TARJOUSPYYNTÖ 1(6) HELSINGIN SEUDUN LIIKENTEEN PALVELUMUOTOILUTOIMISTON KILPAILUTTAMINEN PUITEJÄRJESTELYNÄ VUOSILLE 2016-2018, SEKÄ OPTIOT VUOSILLE 2019 JA 2020. Helsingin seudun liikenne -kuntayhtymä (y-tunnus 2274586-3) pyytää tarjoustanne Helsingin seudun liikenteen palvelumuotoilun konsultointipalveluista puitejärjestelynä vuosina 2016-2018 sekä optio vuosille 2019 ja 2020. HUOM! Hankinnassa käytetään rajoitettua menettelyä. Tarjouksen voivat jättää vain ne tarjoajat, jotka ovat lähettäneet osallistumishakemuksen ja jotka hankintayksikkö on osallistumishakemuksen perusteella valinnut mukaan tarjouskilpailuun. 1) Hankinnan kohteet Etsimme kumppania, joka kykenee kehittämään ja tuottamaan yhteistyössä HSL:n kanssa, HSL:n tilaaman ja tuottaman joukkoliikennepalvelukokonaisuuden asiakaskokemusta. Työ sisältää seuraavat asiakokonaisuudet: 1) HSL joukkoliikennepalvelun asiakaskokemusmalli 2) Joukkoliikenteeseen liittyvän infran, liikennevälineiden, näiden fyysinen tilan ja matkustajainformaation asiakaskokemus 3) Verkko- ja mobiilipalveluiden asiakaskokemus 4) Asiakaspalvelutilanteiden asiakaskokemus Tämä aikaan saamiseksi odotamme toimistolta korkean tason strategian ymmärrystä, luovuutta, todennettua tuloksellisuutta ja erityisen vahvaa palvelumuotoiluosaamista. 2) Hankintailmoitus Hankintailmoitus, joka sisältää pyynnön lähettää osallistumishakemuksen, on lähetetty julkaistavaksi julkisten hankintojen sähköiseen ilmoituskanavaan HILMA:an 22.8.2016. 3) Hankintamenettely Hankinnassa käytetään rajoitettua hankintamenettelyä. Tarjouksen voivat jättää vain ne tarjoajat, jotka ovat lähettäneet osallistumishakemuksen ja jotka hankintayksikkö on osallistumishakemuksen perusteella valinnut mukaan tarjouskilpailuun. HSL soveltaa toiminnassaan erityisalojen hankintalakia (349/2007). Hankinta ylittää erityisalojen hankintalain 12 :n mukaisen kynnysarvon. 4) Hankintayksikkö Hankintapäätöksen asiassa tekee Helsingin seudun liikenne -kuntayhtymä, joka on myös hankinnan tilaaja.
TARJOUSPYYNTÖ 2(6) 5) Tarjouksen sisältö Tarjoukseen tulee sisällyttää toisaalla tarjouspyynnössä vaadittujen tietojen lisäksi: 6) Tarjoushinnan ilmoittaminen 1. Työsuunnitelma HSL joukkoliikennepalvelun asiakaskokemusmallista. Asiakaskokemusmallin tulee vastata kysymykseen miten HSL:n tuottaman joukkoliikennepalvelun asiakaskokemus määritellään niin, että se toisaalta on mitattavissa ja johdettavissa esim. HSL -johtoryhmätasolla ja toisaalta, aikaan saatavissa yksittäisillä palvelukehitysprojekteilla. Tarjoajan tulee esitellä miten se toteuttaisi ko. tehtävän. Materiaalit voivat olla joko tulosteina (max. A3 koossa) ja sähköisessä muodossa (pdf) tallennettuna muistitikulle. Konseptoinnin viitekehyksenä toimii HSL:n strategia 2025 /strategia 2. HSL asiakaskokemusmallin tekemiseen osallistuvien henkilöiden kompetenssiesittely. 3. Tämän lisäksi HSL järjestää jokaiselle tarjouspyynnön jättäneelle mahdollisuuden 45 min. suulliseen esitykseen, aiheesta: Miksi HSL:n tulisi valita juuri meidät palvelumuotoilukumppanikseen? Vuorovaikutustilaisuudet järjestetään HSL:n tiloissa osoitteessa Opastinsilta 6A (2 krs.) 20.9. klo 9 17.00 välisenä aikana. Varapäivänä on 21.9.201. Ajoista sovitaan erikseen tarjouspyynnön lähettäneiden kesken. Tarjouksen on oltava muodoltaan ja sisällöltään tarjouspyynnön mukainen. Tarjous ei saa poiketa tarjouspyynnön ehdoista ja sen tulee sisältää tarjousten arviointiin tarvittavat tiedot. Tarjous, joka ei täytä asetettuja ehdottomia vaatimuksia, hylätään tarjouspyynnön vastaisena. Tarjouksessa on ilmoitettava palvelumuotoilukonsultoinnin tuntihinta. Hinnat ilmoitetaan euroina ilman arvonlisäveroa (arvonlisäveron määrän tulee ilmetä tarjouksesta). Tarjoushinnan tulee olla kiinteä 31.12.2017 asti. Toimittaja, jonka kanssa hankintayksikkö on tehnyt tätä hankintaa koskevan erillisen sopimuksen, voi esittää hintoja tarkistettavaksi kerran vuodessa sopimuksen kohteena olevien töiden yleistä kustannuskehitystä vastaavasti. Ensimmäinen hinnanmuutos voidaan tehdä aikaisintaan 1.1.2018 alkaen. Toimittajan on ilmoitettava hinnanmuutoksesta vähintään 2 kuukautta ennen hinnanmuutoksen voimaantuloa. Toimittajan on esitettävä tilaajalle asianmukainen selvitys kustannuksen kehityksestä ja hinnanmuutoksen syistä. Jos hinnanmuutoksesta ei päästä yksimielisyyteen, tilaajalla on oikeus irtisanoa sopimus päättymään siitä hetkestä lähtien, kun hinnanmuutos tulee voimaan.
TARJOUSPYYNTÖ 3(6) 7) Alihankinta Tarjoaja vastaa alihankkijan työstä kuin omastaan ja alihankkijan käytöstä sovitaan tapauskohtaisesti tilaajan kanssa. Tilaaja voi pyytää tarjoajaa esittämään alihankkijasta samat selvitykset ja todistukset, joita edellytetään tarjoajalta. 8) Tarjoajien soveltuvuutta koskevat vähimmäisvaatimukset Tarjoajien soveltuvuusvaatimukset on kuvattu hankintailmoituksessa, ja tarjoajat ovat toimittaneet vaaditut selvitykset vaatimusten täyttymisestä osallistumishakemuksen liitteinä. HSL:llä on oikeus pyytää vastaavia selvityksiä hankintamenettelyn aikana ja voittaneelta tarjoajalta sopimuskauden aikana. 9) Tarjousten käsittely Tarjousten avaamisen jälkeen suoritetaan määräajassa saapuneiden tarjousten tarkistaminen ja vertailu. 10) Tarjouksen vertailu- ja valintaperuste Tarjousten käsittely suoritetaan kahdessa vaiheessa: 1. Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen. 2. Tarjousten vertailu. Tarjous hylätään, jos se ei vastaa tarjouspyyntöä tai on tehty muussa kuin tarjouspyynnön edellyttämässä muodossa. Ne tarjoukset, jotka täyttävät tarjoukselle asetetut vaatimukset, vertaillaan käyttäen valintaperusteena kokonaistaloudellista edullisuutta tarjouspyynnön kohdan Tarjousten vertailu- ja valintaperusteet mukaisesti. Puitejärjestelyyn valitaan yksi toimittaja. Tarjouksen valintaperuste on kokonaistaloudellinen edullisuus, jota HSL:n oma asiantuntijaraati arvioi seuraavien vertailuperusteiden perusteella: 2. Hinta, painoarvo 30 %. Vertailtava hinta ilmoitetaan ilman arvonlisäveroa. Halvin (X) saa 10 pistettä ja seuraavat (Y) suhteessa siihen Y = X/Y x 10 pistettä. 3. Työsuunnitelma HSL joukkoliikennepalvelun asiakaskokemusmallista. Painoarvo 30 % Arvioon vaikuttavat: Työsuunnitelman realistisuus ja toteuttamiskelpoisuus. 4. HSL asiakaskokemusmallin tekemiseen osallistuvien henkilöiden kompetenssiesittely ja tiimin ko. soveltuvuus tehtävään. Painoarvo 20 % Arvioon vaikuttavat: Tiimin kokemus vastaavista töistä ja tiimin kokoonpano
TARJOUSPYYNTÖ 4(6) 11) Osatarjoukset Osatarjouksia ei sallita. 12) Vaihtoehtoiset tarjoukset 5. Vuorovaikutustaidot. 45 min. HSL:lle lähtökohtaisesti nimetyn tiimin esittelytilaisuus, painoarvo 20%. Arvioidaan vain ryhmän vuorovaikutustaitoja HSL varaa itselleen perustellusta syystä oikeuden olla hyväksymättä mitään annetuista tarjouksista. Vaihtoehtoisia tarjouksia ei sallita. 13) Sopimuskausi Tarjouspyyntö koskee palvelumuotoilun konsultointia vuosille 2016-2018. Sopimus tulee voimaan osapuolten allekirjoitettua sopimuksen. Sopimus voidaan irtisanoa kolmen (3) kuukauden irtisanomisajalla. 14) Optio Tilaajan päätöksellä sopimusta voidaan jatkaa vuosille 2019 ja 2020 vuosi kerrallaan. Päätökset optiovuosista tulee tehdä viimeistään 30.8.2018 ja 30.8.2019. Tarjous on annettava siten, että se kattaa optiovuodet. Tämän on käytävä ilmi tarjouksesta. 15) Laskutusehdot Maksuehto vähintään 14 päivää netto laskun saapumisesta tilaajalle, viivästyskorko korkolain mukaan. Laskutus-, toimitus- yms. lisiä ei hyväksytä. 16) Viivästyskorko Korkolain mukainen. 17) Viivästyssakko Jos toimitus viivästyy muun syyn kuin ylivoimaisen esteen tai HSL:n syyn vuoksi, perii tilaaja viivästyssakkoa, joka on 1 % kultakin alkavalta myöhästymisviikolta. Sakkoa peritään enintään 10 % ja se lasketaan viivästyneen palvelun hinnasta. 18) Tarjouksen voimassaolo Tarjouksen tulee olla voimassa vähintään 31.1.2017 asti. Tarjouksen voimassaoloajan tulee ilmetä tarjouksesta. 19) Hankintapäätös HSL ratkaisee tarjouskilpailun 27.9.2016 mennessä ja siitä ilmoitetaan kaikille tarjoajille. 20) Hankintasopimus Hankintaa koskeva sopimus ei synny hankintapäätöksellä, vaan vasta erillisen sopimuksen allekirjoittamisella. Hankinnasta laaditaan kirjallinen sopimus, joka voidaan erityisalojen hankintalain 349/2007 59 :n mukaisesti tehdä ja panna täytäntöön aikaisintaan 21 päivän kuluttua siitä, kun ehdokas tai tarjoaja on saanut tai hänen katsotaan saaneen hankintapäätöksen muutoksenhakuohjeineen tiedoksi. Hankinta sitoo tilaajaa vasta, kun sitä koskeva sopimus on allekirjoitettu.
TARJOUSPYYNTÖ 5(6) Hankintasopimus ei sisällä määrä ostovelvoitetta. 21) Muut ehdot Tähän hankintaan sovelletaan konsulttitoiminnan yleisiä sopimusehtoja (KSE 2013) siltä osin, kuin tämän tarjouspyynnön tai sen liitteiden määräyksistä ei muuta johdu. 22) Sopimusasiakirjojen pätemisjärjestys on seuraava KSE 2013 -ehdoista poiketen immateriaalioikeudet, mukaan lukien oikeus tehdä muutoksia aineistoon ja luovuttaa oikeudet edelleen, siirtyvät tilaajalle. 1. Hankintasopimus 2. Tarjouspyyntö liitteineen ja ennen tarjouksen jättämistä annetut kirjalliset lisäselvitykset 3. KSE 2013 4. Tarjous liitteineen 23) Tarjouksen jättäminen Tarjous tulee toimittaa suljetussa kirjekuoressa osoitteeseen HSL Helsingin seudun liikenne Kirjaamo PL 100 00077 HSL (käyntiosoite Opastinsilta 6 A) Tarjousten tulee olla perillä 19.9.2016 klo 12.00 mennessä. Tarjouskuoressa on oltava myös USB-tikulla pdf-versio tarjouksesta. Kuoressa tulee olla merkintä Tarjous: Helsingin seudun liikenteen palvelumuotoilutoimiston kilpailuttaminen puitejärjestelynä vuosille 2016-2018, sekä DNRO 310/00/03/032/2016. Kuoressa on ilmoitettava tarjoavan yrityksen nimi. Tarjouksessa tulee ilmoittaa tarjoavan yrityksen yhteyshenkilöt, joilta tilaaja voi pyytää tarjoukseen mahdollisesti liittyviä lisätietoja sekä tarjoavan yrityksen sähköpostiosoite, johon hankintapäätös voidaan toimittaa. Tarjouksen tulee olla suomen tai englannin kielinen. Tarjoajalla ei ole oikeutta saada korvausta tekemästään tarjouksesta. Myöhästyneitä tarjouksia ei huomioida. 24) Asiakirjojen julkisuus Tarjoukset avataan suljetussa tilaisuudessa tarjouksen jättöajan päättymisen jälkeen. Hankintapäätös ja sen liitteet ovat julkisia päätöksen allekirjoituksen jälkeen. Muut hankinta-asiakirjat ovat julkisia sopimuksen tekemisen
TARJOUSPYYNTÖ 6(6) jälkeen. Tarjoajalla on oikeus saada tieto hankinta-asiakirjoista päätöksen allekirjoituksen jälkeen. Jos tarjoajan mielestä jokin osa tarjousta sisältää liike- tai ammattisalaisuuksia, tarjoajan on ilmoitettava nämä tiedot erillisellä liitteellä ja merkittävä siihen selvästi, mitkä tiedot ovat salaisia. HSL harkitsee, ovatko liikesalaisuuksiksi esitetyt asiat lain mukaan salassa pidettäviä. Hinta ei voi olla tarjoajan liikesalaisuus. 25) Lisätiedot Kaikki tarjouspyyntöä koskevat kysymykset tulee esittää viimeistään 15.9.2016 klo 12.00 mennessä sähköpostitse lähettämällä kysymykset osoitteeseen hsl@hsl.fi Kaikki esitetyt kysymykset ja niihin vastaukset on luettavissa 16.9.2016 mennessä osoitteesta /hankinnat Helsingin seudun liikenne -kuntayhtymä Suvi Rihtniemi toimitusjohtaja Mari Flink viestintäjohtaja