TARJOUSPYYNTÖ / LIITE 5 1 (10) Länsi-Uudenmaan pelastuslaitoksen raskaiden ajoneuvojen alustojen hankinta 1. Sopijaosapuolet Espoon kaupunki / Länsi-Uudenmaan pelastuslaitos jäljempänä Asiakas Y 0101263-6 ja Yritys jäljempänä Toimittaja Osoite Y-tunnus 2. Sopimuksen yhteyshenkilöt: Sopimuksen yhteyshenkilöt tulevat tämän sopimuksen liitteeksi. Yhteyshenkilöiden tehtävänä on seurata ja valvoa sopimuksen toteutumista ja tiedottaa siitä oman organisaationsa sisällä ja toiselle sopijaosapuolelle. Yhteyshenkilön vaihtumisesta on heti ilmoitettava toisen sopijaosapuolen yhteyshenkilölle. Yhteyshenkilöt ovat tämän sopimuksen liitteellä yksi (1). 3. Sopimuksen kohde ja tavoitteet Tällä puitesopimuksella sovitaan pelastuslaitoksen käyttöön tulevista sammutus-, säiliö- ja tikasautojen alustoista Länsi-Uudenmaan pelastuslaitokselle. Sammutus-, säilö- ja tikasautojen alustojen tulee täyttää Suomessa voimassaolevat pelastusajoneuvoja koskevat säädökset sekä täyttää muut normien ja lakien mukaiset säädökset. Asiakas on solminut hankintaa koskevan sopimuksen useamman puitesopimustoimittajan kanssa (täydennetään päätöksestä). 4. Tilaaminen Tilaaja voi tilata tuotteita tarpeensa mukaan tämän sopimuksen mukaisin hinnoin ja sopimusehdoin. Espoon kaupunki ei tällä sopimuksella sitoudu tiettyihin hankintamääriin ja tarjouspyynnössä olleet hankintamäärät ovat suuntaa antavia.
TARJOUSPYYNTÖ / LIITE 5 2 (10) Sopimukseen kuuluu optiona varaosat, huoltopalvelut ja erilaiset lisätarjoukset, joiden tilaamisesta päätetään tapauskohtaisesti erikseen. 5. Sopimuksen käyttö Asiakas määrittää hankintatarpeensa ja kilpailuttaa puitesopimustoimittajat nk. kevennettyä kilpailutusta käyttäen. Kevennetty kilpailutus järjestetään niiden puitesopimustoimittajien välillä, jotka hankintapäätöksen mukaisesti on valittu puitesopimustoimittajiksi ja jotka voivat toteuttaa Asiakkaan määrittelemän tilaustarpeen, ottaen huomioon tilauksen kohteeseen liittyvät vaatimukset. Ensimmäisen sopimusvuoden ajan, kun hinnat ovat kiinteänä voimassa, Asiakas voi tehdä tilauksen suoraan varsinaisen kilpailutuksen voittaneelta toimittajalta. Kevennetyn kilpailutuksen vaiheet: 1. Tilaava yksikkö määrittelee tarvitseman tuotteen/tuotteet ja laatii hintatiedustelun. Hintatiedustelusta voivat ilmetä mm. ehdottomat vaatimukset ja tarjouksien vertailukriteerit. Tilaava yksikkö lähettää hintatiedustelun samanaikaisesti sähköpostilla puitesopimustoimittajille. 2. Puitesopimustoimittaja lähettää tarjouksensa tilaavan yksikön määrittelemän ajan puitteissa. Tarjouksessa tulee noudattaa puitesopimuksen ehtoja. 3. Tilaava yksikkö valitsee saapuneista tarjouksista parhaan noudattaen hintatiedustelussa ilmoittamiaan kriteereitä. 4. Tilaava yksikkö tiedottaa tilauspäätöksestä sähköpostitse kaikille tarjouksen jättäneille tarjoajille. 5. Tilaava yksikkö dokumentoi ja arkistoi materiaalin. 6. Tilaus tehdään päätöksenteon jälkeen suoraan sopimustoimittajalta puitejärjestelyssä määriteltyjen sääntöjen ja ehtojen mukaisesti. 6. Sopijaosapuolten vastuut 7. Sopimuskausi Tilaaja vastaa siitä, että se tekee tilauksen siten että sovittuja toimitusaikoja voidaan noudattaa sekä antaa hankintaa varten tarpeelliset tiedot ja ohjeet. Toimittaja vastaa siitä, että toimitukset toimitetaan tässä sopimuksessa sovittujen ehtojen ja hintojen mukaisesti. Sopimuskausi on kaksi + kaksi optiovuotta hankintasopimuksen allekirjoittamisesta lukien.
TARJOUSPYYNTÖ / LIITE 5 3 (10) Päätös option käytöstä tehdään erikseen. Option käyttämisestä ilmoitetaan kolme (3) kuukautta ennen sopimuskauden päättymistä. Optiokaudet voidaan ottaa käyttöön joko yksi vuosi kerrallaan tai molemmat yhtä aikaa. Tämän sopimuksen jatkuminen edellyttää, että Tilaajalle osoitetaan tarkoitusta varten määrärahat kaupungin vuosittaisessa talousarviossa. Mikäli valtuusto ei osoita tarkoitusta varten määrärahoja vuosittaisessa talousarviossa, on Tilaajalla oikeus irtisanoa sopimus joko kokonaan tai osittain (yksittäiset tuotteet) päättymään talousarviovuotta edeltävän vuoden lopussa. Jotta yllä mainittu Tilaajan oikeus on voimassa, tulee Tilaajan ilmoittaa kirjallisesti sopimuksen irtisanomisesta kaksi (2) kuukautta ennen kalenterivuoden päättymistä. 8. Alihankkijoiden käyttö Mikäli Toimittaja käyttää alihankkijoita, vastaa Toimittaja alihankkijoidensa työn tekemisestä ja lopputuloksen laadusta kuin omasta työstään. Toimittajan on ilmoitettava Tilaajalla käyttämänsä alihankkijat. Tilaaja voi perustellusta syystä kieltää Toimittajaa käyttämästä tiettyä alihankkijaa. 9. Hinnat ja hintojen tarkistaminen Sopimuksen kaikkien hintojen (alv 0 %) tulee olla kiinteät vähintään yhden vuoden sopimuksen allekirjoittamisesta lukien ja koskevat kaikkia siihen mennessä tehtyjä tilauksia. Ensimmäisen sopimusvuoden jälkeen hinnat muodostuvat kohdan kevennetyn kilpailutuksen vaiheet mukaisesti. Toimittaja sitoutuu siihen että tämän sopimuksen hinnat pysyvät kilpailukykyisinä koko sopimuskauden ajan. Varmistaakseen kilpailukykynsä Toimittaja pyrkii kehittämään jatkuvasti toimintansa tuottavuutta vähintään oman toimialansa tuottavuuskehityksen mukaisesti. Osapuolet seuraavat edellä mainittuja tuottavuus- ja hintakehitystietoja säännöllisesti, muun muassa Tilastokeskuksen ylläpitämien relevanttien indeksiehtojen (Tuottajahintaindeksi/ tukkuhintaindeksi / moottoriajoneuvojen valmistus) avulla. Tilaajalla on oikeus käynnistää hinnantarkistusneuvottelut mikäli edellä mainitut tuottavuus- ja hintakehitysseurannat antavat siihen aihetta. Hintojen muutoksista sovitaan kirjallisesti. 10. Toimitusaika ja -ehto Pelastusautojen alustojen toimitusehto on vapaasti (TOP FIN01) korinrakentajalla. Alustat toimitetaan koritehtaalle valmiiksi varusteltuna kun koritehdas sijaitsee Suomessa. Mikäli koritehdas sijaitsee muualla Euroopan
TARJOUSPYYNTÖ / LIITE 5 4 (10) alueella tapahtuu alustojen lopullinen varustelu valmiin auton palautuessa koritehtaalta. Tilaaja suorittaa alustan vastaanottotarkastuksen ennen kuin alusta luovutetaan korinrakentajalle Suomessa tai valmiin auton luovutuksen yhteydessä, mikäli koritehdas sijaitsee muualla Euroopassa. Pelastusautojen alustojen toimitusaika määritellään tilauksen / kevennetyn kilpailutuksen yhteydessä. 11. Takuu ja toimituksen yhteydessä luovutettavat asiakirjat Toimittaja antaa alustoille ja laitteille kolmen (3) vuoden takuun. Toimittaja luovuttaa pelastusautojen toimituksen yhteydessä seuraavat asiakirjat: katsastukseen ja rekisteröintiin tarvittavat asiakirjat. takuutodistukset ruosteensuojakäsittelyn takuutodistuksen käyttö- ja huolto-ohjekirjat kahtena kappaleena suomen- ja ruotsinkielisenä huoltokirjan 12. Huolto- tukipalvelut sekä varaosat (optio) Huolto- ja tukipalvelut sekä tiedot varaosista on tämän sopimuksen liitteenä. Toimittaja myöntää varaosien arvonlisäverottomasta hinnasta xx prosentin alennuksen. Täydennetään sopimuksentekovaiheessa. 13. Laskutus, maksuehto ja viivästyskorko Lasku voidaan maksaa, kun tavara on toimitettu sopimusehtojen mukaisesti. Jokaisesta tilauksesta tulee olla oma erillinen lasku. Koontilaskut eivät ole sallittuja. Laskuissa on mainittava myös arvonlisäverollinen hinta ja sen tulee täyttää arvonlisäverolain 209b :n määräykset. Maksuehto on 21 päivää netto laskettuna toimitusajankohdasta tai laskun saapumispäivästä sen mukaan, kumpi on myöhäisempi. Viivästyskorko on kulloinkin voimassaolevan korkolain mukainen. Asiakkaan tilikausi on kalenterivuosi ja laskutuskauden tulee päättyä vuodenvaihteeseen
TARJOUSPYYNTÖ / LIITE 5 5 (10) 14. Viivästyssakko 15. Vakuutukset Asiakkaan sisäinen laskun kierrätys vaatii seuraavat tunnisteet/ viitteet laskuun: Paperisella tilauslomakkeella tehtyihin tilauksiin kohdistuvissa laskuissa viitteenä käytetään tilauslomakkeessa olevaa reskontratunnusta, tilaajan koko nimeä ja tilaajan puhelinnumeroa. Laskut lähetetään osoitteella: Espoon kaupunki Taloushallintokeskus PL 112 02070 ESPOON KAUPUNKI Asiakas on siirtynyt vastaanottamaan ostolaskuja verkkolaskuna. Asiakkaan OVT-tunnus on 003701012636. Enfo muuntaa laskut Asiakkaalle Finvoice 1.2 -muotoon. Verkkolaskutukseen liittyen voi ottaa yhteyttä sähköpostitse osoitteeseen Eostolaskut@espoo.fi. Laskutusmenettelyn yksityiskohdista sovitaan sopimuksenteon yhteydessä tarkemmin. Mikäli tavaran toimittaminen viivästyy sovitusta, on Tilaajalla oikeus viivästyssakkoon osoittamatta, että viivästyksestä on aiheutunut vahinkoa. Viivästyssakko on suuruudeltaan yksi (1) prosenttia jokaiselta alkavalta 7 vuorokauden pituiselta ajanjaksolta, jolla Toimittaja ylittää sovitun toimitusajan. Viivästyssakko lasketaan alustan kokonaishinnasta, joka on viivästymisen vuoksi jäänyt saamatta, ja sitä peritään enintään 10 viikolta. Toimittaja huolehtii vastuuvakuutuksen ja muiden alalla tavanomaisten vakuutusten voimassapitämisestä. Toimittaja vastaa edustamiensa tuotteiden tuotevastuuvakuutuksista. Toimittaja huolehtii lisäksi oman henkilökuntansa ja omaisuutensa lakisääteisistä työnantajavelvollisuuksista. Toimittaja antaa pyydettäessä asiakkaan tutustuttavaksi ko. vakuutuskirjat.
TARJOUSPYYNTÖ / LIITE 5 6 (10) 16. Koulutus 17. Kestävä kehitys 18. Sopimusseuranta Alustan toimittaja antaa toimituksen yhteydessä pelastuslaitoksen henkilöstölle 1-2 päivän käyttö- ja huoltokoulutuksen alustan ja ohjaamon teknisistä ominaisuuksista. Mikäli Tilaaja ei katso toimituksen yhteydessä koulutusta tarpeelliseksi, niin alustan hinnasta hyvitetään sitä vastaava summa. Sopijapuolet sitoutuvat edistämään tarkoituksenmukaisilla toimintatavoilla ympäristöystävällisyyttä ja kestävää kehitystä toteuttaessaan tätä sopimusta. Toimintatapoja kehitetään hyvässä yhteistyössä ja seurataan säännöllisesti. Toimittaja on velvollinen osallistumaan mahdollisiin seurantakokouksiin. 19. Sopimuksen siirtäminen 20. Tavaran virhe Sopimusta ei saa siirtää kolmannelle osapuolelle ilman toiselta osapuolelta etukäteen saatua kirjallista lupaa. Sopijaosapuolen mahdollinen sulautuminen kolmannen osapuolen kanssa ei vaikuta sopimuksen voimassaoloon tai ehtoihin. Sopijaosapuolia koskeva osakeyhtiölain mukainen jakautuminen ei vaikuta sopimuksen voimassaoloon, vaan sopimus siirtyy sellaisenaan uuden yhtiön vastattavaksi. Asiakkaalla on kuitenkin jakautumisen yhteydessä halutessaan oikeus irtisanoa sopimus 4 kk:n irtisanomisaikaa noudattaen. Sopijaosapuolet sitoutuvat tiedottamaan toiselle sopijaosapuolelle hyvissä ajoin mahdollisista sulautumis- ja jakautumissuunnitelmistaan. Toimittaja on velvollinen viipymättä tiedon saatuaan poistamaan sellaiset tavarassa ilmenevät virheet, jotka ovat olleet tavarassa vaaranvastuun siirtyessä ja joita Tilaaja ei ole kohtuudella voinut havaita vastaanottotarkastuksessa. Tilaajan tulee ilmoittaa virheestä kirjallisesti Toimittajalle kohtuullisessa ajassa siitä kun Tilaaja on havainnut virheen.
TARJOUSPYYNTÖ / LIITE 5 7 (10) Mikäli Toimittaja ei oikaise virhettä kohtuullisessa ajassa Tilaajan reklamaatiosta, on Tilaaja oikeutettu tekemään tai teettämään tarpeelliset korjaukset Toimittajan vastuulla ja kustannuksella. Toimittaja vastaa virheellisen tuotteen sekä Tilaajalle että kolmannelle mahdollisesti aiheuttamasta vahingosta. 22. Soveltuva laki ja erimielisyyksien ratkaiseminen 23. Ylivoimainen este Sopimukseen sovelletaan Suomen lakia. Mahdolliset erimielisyydet pyritään ratkaisemaan ensisijaisesti keskinäisin neuvotteluin. Mikäli neuvotteluissa ei päästä sopimukseen jätetään asia Espoon käräjäoikeuden ratkaistavaksi. Ylivoimaisesta esteestä on ilmoitettava toiselle sopimusosapuolelle mahdollisimman pikaisesti sen ilmaannuttua. Ylivoimaisella esteellä tarkoitetaan sellaista sopimusosapuolista riippumatonta ja ennalta arvaamatonta seikkaa, joka on sopimusosapuolten vaikutusmahdollisuuksien ulkopuolella ja jonka vaikutuksia sopimusosapuoli ei voi välttää eikä voittaa. 24. Sopimuksen muutokset Sopimusosapuolet voivat muuttaa tätä sopimusta vain kirjallisesti, muut muutokset ovat mitättömiä. Muutokset tulevat voimaan, kun molemmat sopimusosapuolet ovat ne asianmukaisesti hyväksyneet ja allekirjoittaneet sopimusosapuolten toimivaltaisten edustajien toimesta. 25. Sopimuksen Irtisanominen Jos jompikumpi sopijaosapuolista haluaa irtisanoa sopimuksen kesken sopimuskauden, on irtisanominen tehtävä kirjallisesti viimeistään kuusi (6) kuukautta ennen haluttua päättymisajankohtaa. Irtisanominen ei aiheuta osapuolille maksuseuraamuksia. 26. Sopimuksen purkaminen Kumpikin sopijapuoli saa purkaa sopimuksen, mikäli sopimuksen täyttäminen todetun vapauttamisperusteen jatkumisen johdosta viivästyy yli 6 kuukautta. Tilaaja saa aina purkaa sopimuksen edellä mainitusta määräajasta riippumatta, mikäli viivästymisellä on hänelle olennainen merkitys ja Toimittaja käsitti tämän tai hänen olisi pitänyt se käsittää.
TARJOUSPYYNTÖ / LIITE 5 8 (10) Tilaaja saa purkaa sopimuksen siltä osin kuin se koskee tavaraa, jota ei ole voitu ottaa tarkoitettuun käyttöön, jos Toimittajan suoritus ei ole sopimuksen mukaista eikä virhettä Asiakkaan huomautuksesta huolimatta viipymättä oikaista; Toimittaja ei täytä sopimusta sovitussa määräajassa eikä näytä toteen, että sopimuksen täyttämättä jättäminen johtuu todetusta vapauttamisperusteesta tai ostajan syystä, ja viivästystä on kestänyt enemmän kuin 1/3 sovitusta toimitusajasta, kuitenkin vähintään 14 päivää tai milloin toimitusaika on yli vuoden enemmän kuin 4 kuukautta. Tilaaja saa aina purkaa sopimuksen edellä mainituista määräajoista riippumatta, mikäli viivästyksellä on hänelle olennainen merkitys ja Toimittaja käsitti tämän tai hänen olisi pitänyt se käsittää; Toimittajan havaitaan olevan sellaisessa taloudellisessa tilassa tai hankinnan suorittamisen sellaisessa vaiheessa, ettei voida odottaa Toimittajan täyttävän sopimuksen mukaisia velvoitteita. Sopimuksen purkautuessa Asiakkaalla on muissa kuin edellä mainituissa vapauttamisperusteesta johtuvissa purkamistilanteissa oikeus saada Toimittajalta viivästyssakon lisäksi korvaus sopimuksen täyttämättä jättämisestä johtuneista välittömistä kuluista ja vahingoista. Viivästyssakon ja korvauksen yhteissumma ei kuitenkaan saa ylittää viivästyssakon laskemisen perusteena olevaa tavaran hintaa. Vahingonkorvaus suoritetaan kuitenkin täysimääräisenä, mikäli viivästyminen tai virhe johtuu myyjän törkeästä tuottamuksesta. Jos Asiakas on maksanut ennakkoa, maksueriä tai antanut Toimittajan käytettäväksi raaka- tai tarveaineita, Toimittaja suorittaa sopimuksen purkautuessa Asiakkaalle takaisin saamansa ennakon ja maksuerät sekä niille vuotuista korkoa 16 prosentilla laskettuna ennakon ja maksuerän suorituspäivästä takaisinmaksupäivään, sekä palauttaa saamansa raaka- ja tarveaineet tai suorittaa niiden käyvän arvon mukaisen korvauksen ja korkoa kuten edellä on mainittu. 27. Sopimuksen päättyminen Asiakas tulee sopimuksen päättyessä kilpailuttamaan tämän sopimuksen piiriin kuuluvat tuotteet/palvelut julkisia hankintoja koskevien säännösten mukaisesti. Toimittaja sitoutuu, asiakkaan niin halutessa, jatkamaan tätä sopimusta voimassaolevin sopimusehdoin siihen saakka kunnes asiakas on solminut hankintapäätöksen perusteella uuden hankintasopimuksen. Tämän sopimuksen päättymisellä, purkamisella tai irtisanomisella ei ole sellaisenaan vaikutuksia ennen irtisanomista tehtyihin tilauksiin, toimituksiin, mahdollisiin toimitussopimuksiin tai palvelua koskeviin sopimuksiin.
TARJOUSPYYNTÖ / LIITE 5 9 (10) 28. Salassapitovelvollisuus ja tietosuoja Asiakas noudattaa toiminnassaan aina lakia viranomaisten toiminnan julkisuudesta. Toimittaja huolehtii siitä, että sen henkilökunta noudattaa tämän sopimuksen piiriin kuuluvissa asioissa lakia viranomaisten toiminnan julkisuudesta (22-23 ) ja voimassa olevia salassapidosta ja tietosuojasta annettuja säännöksiä ja määräyksiä. Sopijaosapuolet sitoutuvat pitämään luottamuksellisina toisiltaan saamansa aineistot ja tiedot, jotka on merkitty luottamuksellisiksi tai jotka on sellaisiksi ymmärrettävä, sekä olemaan käyttämättä niitä muihin kuin sopimuksen mukaisiin tarkoituksiin. Salassapitovelvollisuus ei kuitenkaan koske aineistoa ja tietoa, (a) joka on yleisesti saatavilla taikka muuten julkista tai (b) jonka sopijaosapuoli on saanut kolmannelta osapuolelta ilman salassapitovelvollisuutta tai (c) joka oli vastaanottavan sopijaosapuolen hallussa ilman niitä koskevaa salassapitovelvollisuutta ennen niiden saamista toiselta sopijaosapuolelta tai (d) jonka sopijaosapuoli on itsenäisesti kehittänyt hyödyntämättä toiselta sopijaosapuolelta saamaansa aineistoa tai tietoa. Sopijaosapuolen on välittömästi lopetettava toiselta sopijaosapuolelta saamansa luottamuksellisen aineiston ja tietojen käyttäminen sekä, ellei erikseen sovita aineiston hävittämisestä, palautettava kyseinen aineisto kaikkine kopioineen kun sopimus päättyy tai kun sopijaosapuoli ei enää tarvitse kyseistä aineistoa tai kyseisiä tietoja sopimuksen mukaiseen tarkoitukseen. Kummallakin sopijaosapuolella on kuitenkin oikeus säilyttää lain tai viranomaisten määräysten edellyttämät kopiot. Mikäli on epäselvää, onko jokin sopijaosapuolten tietoonsa saama seikka luottamuksellinen, on tieto katsottava luottamukselliseksi. Salassapitovelvollisuuden rikkomisena ei pidetä viranomaisten velvoittavan määräyksen vuoksi tapahtuvaa tietojen luovuttamista viranomaisille tai muulle taholle. 29. Noudatettavat sopimusehdot 30. Sopimuskappaleet Siltä osin kuin tässä sopimuksessa ei ole toisin sovittu, noudatetaan julkisten hankintojen yleisiä sopimusehtoja (JYSE 2009 TAVARAT) Tämä sopimus on tehty kahtena samanlaisena kappaleena.
TARJOUSPYYNTÖ / LIITE 5 10 (10) 31. Sopimusasiakirjojen pätemisjärjestys Tämä sopimus liitteineen Tarjouspyyntö pvm Tarjous pvm (tarjouspyynnön mukaisessa laajuudessaan) Julkisten hankintojen yleiset sopimusehdot (JYSE 2009 TAVARAT). Espoossa..2012 Asiakas Toimittaja xxx xxx xxx xxx LIITTEET: Liite 1, Sopimusyhteyshenkilöt Liite 2, Huolto- ja tukipalvelut Liite 3, Hinnat