Valtion hankintakäsikirja 2010 48/2010 Valtiovarainministeriön julkaisuja
Valtion hankintakäsikirja 2010 Valtiovarainministeriön julkaisuja 48/2010 Valtiovarainministeriön julkaisuja
VALTIOVARAINMINISTERIÖ PL 28 (Snellmaninkatu 1 A) 00023 VALTIONEUVOSTO Puhelin 09 16001 (vaihde) Internet: www.vm.fi Taitto: Pirkko Ala-Marttila/VM-julkaisutiimi Juvenes Print Tampereen Yliopistopaino Oy, 2011
Kuvailulehti Julkaisija ja julkaisuaika Valtiovarainministeriö, marraskuu 2010 Tekijät Tomi Hytönen, valtiovarainministeriö Liisa Lehtomäki, Hansel Oy Julkaisun nimi Valtion hankintakäsikirja 2010 Julkaisun osat/ muut tuotetut versiot Julkaisu on saatavissa osoitteesta www.vm.fi/julkaisut Asiasanat Julkiset hankinnat, hankintapolitiikka, kilpailuttaminen, hankinta, käsikirjat Julkaisusarjan nimi ja numero Valtiovarainministeriön julkaisuja 48/2010 Julkaisun myynti/jakaja Valtiovarainministeriö, julkaisutiimi, s-posti: vm-julkaisutiimi@vm.fi Painopaikka ja -aika Juvenes Print, Tampereen Yliopistopaino Oy 2010 ISBN 978-952-251-136-2 (nid.) ISSN 1459-3394 (nid.) ISBN 978-952-251-137-9 (PDF) ISSN 1797-9714 (PDF) Sivuja 249 Hinta Kieli Suomi Tiivistelmä Valtion hankintakäsikirja julkaistiin hankintalain kokonaisuudistuksen jälkeen maaliskuussa 2007. Tässä päivitetyssä valtion hankintakäsikirjassa on huomioitu vuoden 2010 hankintalain oikeussuojauudistus, lokakuussa 2009 päivitetty valtion hankintastrategia, huhtikuussa 2009 julkaistu valtioneuvoston periaatepäätös kestävien valintojen edistämisestä julkisissa hankinnoissa sekä pääpiirteittäin hallituksen esitys laiksi sähköisestä huutokaupasta ja dynaamisesta hankintajärjestelmästä sekä eräiksi siihen liittyviksi laeiksi (HE 182/2010). Käsikirjaa on lisäksi tarkistettu oikeuskäytännön muuttumisen vuoksi ja siihen on lisätty käytännön hankintatoimessa tarvittavia tietoja. Käsikirjan tavoitteena on tukea hankintayksiköiden hankintatoimen järjestämistä, julkisten hankintojen suunnittelua ja kilpailuttamista sekä hankinnan sopimusvaihetta ja jälkitoimia. Käsikirjalla pyritään myös yhtenäistämään hankintakäytäntöjä ja -menettelyjä sekä tukemaan hankintastrategioiden ja ohjeiden laadintatyötä. Käsikirjaan on kuvattu havainnollisesti hankintalainsäädännön vaatiman kilpailuttamisen edellyttämät tärkeimmät toteutusvaiheet sekä annettu käytännön opastusta hankintojen suorittamiseen ja hankinnoista sopimiseen. Käsikirjan kohderyhminä ovat sekä hankintatoimen johtamisesta ja kehittämisestä vastaavat että varsinaisen hankinnan (kilpailuttamisen) toteuttamisesta vastaavat ja hankintoja tekevät tahot. Käsikirja on laadittu erityisesti valtionhallinnon hankintayksiköiden hankinnan lähtökohdista. Soveltuvin osin käsikirjaa voivat hyödyntää muut julkishallinnon hankintayksiköt ja myös tarjoajat.
Presentationsblad Utgivare och datum Finansministeriet, novermber 2010 Författare Tomi Hytönen, finansministeriet Liisa Lehtomäki, Hansel Oy Publikationens titel Statens upphandlingshandbook 2010 Publikationens andra versioner Publikationen finns på finska på www.vm.fi/julkaisut Nyckelord Publikationsserie och nummer Finansministeriet publikationer 48/2010 Beställningar/distribution Finansministeriets publikationsteam, e-post: vm-julkaisutiimi@vm.fi Tryckeri/tryckningsort och -år Juvenes Print, Tampereen Yliopistopaino Oy ISBN 978-952-251-136-2 (hft.) ISSN 1459-3394 (hft.) ISBN 978-952-251-137-9 (PDF) ISSN 1797-9714 (PDF) Sidor 249 Pris Språk Finska Sammandrag Statens upphandlingshandbok var publicerad i mars 2007. Det här uppgraderade version hjälper statliga ämbetsverk och inrättningar att verkställa offentliga upphandlingar i enlighet med de nya upphandlingsbestämmelser som gäller fr.o.m. den 1 juni 2010, och att iaktta upphandlingspraxis och bestämmelser i enlighet med statens 2009 upphandlingsstrategi. Målet med handboken är att stödja upphandlingsenheternas upphandling, planeringen och konkurrensutsättandet av offentliga upphandlingar samt avtalsskedet och efterföljande åtgärder. Handboken strävar också efter att förenhetliga upphandlingspraxis och förfaranden samt att stödja utarbetandet av upphandlingsstrategier och anvisningar. Handboken beskriver på ett överskådligt sätt de viktigaste verkställningsskeden i samband med sådan konkurrensutsättning som förutsätts av upphandlingslagstiftningen, och ger praktiska anvisningar för genomförande och överenskommande av upphandlingar. Målgruppen för handboken består såväl av dem som ansvarar för ledandet och utvecklandet av upphandlingsverksamheten och av dem som ansvarar för det egentliga verkställandet av upphandlingen (konkurrensutsättandet) samt dem som gör själva upphandlingarna. Handboken har skrivits framför allt med tanke på upphandlingar som genomförs av upphandlingsenheter inom statsförvaltningen. Handboken kan till tillämpliga delar utnyttjas även av andra upphandlingsenheter inom den offentliga förvaltningen, liksom av tillhandahållarna.
Description page Publisher and date Ministry of Finance, November 2010 Author(s) Tomi Hytönen, Ministry of Finance Liisa Lehtomääki, Hansel Oy Title of publication Handbook on Government Procurement 2010 Parts of publication/ other versions released The publication is available in Finnish at www.vm.fi Keywords Publication series and number Ministry of Finance publications 48/2010 Distribution and sale Ministry of Finance, publications team, e-mail: vm-julkaisutiimi@vm.fi Printed by Juvenes Print, Tampereen Yliopistopaino Oy ISBN 978-952-251-136-2 (print.) ISSN 1459-3394 (print.) ISBN 978-952-251-137-9 (PDF) ISSN 1797-9714 (PDF) No. of pages 249 Price Language Finnish Abstract The Handbook on Government Procurement was first published March 2007. This updated version of the Handbook on Government Procurement guides government agencies and departments in carrying out public procurement in accordance with the revised regulations of 2010 and in observing procurement procedures and regulations in keeping with the government 2009 procurement strategy. The purpose of the handbook is to support the arrangement of procurement by the procurement units and to back up planning and competitive tendering in public procurement, including the contract stage and postcontractual action. The handbook also aims at unifying procurement practices and procedures and at supporting the drawing up of procurement strategies and guidelines. The handbook illustrates the main implementation stages required by competitive tendering under procurement legislation and gives practical guidance in carrying out procurement and entering into contracts. The target groups include parties responsible for the management and development of procurement activities and parties implementing the actual procurement procedure (competitive tendering) and the procurement itself. The handbook s focus is on central government procurement, but relevant sections can also be utilized by other public management procurement units and suppliers.
Saate Valtion hankintakäsikirja kirjoitettiin vuonna 2007 julkisia hankintoja koskevan lain (348/2007) kokonaisuudistuksen jälkeen. Käsikirjaa on nyt päivitetty vuonna 2010 hyväksytyn hankintalain oikeussuojauudistuksen vuoksi, joka hyväksyttiin lailla 321/2010. Tekstissä on samalla otettu huomioon 8.4.2009 julkaistu valtioneuvoston periaatepäätös kestävien valintojen edistämisestä julkisissa hankinnoissa, 8.10.2009 päivitetty valtion hankintastrategia sekä hallituksen esitys laiksi sähköisestä huutokaupasta ja dynaamisesta hankintajärjestelmästä sekä eräiksi siihen liittyviksi laeiksi (HE 182/2010). Käsikirjaa on lisäksi tarkistettu oikeuskäytännön muuttumisen vuoksi ja siihen on lisätty käytännön hankintatoimessa tarvittavia tietoja. Valtion hankintakäsikirjan tavoitteena on tukea valtionhallinnon hankintayksiköiden hankintatoimen järjestämistä ja organisointia, julkisten hankintojen suunnittelua ja kilpailuttamista sekä hankinnan sopimusvaihetta ja jälkitoimia. Käsikirjalla pyritään myös yhtenäistämään valtionhallinnon hankintakäytäntöjä ja -menettelyjä sekä tukemaan hankintastrategioiden ja -ohjeiden laadintatyötä. Valtion hankintakäsikirjassa opastetaan valtion virastoja ja laitoksia hankintasäännösten mukaiseen julkisten hankintojen toteuttamiseen sekä valtion hankintastrategian mukaiseen hankintatoimen toimintatapojen ja säännösten huomioimiseen. Käsikirjassa on pyritty kuvaamaan havainnollisesti hankintalainsäädännön vaatiman kilpailuttamisen edellyttämät tärkeimmät toteutusvaiheet ja antamaan käytännön opastusta hankintojen suorittamiseen. Käsikirjassa käsitellään julkisia hankintoja koskevan lain mukaisia menettelyjä, jotka koskevat erityisesti tavara- ja palveluhankintoja sekä rakennusurakoita. Vesi- ja energiahuollon, liikenteen ja postipalvelujen alalla toimivien yksiköiden hankinnoissa käsikirjaa on mahdollista hyödyntää vain soveltuvin osin. Valtion hankintakäsikirjan ensimmäisen painoksen kokoamisesta ja toimittamisesta vastasivat vanhempi budjettisihteeri Tomi Hytönen valtiovarainministeriön budjettiosastolta ensimmäisen luvun sekä osittain toisen ja kolmannen luvun osalta ja johtava konsultti Liisa Lehtomäki HAUS kehittämiskeskus Oy:stä muilta osin. Työn pohjana käytettiin silloin sisäasiainministeriön hankintatoimen kehittämishankkeen tuloksena syntynyttä hankintaohjeluonnosta (28.3.2006, SM 078:00/2005) sekä tiehallinnon ja puolustusvoimien hankintaohjeistusta sekä valtion hankintatoimen neuvottelukunnan hankintatoimen
kehittämisprojektien 1-3 töiden tuloksia. Toisen painoksen kokoamisesta ja toimittamisesta ovat vastanneet budjettisihteeri Hannu Koivurinta valtiovarainministeriön budjettiosastolta lukujen 1-3 ja 17-18 sekä kohtien 4.7-4.8. osalta ja muilta osin varatuomari Liisa Lehtomäki, joka toimii nykyisin lakimiehenä Hansel Oy:ssä. Erittäin ansiokkaita kommentteja toiseen painokseen ovat antaneet neuvotteleva virkamies Tomi Hytönen valtiovarainministeriöstä sekä lakiasianjohtaja Eija Kontuniemi Hansel Oy:stä. Hankintayksikön vastuulla on ohjeistaa oma hankintatoimensa ja huolehtia hankinnan lainmukaisesta toteuttamisesta. Käsikirjan laadinta- ja viimeistelytyöhön osallistuneet, sen toimittamisesta ja julkaisemisesta huolehtivat tahot eivät vastaa mistään vahingoista, jotka mahdollisesti aiheutuvat hankintayksikölle tai muulle taholle sen noudattaessa hankintakäsikirjassa kuvattuja toimintamalleja ja esimerkkejä.
11 Sisältö Saate.................................................................................................................... 9 Hankintakäsikirjan sisältö lyhyesti................................................................ 17 1 Hankintatoimen ohjaus, johtaminen ja organisointi.......................... 19 1.1 Hankintatoimen keskeiset ohjaajat ja yhteiset toimijat...19 1.2 Valtion hankintastrategia...20 1.3 Hankintatoimen ohjaaminen...21 1.4 Viraston hankintatoimen johtaminen...22 1.5 Palvelujen hankkiminen oman toiminnan asemesta...23 1.6 Hankintatoimen organisointi ja hankintaosaaminen...24 1.6.1 Yleistä...24 1.6.2 Yhteishankintayksikön käyttö...26 1.6.3 Hankintaryhmien ja tiimien käyttö...26 1.6.4 Oman hankintaorganisaation käyttö...27 1.6.5 Kilpailutuspalveluiden käyttö...27 2 Hankintamenettelyn yleiset perusteet................................................ 29 2.1 Käsikirjan soveltamisala ja suhde hankintaohjeisiin...29 2.2 Hankintatoimen periaatteet ja tavoitteet...30 2.2.1 Hankintatoimen periaatteet...30 2.2.2 Hankintatoimen tavoitteet...30 2.3 Säädökset, määräykset ja ohjeet...30 2.4 Hankintaprosessin vaiheet...31 3 Hankintojen suunnittelu........................................................................ 33 3.1 Hankintojen suunnittelu osana toiminnan ja talouden suunnittelua ja tulosohjausta...33 3.2 Hankintojen strateginen suunnittelu ja tuoteluokittelu...35 4 Hankintojen toteuttaminen................................................................... 37 4.1 Hankintalain soveltaminen...37 4.2 Sidosyksikköhankinnat...39 4.3 Hankintojen jaottelu, kynnysarvot ja hankinnan ennakoidun arvon laskeminen...40 4.4 Ensisijaiset ja toissijaiset palvelut...43
12 4.5 Hankinnan valmistelu...44 4.5.1 Kilpailutettavan kokonaisuuden ja tehtävän alustava määrittely...45 4.5.2 Muut hankinnan valmisteluun liittyvät seikat...45 4.6 Markkinoiden kartoittaminen ja luominen...49 4.7 Hankintojen toteuttamisvaihtoehdot...50 4.8 Hankintojen yhteinen kilpailuttaminen ja keskitetysti kilpailutettujen sopimusten käyttäminen...51 5 Hankintamenettelyt............................................................................... 55 5.1 Hankintamenettelyn valinta...55 5.2 Avoin menettely...56 5.3 Rajoitettu menettely...57 5.4 Suorahankinta...58 5.5 Neuvottelumenettely...61 5.6 Kilpailullinen neuvottelumenettely...63 5.7 Puitejärjestely...65 5.7.1 Puitejärjestelyn vaihtoehdot...65 5.7.2 Puitejärjestelyn käyttö ja siihen liittyminen...66 5.7.3 Kevennetty kilpailuttaminen...67 6 Hankinnasta ilmoittaminen................................................................... 69 6.1 Hankintailmoituksen tarkoitus...69 6.2 Hankintailmoitukset...69 6.3 Ilmoittamista ja asiakirjojen lähettämistä koskevat määräajat...71 6.4 Hankintailmoituksen sisältö ja ilmoituskanavat...73 7 Tarjousten pyytäminen.......................................................................... 77 7.1 Yleistä...77 7.2 Tarjouspyynnön saajat ja muoto...77 7.3 Tarjouspyynnön ja neuvottelukutsun sisältö ja sopimusehdot...78 7.4 Ehdokkaiden ja tarjoajien soveltuvuuden vaatimukset...82 7.4.1 Rekisteröityminen...85 7.4.2 Työnantajavelvoitteiden täyttäminen...85 7.4.3 Rahoituksellinen ja taloudellinen tilanne...86 7.4.4 Tekninen suorituskyky, ammatillinen pätevyys sekä laatu- ja ympäristöjärjestelmä...86 7.4.5 Tilaajavastuulain mukainen selvitysvelvollisuus...87 7.4.6 Poissulkemisperusteet...88 7.5 Tarjouksenteko-ohjeet, osallistumishakemuksen ja tarjouksen muotovaatimukset...88
13 7.6 Hankinnan kohteen vaatimusmäärittely...89 7.6.1 Tavaran ja materiaalin määrittely...91 7.6.2 Palvelukuvaus eli palvelutehtävän sisällön määrittely...92 7.6.3 Sisällön määrittelyn vaihtoehtoja ovat...92 7.6.4 Hinnoittelun ja palkkiomäärittelyn vaihtoehtoja...93 7.7 Ympäristö- ja sosiaaliset näkökohdat sekä vastuullisuus...94 7.8 Tarjousten valinta- ja vertailuperusteet...97 7.9 Vaihtoehtoiset tarjoukset...100 8 Ehdokkaiden poissulkeminen ja tarjoajien valinta........................... 101 8.1 Yleistä...101 8.2 Ehdokkaan tai tarjoajan poissulkeminen...101 8.2.1 Pakollinen poissulkeminen...101 8.2.2 Harkinnanvarainen poissulkeminen...102 8.3 Ehdokkaiden soveltuvuuden tarkastaminen ja tarjoajien valinta...103 8.4 Tarjouspyynnön ja tarjousten toimittaminen...104 9 Tarjousten käsittely.............................................................................. 107 9.1 Yleistä...107 9.2 Tarjousten vastaanotto...107 9.3 Tarjousten avaaminen...107 9.4 Tarjoajien soveltuvuuden tarkistaminen...108 9.5 Tarjousten tarjouspyynnönmukaisuuden arviointi...108 9.6 Tarjouspyynnön ja tarjousten täsmentäminen...109 9.7 Neuvotteleminen...110 9.8 Poikkeuksellisen alhaisen tarjouksen käsitteleminen...110 9.9 Tarjousten vertailu...111 9.10 Hankinnan keskeyttäminen...113 10 Hankinnasta päättäminen................................................................... 115 10.1 Hankintapäätöksen tekeminen...115 10.2 Hankintoja koskeva päätösvalta...118 10.3 Hankintapäätöksen tiedoksiantaminen...119 10.4 Jälki-ilmoitus...121 10.5 Muu tiedottaminen...121 10.6 Tilastointivelvoite...121 11 Esteellisyys............................................................................................ 123 12 Muutoksenhaku hankintapäätökseen ja oikeussuojakeinot............ 125 12.1 Hankintaoikaisu...125 12.2 Valitus markkinaoikeuteen ja muutoksenhaun kohde...127
14 12.3 Muutoksenhakuun oikeutetut...127 12.4 Muutoksenhakua koskevat määräajat...128 12.5 Muutoksenhausta ilmoittaminen...129 12.6 Muutoksenhaun vaikutus hankintasopimuksen tekemiseen...129 12.7 Hankinnan väliaikainen järjestäminen...130 12.8 Markkinaoikeuden määräämät seuraamukset...131 12.9 Hyvitysmaksu...131 12.10 Tehottomuusseuraamus, seuraamusmaksu ja sopimuskauden lyhentäminen...132 12.11 Uhkasakko...134 12.12 Oikeudenkäynneistä vastaaminen ja markkinaoikeuden toimivalta...134 13 Hankinta-asiakirjojen julkisuus........................................................... 137 14 Sopimuksen laatiminen ja valvonta.................................................... 139 14.1 Sopimuksen solmiminen, odotusajat ja täytäntöönpanokielto EU-hankinnoissa...139 14.2 Sopimuksen laatiminen...142 14.3 Tilaukset...145 14.4 Sopimusten hallinta...145 14.5 Toimituksen valvonta...146 14.5.1 Toimituksen vastaanottaminen...147 14.5.2 Moiteilmoitus (reklamaatio)...148 14.5.3 Takuun valvonta...149 15 Laskujen maksaminen.......................................................................... 151 15.1 Laskujen käsittely...151 15.2 Viivästyssakon periminen...151 15.3 Korkolaki ja tilaajan viivästyskorot...151 16 Hankinta-asiakirjojen säilytys............................................................. 153 17 Toimitilojen hankinta ja eräät muut hankinnat................................ 155 17.1 Yleistä...155 17.2 Toimitilojen hankkiminen ja vuokraaminen...155 17.2.1 Yleiset periaatteet...155 17.2.2 Rakennettavat toimitilat...156 17.2.3 Olemassa olevien toimitilojen vuokraaminen...157 17.3 Salassa pidettävät hankinnat...157 17.4 Turvallisuushankinnat...158
15 18 Kansalliset kynnysarvot alittavia hankintoja eli pienhankintoja koskevat menettelyperiaatteet......................................................... 159 18.1 Yleistä...159 18.2 Kynnysarvot ja hankinnan ennakoiden arvon määrittäminen...159 18.3 Pienhankinnoissa noudatettavat yleiset periaatteet...160 18.4 Pienhankintojen hankintamenettelyt...161 18.5 Hankinnan vähäinen arvo...161 18.6 Tarjouskilpailun toteuttaminen...162 18.7 Pienhankinnan hyväksyminen, ehtojen kirjaaminen ja tilaaminen...162 18.8 Hankinnat valtion maksuaikakortilla...163 19 Hankintatoimen seuranta ja valvonta................................................ 165 LIITTEET Liite 1 Laki julkisista hankinnoista 30.3.2007/348...167 Liite 2 Laki vesi- ja energiahuollon, liikenteen ja postipalvelujen alalla toimivien yksiköiden hankinnoista 30.3.2007/349...202 Liite 3 Valtioneuvoston asetus julkisista hankinnoista 24.5.2007/614...225 Liite 4 Laki valtion talousarviosta annetun lain muuttamisesta...233 Liite 5 Valtioneuvoston asetus valtionhallinnon yhteishankinnoista 7.9.2006/765...234 Liite 6 Liite 7 Valtiovarainministeriön päätös valtionhallinnon yhteishankinnoista 7.9.2006/766...237 Dynaamista hankintajärjestelmää ja sähköistä huutokauppaa koskeva lakiehdotus...239 Liite 8 Valitusosoitus ja oikaisuohje...244 Oikaisuohje...248 Valituskielto...249
16
17 Hankintakäsikirjan sisältö lyhyesti 1. Hankintalain menettelyjä on noudatettava kaikissa kansalliset kynnysarvot ylittävissä eli yli 30.000 euron tavara- ja palveluhankinnoissa, yli 100.000 euron sosiaali- ja terveyspalveluiden sekä työvoimapoliittisen koulutuspalveluiden hankinnassa sekä yli 150.000 euron rakennusurakoiden hankinnassa. Hankintalain vastainen toiminta voi johtaa siihen, että hankinta saatetaan markkinaoikeuden käsiteltäväksi ja että markkinaoikeus määrää hankintayksikölle virheellisestä menettelystä jonkin seuraamuksen tai että hankinnasta tehdään oikaisuvaatimus hankintayksikölle. 2. Kansalliset kynnysarvot alittavissa hankinnoissa eli pienhankinnoissa noudatetaan tämän käsikirjan ja viraston hankintaohjeen mukaisia toimintaperiaatteita. 3. Perusedellytys hankinnan toteuttamiseen on, että hankintayksiköllä on tavaran tai palvelun tarve ja että hankintasuunnitelmassa on ainakin karkealla tasolla hankintaa varten tarpeelliset varat tai talousarviossa myönnetty tilausvaltuus. 4. Hankintayksiköt ovat velvollisia järjestämään hankintatoimensa siten, että ne käyttävät yhteishankintayksikön valtionhallinnolle keskitetysti kilpailuttamia sopimuksia. Valtionhallinnossa keskitetysti kilpailutettavat tuotteet ja palvelut on määritelty valtiovarainministeriön päätöksessä valtionhallinnon yhteishankinnoista. Omaan kilpailutukseen tulee ryhtyä vain, mikäli siihen on erityinen syy. 5. Hankintayksikön on valittava itse toteuttamissaan hankinnoissa parhaiten soveltuva hankintamenettely ottaen huomioon hankinnan arvo ja luonne, mahdollisten tarjoajien lukumäärä, hankinnassa oleva neuvottelutarve sekä muut seikat. 6. Suorahankintoja voidaan tehdä vain perustellusta syystä suorahankinnan edellytysten täyttyessä. Suorahankintaperuste tulee kirjata hankintapäätökseen. EU-kynnysarvot ylittävistä suorahankinnoista voidaan tehdä suorahankintaa koskeva ilmoitus ja odottaa vapaaehtoinen 14 päivän
18 odotusaika. Nämä suojaavat mahdollisessa valitustilanteessa markkinaoikeuden uusilta seuraamuksilta. 7. Kansallisen kynnysarvon ylittävistä kilpailutettavista hankinnoista on ilmoitettava sähköisellä HILMA-ilmoituskanavalla (www.hankintailmoitukset.fi). EU-kynnysarvot ylittävien hankintojen hankintailmoituksissa on otettava huomioon lisäksi erityisesti näitä koskevat pakolliset määräajat. 8. Tarjouspyynnön huolellinen laatiminen on hankinnan tärkein vaihe. Tarjouspyynnössä hankinnan kohde on yksilöitävä ja hankinnan valintaja vertailuperusteet ilmoitettava riittävän yksityiskohtaisesti. Kansallisissa hankinnoissa vertailuperusteet on ilmoitettava ainakin tärkeysjärjestyksessä, ellei niiden painoarvoja ilmoiteta. Vertailuperusteiden painoarvojen ilmoittaminen on pakollista EU-kynnysarvot ylittävissä hankinnoissa. 9. Tarjousten käsittelyssä tarkistetaan ensin tarjoajan soveltuvuus ja tarjouksen tarjouspyynnönmukaisuus. Sen jälkeen tarjoukset vertaillaan. Kokonaistaloudellisen edullisuuden vertailu ja sen pisteytys on perusteltava riittävän yksityiskohtaisesti. 10. Jokaisesta hankinnasta on tehtävä hankintapäätös, joka on perusteluineen annettava tiedoksi kaikille tarjouskilpailuun osallistuneille. Hankintapäätökseen tulee liittää valitusosoitus markkinaoikeuteen ja oikaisuohje. 11. Hankinnasta on tehtävä kirjallinen sopimus. EU-kynnysarvot ylittävissä hankinnoissa sopimus voidaan tehdä vasta pakollisen 21 päivän odotusajan jälkeen. EU-kynnysarvot ylittäviä suorahankintoja ja EUkynnysarvot ylittäviä kevennettyjä kilpailutuksia koskevat vapaaehtoiset odotusajat. Hankintasopimusten yleisinä ehtoina tulee lähtökohtaisesti käyttää Julkisten hankintojen yleisiä sopimusehtoja. 12. Hankintojen toteutumista on valvottava. Hankintayksikön on välittömästi ilmoitettava toimittajalle havaituista puutteista.
19 1 Hankintatoimen ohjaus, johtaminen ja organisointi 1.1 Hankintatoimen keskeiset ohjaajat ja yhteiset toimijat Valtiovarainministeriölle kuuluvat valtionhallinnon hankintatoimen yleinen ohjaus ja kehittäminen. Valtiovarainministeriön vastuulla on valtion hankintastrategian laadinta ja hankinnoissa noudatettavien yleisten periaatteiden määritteleminen sekä hankintatoimen toimintatapojen ja menetelmien kehittäminen. Lisäksi valtiovarainministeriö päättää, mitkä hankinnat valtionhallinnossa kilpailutetaan keskitetysti. Valtiovarainministeriö vastaa Hansel Oy:n ohjauksesta. Työ- ja elinkeinoministeriölle kuuluvat julkisten hankintojen säädösvalmistelu (hankintalait), säädöksistä tiedottaminen ja niitä koskeva neuvonta, sisämarkkinoiden toimivuuden varmistaminen suhteessa Euroopan unioniin ja eräät hankintalaissa mainitut muut tehtävät kuten kynnysarvojen vahvistaminen ja hankinnan ilmoittamista koskevien tarkempien säännösten antaminen. Lisäksi työ- ja elinkeinoministeriö vastaa kansallista hankintojen ilmoitusjärjestelmän yllä pidosta. Julkisten hankintojen neuvontayksikkö on työ- ja elinkeinoministeriön sekä Kuntaliiton hankintaosaamiseen keskittyvä neuvontayksikkö, joka neuvoo ja opastaa julkisia hankintayksiköitä ja markkinoilla toimijoita hankintalainsäädännön soveltamisessa. Hansel Oy on valtion yhteishankintayksikkö, jonka päätehtävänä on toteuttaa valtionhallinnon keskitettyjä kilpailutuksia ja hallita niitä koskevia sopimuksia sekä toimia mm. kilpailuttamisen ja hankintojen juridiikan osaamiskeskuksena. Hansel Oy toteuttaa myös kilpailutusta valtionhallinnon sisäisille palvelutuottajille kuten palvelukeskuksille, Senaatti-kiinteistöille, valtion it-palvelukeskukselle jne. Hankintayksiköiden hankintatoimen lainmukaisuutta ja tarkoituksenmukaisuutta valvovat ja tarkastavat Valtiontalouden tarkastusvirasto (ulkoinen tarkastus) ja hankintayksiköiden sisäinen tarkastus.
20 Markkinaoikeus on julkisia hankintoja koskevia asioita käsittelevä erityistuomioistuin, johon tarjoajat voivat kirjallisella valituksella saattaa julkisista hankintaa koskevan asiansa ratkaistavaksi. Puitejärjestelyjen sisäisten kevennettyjen kilpailutusten muutoksenhaku edellyttää kuitenkin markkinaoikeuden myöntämää käsittelylupaa. Markkinaoikeuden ratkaisuun on mahdollista hakea muutosta korkeimmalta hallinto-oikeudelta. Muista valtion hankintatoimeen liittyvistä toimijoista voidaan mainita Suomen ympäristökeskus, joka on julkaissut julkisten hankintojen ympäristöoppaan ja joka jakaa tietoa hankintojen ympäristövaikutuksista sekä Motiva Oy, joka tarjoaa julkisten ympäristöteknologiahankintojen neuvontapalvelua. 1.2 Valtion hankintastrategia Valtion hankintatoimen yleiset tavoitteet ja tarvittavat kehittämistoimenpiteet on tuotu esille valtion hankintatoimen strategisen ohjausryhmän 8.10.2009 hyväksymässä Valtion hankintastrategiassa (VM julkaisuja 35/2009). Valtion konsernitason hankintastrategialla on luotu yhtenäinen perusta valtion hankintatoimen ohjaus- ja kehittämistoimenpiteille sekä määritelty ne osa-alueet ja toimenpiteet, joihin valtion hankintatoimen kehittämisessä lähivuosina keskitytään. Valtion konsernitason hankintastrategia on väline, jolla ohjataan hallintoa toimimaan valtion hankintatoimen yleiset konsernilinjaukset huomioiden ja tuetaan ministeriöitä hallinnonalojen hankintastrategioiden toimeenpanossa. Strateginen ohjaus on suunnattu niin ydintoiminnan kuin tukitoiminnan hankintoihin. Valtion konsernitason hankintastrategian tavoitteena on edistää valtiontalouden kannalta avointa ja taloudellista hankintaa ja siihen liittyvää logistiikkaa sekä pyrkiä nostamaan hankintatoimen toteutuksen tehokkuutta kaikissa valtionhallinnon yksiköissä. Hankintatoimi tukee valtion organisaatioiden tulostavoitteiden saavuttamista tuottamalla oikeat tuotteet ja palvelut, oikealla hinnalla, oikeaan aikaan ja oikeaan paikkaan. Valtion hankintatoimen kehittämisen lähtökohdat ja periaatteet voidaan tiivistää seuraavasti: Valtion hankintatoimi on sekä konsernitasolla että ministeriö- ja virastotasolla oma johdettava kokonaisuutensa, jonka asemaa ja arvostusta kehitetään määrätietoisesti. Viraston hankintatoimen yleisten linjausten ja tavoitteiden sekä yksittäisten hankintojen tulee tukea viraston tulostavoitteiden saavuttamista ja viraston johdon on ne hyväksyttävä.
21 Hankintojen tulee perustua todelliseen tarpeeseen ja vuosittain hyväksyttävään hankintasuunnitelmaan, jonka laatiminen tulee kytkeä viraston toiminnan ja talouden suunnitteluun. Hankintojen toteuttamisessa tulee ensisijaisesti hyödyntää yhteishankintayksikkö Hansel Oy:n kilpailuttamia puitejärjestelyjä ja muita keskitettyjä toimintamalleja valtionhallinnon merkittävän ostovolyymin hyödyntämiseksi sekä laadultaan ja hinnoiltaan parhaan mahdollisen sopimuksen aikaansaamiseksi. Hankintayksikön omissa kilpailutuksissa tulee varmistaa lainsäädännön huomioon ottaminen, hankintatarpeen mukaisten ja tarvittaessa innovatiivisten hankintamallien ja kilpailuttamiskonseptien hyväksikäyttö sekä kokonaistaloudellisesti edullinen lopputulos ympäristö- ja sosiaaliset näkökohdat huomioon ottaen. Hankintatoimen kehittämisessä pyritään alentamaan kokonaiskustannuksia hyödyntämällä sähköistä asiointia ja tiedonvälitystä, standardoimalla tuotevalikoimaa ja optimoimalla tuotteiden ja toimittajien määriä sekä varmistamaan tuotteiden ja palvelujen elinkaaren taloudellinen ja tehokas hallinta. 1.3 Hankintatoimen ohjaaminen Hankintatoimen ohjaus on jaoteltavissa normiohjaukseen, strategiseen ohjaukseen ja hankintojen toteutuksen ohjaukseen. Julkisten hankintojen yleistä normiohjausta toteuttaa työ- ja elinkeinoministeriö ja valtionhallinnon osalta eräiltä osin myös valtiovarainministeriö. Valtiovarainministeriö vastaa valtionhallinnon hankintatoimen yleisestä strategisesta ohjauksesta. Kukin ministeriö vastaa hallinnonalansa hankintatoimen ohjauksesta ja toteutuslinjoista, joihin liittyvät yleiset linjat määritellään hallinnonalan hankintastrategiassa. Ministeriöissä tulisi määritellä taho, joka vastaa hankintatoimen hallinnonalan koordinoinnista ja yhteistoiminnasta. Ministeriön tulee seurata ja valvoa, että myös sen hallinnonalaan kuuluvat virastot ja laitokset noudattavat sekä valtion konsernitason että hallinnonalan hankintastrategioita. Ministeriön vastuulla on tarpeellisten hankintatoimen yhteistoimintamenettelyjen aikaansaaminen hallinnonalallaan ja hallinnonalan keskitetyistä menettelyistä sopiminen. Ministeriö vastaa myös siitä, että hallinnonalalla noudatetaan sovittuja tai määrättyjä koko valtiokonsernia koskevia keskitetyn kilpailuttamisen menettelyjä. Yksittäisen hankinnan toteutuksen ohjaamisesta ja toteutuksen asianmukaisuudesta vastaa kukin hankintayksikkö eli virasto tai laitos. Viraston tai laitoksen päällikkö vastaa siitä, että toiminta organisoidaan tarkoituksenmukaisella tavalla ja hyväksyttyjen linjausten mukaisesti. Hankintayksikön tulee
22 huolehtia siitä, että hankinnat toteutetaan taloudellisesti ja tehokkaasti sekä lainsäädännön määräykset huomioiden. Hankintojen toteutuksen ohjaus Toteutuksen valvonta Ostotoiminnan prosessien kehittäminen Laskujen ja maksuliikkeen hallinta Strateginen ohjaus 6. Palvelutuotantotapojen linjaukset Normiohjaus 1. Hankintatoimen ohjaus Hankintojen suunnittelu Logistiikan ja varaston hallinta 5. Hankintaosaamisen kehittäminen Lainsäädäntö Viranomaismääräykset 2. Hankintatoimen organisointi Toimittajien hallinta Tilaamisen hallinta 4. Tietotekniikan ja -liikenteen hyödyntäminen 3. Hankintayhteistyö Nimikkeiden ja hintojen hallinta Hankintayhteistyön ja sopimusten hallinta Kilpailutuksen hallinta HAUS kehittämiskeskus Oy 1.4 Viraston hankintatoimen johtaminen Viraston hankintatoimen tulee olla johdettu kokonaisuus ja sen toteutuksen tulee olla suunniteltua, tehokasta ja laadukkuuteen tähtäävää. Virastotasolla hankintatoimelle tulee nimetä toiminnan johtamisesta vastuullinen taho, joka vastaa toiminnan koordinoinnista ulospäin. Lähtökohtaisesti viraston tai laitoksen päällikkö johtaa organisaation hankintatoimintaa, mutta suuremmissa yksiköissä hankintatoimelle voi olla syytä määritellä tulosvastuullinen johtaja. Hankintatoimen johtamisessa tulee pyrkiä julkisten varojen tehokkaaseen käyttöön ja hankintojen lainmukaiseen toteuttamiseen. Viraston hankintatoimen yleiset linjaukset ja tavoitteet tulee määritellä ydintoiminnan tavoitteita tukevaksi ja viraston johdon tulee hyväksyä ne. Hankintatoimen tulee tukea viraston tulostavoitteiden saavuttamista. Hankintatarpeeseen sopivan lopputuloksen löytämiseksi tulee hyödyntää olemassa olevia kilpailumahdollisuuksia, yhteishankintamenettelyä, ajanmukaisia hankintamenetelmiä ja hallinnon yhteistoimintaa. Viraston hankintatoimen käytännön johtamisen tukena toimivien yleisten linjausten ja tavoitteiden määrittely voidaan tehdä viraston hankintastrategi-