Seurantakohteet ja ajanhallinta Henkilöstö- ja palkkahallinnon teemapäivä HAUS 26.11.2013 Laskentapäällikkö Kati Korpi Henkilöstöpäällikkö Tiina Kukkonen-Suvivuo 15.11.2013
Sisäasiainministeriö on sisäisen turvallisuuden ja maahanmuuton ministeriö jonka tehtävänä on vastata: yleisen järjestyksen ja turvallisuuden ylläpitämisestä, poliisihallinnosta, yksityisestä turvallisuusalasta, pelastustoimen ja hätäkeskustoiminnan ohjaamisesta, rajaturvallisuudesta ja meripelastustoiminnasta, siviilikriisinhallinnan koulutuksesta ja kotimaan valmiuksista sekä aluehallinnon yhteisestä varautumisesta poikkeusoloihin ja häiriötilanteisiin Suomen kansalaisuutta, maahanmuuttoa, paluumuuttoa ja kansainvälistä suojelua koskevista asioista sekä hyvien etnisten suhteiden, syrjimättömyyden ja yhdenvertaisuuden edistämisestä 15.11.2013 2
Suomi on Euroopan turvallisin ja yhdenvertaisin maa Tämän strategisen tavoitteen saavuttamiseksi toiminta kohdistetaan turvallisuusriskien ennaltaehkäisyyn kilpailukykyisen, suvaitsevaisen ja monimuotoisen Suomen rakentamiseen palvelujen saatavuuden ja laadun varmistamiseen perusoikeuksia kunnioittaen ja hyvää hallintoa noudattaen lisäksi pyritään eri toimenpitein varmistamaan tulevaisuuden toimintakyky. 15.11.2013 3
Taustaa SM:n hallinnonalasta Henkilöstömäärä n. 15 280 henkilöä, SM 270 SM:n hall. alan osuus koko valtion henkilöstöstä n 18,5 % Hallinnonalan budjetin loppusumma n. 1 324 milj. 4
Taustaa SM:n hallinnonalasta Lähtökohtana ollut oman toiminnan kehittämisen ohella olla mukana koko valtiotason hankkeissa jo alkuvaiheissa Johdon toimintalinjaus Voidaan vaikuttaa itse lopputulokseen Osin myös henkilöstön motivointikysymys
SM:n tavoitteet Kiekun käyttöönotolle Tavoitellaan muutakin kuin pelkkää teknistä uuden tietojärjestelmän käyttöönottoa, ainakin pidemmällä aikavälillä Prosessien yhtenäistämisestä saadaan tuottavuushyötyjä. Seurantakohdemallin avulla tavoitteena tuottaa koko valtion hallinnosta (sekä myös SM:n hallinnonalasta) vertailukelpoista tietoa. Tavoitteena tuottaa seurantatietoa mm. hallitusohjelman toteutumisesta ja muista keskeiseksi määritellyistä hankkeista. Kieku SM:ssä osana TTS:n kehittämistä (ohjausvaikutuksen lisääminen, hallinnonalan näkyvyys kokonaisuutena, yhteiskunnallinen vaikuttavuus)
Seurantakohteet Kiekussa Laskentapäällikkö Kati Korpi 15.11.2013
Mikä on seurantakohde? Seurantakohde = tililuokka, tilipuitteet Seurantakohteet ovat keino luokitella ja raportoida tuloja, menoja ja työpanosta (aikaa ja euroja). Kiekun seurantakohdemalli on kaikille käyttäjille yhteinen, Valtiokonttori ylläpitää Yhteiset rakenteet kaikille käyttäjille Yhteisiä (9999- alkuisia) ja virastojen omia (esim. 2000- alkuisia) koodeja Kiekussa seurantakohteet näkyvät samanlaisina kaikissa Kiekun osissa ja oheisjärjestelmissä Ei erillistä koodistoa esim. työajoille ja menoille. Seurantakohteiden ns. "master" on taloushallinnon perusjärjestelmä (Fico). 15.11.2013 8
Seurantakohteet SEUKOTO Kirjanpit oyksikkö -tunnus 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 LKP-tili Toimintayksikkö TaKP-tili Valtuus Projekti, Yhteinen projekti Toiminto Suorite Alue/ kunta Kumppani Seurantakohde 1 (vapaa 1) 12 Seurantakohde 2 (vapaa 2) 13 14 Varalla 1 Varalla 2 Kieku Yritys Kustannuspaikk atulosyksikkö Segmentti Sisäine n tilaus Projekti (PRR-osa) Rahasto Alue/ kunta Pääkirjatili Rahoitusrivi Toimintoalue Kumppaniyhtiö Seurantakohde 1 Seuranta -kohde 2 Seurantakohde 3 Seurantakohde 4 P/V P P V/P (tuotto- ja kulutileillä) V/P V/P V V V V V V V Ei käytössä Ei käytössä SAP:n saldotaulu FAGL- FLEXT FAGL- FLEXT CO ja BI FAGLFLEXT FAGLFLEXT FAGL- FLEXT BI CO ja BI CO ja BI CO ja BI BI FAGL- FLEXT BI BI BI BI Laskentatoimen alue Ulkoinen Ulkoinen Sisäinen Ulkoinen Ulkoinen Ulkoinen Muu ulkoine n Sisäinen Sisäinen Sisäinen Muu sisäinen Ulkoinen Muu sisäinen Muu sisäinen Muu sisäine n Muu sisäine n Pituus 4 8 (5+3) 10 (3+7) 15 10 24 10 (4+6) 10 3 4 8 8 10 10 1) Kirjanpitoyksikkötunnus (Kirjanpitoyksikkö) 2) LKP tili (Liikekirjanpidon tilikartta) 3) Toimintayksikkö (Virastot ja sisäinen organisaatio) 4) TaKP tili (Talousarviokirjanpidon tilit) 5) Valtuus (Valtuus) 6) Projekti ja Yhteiset projektit (Virasto, useamman viraston, valtakunnalliset) 7) Toiminto (Ydintoimintojen ja tukitoimintojen ylätaso) 8) Suorite (Viranomaissuorite, maksullinen toiminnan suoritteet) 9) Alue/Kunta (Kunta 3 nro + maat SAP:n vakiokoodit) 10) Kumppanikoodi (Valmius konsolidointiin ja eliminointiin, sisäinen laskutus) 11) Seurantakohde 1 (Vapaa 1, viraston omaan käyttöön) 12) Seurantakohde 2 (Vapaa 2, viraston omaan käyttöön) 13) Seurantakohde 3 (Varalla 1, virastokohtainen, ei käytössä) 14) Seurantakohde 4 (Varalla 2, yhteinen, ei käytössä) Konsernitasoinen Kirjanpitoyksikkökohtainen P = pakollinen V = vapaaehtoinen 15) Henkilö (Käytössä ainoastaan henkilöstöhallinnossa)
Seurantakohteet SM:n maksupalkoissa SEURANTA- KOHDE LKP-TILI (PAKOLLINEN) SISÄLTÖ Minkälaisesta menosta on kyse? (esim. palkka, palkkio, sotu, eläkemaksu) TAKP-TILI (PAKOLLINEN) TOIMINTA- YKSIKKÖ (PAKOLLINEN) TOIMINTO (PAKOLLINEN) PROJEKTI Määräraha, josta meno maksetaan Työjärjestyksen mukainen tulosyksikkö/kustannuspaikka Mistä toiminnasta on kyse? Maksupalkoissa käytetty pääasiassa toimintoa 9999 900 100 Kohdentamaton työ Todelliset projektit (alku ja loppu, projektipäällikkö) Vain kokonaan projektirahoituksella maksetut palkat 15.11.2013 10
Seurantakohteet SM:n Ajanhallinnassa ja jakopalkoissa SEURANTA- KOHDE LKP-tili ja TAKP-tili TOIMINTA- YKSIKKÖ (PAKOLLINEN) PROJEKTI TOIMINTO (PAKOLLINEN) SUORITE SISÄLTÖ Eivät ole käytettävissä Ajanhallinnassa Samat kuin maksupalkoissa Työjärjestyksen mukainen tulosyksikkö/kustannuspaikka Todelliset projektit (alku ja loppu, projektipäällikkö) Mistä toiminnasta on kyse? Ydin-, ohjaus-, tuki- ja poissaolotoimintoja Maksullisen toiminnan suoritteet SEUKO1 Muu seuranta, jota edellisillä tililuokilla ei saada. 15.11.2013 11
Toiminto Ajanhallinnan keskeisin seurantakohde Ydintoiminnot Toimialojen substanssiin liittyvät tehtävät, jotka tehdään ministeriötasolla. Pääsääntöisesti ydintoimintoja tehdään alaisessa hallinnossa. 2000 150 110 (6 100 150 110) Rahapelit - Rahapelipolitiikan linjausten valmistelu, koordinointi ja ohjaus Rahapelilupien ja lupamuutosten valmistelu ja esittely valtioneuvostossa - Rahapelien pelisääntöjen ja pelisääntömuutosten valmistelu ja esittely ministerille - Rahapelipolitiikan tehtäväalueeseen liittyvä kansainvälinen toiminta Ohjaustoiminnot Toimialan ja alaisen hallinnon ohjaus-, suunnittelu ja seurantatehtävät sekä muut vastaavat tehtävät. Ohjaustoiminnot ovat keskeisimmät ministeriön tehtävät. 2000 510 000 (6100 510 400) Ohjaus ja kehittäminen - hallinnonalan ohjauksen kehittäminen - hallinnonalan rakenteiden kehittäminen - Riskienhallinta - Hallinnonalaa palveleva suunnittelu, ohjaus ja seuranta (poliisi, pelastus, maahanmuutto, tietohallinto, tietopalvelu, taloushallinto jne.) - Tietohallinnon strateginen ohjaus 15.11.2013 - Sähköisen asioinnin kehittäminen 12
Toiminto Ajanhallinnan keskeisin seurantakohde Tukitoiminnot Ydin- ja ohjaustoimintoja tukevat palvelut, mm. taloushallinto, henkilöstöhallinto, tietojärjestelmät, toimitilat 2000 610 000 (6100 610 000) Henkilöstösuunnittelu - henkilöstösuunnittelu mm. eläköitymisen, vaihtuvuuden, toimintaympäristön muutoksen ym. vaikutusten arviointi ja suunnittelu, tehtävien organisointi ym.) - raportointi ja tilastot - henkilöstökertomus ja henkilöstötilinpäätös - henkilöstön koskevien tietojen tuottaminen mm. tuloskeskusteluja varten - vaikuttavuus- ja tuottavuusohjelman (Vatu) seuranta ja raportointi - TAHTI web-lomakkeet 9999 611 000 (6199 611 000) Henkilöstön kehittäminen - henkilöstön osaamiskartoitukset - henkilöstön osaamisen kehittäminen Palkalliset poissaolot Ajanhallinnassa poissaolokoodien takana olevia toimintoja 9999 800 100 (6199 800 100)Palkalliset lomat - loma-ajan ja muun palkallisen loman työaika - vuosilomapäivät 15.11.2013 - lomakorvaus 13
Seurantakohteiden avulla kerätyn tiedon hyödyntäminen Seurantakohteet ovat raportoinnissa toisistaan irrallisia kohteita eli jos työaikaa kohdennettu toiminnolle, toimintayksikölle ja projektille, kunkin kohdennuksen tiedot voidaan raportoida erikseen (esim. kohdennukset projektille kaikilta yksiköitä, toiminnoilta) seurantakohteita voidaan raportoinnissa käyttää eri yhdistelminä (esim. toimintayksikkö/toiminnot tai projektit/toimintayksiköt) Taloushallinnon raporteilla näkyvät summatasoiset tiedot Käyttäjiä voi olla enemmän Henkilöstöhallinnon raporteilla näkyvät henkilötasoiset tiedot Käyttäjämäärä rajallisempi 15.11.2013 14
Työajan kohdentaminen, palkkakustannusten kohdentaminen ja palkkakustannusten jako Kiekussa Henkilöstöpäällikkö Tiina Kukkonen-Suvivuo 15.11.2013
15.11.2013 Lähde: Valtiokonttorin Kieku-sivusto 16
Ajanhallintaan liittyvät tehtävät portaalissa Virkamies anoo poissaolonsa Kiekulla sekä ylläpitää Kiekun Ajanhallinnalla työaikaleimauksiaan, kohdentaa toteutunutta työaikaansa ja ilmoittaa mahdolliset ylityöt Esimiehen tehtävät Kiekussa Poissaolojen hallinnalla esimies Hyväksyy/hylkää harkinnanvaraiset poissaolot Hyväksyy ei-harkinnan varaiset poissaolot, joista ei tehdä enää hallinnollista päätöstä (pl. poissaolot, joissa palkkavaikutus tai etuuksien tai korvausten hakeminen) Ajanhallinnalla esimies Täyttää ylityömääräyksen lomakkeen Tarkistaa ja hyväksyy henkilöstönsä työaikaleimat, työajan ja lisien kohdennukset, palkanlisät ja varallaolot sekä mahdolliset ylityöt/työaikakorvaukset Työaikapankkien saldomuutokset ja lisien viennit työaikapankkeihin Hyväksyy takautuvat kohdennukset Ajanhallinnassa hyväksytyt tiedot ajetaan kuukausittain kirjanpitoon (ns. jakopalkat), jolloin nähdään palkkakustannusten jakautuminen eri toiminnoille 17
Viraston henkilöstöhallinnon asiantuntijan tehtäviä Pienessä virastossa ajanhallinnan ja henkilöstöhallinnon ammattikäyttäjäroolit ovat useina samoilla henkilöillä Ajanhallinnan vastuuhenkilö: Vuorojen, vuorokiertojen ja -kalenterien ylläpito vaatii uutta osaamista ja tehtävälle varattua aikaa. Sijaiskäytännöistä sopiminen tärkeää Henkilöstöasiantuntija: Kieku on henkilötietojen master-järjestelmä ja SAP:n tietojen tallentaminen on tarkkuutta vaativa tehtävä Organisaatiorakenne: Henkilöstöhallinnon organisaatio = esimies alainen ketju ylläpidetään virastossa 15.11.2013 18
Perusperiaatteita työajankohdentamisesta sisäasiainministeriössä Työaikaa kohdennettaessa seurantakohteista on käytettävä ainakin toimintayksikköä ja toimintoa Työryhmien asettamispäätöksissä, kokouskutsuissa ym. asettaja/kutsuja vastaa siitä, että osallistujille on kerrottu mille toiminnolle työaika kirjataan (ja lisäksi projekti tai seuko1, jos sellaista käytetään) Jokaisella virkamiehellä tulisi olla asetettuna Ajanhallinnassa oma oletuskohdennus Kokopäivän poissaoloista kohdennetaan ainoastaan etätyö, virkamatkat ja henkilöstökoulutus kouluttajana Osapäiväisistä poissaoloista tulee kohdentaa sairaus (toiminto sairauspoissaolot) ja tilapäinen hoitovapaa (toiminto muut palkall. poissaolot) sekä luonnollisesti se tehdyn työn osuus 19
Työaika ja sen kohdentamien Sisäasiainministeriö noudattaa yleisen työ- ja virkaehtosopimuksen mukaista virastotyöaikaa. Ylin johto ei kuulu virastotyöajan piiriin Kiekun Ajanhallinnassa kohdennetaan SM:ssä sitä todellista työaikaa, joka on kertynyt Timecon leimauksilla Osa-aikaisten työaika määritellään tunteina siten, että se on jokin prosenttiosuus kokoaikaisen työajasta. Tämä prosenttiosuus vastaa kokoaikatyöstä laskettua palkan osuutta myös osa-aikatyötä tekevät kohdentavat tekemänsä tunnit Kiekun Ajanhallintaan siirtyneiden Timeconin leimausten mukaisesti Työaikaleimaukset siirtyvät Timeconista Kiekun Ajanhallintaan seuraavan yön aikana. Liukumasaldon laskenta tapahtuu Ajanhallinnassa, joka palauttaa saldon Timeconiin yön aikana Koko päivän poissaolot ilmoitetaan Kieku Portaalin Poissaolot osiossa (pl. virkamatkat), jolloin tieto siirtyy myös Ajanhallintaan 15.11.2013 20
Työajan kohdennus on aikataulusidonnaista SM:ssä työaikaleimaukset ja tuntien kohdennukset tulee olla kunnossa aina seuraavan kuukauden toinen arkipäivä klo 12:00 mennessä Esimies hyväksyy työntekijöiden työaikaleimat ja kohdennukset seuraavan kuukauden 10. päivä klo 16:15 mennessä 21
15.11.2013 22
15.11.2013 23
Palkan taustatiedot LKP-tilit on määritelty vakioiksi palkkalajien taakse palkanlaskennassa. Viraston henkilöstöhallinnon asiantuntijat ylläpitävät sopimuksen seurantakohteet, joilta palkka pääosin maksetaan: TaKP-tili Pakollinen Toimintayksikkö Pakollinen Projekti Toiminto Pakollinen Seurantakohde1 Työajan kohdennus seurantakohteille: Toimintayksikkö Pakollinen Projekti Pakollinen, jos työskentelee projektissa Toiminto Pakollinen Suorite Seurantakohde1
Palkkakustannusten kohdentaminen Palkan ohjaustiedoissa määritellään ne palkkalajit, jotka otetaan huomioon palkkakustannusten kohdentamisessa Välilliset palkkakustannukset (esim. vuosiloma- tai sairausajan palkka) vyörytetään erityisille välillisten palkkamenojen Toiminto -koodeille. Palkkatiedot siirretään kirjanpitoon kolme kertaa kuukaudessa 15. ja viimeisen päivän palkka-ajojen jälkeen palkat siirretään kirjanpitoon henkilön sopimuksen seurantakohteiden mukaisesti. Palkkakustannusten laskemisen jälkeen palkat siirretään kirjanpitoon koko seurantakohdekombinaation tasolla (LKP, TaKP, toimintayksikkö, toiminto, projekti, suorite, seurantakohde 1) Henkilötasoista palkka-aineistoa ei siirretä Kieku-taloushallintoon
KIITOS! SM / henkilöstöhallinto Tiina Kukkonen-Suvivuo tiina.kukkonen-suvivuo@intermin.fi p. 071 878 8302 SM / taloushallinto Kati Korpi kati.korpi@intermin.fi p.071 878 8513 15.11.2013 26