Yhteisten ohjaus-, tuki- ja palkallisen poissaolon toimintojen yhtenäisen käytön varmistaminen Kieku-kirjanpitoyksiköille sekä Kiekun käyttöönottoerissä 2, 3 ja 4 oleville kirjanpitoyksiköille
Taustaa Kirjanpitoyksiköt ottavat Kiekun käyttöönoton yhteydessä käyttöön yhteisen seurantakohdemallin, joka sisältää yhteisiä ohjaus-, tukija palkallisen poissaolon toimintoja. Yhteisistä ohjaus-, tuki- ja palkallisen poissaolon toiminnoista on olemassa käyttökuvaus, jonka perusteella kirjanpitoyksiköt käyttävät toimintoja ja tarvittaessa ottavat lisäksi omia tukitoimintoja käyttöön. Kiekun ja yhteisen seurantakohdemallin käyttöönottojen edetessä on tullut tarve ydin-, ohjaus- ja tukitoimintojen välisen yhteyden ja sisällön kirkastamiseen. Lisäksi ohjaus- ja tukitoimintojen käytössä Kiekun käyttöönottaneissa kirjanpitoyksiköissä on havaittu eroavaisuuksia. - Tarve ohjaus- ja tukitoimintojen yhdenmukaisen käytön varmistamiselle.
Yhteisten ohjaus- ja tukitoimintojen yhtenäisen käytön varmistaminen Tavoitteena ohjaus- ja tukitoimintojen yhtenäisen käytön varmistaminen. - Luotettava tietopohja tuottavuuden ja tehokkuuden seurannalle. - Tietojen keruu yhteisiin kyselyihin helpottuu. - Tietojen vertailukelpoisuus paranee. Taha 2020 strategia / linjaus 1: Tarjotaan johtamista ja päätöksenteon tarpeita tukevaa taloudellista ja olennaista taloustietoa. - Keino: Yhtenäistä seurantakohdemallia ja Kieku-tietojärjestelmää hyödynnetään koko talousarviotalouden yhteisissä tietotarpeissa.
Ohjaus-, tuki- ja palkallisen poissaolon toimintojen yhtenäisen käytön varmistaminen Yhteisten toimintojen yhtenäisen käytön varmistamisen vaiheet (vastuutaho): 1. Ohjaus-, tuki- ja palkallisen poissaolon toimintojen käyttökuvauksen tarkentaminen. (Valtiokonttori) 2. Tarkennetun käyttökuvauksen kommentointi. (Kieku-kirjanpitoyksikkö*) 3. Tarkennetun käyttökuvauksen julkaiseminen ja käyttöönotto 1.1.2015 alkaen. (Valtiokonttori, Kieku-kirjanpitoyksikkö) 4. Kieku-kirjanpitoyksiköiden ohjaus- ja tukitoimintojen käytön tarkastelu BI-raporttien avulla. (Valtiokonttori) 5. Tapaamisia loppuvuodesta 2014 ja alkuvuodesta 2015 1. Kieku-kirjanpitoyksiköiden kanssa (Valtiokonttori, Kieku-kirjanpitoyksikkö) 2. Valtiotasoisten tietotarpeiden tarkennus (Valtiokonttori) 6. Tapaamisten jälkeen käyttökuvausta päivitetään ja seurantakohteita edelleen kehitetään saatujen tietojen perusteella. (Valtiokonttori) *Kieku-kirjanpitoyksiköllä tarkoitetaan kirjanpitoyksikköä, jolla on jo Kieku käytössä tai joka on ottamassa Kiekua käyttöön käyttöönottoerissä 2, 3 tai 4.
Ohjaus-, tuki- ja palkallisen poissaolon toimintojen tarkennettu ohjeistus - vaiheet 1, 2 ja 3 Ohjaus-, tuki- ja palkallisen poissaolon toimintojen yhtenäisen käytön varmistamiseksi käyttökuvausta on tarkennettu tänä syksynä. Erillinen henkilöstöhallinnon työryhmä kävi ns. henkilöstöhallinnon tukitoimintoja läpi. Ohjaustoimintoja ja muita tukitoimintoja käytiin läpi Talous- ja henkilöstö -toimialan ja Kieku-toimialan seurantakohdeasiantuntijoiden kesken. Luonnos tarkennetusta käyttökuvauksesta lähetetään maanantaina 3.11.2014 kaikille Kieku-kirjanpitoyksiköille kommentointia varten. Kommenttien määräaika on perjantaina 1. Kommentit käydään läpi Valtiokonttorissa ennen tarkennetun ohjeen julkaisemista. Tarkennettu ohje pyritään julkaisemaan mahdollisimman pian kommenttien vastaanottamisen jälkeen. Merkittävät muutos- ja kehitysehdotukset käydään myöhemmin läpi tapaamisissa kirjanpitoyksiköiden kanssa. - 1.1.2015 voimaan tulevaan tarkennettuun ohjeeseen ei siis tehdä merkittäviä muutoksia, vaan laajempi kehittäminen tapahtuu vuoden 2015 aikana.
Kieku-virastojen ohjaus- ja tukitoimintojen käytön tarkastelu BI-raporttien avulla - vaihe 4 Valtiokonttorin Talous- ja henkilöstö toimiala tutustuu jokaisen Kieku-kirjanpitoyksikön käyttämiin tukitoimintoihin. Jo tehtyjä havaintoja: - Omia tukitoimintoja perustettu virheelliseen paikkaan (hierarkia). - Omiksi tukitoiminnoiksi määritelty ydintoimintaan kuuluvia asioita.
Tapaamiset Kieku-kirjanpitoyksiköiden kanssa - vaiheet 5 ja 6 Valtiokonttori ottaa yhteyttä tapaamisajan sopimiseksi. Tapaamiset pyritään ajoittamaan loppuvuoteen 2014 ja alkuvuoteen 2015. Kieku-viraston odotetaan tutustuneen päivitettyyn ohjaus-, tuki- ja palkallisen poissaolon toimintojen käyttökuvaukseen ja Valtiokonttorin havaintoihin. Tapaamisessa käydään yhdessä läpi ohjaus-, tuki- ja palkallisen poissaolon toimintojen käyttöä ja kehitysmahdollisuuksia. Tapaamisen jälkeen Kieku-virasto ottaa huomioon omissa seurantakohdeohjeissaan tapaamisessa sovitut asiat ja Valtiokonttori täydentää tarvittaessa yhteisiä ohjeita ja jatkaa seurantakohteiden kehitystyötä saatujen tietojen perusteella.
Käyttökuvaukseen tehtyjä päivityksiä Ohjaustoimintojen käytön selkeyttämiseksi ja suunnitelmista tuloksiin prosessin tiedonkeruun helpottamiseksi ohjaustoiminnon Toiminnan ja talouden suunnittelu ja seuranta käyttö rajattu vain hallinnonalatason tehtäviin ja perustettu uusi tukitoiminto Talouden suunnittelu ja seuranta. Tuotu esille yleisiä periaatteita ohjaus- ja tukitoimintojen käytöstä. Laajennettu ohjaustoimintojen käyttökuvauksia ja tarkennettu kirjanpitoyksiköiden roolia ohjaustoimintojen käytössä. Poistettu muutama toiminto. Muutettu joidenkin toimintojen nimiä kuvaamaan paremmin toiminnon sisältöä. Tehty yksittäisten toimintojen käyttökuvauksiin tarkennuksia. Koottu yhteen esimiehen ja ns. perusvirkamiehen yleisiä tukitoimintoja.
Kiitos! Lisätietoja: puh. 0295 50 2958 ja Niina Huotari puh. 0295 50 3314 Sähköposti: etunimi.sukunimi(at)valtiokonttori.fi