellaiset ettet saa yhtään tarjousta? Tai ovatko ne sellaiset, että maksat niistä paljon? Uuteen lakiin tulossa nimenomainen suositus markkinakartoituksen järjestämisestä 14.10.2016 13
Hankintamenettelyn valinta Julkinen hankinta tulee toteuttaa noudattamalla jotain hankintalain mukaisista määrämuotoista menettelyistä. - Uudessa laissa menettelyjen määrää kasvatetaan. Lisäksi kansallisissa hankinnoissa voi käyttää muitakin kuin laissa nimenomaisesti kuvattuja hankintamenettelyjä. Hankintamenettelyn valintaan vaikuttavat esim. tiedot hankinnan kohteesta ja arvosta, potentiaalisten toimittajien lukumäärä, aiotaanko valita yksi vai useampia toimittajia sekä millainen hankintasopimus aiotaan tehdä. Hankintayksiköillä on yleensä oma hankintaohjeistus, jonka pohjalta hankintamenettelyn valinta tehdään 14.10.2016 14
Hankintamenettelyjen käyttöasteet Suomessa Vuoden 2013 HILMA-tilastojen perusteella nykylainsäädännön menettelyjen käyttöasteet olivat seuraavia: Tilastot on laskettu kansallisten hankintailmoitusten ja EUhankintailmoitusten lukumäärien perusteella: Avoin menettely: 88,4 % Rajoitettu menettely: 8,9 % Neuvottelumenettely: 1,2 % Kilpailullinen neuvottelumenettely: 0,6 % Dynaaminen hankintajärjestelmä: 0 Sähköinen huutokauppa: 0,1 % eli 20 kpl 14.10.2016 15
Hankinnan tarjouspyyntö Tarjouspyyntö on tehtävä kirjallisesti ja laadittava niin selväksi, että sen perusteella voidaan antaa yhteismitallisia ja keskenään vertailukelpoisia tarjouksia. Tarjouspyynnössä tai hankintailmoituksessa pyydetään toimittajia esittämään kirjallisesti ja määräaikaan mennessä tarjouksensa. Jos tarjouspyyntö ja hankintailmoitus eroavat sisällöltään, noudatetaan hankintailmoituksessa ilmoitettua. Huomioi tämä hankintailmoituksen muotoilussa Hankintayksikkö voi periä kohtuullisen korvauksen tarjouspyyntöasiakirjoista niiden erityisestä laajuudesta, materiaaleista tai vastaavista seikoista aiheutuvien kustannusten korvaamiseksi. 14.10.2016 16
Hankinnan tekninen määrittely Määräykset koskevat EU-hankinnan tarjouspyyntöä ja soveltuvin osin kansallisen hankinnan tarjouspyyntöä (molemmissa pakottavia) Teknisten eritelmien on mahdollistettava tarjoajille yhtäläiset mahdollisuudet osallistua tarjouskilpailuun eivätkä ne saa perusteettomasti rajoittaa kilpailua julkisissa hankinnoissa. Tekniset eritelmät on laadittava joko Viittaamalla standardiin, tekniseen hyväksyntään, tekniseen määrittelyyn tms., jolloin viittaukseen on lisättävä ilmaisu "tai vastaava, taikka Sellaisten suorituskykyä tai toiminnallisia ominaisuuksia koskevien vaatimusten perusteella, jotka ovat riittävän täsmällisiä hankinnan kohteen määrittämiseen ja tarjouksen valintaan Kiellettyä mainita tiettyä valmistajaa tai tiettyä alkuperää olevia tavaroita Kiellettyä myös viitata tavaramerkkiin, patenttiin, tuotetyyppiin, alkuperään, erityiseen menetelmään tai tuotantoon siten, että viittaus suosii tai syrjii tiettyjä tarjoajia tai tavaroita. Paitsi jos hankintasopimuksen kohdetta ei ole mahdollista riittävän täsmällisesti ja selvästi kuvata muutoin, ja viittaukseen liitetään ilmaisu "tai vastaava". 14.10.2016 17
Yrityksen kelpoisuutta koskevat vaatimukset ja selvitykset Määräykset koskevat EU-hankinnan tarjouspyyntöä, kansallisen hankinnan tarjouspyynnön laatimisessa voidaan noudattaa soveltuvin osin Hankintayksikkö voi esittää ehdokkaiden tai tarjoajien rahoituksellista ja taloudellista tilannetta, teknistä suorituskykyä ja ammatillista pätevyyttä sekä laatua koskevia vaatimuksia sekä vaatia niihin liittyviä selvityksiä. liityttävä ehdokkaan ja tarjoajan edellytyksiin toteuttaa hankinta, ja ne on suhteutettava hankinnan luonteeseen, käyttötarkoitukseen ja laajuuteen. Ei siis kannata edellyttää liikaa henkilökuntaa, kalustoa, liikevaihtoa tms. Huomattava, että uuteen lakiin tulee vähimmäisliikevaihtovaatimus (enintään 2 x hankintasopimuksen ennakoitu arvo) Ehdokkaat tai tarjoajat, jotka eivät täytä hankintayksikön asettamia vähimmäisvaatimuksia, on suljettava tarjouskilpailusta (tarjoajien kelpoisuusarviointi). 14.10.2016 18
Poissulkemisen edellytysten selvittäminen Määräykset koskevat EU-hankinnan tarjouspyyntöä, kansallisen hankinnan tarjouspyynnön laatimisessa voidaan noudattaa soveltuvin osin Hankintayksikkö voi pyytää ehdokkailta ja tarjoajilta todistuksia ja selvityksiä sen tutkimiseksi, koskeeko ehdokasta tai tarjoajaa jokin poissulkemisperuste Pakollisia poissulkemisperusteita mm. lahjuksen antaminen, veropetos ja rahanpesu (53 ) Vapaaehtoisia poissulkemisperusteita mm. konkurssi ja työnantajamaksujen laiminlyönti (54 ) Uuteen lakiin tulee uusia poissuljentaperusteita sekä kilpailutuksen voittajalle velvoite toimittaa rikosrekisteriote yrityksen johtohenkilöistä 14.10.2016 19
Tarjouksen valinta- ja vertailuperusteet Hankintalain mukaan tarjouksista on hyväksyttävä se, joka on hankintayksikön kannalta kokonaistaloudellisesti edullisin hankinnan kohteeseen liittyvien vertailuperusteiden mukaan tai se, joka on hinnaltaan halvin. Valintaperuste on ilmoitettava hankintailmoituksessa. Jos valintaperusteesta ei ole mainintaa, on valinta tehtävä halvimman hinnan mukaan. Kun valintaperusteena käytetään kokonaistaloudellista edullisuutta, ovat valintaperusteet hankintayksikön omassa harkinnassa. Vertailuperusteiden on kuitenkin liityttävä hankinnan kohteeseen ja oltava objektiivisia ja syrjimättömiä, eivätkä ne saa antaa hankintayksikölle rajoittamatonta valinnan vapautta. 14.10.2016 20
Tarjouksen valinta- ja vertailuperusteet Kokonaistaloudellisesti edullisimman tarjouksen vertailuperusteina voidaan käyttää esimerkiksi laatua, hintaa, teknisiä ansioita, esteettisiä ja toiminnallisia ominaisuuksia, ympäristöystävällisyyttä, käyttökustannuksia, kustannustehokkuutta, myynnin jälkeisistä palvelua ja teknistä tukea, huoltopalveluja, toimituspäivää tai toimitus- tai toteutusaikaa taikka elinkaarikustannuksia. Vertailuperusteet tulee ilmoittaa hankintailmoituksessa tai tarjouspyyntöasiakirjoissa riittävän yksilöidysti. Vertailuperusteiden lisäksi tulee ilmoittaa niiden suhteellinen painotus eli painoarvot tai niiden vaihteluväli. Uuteen lakiin tulee hankintayksiköille perusteluvelvollisuus, mikäli käyttävät muissa kuin tavarahankinnoissa valinta- ja vertailuperusteena ainoastaan halvinta hintaa. 14.10.2016 21
Käytännön vinkkejä tarjouspyynnön tekoon 1/3 Tarjouspyynnön epäselvyys voi olla virhe hankintamenettelyssä Erittäin suositeltavaa on käydä aiempana mainittua vuoropuhelua yritysten kanssa, mahdollisimman aikaisessa vaiheessa Mieti tarkkaan, mitä kaikkea hankinnan kohteen pitää sisältää Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden arviointi ja tarjousten vertailu on vaikeaa, jos tarjoajat ovat tarjouspyynnön perusteella tehneet erilaisia tulkintoja siitä, mitä kaikkea esim. järjestelmätoimitukseen pitää kuulua tarjoushintaan, ja mistä saa periä lisämaksua Vertailuperusteita tarjouspyyntöön asettaessasi huomioi, että numeerisesti ilmaistavia vertailtavia ominaisuuksia on helppo vertailla ja osoittaa vertailun puolueettomuus Esim. laitteen paino, päästöt, takuuajan pituus vuosina, asiakaspalvelun aukiolo, toimipisteiden lukumäärä 14.10.2016 22
Käytännön vinkkejä tarjouspyynnön tekoon 2/3 Huomioi tarjouspyyntöön asettamiesi vertailuperusteiden kohdalla myös, että ne eivät saa olla liian yleisiä tai antaa hankintayksikölle rajoittamatonta vapautta valita toimittaja Ole tarkkana tarjouspyynnön liitteeksi otettavien sopimusehtojen kanssa soveltuvatko aikomasi vakioehdot? Anna tarjouspyynnössä aina tarjoajille mahdollisuus tehdä kysymyksiä Tätä kautta voivat käydä ilmi tarjouspyyntöön mahdollisesti jääneet tulkinnanvaraisuudet Lisäkysymysten perusteella voi vielä harkita vähäisiä muutoksia tarjouspyyntöön Vastaukset tasapuolisesti kaikille esim. viim. 6 pv ennen tarjousajan päättymistä 14.10.2016 23
Käytännön vinkkejä tarjouspyynnön tekoon 3/3 Yritä kaikin tavoin edistää sitä, että saat tarjouspyynnön mukaisia tarjouksia Tarjouspyynnön infotilaisuus Tarjouspyynnön selkeys Vuoropuhelu Huomaa että erityisesti tarjousten vertailukelpoisuuteen vaikuttavat puutteet tarjouksissa johtavat helposti siihen, että HY:llä ei ole pelkästään oikeutta, vaan velvollisuus hylätä tarjous 14.10.2016 24
Elinkaarimalli rakentamisen mahdollisuutena
Elinkaarihanke Julkinen hankinta, jossa toteuttaja kantaa väylästä tai rakennuksesta normaalia laajemman vastuun Väylähankkeet, sairaalat, voimalaitokset, koulut, päiväkodit, vankilat tai vedenpuhdistamot Sopimusmalli, jossa samaan sopimuskokonaisuuteen kuuluu: Kohteen suunnittelu ja rakentaminen Ylläpito pitkäkestoisella sopimuskaudella kohteen vastaanoton jälkeen Tien tai kiinteistön hoito, kunnossapito ja käytettävyystaso Kiinteistöissä mahdollisesti käyttäjäpalvelut esim. siivous, turvapalvelut Myös kohteen omistus- ja rahoitusjärjestelyt 14.10.2016 26
Elinkaarihankkeet Tilaajana julkiset organisaatiot kaupungit, kunnat ja kuntayhtymät Tilaaja valmistelee hankinnan ja määrittää kohteen toimivuus- laatu- ja palvelutasokriteerit Tilaaja valitsee kohteen toteuttajan kilpailuttamalla hankintalainsäädännön mukaisesti Investointijakso kohteen suunnittelu ja rakentaminen Vaihtoehtoja kohteen omistukselle Kunta, kunnan omistama kiinteistöyhtiö, projektiyhtiö, toteuttaja tai ulkopuolinen rahoittaja esim. eläkevakuutusyhtiö 14.10.2016 27
Elinkaarihankkeet Tilaajan investointi voidaan rahoittaa tilaajan budjetin ulkopuolelta Rahoituksen takaisinmaksu tilaajan suorittamalla pitkäaikaisella palvelumaksulla Palvelujakso alkaa kohteen vastaanotosta/valmistumisesta Tilaaja suorittaa palvelujakson aikana palvelumaksua yksityiselle palveluntuottajalle Palvelujakson päättyessä kohteen asianmukaisen luovutuskunnon määrittely Tilaajalla mahdollisesti oikeus lunastaa kohde sopimuskauden päättyessä, mikäli omistus ei palvelujakson aikana ole tilaajalla 14.10.2016 28
Edut ja hyödyt Vaihtoehto kunnan omalle rahoitukselle kunnan taseen ulkopuolisen rahoituksen avulla. Vaihtoehto kuntien investointihankkeille, koska kuntien taloustilanne Suomessa on huono Toteuttajalla intressi toteuttaa kohde elinkaarikustannuksiltaan edullisimmalla tavalla Pitkäjänteinen ja laaja yhteistyö kannustaa palvelujen kehittämiseen Pitkillä sopimuskausilla tilaaja välttää jatkuvan kilpailuttamisen aiheuttamat kustannukset Sekä tilaaja että tarjoaja voivat arvioida hankkeen kannattavuutta, kustannuksia, hyötyjä ja riskejä jo hankkeen alkuvaiheessa Ylläpitopalvelut eivät ehkä ole tilaajan ydintoimintoja ja ulkoistaminen on perusteltua kunnossapitoriski toteuttajalla 14.10.2016 29
Elinkaarimallien sopimushanke Kuntaliitto, Rakli ja Rakennusteollisuus Valmistunut syksyllä 2013 Ohjenuora talonrakennusalan elinkaarihankkeisiin Laadittu sopimusmalli, taustoitusohje ja liiteasiakirjat toimitilahankkeisiin Ko. palvelusopimusten sopimuskohteiksi tarkoitettuihin elinkaarihankkeisiin ei oleteta kuuluvan rahoitusta Tavoitteena laatia myöhemmin omat sopimusmallit myös Infrahankkeisiin 14.10.2016 30
KIITOS! Yhdessä yhteiskuntaa rakentaen