Kiekun työaikojen hallinnan kehittämistarpeet Kieku-käyttäjäfoorumi Marko Maaniitty / Verohallinto
Vero ja työaikojen seuranta ennen Kiekua Työaikoja kohdennettu vuodesta 1991 koko hallinnon tasolla (kaikki tunnit) Työajat kohdistettu palkkoihin henkilötasolla samasta ajankohdasta Vuonna 2001 käyttöönotettu järjestelmä toimi moitteettomasti Järjestelmä ohjasi virkamiestä toimimaan oikein, eikä sallinut kirjanpidon vastaisia kirjauksia (esim. toiminto pakollinen, toimintayksikkö tuli henkilön taustatietojen takaa, osa projekteista valittavana vain rajatuille henkilöille) Yksinkertaisempi kokonaisuus mahdollisti normaalista poikkeavan työajan kirjaamisen ilman ylimääräisiä toimenpiteitä Tuntikirjauksia ei tarvinnut hyväksyä, keskitetyllä lukituksella hyväksyttiin edellinen kuukausi Jakopalkat vietiin talousjärjestelmään, mutta ei ulkoiseen kirjanpitoon. Työaikakorvausten maksut ja työaikapankit hoidettiin eri järjestelmillä Järjestelmässä paljon omia raportteja, myös virkamiestasolla 2
Työaikojen kohdistaminen Järjestelmän pitäisi ohjata virkamiestä tekemään oikeita asioita ja estää tekemästä vääriä asioita Oikeellisuussäännöt välttämättömiä -> näiden puuttuminen johtaa erittäin isoon määrään virheitä ja rajoittaa järjestelmän käytettävyyttä Ei FICOn validointisääntöjä, kalliit ja hankalat ylläpitää -> esijärjestelmiin ml. Ajanhallinta omat validointisäännöt Käytettävyys seurantakohteiden valinnassa Järjestelmää pitäisi rakentaa huomioiden, että jokainen tekee joskus virheitä ja isoissa massoissa nuo virheet työllistävät merkittävästi -> järjestelmän pitäisi ohjata käyttäjiä tekemään asioita oikein Muutoksissa ja kehitystyössä huomioitava massat Esim. valtaosa virastoista ei kohdenna työaikaa muulle yksikölle kuin palkan maksavalle toimintayksikölle, toimintayksikön valinta mahdollistaa virheitä (puuttuva tai väärä toimintayksikkö), joiden korjaaminen työllistää turhaan. Väärät toimintayksiköt sotkevat sisäisen laskennan ja budjetoinnin seurannan, esimerkiksi tehtävänkierrossa kirjaavat usein väärän toimintayksikön -> lähtökohtaisesti toimintayksikön ei olisi pitänyt olla valittavana, jos jollain virastolla olisi ollut erityistarpeita saada valittavaksi, niin punnittavaksi minkälaisia resursseja poikkeuskäsittelyn tekeminen heille maksaisi -> ei niin, että kaikki valtion virkamiehet valitsevat joka kirjaukselleen toimintayksikön yksittäisen viraston tarpeiden takia Kirjattavat seurantakohteet / sopimuksen kautta tulevat seurantakohteet valittavissa kirjanpitoyksikkökohtaisesti Pääkäyttäjille vahvemmat oikeudet / paremmat toiminnallisuudet virheiden korjaamiseen Esim. mahdollisuus korjata henkilöiden omia virheellisiä työtehtäviä Esimiehen valintaikkunaan hakutoiminto (vrt. virkamiehen tietojen haku) Jos halutaan vertailtavuutta kirjanpitoyksiköiden välille, niin yhteisten toimintojen osalta (ohjaus- ja tukitoiminnot) vaaditaan yhteistä ohjeistusta 3
Työaikojen hyväksyminen Onko kohdennusten hyväksyminen tarkoituksenmukaista valtaosalle virastoista? Jos hyväksyminen on jatkossakin teknisesti pakollista, niin Ajanhallinnan vastuuhenkilöille pitäisi saada massahyväksymistoiminto kohdennusten osalta Esimies voi tarkastaa kirjausten oikeellisuutta riippumatta kuka teknisen hyväksynnän suorittaa ja miten. Työaikakorvausten ja työaikapankkien lisäysten kohdalla hyväksyntä kuitenkin esimiehellä. Eri hyväksyntä eri toiminnoille (kohdentaminen, työaikakorvaukset, työaikapankkien lisäykset) Esimiehet eivät todennäköisesti huomaa kohdennuksia hyväksyessään muita toimintoja. Korjausprosessi nykymallilla työlästä Ajanhallinnan vastuuhenkilö lisää itsensä esimiehen sijaiseksi, etsii alaisen, purkaa hyväksynnän, etsii korjattavan päivän, korjaa kirjauksen, laskee jakson uudelleen ja hyväksyy kohdennuksen -> isoilla massoilla erittäin työllistävää, osa vaiheista monille virastoille täysin turhia 4
Raportit Välillinen työaika raporteille oikein -> erittäin tärkeä (nykyiset virheet ja puutteet rajoittavat raporttien käytettävyyttä) Saldopankkien raportit puuttuvat Työnantajalla ei tiedossa, miten pankki elää ja kuinka paljon siellä on saldoja Puuttuvien tuntien raportti kun ei ole kulunvalvontaliittymää Pitäisi päästä kiinni henkilöihin, joilta kohdennukset puuttuvat kokonaan Kohdennetut tunnit raportti (hyväksytyt + hyväksymättömät samassa, helpompi seurata puuttuvia kirjauksia) Ajanhallinnan raportit omaksi käyttövaltuusryhmäksi Ajanhallinnan vastuuhenkilöt tarvitsevat laajemmat raportit kuin Talouden seurannan tuntiraportit (esim. palkkalajit puuttuvat) -> eivät kuitenkaan tarvitse kaikkia henkilöstöhallinnon raportteja -> olisiko mahdollista saada oma käyttöoikeusryhmä ilman organisaatiorajauksia? 5
Muita huomioita HTV tiedot nykyisellään aivan liian myöhään käytettävissä Mahdollistaisiko jakopalkka-ajojen siirtäminen BI:lle joustavamman ja nopeamman aikataulun? Tietojen korjaaminen takautuvasti HTV raportille? Virheitä tehdään aina, joskus virheet voivat olla sen verran merkittäviä, että ne olisi hyvä saada korjattua niin sisäisen laskennan analyysiraportille kuin HTV raportillekin Työajan hallinta prosessin kehittämistyössä pitää olla mukana riittävästi oikeaa osaamista koko ketjusta (ajanhallinta, palkanlaskenta, taloushallinto myös virastojen edustus) Kun puhutaan näin isosta massasta kaikki valtion virkamiehet / esimiehet käytettävyyteen pitäisi kiinnittää erityistä huomiota 6