Hankintamenettelynä käytetään avointa menettelyä. Hankintailmoitus on julkaistu Hilma-kanavalla

Transkriptio

1 s"i UUDENKAUPUNGIN Tarjouspyyntö 1(8) Tilintarkastuspalvelut tilivuosille Hankinnan kohde Uudenkaupungin kaupunki pyytää tarjoustanne kaupungin hallinnon ja talouden lakisääteisen tarkastuksen suorittamisesta tilivuosina sekä optiona kahden vuoden lisähankintamahdollisuus. Tarjous pyydetään tekemään kuntalain 122 ja 123 :n mukaisista tilintarkastukseen kuuluvista Ja jäljempänä mainituista muista tehtävistä. Tilintarkastusyhteisön tulee olla JHTT-yhteisöja vastuullinen tilintarkastaja JHTT/JHTtilintarkastaja. Uudenkaupungin kaupunki on noin asukkaan merenrantakaupunki Lounais-Suomen rannikolla. Lisätietoja kaupungista ja tilinpäätös vuodelta 2017 löytyvät kaupungin kotisivuilta uusikaupunki. fi. Hankintamenettely Hankintamenettelynä käytetään avointa menettelyä. Hankintailmoitus on julkaistu Hilma-kanavalla Tarkastuksen laajuus Tilintarkastajan tehtäviin kuuluu lakisääteinen JHTT-tilintarkastus ja tarkastuslautakunnan toimintaan liittyvät asiantuntijatehtävät, kuten alustavan arviointikertomuksen laatiminen yhdessä tarkastuslautakunnan kanssa. Tilaajan arvion mukaan kaupungin (sis. liikelaitokset) lakisääteiseen tilintarkastukseen sekä EU:n, valtion Ja Varsinais- Suomen liiton rahoittamien projektien edellyttämään tilintarkastukseen tarvitaan tilivuodessa 50 tarkastuspäivää (ä 7,5 h). Mahdollisen sote-ja maakuntauudistuksen tultua voimaan sopimuskauden aikana tarkastuspäivien määrä tulee vähenemään Ja määrää tarkastellaan uudelleen. Vastuullinen tilintarkastaja osallistuu asiantuntijana tarkastuslautakunnan kokouksiin, Joita on keskimäärin 10 kertaa

2 UUDENKAUPUNGIN Tarjouspyyntö 2(8) tilivuodessa yhteisesti sovitun työjärjestyksen mukaan. Kokouksiin osallistuminen sisältyy vastuullisen tilintarkastajan tarkastuspäiviin. Tilintarkastaja on velvollinen raportoimaan kirjallisesti tarkastuslautakunnalle tarkastussuunnitelmastaan Ja sen toteutumisesta. Tarkastustyön kulusta Ja tehdyistä havainnoista on raportoitava tarkastuslautakunnalle vähintään neljä kertaa vuodessa. Tarkastustyö on tehtävä kohteessa. Tilintarkastajan käytettävissä olevat palvelut Lisäksi hankintaan sisältyy seuraavat optiomahdollisuudet: - kahden (2) vuoden optiokausi - mahdolliset pienimuotoiset lisätoimeksiannot, joissa käytetään palveluntuottajan tarjouksen hintoja. Lisätoimeksiannoista päättää tarkastuslautakunta. Tilintarkastuskertomus on luovutettava tarkastuslautakunnalle tilivuotta seuraavan huhtikuun loppuun mennessä. Tilintarkastajalla on käytettävissä työtila, liityntämahdollisuus kaupungin verkkoon ja kopiointipalvelut. Kaupungin tytäryhteisöjen tilintarkastuspalvelut Uudenkaupungin kaupunki pyytää erikseen tarjousta myös kaupungin määräysvallassa olevien tytäryhteisöjen tilintarkastuksesta. Luettelo yhtiöistä liitteenä. Kunnan tytäryhtiöiden on valittava tilintarkastajaksi kunnan tilintarkastusyhteisö. Sopimusaika tilivuodet optiona kaksi vuotta ( ). Tilintarkastajan soveltuvuusvaatimukset JHTT-pätevyyden lisäksi tilintarkastusyhteisöltä ja tilintarkastajalta edellytetään seuraavia erityisiä soveltuvuusvaatimuksia: hankinta@uusi((aupunki.fi

3 UUDENKAUPUNGIN Tarjouspyyntö 3(8) Hinnat ja kaupalliset ehdot. tilintarkastusyhteisöllä tulee olla laadunvarmistusjärjestelmä, joka on dokumentoitu laatukäsikirjassa, prosessikuvauksessa tai muussa laatuasiakirjassa. tilintarkastajalla tai tilintarkastusyhteisöllä on tarkastuskokemusta ja/tai muulla tavoin hankittua pätevöitymistä EU-hankkeiden tarkastuksessa. tilintarkastajalla tai tilintarkastusyhteisöllä on tarkastuskokemusta kuntien Ja kuntayhtymien hallinnon ja talouden tarkastuksesta Tarjouksesta tulee ilmetä myös:. nimi ja tiedot vastuullisen tilintarkastajan auktorisoinnista sekä muusta tehtävään liittyvästä pätevyydestä ja työkokemuksesta. nimi Ja tiedot avustavina toimivien tarkastajien auktorisoinnista sekä muusta tehtävään liittyvästä pätevyydestä ja työkokemuksesta. Hinnat on ilmoitettava arvonlisäverottomina (alv O %). Hintojen on sisällettävä kaikki kustannukset. Erillisiä toimitusmaksuja tai laskutuslisiä ei hyväksytä. Matka-aikaa ei saa sisällyttää työaikaan. Tarjous tulee tehdä oheiselle tarjouslomakkeelle. Tarkastuspäivän hinta on ilmoitettava erikseen vastuullisen tarkastajan ja avustavan tarkastajan osalta. Ilmoitettava myös tuntihinta, Johon tarkastuspäivän hinta perustuu. Tarjotun hinnan tulee sisältää kaikki kulut matka-, majoitus-, päiväraha- yms. kustannuksineen vastuullisen Ja avustavan tilintarkastajan osalta. Tarjouksen tulee sisältää vuosittainen kokonaishinta arvonlisäverottomana (sisältäen kaikki tarjoukseen liittyvät kustannukset ml. matkakustannukset). Tarjouksen tulee lisäksi sisältää tarkastuspäivän/tarkastustunnin hinta tarkastuslautakunnan mahdollisesti tilaamista lakisääteiseen tilintarkastukseen kuulumattomista erillisselvityksistä sekä vastuullisen että avustavan tilintarkastajan osalta (alv O %). Tytäryhteisöjen osalta tarjoushinnat tulee antaa tarkastuspäivä (7, 5 h/pv)/tarkastustunti ilman arvonlisäveroa. fi hankinta@uusikaupunki. fi

4 UUDENKAUPUNGIN Tarjouspyyntö 4(8) Tarkastuspäivien ja -tuntien yksikköhintojen on oltava kiinteät varsinaisen sopimuskauden (tilivuodet ) ajan. Optiokauden osalta esitys hinnan muutoksesta on ilmoitettava tilaajalle kirjallisesti vähintään kolme (3) kalenterikuukautta ennen varsinaisen sopimuksen päättymistä. Muutosten on perustuttava yleiseen kustannustason nousuun (esim. henkilöstökustannusten yleissitovan työehtosopimuksen palkankorotukset tai alakohtaisen lainsäädännön ja viranomaisohjeiden olennaiset vaikutukset palvelun sisältöön). Toimittajalla on sen jälkeen oikeus esittää hinnan tarkistusta neuvoteltuaan siitä tilaajan kanssa. Toimittajan on osoitettava hintojen korotusperusteet ja niiden vaikutus kokonaishintaan. Hintaa voidaan korottaa vain, jos muutos kustannuskehityksessä on olennainen. Mahdolliset hinnan tarkistukset tulevat voimaan tilaajan hyväksymisellä. Laskutus Maksuehto Kaupunki käsittelee ostolaskuja sähköisesti. Verkkolaskuoperaattorina toimii CGI Suomi Oy. Maksut suoritetaan tarkastustyön etenemisen mukaan kuukausittain tarjoajan esittämän laskun mukaan Jälkikäteen. Maksuehto on laskun saapumisesta lukien vähintään 21 pv netto hyväksytystä laskun vastaanotosta. Mahdollisesti perittävä viivästyskorko on ilmoitettava tarjouksessa ja viivästyskorko saa olla enintään korkolain mukainen. Tarjousten valintaperusteet ja arviointikriteerit Tarjouksen hyväksymisen perusteena on kokonaistaloudellisesti edullisin tarjous. Tärkeimmät perusteet arvioitaessa kokonaistaloudellisuutta ovat: Kokonaishinta vuodessa (50 pv/v) 60 pistettä Vastuunalaisen JHTT-tarkastajan työn osuus lakisääteisestä tarkastuksesta 15 pistettä. >=60%=15p. >=40%=10p.. >=20%= 5 p.. < 20%= Op. Vastuunalaisen JHTT-tarkastajan kokemus yli asukkaan kaupungin tarkastuksesta 15 pistettä hankinta@uusikaupunki.fi

5 UUDENKAUPUNGIN Tarjouspyyntö 5(8) >= 6 vuoden kokemus = 15 p.. >= 4 vuoden kokemus = 10 p.. >= 2 vuoden kokemus = 5 p.. < 2 vuoden kokemus = O p. Avustavan henkilöstön kokemus yli asukkaan kaupungin tarkastatuksesta 10 pistettä. >= 6 vuoden kokemus = 10 p.. >= 4 vuoden kokemus = 5 p.. >= 2 vuoden kokemus = 2 p.. < 2 vuoden kokemus = O p. Osatarjous Ei oteta huomioon. Tarjouksen laatiminen Tarjous on laadittava suomen kielellä Ja tarjouksen tulee olla tämän tarjouspyynnön mukainen. Tarjous tulee tehdä oheiselle lomakkeelle. Tarjouksen liitetiedot Tarjoajan tulee täyttää tilaajan selvitysvelvollisuutta koskevan lain mukaiset vaatimukset, joista todisteena ovat: 1. Kaupparekisteriote 2. Todistus verojen maksamisesta tai verovelkatodistus ja selvitys siitä, että verovelkaa koskeva maksusuunnitelma on tehty. Samalla todistuksella ilmoitetaan myös, onko yritys arvonlisäverovelvollisten rekisterissä, ennakkoperintärekisterissä tai työnantajarekisterissä. 3. Todistus työntekijöiden eläkevakuutusmaksujen suorittamisesta tai selvitys erääntyneiden eläkevakuutusmaksujen maksusopimuksesta 4. Selvitys työhön sovellettavasta työehtosopimuksesta tai keskeisistä työehdoista 5. Selvitys lakisääteisen työten/eyshuollon järjestämisestä. Ennen sopimuksen tekoa sopimustoimittajaksi valitun tulee toimittaa edellä mainitut todistukset (enint. 3 kk vanhoja) tilaajalle. Luotettavana selvityksenä hyväksytään myös tilaajavastuu.fi / Luotettava Kumppani -raportit, Jotka sisältävät kaikki tilaajavastuulain edellyttämät selvitykset hankinta@uusikaupunki. fi

6 1 8 UUDENKAUPUNGIN Tarjouspyyntö 6(8) Hankintapäätös ja -sopimus Lisäksi tarjoukseen on liitettävä luettelo tarjoajan kunnallisista asiakkaista. Esityksen valtuustolle tilintarkastusyhteisöstä vuosille tekee tarkastuslautakunta. Hankinnasta tehdään kirjallinen hankintasopimus valitun toimittajan kanssa. Hankintasopimus allekirjoitetaan hankintapäätöksen saatua lainvoiman Ja sopimus päättyy ilman erillistä irtisanomista sopimuskauden päättyessä. Hankinnassa noudatetaan julkisten hankintojen yleisiä sopimusehtoja (JYSE 2014 Palvelut). Kumpikaan sopijapuoli ei saa siirtää sopimusta kolmannelle osapuolelle ilman toisen sopijapuolen suostumusta. Sopijapuolet sitoutuvat siihen, että sopimuskauden aikana tapahtuvista toiminnan olennaisista muutoksista ilmoitetaan sopijaosapuolille. Asiakirjojen julkisuus Hylkäämisperusteet Hankintaa koskevat asiakirjat katsotaan julkisiksi, kun hankintaa koskeva sopimus on tehty. Tarjousasiakirjojen julkisuutta säätelee laki viranomaisten toiminnan Julkisuudesta siten kuin julkisista hankinnoista annetun lain 138 :ssä säädetään. Tämän Jälkeenkään eivät liikesalaisuuden piiriin kuuluvat tiedot ole julkisia. Tästä syystä palvelun tarjoajan tulee tarjouksessaan määritellä selkeästi liike-ja ammattisalaisuus. Asianosaisella on oikeus saada tieto asiakirjoista jo ennen niiden julkiseksi tuloa, jos on kyse asiasta, joka voi tai on voinut vaikuttaa hänen asiansa käsittelyyn. Tarjous tulee antaa tarjouspyynnön mukaisesti sekä tarjoushinnat tulee ilmoittaa pyydetyllä tavalla. Tarjous hylätään, jos tarjous myöhästyy tai Jos tarjouspyynnössä esitetyt vaatimukset eivät täyty tai jos tarjous ei muilta osin vastaa tarjouspyyntöä hankinta@uusikaupunki.fi

7 UUDENKAUPUNGIN Tarjouspyyntö 7(8) Tarjouskilpailusta suljetaan pois ehdokas tai tarjoaja, jota koskee hankintalain 80 :n tai hankintayksikön määrittelemä 81 :n mukainen poissulkemisperuste. Tarjoajan omien toimitusehtojen tai alan yleisten ehtojen liittäminen tarjoukseen saattaa johtaa tarjouksen hylkäämiseen niissä olevien tarjouspyynnön vastaisten ehtojen vuoksi. Mikäli tarjoaja ilmoittaa tarjouksessaan käyttävänsä omia toimitusehtoja, tarjouksesta on selkeästi käytävä ilmi, miltä osin niitä sovelletaan. Lisätiedot Tarjouspyyntöön liittyvät kysymykset tulee esittää ainoastaan sähköpostilla osoitteella maritta klo mennessä. Sähköpostin otsikkona tulee olla "Lisätietopyyntö: "Tilintarkastuspalvelut". Esitetyt kysymykset Ja vastaukset niihin ovat nähtävissä Uudenkaupungin kaupungin internet-sivuilla (uusikaupunki. fi/elinkeinot ja yrittäminen/ hankinnat/tarjouspyynnöt). Vain kirjallisesti annetut täydennystiedot ovat sitovia. Tarjouksessa tulee olla maininta siitä, että tarjoaja on käynyt määräajan jälkeen lukemassa nämä vastaukset ja tarjouspyyntöön liittyvät mahdolliset tarkennukset Uudenkaupungin kaupungin internet-sivuilta, ja että ne on huomioitu tarjousta laadittaessa. Tarjouksen voimassaolo, jättöpäivä ja toimitusosoite Tarjouksen tulee olla voimassa asti. Tarjous tulee toimittaa klo mennessä osoitteeseen Uudenkaupungin kaupunki /Maritta Hyvärinen tai sähköpostitse osoitteeseen maritta. Välskärintie2C httd;//uusikaupunki.fi

8 UUDENKAUPUNGIN Tarjouspyyntö 8(8) Kuoreen tunnus "Tilintarkastuspalvelut". Uudenkaupungin kaupunki Talousjohtaja Anne Takala Liitteet luettelo tytäryhteisöistä tarjouslomake fi

9 UUDENKAUPUNGIN KUNTAKONSERNI KONSERNITILINPÄÄTÖKSEEN SISÄLTYVÄT YHTEISÖT iqäiaag^^^^^bi^^^^^^^uysisebasi Kiinteistö Oy So^/akko Asunto Oy Paleninrivi Kiinteistö Oy Käätyjärvi Kiinteistö Oy Ugin Vuokratalot Kiinteistö Oy Uudenkaupungin Energiapuista Uudenkaupungin Satama Oy \/akka-suomen Panimokiinteistöt Oy Kiinteistö Oy Kulhankari /ardia Oy Kalannin Palvelukeskussaätiö <iinteistö Oy Sannonhalli <iinteistö Oy Uudenkaupungin Automuseo Jkipoiis Oy <iinteistö Oy Kalannin Liiketalo <iinteistö Oy Pietolankatu 13 <iinteistö Oy Satamanportti Jusikaupunkj <untayhtymät /arsinais-suomen erityishuoltopiirin ky /arsinais-suomen sh-piirin ky /arsinais-suomen liitto. ounais-suomen koulutuskuntayhtymä :>aimio Furku Furku.oimaa osakkuusyhteisöt (äätyjärven Lämpö Oy