1 822/02.08.00/2013 VITRIININ HANKKIMISTA KOSKEVA TARJOUSPYYNTÖ Kirkkonummen kunta pyytää tarjouksia Kirkkonummen kunnanvirastoon sijoitettavasta, valaistuksella ja kosteudensäädöllä varustetusta vitriinikaapista, jota käytetään) taidetekstiilin pysyvänä säilytyspaikkana. Vitriinikaappiin sijoitettava taidetekstiili on Loja Saarisen studion toteuttama kuvakudos (Tapestery). HANKINTAYKSIKKÖ JA HANKINTAYKSIKÖN YHTEYSPISTE Hankintayksikön ja sen yhteyspisteen yhteystiedot ovat Kirkkonummen kunta Hankintayksikön yhteyspiste: Sivistyspalvelut PL 20, 02401 KIRKKONUMMI. TARJOUSKILPAILUASIAKIRJAT HANKINNAN ARVO Tähän tarjouspyyntöön liittyviä asiakirjoja ovat: Liite 1 Pakolliset vaatimukset Liite 2 konservointisuunnitelma ja konservointiraportti Liite 3 Hankintasopimus (tarjouksen tekijältä edellytetään sitoutumista liitteen 3 mukaiseen sopimukseen) Liite 4 Tarjous (tarjoukseen pyydetään liittämään liite 5 ko. liitteellä pyydetyin tiedoin.) Liite 5 Vitriinin sijoituspaikka (sisältää lisäinformaatiota tarjouspyynnön perusteella hankittavan vitriinin sijoituspaikasta) Hankinnan arvo ylittää julkisista hankinnoista annetun lain 15 :n mukaisen kansallisen kynnysarvon. HANKINTAMENETTELY Hankinnassa sovelletaan avointa hankintamenettelyä.
2 HANKINNASTA ILMOITTAMINEN Hankinnasta on ilmoitettu työ- ja elinkeinoministeriön julkkisten hankintojen sähköisessä ilmoituspalvelussa (HILMA) sekä Kirkkonummen kunnan internet-sivuilla osoitteessa http://www.kirkkonummi.fi/hankinnat. VITRIINIIN SIJOITETTAVA TAIDETEKSTIILI JA SIJOITUSPAIKA Vitriiniin sijoitetaan Loja Saarisen studion toteuttama kuvakudos (Tapestery). Teos on pienempi kopio Michiganin Cranbrooksissa sijaitsevan Kingswoodin koulun yhdestä tekstiiliteoksesta (Tapestery for Kinswood school. Cranbrook). Tekstiilin korkeus on 263 cm ja leveys 229 cm. Materiaali on haurasta kuultokudosta, jossa on takana vuorikangas. Tarkempi selostus tekstiilistä ja sen vaatimista säilytysolosuhteista käy ilmi konservointisuunnitelmasta ja konservointiraportista (liite 2) Vitriini sijoitetaan Kirkkonummen kunnantalon kokoushuoneeseen 337, ovea vastapäätä olevalle seinustalle pylväiden väliin. Huoneen pohjapiirros ja muut tiedot on kuvattu liitteellä 5. Huone sijaitsee toimistotalon kolmannessa kerroksessa. Kulkureitteinä ovat tavanmukaisen toimistomitoituksen mukaiset ovet, porraskäytävät ja henkilöhissit. HANKITTAVALLE LASIVITRIINILLE JA SIIHEN LIITTYVILLE PALVELUILLE ASETET- TAVAT VAATIMUKSET Tarjouskilpailun perusteella hankittavaa vitriiniä sekä vitriiniin liittyvää palvelua koskevat pakolliset vaatimukset on ilmoitettu liitteellä. Tarjottavan vitriinin tulee täyttää liitteellä 1 sanotut tarjottavaa vitriiniä koskevat pakolliset ominaisuudet. Tarjotussa vitriinissä tulee olla liitteellä 1 sanotut vitriiniä koskevat varusteet. Tarjoushinta tulee ilmoittaa niin, että tarjottu vitriini täyttää tarjotussa varustuksessa liitteellä vaaditut ominaisuudet. Tarjoukseen tulee sisältyä huolto-/ ylläpitopalvelu liitteessä 1 sanottujen vaatimusten mukaisena. HANKINTASOPIMUS Tarjouksen tekijältä edellytetään sitoutumista liitteen 3 mukaiseen hankintasopimukseen. Valitun toimittajan kanssa tehdään sopimus, kun hankintapäätökset ovat lainvoimaisia.
3 Hankintasopimuksessa noudatetaan Julkisen hallinnon tavarahankintojen sopimusehtoja (Jyse 2009 TAVARAT) sekä muita asiakirjojaliitteen 4 mukaisessa sopimuksessa mainitussa soveltamisjärjestyksessä. TARJOAJAAN LIITTYVÄT KELPOISUUSVAATIMUKSET Tarjouksen tekijä suljetaan pois tarjouskilpailusta, mikäli tarjoaja taikka sen johtohenkilö tai edustus-, päätös- tai valvontavaltaa käyttävä henkilö on rikosrekisteristä ilmenevällä lainvoimaisella tuomiolla tuomittu hankintalain 53 :ssä mainituista rikoksista. Hankintayksikkö voi sulkea pois tarjouskilpailusta tarjoajan, joka on konkurssissa tai purettavana tai keskeyttänyt liiketoimintansa taikka jonka velkoja vahvistetulla akordilla, saneerausohjelmalla tai muun vastaavan lainsäädännön perusteella järjestelty jonka konkurssiin asettaminen tai purkaminen tai muu edellisessä kohdassa tarkoitettu menettely on vireillä, joka on saanut ammattinsa harjoittamiseen liittyvästä lainvastaisesta teosta lainvoimaisen tuomion, joka on ammattitoiminnassaan syyllistynyt vakavaan virheeseen, jonka hankintaviranomainen voi näyttää toteen, joka on laiminlyönyt velvollisuutensa maksaa Suomen tai sijoittautumismaansa veroja tai sosiaaliturvamaksuja, eikä laiminlyöntiä voida pitää vähäisenä, joka on syyllistynyt olennaisesti väärien tietojen antamiseen ilmoittaessaan hankintayksikölle hankintalain 8. luvun soveltamista koskevia tietoja tai laiminlyönyt vaadittavien tietojen antamisen joka on laiminlyönyt sijoittautumismaansa lainsäädännön edellyttämän rekisteröitymisen kaupparekisteriin, ennakkoperintälain mukaiseen ennakkoperintärekisteriin ja työnantajarekisteriin sekä arvonlisäverolain mukaiseen arvonlisäverovelvollisten rekisteriin Tarjouksen tekijän tulee liittää tarjoukseensa: 1) verottajan todistus verojen maksamisesta tai verovelkatodistus 2) vakuutusyhtiön/ -yhtiöiden todistukset lakisääteisten vakuutusmaksujen suorittamisesta 3) ote kaupparekisteristä Kohdissa 1-3 tarkoitetut todistukset voivat olla enintään kolme (3) kuukautta vanhoja tarjouksen jättämispäivästä lukien. Jos kaksi (2) tai useampi yritys tekee yhteistarjouksen (tarjouksen joihin on si-
4 toutunut useampi kuin yksi yritys), tulee jokaisen yhteenliittymään osallistuvan yrityksen osalta esittää kohdissa 1-4 tarkoitetut todistukset/ selvitykset. Jokaisen yhteenliittymänä tehtyyn tarjoukseen osallistuvan yrityksen osalta edellytetään edellä tarjoajan kelpoisuutta koskevien edellytysten täyttymistä. Tarjouskilpailun perusteella sopimuskumppaniksi valittavan tulee esittää tilaajavastuulain (1233/ 2006) (lain soveltamiseen tarkoitettujen edellytysten täyttyessä) mukainen hyväksyttävä selvitys työhön sovellettavasta työehtosopimuksesta tai keskeisistä työehdoista viimeistään ennen palveluntuotantoa koskevan sopimuksen allekirjoittamista, hyväksyttävän selvityksen puuttuminen estää hankintasopimuksen allekirjoittamisen. TARJOUSHINNAT Tarjouksen tekijän tulee ilmoittaa tarjouksessaan a) hinta tarjotulle, liitteen 1 mukaiselle vitriinille liitteen 1 mukaisin varustein ja ominaisuuksin sisältäen toimituskustannukset. Kohdan a mukaiseen tulee sisällyttää tarjotun vitriinin hinta kohdan TOIMITUSEHTO mukaisesti toimitettuna. Toimituskustannuksiin tulee sisällyttää kaikki tarjouspyynnön kohteena olevan vitriinin toimittamiseen liittyvät kustannukset (kuten asennuskustannukset, laskutus-, toimituskustannukset). Tarjouksen tekijällä ei ole oikeutta periä tarjouspyynnön kohteena olevasta vitriinistä, sen toimittamisesta tai paikoilleen asentamisesta mitään muita kustannuksia, kuin tämä on tarjouksessaan ilmoittamaansa kohdan a mukaiseen hintaan sisällyttänyt, b) hinta liitteessä 1, kohdassa Huolto-/ ylläpitosopimus mukaisen huolto-/ ylläpitosopimuksen ehkäisevälle kunnossapitopalvelulle kohta HY1 Hinta tulee ilmoittaa tarjouksessa vuosihintana (hinta kalenterivuodelle, eli hintana euroa/ vuosi. c) hinta liitteessä, kohdassa Huolto-/ ylläpitosopimus mukaisen huolto-/ ylläpitosopimuksen mukaiselle muille kuin kohdassa HY1/ ehkäisevää kunnossapitoa tai toimittajan myöntämän takuun piirissä olevaa huoltoa koskevien huolto- korjauspyyntöjen perusteella toteutetut huolto-/ korjauskäynnit, liitteen kohta HY2 Hinta tulee ilmoittaa tarjouksessa tuntihintana / tunti tai hintana / käynti. Kohdissa a, b ja c tarkoitetut hinnat tulee ilmoittaa kiinteinä hintoina (hintoina ilman tarjoushinnan muuttumista koskevia ehtoja). Tarjouksen tekijän tulee sitoutua pitämään tarjouksessaan ilmoittama, edellä kohtien b ja c mukaiset huolto- ja ylläpitosopimukseen liittyvät hinnat voimassa sitovasti ainakin 31.12.2015 asti. Tämän jälkeen vuosihinta voi muuttua enintään kerran vuodessa, kertakorotuksen ollessa enintään 10 % ennen ko-
5 rotushetkeä sovellettavasta vuosihinnasta. Korotuksen tulee perustua olennaisesti ja selkeästi. huolto- ylläpitopalvelun tuottamiskustannusten muutoksiin. Esitys huolto-/ ylläpitosopimuksen vuosihinnan muutoksesta tulee toimittaa Kirkkonummen kunnalle kirjallisesti viimeistään kolme (3) kuukautta ennen aiottua hinnankorotuksen ajankohtaa. Hinnankorotusperustelu tulee yksilöidä em. perusteilla, vetoaminen yleisen hintatason muutoksiin ei ole edellä tarkoitettu hyväksyttävä perustelu hinnanmuutokselle. Tarjouksen tekijän ei tule sisällyttää kohtien b ja c huolto-/ ylläpitosopimuksensa hinnoitteluun huollossa-/ korjaustoimissa vitriiniin asennettavien osien/ tarvikkeiden materiaalien hintoja. Materiaalien -/ tarvikkeiden hinnat laskutetaan erikseen tilaajalta. Tarjouksen tekijällä ei ole oikeutta laskuttaa muita kustannuksia edellä kohtien a-c mukaisesta toimituksesta/ suorituksesta kuin ne kustannukset, joita tämä on tarjouksessaan kohtien a-c mukaisiin hintoihin sisällyttänyt ja tarjoushinnoikseen ilmoittanut. TARJOUSKILPAILUN RATKAISEMINEN Tarjouskilpailu ratkaista edullisinta hintaa tarjonneen eduksi. Tarjousten hintavertailuun otetaan sellaiset tarjouspyynnössä sanotut tarjoajan kelpoisuutta koskevat ehdot täyttävät tarjoajat, joiden tarjous vastaa tarjouspyyntöä. Tarjousten hintavertailussa käytetään kokonaishintaa, joka muodostuu edellä kohdan Tarjoushinnat mukaisesta - tarjotun vitriinin hinnasta toimituskustannuksinen ( kohdan tarjoushinnat kohta a) - edellä kohdan Tarjoushinnat mukaisesta huolto- ja ylläpitosopimuksen (kohdan Tarjoushinnat kohta b) hinnasta neljän (4) kalenterivuoden aikana (huolto-/ ylläpitosopimuksen hinta neljän vuoden ajalta käyttäen vuosihintana ainakin 31.12.2015 asti noudatettavaa hintaa). - edellä kohdan Tarjoushinnat mukaisesta huolto- ja ylläpitosopimuksen (kohdan Tarjoushinnat kohta c) mukaisen muun kuin ehkäisevää kunnossapitoa tai toimittajan myöntämän takuun piirissä olevaa huoltoa koskevien huolto- korjauspyyntöjen perusteella toteutetut toteutettujen huolto-/ korjauskäynnin hinta. Kokonaishinnassa huomioidaan kohdan c mukaisesta käynnistä veloitettava 5 h laskutusta vastaava kustannus tai kahdesta (2) huoltokorjauskäynnistä veloitettava kustannus riippuen siitä onko tarjouksen tekijä tältä osin tarjouksessaan ilmoittanut tunti- tai käynti-
6 perusteisen hinnoittelun (ainakin 31.12.2015 asti sovellettavin hinnoin). TOIMITUSEHTO Vitriini tulee toimittaa toimitusosoitteeseen (Kirkkonummen kunnanvirasto, 3. kerros Ervastintie 2, 02400 KIRKKONUMMI) kolmen (3) kuukauden kuluessa vitriinin toimittajaksi valitulle kirjallisesti toimitetun tilauksen vastaanottamisesta lukien koottuna ja paikoilleen asennettuna siten, että liitteellä 1 kohdassa Hankittavalta vitriiniltä vaadittavat ominaisuudet toteutuvat toimitusosoitteeseen kootussa ja paikoilleen asennetussa vitriinissä. Tarjouksen tekijä vastaa tarjoamansa vitriinin vaatimien sähköjohtojen (tai muiden tarjoamansa vitriinin edellyttämien johtojen) vetämisestä asennuspaikan yhteydessä olevista pistorasioista vitriiniin, vitriinin ulkopuolelle jäävät sähköjohtojen osat (tai muiden vitriinin vaatimien johtojen) tulee tarjouksen tekijän toimesta toimittaa ja asentaa paikoilleen siististi kourutettuina. Toimittajaksi valitun tulee kuljettaa vitriiniin pakkaus- ja asennusmateriaalit kustannuksellaan pois toimitusosoitteesta. Toimitus on hyväksyttävissä kun se on edellä tarkoitetulla tavalla toimitettu. Toimitus on hyväksytty kun Tilaaja tämän jälkeen kirjallisesti ilmoittanut Toimittajaksi valitulle toimituksen hyväksymisestä. MAKSUEHTO JA LASKUTUS Kohdan Tarjoushinnat kohdan a) vitriinin hinta toimituskustannuksineen mukaiset kustannukset - 14 vrk netto hyväksytyn toimituksen (tilaajan kirjallisesti hyväksymän) jälkeen tapahtuvasta laskun esittämispäivästä lukien Kohdan Tarjoushinnat kohdan b) huolto- ja ylläpitosopimuksen vuosikustannus toimituskustannuksineen - 14 vrk netto laskun esittämispäiväsä lukien. Huolto- ja ylläpitosopimuksen vuosikustannus laskutetaan yhden (1) kerran kunkin kalenterivuoden aikana Liitteellä 1 kohdassa Huolto ja ylläpitosopimus kohdassa HY2 tarkoitetuista Muista kuin kohdassa HY1/ ehkäisevää kunnossapitoa tai toimittajan myöntämän takuun piirissä olevaa huoltoa koskevia huolto- korjauskäyntejä koskevat kustannukset (sekä tässä yhteydessä syntyneet materiaali-/ tarvikekustannukset) - 14 vrk netto laskun esittämispäivästä lukien kunkin sopimuksen mukaisella tavalla toteutetun huolto-/ korjauskäynnin jälkeen.
7 Sovellettava viivästyskorko on kulloinkin voimassa olevan korkolain mukainen. MUUT TARJOUSPYYNTÖÄ KOSKEVAT EHDOT Tarjoukset tulee laatia suomen tai ruotsin kielellä. Tarjouksen tekijällä ei ole oikeutta vaatia korvausta tarjouksen tekemisestä. Hankintayksiköllä on oikeus olla hyväksymättä mitään saaduista tarjouksista, mikäli niiden hintataso on liian korkea käytettävissä oleviin määrärahoihin nähden. Ennen tarjouksien hyväksymistä Kirkkonummen kunnalla on oikeus pyytää asiantuntijalausunto valitsemiltaan asiantuntijoilta koskien tarjouspyynnössä määrättyjen vitriiniä koskevien vähimmäisvaatimusten täyttymistä tarjotussa vitriinissä. Tarjouksen tekijällä on mahdollisuus käydä tutustumassa vitriinin sijoituspaikkaan Kirkkonummen kunnanvirastossa (viraston 3. kerros Ervastintie 2) viraston aukioloaikoina sopimalla tutustumisajankohdasta ennalta kulttuuritoimenjohtaja Maaret Elorannan kanssa sähköpostitse (osoite maaret.eloranta@kirkkonummi.fi). Kaikki tarjousasiakirjat ovat julkisia sopimuksen syntymisen jälkeen hankintalain 75 :n mukaisesti. Mikäli tarjoaja katsoo, että jokin osa tarjouksesta on liike- tai ammattisalaisuuden luonteisena pidettävä salaisena, tulee tällainen tieto merkitä luottamukselliseksi ja toimittaa erillisellä liitteellä. Tarjoushinnat eivätkä vertailussa käytettävät tiedot voi olla liikesalaisuuksia. Osatarjouksia ei hyväksytä. Vaihtoehtoisia tarjouksia ei hyväksytä. TARJOUSPYYNTÖÄ KOSKEVAT KYSYMYKSET JA MUUT TIEDOKSIANNOT Mahdolliset tarjouksen laadintaa koskevat kysymykset on esitettävä talouspäällikkö Ari Hasulle sähköpostitse osoitteella ari.hasu@kirkkonummi.fi 8.10.2013 klo 12.00 mennessä. Muulla tavoin esitettyihin kysymyksiin emme tasavertaisuusperiaatteen vuoksi voi vastata. Vastaukset edellä sanotulla tavalla esitettyihin kysymyksiin sekä muut tarjouspyyntöä koskevat tiedoksiannot ovat luettavissa 10.10.2013 klo 14.00 mennessä osoitteessa: http://www.kirkkonummi.fi/ajankohtaista/hankinnat HANKINTAPÄÄTÖKSEN VASTAANOTTAMINEN
8 Tarjouksen tekijää pyydetään ilmoittamaan tarjouksessaan, mikäli tällä on valmius vastaanottaa hankintapäätös ja muut mahdolliset hankintaa koskevat viralliset ilmoitukset sähköpostilla. Mikäli valmius sähköpostilla vastaanottamiseen on, pyydetään ilmoittamaan sähköpostiosoite (mieluummin kaksi sähköpostiosoitetta), joihin hankintapäätöksen voi lähettää. TARJOUKSEN VOIMASSAOLO Tarjouksen tulee olla voimassa ainakin 31.12.2013 saakka. TARJOUKSEN JÄTTÄMINEN Tarjous liitteineen tulee toimittaa viimeistään 21.10.2013 klo 15.00 suljetussa kuoressa osoitteeseen Kirkkonummen kunta/ Sivistyspalvelut PL 20 02401 KIRKKONUMMI Tarjouskuoreen tulee liittää selkeästi havaittavalla tavalla merkitä Tarjous /vitriini Kirkkonummella 24.9.2013 Ari Hasu sivistystoimen talouspäällikkö