PALVELUMUOTOILUN ASIANTUNTIJAPALVELUIDEN KILPAILUTTAMINEN INNOKYLÄLLE A) Tarjousten avaaminen - Paikka: Kuntatalo 6.2.2012 klo 10- - Tarjousten avaamisessa läsnä: Hanne Heikkinen, Tuula Jäppinen, Anne Knaapi-Lamminen, Merja Lyytikäinen, Ritva Salmi, Eero Ylinentalo sekä Terhi Hakkarainen (kirjuri) B) Tarjousten kirjallisen osuuden vertailuprosessi VERTAILUPROSESSIN 1. VAIHE: Tarjoajan ja tarjousten kelpoisuuden ja vähimmäisvaatimusten tarkistaminen Tarkista tarjoajan ja tarjousten kelpoisuus ja vähimmäisvaatimukset. Kirjaa tulokset taulukkoon 1. Tarjoaja hyväksytään vertailuprosessin 2. vaiheeseen, mikäli kaikkiin taulukon kysymyksiin tarjoajan osalta on vastattu Kyllä. Täyttöohjeet taulukkoon 1: Vastaa taulukon kysymyksiin Kyllä/Ei. Kirjaa taulukon viimeiselle riville kunkin tarjoajan osalta Hyväksytty/Hylätty. TAULUKKO 1: Tarjoajaa ja tarjousta koskevat kelpoisuus- ja vähimmäisvaatimukset Onko tarjous toimitettu sähköisesti määräaikaan 3.2.2012 klo 3.2.2012 klo 3.2.2012 klo 3.2.2012 klo 16.00 mennessä? 8.30 12.37 14.21 Täyttääkö tarjoaja kelpoisuus- ja vähimmäisvaatimukset pyydettyjen selvitysten osalta? (Sähköisen tarjouslomakkeen sivut 2 ja 3) Kyllä Kyllä Kyllä Onko tarjouksen mukana toimitettu enintään 6 x A4 Kyllä, Kyllä Kyllä sivun laajuinen Liite 1. Toteutussuunnitelma? (Huom 1) Tarjoaja on Hyväksytty / Hylätty vertailuprosessin 2. vaiheeseen Kyllä Kyllä Kyllä Huom 1) Sivut 1 Kansilehti ja 8 Yhteystiedot jätetään pois arvioinnista
VERTAILUPROSESSIN 2. VAIHE: Toteutussuunnitelma ja tarjotut palvelumuotoilun menetelmät Arvioi miten kattavasti tarjottu toimenpidekokonaisuus vastaa tilaajan esittämiin tarpeisiin. Arvioi miten hyvin tarjottu toimenpidekokonaisuus vastaa hankinnan kohdetta, joka on esitetty tarjouspyynnön liitteissä 1A. Täyttöohjeet taulukkoon 2: Täytä taulukkoon kohdat sen perusteella, miten toteutussuunnitelmissa esitetyt toimenpiteet vastaavat kuhunkin kankinnan kohteessa eriteltyyn tilaajan tarpeeseen. Täytä taulukkoon pistemäärät 0.5 pisteen tarkkuudella. Taulukkolaskentaohjelma suhteuttaa automaattisesti viimeiselle riville kunkin tarjoajan lopulliset yhteispistemäärät seuraavan laskukaavan mukaan: Tarjoajan lopullinen pistemäärä = tarjoajan pistemäärä / eniten pisteitä saaneen tarjoajan pistemäärä x 10 pistettä TAULUKKO 2: Tarjotun toimenpidekokonaisuuden kattavuus ja vastaavuus hankinnan kohteeseen (10p / 20%) Miten laaja-alaisesti ja hyvin tarjottu toimenpidekokonaisuus vastaa hankinnan kohteessa esitettyihin odotuksiin? (10p) Hankinnan kohteessa mainitut kaksi palvelua on tuotteistettu. (2 p) 1,5 1 2 Em. palvelut ovat dokumentoitu tavalla, joka edesauttaa niiden monistamista (2 p) 2 0,5 1,5 Em. palveluprosessien ohjaus ja resursointi on varmistettu osana toteuttajaorganisaatioiden strategista 0,5 0 0,5 uudistumista (1 p) Tuotteistusprosessin tuloksena on käynnistynyt Innokylän kolmen eri toteuttajatahon toimijoiden aito yhteistuotanto. (2 p) 1,5 0 1 Tuotteistusprosessin tuloksena käynnistyy kokonaisuuden ja yksittäisen palvelutuotteen osalta työ, jossa palvelujen suunnittelua ja toteutusta ohjaa 2,5 1 1,5 asiakkaan kokema ja saama arvo. (3 p) Pisteet yhteensä (enintään 10 p) 8,0 2,5 6,5 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 Suhteutetut pisteet 10,0 3,1 8,1 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0
TAULUKKO 3: Urakkaan sisältyvien palvelumuotoilun menetelmien ja työskentelytapojen uutuusarvo sekä perustelut niiden hyödystä ja sopivuudesta toimeksiantoon (10p / 20%) Täyttöohjeet taulukkoon 3: Eri toimijoiden osallistumista yhteissuunnitteluun ei sellaisenaan katsota tuovan olennaisesti uutta palveluiden kehittämiseen. Muotoilun menetelmistä erityisesti laadullisen tutkimuksen, empaattisen ja kontekstuaalisen suunnittelumenetelmien, palvelun ja asiakasarvon aineettomien asioiden havainnollistaminen ja visualisointi sekä ideoiden ja konseptien varhaisen vaiheen arviointi ja nopeat käytännön kokeilut uskotaan vievän palveluiden kehittämisen toiselle tasolle ja sitouttavan ihmisiä paremmin yhteisen tavoitteen saavuttamiseksi. Anna pisteitä sillä perusteella, miten hyvin tarjoajan tarjotut tuovat uutta palveluiden yhteiskehittämiseen ja miten ehdotetut menetelmät ja työskentelytavat on perusteltu. Täytä taulukkoon pistemäärät 0.5 pisteen tarkkuudella. Taulukkolaskentaohjelma suhteuttaa automaattisesti viimeiselle riville kunkin tarjoajan lopulliset yhteispistemäärät seuraavan laskukaavan mukaan: Tarjoajan lopullinen pistemäärä = tarjoajan pistemäärä / eniten pisteitä saaneen tarjoajan pistemäärä x 10 pistettä MENETELMIEN JA TYÖSKENTELYTAPOJEN UUTUUSARVO Ihmisten kokemuksia Innokylä palveluista kerätään ja havainnoidaan sekä asiakasarvoa tutkitaan kontekstissa eli osana Innokylän asiakkaiden arkea ja todellisia tilanteita. (2 p) 2 1,5 1 Ihmiset eivät aina tee niin kuin sanovat tekevänsä tai ovat vastanneet kyselyihin! Laadullisen tutkimuksen ja empaattisten menetelmien avulla palveluiden suunnittelijat pääsevät lähemmäksi ihmisten maailmaa ja näkemään millaisissa tilanteissa ja miten ihmiset todellisuudessa toimivat. Lisäksi empaattisten menetelmien hyödyntäminen auttaa ymmärtämään Innokylän asiakasnäkökulman lisäksi myös Innokylän eri tuottajaorganisaatioiden motiiveja ja pyrkimyksiä. Tutkittu, kerätty ja tuotettu tieto, kuten esim. asiakaspersoonat ja alustavat palvelukonseptit, kiteytetään, visualisoidaan ja havainnollistetaan 1,5 0,5 0,5 kehittämisprosessin eri vaiheissa. (2p) Visualisoimalla, tarinoimalla tai muulla tavalla havainnollistamalla saadaan esim. palvelun ja asiakasarvon aineettomat asiat kuvattua tavalla, joka nopeuttaa yhteisen kielen ja viitekehyksen syntymistä ja eri näkökulmien yhteensovittamista. Esim. ideointia ja suunnittelua ei kannata aloittaa tyhjillä liimalapuilla ja seinätauluilla, vaan yhteinen ymmärrys, jatkoideat ja arviot syntyvät nopeammin havainnollisen materiaalin ja kuvausten pohjalta. Lisäksi suunnitteluprosessin aikana syntyneet oivallukset ja tehdyt valinnat välittyvät ja ovat paremmin perusteltavissa havainnollisen materiaalin kuin kirjallisten raporttien avulla henkilöille, jotka eivät ole osallistuneet kehittämisprosessin ko. vaiheeseen. Suunnittelukriteerit asetetaan heti alussa, jotta ideoita, konsepteja ja prototyyppeja voidaan arvioida jo suunnitteluvaiheessa. Toteutuskelpoisuutta kokeillaan käytännössä heti kuin mahdollista. (2p) 1,5 0,5 1
Mitattavien tavoitteiden asettaminen heti alussa antaa mahdollisuuden arvioida ideoiden ja palvelukonseptien toteuttamiskelpoisuutta jo suunnitteluvaiheessa. Nopeat kokeilut auttavat karsimaan pois käytännössä toimimattomat ratkaisut mahdollisimman varhaisessa vaiheessa. Perustelut palvelumuotoilun menetelmien ja työsketelytapojen hyödyistä ja sopivuudesta toimeksiantoon Miten hyvin ehdotettujen menetelmien ja työtapojen 3,5 2 1 soveltuvuus juuri Innokylän kehittämiseen on perusteltu? (4p) Pisteet yhteensä (enintään 10 p) 8,5 4,5 3,5 0 0 0 0 0 0 Suhteutetut pisteet 10,0 5,3 4,1 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 TAULUKKO 4: Toteutussuunnitelman selkeys ja toteuttamiskelpoisuus (5p / 10%) Täyttöohjeet taulukkoon 4: Täytä taulukkoon pisteet sen perusteella, miten selkeä ja toteuttamiskelpoinen esitetty suunnitelma on. Täytä taulukkoon pistemäärät 0.5 pisteen tarkkuudella. Taulukkolaskentaohjelma suhteuttaa automaattisesti viimeiselle riville kinkin tarjoajan lopulliset yhteispistemäärät seuraavan laskukaavan mukaan: Tarjoajan lopullinen pistemäärä = tarjoajan pistemäärä / eniten pisteitä saaneen tarjoajan pistemäärä x 5 pistettä Selkeys (2,5 p) - Miten selkeästi toimintasuunnitelmassa on kuvattu, mitkä toimenpiteet, työtavat ja menetelmät kuuluvat urakkaan? - Kuinka ymmärrettäviä, konkreettisia ja toteuttamiskelpoisia ehdotetut toimenpiteet ovat? - Miten selkeästi projektin eteneminen ja vaiheet on kuvattu? Toteuttamiskelpoisuus (2,5 p) - Miten uskottava ja toteutettavissa projektin aikataulu on? - Miten projektijohtamisen käytännöt on kuvattu? - Miten tarjouksessa on tuotu esille toimeksiannon keskeisimmät riskit ja niihin varautuminen? 2 2 1 2,5 0,5 0,5 Pisteet yhteensä (enintään 5 p) 4,5 2,5 1,5 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 Suhteutetut pisteet 5,0 2,8 1,7 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0
VERTAILUPROSESSIN 3. VAIHE: Palvelusuunnittelun ja palvelumuotoilun työkokemus sekä koulutuksen vastaavuus toteutussuunnitelmaan ja työkokonaisuuksiin TAULUKKO 5: Palvelusuunnittelun ja -muotoilun työkokemus ja sen vastaavuus toteutussuunnitelmaan ja tarjottuihin työkokonaisuuksiin eli työpaketteihin Työkokemuspisteet taulukosta 5.1 8,8 8,8 4,7 Työkokemuspisteet suhteutettuna 10,0 10,0 5,4 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 Taulukkolaskentaohjelma suhteuttaa automaattisesti viimeiselle riville kinkin tarjoajan lopulliset yhteispistemäärät seuraavan laskukaavan mukaan: Tarjoajan lopullinen pistemäärä = tarjoajan pistemäärä / eniten pisteitä saaneen tarjoajan pistemäärä x 5 pistettä TAULUKKO 6: Koulutus ja sen vastaavuus toteutussuunnitelmaan Koulutuspisteet taulukosta 6.1 2,7 2,2 4,0 Koulutuspisteet suhteutettuna 3,3 2,7 5,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 Taulukkolaskentaohjelma suhteuttaa automaattisesti viimeiselle riville kinkin tarjoajan lopulliset yhteispistemäärät seuraavan laskukaavan mukaan: Tarjoajan lopullinen pistemäärä = tarjoajan pistemäärä / eniten pisteitä saaneen tarjoajan pistemäärä x 5 pistettä C) Hankintayksikkö antaa väliaikatiedon hankinnan kulusta VERTAILUPROSESSIN 4. VAIHE: Hankintayksikkö järjestää avoimen tilaisuuden kaikille kirjallisen osuuden vertailuprosessissa mukana olleille tarjoajille, jossa arvioidaan vuorovaikutus- ja viestintätaitoja D) Tarjousten suullisen osuuden vertailuprosessi hankintayksikössä TAULUKKO 7: Vuorovaikutus- ja viestintätaidot Vuorovaikutus- ja viestintätaidot taulukosta 7.1 3,9-2,3 Pisteet suhteutettuna 5,0-2,9 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 TAULUKKO 8: Toimialakokemus Toimialakokemus taulukosta 8.1 4,0-2,0 Toimialakokemuspisteet suhteutettuna 5,0-2,5 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0
YHTEENVETOTAULUKKO Vertailun 1. vaihe Tarjoajan ja tarjousten kelpoisuuden ja kyllä kyllä kyllä vähimmäisvaatimusten tarkistaminen Vertailun 2. vaihe Tarjotun toimenpidekokonaisuuden kattavuus ja 10,0 3,1 8,1 vastaavuus hankinnan kohteeseen (10p / 20%) Urakkaan sisältyvien palvelumuotoilun menetelmien ja työskentelytapojen uutuusarvo sekä perustelut niiden hyödystä ja sopivuudesta toimeksiantoon (10p / 20%) 10,0 5,3 4,1 Toteutussuunnitelman selkeys ja toteuttamiskelpoisuus 5,0 2,8 1,7 (5p / 10%) Vertailun 3. vaihe Työkokemus (10p / 20%) 10,0 10,0 5,4 Koulutus (5p / 10%) 3,3 2,7 5,0 Vertailun 4. vaihe Viestintä- ja vuorovaikutustaidot (5p / 10 %) 3,9-2,3 Toimialakokemus (5p / 10 %) 4,0-2,0 Yhteensä 46,3 23,9 28,5 Ero ensimmäisenä olevaan 0,0 22,3 17,7 Eniten vertailussa pisteitä saanut toimittaja: Muut vertailuun osallistuneet toimittajat: Ramboll Management Consulting Oy Etnoteam Oy ja Broadview Oy