SOPIMUS TIETOHALLINTOPALVELUJEN HANKINNASTA 1. OSAPUOLET JA YHTEYSHENKILÖT Tilaaja: Sulkavan kunta (jäljempänä Tilaaja ) Tilaajan yhteyshenkilö sopimusasioissa: Rinna Ikola-Norrbacka Palveluntuottaja: Itä-Savon sairaanhoitopiirin kuntayhtymä (jäljempänä Palveluntuottaja ) Y-tunnus: 02159250 Palveluntuottajan yhteyshenkilö sopimusasioissa: Pekka Martikainen Molemmat jäljempänä myös Osapuoli tai Osapuolet 2. SOVELLETTAVAT YLEISET SOPIMUSEHDOT Siltä osin kuin tässä Sopimuksessa tai liitteissä ei nimenomaisesti ole toisin sovittu, Sopimukseen sovelletaan Jyse 2014 Palvelut (jäljempänä JYSE )-ehtoja. Selvyyden vuoksi todetaan, että Tilaajaan sovelletaan JYSE 2014 Palvelut ehtojen mukaisia tilaajaan liittyviä ehtoja. 3. MÄÄRITELMÄT JYSE kohdan 1 lisäksi Sopimuksessa sovelletaan seuraavia määritelmiä: Hintaliite tarkoittaa tämän Sopimuksen mukaista hintaliitettä. Sopimus tarkoittaa tätä palvelusopimusta liitteineen. Palvelu tarkoittaa tässä Sopimuksessa ja Hintaliitteessä yksilöityä Palvelua. 4. SOPIMUKSEN KOHDE Sulkavan kunnanvaltuusto on 25.4.2016 kokouksessaan valinnut Attendo Oy:n kunnan sosiaalija terveyspalvelujen tuottajaksi (KVALT 21). Lisäksi Sulkavan valtuusto on 22.8.2016 kokouksessaan hyväksynyt potilastietojärjestelmän eriyttämiseen tarvittavien muutostöiden toteutuksen yhteistyössä Tiedon ja Sosterin kanssa (KVALT 43). Tämän sopimuksen kohteena on Sulkavan kunnan Attendo Oy:lta hankittavien sosiaali- ja terveyspalvelujen IT-palvelut, jotka toteutetaan Sosterin toimesta. Palvelut on kuvattu tarkemmin kappaleessa 6 ja liitteessä Hintaliite 5. ALIHANKKIJAT JYSE kohdan 3.2 ensimmäisen virkkeen sijasta todetaan, että Palveluntuottaja voi teettää Sopimukseen kuuluvia tehtäviään kolmansilla osapuolilla, kuten omilla palvelutoimittajillaan ja alihankkijoillaan. Alihankkija tai alihankkijoiden vaihtuminen ei kuitenkaan saa nostaa Tilaajan kustannustasoa. 6. PALVELUN SISÄLTÖ JA LAATU
Palvelu tulee tuottaa suomen kielellä ja palveludokumentaation tulee olla suomenkielistä. Palveluiden sisältö ja laatu tuotetaan Palveluntuottajan välineillä ja resursseilla sekä kolmansilla palvelutoimittajilla Palveluntuottajan ja palvelutoimittajien sopimusten mukaisesti. Palvelun sisältö on pääsääntöisesti sama kuin mitä Palveluntuottaja tuottaa Rantasalmen kunnalle. Seuraavassa listassa on ylätason kuvaus palvelun sisällöstä: Järjestelmien lisenssit ja lisenssipalvelut > pois lukien Microsoftin lisenssit, jotka Tilaaja sitoutuu hankkimaan itse. Järjestelmien (sovellukset) tuki- ja ylläpitopalvelut Järjestelmien käyttöpalvelut konesalipalvelut Sovellustuki- ja pääkäyttäjäpalvelut Työasemapalvelut sisältäen käyttötuki- ja lähitukipalvelut Tietoliikennepalvelut Olemassa olevien järjestelmien ja laitteiden investoinnit Palvelunhallintapalvelut sisältäen laadunhallintatyökalut Toimikorttien myöntäminen Hintaliitteessä on kuvattu yksityiskohtaisemmin Sopimuksen mukaiset järjestelmät ja palvelut. Koska IT-palvelua tuotetaan Palveluntuottajan tiloista ja Palveluntuottajan järjestelmillä tulee sopimukseen kuuluvien palveluiden osalta Tilaajan ja Tilaajan omien palveluntarjoajien (mm. Attendo Oy) sitoutua Palveluntuottajan tietoturvapolitiikkaan ja tietoturvaohjeisiin sekä varmennepolitiikkaan. Lisäksi sopimuksen mukaisen palveluun kuuluu: 1. Sosiaalihuollon palveluiden (kotihoito ja palveluasuminen) Effica IT-tuki - Nykyisen järjestelmien lisenssit ja lisenssipalvelut - Nykyisten järjestelmien (sovellukset) tuki- ja ylläpitopalvelut - Nykyinen sovellustuki- ja pääkäyttäjäpalvelut - Palvelunhallintapalvelut sisältäen laadunhallintatyökalut 2. Arkistopäällikkö: Yleisesti - asiakirjojen käytön, käsittelyn, säilytyksen ja arkistoinnin ohjeistus - säilytysaikojen määrittely Paperit ja kuvat - arkistojen seulonta - asiakirjojen hävittäminen Sähköiset materiaali - sähköinen arkisto (X-Archive, ennen Sosteria olevat potilastiedot) - Sosterin aikana syntyneistä potilasasiakirjoista huolehtiminen (esim. siirto Kantaarkistoon) Kanta-palvelut - arkistonhoitajan käyttöliittymään liittyvät palvelut (esim. selvitystehtävät potilaiden yhteydenottojen perusteella) 3. Tietosuojavastaava: - Rekisterin käytön ohjeistus ja valvonta (mm. lokiajot) - Henkilöstön koulutus tietosuoja- ja tietoturva-asioissa - Asiantuntija-apu henkilötiedon käsittelyyn liittyvissä asioissa - Yhteydenpito valvoviin viranomaisiin - Tietoturvariskien kartoittaminen organisaatiossa - Raportointi organisaation johdolle tietosuojaan ja tietoturvaan liittyvissä asioissa (mm. riskit ja kehittämistarpeet)
4. Tilaaja valtuuttaa Palveluntuottajaa pyytämään Sulkavan rekisteriä koskevat erilliset tarjoukset Effica -päivityksistä ja mahdollisista uusista Effica -sovellushankinnoista (silloin kun erillistarjouksen saaminen on mahdollista) sekä sitoutuu kustantamaan osuutensa ilman erillisiä päätöksentekoprosesseja. Palveluntuottajalla on vastuu tiedottaa hankinnoista Tilaajaa. Palveluntuottaja toimittaa järjestelmäntoimittajan tilausvahvistukset tiedoksi Tilaajalle. Järjestelmätoimittaja laskuttaa Sulkavan rekisteriä koskevat osuudet Palveluntuottajalta, joka laskuttaa edelleen kustannukset Tilaajalta joko kapitaatioperusteisesti tai Toimittajan tarjouksen mukaisesti. 5. Uusien laitehankintojen toteuttaminen leasingilla Sosterin toimesta. Jos palveluntuottaja vaihtuu/muuttuu kesken sopimuskauden, on Rantasalmen kunta velvollinen maksamaan laitteiden jäännösarvon ja jäljellä olevat vuokrakauden vuokrat Sosterille. 7. PALVELUN TUOTTAMISEEN OSALLISTUVA HENKILÖSTÖ Nimetyt avainhenkilöt Palveluntuottajan tulee käyttää Palvelun tuottamisessa tarjouksessaan nimeämiään avainhenkilöitä. Palveluntuottajalla ei ole oikeutta vaihtaa Palvelujen tuottamiseen nimettyjä henkilöitä ennen sopimuksen tekemistä tai kesken sopimuskauden ilman tilaajan suostumusta. Edellä mainittu ei estä sairaudesta, perhevapaasta tai henkilön irtisanoutumisesta johtuvia Palveluntuottajasta riippumattomia henkilövaihdoksia, mutta Palveluntuottajan on todennettava tilaajalle on em. itsestään riippumattomat syyt. Tällöin Palveluntuottajan tulee esittää tilalle vastaavan pätevyyden ja kokemuksen omaavaa avainhenkilöä. Uuden avainhenkilön nimeäminen edellyttää Tilaajan hyväksyntää. 8. TILAAJAN MYÖTÄVAIKUTUSVELVOLLISUUS Palveluntuottajalla on velvollisuus myötävaikuttaa siihen, että Tilaaja toimittaa riittävät tiedot, mm. esittämällä kysymyksiä ja toimittamalla Tilaajalle listan tarvittavista tiedoista. 9. IMMATERIAALIOIKEUDET Palveluntuottajalla on tekijänoikeus kaikkeen Palveluntuottajan aikaansaamaan, Palvelun toimittamisen yhteydessä syntyvään materiaalin. Tilaajalla on vapaa ja rajoitukseton käyttöoikeus kaikkeen Palveluntuottajan aikaansaamaan materiaaliin tämän Sopimuksen käyttötarkoituksessa. Tilaaja ei kuitenkaan ole oikeutta käyttää sopimuksen mukaisia palveluja muihin tarkoituksiin kuin Sulkavan kunnan sosiaali- ja terveydenhuollon tarpeisiin. Palveluntuottaja ja tilaaja sitoutuvat noudattamaan palvelussa käytettyjen kolmansien osapuolten sopimusten mukaisia määrittelyjä immateriaalioikeuksissa. Palveluntuottaja palauttaa ja siirtää palvelun päättyessä Tilaajalle räätälöidysti laaditun ICTarkkitehtuuridokumentaation, prosessikuvaukset ja muut vastaavat asiakaskohtaiset aineistot. 10. HINNAT Hinnat on esitetty erillisellä hintaliitteellä ilman arvonlisäveroa. Hintoihin lisätään kulloinkin voimassa oleva arvonlisävero. Palvelun hinnat sisältävät kaikki Palvelun tuottamisesta Palveluntuottajalle aiheutuvat kulut, kuten henkilötyö-, kopiointi-, tulostus-, ja laitekulut sekä muut mahdolliset toimistokulut.
Palveluun tehtävät muutokset, hankinnat sekä isommat projektit neuvotellaan erikseen ja eivät sisälly kiinteään kuukausihintaan. Ne lisätään sopimuksen kuukausittaiseen palvelumaksuun. Tilaaja sitoutuu maksamaan erikseen järjestelmäpäivitykset ja uusien sovellusten hankinnan sekä mahdolliset Sulkavalla käynnit toteuman mukaan asiantuntijahinnaston mukaisesti matkakorvauksineen. 11. HINNANMUUTOKSET Kiinteän hinnoittelujakson (sopimuskauden) jälkeen hintaliitteen yksikköhintoja voidaan tarkistaa kerran vuodessa syys lokakuussa koskien seuraavan vuoden hintoja, siten että mahdolliset hinnankorotukset noudattavat järjestelmätoimittajien toteuttamia tukipalvelumaksukorotuksia ja Sosterin palvelun muuttuneeseen työmäärään perustuvaa hinnantarkastusta. Seuraavaa vuotta koskevasta hinnanmuutosehdotuksesta tulee antaa kirjallinen, perusteltu selvitys viimeistään edellisen vuoden Lokakuun viimeisenä arkipäivänä. Mikäli hinnanmuutoksista ei päästä yksimielisyyteen, on osapuolilla oikeus irtisanoa sopimus kuuden (6) kuukauden irtisanomisajalla. Palveluntuottajan irtisanomisoikeus edellyttää, että hinnankorotusehdotus ei ole ylittänyt edellä kuvatulla kaavalla laskettua hinnanmuutosta. Irtisanomisaikana noudatetaan voimassa olevaa hinnoittelua. 12. MAKSUEHDOT Siirtoprojektikustannukset (40 000 ) laskutetaan projektin päätyttyä kertalaskutuksella (kuitenkin viimeistään 31.3.2017). Sopimuksen mukaiset jatkuvat palvelut laskutetaan 1.1.2017 lähtien yhdellä koontilaskulla jälkikäteen kuukausittain. Kuukausittainen palveluittain eritelty lasku sisältää: Tietojärjestelmien tuki- ja ylläpitomaksut Perustietotekniikka ja tietoliikenneyhteydet Sovellustukipalvelut Arkisto- ja tietosuojavastaavapalvelut Sosterin henkilöstön IT-ja taloushallinnon tukipalvelu Palveluun suoritetut lisätyöt matkakorvauksineen laskutetaan tehdyn työn mukaisesti kuukausittain jälkikäteen toteutuneen mukaan. Maksuehto on 45 pv netto. Palveluntuottaja on velvollinen toimittamaan selvityksen tehdyistä lisätöistä laskutuksen perusteeksi (laskuerittely). JYSE kohtien 10.2, 10.3 ja 10.4 selvennykseksi todetaan, että maksuaika alkaa kulua laskua vastaan vasta, kun Palvelu on toimitettu hyväksytysti ja sopimuksenmukaisesti. Myös toistuvaismaksua koskevan suorituksen on oltava sopimuksenmukainen, ennen kuin siihen liittyvien laskujen maksuaika alkaa kulua. 13. VAKUUTUKSET Palveluntuottajan on hankittava toimintaansa varten vastuuvakuutus, jonka tulee olla riittävä suhteessa Palvelun tuottamiseen liittyviin riskeihin ja Palvelusta maksettavaan korvaukseen. Vastuuvakuutuksen tulee olla voimassa koko sopimuskauden ajan.
14. VAHINGONKORVAUS JYSE-ehtojen kohdan kohtaan 16 lisätään seuraavaa: Välitöntä vahinkoa ovat vahingosta aiheutuneet suorat kulut, kuten reklamaatio- ja korjauskustannukset sekä hinnanero eli kateoston korvaus. Välillistä vahinkoa on vahinko, joka johtuu tuotannon tai liikevaihdon vähentymisestä tai keskeytymisestä, muu vahinko, joka johtuu siitä, ettei tavaraa voida käyttää tarkoitetulla tavalla, voitto, joka on jäänyt saamatta sen vuoksi, että sopimus sivullisen kanssa on rauennut tai jäänyt täyttämättä oikein, vahinko, joka johtuu muun omaisuuden kuin myydyn tavaran vahingoittumisesta sekä muu samankaltainen, vaikeasti ennakoitava vahinko. 15. SOPIMUSKAUSI Tämä Sopimus tulee voimaan 1.1.2017 ja on voimassa vähintään 24 kuukautta. Kiinteän (24 kuukautta) sopimuskauden päätyttyä sopimus jatkuu automaattisesti toistaiseksi voimassa olevana. Osapuoli voi irtisanoa toistaiseksi voimassa olevan sopimuksen siten, että irtisanomisaika on Tilaajan irtisanoessa sopimuksen 6 kuukautta ja Palveluntuottajan irtisanoessa Sopimuksen 6 kuukautta. Selvyyden vuoksi todetaan, että Tilaaja voi irtisanoa myös yksittäisen hinnastorivin mukaisen Palvelun 3kk irtisanomisajan mukaisesti niin, että koko Sopimusta ei irtisanota. Tapauskohtaisesti voidaan sopia lyhyemmästä irtisanomisajasta yksittäisen palvelun kohdalla. Tämä Sopimus päättyy kuitenkin automaattisesti, kun Tilaajan ja Rantasalmen kunnan välinen hankintasopimus liittyen sosiaali- ja terveyspalveluiden ulkoistamiseen päättyy. 16. SALASSAPITO Sen lisäksi mitä JYSE 21 luvussa sovitaan, todetaan, että salassapitoa koskevia määräyksiä noudatetaan sopimuskauden päätyttyäkin. 17. SOPIMUKSEN IRTISANOMINEN JA PURKAMINEN JYSE kohdassa 18 mainittujen tilanteiden lisäksi Tilaajalla on oikeus irtisanoa Sopimus, mikäli tilaajan toiminta päättyy. Palveluntuottaja voi irtisanoa tämän sopimuksen, mikäli palveluntuottajan toiminnassa tai organisaatiossa tapahtuu olennaisia muutoksia. Tällöin noudatetaan 6 kuukauden irtisanomisaikaa. 18. SOPIMUSMUUTOKSET Palveluntuottajalla on oikeus muuttaa omia kolmansia palvelun tuottajia tai Palveluun sisältyviä ohjelmistoja tai laitteita. Näistä on kuitenkin tiedotettava Tilaajaa ja Palvelun sisältö ei saa muuttua sovitusta. JYSE luvussa 22 tarkoitettuja sopimusmuutoksia voivat tehdä ainoastaan sellaiset henkilöt, joilla on Tilaajan ja Palveluntuottajan organisaatiossa allekirjoitusoikeus.
19. SOPIMUKSEN LIITTEET JA ASIAKIRJOJEN PÄTEVYYSJÄRJESTYS Sopimusasiakirjat täydentävät toisiaan. Jos sopimusasiakirjat ovat keskenään ristiriidassa, noudatetaan niitä seuraavassa järjestyksessä (pienempinumeroinen on ensisijainen): 1. Sopimus 2. Hintaliite 3. Julkisten hankintojen yleiset sopimusehdot, JYSE 2014 Palvelut 20. ALLEKIRJOITUKSET JA SOPIMUSKAPPALEET Tätä Sopimusta on tehty kaksi samansisältöistä kappaletta, yksi kummallekin Osapuolelle. Päiväys: TILAAJA Sulkavalla Rinna Ikola-Norrbacka /kunnanjohtaja PALVELUNTUOTTAJA Savonlinnassa Panu Peitsaro /kuntayhtymäjohtaja