Fico navigointikoulutus. Sirkka Purhonen, CGI Anu Raahenmaa, CGI Erä 6

Transkriptio

1 Fico navigointikoulutus 1 Sirkka Purhonen, CGI Anu Raahenmaa, CGI Erä 6

2 Kurssin ohjelma ja aikataulu 2 Kello Aihe 9:00-9:15 Avaus ja tilaisuuden tavoitteet Kirjautuminen SAP GUIhin, näyttörakenne Sap FICO Yleisesittely Lounas Ficon toiminnot, Seurantakohteet Raportointi

3 Keskeiset käsitteet ja lyhenteet 3 Käsite Lyhenne Selite SAP Graphical User Interface SAP GUI SAP:n graafinen käyttöliittymä SAP Logon Logon SAP GUI:n sisäänkirjautumisikkuna SAP Client Client Kirjausjärjestelmä Transaktiokoodi, tapahtuma Transactio n Järjestelmätoiminto (esim. FI-tositteen katselu, transaktiokoodi FB03) SAP Finance SAP FI SAP:n taloushallinto General Ledger FI-GL SAP:n pääkirja New General Ledger NGL, New G/L SAP:n uusi pääkirja; sisältää laajennettuja toiminnallisuuksia ja uusia ominaisuuksia Asset Accounting FI-AA SAP:n käyttöomaisuuslaskenta Account Receivables FI-AR SAP:n myyntireskontra Account Payables FI-AP SAP FI:n ostoreskontra

4 Keskeiset käsitteet ja lyhenteet 4 Käsite Lyhenne Selite Funds Management PSM-FM SAP:n talousarviokirjanpito Financial Management Area, Rahoitusalue FM Area Talousarviokirjanpidon ylin organisaatiotaso Controlling CO SAP:n sisäinen laskenta Controlling Area, Laskentaalue CO Area Sisäisen laskennan ylin organisaatiotaso Sales and distribution SD SAP:n laskutussovellus Project System PS SAP:n projektinhallintajärjestelmä SAP Human Recources, SAP Human Capital Management SAP HR SAP HCM SAP:n henkilöstöhallinto SAP Business Intelligence SAP BI SAP:n tietovarastoraportointi SAP:n yritys Company Code Kirjanpitoyksikkö tai talousarvion ulkopuolinen rahasto SAP:n segmentti Segment Kirjanpitoyksikön alla oleva virasto

5 5 Taloushallinnon koulutuksen yleinen osuus Kirjautuminen järjestelmään Navigointi

6 SAP GUI Sisäänkirjautuminen 6 SAP GUI (Graphical User Interface) työasemaan asennettava käyttöliittymä Käynnistetään Windowsin Ohjelmat valikosta tai työpöydällä olevasta ikonista SAP Logon -näkymästä valitaan oikea ympäristö Kaksoisnapsautus

7 SAP GUI Sisäänkirjautuminen 7 Syötä Kirjautumisjärjestelmä Käyttäjätunnus; oppilas1-25 Salasana; kieku2013 Ensimmäisellä kirjautumiskerralla salasanan vaihto

8 Uusien istuntojen avaaminen ja sulkeminen (max. 6kpl) 8 Istunto 1 Istunto 3 Istunto 2 Istuntoja voi olla samanaikaisesti auki kuusi kappaletta. Uuden istunnon saat avattua /O- tai /Netuliitteellä ennen transaktiokoodia. Voit myös käyttää Uusi istunto painiketta.

9 SAP GUI Uloskirjautuminen 9 Valikosta: Järjestelmä Kirjaudu ulos Tai käytä kuvassa esitettyjä painikkeita

10 Transaktion käynnistäminen 10 Syötä transaktiokoodi komentorivin komentokenttään /n tai /o transaktiokoodin eteen tarvittaessa TAI Käynnistä transaktio valikkorakenteesta kaksoisnapsauttamalla riviä

11 Tekniset kenttänimet Valitse Menu-valikosta Lisät Asetukset kohta Näytä tekniset nimet

12 Suosikkien lisäys Suosikit-kansioon voi listata useammin käyttämänsä transaktiot Suosikkeja voi lisätä esim. seuraavasti: Navigoi haluttuun transaktioon SAP aloitusnäytön valikossa Napsauta transaktioriviä hiiren kakkospainikkeella Valitse avautuvasta valikosta Lisää suosikkeihin Suosikkeja voi nimetä uudelleen Napsauta haluttua suosikkien transaktioriviä hiiren kakkospainikkeella Valitse avautuvasta valikosta Muuta suosikkeja Anna suosikille uusi nimi Transaktiokoodi säilyy aina alkuperäisenä

13 Näyttörakenne Valikkorivi Komentorivi Otsikkorivi Toimintopainikerivi Navigointi-ikkuna Tilarivi

14 Käyttäjäkohtaiset asetukset Voit tehdä käyttäjäkohtaisia vakioasetuksia, jotka ovat voimassa kaikissa transaktioissa Oletustiedot nopeuttavat järjestelmän käyttöä TAI TRANSAKTIO SU3

15 Tilarivin viestit Järjestelmän ilmoitus Huomautus Virheilmoitus

16 Navigointisymbolit Tallenna Paluu Lopeta Keskeytä Navigointi Sivut Jatka

17 Symbolivalikko Jatka Komentokenttä Tallenna Paluu Lopeta Keskeytä Tulosta Hae Jatka hakua Sivunuolet Luo uusi istunto Luo pikakuvake Ohje Paikallisen asettelun mukautus

18 SAP Navigointi valintalista (MM03) Napsauttamalla hiiren ykköspainikkeella kentässä näkyvää valintaluettelo painiketta, avautuu hakuikkuna, jonka avulla voi toteuttaa yksityiskohtaisempia hakuja valintalistan arvoihin Luettelo painikkeen takaa löytyy lista välilehdillä näkyvistä vaihtoehtoisista hakuikkunoista

19 SAP Navigointi - kenttäohjeet Lisätietoa kentän sisällöstä saa painamalla F1 painiketta missä tahansa kentässä F1 Englanninkielinen ohjeistus, ei Kiekutietojärjestelmäkohtainen

20 Järjestelmäohjeet Ohjeita järjestelmän käyttöön löytyy: - Käsikirjasta - SAP:n internet-sivuilta (englanninkielinen ohjeistus, ei Kiekutietojärjestelmäkohtainen) - F1-painikkeen avulla (vie kursori mihin tahansa kenttään ja paina näppäimistön F1 näppäintä. Englanninkielinen ohjeistus, ei Kieku-tietojärjestelmä kohtainen)

21 Taloushallinnon prosessit Tulojen käsittely: Perustietojen ylläpito Myyntilaskujen käsittely Suoritusten käsittely Saatavien valvonta Tulojen käsittelyn kaudenvaihde Massalaskutus Verkkokauppa Menojen käsittely: Perustietojen ylläpito Menotositteiden käsittely Maksuunpano Menotiliotteiden käsittely Menojen käsittelyn kaudenvaihde Kirjanpito: Ulkoisen laskennan perustietojen ylläpito Käyttöomaisuuskirjanpito Pääkirjanpito Kaudenvaihde Valtuudet Sisäinen laskenta: Seurantakohteiden ylläpito Sisäisen budjetin ylläpito Sitoumat, toteumat ja ennusteet Valtuuden käytön kirjaaminen Analysointi ja raportointi = Kiekun ytimessä = konsernitasoinen ei kuulu Kiekuun, kirjanpitoyksikkötasoinen mahdollista = ei kuulu Kiekuun Taloushallinnon perehdytyspäivä, Menojen käsittely, Kieku-taloushallinto

22 22 Taloushallinnon koulutuksen yleinen osuus Organisaatiorakenne ja seurantakohteet

23 Seurantakohteet SEUKOTO LKP-tili Toimintayksikkö TaKP-tili Projekti, Yhteinen projekti Toiminto Suorite Alue/ kunta Tilivirastotunnus Valtuusnumero Kumppani Seurantakohde 1 (vapaa 1) 12 Seurantakohde 2 (vapaa 2) Varalla Varalla 2 SAP Yritys Kustannuspaikka Tulosyksikkö Segmentti Sisäinen tilaus Projekti (PRR-osa) Toiminto -alue Rahasto Alue/ kunta Pääkirjatili Rahoitusrivi Kumppaniyhtiö Seurantakohde 1 Seurantakohde 2 Seurantakohde 3 Seurantakohde 4 P/V P P V/P (tuotto- ja kulutileillä) V/P V/P V V V V V V V Ei käytössä Ei käytössä SAP:n saldotaulu FAGL- FLEXT FAGL- FLEXT CO ja BI FAGLFLEXT FAGLFLEXT FAGL- FLEXT BI CO ja BI CO ja BI CO ja BI BI FAGL- FLEXT BI BI BI BI Laskentatoimen alue Ulkoinen Ulkoinen Sisäinen Ulkoinen Ulkoinen Ulkoinen Muu Muu ulkoinen Sisäinen Sisäinen Sisäinen sisäinen Ulkoinen Muu sisäinen Muu sisäinen Muu sisäinen Muu sisäinen Pituus 4 8 (5+3) 10 (3+7) (4+6) ) Tilivirastotunnus (Kirjanpitoyksikkö) 2) LKP tili (Liikekirjanpidon tilikartta) 3) Toimintayksikkö (Virastot ja sisäinen organisaatio) 4) TaKP tili (Talousarviokirjanpidon tilit) 5) Valtuus (Valtuusnumero) 6) Projekti ja Yhteiset projektit (Virasto, useamman viraston, valtakunnalliset) 7) Toiminto (Ydintoimintojen ja tukitoimintojen ylätaso) 8) Suorite (Viranomaissuorite, maksullinen toiminnan suoritteet) 9) Kunta/Maa (Kunta 3 nro + maat SAP:n vakiokoodit) 10) Kumppanikoodi (Valmius konsolidointiin ja eliminointiin, sisäinen laskutus) 11) Seurantakohde 1 (Vapaa 1, viraston omaan käyttöön) 12) Seurantakohde 2 (Vapaa 2, viraston omaan käyttöön) 13) Seurantakohde 3 (Varalla 1, virastokohtainen, ei käytössä) 14) Seurantakohde 4 (Varalla 2, yhteinen, ei käytössä) Konsernitasoinen Kirjanpitoyksikkökohtainen P = pakollinen V = vapaaehtoinen 15) Henkilö (Käytössä ainoastaan henkilöstöhallinnossa)

24 Toimintayksikkö Toimintayksikkö = Kustannuspaikka = Tulosyksikkö = Budjettivastuualue Annetaan tositteen rivitietoihin muistiota syötettäessä Uusi toimintayksikkö luodaan esim. Organisaation muutoksessa (perustetaan uusi organisaatioyksikkö) Vanha toimintayksikkö uudelleen nimetään esim. - Organisaatioyksikön nimi muuttuu - Kaksi organisaatioyksikköä yhdistyy (joista toinen jatkaa, toinen lakkaa...) Talousvirasto Palvelulinja Hallinto Helsinki Tampere Oulu Henkilöstö Talous

25 Tulosyksikön perustiedot KE53 Tulosyksikkö numero 4 mrk kirjanpitoyksikön yritystunnus, loput 6 merkkiä on kirjanpitoyksikön itsensä päätettävissä Siirry eteenpäin painamalla Enter.

26 Tulosyksikön perustiedot KE53 Tilaisuus, Esittäjä 26

27 Vakiohierarkia SAP:ssä on valtion tulosyksiköillä ja kustannuspaikoilla vakiohierarkia - Juuri = valtio - 2.taso = hallinnonala - 3.taso = tilivirasto - 4 X taso = tiliviraston itsensä määrittelemiä Tilivirastot ovat vakiohierarkiassa tulosyksikköryhmiä (SAPyritysnumeron mukaisesti), tiliviraston alle voidaan perustaa viraston haluamat, omat tulosyksikköryhmät (esim. toimialat, osastot, hallintoyksiköt ) Tulosyksiköt ja kustannuspaikat perustetaan ja kiinnitetään vakiohierarkiaan. Tulosyksiköt, kustannuspaikat ja budjettivastuualueet perustetaan samanaikaisesti identtisiksi koodeiksi.

28 Tulosyksiköiden vakiohierarkia KCH6N Käyttöönottovaiheessa muodostetaan toimintayksiköistä vakiohierarkiat (Tulosyksiköt ja Kustannuspaikat). Hierarkiassa on mukana kaikki Kiekussa olevat kirjanpitoyksiköt

29 Seurantakohteet Projektien katselu transaktio CJ20N Tilaisuus, Esittäjä 29

30 Seurantakohteet Projektien katselu transaktio CJ20N transaktio CJ20N Tilaisuus, Esittäjä 30

31 Toiminto Toiminto seurantakohteet ovat niitä tehtäviä / toimintoja, joita valtionhallinnossa ja sen virastossa tehdään. Toiminnon tulee olla viraston toiminnan kannalta mitattavissa oleva kokonaisuus. Kiekussa on määritelty valtiolle yhteisten ydintoimintojen hierarkiatasot (valtioneuvoston ohjesäännön mukaisesti) sekä yhteiset ohjaus- ja tukitoiminnot. Uusi toiminto luodaan - Kun perustetaan yrityskohtaiset ydintoiminnot yhteiseen vakiohierarkiaan tai - Jos yhteiset ohjaus- ja tukitoiminnot eivät ole riittävät viraston raportoinnin ja seurannan tarpeisiin Vanhan toiminnon nimeä muutetaan kun nimen muutos ei merkittävästi muuta vanhaa tietosisältöä. 31

32 Toimintoalue (toiminto) Toimintoalueen perustietokentät Koodi (3 + 7) Nimi Voimassaolopäivät Käyttöoikeusryhmä (Toiminto: FM_FUNCTION) 32

33 Toimintoalueen hierarkia Kaikki toiminnot kerätään yhteiseen hierarkiaan, jonka ylin taso on numerolla 1. Yhteiset 9999-alkuiset toiminnot ovat käytössä vain ohjaus- ja tukitoiminnoissa. Kirjanpitoyksikkökohtaiset toiminnot alkavat kirjanpitoyksikön tunnuksella (esim. VK=301). (Toiminto: FM_SETS_FUNCTION2) 33

34 Suorite Suorite on prosessissa tai toiminnoissa aikaansaatu tuotos (output). Suoritteet voivat olla esim. hallinnonalan, viraston, toimintayksikön, prosessin tai toiminnon tuotoksia. - Suoritteet ovat maksullisia tai maksuttomia tuotteita, palveluita tai aikaansaannoksia. - Suoritteet voivat olla maksuperustelain mukaisia julkisoikeudellisia tai liiketaloudellisia suoritteita (muut suoritteet) sekä erillislakien mukaisia maksullisia suoritteita tai tarvittaessa välisuoritteita. - Suoritteet voidaan kytkeä nimikerekisteriin. Suorite on 10 merkkiä pitkä koodi, jossa 4 ensimmäistä on Kiekuyritysnumero ja 6 seuraavaa viraston valittavissa. Uusi suorite luodaan viraston tarpeiden mukaisesti. Vanhan suoritteen nimeä muutetaan kun suoritteen tietosisältö ei merkittävästi muutu. 34

35 Rahasto (Suorite) Suoritteen perustiedot: Koodi Nimi ja kuvaus Voimassaolopäivät Käyttöoikeusryhmä (Toiminto: FM5S) 35

36 Rahastojen (Suoritteiden) hierarkia Suoritehierarkia on kirjanpitoyksikkötasoinen. Suoritteen koodit alkavat kirjanpitoyksikkökohtaisella yritystunnuksella. (Toiminto: FM_SETS_FUND2) 36

37 Valtuus Uusi valtuus luodaan, kun eduskunta on myöntänyt talousarviossa kirjanpitoyksikölle valtuuden. Seurantakohteen avulla seurataan valtuuden käyttöä ja valtuuksien käytöstä aiheutuneita talousarviomenoja. - Valtuuskirjanpidossa seurataan niitä valtuuksia, joita voidaan käyttää ja niitä valtuuksia, jotka eivät enää ole käytettävissä, mutta joista aiheutuu talousarviomenoja tai määrärahatarpeita. - Valtuuden käytöstä aiheutuvia talousarviomenoja ja määrärahatarpeita seurataan vain euromääräisinä. Valtuutta seurataan Kieku-järjestelmän sisäinen tilaus -kentällä. Koodin pituus on 10 merkkiä, josta 3 ensimmäistä on kirjanpitoyksikön numero, 2 seuraava valtuuden myöntövuoden (TAE) tunnus ja 5 viimeistä numeroa ovat viraston valittavissa. 37

38 Sisäinen tilaus (Valtuus) Valtuuden perustiedot Tilauslaji on aina VAL Valtuuden koodi Virasto (3mrk) Vuosi (2 mrk) Vapaa (5 mrk) Nimi Yritys Vastuukustannuspaikka (Toiminto: KO03) 38

39 Sisäinen tilaus (Valtuus) Sisäisen tilauksen perustietokentät Yleiset tiedot -välilehdellä ovat Yhteyshenkilö Työn alku ja loppu Rahoitusrivi-välilehdellä annettavat tiedot Valtuuden myöntövuosi Valtuusraportoinnissa käytettävä TaKP-tili Alku- ja loppupäivä = aika, jolloin valtuudelle voidaan tehdä sitoumuksia (Toiminto: KO03) 39

40 Tilausryhmät (Valtuuslajit) Kaikki valtuudet kerätään yhteiseen hierarkiaan, jonka ylin taso on numerolla 1. Valtuuslajit perustetaan järjestelmään tilausryhmiksi. (Toiminto: KOH3) 40

41 Alue/kunta Suomen sisäisen alueryhmittely perustuu Tilastokeskuksen määrittelemiin hallinnollisiin alueisiin, joiden perustana on kunta. Kansainvälinen alueryhmittely perustuu olemassa olevan valtion kohdistamiseen kirjausriville. Ylläpitoa tehdään/tarvitaan - Kuntaliitoksissa - Maiden nimien muuttuessa - Kuntien nimien muuttuessa Alue/kunta on max 3-merkkinen koodi. - Kunnat 3 mrk numeroin - Valtiot 2 mrk kirjaimin 41

42 Seurantakohteet 1-2 Seurantakohteet 1-2 ovat virastojen omien raportointitarpeiden kattamiseksi osoitettuja luokkia ja vapaasti viraston itsensä määriteltävissä. Seurantakohteen tulee kuitenkin olla: - yksiselitteinen ja puhdas - oleelliseen seurantaan perustuva - asia, jota ei voida seurata muilla määritellyillä seurantakohteilla - tarve, johon ei voida vastata muulla tavoin - Seurantakohde ja sillä toteutettava raportointi määritellään pääpiirteittäin käyttöönottovaiheessa. Seurantakohteita 3 ja 4 ei ole otettu vielä käyttöön.. 42

43 Seurantakohteet 1-2 (Toiminto: ZZSEUKO103, ZZSEUKO203) Seurantakohteille 1-2 annetaan tietoina yritys, koodi, voimassaoloaika, lukitus, lyhyt ja pitkä nimi. 43

44 Seurantakohteiden perustietoraportti ZFI_SEUKOPERUSTIEDOT Raportille voidaan tulostaa kaikki Kpy:n seurantakohteet halutulta voimassaoloajalta Tilaisuus, Esittäjä 44

45 Seurantakohteiden perustietoraportti ZFI_SEUKOPERUSTIEDOT Tilaisuus, Esittäjä 45

46 Liikekirjanpito

47 Liiketapahtumien kirjaaminen pääkirjatositteella Liiketapahtumat kirjataan SAP järjestelmään ilman erillisiä päivitysajoja - Reskontrat ja pääkirja ovat aina ajan tasalla - Taseen ja tuloslaskelman voi ajaa milloin tahansa Tapahtumaketju alkuperäiselle tapahtumalle näkyvissä Kirjaukset talousarviokirjanpitoon ja sisäiseen laskentaan päivittyvät myös ajantasaisesti Määriteltyjen prosessien mukaisesti kirjaukset tulevat joko SAP:n sisäisten integraatioiden välityksellä muista SAP:n moduuleista (SD, AA, CO) tai ulkoisista järjestelmistä liittymillä (esim. Rondo) Kauden vaihteessa voi aikatauluista johtuen olla tarpeen tehdä suoria vientejä SAP:n liikekirjanpitoon poikkeusmenettelynä Myös testauksen ja oman ymmärryksen kannalta on olennaista tutkia järjestelmän toimivuutta kirjaamalla suoria LKP-tositteita

48 Pääkirjatositteen kirjaaminen Toiminnolla FB50 kirjaudutaan syöttämään pääkirjatositteita seuraavalla tavalla: Perustiedot näkymässä kirjataan tositteen otsikkotasoiset tiedot kuten kirjauspäivämäärä, tositepäivämäärä ja tositteen otsikkotasoinen teksti

49 Pääkirjatositteen kirjaaminen Tositteen rivit syötetään kirjausnäkymän alaosassa - Huom! Kaikki mahdolliset kirjauksessa käytettävät kentät eivät mahdu samanaikaisesti näkyville Loput kentät tulevat esille, kun rivitietoja vieritetään kirjausnäkymän alaosan vierityspalkilla Samoilla toiminnoilla voidaan vierittää näkyviin tiliöintirivejä monirivisissä tositteissa

50 Pääkirjatositteen kirjaaminen Kirjattaessa tositteita SAP tarkastaa LKP-tileihin kiinnitettyjen kenttätilaryhmien perusteella mitkä kentät ovat sallittuja tai pakollisia Tasetileille tulosyksikkö on lähes poikkeuksetta pakollinen kenttä, kun taas tuotto- ja kululaskelman tilit vaativat kustannuspaikan Mikäli kenttätilaryhmässä pakolliseksi määriteltyjä kenttiä ei ole syötetty tositeriville, SAP tuottaa virheilmoituksen tilarivin vasempaan alareunaan painettaessa <enter> tiliöintirivien tarkastamiseksi Virheilmoitus estää etenemisen ilman korjausta tositeriviin, jolloin ilmoituksen vasemmassa laidassa esiintyy merkintä Kirjauksessa voi myös esiintyä varoitusilmoituksia, joihin täytyy reagoida tarpeen vaatiessa tiliöintiriviä korjaamalla. Tällöin tilarivin vasemmassa laidassa on merkintä Varoitusilmoituksen voi ohittaa halutessaan napsauttamalla <enter>

51 Pääkirjatositteen kirjaaminen Kun tositteen kaikki rivit on tiliöity onnistuneesti ja mahdolliset virheja varoitusilmoitukset selvitetty, tiliöintirivien yläpuolelle ilmestyy vihreä laatikko edellyttäen, että debet ja kredit saldot tositteella ovat yhtä suuret Tästä huolimatta tositteen sisältö on hyvä tarkastaa katsomalla miltä lopullinen kirjaus näyttäisi napsauttamalla simuloi -painiketta

52 Pääkirjatositteen kirjaaminen Simulointi painikkeen valitsemisen jälkeen näytölle ilmestyy näkymä tositteesta Tositetta voi vielä tässä vaiheessa täydentää kaksoisnapsauttamalla tiliöintiriviä, jolloin näkymä yksittäisestä tiliöintirivistä aukeaa näytölle

53 Pääkirjatositteen kirjaaminen Napsauttamalla painikkeita ja voi täydentää piilossa olevaa osaa tositerivin kentistä

54 Pääkirjatositteen kirjaaminen Tositteen voi kirjata suoraan Tositeyleistiedot -näkymästä napsauttamalla tai palaamalla ensin takaisin painikkeella Rekisteröi pääkirjatosite - näkymään Siirryttäessä takaisin Rekisteröi pääkirjatosite -näkymään ennen tallennusta on kuitenkin huomattava, että tositeyleistiedot näkymässä täydennetyt kentät eivät tallennu tositteelle. SAP varoittaa tästä ponnahdusikkunassa: Napsautettaessa tallennus painiketta SAP ilmoittaa: Tositteelle saattaa kuitenkin tulla vielä varoitusviestejä ennen varsinaista tositteen tallennusta painikkeen napsautuksen jälkeen Jos varoitusviestit ovat sellaisia, että ne eivät edellytä toimenpiteitä tiliöinnin oikeellisuuden kannalta, niistä pääsee yli napsauttamalla <enter> painiketta riittävän monta kertaa

55 Liikekirjanpidon tositteen haku Toiminnolla FB03 voidaan hakea järjestelmästä olemassa olevia tositteita - Jos tositenumero on tiedossa, syötetään tositenumero, yritystunnus ja tilikausi transaktion aloitusnäytölle ja napsautetaan <Enter> tai jatka painike

56 Liikekirjanpidon tositteen haku Toiminnolla FB03 voidaan hakea järjestelmästä olemassa olevia tositteita - Jos tositenumero ei ole tiedossa, napsautetaan tositeluettelo painiketta - Avautuvaan hakuikkunaan annetaan halutut valintatekijät ja napsautetaan kellon kuvaa Avautuvasta tositeluettelosta poraudutaan tositteelle tuplanapsauttamalla haluttua riviä tai valitsemalla rivi ja painamalla suurennuslasi painiketta

57 Tapahtumaketju asiakirjojen välillä FI tositteelta valikosta Ympäristö Tositeympäristö löytyy tapahtumaan liittyvien dokumenttien välinen linkitys: Taloushallinnon tositteet: linkki muihin syntyneisiin tositteisiin Relationship Browser: kirjausketju dokumenttien välillä

58 Raportointi - yleistä ECC:n Standardiraportit SAP:n valmiita standardiraportteja, jotka ovat saldo- ja tapahtumatasoisia. Esim. tilitapahtumat tai tilien saldolistaukset. ECC:n määrämuotoiset, räätälöidyt raportit (ABAP) Järjestelmän määrämuotoiset raportit tehdään manuaalisesti ohjelmoimalla, jotta raporttien ulkoasu saadaan vastaamaan edellytettyjä kriteerejä. BI Tietovarastoraportointi Business Intelligence (BI) raporteilla voidaan joustavasti toteuttaa moniulotteisia raportointitarpeita, käyttäjät voivat muokata raporttien näkymää tarvitsemaansa muotoon.

59 Raporttilajit Tietovarastoraportit - Business Intelligence (BI) raporteilla voidaan joustavasti toteuttaa moniulotteisia raportointitarpeita, käyttäjät voivat muokata raporttien näkymää tarvitsemaansa muotoon. Perusjärjestelmien standardiraportit - standardiraportteja, jotka ovat saldo- ja tapahtumatasoisia. Esim. tilitapahtumat, tilien saldolistaukset, palkanlaskennan raportit. Perusjärjestelmien räätälöidyt raportit (ABAP) - Järjestelmän määrämuotoiset raportit tehdään manuaalisesti ohjelmoimalla, jotta raporttien ulkoasu saadaan vastaamaan edellytettyjä kriteerejä.

60 Raportointi eri järjestelmistä Perusjärjestelmän Raportointi - ECC- Välittömän työnteon tuki - Ei viivettä Tiedosto Paperi Tietovaraston raportointi -BI- Analysointi - Päivittyy öisin Tiedosto Paperi

61 Taloushallinnon koulutuksen yleinen osuus Esimerkki standardiraportista Liikekirjanpidon riviluettelo

62 Liikekirjanpidon riviluettelo Riviluettelossa FAGLL03 näytetään valitut rivitapahtumat halutun muotoisena näkymänä - Näkymään voi valita näytettävät sarakkeet, tehdä lajitteluja tietyn sarakkeen mukaan, suodattaa tietoja, tehdä välisummauksia ja kokonaissummia jne. Riviluettelon avulla voi tarkastaa mm. mitkä erä ovat avoimia ja mitkä tasattuja. Avoimet erät näkyvät raporttinäkymässä tilamerkinnällä tasatut erät tilamerkinnällä ja - Saldo koostuu avoimista eristä

63 Hakuvarianttien käyttö Hakuvariantin tallennus Tee valinnat Paina tallennuspainiketta 1. Anna variantille nimi Paina tallennuspainiketta 2. Tallennettu variantti löytyy hakupainikkeen takaa 3.

64 Valintaparametrien käyttö Dynaamiset lisävalinnat Paina Dynaamiset lisävalinnat - painiketta Monivalinnat Yksittäiset arvot Arvovälit Arvojen poisjättö Tuonti leikepöydältä Tuonti tekstitiedostosta

65 Riviluettelo näytön ominaisuudet Suodata Lajittele Summaus / Välisummaus Laajenna / Tiivistä Muuta asettelua o Taulukon vasemmassa sarakkeessa ovat näkyvissä olevat kentät ja oikealla piilotetut kentät

66 Riviluettelon asettelun tallentaminen Valitse asettelu.. / Tallenna asettelu Tallennus: o Anna nimi (vakioasettelun nimi alkaa kauttaviivalla) o Vakioasettelu/Käyttäjäkohtainen (käyttäjäkohtainen ei näy muille käyttäjille) Tallennetun asettelun valinta: o Listalla näkyvät vakioasettelut sekä käyttäjän omat asettelut

67 Riviluettelon tulosten siirto Exceliin Ylävalikko Luettelo Vie Taulukkolaskenta Valitse Kaikki saatav.ol. muodot ja alasvetovalikosta alimmainen vaihtoehto Excel (tähänastisessa XXL muodossa) Valitse Taulu tai Pivot-taulu Huom! Suodatukset, lajittelut, summaukset ja välisummaukset eivät siirry Exceliin!

68 Porautumisominaisuudet (drill-down) Esimerkki porautumisesta liikekirjanpidon tilin saldotasolta tositteen tapahtumatasolle: Tositenäyttö (FB03) Saldonäyttö (FAGLB03) Riviluettelo (FAGLLB03)

69 Liikekirjanpidon raportit Transaktiokoodi ZPAIVAKIRJA ZPAAKIRJA_VIRALL ZPAAKIRJA_SISTEKN ZPAAKIRJA_SEUKOT ZPAAKIRJA_SEUKOTTEKN ZPAAKIRJA_YHDISTELMA ZFI_TASMAYTYS ZTUKUTASE Z_ALR_ ZTILINPAATOS_HRKULUT ZTILINPAATOS_RAHOIT ZTILINPAATOS_VELMUUT FAGLL03 FAGLB03 S_ALR_ ZFI_SEUKOPERUSTIEDOT Raportin nimi Liikekirjanpidon päiväkirja Liikekirjanpidon pääkirja, sisältää LKP-tilit ja TaKP-tilit Vastaava kuin edellinen, sisältää myös tekn. tilit ( alkuiset tilit) Liikekirjanpidon pääkirja, sisältää kaikki seurantakohteet Vastaava kuin edellinen, sisältää myös tekn. tilit ( alkuiset tilit) Liikekirjanpidon pääkirja-yhdistelmä Täsmäytysraportti, lähdejärjestelmien ja vastaanottavien järjestelmien tietojen täsmäytysraportti Tuotto- ja kululaskelma ja Tase, sisältää kirjanpitoyksiköiden ja talousarvion ulkopuolisten rahastojen raportit Tuotto- ja kululaskelma ja Tase, sisältää kirjanpitoyksiköiden ja talousarvion ulkopuolisten rahastojen tilitasoiset raportit Tilinpäätöksen liite 5: Henkilöstökulujen erittely Tilinpäätöksen liite 8: Rahoitustuotot- ja kulut Tilinpäätöksen liite 15: Velan muutokset Pääkirja - riviluettelo Pääkirja - saldot Aukottomuuslistaus tositenumeroille Seurantakohteiden perustiedot, tiedot yrityskohtaisista seurantakohteista 69 69

70 Liikekirjanpidon päiväkirja Valtion kirjanpidon käsikirjan liitteessä 4 on kuvattu Liikekirjanpidon päiväkirjalle asetetut vaatimukset ja malli päiväkirjaraportista. Liikekirjanpidon päiväkirja Kieku-tietojärjestelmässä esittää päiväkirjavaatimuksen mukaiset kirjaukset LKP-tileille ja muille kirjauksissa käytetyille seurantakohteille. Liikekirjanpidon päiväkirja -raportti on kuvattu Liikekirjanpidon käsikirjassa kohdassa Viranomaisraportoinnin käsikirjassa kohdassa

71 Liikekirjanpidon päiväkirja ZPAIVAKIRJA Liikekirjanpidon päiväkirja on malli virallisraporteista Tilaisuus, Esittäjä 71

72 Liikekirjanpidon päiväkirja ZPAIVAKIRJA Raportti tulostuu ensin muokattavaan näyttöön, virallinen raportti tulostuu valitsemalla TULOSTA / ESIKATSELU Tilaisuus, Esittäjä 72

73 Liikekirjanpidon päiväkirja ZPAIVAKIRJA Tilaisuus, Esittäjä 73

74 Liikekirjanpidon pääkirja Valtion kirjanpidon käsikirjan liitteessä 4 on kuvattu Liikekirjanpidon pääkirjalle asetetut vaatimukset ja malli päääkirjaraportista. Kieku-tietojärjestelmässä on toteutettu kaksi versiota Liikekirjanpidon pääkirjasta: virallinen Liikekirjanpidon pääkirja esittää seurantakohteista LKP-tilin ja TaKP-tilin, raportti voidaan tulostaa myös sisältäen tekniset tilit toinen Liikekirjanpidon pääkirja esittää kaikki seurantakohteet, joita tositteissa on käytetty, raportti voidaan tulostaa myös sisältäen tekniset tilit molemmista pääkirjoista voi tulostaa myös tekniset tilit sisältävät raportit Liikekirjanpidon pääkirja raportit Kieku-tietojärjestelmässä on kuvattu Liikekirjanpidon käsikirjassa kohdissa ja

75 Liikekirjanpidon pääkirja/yhdistelmä Valtion kirjanpidon käsikirjan liitteessä 4 on kuvattu Liikekirjanpidon pääkirja/yhdistelmälle asetetut vaatimukset ja malli raportista. Kieku-tietojärjestelmässä Liikekirjanpidon pääkirja/yhdistelmä raportti on monivirastoisten kirjanpitoyksiköiden raportti ja esittää LKP-tilien toteutumatiedot virastoittain eli segmenteittäin Liikekirjanpidon pääkirja/yhdistelmä raportti Kieku-tietojärjestelmässä on kuvattu Liikekirjanpidon käsikirjassa kohdassa

76 Tuotto- ja kululaskelma ja tase Valtion kirjanpidon käsikirjan kohdassa 12.2 Tuotto- ja kululaskelma ja tase on kuvattu näiden raporttien vaatimukset, liitteessä 1 on malli tuotto- ja kululaskelmasta ja liitteessä 2 malli taseesta. Kieku-tietojärjestelmässä toteutettu kaksi raporttia tuotto- ja kululaskelmasta ja taseesta: toinen Tuotto- ja kululaskelma ja tase raporteista esittää tiedot VM:n määräämien kaavojen mukaisena summatasoisena tietona ja toinen Tuotto- ja kululaskelma ja tase raporteista esittää vastaavat tiedot LKP:n tilitasolla Tuotto- ja kululaskelma ja tase raportit Kieku-tietojärjestelmässä on kuvattu Viranomaisraportoinnin käsikirjassa kohdassa Liikekirjanpidon käsikirjassa kohdassa

77 Taha yleiskoulutus Talousarviokirjanpito

78 Talousarviokirjanpito Keskeiset käsitteet ja lyhenteet Käsite Rahoitusrivi Budjettivastuualue Määräraha Budjettilaji Rahoitusrivin vakiohierarkia Rahoitusrivin hierarkia Budjettivastuualueen hierarkia Selite Talousarvion tilijaottelun mukainen pääluokka, luku, momentti jne. Vastaa toteutumakirjausten tulosyksikköä, avataan määrärahojen ylläpitoa varten yritysnumeroa vastaava budjettivastuualue Talousarviokirjanpitoon syötettävä määräraha, sekä tuloarvio että määräraha TATI määräraha AS alkusaldo Koostuu rahoitusriveistä Kirjanpitoyksikkökohtainen tapa ryhmitellä rahoitusrivejä halutessaan Budjettivastuualueet ryhmiteltynä kirjanpitoyksiköittäin Rahoitusalue Rahoitusalue Kiekussa aina

79 Yleistä talousarviokirjanpidosta Talousarviokirjanpidon tilikartta rahoitusrivitilikartta on vuosikohtainen, sekä hierarkiat että rahoitusrivit avataan jokaiselle vuodelle erikseen Tilikartan ylläpito tapahtuu Palkeissa keskitetysti Luominen tehdään Tilijaotteluun perustuvasta Exceltaulukosta Budjettivastuualue kuvaa talousarviokirjanpidon organisaatiota Budjettivastuualueiksi avataan kaikki kirjanpitoyksikön tulosyksiköt (avaaminen tehdään samanaikaisesti tulosyksiköiden avaamisen kanssa), toteumat kirjautuvat automaattisesti näille budjettivastuualueille Kieku, Menojen käsittely, järjestelmäkoulutus, Marika Saarinen, Ari Kauhanen

80 Talousarviokirjanpito Rahoitusrivihierarkia FMCIE - Alkuarvoiksi annetaan vuosi, aloitusobjekti tyhjää jos halutaan nähdä kaikki tilit, variantti on 000 ja rahoitusalue 1000 Tilaisuus, Esittäjä 80

81 Talousarviokirjanpito Rahoitusrivihierarkia FMCIE Tilaisuus, Esittäjä 81

82 Talousarviokirjanpidon täsmäytysraportti ZFM_TASMAYTYS Raportilla tarkistetaan että Talousarviokirjanpidon viennit on tehty oikein Tilaisuus, Esittäjä 82

83 Talousarviokirjanpidon täsmäytysraportti ZFM_TASMAYTYS Tilaisuus, Esittäjä 83

84 Taha yleiskoulutus Menojen käsittely

85 Yleistä menojen käsittelystä Yhteinen ja keskitetty toimittajarekisterin ylläpito, ostoreskontra ja maksatustoiminnot R8 säilyy tositteiden kierrätystä, hyväksyntää ja arkistointia varten Ulkomaan maksut hyväksytetään jatkossa R8:ssa ja siirretään Kieku ostoreskontra-käsittelyn kautta maksuun Kieku, Menojen käsittely, järjestelmäkoulutus, Marika Saarinen, Ari Kauhanen

86 Toimittajan perustiedot Kieku on master-järjestelmä toimittajien ylläpidossa - Toimittaja perustetaan kerran ja lisätään (laajennetaan) kirjanpitoyksikön käyttöön Toimittajan perustiedot ylläpidetään aina ensin Kiekussa, josta tiedot siirretään liittymällä seuraaviin järjestelmiin Kieku, Menojen käsittely, järjestelmäkoulutus, Marika Saarinen, Ari Kauhanen

87 Toimittaja yleiset tiedot Transaktio FK03 Aloitusnäytöllä valitaan Toimittaja ja näytettävät tiedot Kieku, Menojen käsittely, järjestelmäkoulutus, Marika Saarinen, Ari Kauhanen

88 Toimittaja yleiset tiedot Transaktio FK03 Kaikille yrityksille yhteistä tietoa eli näissä ei voi olla yrityskohtaisia eroja. Toimittajan nimi- ja osoitetiedot, Y-tunnus, ALV-tunnus Pankkiyhteydet Kieku, Menojen käsittely, järjestelmäkoulutus, Marika Saarinen, Ari Kauhanen

89 Toimittaja yleiset tiedot Toimittajatiedoilla on yrityskohtaisia tietoa mitkä saattavat vaihdella yrityksittäin. Kieku, Menojen käsittely, järjestelmäkoulutus, Marika Saarinen, Ari Kauhanen

90 Toimittajan rivikysely NÄYTETÄÄN JÄRJESTELMÄSTÄ Rivikysely FBL1N Haku toimittajanumerolla Kieku, Menojen käsittely, järjestelmäkoulutus, Marika Saarinen, Ari Kauhanen

91 Toimittajan rivikysely NÄYTETÄÄN JÄRJESTELMÄSTÄ Rivikysely FBL1N Haku toimittajanumerolla 92

92 Tulojen käsittely -Tulojen käsittely prosessi sisältää sekä laskutuksen että myyntireskontran hoidon -Laskut voidaan luoda suoraan järjestelmään, tallentaa Excel-taulukosta tai tuottaa liittymällä laskutukseen -Myyntireskontran hoito on kiekussa keskitettyä -Maksukehoitukset ja viivästyskorkolaskut hoidetaan yritystasoisesti

93 Nimikkeiden katselu MM03 1. Valitaan nimikenumero 2. Valitaan organisaatio Tilaisuus, Esittäjä 94

94 Myyntitilausten katselu VA03 Valitaan myyntitilausnumero Tilaisuus, Esittäjä 95

95 Myyntitilausten katselu VA03 Valitaan tilaukselta näytä tositevirta Tilaisuus, Esittäjä 96

96 Myyntitilausten katselu VA03 Tilaisuus, Esittäjä 97

97 Tulojen käsittely raportit FBL5N Asiakkaan rivikysely Tällä valinnalla saadaan tulostettua kaikki asiakkaan laskut ja suoritukset Tilaisuus, Esittäjä 98

98 Tulojen käsittely raportit FBL5N Asiakkaan rivikysely Raportilla nähdään asiakkaan myyntilaskut ja niiden kohdistuneet suoritukset Tilaisuus, Esittäjä 99

99 Käyttöomaisuus ja irtaimistokirjanpito Käyttöomaisuus hankinnat tehdään ns. suorina hankintoina tai investointiprojekteina Kiekussa käyttöomaisuudessa voidaan hoitaa käyttöomaisuus ja irtaimistokirjanpito (valinnainen) Poistoajot tehdään keskitetysti Palkeiden toimesta Viraston tehtäviä käyttöomaisuuden osalta Luo käyttöomaisuuden ja irtaimiston perustiedot Pääsee tarkastelemaan viraston käyttöomaisuuteen ja irtaimistoon liittyviä tietoja Raportoi käyttöomaisuuden ja irtaimiston tietoja KOM-koulutus, Maritta Heikkinen

100 Käyttöomaisuuskohde AS03 Kom-kohteen perustiedoissa määritellään mm. poistojen alkaminen, poistojentiliöinti Tilaisuus, Esittäjä 101

101 Käyttöomaisuuden tapahtumien haku Asset Explorer (AW01N) KOM-koulutus, Maritta Heikkinen

102 Käyttöomaisuuskaavio S_ALR_ Tilaisuus, Esittäjä 103

103 Käyttöomaisuuskaavio Tilaisuus, Esittäjä 104

104 Taha yleiskoulutus Koulutuksen päätös