Imatran kaupungin hankintasääntö

Transkriptio

1 Liite 1 (Hankintastrategian liite) 1/5 Imatran kaupungin hankintasääntö 1. Soveltamisala Tässä hankintasäännössä hankinnalla tarkoitetaan tavaroiden ja palvelujen ostamista ja vuokraamista (myös leasing-hankinnat) sekä urakalla teettämistä. Hankintasääntö ei sen sijaan koske maanhankintaa ja -vuokraamista. Hankintasääntö on osa Imatran kaupungin hankintastrategiaa. Hankintalainsäädäntö velvoittaa julkisten hankintojen kilpailuttamiseen. Kaupungin oman organisaation, taikka ns. in-house -sidosyksikön tekemää työtä ei tarvitse kilpailuttaa. Sen lisäksi mitä julkisiin hankintoihin liittyvissä laeissa sekä kaupungin hallinto- ja johtosäännöissä määrätään, noudatetaan Imatran kaupungin sekä soveltuvin osin koko kaupunkikonsernin hankinnoissa tätä hankintasääntöä, sekä kaupungin intranetsivuilla julkaistua hankintaohjeistusta. Lisäksi noudatetaan soveltuvin osin maakunnallisia (Etelä-Karjalan hankintapalvelujen) hankintaohjeita. Kaupungin omaa hankintaohjeistusta noudatetaan ensisijaisesti maakunnallisiin hankintaohjeisiin nähden. (KV ). 2. Hankintoihin liittyvät lait ja säännökset Kaupungin hankintoja ja niihin liittyviä menettelyjä sääntelevät ainakin seuraavat lait ja asetukset: Laki ja asetus julkisista hankinnoista Laki vesi- ja energiahuollon, liikenteen ja postipalvelujen alalla toimivien yksiköiden hankinnoista Tilaajavastuulaki Kuntalaki Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta Imatran kaupungin omat hankintojen toteutusta ohjaavat normistot: Hallintosääntö Hankintastrategia, hankintasääntö ja hankintaohjeistus (intra) Palvelustrategia Käytännön ohjeistusta ja toimintamalleja hankintojen ja ostojen toteuttamiseksi on kaupungin intranetissä julkaistuilla "Hankinnat" -sivustolla (Imatran kaupungin hankintaohjeistus). Hankintaohjeistuksen päivityksestä vastaa kaupunginlakimies. (KV ). 3. Imatran kaupungin hankintaorganisaatio Imatran kaupungin hankintatoimi on järjestetty siten, että keskitetyllä hankintaohjauksella johdetaan ja tuetaan toimialojen eri yksiköissä toteutettavaa hankintatoimintaa. Keskitettyä hankintojen johtamista ja ohjausta toteuttaa ns. hankintatyöryhmä (hankintajohto). Kaupunginlakimies toimii hankintatyöryhmän puheenjohtajana, ja vastaa sen työskentelystä hankintasäännössä ja kaupungin hankintastrategiassa määritellyllä tavoin. Hankintatyöryhmään kuuluu lisäksi keskushallinnon hankinta-asiantuntija ja

2 4. Hankintaperiaatteet 2/5 toimialojen erikseen nimetyt hankintavastaavat. Hankintatyöryhmä kokoontuu säännöllisesti ja raportoi toiminnastaan kaupungin johtoryhmälle. Hankintatyöryhmän ja sen jäsenten tehtävänä on toimia organisaation hankintayksiköitä ohjaavana ja tukevana asiantuntijana hankintoihin liittyvissä asioissa. Hankintoihin liittyvän kilpailutuksen toteuttaa hankintayksikkö hankintavastaavan ja / tai hankinta-asiantuntijan ohjeistusta noudattaen. Kukin hankintoja toteuttava yksikkö (hankintayksikkö) vastaa siitä, että suunnitteilla olevista ja toteutettavista hankinnoista on tiedotettu kaupungin hankintajohtoa tässä hankintasäännössä edellytetyllä tavoin. Imatran kaupungin hankinnat suoritetaan taloudellisesti ja tarkoituksenmukaisesti ottaen huomioon seuraavat keskeiset hankintaperiaatteet: 1. Tarjoajien ja ehdokkaiden tasapuolinen ja syrjimätön kohtelu hankinnan eri vaiheissa. 2. Kilpailuolosuhteiden tehokas hyödyntäminen. 3. Avoimuus ja läpinäkyvyys. 4. Suhteellisuus hankinnoissa ja hankintamenettelyissä: Kilpailutusmenettely ja tarjouspyynnössä asetettavat vaatimukset tulee suhteuttaa hankintaan ja tavoiteltavaan päämäärään. 5. Kestävän kehityksen tavoitteiden huomioon ottaminen. 5. Yhteistyövelvollisuus, yhteis- ja erillishankinnat Imatran kaupungin hankinnat toteutetaan mahdollisuuksien mukaan yhteistyössä eri hankintayksiköiden kanssa. Yhteistyövelvoite edellyttää yhteistyötä eri hankintatoimijoiden välillä kaupunkikonsernin sisällä, mutta se velvoittaa myös tarkoituksenmukaiseen yhteistyöhön kaupunkikonsernin ulkopuolisten hankintayksiköiden kanssa (ns. yhteishankinnat). Yhteishankintoja toteuttavia yksiköitä ovat esim. Etelä-Karjalan hankintapalvelut ja KLkuntahankinnat. Imatran kaupunginhallitus tai valtuusto päättää hallintasääntöön perustuvien toimivaltuuksien mukaisesti erillisellä kilpailutuskalenterin vahvistamispäätöksellä tai muulla päätöksellään sellaiset yhteishankintojen piiriin kuuluvat tuote- ja palveluryhmät, joita koskeva hankintapäätös tehdään yhteiskilpailutuksen perusteella Imatran kaupunkiorganisaation ulkopuolella. Imatran kaupungin omat, ns. erillishankinnat, kilpailuttaa ao. yksikkö kaupungin hankintajohdon avustamana. Hallintosääntöön perustuvien toimivaltuuksien mukainen hankintapäätöksen tekijä antaa etukäteen hyväksyntänsä ja mahdolliset kriteerit kilpailutuksen käynnistämiselle. Mikäli tuote- tai palveluryhmä on kilpailutettu erillis- tai yhteishankintoina, ostoja ei voi tehdä muilta kuin kilpailutetuilta sopimustoimittajilta. Voimassa olevat sopimustoimittajat löytyvät kaupungin hankintaohjeistus -sivuston Sopimustoimittaja - luettelosta. Mikäli kilpailutettua sopimustoimittajaa ei ole, vastaa hankintayksikkö siitä, että toteutettava hankinta on asianmukaisesti kilpailutettu. Ennen hankinnan toteutusta on selvitettävä edellä kuvatut yhteistyömahdollisuudet eri hankintayksiköiden välillä.

3 3/5 Myös hankintalainsäädännössä määritellyt kynnysarvot alittavat ostot / hankinnat (ns. pienhankinnat) tulee kilpailuttaa siten kuin kaupungin hankintaohjeistuksessa pienhankintojen osalta on ohjeistettu (kevennetty kilpailutus). 6. Kilpailuttamisvelvollisuus Hankinnat on kilpailutettava hankinnan kokoon ja laatuun nähden riittävän laajasti ja julkisista hankinnoista voimassa olevaa sääntelyä noudattaen. Hankinnat jakautuvat hankintalain säännösten puitteissa taloudellisen arvonsa perusteella kolmeen eri ryhmään: 1. kansallisen kynnysarvon alittavat hankinnat 2. kansallisen kynnysarvon ylittävät hankinnat 3. EU-kynnysarvon ylittävät hankinnat. Mikäli hankinnan arvo ylittää kansallisen kynnysarvon, suoritetaan aina hankintalain mukainen kilpailuttaminen. Kansalliset kynnysarvot alittaviin hankintoihin (pienhankinnoissa) ei sovelleta hankintalakia hankintaoikaisua koskevaa sääntelyä lukuun ottamatta. Hankintalain tarkoittamat kynnysarvot, samoin kuin yksityiskohtaiset ohjeet hankinnan arvon määrittelystä, sekä kynnysarvon merkityksestä kilpailutuksen toteuttamiseen käyvät ilmi kaupungin intranetissä julkaistuilta hankintaohjeistus -sivustolta. Imatran kaupunginvaltuuston vahvistaman linjauksen mukaisen pienhankintarajan (4.000 ) suuruisista ja sen ylittävistä hankinnoista tulee tehdä aina ns. kevyt kilpailutus (KV ). Erilaiset tukirahoitukset (esim. EU-projektit) edellyttävät usein kilpailutusta myös pienemmistä kuin euron hankinnoista. Projekteissa on noudatettava rahoittajan vaatimuksia projektihankintojen kilpailutuksesta. 7. Hankintaprosessisäännöt Hankintojen valmistelu Hankinnan ja sitä koskevan kilpailutuksen valmisteluun tulee kiinnittää erityistä huomiota ja toteutukseen on varattava riittävästi aikaa. Suunnitteilla olevasta hankinnasta on informoitava mahdollisimman aikaisessa vaiheessa toimialan hankintavastaavaa, joka saattaa tiedon kaupungin kilpailutuskalenteriin. Myös suunnitteilla olevat osallistumiset yhteishankintoihin tulee ilmoittaa ajoissa hankintavastaavan kautta kilpailutuskalenteriin. Ennen kilpailutuksen aloittamista tulee selvittää voimassa olevat sopimustoimittajat, sekä mahdollisuudet kohdan 5 mukaiseen yhteistyöhön kilpailutuksen toteutuksessa. Hankinnan suunnittelu on myös varainkäytön suunnittelua, joten käytettävissä olevat varat ja talousarviomääräykset on selvitettävä huolellisesti ennen kilpailutuksen käynnistämistä. Samalla on suoritettava perusteellinen hankinnan ennakoidun arvon laskeminen hankintaohjeistuksessa tarkemmin kuvatulla tavoin. Kilpailun edellytysten luominen alkaa kilpailutuksen kohteen (tavaran, palvelun tai rakennushankkeen) määrittelyllä, tuotteistuksella ja suunnittelulla. Hankinnan sisällön määrittelyn lisäksi tulee varmistua siitä, että hankinnan keskeiset osatekijät, kuten hankintamenettely, sopimusehdot, valinta- ja arviointiperusteet, ovat huolellisesti valittuja ja että ne ovat hankintalainsäädännön näkökulmasta hyväksyttäviä. Mikäli yhteishankintaan osallistumisesta ei ole tehty päätöstä hallituksen tai valtuuston kilpailutuskalenterin vahvistuspäätöksellä, on tällainen erillinen yhteishankintaa

4 4/5 koskeva osallistumispäätös saatettava hallintosäännön mukaisesti kaupunginhallituksen tai -valtuuston päätettäväksi ennen kilpailutuksen käynnistämistä. Sosiaaliset näkökohdat, kestävä kehitys ja epäterveiden talouden ilmiöiden ehkäisy kilpailutuksissa Hankinnoissa on mahdollisuuksien mukaan otettava huomioon sosiaaliset näkökohdat ja kestävän kehityksen periaatteet. Tuotteisiin ja palveluihin liittyvät ympäristövaikutukset on otettava huomioon vähintään siten kuin voimassa oleva lainsäädäntö edellyttää. Hankinnoissa tulee kiinnittää huomiota tuotteiden ja palveluiden koko elinkaareen: valmistuksesta, kuljetuksesta, pakkauksesta, varastoinnista, käytöstä ja kierrätyksestä aina jätteenkäsittelyyn asti. Tyypillinen huomioon otettava ympäristönäkökohta on tuotteen tai palvelun edellyttämä energiantarve elinkaaren eri vaiheissa. Hankintojen suunnitteluvaiheessa tulee kartoittaa mahdollisuudet toteuttaa hankinta sosiaalisia näkökulmia painottaen. Hankinnoilla on pyrittävä tukemaan esimerkiksi toimintakyvyltään rajoittuneen väestön työllistämistavoitteita. Hankintalain ja tilaajavastuulain hengessä hankintayksikön tulee huolehtia riittävällä tarkkuudella myös harmaan talouden, hintakartellien taikka muiden epäterveiden talouden ilmiöiden torjunnasta hankinnoissaan. Kilpailutuksen toteutus Kaikista valmisteilla olevista kilpailutuksista on ilmoitettava toimialan hankintavastaavalle tai kaupungin keskushallinnon hankinta-asiantuntijalle. Nämä määrittelevät tarvittaessa hankinnassa noudatettavan hankintamenettelyn ja ilmoitustavan. Kilpailutusprosessin yksityiskohtainen ohjeistus mallilomakkeineen on julkaistu kaupungin hankintaohjeistus -sivustoilla (intra). Kilpailutus suoritetaan ohjeistuksen mukaisesti, ellei asiasta ole muuta sovittu hankintajohdon kanssa. Niissä hankinnoissa, jotka eivät edellytä hankintalain mukaista menettelyä, noudatetaan ohjeistuksessa määritellyin tavoin kevennettyä kilpailutusmenettelyä. Pienhankinnoissa käytettävä hankintamenettely valitaan hankinnan arvon, sen luonteen ja markkinatilanteen mukaan noudattaen soveltuvin osin hankintalainsäädäntöä. Päätöksenteko ja tiedoksianto Imatran kaupungissa määritellyn pienhankintarajan (4.000 euroa) suuruisista ja sen ylittävistä hankinnoista on tehtävä kirjallinen, perusteltu hankintapäätös. Hankintapäätös annetaan tiedoksi tarjouksen tekijöille pöytäkirjanotteella (päätös, perustelut, vertailu) ensisijaisesti hankintalain mukaisena sähköisenä tiedoksiantona, ja toissijaisesti hallintolain mukaisella tiedoksiannolla. Päätökseen on liitettävä asianmukaiset muutoksenhakuohjeet. Päätöksentekijän on huolehdittava siitä, että hankintapäätös saatetaan tiedoksi toimialan hankintavastaavalle, sekä kaikille niille, jotka tyypillisesti tekevät tilauksia / ostoja kyseisen hankintapäätöksen ja siihen liittyvän tulevan hankintasopimuksen perusteella. Mikäli kilpailutus tehdään rajoitetulla menettelyllä, valitaan tarjouskilpailuun osallistujat hankintailmoituksen perusteella jätetyistä hakemuksista. Ehdokkaiden valintaa koskevan valituskelpoisen, perustellun päätöksen tekee se taho, joka päättää tai valmistelee hankinnan (esim. esittelijä).

5 5/5 Hankintaoikaisumenettelystä Hankintalain mukaisen hankintaoikaisuasian ratkaisee Imatran kaupungissa sama viranhaltija tai toimielin, joka on tehnyt hankintaoikaisumenettelyn kohteena olevan hankintapäätöksen. Hankintaoikaisun voi tehdä hankintayksikkö oma-aloitteisesti ilman oikaisupyyntöä 60 päivän ajan hankintapäätöksestä. Mikäli hankintapäätöksestä on tehty valitus markkinaoikeuteen, on asiasta saatettava viipymättä tieto kaupunginlakimiehelle sen arvioimiseksi, onko hankintayksikön käynnistettävä asiassa omaaloitteinen oikaisumenettely. Hankintasopimus Hankintasopimus tehdään, kun hankintapäätös on saanut lainvoiman. Hankintalaki edellyttää, että sopimus tehdään kirjallisena ja allekirjoitettuna. Hankintasopimuksen allekirjoittaja on tarkoituksenmukaista määrätä hankintapäätöksen yhteydessä silloin, kun allekirjoittaja on eri kuin hankintapäätöksentekijä. Hankintasopimus tulee tallentaa sähköiseen muotoon kaupungissa keskitetysti hallinnoitavaan (sopimustenhallinta-)järjestelmään hankintajohdon antamaa ohjeistusta noudattaen. Tilaaminen ja sopimuksen toteutumisen seuranta Tilattaessa tavaraa/palvelua käytetään voimassa olevia sopimustoimittajia. Voimassa olevat sopimustoimittajatiedot löytyvät hankintaohjeistus -sivustoilta (intra). Toimittajalle ilmoitetaan tilauksen yhteydessä sähköiset laskutustiedot. Erityisesti tavaraa, mutta myös palvelua, vastaanotettaessa on toimituksen oikeellisuus (määrä, laatu ja kunto) tarkistettava ja mahdollisista virheistä reklamoitava kirjallisesti viipymättä. Tilaajan on tarkastettava tarjoajan kelpoisuuteen liittyvät asiat ennen ensimmäistä tilausta (mikäli niitä ei ole tarkastettu kilpailutuksen yhteydessä) ja lain määräämät selvitykset vuosittain (esim. henkilöyritysten YEL-voimassaolo, tiedot verojen ja eläkemaksujen maksamisesta). Ostolaskujen hyväksyjät vastaavat siitä, että ostot tapahtuvat hankintasäännön ja - ohjeistuksen mukaisesti. 8. Kilpailutusasiakirjat Kilpailutusasiakirjojen laadinnassa noudatetaan hankintaohjeistusta. Asiakirjat laaditaan ulkoasultaan viestintäohjeistuksen mukaisena. Asiakirjoissa käytetään soveltuvin osin intrassa julkaistuja malliasiakirjoja. Asiakirjat tallennetaan ja kirjataan asianhallintajärjestelmään hankintaohjeistuksen mukaisesti. Laajat kilpailutusasiakirjat, esim. rakentamiseen liittyvät, voivat poiketa tästä ohjeistuksesta. Kaikilla ostoja toteuttavilla on oltava vähintään lukuoikeus tarpeellisiin kilpailutusasiakirjoihin. Hankinta-asiakirjat arkistoidaan lain edellyttämällä tavalla. Säilytysajat on ohjeistettu hankintaohjeistuksessa sekä arkistointia koskevissa ohjeissa ja määräyksissä.