Seurantakohteet Kieku-tietojärjestelmässä Taloushallinto Kieku Perehdytys
Seurantakohdemallin tavoitteet Tuottaa tietoa kattavasti kirjanpitoyksikön ydintoiminnasta ja tuottavuudesta Tulosohjauksen väline - Seuranta olennaisella tasolla Viraston sisäisen johtamisen tuki Kattaa ulkoisen ja sisäisen laskennan Yhteinen järjestelmä ja hallittu kokonaisuus Yhteiset seurattavat asiakokonaisuudet koko valtiolla Taloushallinnon perehdytyspäivä, Menojen käsittely, Kieku-taloushallinto 22.4.2013 2
Yleistä seurantakohdemallista Kieku-tietojärjestelmän käyttöönoton yhteydessä otetaan käyttöön rakenteeltaan yhteinen seurantakohdemalli Kirjanpitoyksikön seurantakohdemallin sisällön suunnittelussa on tärkeää tehdä tiivistä yhteistyötä talous- ja henkilöstöhallinnon välillä, sillä malli vaikuttaa molempiin osa-alueisiin. Lisäksi kirjanpitoyksikön johdon on sitouduttava mallin suunnitteluun, jotta tulosohjauksen tarpeet tulevat huomioitua. Seurantakohdemallin suunnittelussa olisi hyvä huomioida myös prosessinäkökulma (suoritteet tulisi voida johtaa suoraan toiminnoista). Taloushallinnon perehdytyspäivä, Menojen käsittely, Kieku-taloushallinto 22.4.2013 3
Yleistä seurantakohteista Seurantakohteita on sekä konsernitasoisia, yhteisiä että kirjanpitoyksikkökohtaisia. Seurantakohteita on yhteensä 14, joista kirjanpitoyksiköllä on käytössään enintään 11. Kaikkia seurantakohteita ei tarvitse ottaa käyttöön, jos niille ei ole kirjanpitoyksikön seurannan kannalta tarvetta. Näillä seurantakohteilla pystytään hoitamaan tyypillisen viraston tärkeimmät suunnittelun ja seurannan kohteet. Seurantakohteita täydentävät suunnittelun ja seurannan osalta myös Kiekutietojärjestelmän muut toiminnallisuudet sekä liitännäisjärjestelmät, kuten matkahallintajärjestelmä M2 ja erilaiset substanssijärjestelmät Yhteinen seurantakohdemalli luo hyvät edellytykset suunnittelun ja seurannan yhtenäistämiselle seurantakohteittain sisällöllisesti sekä valtiokonserni- ja hallinnonalakohtaisesti. Taloushallinnon perehdytyspäivä, Menojen käsittely, Kieku-taloushallinto 22.4.2013 4
Yleistä seurantakohteista Ministeriö koordinoi hallinnonalansa kirjanpitoyksiköiden kanssa kirjanpitoyksikkökohtaisten seurantakohteiden suunnittelua ja toteutusta. Kirjanpitoyksikön tehtävänä on omaa toimintaansa palvelevien laskentakohteiden ja koodien määrittäminen seurantakohteiksi. Tiedot kirjanpitoyksikön käyttöön ottamista seurantakohteista ylläpidetään yhtenäisesti ja keskitetysti palvelukeskuksessa. Taloushallinnon perehdytyspäivä, Menojen käsittely, Kieku-taloushallinto 22.4.2013 5
Kieku-seurantakohdemalli 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 Seukoto/ valtio LKP-tili Toimintayksikkö TaKP-tili Valtuus Projekti Toiminto Suorite Alue/ kunta Seuranta kohde 1 Kirjanpitoyksikkö Kumppani Seurantakohde 2 Varalla 1 Varalla 2 Kieku Yritys Kustannuspaikka Tulosyksikkö Segmentti Sisäinen tilaus Projekti (PRR-osa) Rahasto Alue/ kunta Pääkirjatili Rahoitusrivi Toimintoalue Kumppaniyhtiö Seurantakohde 1 Seuranta -kohde 2 Seurantakohde 3 Seurantakohde 4 P/V P P V/P (tuotto- ja kulutileillä) V/P V/P V V/P V V V/P V V Ei käytössä Ei käytössä Laskentatoimen alue Ulkoinen Ulkoinen Sisäinen Ulkoinen Ulkoinen Ulkoinen Muu ulkoinen Sisäinen Sisäinen Sisäinen Muu sisäinen Ulkoinen Muu sisäinen Muu sisäinen Muu sisäine n Muu sisäine n Pituus 4 8 (5+3) 10 15 10 24 10 10 3 4 8 8 10 10 1) Kirjanpitoyksikkö (Kirjanpitoyksikkö) 2) LKP tili (Liikekirjanpidon tilit) 3) Toimintayksikkö (Virastot ja sisäinen organisaatio) 4) TaKP tili (Talousarviokirjanpidon tilit) 5) Valtuus (Valtuus) 6) Projekti (Virasto, useamman viraston, valtakunnalliset) 7) Toiminto (Ydintoimintojen hierarkia ja tukitoimintojen ylätaso) 8) Suorite (Viranomaissuorite, maksullinen toiminnan suoritteet) 9) Alue/Kunta (Kunta 3 nro + maat SAP:n vakiokoodit) 10) Kumppanikoodi (Valmius konsernilaskentaan, sisäinen laskutus) 11) Seurantakohde 1 (Vapaa 1, viraston omaan käyttöön) 12) Seurantakohde 2 (Vapaa 2, viraston omaan käyttöön) 13) Seurantakohde 3 (Varalla 1, virastokohtainen, ei käytössä) 14) Seurantakohde 4 (Varalla 2, yhteinen, ei käytössä) Valtiotasoinen Kirjanpitoyksikkökohtainen P = pakollinen V = vapaaehtoinen 15) Henkilö (Käytössä ainoastaan henkilöstöhallinnossa)
Yhteiset seurantakohteet 1/3 Liikekirjanpidon tilit - Konsernitason tilit (5 merkkiä) - VK:n tilimääräysten ja -päätösten mukainen LKP-tilikartta (tilit 8 merkkiä) ei omia alajaotteluja Talousarviokirjanpidon tilit - Talousarvion tilijaottelun mukaisesti ei omia alajaotteluja Alue/kunta - Kuntakoodit TK:n luokituksen mukaisesti, maakoodeina SAP:n vakiokoodit Kumppani - Kirjanpitoyksiköt ja rahastot Toiminto - Kaikille yhteiset ohjaus- ja tukitoiminnot 7
Yhteiset hierarkiat ja projektit 2/3 Seurantakohteiden vakiohierarkiat kaikille Kiekun käyttäjille yhteisiä - LKP-tileillä tuotto- ja kululaskelmakaavojen mukaiset hierarkiat - TaKP-tileillä talousarvion tilijaottelun mukaiset hierarkiat - Toimintayksiköillä (tulosyksiköt ja kustannuspaikat) Suomen valtion hallinnonalakohtainen hierarkia, hierarkian kolmantena tasona Kiekun yritykset eli kirjanpitoyksiköt - Valtuus-seukoilla valtuuslajihierarkia - Toiminto-seukoilla VNOS:n mukainen ylätason hierarkia - Suorite-seukoilla yhteinen ylätason hierarkia - Alue/kunta-seukoilla yhteinen maakuntahierarkia - Yhteisten projektien vakiomallit 8
Kirjanpitoyksikkökohtaiset seurantakohteet 3/3 suunnitellaan käyttöönottoprojektissa Toimintayksiköt ja kpy:n organisaatiohierarkia - Monivirastoisilla kpy:illä myös virastot / Kiekun segmentit määriteltävä Valtuus-seukot valtion talousarvioon perustuen Projektirakenteet Toiminto (pl. ylätason hierarkia ja ohjaus- ja tukitoiminnot) Suorite (pl. ylätason hierarkia) Seurantakohde 1 ja 2 HUOM! Eri seurantakohteille raportointia varten mahdollisesti tarvittavia rinnakkaishierarkioita voi määritellä myös Kiekun tuotantoon siirtymisen jälkeen. 9
Ulkoisen laskennan seurantakohteet KIRJANPITOYKSIKKÖ Talousarviotalouteen kuuluva virasto, laitos tai rahasto Kirjanpitoyksikölle kuuluu mm. maksuliikkeen ja kirjanpidon hoitaminen, tilinpäätöksen laatiminen sekä näiden tehtävien sisäinen valvonta. Yritystunnukset perustetaan kirjanpitoyksikkötasolle, jolloin niille voidaan laatia tilinpäätökset. Taloushallinnon perehdytyspäivä, Menojen käsittely, Kieku-taloushallinto 22.4.2013 10
Ulkoisen laskennan seurantakohteet LIIKEKIRJANPIDON TILI (LKP-tili) Valtion liikekirjanpidolla tuotetaan tuotto-kulu-perusteinen tuloksenlaskenta (tilikauden tuotto- tai kulujäämä) ja tase. Liikekirjanpidon tehtävänä on myös tositteisiin perustuvien kirjausten avulla pitää talousyksikön ja sitä ympäröivillä markkinoilla olevien muiden talousyksiköiden rahavarat ym. erät erillään toisistaan. Taloushallinnon perehdytyspäivä, Menojen käsittely, Kieku-taloushallinto 22.4.2013 11
Ulkoisen laskennan seurantakohteet TALOUSARVIOKIRJANPIDON TILI (TaKP-tili) Talousarviokirjanpidolla mahdollistetaan eduskunnan päättämien tulo- ja menoarvioiden toteutumisen seuranta Talousarviokirjanpidon tilien ja niiden sisällön tulee vastata talousarviota ja sen tilijaottelua Talousarviokirjanpito käsittää talousarviotilit, siirrettyjen määrärahojen tilit ja Valtiokonttorin määräämät talousarviokirjanpidon tilit Taloushallinnon perehdytyspäivä, Menojen käsittely, Kieku-taloushallinto 22.4.2013 12
Ulkoisen laskennan seurantakohteet KUMPPANI Kumppanikoodi kertoo sen, mille valtion kirjanpitoyksikölle meno maksetaan tai keneltä tulo saadaan. Sen avulla tullaan myöhemmin toteuttamaan konsolidointi ja sisäisten erien eliminoinnit. Kumppaniseurantakohde tarvitaan sisäisten erien tunnistamiseksi ja täsmäytyksen helpottamiseksi. Se mahdollistaa myös sisäisen laskutuksen Kiekussa olevien kirjanpitoyksiköiden välillä (ei tällä hetkellä käytössä). Taloushallinnon perehdytyspäivä, Menojen käsittely, Kieku-taloushallinto 22.4.2013 13
Sisäisen laskennan seurantakohteet TOIMINTAYKSIKKÖ järjestelmässä tulosyksikkö tai kustannuspaikka kuvaa kirjanpitoyksikön sisäisen organisaatiorakenteen ja hierarkian. Sitä käytetään mm. tuotto- ja kulukirjauksissa, raportoinnissa, sisäisessä budjetoinnissa, vyörytyksissä ja käyttöomaisuusyksikön perustiedoissa. Toimintayksikkö toimii yhdistävänä tekijänä Kiekun tahan ja hehan välillä. Taloushallinnon perehdytyspäivä, Menojen käsittely, Kieku-taloushallinto 22.4.2013 14
Sisäisen laskennan seurantakohteet PROJEKTI Projektilla on aina aikataulu, alkamis- ja päättymispäivämäärä. Projektilla on selkeä tavoite, suunnitelma ja resurssit, jonka tuloksia seurataan. Projektin asettaja määrittää onko kyseessä valtiotasoinen vai virastotasoinen projekti Projektin asettaja määrittää, miten ja millä tarkkuudella seuranta toteutetaan Projekteja voidaan seurata ja raportoida perustietojen, organisaatiotietojen sekä lisäluokitusten avulla. Tilaisuus, Esittäjä 15
Sisäisen laskennan seurantakohteet PROJEKTI Valtiotason hankkeet Tavoitteet kohdistuvat koko valtiohallintoon Toimijat koostuvat useammasta kirjanpitoyksiköstä/virastosta Virastojen väliset projektit Toimijat koostuvat kahdesta tai useammasta virastosta Virastojen omat projektit Viraston omaa toimintaa varten Tilaisuus, Esittäjä 16
Sisäisen laskennan seurantakohteet TOIMINTO kuvaa niitä tehtäviä tai toimintoja, joita valtionhallinnossa ja sen virastossa tehdään. Toiminnon tulee olla viraston toiminnan kannalta mitattavissa oleva kokonaisuus. Toiminnot jakautuvat ydin- ja tukitoimintoihin ja ne kytketään valtioneuvoston ohjesäännön mukaiseen hierarkiaan. Tukitoiminnot ovat yhteisiä koko valtionhallinnolle, mutta kirjanpitoyksikkö voi niitä tarkentaa. Toimintoa hyödynnetään myös vyörytyksissä välillisten palkkakustannusten ja yleiskustannusten kohdistamisessa lopullisille laskentakohteille. Taloushallinnon perehdytyspäivä, Menojen käsittely, Kieku-taloushallinto 22.4.2013 17
Sisäisen laskennan seurantakohteet SUORITE prosessissa tai toiminnoissa aikaansaatu tuotos (output) voivat olla hallinnonalan, viraston, toimintayksikön, prosessin tai toiminnon tuotoksia ovat maksullisia tai maksuttomia tuotteita, palveluita tai aikaansaannoksia luovat edellytyksiä toiminnan tehokkuuden, taloudellisuuden ja tuottavuuden seurannalle Taloushallinnon perehdytyspäivä, Menojen käsittely, Kieku-taloushallinto 22.4.2013 18
Muut seurantakohteet VALTUUS määrältään ja käyttötarkoitukseltaan rajattu oikeus tehdä sopimuksia ja antaa sitoumuksia. Valtuuden käytöstä aiheutuvat määrärahatarpeet on suunniteltu joko kokonaan tai osittain seuraavien vuosien talousarvioihin. Seurantakohteen avulla seurataan eduskunnan valtion talousarviossa myöntämiä valtuuksien käytöstä aiheutuneita talousarviomenoja talousarviokirjanpidon mukaisina. Taloushallinnon perehdytyspäivä, Menojen käsittely, Kieku-taloushallinto 22.4.2013 19
Muut seurantakohteet ALUE TAI KUNTA Alueryhmittely perustuu Tilastokeskuksen määrittelemiin hallinnollisiin alueisiin, joiden perustana on kunta ja ulkomaiden osalta valtio. Tämän seurantakohteen avulla on mahdollista tuottaa alue- ja kuntakohtaisia tilastoja ja raportteja. SEUKO 1 JA SEUKO 2 Kirjanpitoyksikön vapaasti valittavissa Kirjanpitoyksikön päätettävissä olevia seurantakohteita, joilla kirjanpitoyksiköt voivat tuottaa raportointia omaa seurantaansa varten. Taloushallinnon perehdytyspäivä, Menojen käsittely, Kieku-taloushallinto 22.4.2013 20
Toimitilat Kiekussa Toimitiloja varten avataan Kiekuun omat kiinteistökustannuspaikat toimintayksikköseurantakohteeseen 3 050 534 Toimitilapalvelut-yksikkö 30505341 Toimitilapalvelut yhteinen 30505342 Toimitilapalvelut Etelä-Suomi 3 050 534 100 Toimitilapalvelut yhteiset 3 050 534 201 Toimitilapalvelut Etelä-Suomi yhteiset 3 050 534 202 Vuorikatu 14 Helsinki 00100 3 050 534 203 Salomonkatu 17 Helsinki 00530 3 050 534 204 Lintulahdenkuja 10 Helsinki 00500 3 050 534 205 Ratapihantie 9 Pasila 00520 3 050 534 206 Haapaniemenkatu 4A Helsinki 00530 Toimitilat toimintayksikköseurantakohteessa määritetään kirjanpitoyksikön toimitilojen johtamistarpeiden pohjalta Toimitilakustannukset kirjataan ao. toimintayksiköille. Juha Halonen 13.12.2012 21
Seurantakohteet Tukitoiminnot ovat kaikille yhteiset - voidaan alajaotella omalla koodilla, jos kpy kokee tarpeelliseksi Ohjaustoiminnot - Käyttö ministeriö ja Kpy (TAE, TTS jne.) - Lainsäädäntötyö - Taloussuunnittelu Taloushallinnon perehdytyspäivä, Menojen käsittely, Kieku-taloushallinto 22.4.2013 22
Seurantakohteet ydin- ja ohjaustoiminnot muodostuvat prosesseista, joista syntyy suoritteita samaan toimintoon voi liittyä useampi samantyyppinen suorite (suoriteryhmä) koodien määrittely alhaalta ylöspäin (ensin laskentakohteet: suorite, projekti, asiakas) Taloushallinnon perehdytyspäivä, Menojen käsittely, Kieku-taloushallinto 22.4.2013 23
KOHDISTETTAVAT Karkea kuvaus valtionhallinnon kohdennusmallista SUORAKIRJAUKSET LKPtili TaKP -tili Tulosyks. Ydin- ja Ydin- ohjaustoim. ohjaustoim. Projekti Suorite Asiakas Tukitominnot LKP TaKP Kiinteistökp Kiint. toim. LKP TaKP Tulosyks. Kiint.toim. LKP TaKP Tulosyks. Tukitoiminto Projekti LKP TaKP Tulosyks. Ydin- ja ohjaustoiminto Suorite Asiakas Kohdistus 4.9.2014 24
Kustannusten kohdistaminen laskentakohteille 1) Virastojen on määriteltävä ydintoiminnot. 2) Tarvittaessa tarkennettava annetut tukitoiminnot. 3) Seurantakohteet; suorite, projekti ja asiakas (seuko 1 tai 2) - Jaettava kahteen osaan - Suoritteet, projektit ja asiakkaat joille tehdään kohdistuksia laskentakohteet - Muut informatiiviset suoritteet, projektit ja asiakkaat 4) Tukitoiminnoille kirjatut kustannukset vyörytetään ydintoiminnoille. 5) Ydintoiminnolta kohdistetaan kustannukset lopullisille laskentakohteille (suoritteille, projekteille ja mahdollisesti asiakkaille). 6) Kohdistukset tehdään eri vaiheissa eri laskentakohteille. 7) Ajuri muodostetaan kirjanpitoyksikkökohtaisesti niin, että aiheuttamisperiaate toteutuu. Ajurina voi olla työtunnit, kappalemäärät, painotetut kappalemäärät tai muu aiheuttamisperiaatetta toteuttava ajuri. 8) Edestakaisia vyörytyksiä esim. kustannuspaikkojen välillä ei tehdä. Esim. tukiyksiköiden välillä. Ydintoiminto 1 Ajuri Suorite 1 Suorite 2 Suorite 3 4.9.2014 25
Kustannusten kohdistaminen suoritteelle, projektille tai asiakkaalle 8) Suorakirjaukset - Tukitoimintojen kirjauksissa - Voidaan kirjata tukitoimintojen projekteille tai suoritteille - ei saa kirjata ydintoimintojen laskentakohteille - Ydintoimintojen kanssa - Voidaan käyttää samanaikaisesti monta informatiivista suoritetta, projektia ja asiakasta - Laskennan kohdistusvaiheessa on valittava, mille laskentakohteelle vyörytys tehdään Tilaisuus, Esittäjä 26
Tukitoimintojen kohdentaminen 1 vaihe: Kohdistus kiinteistökp:lta tulosyksiköille 2a. vaihe: 8001 Palkalliset lomat 8002 Sairauspoissaolot 8003 Muut palkalliset poissaolot 69100 Kiinteistöhallinto 6400 Tietohallinto (pl. 64400 ) 2b. vaihe: 6000 Johtaminen 6100 Henkilöstöhallinto 6200 Taloushallinto 6300 Tarkastustoiminta 6500 Tietopalvelu 6600 Viestintä 6700 Asiakkuuden hallinta 6800 Oikeudelliset palvelut 6900 Muut tukitoiminnot 9999900100 kohdistamaton työ (pl. 69100 Kiinteistöhallinto) Kohdistus kaikille seuraavien vyörytysvaiheiden toiminnoille 10-50 Ydin- ja ohjaustoiminnot 3. Kohdistus ydin- ja ohjaustoiminnoille 2c. vaihe: 6000-6300, 6500-6900 (pl. 69100) Kirjanpitoyksikkökohtaiset Ydin- ja ohjaustoimintojen tukitoiminnot 64400 Ydintoimintojen kohdentamattomat tietojärjestelmät 9999900100 kohdistamaton työ Kohdistus ydin- ja ohjaustoiminnoille 2d. vaihe: KOM-hallintasovelluksen kautta tulevat Poistot Korot 27
Huomioita Kohdistusmallin osalta avoinna olevia asioita: - Voitaisiinko tukitoimintojen kustannukset vyöryttää suoraan ydin- ja ohjaustoiminnoille? (Kohdennusten suoraviivaistaminen) - Tukitoimintojen vyörytysvaiheiden tarkennus; onko tarpeen vähentää tai muuttaa vaiheiden sisältöjä. - Konsernitason tietotarpeiden tarkennus esim. mittarit jne. Tarkennettu malli ja tarkempi ohjeistus myöhemmin valmistuvan tuotteistuspaketin yhteydessä. - Huom. Kuke-projektin loppuraportista löytyy välillisten kustannusten kohdennusesimerkki: Kuke-projektin loppuraportti Malli määrittää kirjanpitoyksikön laskennan minimitason. Virasto on vastuussa mallin toteuttamisesta siten, että se tuottaa oikean lopputuloksen. - Aiheuttamisperiaate, mutta muistettava myös tiedon taloudellinen tuottaminen! - Mallin toteutukseen vaikuttaa mm. kirjanpitoyksikön organisointi, joten vyörytyksen tarkkuustaso voi vaihdella kirjanpitoyksiköittäin. 4.9.2014 28
Huomioitavaa seukojen suunnittelussa Seurantakohteiden suunnittelu Muutoksia seurantakohteisiin Useita toimijoita Mahdollisuus uudistaa seuranta Tietotarpeiden kartoitus Aloitettava hyvissä ajoin (n. 0,5 vuotta ennen käyttöönottoprojektin alkamista) Varattava työstämiseen aikaa ja resursseja riittävästi Kannattaa ottaa käyttöön sovelletusti jo ennen Kieku-aikaa Mitä oikeasti tarvitaan Numerot muuttuvat Koodit suhteellisen pitkiä Yhteinen numeroavaruus, koodien alussa kirjanpitoyksikön tunnus Kirjanpitoyksikkö, Palkeet, ministeriö, VK Yhteinen kieli Syntyy uutta osaamista Vaatii yhteistyötä ja verkostoitumista n
Seurantakohdemalli Mieluummin vähemmän kuin enemmän seurantakohteita (ainakin alkuun lähdettäessä). - Lisätään, jos on todella tarvetta päätöksenteon parantamiseksi. Jokainen seurantakohde tarkoittaa eri asiaa, eli huolehdittava, että eri seurantakohteet menevät mahdollisimman vähän päällekkäin. - Ei samoja asioita esim. kustannuspaikkaan/toimintayksikköön ja toimintoon. Toiminnot kuvaavat aitoa tekemistä. Suoritteet kuvaavat aitoja aikaansaannoksia. Projektit kuvaavat aitoja projekteja, joilla on aikataulu. 4.9.2014 30
Seurantakohteiden eri versiot ja aikataulut Versio 1 Valmisteluvaiheen versio Pitää ilmetä kpy:n tarpeet kokonaisuudessaan Käyttöönotettavat seurantakohteet suunniteltu excel-pohjaan Pohja jatkotyöstämiselle ja työpajoille Soveltuvin osin käyttöön vanhaan järjestelmään Versio 2 Muutosten määrittelyvaiheen versio Valmiina kooditukset: Toimintayksikkö, LKP, TaKP, projektirakenne. Muiden seurantaulottuvuuksien käyttötarve tiedossa ja työstäminen pitkällä Kaikki avoimet asiat oltava tiedossa Versio 2,5 Hyväksymistestauksessa ja koekonversioissa käytettävä versio Auki olleet asiat ratkaistu Lopullinen / jäädytettävä seurantakohdemalli, kaikki seukot valmiina Versio 3 Tuotantoversio Sisältää version 2,5 jälkeen tulleet muutokset Viimeiset muutokset päivitetään suoraan tuotantoon Palkeet vie muutokset Kiekuun 2-4 viikkoa ennen käyttöönottoa
Seurantakohteiden integraatio Kiekun taloushallinnossa, SAP Ficossa, seurantakohteiden master-tieto - Kaikki seurantakohdemuutokset tehdään vain Kiekun taloushallintoon ei ylläpidetä muualla - Muutokset siirtyvät seuraavaksi päiväksi oheisjärjestelmiin Seurantakohteet ylläpidettävä niin, että eri oheisjärjestelmistä tulevat aineistot käyttävät samoja seurantakohteita. Järjestelmään perustettua ja oheisjärjestelmiin siirrettyä seurantakohdetta ei voi poistaa, ainoastaan muuttaa voimassaoloaikaa / lukita. 32
Seurantakohteet Kiekun järjestelmiin Kiekun käyttöönotossa perustetaan kaikki seurantakohteet ja hierarkiat Kiekun tuotantoympäristöön version 3.0 mukaisina. Seurantakohteet siirtyvät kaikkiin Kiekun järjestelmiin kuten HCM, Palkat, Ajanhallinta ja Cats sekä yhteisiin oheisjärjestelmiin R8 ja M2, Tilhaan seukot siirtyvät Rondosta. Kiekun taloushallinnossa seurantakohteet, hierarkiat ja muutokset ovat heti käytettävissä Oheisjärjestelmissä seurantakohteet ja niiden muutokset ovat käytettävissä kirjauksiin seuraavana päivänä. Seurantakohteiden hierarkiat ja niiden muutokset siirtyvät yön yli tietovarastoraportointiin (BI-raportointi). Käyttöönoton jälkeen seurantakohteiden ylläpidon tekee Palvelukeskus 33
Seurantakohteet kirjanpitoyksikön omiin järjestelmiin Seurantakohteiden siirtäminen kirjanpitoyksikön omiin järjestelmiin määritellään liittymäkohtaisesti Oheisjärjestelmissä on käytettävä samoja seurantakohteita - seurantakohteiden olemassaolotarkistus - seurantakohteiden voimassaolotarkistus Jos oheisjärjestelmä / liittymä ei tarkista seurantakohteita, tietojen taloushallintoon siirtojen oikeellisuudessa on riskejä. BI:sta voidaan siirtää seurantakohteiden hierarkioita kirjanpitoyksikön omiin järjestelmiin. 34
Seurantakohteet Kiekun eri moduleissa ja yhteisissä järjestelmissä 1/2 Seurantakohde voi olla nimetty eri tavoin eri osissa järjestelmää, ks. tarkemmin seuraava sivu. - Esim. seurantakohdemallin toimintayksikkö on Kiekussa tulosyksikkö ja kustannuspaikka. Osa Kiekun seurantakohteista hyödyntää SAP:n toiminnallisuuksia ( valmiiksi nimettyjä). - Seurantakohteiden nimien räätälöintiä (muokkaaminen asiakkaan tarpeisiin) ei ole tehty Kiekussa, on ongelmallista mm. SAP:n järjestelmäpäivitysten vuoksi. Esim. TaKP-tili => Rahoitusrivi, Toiminto seurantakohde => Toimintoalue, Suorite seurantakohde => Rahasto 35
Seukot Kiekun eri moduleissa ja yhteisissä järjestelmissä Seukon nimi ao. järjestelmässä, mikäli ei ole merkitään ( -- ). Seurantakohde 1 Seurantakohde 1 Seurantakohde 2 Seurantakohde 2 SEUKO-MALLI LKP-tili Toimintayksikkö TaKP-tili Valtuus Projekti Toiminto Suorite Alue/kunta Kumppani Kumppaniyhtiö Kieku Pääkirjatili Kustannuspaikka Rahoitusrivi Sisäinen Projekti Toiminto- Rahasto Alue/kunta SAP/Fico Tili Tulosyksikkö tilaus (PRR-osa) alue Kumppani SeuKo1 SeuKo2 Segmentti Tilaus SAP/käyttöomaisuus LKP-tili Kustannuspaikka* (--) Sisäinen tilaus (--) Valtuus ProjRakOsa* PRR-osa Toimintoalue* Rahasto* Alue/kunta Kumppaniyhtiö Toimintoalue Rahasto Alue/kunta Projekti Projektimääritys Toiminto Suorite Alue/kunta (--) Projekti-rakenteen osa Logica Palkat LKP-tili Toimintayksikkö TaKP-tili Valtuus Projekti Toiminto Suorite Alue/kunta Ajanhallinta (--) Toimintayksikkö (--) Valtuus Projekti Toiminto Suorite (--) (--) Kumppaniyhtiö Seurantakohde 1 SAP/laskutus Pääkirjatili Tulosyksikkö Rahoitusrivi TA-tili Rahoitusrivi SAP/BIraportointi Toimintayksikkö Rahoitusrivi LKP-tili Tulosyksikkö pisteellinen SAP/HCM (henkilön (--) sopimus) Kustannuspaikka TA-tili Kumppaniyhtiö Seurantakohde 1 (--) (--) (--) Viraston vapaa 1 (--) (--) (--) Toimintoalue Seurantakohde 1 Seurantakohde 1 2/2 Seurantakohde 2 Seurantakohde 2 (--) Seurantakohde 2 Seurantakohde 2 (--) (--) Cats Toimintayksikkö Rondo 8 Tilinnumero Toimintayksikkö TaKP-tili Valtuus Projekti, yhteinen projekti Toiminto Suorite (--) (--) Seurantakohde 1 Valtuusnumero Projekti Toiminto Suorite Alue/kunta Kumppani Seurantakohde 1 Seurantakohde 2 Seurantakohde 2 M2 Tili Toimintayksikkö TA-tili Valtuus Projekti Toiminto Suorite Alue/kunta Kumppani * Seurantakohteelle kirjataan poistot, mikäli tämä seurantakohde on tallennettu käyttöomaisuusyksikölle. Cats: Toimintayksikköä on käytössä asiakkaan tarpeiden mukaisesti. Seurantakohde 1 Seurantakohde 2 36
Toimijat seurantakohdemallin ja seurantakohteiden ylläpidossa Kirjanpitoyksikkö suunnittelee tarvitsemansa seurantakohteet seurantakohdemallin mukaisesti VK:n talous ja henkilöstö toimiala vastaa seurantakohdemallin sisällöllisestä ohjeistuksesta ja tukee Kiekun käyttöönotossa kirjanpitoyksikköä seurantakohteiden suunnittelussa. VK:n Kieku-toimiala tukee Kiekun käyttöönotossa kirjanpitoyksikköä seurantakohteiden suunnittelussa Palvelukeskus osallistuu Kiekun käyttöönotossa seurantakohteiden suunnitteluun ja on käyttöönoton jälkeen seurantakohdemallin ja seurantakohteiden ylläpidon ohjeistaja sekä ylläpitää seurantakohteet Kieku järjestelmään. Kiekun toimittaja CGI osallistuu käyttöönotossa seurantakohteiden suunnitteluun ja ylläpitää eri seukoversiot Kiekun kehitysympäristöön, Kiekun hyväksymistestaus- ja konversioympäristöihin sekä Kiekun tuotantoympäristöön. 37
Seurantakohteiden ylläpito; keskitetysti ylläpidettävät 1/3 Liikekirjanpidon tilit Liikekirjanpidon tilikartan ylläpidon prosessi (Kiekun prosessi) Perustetaan Palkeissa konsernitilikarttaan ja Kiekun Tilitilikarttaan VK/TH:n tilimääräysten ja tilipäätösten perusteella Kirjanpitoyksikkö pyytää tarvittaessa palvelukeskusta laajentamaan uuden tilin käyttöönsä, osa tileistä laajennetaan automaattisesti kaikille. Talousarviokirjanpidon tilit Talousarviokirjanpidon perustietojen ylläpidon prosessi (Kiekun prosessi) Palkeet perustaa keskitetysti keskuskirjanpidon toimittamien talousarvion tilijaottelun ja tilijaottelumuutosten perusteella sekä keskuskirjanpidon toimittamien tietojen perusteella siirrettyjen määrärahojen tilit Jakamattomien määrärahojen tilit laajennetaan kpy:n käyttöön Palkeisiin toimitettujen jakopäätösten perusteella. 38
Seurantakohteiden ylläpito; keskitetysti ylläpidettävät 2/3 Seurantakohteiden ylläpidon prosessi (Kiekun prosessi) Alue/Kunta Palkeet ylläpitää keskitetysti hierarkioineen kuntakoodit hierarkioineen VK/TH-toimialan toimittamien tietojen perusteella Maakoodit päivitetään SAP:n päivitysten mukaisiksi Kumppanikoodi Palkeet/toimittaja ylläpitää keskitetysti voimassaolevien kirjanpitoyksikköjen ja rahastojen mukaiset kumppanikoodit. Toiminto Palkeet ylläpitää keskitetysti yhteiset ohjaus- ja tukitoiminnot Palkeet ylläpitää keskitetysti kaikki yhteiset hierarkiat sekä kaikille yhteisiin vallidointisääntöihin liittyvät tilijoukot. 39
Seurantakohteiden ylläpito; kirjanpitoyksikön vastuulla, Palkeet ylläpitää 3/3 Kpy vastaa käytössään olevien LKP- ja TaKP-tilikartoista ja niihin liittyvistä yrityskohtaisista validointisääntöjen tilijoukoista. Seurantakohteiden ylläpidon prosessi (Kiekun prosessi) Palkeet ylläpitää, pyynnöt kpy:stä excel-lomakkeilla - Toimintayksikkö (tulosyksikkö, kustannuspaikka) - Valtuus - Toiminto - Suorite - Seurantakohde 1 ja 2 Palvelukeskus ohjeistaa ja toteuttaa muutokset Kiekussa, esim. rinnakkaishierarkioiden toteutus ja organisaatiomuutokset Kpy:ssä tärkeää nimetä vastuuhenkilöt seurantakohdekoodiston ylläpitoa, validointisääntöjen tilijoukkojen ylläpitoa ja seurantakohteiden käyttöön liittyvien ohjeiden ylläpitoa varten. -- 40
Seurantakohteiden suunnittelupohja Käytäntöjä ja sekalaisia ohjeita Käy nämä läpi vielä ennen version valmistumista!
Huomioitavaa seukojen suunnittelussa Seurantakohteet suunnitellaan ns. seuko-pohjaan (excel) Seukopohjassa on koodien ja hierarkioiden rakentamissäännöt, pituudet ja esimerkit Seukopohjan kansi-välilehdellä ylläpidetään versiohistoria, sovittava kuka kpy:ssä vastaa seukopohjan päivityksistä - Monivirastoinen kpy laatii seukot yhteen kpy:n yhteiseen seukopohjaan 42
Seurantakohteiden suunnittelupohja Tiedoston nimeäminen Tiedosto, jota työstetään, on nimeltään KPY0_Kieku_seukot.xls (KPY=kirjanpitoyksikön numero) Kun versio 1.0, 2.0, 2.5 tai 3.0 valmistuu, tallennetaan tiedostosta kopio ja nimetään se niin, että versionumero näkyy tiedoston nimestä, esim. KPY0_Kieku_seukot_v1.xls tai KPY0_Kieku_seukot_v2.xls. Seuraavan version työstämistä jatketaan alkuperäiseen tiedostoon (KPY0_Kieku_seukot.xls), josta taasen tallennetaan erikseen nimetty kopio seuraavan version valmistuttua (tiedoston nimessä on versionumero), jne kaikkien versioiden osalta. 24.3.2014
Seurantakohteiden suunnittelupohja Tallennus Vaasiin Tallenna suunnittelupohja Erä4 / Työversiot / Taloushallinto / Ydintiedot kansiossa olevaan kirjanpitoyksikön omaan kansioon, linkki Vaasiin Vaasi on yhteinen säilytyspaikka ja jakelukanava eri osapuolet työskentelevät Vaasissa olevan materiaalin perusteella - sähköposti vain todella perusteltu poikkeus!! Noudata määräaikoja - seurantakohdeversion valmistuminen on sidottu muihin aikatauluihin!! 24.3.2014
Seurantakohteiden suunnittelupohja Sekalaisia ohjeita Nimikenttien pituudet usein max. 40 merkkiä Nimen alkuun ydinasia, esim. Ajanhallinnan järjestelmässä näkyy vain 25 merkkiä pitkästä nimestä Ei nimiä suuraakkosin Kirjaustason nimet selkeiksi, oheisjärjestelmiin siirrettävissä seukoissa ei ole mukana hierarkioita Tutki miltä kirjaustasojen nimet näyttävät luettelona Seukojen koodit numeroita, jos mahdollista - esim. validoinneissa numerokoodit osoittautuneet parhaiksi Numeroinnin ei tarvitse olla kuvaavaa 24.3.2014
Seurantakohteiden suunnittelupohja Sekalaisia ohjeita Älä käytä Erikoismerkkejä (esim. näppäimistössä numeronäppäinten yhteydessä olevat merkit) - Piste, pilkku ja väliviiva eivät ole erikoismerkkejä, sallittuja, mutta käytä harkiten (tuoko lisää selkeyttä, vie tilaa jne) Taulukon soluissa kaavoja, yliviivauksia yms. muotoiluja - Tuhaterottimet sallittuja excelin muotoilutoiminnolla, mutta kiellettyjä lisätyllä välilyönnillä 24.3.2014
Seurantakohteiden suunnittelupohja Sekalaisia ohjeita Lisää jokaiseen seurantakohteeseen virhetili ja organisaatioon lisäksi oletustoimintayksikkö seurantakohdepohjassa olevan mallin mukaisesti Poista kunkin seurantakohteen kohdalla oleva esimerkkirivi versiosta 2.5 ja 3.0 Liikekirjanpidon ja talousarviokirjanpidon tilien nimiä ei siirretä järjestelmään excel-taulukosta vaan tulevat keskitetysti kaikille tilimääräysten ja päätösten ja tilijaottelun mukaisina Yhteiset ohjaus- ja tukitoiminnot tulevat automaattisesti kaikille yhteisillä koodeilla ja nimillä 24.3.2014
Nimikenumeron tai Suorite seukon käyttäminen laskutettujen tuotteiden seurannassa kirjanpidossa 1/2 Nimike myyntilaskuilla Kiekun myyntilaskutuksessa laskutettavien tuotteiden ja palveluiden tiedot tallennetaan Kiekun nimikerekisteriin, joka on kaikille kirjanpitoyksiköille yhteinen. Myyntilaskulla käytettävä nimike määrittää myyntilaskun tuottokirjauksen LKP-tilin. Nimikenumeroa voidaan tarvittaessa käyttää laskutettujen tuotteiden seurannassa tietovarantoraportoinnissa (BI-raportointi). Nimikenumero on kirjanpidon raportointitekijä vain Kiekun SDmoduulin kautta muodostetuilla myyntilaskuilla. 48
Nimikenumeron tai Suorite seukon käyttäminen laskutettujen tuotteiden seurannassa kirjanpidossa 2/2 Suorite myyntilaskuilla Laskutettuja tuotteita voidaan lisäksi seurata kirjanpidossa Suorite seurantakohteella. Suoritetta voidaan käyttää seurantakohteena sekä Kiekun SD-laskutusmoduulissa että kpy:n muissa laskutusjärjestelmissä (substanssijärjestelmät), joista siirretään myyntireskontra tai kirjanpitotiedot Kieku-tietojärjestelmään. Substanssijärjestelmistä ei voi siirtää järjestelmän omaa tuotekoodia Kiekun myyntireskontraan ja kirjanpitoon, vaan laskutettujen tuotteiden kirjanpidon seuranta täytyy tehdä raportoimalla Suorite seurantakohdetta. Jos kpy:ssä laskutetaan samoja tuotteita sekä Kiekun SDlaskutusmoduulista että substanssijärjestelmissä, täytyy laskutettujen tuotteiden seurannassa käyttää Suorite-seurantakohdetta, koska tämä tieto saadaan yhdistäväksi tekijäksi molempiin järjestelmiin. 49
Tahti tiedot Kieku raporteilta 049 virka- ja suojapuvut - Ty +lkp 40040100 vaatteisto, virkapuvut + toiminto - Ty + lkp 40040200 vaatteisto, suojavarusteet + toiminto 052 sairausvakuutuksen palautukset - Ty +lkp 41020000 sairausvakuutus yms. lakien mukaiset palautukset 053 koulutuksen muut kustannukset - Lkp 43300000 koulutuspalvelut ja toiminto 615000 koulutus Taloushallinnon perehdytyspäivä, Menojen käsittely, Kieku-taloushallinto 22.4.2013 50
Tahti tiedot Kieku raporteilta 055 yhteistoiminnan muut kustannukset - TY + lkp + toiminto 9 999 616 200 yhteistoiminta 056 työsuojelun yhteistoiminnan muut kustannukset - Ty + lkp + toiminto 9 999 614 100 työsuojelu 057 väestönsuojelutoiminnan kustannukset - Toiminto 9 999 696 000 turvallisuus ja riskienhallinta Taloushallinnon perehdytyspäivä, Menojen käsittely, Kieku-taloushallinto 22.4.2013 51
Tahti tiedot Kieku raporteilta 059 työpaikkaterveyspalvelut, ostetut - Lkp tilit 43320000-43310203 työterveyspalvelut - Lkp 43320000 työterveyshuollon kustannusten palautus 062 virkistystoiminnan muut menot - Lkp 43330000 virkistyspalvelut + ty +toiminto 9 999 614 300 virkistystoiminta 067 Kuntoutuksen koulutus - Ty+toiminto 9 999 614 050 kuntoutus +lkp Taloushallinnon perehdytyspäivä, Menojen käsittely, Kieku-taloushallinto 22.4.2013 52
Tahti tiedot Kieku raporteilta 068 kuntoutuksen muut kustannukset - Ty + toiminto 9 999 614 050 kuntoutus + lkp 069 rekrytointikustannukset - Ty + toiminto 9 999 613 100 rekrytointi 075 henkilöstökoulutuksen anto - Ty + toiminto 9 999 615 100 koulutus opettajana ja koulutuksen suunnittelu + lkp Taloushallinnon perehdytyspäivä, Menojen käsittely, Kieku-taloushallinto 22.4.2013 53
Kiitos! Lisätietoja ja yhteydenotot: kieku@valtiokonttori.fi www.kiekuhanke.fi.