PALTAMON KUNTA TARJOUSPYYNTÖ 22.11.2012 1 PALTAMON KUNNAN LAKISÄÄTEISET TILINTARKASTUSPALVELUT VUOSILLE 2013 2016 1. TILINTARKASTUSPALVELUT VUOSILLE 2013-2016 Paltamon kunta pyytää sitovaa kirjallista tarjoustanne kunnan lakisääteisen tilintarkastuksen suorittamisesta valtuuston toimikautta vastaaville vuosille 2013 2016. Tarjous pyydetään tekemään kuntalain 73 :n mukaisista tilintarkastukseen kuuluvista ja jäljempänä mainituista muista tehtävistä. Hankinnat tehdään julkisista hankinnoista annetun lain (348/2007) annetun lain mukaisesti. Hankinnoissa noudatetaan avointa menettelyä. 2. TARKASTETTAVAN KOHTEEN YLEISKUVAUS Paltamon kunnan asukasluku 31.12.2011 oli 3807 henkilöä. Vakituista henkilökuntaa kunnassa on noin 110 henkilöä. Lisätietoja osoitteesta www.paltamo.fi. Kunnan organisaatio muodostuu neljästä palveluyksiköstä eli hallintopalveluista, elinkeinopalveluista, sivistyspalveluista ja teknisistä palveluista. Kunnalla ei ole liikelaitoksia, vesihuoltolaitos on laskennallisesti eriytetty. Kunnalla on kaksi tytäryhtiötä, joista Kiinteistö Oy Paltamon Kiehinen hoitaa asumiseen liittyviä kiinteistöpalveluja. Paltamon Työvoimayhdistys ry on rekisteröity yhdistys, jonka tarkoitus on toimia työttömyyden vähentämiseksi ja poistamiseksi, kansalaisten toimeentulon parantamiseksi sekä henkisen ja fyysisen hyvinvoinnin kohottamiseksi. Tavoitteena on myös edistää yrittämisen ja työllistymisen yleisiä edellytyksiä. Työvoimayhdistyksen rahoitus on vahvistettu vuoden 2013 loppuun saakka. 3. TARKASTUSTEHTÄVIEN LAAJUUS JA SISÄLTÖ 3.1. Kuntalain mukainen tilintarkastus Kuntalain mukainen tilintarkastuksen laajuus, josta tarjous pyydetään ja jonka perusteella tarjoukset vertaillaan, on 8 tarkastuspäivää vuodessa, joista vastuullisen tilintarkastajan osuus 6 tarkastuspäivää ja avustavan tilintarkastajan 2 tarkastuspäivää. Tilintarkastaja on velvollinen raportoimaan tarkastuslautakunnalle tarkastussuunnitelmasta ja sen toteutumisesta, tarkastustyön kulusta ja tarkastustyössä tehdyistä havainnoista. Tilintarkastajan tulee olla pyydettäessä läsnä tarkastuslautakunnan kokouksissa.
3.2. Tytäryhtiöiden tilintarkastus 2 3.3. EU hankkeiden tilintarkastus Kuntalaissa ei edellytetä kunnan vastuullisen tilintarkastajan valitsemista tytäryhteisöön. Tilintarkastuslain 6.2 :n mukaan tytäryhteisön tilintarkastajaksi on kuitenkin valittava vähintään yksi emoyrityksen tilintarkastajista. Tytäryhteisöjen tilintarkastuksen laajuus, josta tarjous pyydetään ja jonka perusteella tarjoukset vertaillaan, on 4 tarkastuspäivää, joista vastuullisen tilintarkastajan 2 tarkastuspäivää ja avustavan tilintarkastajan 2 tarkastuspäivää. Hankekohtaiset tilintarkastukset tilataan ja sovitaan aina hankekohtaisesti erikseen. 4. TILINTARKASTAJAN SOVELTUVUUSVAATIMUKSET Tarjoajan edellytetään olevan JHTT yhteisö, jolla on kokemusta kunnallishallinnon JHTT tilintarkastuksesta. Tarjoajan edellytetään nimeävän kuntalain mukaiselle tarkastukselle tarkastusvastuullisen tilintarkastajan sekä avustavan tilintarkastajan. Lisäksi tilintarkastusyhteisöltä ja tilintarkastajalta edellytetään, että tarjouspyynnössä tarkoitettu tilintarkastus suoritetaan pääsääntöisesti Paltamon kunnan osoittamissa tiloissa. Tilintarkastusyhteisöllä tulee olla laadunvarmistusjärjestelmä, joka on dokumentoitu laatukäsikirjassa, prosessikuvauksessa tai muussa laatuasiakirjassa. 5. TARJOUKSEN SISÄLTÖÄ JA ESITTÄMISTÄ KOSKEVAT VAATIMUKSET Sopimusaika on valtuuston toimikautta vastaavat vuodet 1.1.2013 31.12.2016. Tytäryhtiöiden osalta sopimusaika on vuosi 2013 ja optiona vuodet 2014 2016. Tarjous on annettava tarjouspyynnön kohdan 3 mukaisista tarkastuspalveluista ja pyynnössä esitetyssä laajuudessa. Hinnat on ilmoitettava arvonlisäverottomana. Tarjotun vuosittaisen kokonaishinnan tulee sisältää kaikki kulut matka-, majoitus-, päiväraha- yms.kustannuksineen vastuullisen ja avustavan tilintarkastajan osalta.. Erillisiä toimitusmaksuja tai laskutuslisiä ei hyväksytä. Tarkastuspäivän hinta (7,5 tuntia) on ilmoitettava erikseen vastuullisen tarkastajan ja avustavan tarkastajan osalta (alv 0 %). Tuntihinta, johon tarkastuspäivän hinta perustuu, on myös ilmoitettava. Tarjouksessa on ilmoitettava vastuullisen ja avustavan tarkastajan mahdollisuus ottaa vastaan lisätoimeksianto (esim. EU-projektien edellyttämät tilintarkastukset). Osatarjouksia ei hyväksytä. Alihankintana teetettäviä tehtäviä ei tarjoukseen saa sisällyttää. Tarjous on laadittava suomen kielellä ja tarjouksen tulee olla tämän tarjouspyynnön mukainen. Tarjottavat palvelut on hinnoiteltava tarjouspyyntöpohjina oleviin excel-taulukkoon. Taulukkoon ei saa lisätä eikä siitä saa poistaa rivejä.
3 Tarjouksessa on oltava vähintään seuraavat tiedot: - tarjoajan yleisesittely ja tarkat yhteystiedot asiakirjojen postitusta varten - tarjouksen voimassaolo, päiväys, allekirjoitus ja lisätietojen antajat - muut tässä tarjouspyynnössä vaaditut selvitykset - soveltuvuusehtojen tarkastaminen/ liite 1 allekirjoitettuna - toiminnan aloitusvuosi, kokemus alalla - kuvaus tilintarkastuksen toteuttamisesta ja tilintarkastusjärjestelmästä - selvitys erityisosaamisesta, kehittämisestä ja referensseistä - tarkastuspäivien lukumäärä (JHTT tarkastajan oma ilmoitus) - tarkastuspäivien jakaantuminen vastuullisen tarkastajan ja avustavan tarkastajan kesken - vastuulliseksi JHTT tilintarkastajaksi ja varatilintarkastajaksi sekä avustaviksi tilintarkastajiksi ehdotettujen nimet, yhteystiedot, CV ja referenssit Tarkastuspäivien ja tuntien yksikköhintojen on oltavat kiinteät koko valtuustokauden 2013 2016 ajan. Sopimuskaudella hyväksytään ainoastaan viranomaisten päätöksiin perustuvat hinnanmuutokset. Laskutus on suoritettava tehdyn työn perusteella. Lasku toimitetaan ensisijaisesti sähköisessä muodossa. Maksuehto on 21 pv, netto ja viivästyskorko korkolain mukainen. Tarjouksen tulee olla voimassa 31.3.2013 saakka. Tarjouksen pyytäjä voi tarvittaessa pyytää tarjoajaa täydentämään tarjousasiakirjoja. 6. TARJOAJAN JA TARJOUKSEN KELPOISUUS SEKÄ HANKINTAPÄÄTÖKSEN PERUSTEET Tarjoajat valitaan hankintalain 52 :n mukaisesti. Tarjoajan tulee liittää tarjoukseensa liitteen 1 mukainen vakuutus, josta ilmenee tarjoajien kelpoisuus. Tarjoajan on vaadittaessa toimitettava kaikki ko. selvitykset ennen sopimuksen allekirjoittamista. Tarjouksen tulee olla tarjouspyynnön mukainen ja sisältää tarjouspyynnössä edellytetyt vaatimukset. Tarjoaja vastaa siitä, että tarjousta jättäessään se on selvittänyt ja ymmärtänyt tarjouspyynnössä esitetyt vaatimukset ja taustat. Tarjoaja ei voi myöhemmin vedota tietämättömyyteen. Tarjouskilpailusta suljetaan pois hankintalain 53 ja 54 :n mukaisesti sellainen ehdokas tai tarjoaja, 1) joka on syyllistynyt vakaviin taloudellisiin rikoksiin ja 2) sellaiset yritykset, joilla ei voida katsoa olevan hankintalain 71 mukaisesti teknisiä, taloudellisia tai muita edellytyksiä hankinnan toteuttamiseksi tai 3) joka on laiminlyönyt verojen tai lakisääteisten sosiaalimaksujen suorittamisen. Tarjous hylätään, mikäli 1) se ei vastaa tarjouspyynnön muodollisia vaatimuksia 2) sitä ei ole annettu määräajassa tai pyydetyssä muodossa 3) tarjouspyynnön liitteet on jätetty täyttämättä tai 4) että tarjoaja on antanut tarjouskilpailun yhteydessä ostajalle vääriä tietoja.
4 6.1. Hankintapäätöksen perusteet Hankintapäätös tehdään kokonaistaloudellisen edullisuuden perusteella. Tarjousten vertailussa käytettävät valintaperusteet ja painoarvot ovat seuraavat: 1. Kokonaishinta vuodessa, max 60 pistettä Vertailussa edullisimmasta hinnasta (alv 0 %) saa parhaan pistemäärän ja muut tarjotut hinnat suhteutetaan tähän periaatteella: edullisin hinta/tarjottu hinta * maksimipistemäärä 2 Laadun arviointiperusteet, max 40 pistettä, määräytyvät seuraavasti: - kunnan vastuullisen JHTT -tilintarkastajan KHT auktorisoinnista 10 pistettä ja HTM auktorisoinnista 5 pistettä (enintään 10 pistettä eli pisteitä voi saada vain toisesta auktorisoinnista) - kunnan vastuullisen JHTT tilintarkastajan kokemuksesta (enintään 20 pistettä) - kunnan tilintarkastuksen tiimiin nimettävien tilintarkastajien tarkastuskokemuksesta (enintään 10 pistettä tilintarkastajien yhteenlasketun kokemuksen keskiarvosta) Tilintarkastajan kokemusta arvioidaan päätoimisesti tehtyjen tarkastusvuosien määrällä. Kokemuksen tulee olla kunnista tai kuntayhtymistä ja liikelaitoksista tai kunnallisesta osakeyhtiöstä. Kokemuksesta saa 2 5 vuoden tarkastuksesta 25 % pisteistä, 5 10 vuodesta 50 % pisteistä ja yli 10 vuodesta 100 % pisteistä. 7. HANKINTAMENETTELY, TARJOUSTEN ARVIOINTI, HANKINTAPÄÄTÖS JA -SOPIMUS 7.1. Hankintapäätös ja sopimus Hankintamuotona käytetään avointa menettelyä ja hankinnassa noudatetaan lakia julkisista hankinnoista (348/2007). Hankintaprosessi sisältää: - sähköisen hankintailmoituksen 22.11.2012 - tarjouspyynnön - mahdolliset lisäkysymykset 30.11.2012 mennessä - mahdolliset lisäkysymykset ja vastaukset www.paltamo.fi sivuilla viimeistään 4.12.2012 - tarjoukset viimeistään 13.12.2012 klo 12.00 - tarjousten avaamisen - tarjousten kelpoisuuden ja niiden tarjouspyynnön mukaisuuden arvioinnin ja vertailun - hankintapäätöksen - hankintapäätöksestä ilmoittamisen - hankintasopimuksen. Esityksen valittavasta tilintarkastusyhteisöstä vuosille 2013 2016 tekee Paltamon kunnan tarkastuslautakunta ja päätöksen kunnanvaltuusto. Hankintapäätös lähetetään tiedoksi kaikille tarjouksen jättäneille. Hankinnasta tehdään kirjallinen hankintasopimus valitun tarjoajan kanssa. Hankintasopimus allekirjoitetaan hankintapäätöksen saatua lainvoiman ja sopimus päättyy ilman erillistä irtisanomista sopimuskauden päättyessä.
7.2. Sopimusehdot Hankinnoissa noudatetaan julkisten hankintojen yleisiä sopimusehtoja(jyse 1994/2009). Hankinnassa sovelletaan sopimuksen allekirjoitushetkellä voimassa olevia sopimusehtoja. Sopimusasiakirjojen järjestys: - hankintasopimus - tarjouspyyntö liitteineen - julkisten hankintojen yleiset sopimusehdot (JYSE 1994/2009) - tarjous liitteineen 5 7.3. Asiakirjojen julkisuus Viranomaisen toiminnan julkisuudesta annetun lain perusteella tarjoukset ovat yleisesti julkisia sopimuksen teon jälkeen. Tarjouskilpailuun osallistuneet saa vat halutessaan tarjoukset nähtäväkseen heti päätöksenteon jälkeen. Tarjous tulee pyrkiä laatimaan siten, ettei se sisällä liike- tai ammattisalaisuuksia. Mikäli liike- tai ammattisalaisuuksien sisällyttäminen on kuitenkin järkevän tarjouksen tekemiseksi välttämätöntä, tulee liike- tai ammattisalaisuuksiksi määritellyt tiedot ilmoittaa erillisellä liitteellä, jonka on oltava selkeästi merkitty. Palvelun kokonaishinta ei ole koskaan liikesalaisuus. Asiakirjat tulevat julkisiksi sopimuksen allekirjoittamisen jälkeen. 8. TARJOUSTEN JÄTTÄMINEN JA LISÄTIEDOT TARJOUSPYYNNÖSTÄ Tarjous liitteineen pyydetään jättämään sekä kirjallisena että sähköisesti. Kirjallinen tarjous toimitetaan Paltamon kunnan tarkastuslautakunnalle suljettuna kirjeena 13.12.2012 klo 12.00 mennessä. Kuoren päällä tulee olla merkintä Paltamon kunnan tilintarkastuspalvelut 2013 2016. Tarjous toimitetaan osoitteeseen Paltamon kunta, Vaarankyläntie 7, 88300 Paltamo. Tarjous tulee toimittaa myös sähköpostilla osoitteeseen paltamon.kunta@paltamo.fi, siten että se on perillä 13.12.2012 klo 12.00 mennessä. Tätä hankintaa koskevat kysymykset tulee lähettää kirjallisesti osoitteeseen paltamon.kunta@paltamo.fi 30.11.2012 klo 12.00 mennessä. Kysymyksiin vastataan kirjallisesti ja ne siirretään www.paltamo.fi sivuille 4.12.2012 mennessä. Hankinnassa noudatetaan lakia julkisista hankinnoista (348/2007) ja asetusta julkisista hankinnoista (614/2007). Hankintailmoitus on toimitettu sähköiseen ilmoituskanavaan (HILMA) 22.11.2012 www.hankintailmoitukset.fi. Paltamossa 22.11.2012 Paltamon kunta, tarkastuslautakunta