Senaatti-kiinteistöt: Työympäristökehittämisen konsultointipalveluiden hankinta - tarjouspyyntöjä koskevat kysymykset ja vastaukset Seuraavassa on esitetty Senaatti-kiinteistöjen työympäristökehittämisen konsultointipalveluita koskevista tarjouspyynnöistä esitetyt kysymykset ja vastaukset. Kysymykset ja vastaukset on esitetty siten, että ensin on esitetty kaikkia osa-alueita koskevat kysymykset ja vastaukset ja tämän jälkeen osa-alueittain eri osa-alueita koskevat kysymykset ja vastaukset. Tarjouspyyntöä ja sen liitteitä on muutettu saatujen kysymysten perusteella. Tarjouskilpailusta on muutettujen vaatimusten vuoksi julkaistu korjausilmoitus 24.6.2015 HILMA:ssa. Korjausilmoitus ja sen liitteenä olevat tarjouspyyntöasiakirjat korvaavat 8.6.2015 HILMA:ssa julkaistun hankintailmoituksen: Senaatti-kiinteistöt: Työympäristökehittämisen konsultointipalvelu. Korjausilmoitus ja sen liitteenä olevat tarjouspyyntöasiakirjat korvaavat alkuperäisen hankintailmoituksen liitteineen. Tarjouspyyntöasiakirjoihin on korostettu keltaisella muutetut kohdat ja poistetut kohdat on yliviivattu. A. Kaikkia osa-alueita (1-6) koskevat kysymykset ja vastaukset: Tarjouspyynnön esittelytilaisuudessa 10.6.2015 esitettyjä kysymyksiä: A1. Kysymys: Voiko 15.6 jälkeen lähettää kysymyksiä, vai onko tämä absoluuttinen takaraja? Vastaus: Hankintayksiköllä ei ole velvollisuutta vastata määräajan jälkeen esitettyihin kysymyksiin. Harkinnan mukaan tästä voidaan poiketa ja tällöin vastaukset kysymyksiin lähetetään kaikille sähköpostiosoitteensa ilmoittaneille. A2. Kysymys: Mikä on viestintätapa vastauksiin liittyen ja milloin vastaukset tulevat? Vastaus: Vastaukset lähetetään sähköpostilla niille, jotka ovat ilmoittaneet sähköpostiosoitteensa joko tarjouspyynnön esittelytilaisuudessa tai HILMA-ilmoituksen ja tarjouspyynnön ohjeiden mukaisesti sähköpostilla osoitteeseen info@ptcs.fi. A3. Kysymys: Huomioidaanko referenssien määrä pyydettyjen referenssien ylittävältä osalta? Vastaus: Ei, huomioidaan vain tarjouspyynnössä ilmoitettu määrä referenssejä, sen ylittävillä referensseillä ei ole merkitystä. Oleellista on, että pyydettyjen referenssien kohdalta on täytetty kaikki tarvittavat tiedot. Ks. Kysymys ja vastaus A5. A4. Kysymys: Voiko henkilöreferenssi olla eri kuin yritysreferenssi? Vastaus: Kyllä. Oleellista on, että tarjoaja ilmoittaa pyydetyn määrän vähimmäisvaatimukset täyttäviä referenssejä. A5. Kysymys: Eli ei ole väliä jos on 3 tai 300 referenssiä, kun on pyydetty kolmen referenssin kuvausta? Vastaus: Pyydetyn määrän ylittävillä referensseillä ei ole merkitystä. Markkinaoikeuden oikeuskäytännön mukaan referenssien lukumäärä ei voi olla vertailuperuste. A6. Kysymys: Hintavertailussa haetaan siis keskihintaa, vaikka projekteissa käytetään eri vaativuusluokkien henkilöitä? Vastaus: Kyllä. Osa-alueilla 1, 2, 5 ja 6 tarjousten vertailussa huomioidaan vaativuusluokkien E-04 keskiarvotuntihinta. Osa-alueella 3 tarjousten vertailussa huomioidaan vaativuusluokkien E-06 keskiarvotuntihinta siten, että vaativuusluokkien E-04 keskiarvohinnan painoarvo on 70 % ja vaativuusluokkien 05-06 keskiarvohinnan painoarvo on 30 %. Osa-alueella 4 tarjousten vertailussa huomioidaan vaativuusluokkien E-07 keskiarvotuntihinta siten, että 1
vaativuusluokkien E-04 keskiarvohinnan painoarvo on 70 % ja vaativuusluokkien 05-07 keskiarvohinnan painoarvo on 30 %. A7. Kysymys: Jos on jo tehty aiemmin turvallisuussopimus Tilaajan kanssa, pitääkö se tehdä uudestaan? Vastaus: Senaatti-kiinteistöjen uuden mallinen turvallisuussopimus tehdään kaikkien valituksi tulevien kanssa puitesopimuksen solmimisen yhteydessä. A8. Kysymys: Sisältyykö sopimukseen konsultin tilaturvallisuuteen liittyviä ehtoja? Vastaus: Ei sisälly tämän puitesopimuksen yhteydessä solmittavaan turvallisuussopimukseen. A9. Kysymys: Tarkistetaanko henkilöiden taustat turvallisuuden näkökulmasta? Vastaus: Tarjouskilpailun aikana ei tarkisteta henkilöiden taustoja turvallisuuden näkökulmasta. Tarjouspyynnön liitteenä olevan turvallisuussopimuksen mukaan Senaatti voi edellyttää yritysturvallisuusselvityksen laatimista Toimittajasta tai sen alihankkijasta, jos tälle annetaan pääsy suojaustasolle ST I-III luokiteltuihin Salassa pidettäviin tietoihin. A10. Kysymys: Henkilötietolomakkeet koskevat vain projektipäälliköitä, arvioidaanko muiden henkilöiden osaamista? Vastaus: Vain projektipäälliköt vaikuttavat vertailuun, muuta henkilöstöä koskevat vaatimukset on esitetty kunkin osa-alueen liitteessä 1C Henkilöresurssilomake. A11. Kysymys: Entä jos tarjottu henkilö vaihtaa työnantajaa? Vastaus: Tarjouspyyntöjen liitteen 5A puitesopimus kohdan 9. Suoritusorganisaatio mukaan: Tarjouksessa nimetyn ja tarjousten vertailuun vaikuttaneen projektipäällikön saa vaihtaa ainoastaan pakottavasta syystä (esim. työsuhteen päättyminen). Tällöin Palveluntuottajan on nimettävä Tilaajalle viipymättä uusi vastaavantasoisen kokemuksen ja koulutuksen omaava projektipäällikkö. Uusi henkilö on hyväksytettävä Tilaajalla. Ennen kuin uusi projektipäällikkö on hyväksytty, ei tämä voi suorittaa sopimuksen mukaisia projektipäällikön tehtäviä. Muun henkilöstön osalta palveluntuottajan tulee esittää hankintayksikölle henkilöstömuutokset hyväksyttäväksi. Uusien henkilöiden tulee täyttää tarjouspyynnössä asetetut vähimmäisvaatimukset. A12. Kysymys: Kuinka kattavasti uusia työympäristökehittämistä ja -ratkaisuja on sovellettu valtionhallinnon organisaatioille tähän mennessä? Vastaus: Muutos ja sen myötä työympäristöjen kehittäminen on jatkuvaa. Työympäristökonseptien linjaukset koskevat tällä hetkellä noin 40 000 henkilöä, niiden toimeenpano on meneillään. A13. Kysymys: Miten palveluntuottajat tekevät yhteistyötä sopimuskaudella, kuka johtaa projekteja? Vastaus: Senaatti johtaa projekteja, tarjouspyynnön liitteenä olevassa menettelytapaohjeessa on lisää tietoa. Sähköpostitse esitettyjä kysymyksiä: A14. Kysymys: Tulkitaanko saman groupin muiden yritysten työntekijät alikonsulteiksi? (Esim. Osa-alueilla 1 ja 2 edellytetään SKOL luokkiin E, 01 ja 02 tarjoajalta omaa henkilöstöä) 2
Vastaus: Mikäli tarjous tehdään ryhmittymänä, kaikki ryhmittymän jäsenet ovat yhdessä tarjoajana, eivätkä ryhmittymän jäsenet ole alihankkijoita. Tällöin ryhmittymän jäsenten työntekijät katsotaan tarjoajan omaksi henkilöstöksi. Mikäli tarjousta ei tehdä ryhmittymänä, vaan tarjouksen tekee yksi tarjoaja, joka käyttää alihankkijoita, eivät alihankkijoiden työntekijät ole tarjoajan omaa henkilöstöä vaan alihankkijan henkilöstöä. Ohjeet koskien tarjouksen tekemistä ryhmittymänä / käyttäen alihankkijoita ovat tarjouspyyntöjen liitteissä 2 Tarjoajan soveltuvuusvaatimukset. Liitteessä 2 on mainittu mm. seuraavaa: Konsernin on tehtävä osallistumishakemuksensa ja tarjouksensa ryhmittymänä. Osallistumishakemuksessa ja Tarjouksessa tulee ilmoittaa, että se on tehty ryhmittymänä. Myös kaikki ryhmittymän jäsenet, esim. konserniyhtiöt, tulee ilmoittaa osallistumishakemuksessa ja tarjouksessa. Kaikilta ryhmittymän jäseniltä tulee olla kirjallinen sitoumus voimavarojen käytöstä osallistumishakemuksen tarjouksen liitteenä. Tarjouspyyntöihin on lisätty liite 7 Sitoumuksen malli, jolla ryhmittymän jäsenet sekä tahot, joiden voimavaroihin tarjoaja vetoaa voivat esittää sitoumuksensa voimavarojen käytöstä. A15. Kysymys: Tuleeko referenssiprojektien olla alkanut ja päättynyt viimeisten 3 vuoden sisällä, vai riittääkö että projekti on vain päättynyt 3 vuoden sisällä? Vastaus: Tarjouspyyntöjen liitteillä 2 Tarjoajan soveltuvuusvaatimukset on esitetty kullekin osa-alueelle yrityksen referenssivaatimus kohdassa 4.1 REFERENSSIT. Kyseisen kohdan mukaan Referenssit eivät saa olla kolmea vuotta vanhempia tarjouksen jättöpäivästä laskettuna. Referenssien tulee olla ollut meneillään (aktiivisessa vaiheessa) viimeisen kolmen vuoden aikana. Ei siis edellytetä, että referenssit ovat alkaneet tai päättyneet viimeisten kolmen vuoden aikana, kunhan ne ovat olleet meneillään viimeisten kolmen vuoden aikana. Projektipäälliköiden referenssivaatimuksia on muutettu kunkin osa-alueen osalta liitteille 1B Henkilötietolomake seuraavasti: Referenssihanke ei saa olla viittä vuotta vanhempi tarjouksen jättöpäivästä laskettuna. Tämä tarkoittaa, että referenssin tulee olla ollut meneillään (aktiivisessa vaiheessa) viimeisen viiden vuoden aikana. A16. Kysymys: Miten henkilöresurssilomakkeessa tulisi ilmoittaa nimettävän henkilön tehtävät? Tuleeko tehtävä-kohtaan listata kaikki roolit, joita henkilö voi tehdä (esim. projektipäällikkö, työpsykologia vai jompikumpi)? Vastaus: Saman henkilön voi nimetä useaan tehtävään. Kaikki roolit, joita henkilö voi tehdä, tulee listata henkilöresurssilomakkeeseen. A17. Kysymys: Kuinka sitova on henkilöstöresurssilomake projektien kannalta, voiko tiimin kiinnittää aina vasta kunkin projektin alkaessa? Vastaus: Sopimuskauden aikana palveluntuottaja esittää kutakin toimeksiantoa varten projektitiimin henkilöstöresurssilomakkeessa ilmoitettujen henkilöiden pohjalta. A18. Kysymys: Tarjouksen arvioinnissa: lasketaanko hinnat joillain painoilla vai onko kaikkien hintojen paino 1.0 laskettaessa hinnat yhteen? Vastaus: Hintojen vertailu on kuvattu kunkin tarjouspyynnön kohdassa 8. Tarjousten valintaperusteet ja vertailu sekä tarkemmin kutakin osa-aluetta koskevassa liitteessä 4A Hintalomake. Vertailussa huomioidaan pyydettyjen hintojen keskiarvohinta. Osaaluekohtaisessa hintalomakkeessa on mainittu, mikäli hintoja painotetaan laskettaessa keskiarvohintaa. Osa-alueiden 1, 2, 5 ja 6 osalta hintoja ei painoteta laskettaessa keskiarvohintaa. Osa-alueiden 3 ja 4 osalta hintoja painotetaan liitteessä 4A kuvatulla tavalla laskettaessa keskiarvohintaa. Ks. kysymys ja vastaus A6. 3
A19. Kysymys: Mikäli tarjous jätetään ryhmittymänä, tuleeko jokaisen organisaation ilmoittaa erikseen oma yhteyshenkilönsä vai riittääkö yksi yhteyshenkilö koko ryhmittymän edustukseksi? Vastaus: Ryhmittymänä tarjoamista koskevat ohjeet on esitetty liitteissä 2 Tarjoajan soveltuvuusvaatimukset. Liitteessä 2 on mainittu mm., että Ryhmittymän jokaisen jäsenen on toimitettava tämä lomake täytettynä. Liitteen 2 kohdan 1. Tarjoajan tunnistetiedot kohdassa Tarjoajan virallinen nimi jokaisen ryhmittymän jäsenen tulee ilmoittaa lomakkeessa kaikkien ryhmittymän jäsenten nimet. Kohdassa Tarjoajan yhteystiedot jokaisen ryhmittymän jäsenen tulee ilmoittaa yksi ja sama osoite. Kohdassa Tarjouksen yhteyshenkilön/-henkilöiden/muun yhteyspisteen tiedot ryhmittymä voi ilmoittaa yhden tai useamman yhteyshenkilön, mutta jokaisen ryhmittymän jäsenen tulee ilmoittaa samat tiedot. Jokaisen organisaation ei tarvitse ilmoittaa erikseen omaa yhteyshenkilöään. Riittää, että ryhmittymä ilmoittaa yhden yhteyshenkilön. Lisäksi liitteen 2 kohdassa 5.2 Ryhmittymänä tarjoaminen on mainittu mm. seuraavaa: Ryhmittymän on kyettävä viimeistään sopimuksen allekirjoitushetkellä osoittamaan yksi organisaatio, joka hoitaa kaiken yhteydenpidon tilaajan kanssa. Kuitenkin kaikki ryhmittymän jäsenet yhdessä vastaavat sopimusvastuista allekirjoittamalla hankintasopimuksen. A20. Kysymys: Jos tarjous jätetään ryhmittymänä, niin riittääkö ryhmittymältä yhteensä 3 referenssiä vai tulisiko referenssit saada kultakin palveluntarjoajalta erikseen? Vastaus: Mikäli tarjous jätetään ryhmittymänä, riittää, että ryhmittymällä on yhteensä 3 referenssiä. Liitteen 2 Tarjoajan soveltuvuusvaatimukset kohtaan 5.2 Ryhmittymänä tarjoaminen on tehty seuraava lisäys jokaiselle osa-alueelle: Ryhmittymän jokaisen jäsenen tulee täyttää tämän lomakkeen kohdissa 1. Rekisterit, 2. Työehtosopimus tai keskeiset työehdot ja työterveyshuolto ja 3. Taloudellinen ja rahoituksellinen tilanne asetetut vaatimukset. Kohdan 4.1 Referenssit osalta riittää, että ryhmittymällä on yhteensä vaadittu määrä referenssejä. Kohdan 4.2 Henkilöstöresurssit osalta riittää, että ryhmittymällä on yhteensä vaadittu määrä edellytettyä henkilöstöä. A21. Kysymys: Voiko sama henkilö olla eri rooleissa samassa tai eri osa-alueiden tarjouksissa? Vastaus: Voi olla. A22. Kysymys: Voiko joku asiantuntijaroolissa oleva henkilö (esim. graafikko) olla mukana useamman tarjoajan tarjouksessa? Vastaus: Voi olla. A23. Kysymys: Jos tarjouksen tekee yritys yhdessä tytäryhtiönsä kanssa, tuleeko tarjous laatia ryhmittymänä? Vastaus: Mikä yritys tekee tarjouksen yhdessä tytäryhtiönsä kanssa, tulee tarjous laatia joko ryhmittymänä tai alihankkijamallilla siten, että toinen yrityksistä on tarjoaja ja toinen alihankkija. Mikäli tarjoajana on konserni, tulee tarjous tehdä ryhmittymänä. A24. Kysymys: Tarjousaineiston sekä dokumenttien tulee olla suomeksi ja projektipäällikön vähimmäiskielivaatimus on suomi, mutta pitääkö suunnittelutoimistojen ja palveluntuottajien olla suomalaisia ja/tai sijaita Suomessa? Vastaus: Palveluntuottajien ei tarvitse olla suomalaisia tai sijaita Suomessa. Liitteessä 1B Henkilötietolomake projektipäälliköille on asetettu seuraava vaatimus: Projektipäälliköksi tarjottavalla henkilöllä on sujuva suomen kielen suullinen ja kirjallinen taito. 4
A25. Kysymys: Jos tarjoaa ryhmittymänä, voiko kumppaneita olla useampia kuin yksi? Vastaus: Ryhmittymässä voi olla useampia jäseniä. A26. Kysymys: Jos tietyltä osa-alueelta halutaan tai kyetään toimittamaan itse vain tiettyä osaa, fokusoiden ydinosaamiseensa, eikä halua/voi tarjota kokonaispalvelua ryhmittymän kautta, voiko tällöin tehdä tarjouksen näistä palveluista osa-alueen sisältä vain tietylle erikoisosaamiselle? Vastaus: Osatarjoukset ovat sallittuja siten, että tarjoaja voi tarjota yhtä tai useampaa osaaluetta. Osa-alueen sisältä ei ole mahdollista tarjota vain tiettyä osaa, vaan tarjouksen tulee koskea koko osa-aluetta. Tarjous on mahdollista tehdä ryhmittymänä tai käyttäen alihankkijoita. A27. Kysymys: Tästä ei ole mainintaa, mutta pitäisikö palveluntarjoajalla olla valmius palvella Valtiohallinnon asiakkaita valtakunnallisesti myös ruotsin kielellä eli molemmilla kotimaisilla (onko vähimmäisvaatimus, tai saako tästä laatupisteitä)? Vastaus: Ei ole vähimmäisvaatimus, eikä sitä huomioida vertailussa. A28. Kysymys: Voiko sama toimija jättää eri aikoina tarjoukset eri osa-alueista vai pitääkö kaikki olla samassa paketissa ja samaan aikaan jätettynä? Vastaus: Tarjouspyyntöjen kohdassa 6. Tarjouksen laatiminen ja jättäminen on mainittu mm. seuraavaa: Kustakin hankinnan osa-alueesta on annettava oma erillinen tarjous, joka sisältää kaikki liitteellä 2 kohdassa 2.1 Tarjouksen liitteet luetellut asiakirjat. sekä Merkitse kirjekuoreen tunniste Työympäristökehittämisen konsultointikilpailutus, tarjotun osa-alueen nimi sekä tarjoajan nimi. Jokaisesta osa-alueesta tulee siis toimittaa erillinen tarjous omassa kirjekuoressaan. Eri osaalueiden tarjoukset voi jättää eri aikoina, kunhan ne jätetään tarjousten jättämiselle asetettuun määräaikaan mennessä. A29. Kysymys: Voiko ennen tarjouksen viimeistä jättöaikaa jättää korvaavan tarjouksen joka korvaa mahdollisesti aiemmin jätetyn tarjouksen? Vastaus: Ennen tarjouksen viimeistä jättöaikaa on mahdollista jättää korvaava tarjous, mutta korvaavasta tarjouksesta täytyy käydä selvästi ilmi, minkä tarjouksen se korvaa. Korvaava tarjousaineisto tulee jättää kokonaisena sisältäen kaikki tarjousasiakirjat. Vaihtoehtoiset tarjoukset eivät ole sallittuja. A30. Kysymys: Vaikuttaako osa-alueeseen tarjottavien projektipäälliköiden lukumäärä tarjousten arviointiin? Vastaus: Projektipäälliköiden vertailu on kuvattu kunkin osa-alueen osalta liitteessä 1B Henkilötietolomake. Kussakin henkilötietolomakkeessa on ilmoitettu, kuinka montaa projektipäällikköä tulee vähintään tarjota vertailua varten ja kuinka montaa projektipäällikköä voi enintään tarjota vertailua varten. Kunkin tarjotun projektipäällikön osaaminen ja kokemus pisteytetään. Tarjottujen projektipäälliköiden pisteet lasketaan yhteen ja vertailussa huomioidaan yhteenlaskettujen pisteiden keskiarvo. Liitteessä 1B on mainittu myös seuraavaa: Tarjoajan edun mukaista on tarjota useampaa kuin vähimmäismääräksi asetettua määrää projektipäällikköjä, sillä sopimuskaudella tilaajalla on oikeus ohjata seuraava toimeksianto tarjouskilpailussa seuraavaksi tulleelle tarjoajalle, mikäli tilaaja arvioi, etteivät tarjoajan resurssit riitä tilaajan seuraavan mahdollisen toimeksiannon suorittamiseen (kts. tarjouspyynnön liite 5A Sopimusluonnos kohta 6). 5
Projektipäälliköiden vähimmäisvaatimukset ylittävästä lukumäärästä ei saa tarjousten vertailussa lisäpisteitä. Osa-alueen 3 osalta tarjousten vertailussa huomioidaan lisäksi se, että tarjoajalla on tarjota osa-alueen 3 osalta projektipäällikköjä, joilla on kokemusta yhteensä useammasta tilakategoriasta. Arviointi tehdään tarjottujen projektipäällikköjen henkilötietolomakkeiden perusteella seuraavasti: - Jos tarjoajan tarjoamilla projektipäälliköillä on kokemusta yhteensä kahdesta tilakategoriasta, saa tarjousten vertailussa 1 lisäpisteen. - Jos tarjoajan tarjoamilla projektipäälliköillä on kokemusta yhteensä kolmesta tilakategoriasta, saa tarjousten vertailussa 1 lisäpistettä. - Jos tarjoajan tarjoamilla projektipäälliköillä on kokemusta yhteensä neljästä tai useammasta tilakategoriasta, saa tarjousten vertailussa 2 lisäpistettä. A31. Kysymys: Henkilöresurssilomake: tuleeko palveluntarjoajalla olla tarjottavana asiantuntija jokaisen suoritusorganisaatioon tunnistetun jäsenen osalta (esim. osa-alue 2:n osalta tulisi löytyä mm. arkkitehti, graafinen suunnittelija, palvelumuotoilija, toiminnan ja tilojen mittaamisen menetelmäosaaja)? Vastaus: Kunkin osa-alueen osalta henkilöresurssilomakkeessa on ilmoitettu osaamisalueet/tehtävät, joihin tarjoajan tulee nimetä henkilöt. Osa-alueilla 1 ja 2 edellytetään SKOL luokkiin E, 01 ja 02 tarjoajalta omaa henkilöstöä. Muilta osin tarjoaja voi nimetä osaamisalueisiin/tehtäviin omaa tai alihankkijoiden henkilöstöä. Mikäli tarjous tehdään ryhmittymänä, ryhmittymän jäsenten henkilöstö on tarjoajan omaa henkilöstöä. Ks. kysymys ja vastaus A14. A32. Kysymys: Kuinka laajoja projektipäälliköiden referenssiprojektien tulee olla? Vaatimuksissa on ilmaistu, että projektien tulee olla liite 1A:ssa kuvatun kaltaisia, esim. osaalueella 2 sisältäen suunnitelman laatimista, toteutusta ja jälkiarviointia. Tuleeko referenssiprojektien sisältää elementtejä kaikilta eri osa-alueilta vai riittääkö että referenssiprojektissa on tehty esim. vain suunnitelman laatimista ja toteutusta? Vastaus: Sekä yrityksen että projektipäälliköiden referenssien tulee olla niille asetettujen vaatimusten mukaisesti hankinnan kohdetta vastaavia. Hankinnan kohde on kuvattu kutakin osa-aluetta koskevassa liitteessä 1A. Kunkin osa-alueen osalta liitteellä 2A on esitetty vaatimukset yrityksen referensseille. Kunkin osa-alueen liitteellä 1B Henkilötietolomake on esitetty vaatimukset projektipäälliköiden referenssiprojekteille. Referenssin tulee täyttää sille asetetut vähimmäisvaatimukset. Esim. osa-alueella 2 projektipäällikön referensseille on asetettu seuraava vähimmäisvaatimus: Tarjottavalla projektipäälliköllä täytyy olla vähintään kolme hankinnan kohdetta vastaavaa (työympäristökonseptin kehittämishanke) referenssiä, joissa on toteutunut kaikki alla kuvatut asiat: strategisuus, moniammatillisuus, vuorovaikutus osapuolten kanssa/asiakkaiden osallistaminen ja kohdekohtaiset/organisaatiokohtaiset hyödyt. Vähimmäisvaatimukset ylittäviltä osin projektipäälliköiden referenssit pisteytetään liitteessä 1B Henkilötietolomake esitettyjen vertailuperusteiden mukaisesti. A33. Kysymys: Muun muassa osa-alueella 1 on ilmaistu, että moniammatillisessa tiimissä on voinut olla mukana DI työpsykologian ja johtamisen tai muu soveltuva organisaation 6
toiminnan ja prosessien kehittämisen asiantuntija sopiiko tähän esimerkiksi KTM johtamisen tutkinnon taustalla? Vastaus: Esimerkiksi KTM johtamisen tutkinnon taustalla katsotaan muuksi soveltuvaksi organisaation toiminnan ja prosessien kehittämisen asiantuntijaksi. A34. Kysymys: Mm. liitteessä 1B: Vähimmäisvaatimuksissa koulutus määritellään soveltuva ylempi tai alempi korkeakoulututkinto, kuitenkin SKOL-henkilöryhmittelyssä (liite 4B) pätevyys/koulutustaso on määritelty luokissa 01-04 koulutustaso ylempi korkeakoulu tai ammattikorkeakoulututkinto. Hyväksytäänkö vähimmäisvaatimuksiin ammattikorkeakoulututkinto? Vastaus: Hyväksytään, ammattikorkeakoulututkinto on alempi korkeakoulututkinto. A35. Kysymys: Mikäli tarjoaja tarjoaa riittävän määrän vähimmäisvaatimukset täyttäviä projektipäälliköitä ja sen lisäksi tarjoaa projektipäällikön, joka ei täytä vähimmäisvaatimuksia, - hylätäänkö koko tarjous? - ylimääräinen jätetään huomiotta ja lasketaan vain vähimmäisvaatimukset täyttävien pistekeskiarvo? - ylimääräinen otetaan huomioon keskiarvoon 0 pisteen arvoisena? Vastaus: Tarjouspyyntöjen liitteen 1B Henkilötietolomake mukaan: Projektipäälliköiden on täytettävä asetetut vähimmäisvaatimukset. Mikäli edellytykset ja vaatimukset eivät täyty vähimmäisvaatimusten osalta (= Ei -vastaus), tarjous voidaan sulkea tarjouskilpailun ulkopuolelle. Kaikkien tarjottujen projektipäällikköjen tulee täyttää asetetut vähimmäisvaatimukset. A36. Kysymys: Liitteen 1A osalta on epäselvää, missä siinä määritellään liitteessä 3 viitatut vähimmäisvaatimukset? Vastaus: Tarjouspyyntöjen liitteen 3 vaatimusta on muutettu seuraavasti kunkin osa-alueen osalta: PALVELUN SISÄLTÖ Tarjoajan tarjoama palvelu täyttää kaikki tarjouspyynnön osa-aluetta x koskevassa liitteessä 1A palvelulle asetetut vähimmäisvaatimukset. Tarjoaja pystyy tarjoamaan tarjouspyynnön osa-aluetta x koskevan liitteen 1A mukaista palvelua. A37. Kysymys: Mikäli tarjoajan nimetyllä alihankkijalla on verovelkaa, mutta siitä on esittää verohallinnon hyväksymä maksusuunnitelma ja näyttö maksusuunnitelman noudattamisesta, voidaanko alihankkijan käyttö verovelasta huolimatta hyväksyä? Vastaus: Liitteen 2 Tarjoajan soveltuvuus kohdassa 3.1 Verot ja maksut on esitetty seuraava vaatimus: Tarjoajan tulee olla tarjouksen jättöhetkellä suorittanut sijoittautumismaansa lainsäädännön mukaiset verot ja sosiaaliturvamaksut sekä Suomen lainsäädännön mukaiset verot ja sosiaaliturvamaksut sekä eläkemaksut, jos tarjoaja on Suomessa verovelvollinen ja velvollinen maksamaan sosiaaliturvamaksuja. Kyseinen vaatimus koskee myös alihankkijoita. Mikäli tarjoajalla/alihankkijalla on verovelkaa, voidaan tarjoajan/alihankkijan kuitenkin katsoa suorittaneen veronsa, mikäli sillä on verottajan hyväksymä maksusuunnitelma ja mikäli hankintayksikkö suhteellisuusperiaatetta noudattaen ei katso laiminlyönnin olevan merkittävä riski hankinnan toteuttamiselle. Mikäli hankintayksikkö esimerkiksi katsoo verovelan olevan huomattavan suuri ja näin ollen riski hankinnan toteuttamiselle, on hankintayksiköllä oikeus 7
sulkea tarjoaja hankintamenettelystä. Hankintayksikkö noudattaa tarjoajien poissulkemista koskevassa harkinnassa suhteellisuuden periaatetta ja ottaa huomioon esimerkiksi laiminlyönnin vakavuuden, laadun ja laajuuden, yhteyden hankinnan kohteeseen, kuluneen ajan, mahdolliset muut aiheutuneet seuraamukset sekä laiminlyöntiin syyllistyneen mahdolliset korjaavat teot. B) Osa-aluetta 1 koskevat kysymykset ja vastaukset Tarjouspyynnön esittelytilaisuudessa 10.6. esitettyjä kysymyksiä: B1. Kysymys: Saisiko osa-aluetta 1 koskevia esimerkkejä? Vastaus: Valtakunnallisia työympäristö- ja toimitilakonsepteja on tuotettu vuodesta 2007 Verohallinnolle, Maanmittauslaitokselle, oikeushallinnolle, poliisihallinnolle, Rikosseuraamuslaitokselle, ELY-keskuksille, TE-palveluille, aluehallintovirastoille sekä valtion ja kuntien yhteisille asiointipisteille. Näistä saa lisätietoa osoitteesta: http://yhteiskuntavastuuraportti2014.senaatti.fi/tyoymparistot/tyoymparistojen-kehittaminen/konseptit Sähköpostitse esitettyjä kysymyksiä: B2. Kysymys: Henkilöresurssilomake: tuleeko palveluntarjoajalla olla tarjottavana asiantuntija jokaisen suoritusorganisaatioon tunnistetun jäsenen osalta (esim. osa-alue 2:n osalta tulisi löytyä mm. arkkitehti, graafinen suunnittelija, palvelumuotoilija, toiminnan ja tilojen mittaamisen menetelmäosaaja)? Vastaus: Ks. vastaus A31. B3. Kysymys: Kuinka laajoja projektipäälliköiden referenssiprojektien tulee olla? Vaatimuksissa on ilmaistu, että projektien tulee olla liite 1A:ssa kuvatun kaltaisia, esim. osaalueella 2 sisältäen suunnitelman laatimista, toteutusta ja jälkiarviointia. Tuleeko referenssiprojektien sisältää elementtejä kaikilta eri osa-alueilta vai riittääkö että referenssiprojektissa on tehty esim. vain suunnitelman laatimista ja toteutusta? Vastaus: Ks. vastaus A32. B4. Kysymys: Muun muassa osa-alueella 1 on ilmaistu, että moniammatillisessa tiimissä on voinut olla mukana DI työpsykologian ja johtamisen tai muu soveltuva organisaation toiminnan ja prosessien kehittämisen asiantuntija sopiiko tähän esimerkiksi KTM johtamisen tutkinnon taustalla? Vastaus: Ks. vastaus A33. C) Osa-aluetta 2 koskevat kysymykset ja vastaukset Tarjouspyynnön esittelytilaisuudessa 10.6. esitettyjä kysymyksiä: C1. Kysymys: Osa-alue 2, tarjousmateriaalissa lukee tietotyön suorituskyvyn kehittäminen, pitäisikö olla osaamista tietotyön kehittämisestä? Ei mainintaa henkilöresurssilomakkeessa. Vastaus: Osa-alueella 2 ei edellytetä osaamista tietotyön kehittämisestä. Osa-alueen 2 tarjousmateriaalia on korjattu siten, että siitä on poistettu maininnat tietotyön suorituskyvyn kehittämisestä. 8
Sähköpostitse esitetyt kysymykset: C2. Kysymys: Henkilöresurssilomake: tuleeko palveluntarjoajalla olla tarjottavana asiantuntija jokaisen suoritusorganisaatioon tunnistetun jäsenen osalta? (esim. osa-alue 2:n osalta tulisi löytyä mm. arkkitehti, graafinen suunnittelija, palvelumuotoilija, toiminnan ja tilojen mittaamisen menetelmäosaaja, jne.) Vastaus: Ks. vastaus A31. C3. Kysymys: Kuinka laajoja projektipäälliköiden referenssiprojektien tulee olla? Vaatimuksissa on ilmaistu, että projektien tulee olla liite 1A:ssa kuvatun kaltaisia, esim. osaalueella 2 sisältäen suunnitelman laatimista, toteutusta ja jälkiarviointia. Tuleeko referenssiprojektien sisältää elementtejä kaikilta eri osa-alueilta vai riittääkö että referenssiprojektissa on tehty esim. vain suunnitelman laatimista ja toteutusta? Vastaus: Ks. vastaus A32. C4. Kysymys: Muun muassa osa-alueella 1 on ilmaistu, että moniammatillisessa tiimissä on voinut olla mukana DI työpsykologian ja johtamisen tai muu soveltuva organisaation toiminnan ja prosessien kehittämisen asiantuntija sopiiko tähän esimerkiksi KTM johtamisen tutkinnon taustalla? Vastaus: Ks. vastaus A33. C5. Kysymys: Otsikossa lukee "työympäristön toteutus", kun osa-alueilla 1 ja 3 otsikossa lukee "toteutussuunnittelu". Onko tämä vahinko, vai tulisiko tässäkin kohtaa lukea "toteutussuunnittelu"? Vastaus: Otsikossa tulisi lukea toteutussuunnittelu. Tämä on korjattu osa-alueen 2 otsikkoon. D) Osa-aluetta 3 koskevat kysymykset ja vastaukset Sähköpostitse esitetyt kysymykset: D1. Kysymys: Liittyykö käyttösidonnaisten tilojen työympäristö- ja toimitilakonseptien kehittäminen osioon myös toiminnan tilojen mittariston luonti ja jos ei niin onko se olemassa? Vastaus: Mittaristoa kehitetään yhteistyössä hankintayksikön kanssa projektien myötä. E) Osa-aluetta 4 koskevat kysymykset ja vastaukset Sähköpostitse esitetyt kysymykset: E1. Kysymys: Mm. liitteessä 1B: Vähimmäisvaatimuksissa koulutus määritellään soveltuva ylempi tai alempi korkeakoulututkinto, kuitenkin SKOL-henkilöryhmittelyssä (liite 4B) pätevyys/koulutustaso on määritelty luokissa 01-04 koulutustaso ylempi korkeakoulu tai ammattikorkeakoulututkinto. Hyväksytäänkö vähimmäisvaatimuksiin ammattikorkeakoulututkinto? Vastaus: Ks. vastaus A34. E2. Kysymys: Henkilöresurssilomake: Kuuluuko graafisen suunnittelijan tehtäväsisältöön myös kokonaan uusien brändi-identiteettien luominen? 9
Vastaus: Voi kuulua. E3. Kysymys: Henkilöresurssilomake: Mikä on kustannuslaskijan tehtäväsisällön laajuus? Esimerkkitehtäväkuvauksessa mainitaan tilatyyppien kustannusarviot. Kuuluvatko kustannusarvioiden piiriin esim. rakennustekniset ja LVISA-kustannukset? Vastaus: Kyllä, kustannusarvioiden piiriin kuuluvat myös rakennustekniset ja LVISAkustannukset. E4. Kysymys: Henkilöresurssilomake: Voiko sama henkilö olla nimettynä useaan tehtävään suoritusorganisaatiossa? Voiko vaatimusten täyttyessä esimerkiksi projektipäällikkö olla samalla arkkitehtiresurssi jne? Vastaus: Kyllä. E5. Kysymys: Mikäli tarjoajan nimetyllä alihankkijalla on verovelkaa, mutta siitä on esittää verohallinnon hyväksymä maksusuunnitelma ja näyttö maksusuunnitelman noudattamisesta, voidaanko alihankkijan käyttö verovelasta huolimatta hyväksyä? Vastaus: Liitteen 2 Tarjoajan soveltuvuus kohdassa 3.1 Verot ja maksut on esitetty seuraava vaatimus: Tarjoajan tulee olla tarjouksen jättöhetkellä suorittanut sijoittautumismaansa lainsäädännön mukaiset verot ja sosiaaliturvamaksut sekä Suomen lainsäädännön mukaiset verot ja sosiaaliturvamaksut sekä eläkemaksut, jos tarjoaja on Suomessa verovelvollinen ja velvollinen maksamaan sosiaaliturvamaksuja. Kyseinen vaatimus koskee myös alihankkijoita. Mikäli tarjoajalla/alihankkijalla on verovelkaa, voidaan tarjoajan/alihankkijan kuitenkin katsoa suorittaneen veronsa, mikäli sillä on verottajan hyväksymä maksusuunnitelma ja mikäli hankintayksikkö suhteellisuusperiaatetta noudattaen ei katso laiminlyönnin olevan merkittävä riski hankinnan toteuttamiselle. Mikäli hankintayksikkö esimerkiksi katsoo verovelan olevan huomattavan suuri ja näin ollen riski hankinnan toteuttamiselle, on hankintayksiköllä oikeus sulkea tarjoaja hankintamenettelystä. Hankintayksikkö noudattaa tarjoajien poissulkemista koskevassa harkinnassa suhteellisuuden periaatetta ja ottaa huomioon esimerkiksi laiminlyönnin vakavuuden, laadun ja laajuuden, yhteyden hankinnan kohteeseen, kuluneen ajan, mahdolliset muut aiheutuneet seuraamukset sekä laiminlyöntiin syyllistyneen mahdolliset korjaavat teot. F) Osa-aluetta 5 koskevat kysymykset ja vastaukset Esittelytilaisuudessa esitettyjä kysymyksiä: F1. Kysymys: Mikä lähestymistapa työympäristön johtamiseen? Vastaus: Työympäristöjohtaminen tulee nähdä siten, että työympäristöjä fyysisenä, virtuaalisena ja sosiaalisena kokonaisuutena kehitetään ja johdetaan organisaation strategisena resurssina. Yhteistyö organisaation sisäisten tukitoimintojen (kiinteistö, HR, ICT, viestintä, talous ja yhteiskuntavastuu) kesken on esimerkki siitä, minkälaisella tiimillä työympäristöjä tyypillisesti voidaan johtaa. Tarjoajilta odotetaan kuvausta omasta lähestymistavastaan (ja esim. käytetystä teoreettisesta viitekehyksestä). G) Osa-aluetta 6 koskevat kysymykset ja vastaukset Esittelytilaisuudessa esitettyjä kysymyksiä: 10
G1. Kysymys: Edellytetäänkö jotain tiettyä lähestymistapa / koulukuntaa? Vastaus: Tarjoaja voi esittää oman lähestymistapansa. Sähköpostitse esitettyjä kysymyksiä: G2. Kysymys: Tuleeko referensseinä esitettyjen hankkeiden olla nimenomaan työympäristön kehittämisen piiristä? Vai käykö esimerkkinä esim. muu laaja toimintamallin muutosprojekti, jossa palveluntarjoaja on tehnyt muutosjohtamista? Vastaus: Voi olla myös muunlainen toimintamallin muutosprojekti. G3. Kysymys: Liitteessä 1A on epäselvää, missä tässä määritellään liitteessä 3 viitatut vähimmäisvaatimukset? Tarkoittaako se tässä: palveluiden tulee olla osallistavia, merkitystä rakentavia ja todellista toiminnallista muutosta synnyttäviä, Tarjottavien palveluiden tulee soveltua kaiken kokoisille asiakkaille ja niiden tulee olla skaalautuvia siten, että suuremmilla asiakkailla palvelu voidaan tuottaa tehokkaammin vähemmin resurssein laadun kärsimättä ja muutosjohtamisen toimenpiteet tulee integroida mahdollisimman paljon osaksi asiakkaittemme arkifoorumeja? Vastaus: Tarjouspyynnön liitteen 3 vaatimusta on muutettu seuraavasti: Tarjoajan tarjoama palvelu täyttää kaikki tarjouspyynnön osa-aluetta 5 koskevassa liitteessä 1A palvelulle asetetut vähimmäisvaatimukset. Tarjoaja pystyy tarjoamaan tarjouspyynnön osa-aluetta 5 koskevan liitteen 1A mukaista palvelua. G4. Kysymys: Liite 1B / Liite 1C: Projektipäällikön henkilötietolomakkeessa lukee muista osaalueista poiketen "on toiminut projektipäällikkönä tai vastuuhenkilönä..//.. vähintään yksi aikaisemmista muutosjohtamisen hankkeista on toteutettu valtionhallinnossa". 1C:ssä (Henkilöresurssilomake) ei puolestaan ole vaatimusta valtionhallinnolle tehdystä hankkeesta. Tarjottava henkilö on toiminut projektipäällikkönä tai vastuuhenkilönä vähintään kolmessa muutosjohtamisen hankkeessa, johon osallistettu organisaation korkeinta johtoa. Lisäksi hänellä tulee olla soveltuva ylempi tai alempi korkeakoulututkinto ja sujuva Suomen kielen taito. Onko tämä 1B:ssä vähimmäisvaatimukseksi sattunut vahingossa (unohdettu poistaa); vai rajoitetaanko todellakin toimittajaehdokkaat heihin jotka jo aiemmin ovat olleet toimittajina? Jos kyllä, millä perusteilla on näin eikä ko. kokemusta, jos se eduksi nähdään, palkita esim. laatupisteytyksen kautta? Vastaus: Liitteessä 1C Henkilöresurssilomake on mainittu projektipäällikön osalta, että projektipäällikön vähimmäisvaatimukset on esitetty kyseistä osa-aluetta koskevassa liitteessä 1B Henkilötietolomake. Liitteessä 1C on esitetty muita nimettäviä henkilöitä koskevia vähimmäisvaatimuksia. Toimittajaehdokkaita ei rajoiteta niihin, jotka ovat jo aiemmin olleet toimittajina, koska osa-alue 6 on uusi. Projektipäälliköiltä edellytetään osa-alueella 6 vähintään yhtä aikaisempaa muutosjohtamisen hanketta, joka on toteutettu valtionhallinnossa. G5. Kysymys: Liite 3A: epäselvä teksti, vaikuttaako palvelunkuvaus pisteytykseen vai ei? Palvelunkuvaus vaikuttaa tarjousten vertailuun tarjouspyynnön kohdan 9 mukaisesti ja Kuvaus ei vaikuta tarjousten vertailuun. Vertailuun vaikuttavat asiat kuvataan erikseen niitä koskevissa kohdissa. ja "... Alla olevat tiedot vaikuttavat palvelunkuvauksen vertailuun Vastaus: Osa-aluetta 6 koskevassa liitteessä 3A Palvelunkuvaus on pyydetty laatimaan vähimmäisvaatimuksena case-esimerkistä palvelunkuvaus. Tämä vähimmäisvaatimuksena oleva palvelunkuvaus ei vaikuta tarjousten vertailuun. Vähimmäisvaatimuksen alapuolella olevissa lomakkeissa on pyydetty antamaan erikseen vertailuun vaikuttavia kuvauksia. Ohjetekstiä on tarkennettu seuraavasti: - Tämä lomake palautetaan täytettynä tarjouksen liitteenä. 11
- Tämä palvelunkuvausliite vaikuttaa tarjousten vertailuun tarjouspyynnön kohdan 9 8 mukaisesti. - Arvioinnissa huomioidaan palvelunkuvauslomakkeessa palvelunkuvauslomakkeen vertailtavissa kohdissa ilmoitetut tiedot kokonaisuudessaan. - Palvelunkuvauksesta voi saada enintään 10 pistettä Tekstiä "... Alla olevat tiedot vaikuttavat palvelunkuvauksen vertailuun on muutettu seuraavasti: "... Alla olevat tiedot vaikuttavat vertailuun. G6. Kysymys: Liite 3A: Tarjouspyynnössä ei ole kohtaa 9 johon viitataan. Tarkoitetaanko kohtaa 8? Vastaus: Kyllä, tarkoitetaan tarjouspyynnön kohtaa 8. Lause on korjattu osa-aluetta 6 koskevaan liitteeseen 3A seuraavasti: Palvelunkuvaus vaikuttaa tarjousten vertailuun tarjouspyynnön kohdan 9 8 mukaisesti. 12