1 TARJOUSPYYNTÖ / SUUN TERVEYDENHUOLLON OIKOMISHOIDOT Hankinnan kohde ja kuvaus Tällä tarjouspyynnöllä Kauniaisten kaupunki (jäljempänä tilaaja) pyytää palveluntuottajilta (jäljempänä toimittaja) tarjouksia Kauniaisten kaupungin sosiaali- ja terveystoimen suun terveydenhuollon oikomishoidoista. Tilaaja valitsee tarjoajien joukosta yhden toimittajan sopimuskaudeksi 1.1.2017-31.12.2018 (+ kahden vuoden optio) Oikomishoidon palvelut järjestetään noin 160 alle 18-vuotiaalle kauniaislaiselle lapselle. Oikomishoidon piirissä on noin 8 prosenttia 4-17 vuotiaista lapsista. Palvelun tarve on arviolta 5-6 tuntia viikossa. Palvelu tulee antaa Kauniaisten kaupungin terveysasemalla, hammashoitolan aukioloaikoina, pääsääntöisesti ma-pe klo 8-15, tarvittaessa klo 17 asti tilaajan tarpeen mukaan. Toimittajan on osoitettava palvelun suorittajaksi 1-2 nimettyä oikomishoidon erikoishammaslääkäriä. Tilaajan terveyskeskushammaslääkärit valitsevat toimittajan seulontaan tulevat lapset sovittujen kriteerien perusteella. Terveyskeskushammaslääkärit tekevät myös joitakin oikomishoitoja (esimerkiksi ristikumivedot, Quad-helix, levityslevyt), mutta pääasiassa oikomishoitopalvelun tuottaa toimittaja. Myös tilaajan suuhygienistit tekevät oikomishoidon toimenpiteitä sovitun työnjaon mukaisesti. Tilaaja vastaa tiloista,joissa oikomishoitoa annetaan sekä avustavasta hoitohenkilökunnasta (hammashoitajat ja suuhygienistit). Tarjottavan palvelun on pidettävä sisällään seuraavat osa-alueet: - Oikomishoitoa tarvitsevien potilaiden seulontatutkimukset - Oikomishoidon toteuttaminen - Asiantuntija-avun antaminen * Hoitohenkilökunnan (hammashoitajat, suuhygienistit) opastaminen työpaikalla yksinkertaisten oikomishoitotoimenpiteiden tekemiseen kuten jäljennösten otto, renkaiden sementointi, kaarten irrotus ja ligeeraus, brakettien kiinnitys, kiinteiden kojeiden purku. * Ohjaus ja konsultaatioavun antaminen terveyskeskushammaslääkäreille. Sopijaosapuolet sopivat keskenään sopimuksen voimassaoloaikana terveysasemalla noudatettavan oikomishoidon tavoitteista, tasosta ja toteuttamistavoista.
2 Hoitoon pääsyssä noudatetaan STM:n yhtenäisiä kiireettömän oikomishoidon perusteita, jotka on esitetty liitteessä 2. Toimittajan erikoishammaslääkäri arvioi hoidon parhaan ajankohdan yksilöllisesti. Kun lapsen tai nuoren purennan poikkeama on lähellä eri vaikeusasteluokkien rajapintoja, hoitoon valinnassa tulee lisäksi ottaa huomioon hoitomotivaatio, tarvittavan hoidon laajuus, purennan ennuste ja hoidosta koituvat riskit. Tilaajan potilastietojärjestelmänä on sopimuksen alkamishetkellä Effica. Potilastietojärjestelmä voi muuttua sopimuskauden aikana. Kauniainen on kaksikielinen kunta, joten palvelun suorittajan on annettava palveluja sekä suomen että ruotsin kielellä. Oikomishoidon erikoishammaslääkärin kielitaitovaatimukset ovat samat kuin terveyskeskushammaslääkärillä. Luonnos hankintasopimukseksi on liitteenä 1. STM:n kiireettömän oikomishoidon perusteet ovat liitteessä 2. Hinnoittelua varten esitäytetty lomake on liitteenä 3. Valintaperusteet ovat liitteenä 4. Referenssejä varten esitäytetty lomake on liitteenä 5. Sopimuskausi Sopimuskausi on kaksi vuotta ja se on suunniteltu alkavaksi 1.1.2017. Sopimuskausi päättyy 31.12.2018. Tilaaja varaa oikeuden jatkaa sopimuskautta kahden (2) vuoden optiolla. Tilaaja ilmoittaa option käyttöönottamisesta kolme (3) kuukautta ennen sopimuskauden päättymistä. Optio voidaan ottaa käyttöön myös vuoden jaksoissa. Hankintapäätös Hankintasopimus Hankintapäätöksestä ilmoitetaan kaikille tarjoajille kirjallisesti sähköpostilla. Hankintapäätös lähetetään hankintalain (348/2007) 75 :n mukaisesti tarjoajalle tiedoksi käyttäen tarjoajan ilmoittamaa sähköpostiosoitetta. Hankinnasta tehdään kirjallinen sopimus tilaajan ja valitun toimittajan kesken. Valitun toimittajan ja kaupungin välille syntyy sitova sopimus vasta, kun hankintasopimus on allekirjoitettu. Hankintamenettely Kyseessä on kansallisen kynnysarvon ylittävä hankinta. Hankinnassa käytetään avointa menettelyä. Tarjouspyyntö liitteineen on haettavissa sähköisesti Kauniaisten kaupungin internet-sivuilta osoitteessa: http:///kaupunki_ja_paatoksenteko/ajankohtaista/tarjo uspyynnot
3 Hankinnasta on julkaistu hankintailmoitus xx. sähköisessä tietokannassa www.hankintailmoitukset.fi (HILMA). Tarjoajat Kaikki toimittajat, jotka pystyvät osoittamaan palvelua suorittamaan Suomessa saadun oikomishoidon erikoishammaslääkärin pätevyyden omaavan hammaslääkärin, voivat tehdä tarjouksen. Tarjoajalla tulee olla kokemusta oikomishoitopalvelujen tuottamisesta viimeisen kolmen vuoden ajalta. Tarjoajien kelpoisuusehdoista ja vertailuperusteista kerrotaan tarkemmin liitteessä 4. Tarjousten käsittely Tarjousten arviointi ja vertailu toteutetaan kolmessa vaiheessa: tarjoajien kelpoisuuden arviointi tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen tarjousten vertailu Tarjoajien kelpoisuuden arviointi Tarjoajien kelpoisuutta arvioidaan liitteessä 4 kelpoisuusehdot ja vertailuperusteet ilmoitettujen vaatimusten mukaisesti. Referenssejä tarkastellaan liitteelle 5 referenssit täydennettyjen tietojen perusteella. Toimittajalla on oltava hankinnan kokoon ja laatuun nähden taloudelliset sekä tekniset edellytykset hankinnan suorittamiseen (vakavaraisuus, maksukykyisyys, kannattavuus, luottokelpoisuus). Tilaajalla on oikeus seurata sopimuskauden aikana toimittajan taloudellisia edellytyksiä sopimuksen täyttämiseen. Mikäli kelpoisuusehdot eivät täyty, tilaajalla on oikeus sulkea tarjoaja tarjouskilpailun ulkopuolelle. Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen Tarjousten vertailu Tarjouksen on vastattava tarjouspyyntöä ja sen liitteitä sekä niissä mainittuja vaatimuksia. Niitä tarjouksia, jotka täyttävät tarjouspyynnössä asetetut vaatimukset, verrataan käyttäen valintaperusteena halvinta hintaa. Hintaa verrataan seuraavalla tavalla:
4 - Tarjouspyynnön liitteeseen 3 täydennetyt yksikköhinnat kerrotaan kunkin toimenpiteen tilastotietoihin perustuvilla vuosiostomäärillä. Ostomäärät käyvät ilmi liitteestä 3. Näin saadut euromäärät lasketaan yhteen ja tämä yhteissumma on tarjouksen vertailuperuste. Tarjouskilpailun voittaja on se, joka on antanut edullisimman kokonaishinnan. Mikäli kaksi tai useampi tarjoaja saavat tarjousten vertailussa saman kokonaishintamäärän, ratkaistaan tarjousten keskinäinen paremmuus arvalla. Vastuiden jakautuminen tilaajan ja tarjoajan välillä Alla on lueteltu ne oikomishoidon palveluun läheisesti liittyvät toiminnot, joiden järjestämisestä tilaaja huolehtii: - toimintatilat ja hoitohenkilökunta (hammashoitajat ja suuhygienistit) - laboratorio- sekä hammaslaboratoriopalvelut - kuvantamispalvelut - oikomishoidon palveluprosesseissa tarvittavista tarveaineista ja kiinteiden kojeiden tarvikkeista, mm. braketit, kaaret, renkaat - atk-laitteet, ohjelmistot ja potilastietojärjestelmä (sopimuksentekohetkellä Effica) käyttäjätukineen ja laitehuoltoineen - tietoliikenne- ja puhelinyhteyksien järjestäminen sekä niiden käyttökustannukset terveysaseman tiloissa - potilasasiakirjojen säilyttäminen sopimuskauden aikana ja sen jälkeen lain määräämän ajan tilaajan arkistosääntöä ja asiakirjahallintasuunnitelmaa noudattaen - toiminnan tehokkuuden seurantaan käytettävien mittareiden ja tavoitteiden määrittely yhdessä toimittajan kanssa - työvaatteet ja pesulapalvelut -asiakasmaksujen ja todistuspalkkioiden kerääminen voimassa olevien lakien ja asetusten mukaisesti jakamalla tarvittavat tilisiirtolomakkeet asiakkaille * tulot asiakasmaksuista ja todistuspalkkioista kuuluvat tilaajalle. Alla on lueteltu ne oikomishoidon palveluun läheisesti liittyvät toiminnot, joiden järjestämisestä toimittaja huolehtii: - toimittaja osoittaa palvelua suorittamaan 1-2 nimettyä oikomishoidon erikoishammaslääkäriä - oikomishoitoa tarvitsevien potilaiden seulontatutkimukset - oikomishoidon toteuttaminen
5 - tarvitsemansa, tilaajan vastuulla olevan hoitohenkilökunnan opastaminen - asiantuntija-avun (ohjaus ja konsultaatio) antaminen kaupungin terveyskeskushammaslääkäreille - yhdessä tilaajan kanssa sovittujen toiminnan tehokkuuden seurantaan sovittujen tavoitteiden toteuttaminen ja niiden toteutumisen mittaaminen sovittujen mittareiden avulla * tavoitteiden toteutumiseen liittyvistä mahdollisista kannusteista ja sanktioista sovitaan erikseen sopimuksen teon yhteydessä - potilasasiakirjoista säädettyjen lakien ja asetusten noudattaminen sekä tilaajan ohjeiden noudattaminen tietoturvan ja potilassalaisuuden takaamiseksi - toimittajan henkilökuntaan liittyvät verot, vakuutukset ja eläketurva ja muut työnantajavelvoitteet - siitä, että toimittajan erikoishammaslääkärit hallitsevat yleisimmin käytössä olevien potilastietojärjestelmien, ml. Effican käytön - toimittajalla on oltava sopimuskauden aikana voimassa oleva toiminnan vastuuvakuutus, jonka määrä on riittävä suhteessa palvelun tuottamiseen liittyviin riskeihin. Mikäli vastuuvakuutus ei kata täysimääräisesti aiheutuneita välittömiä vahinkoja (esim. hoitovirhe), vastaa toimittaja vahingoista täyteen määrään asti. Tarjouksen hintatiedot Tarjouksen hintatiedot ilmoitetaan liitteellä 3. Hintalomaketta ei saa muuttaa millään tavalla. Tarjoushintoihin tulee sisältyä kaikki tämän tarjouspyynnön ja sen liitteiden mukaisista ehdoista aiheutuvat kustannukset (esim. matkakuluista aiheutuvat kustannukset). Muita korvauksia (esimerkiksi laskutuslisät, pientoimituslisät) ei makseta. Hinta on ilmoitettava arvonlisäverottomana. Toimenpidehintojen tulee olla kiinteänä voimassa vuoden 2018 loppuun asti. Mahdollisen optiokauden hinnanmuutosesitys tulee perustella kustannusrakenteen osatekijöiden muutoksilla vrt. sopimusluonnoksen kohta 7. Hinnat. Maksuehto Toimittaja laskuttaa toimenpiteet kokonaisuudessaan tilaajalta kalenterikuukausittain jälkikäteen. Maksuehto on 21 päivää netto. Maksuajan
6 laskeminen alkaa laskun lähettämispäivästä. Viivästyskorko määräytyy korkolain mukaan. Laskuissa on mainittava myös arvonlisäverollinen hinta ja sen tulee täyttää arvonlisäverolain 209b :n määräykset. Kauniaisten kaupunki vastaanottaa ainoastaan verkkolaskuja. Laskut vastaanotetaan sähköisesti kolmella eri tavalla: 1. Verkkolaskuoperaattorin kautta Verkkolaskuosoite: OVT 003702030262 Operaattori: Basware Välittäjän tunnus: BAWCFI22 2. Pankin tarjoaman Finvoice-palvelun avulla Verkkolaskuosoite: OVT 003702030262 Operaattori: Nordea Välittäjän tunnus: NDEAFIHH 3. Toimittajaportaalin kautta Mikäli edelliset vaihtoehdot eivät ole mahdollisia, Kauniaisten kaupunkia voi laskuttaa ilmaiseksi helppokäyttöisen palvelun, Basware Supplier Portal 5.2.6 -toimittajaportaalin kautta. Tästä tarkemmat tiedot kaupungin kotisivuilla http:// Laskussa tulee mainita tavaran tai palvelun tilanneen henkilön nimi. Asiakirjojen julkisuus Hankintapäätös ja sen liitteet ovat julkisia päätöksen allekirjoittamisen jälkeen. Muut hankinta-asiakirjat ovat julkisia sopimuksen allekirjoittamisen jälkeen. Toimittajalla on oikeus saada tieto hankinta-asiakirjoista päätöksen allekirjoittamisen jälkeen. Jos tarjoajan mielestä jokin osa tarjouksesta sisältää liikesalaisuuksia, on toimittajan ilmoitettava nämä tiedot erillisellä liitteellä. Liitteen yläreunaan tulee olla näkyvästi kirjoitettu SALAINEN.Tilaaja harkitsee, ovatko liikesalaisuuksiksi esitetyt asiat lain mukaan salassa pidettäviä. Asianosaisella on kuitenkin aina oikeus saada tieto tarjousten vertailussa käytetystä hinnasta ja muusta tarjousten vertailussa käytetystä tekijästä. Sopimusehdot Tarjoajan on tutustuttava huolellisesti liitteen 1 sopimusehtoihin. Sopimusehdot ovat ehdottomia vaatimuksia eikä niihin saa tehdä muutoksia. Tarjoaja ei voi esittää omia sopimusehtoja tarjouksessaan. Muita kuin
7 tarjoushintaan vaikuttavia sopimusehtokohtia voidaan täsmentää sopimusneuvotteluissa. Hankinnassa noudatetaan liitteenä olevien sopimusehtojen lisäksi täydentävin osin julkisten hankintojen yleisiä sopimusehtoja JYSE 2014 palvelut. Mainitut yleiset hankintaehdot ovat löydettävissä Internetistä osoitteesta: http://www.vm.fi Muut ehdot Tilaajalla on oikeus olla hyväksymättä mitään tarjousta. Tarjouksen voimassaoloaika Osatarjouksia ei hyväksytä. Vaihtoehtoisia tarjouksia ei hyväksytä. Solmittava sopimus ei sisällä määräostovelvoitetta, joten tilaaja ei sitoudu tiettyihin hankintamääriin. Tarjoaja sitoutuu siihen, että se täyttää kaikki tarjouspyynnössä 30.11.2016 toimittajalle asetetut vaatimukset koko sopimuskauden ajan. Tarjoajilla ei ole oikeutta saada korvausta tekemästään tarjouksesta. Tarjous on tehtävä kirjallisesti, suomen kielellä. Tarjouspyynnössä mainitut todistukset ja selvitykset voi toimittaa myös ruotsinkielisinä. Tarjous ei saa olla ehdollinen. Tarjouksen on oltava voimassa 28.2.2017 saakka. Voittaneen tarjouk sen osalta siihen asti, kunnes hankintasopimus on allekirjoitettu. Tiedottaminen Mahdolliset hankintaan liittyvät tarkentavat kysymykset on toimitettava 8.12.2016 kello 12.00 mennessä osoitteeseen kirjaamo@kauniainen.fi. Puhelimitse esitettyihin kysymyksiin tai tietopyyntöihin ei voida vastata. Kysymyksiin on liitettävä lähettäjän yhteystiedot ja hankinnan asianumero viite suun terveydenhuollon oikomishoitojen kilpailutus. Jos kysymykset esitetään sähköpostilla, aihe-kenttään on laitettavat myös oheiset viitetiedot. Kysymykset on esitettävä suomen tai ruotsin kielellä. Esitetyistä kysymyksistä ja niihin annetuista vastauksista laaditaan yhteenveto, joka julkaistaan suomenkielisenä sähköisesti osoitteessa http:///kaupunki_ja_paatoksenteko/ajankohtaista/tarjo uspyynnot viimeistään 12.12.2016. Tarjouspyynnön mahdollisista muutoksista ilmoitetaan edellä mainitussa Internet-osoitteessa viimeistään 12.12.2016.
8 Tarjoajan on tarkistettava mahdolliset muutokset ja täsmennykset tarjouspyyntöasiakirjoihin yllämainitusta osoitteesta ennen tarjouksen jättämistä. Tarjousten jättäminen Tarjous on toimitettava paperiversiona, suljetussa kirjekuoressa kahtena (2) kappaleena osoitteeseen: Kauniaisten kaupunki Kirjaamo Kauniaistentie 10 02700 Kauniainen Tarjousten on oltava perillä 21.12.2016 kello 12.00 mennessä. Myöhästyneet tarjoukset suljetaan tarjouskilpailun ulkopuolelle. Kuoreen tulee laittaa merkintä: suun terveydenhuollon oikomishoitojen kilpailutus. Kuoressa on myös ilmoitettava tarjoavan yrityksen nimi. Tarjouksessa on ilmoitettava tarjoavan yrityksen yhteyshenkilöt yhteystietoineen (osoite, puhelin, faksi, sähköposti sekä se sähköpostiosoite, johon päätöksen voi lähettää). Lisäksi tarjoajan pyydetään täyttämään lomakkeen Yrityksen tiedot ja liittämään sen tarjousasiakirjoihin. Tarjous tulee toimittajaa sitovaksi, kun tilaaja on ottanut tarjouksesta selon. Kauniaisissa 30.11.2016 Tommi Koskinen talouspäällikkö sosiaali- ja terveystoimi LIITTEET 1. Luonnos hankintasopimukseksi 2. STM:n kiireettömän oikomishoidon perusteet 3. Hintaliite 4. Valintaperusteet (kelpoisuusehdot ja vertailuperusteet) 5. Referenssiluettelo
9