Turun Kiinteistöliikelaits 30.10.2014 KIINTEISTÖLIIKELAITOKSEN RAKENNUSHANKKEIDEN TOTEUT- TAMINEN: OHJEET TEHTÄVISTÄ, VASTUISTA, KUSTANNUSSEU- RANNASTA JA RAPORTOINNISTA 1. Taustaa Kaupunginhallitus edellytti päätöksessään 9.6.2014, että kiinteistötimialan tulee laatia 30.10.2014 mennessä tarkemmat hjeet tehtävistä, vastuista, kustannusseurannasta ja raprtinnista rakennushankkeiden tteuttamisessa. Tämän selvityksen tarkastelu ja hjeet n rajattu kskemaan rakennushankkeen päävaiheista rakentamisen hjausta sekä vastaan- ja käyttööntta. Rakentamisen hjaus pitää sisällään rakentamisen jhtamisen, työmaavalvnnan, maksuliikenteen hallinnan sekä lisä- ja muutstyöt. Vastaan- ja käyttööntt pitää sisällään urakkasuritusten vastaantn ja khteen luvutuksen käyttäjälle. Rakennushankkeen päävaiheista tarkastelun ulkpulelle n rajattu tarveselvitys, hankesuunnittelu, investintipäätös, suunnittelun valmistelu, suunnittelun hjaus, rakentamisen valmistelu ja takuuaika. Pisrajatut päävaiheet edeltävät varsinaisen rakennushankkeen tteutusta paitsi takuuaika, jka seuraa varsinaisen rakennushankkeen tteutuksen jälkeen. Tässä selvityksessä kerrtut menettelyt sveltuvat parhaiten investintihankkeisiin, jtka tteutetaan kknaisurakkana tai jaettuna urakkana. Ns. ST-urakihin (suunnittele ja tteuta) ja integrituihin prjektitteutuksiin (IPT-hanke) kuvatut menettelyt eivät kaikilta sin svellu suraan sellaisinaan. Tällaisia hankkeita kskevat erityismenettelyt tulee kuvata hanketta kskevan prjektisuunnitelman yhteydessä. Sama kskee hankkeita, jissa vukranantaja räätälöi tilat kaupungille sveltuviksi. 2. Viiteaineist Viiteaineist mudstuu rakennushankkeissa svellettavaksi tulevista säädöksistä, kaupungin mista säännöistä ja hjeista sekä rakennusalalla yhteisesti svituista spimusehdista ja tehtäväluettelista. Säännökset: Rakentamisen yleinen hjaus perustuu lain, asetuksen ja rakentamismääräysten tasisiin säännöksiin. Maankäyttö- ja rakennuslaissa ja sitä kskevassa asetuksessa vat rakentamista kskevat vaatimukset, jiden tarkitus n varmistaa rakentamiselta edellytetty vähimmäistas. Näitä kskevat tarkemmat määräykset vat Sumen rakentamismääräyskkelmassa, jka sisältää täydentäviä säännöksiä ja hjeita maankäyttö- ja rakennuslakiin sekä asetukseen. Asetuksena annetut ja Sumen rakentamismääräyskkelmaan ktut rakentamista kskevat säännökset vat velvittavia. Ministeriön antamat hjeet sen sijaan eivät le velvittavia. Muu nudatettava keskeinen säännöstö liittyy mm. työturvallisuuteen, vertusmenettelyyn ja julkisiin hankintihin. Maankäyttö- ja rakennuslaki (Sumen säädöskkelma 132/1999) Maankäyttö- ja rakennusasetus (Sumen säädöskkelma 895/1999) Työturvallisuuslaki (Sumen säädöskkelma 738/2002) Valtineuvstn asetus rakennustyön turvallisuudesta (Sumen säädöskkelma 205/2009) Laki julkisista hankinnista (Sumen säädöskkelma 348/2007) Laki tilaajan selvitysvelvllisuudesta ja vastuusta ulkpulista työvimaa käytettäessä (1233/2006)
Sumen rakentamismääräyskkelma: RakMK A1, Rakentamisen valvnta ja tekninen tarkastus (Ympäristöministeriö 2006) Laki vertusmenettelystä (Sumen säädöskkelma 1558/1995) Kaupungin mat säännöt ja hjeet: Kaupungin mat säännöt ja hjeet vat lunteeltaan jhtsääntöjä, jhtsääntöihin lukeutuvia yleissääntöjä tai vusittain vahvistettavia hjeita. Kaupungin mat säännöt löytyvät JutseNet:in säännöstöstä. Kaupungin hallintsääntö (Kv 17.12.2012) Kiinteistöliikelaitksen jhtsääntö (Kv 17.12.2012 252) Kiinteistötimialan viranhaltijiden timivaltuuksien vahvistaminen (Kilajk 27.2.2013) Työmaakkuksissa tdettujen lisä- ja muutstöiden tilaaminen liikelaitsjhtajan päätös 137 5.10.2012) Tilahankkeiden tarveselvitys ja hankesuunnitteluhjeet (Kv 16.6.2014) Talusarvin nudattamista kskevat hjeet 2014 (Kv 16.12.2013 232) Mena kskevan laskun kehitys maksukelpiseksi ja kirjauskypsäksi tsitteeksi (Kaupunginkanslia/Taluskeskus/Laskp 9.12.2005) Kiinteistöliikelaitksen menjen hyväksymisikeudet (Kilajk 15.1.2014 3) Alle 800.000 hankintjen kilpailutuksen valintakriteerit (liittyy kansallisen kynnysarvn ylittävään hankintaa) (Timialajhtajan päätöspöytäkirja 14.6.2013 73) Muu viiteaineist: Muu viiteaineist kstuu rakennusalalla yleisesti nudatettavista spimusehdista ja tehtäväluettelista. Yhteistä näille n, että niiden valmisteluun ja hyväksymiseen vat laajasti sallistuneet alan järjestöt. Spimusehdt ja tehtäväluettelt n julkaistu Rakennustietsäätiö RTS:n ja sen mistaman Rakennustiet Oy:n timesta RT Net tietpalvelussa (ent. RT-krtist) ja/tai Infra Net tietpalvelussa. Rakennusurakan yleiset spimusehdt YSE 1998 (RT 16-10660 / Infra 052-710016)) Knsulttitiminnan yleiset spimusehdt KSE 2013 (RT 13-11143 / Infra 054-710129) Hankkeen jhtamisen ja rakennuttamisen tehtäväluettel HJR 12 (RT 10-11107 / Infra 053-710110) Talnrakennustyön työmaavalvnnan tehtäväluettel (RT 16-11121) Maa- ja vesirakennustyön työmaavalvnnan tehtäväluettel (RT 16-11122 / Infra 053-710116) Taltekniikkatöiden valvnnan tehtäväluettel (RT 16-11123) Muuta viiteaineista ei kaikilta sin svelleta kaupungin investintihankkeissa suraan sellaisenaan, vaan niistä n jitain pikkeuksia, jtka n aina kerrttu urakka- tai knsulttispimuksissa. Sumessa ei le rakennusurakkaa spimustyyppinä kskevaa lainsäädäntöä. Kauppalaissa rakennusurakka n rajattu kauppalain säännösten sveltamisalan ulkpulelle. Maankäyttö- ja rakennuslaissa n asetettu tiettyjä velvitteita rakennushankkeeseen ryhtyvälle, mutta laissa ei kuitenkaan säännellä urakkaspimuksen sapulten välistä suhdetta. Rakennuttajan ja urakitsijan välinen spimussuhde määräytyy yleensä rakennusurakan yleisten spimusehtjen mukaan. Vakiehdt tulevat urakkaspimuksen saksi viittauksen perusteella. Tärkeimpinä vakiehtina vidaan pitää YSE 1998-ehtja, jtka n laadittu svellettavaksi elinkeinnharjittajien välisiin urakkaspimuksiin. YSE-ehdt vat kattavuutensa ja yksityiskhtaisuutensa pulesta verrattavissa lainsäädäntöön ja niillä n hyvin vakiintunut asema rakennusalalla. Vakiehtjen lisäksi rakennusurakkaan svelletaan ikeustimilain säännöksiä ja spimusikeuden yleisiä periaatteita. 3. Rakentamisen hjaus -päävaihe Rakentamisen hjauksen tarkitus n suunnitelmallisesti jhtaa ja valva rakentamista teknisten, taludellisten ja ajallisten tavitteiden mukaisesti. Rakentamisen hjaukseen kuuluu rakentamisen jhtaminen työmaakkuksineen ja katselmuksineen, rakentamisen tekninen, taludellinen ja ajallinen valvnta ennakksuunnitteluineen
maksuliikenteen hallinta lisä- ja muutstöiden hallinta Rakentamisen hjauksen lpuksi tehdään päätös, että rakennuskhde n edennyt suunnitelmien mukaisesti niin pitkälle, että varsinainen vastaan- ja käyttööntt vidaan alittaa. Rakentamisen jhtaminen: Rakentamisen jhtamisen tavitteena n jhtaa, hjata ja seurata prjektia niin, että investinti tteutuu laadultaan virheettömästi, taludellisesti ja ikea-aikaisesti. Rakennushankkeeseen ryhtyvä vastaa rakennuttamisen rganisinnista. Rakennuttamistyö vidaan tehdä milla rakennuttajaresursseilla tai teettää kknaan tai sin käyttäen ulkpulisia rakennuttajapalveluita. Maankäyttö- ja rakennuslaki velvittaa, että rakennushankkeeseen ryhtyvällä n hankkeen vaativuus humin ttaen riittävät edellytykset hankkeen tteuttamiseen sekä käytettävissään pätevä henkilöstö. Kiinteistöliikelaitksen rakennuttamispäälliköt (infrapalvelut / tilapalvelut) nimeävät kunkin hankkeen tteuttamisesta vastaavan rganisaatin: Prjektipäällikkö, jka vastaa hankkeen tteutuksesta Valvja(t), jka valv spimuksen mukaista tteutusta Turvallisuuskrdinaattri. Rakennuttajan n nimettävä jkaiseen rakennushankkeeseen hankkeen vaativuutta vastaava pätevä turvallisuuskrdinaattri. Kun rakennusalue luvutetaan urakitsijalle (päätteuttajalle), vidaan tässä yhteydessä järjestää tilaajan ja urakitsijan välinen käynnistämiskkus/alituskatselmus, jssa perehdytetään rakennushankkeeseen ryhtyvään spimussuhteessa levat urakitsijat khteeseen. Tilaisuudesta laaditaan tarvittaessa pöytäkirja. Mikäli rakennusluvassa n sitä edellytetty, kutsutaan klle virallinen alituskkus ennen rakennustyön alittamista. Rakennushankkeeseen ryhtyvän tulee spia kunnan rakennusvalvntaviranmaisen kanssa alituskkuksen ajankhdasta ja kutsua kkus klle. Alituskkuksessa tulee lla läsnä ainakin rakennushankkeeseen ryhtyvä tai tämän edustaja, rakennuksen pääsuunnittelija sekä vastaava työnjhtaja. Alituskkuksen puheenjhtajana timii rakennusvalvnnan edustaja. Alituskkuksesta laaditaan alituskkuspöytäkirja/-ilmitus. Infrahankkeissa ei yleensä edellytetä rakennuslupaa, jten alituskkus pidetään ilman rakennusvalvntaviranmaista ja alituskkuksen puheenjhtajana timii rakennushankkeeseen ryhtyvän edustaja. Rakennustöiden edistyessä sapulet pitävät säännöllisesti työmaakkuksia, jihin sallistuvat rakennuttajan edustaja, käyttäjän edustaja, suunnittelijat ja eri urakitsijiden edustajat. Työmaakkuksista laaditaan pöytäkirja. Työmaakkuksessa mm. verrataan töiden tteutumista laadittuun aikatauluun sekä tehdään merkinnät kunkin urakitsijan sen hetkisestä työvaiheesta ja työmaavahvuudesta. Lisäksi kkuksessa käsitellään sapulten kkukselle ilmittamat asiat, kuten dtettavissa levat lisä- ja muutstyöt sekä niiden vaikutukset urakka-aikaan ja urakkahintaan. Pöytäkirjaan tettu humautus katstaan yleisten spimusehtjen tarkittamaksi kirjalliseksi humautukseksi. Infrahankkeissa kkuksiin sallistuvat vain tilaajan ja pääurakitsijan edustajat sekä laiteperaattrien edustajat tarvittaessa. Rakennusluvassa n vitu edellyttää tiettyjä katselmuksia esim. laiteasennuksista. Tällöin katselmukset pidetään, kun työvaihe n tehty. Katselmus vidaan myös pitää työmaan tilanteen tai siihen liittyvän seikan tteamiseksi. Urakkaspimuksessa n vitu määritellä laadullisia katselmuksia esim. elementtikatselmus. Katselmusta vi pyytää kumpikin sapuli. Yleensä pyytäjänä n se sapuli, jka kats etunsa sitä vaativan. Katselmuksen tarkituksena n kirjata tilanne työmaalla, eikä katselmuksissa yleensä le tarvetta tehdä asiaa kskevia päätöksiä. Katselmus vi lla esim. suunnitelmakatselmus, jssa tdetaan suunnitelmavalmius ennen töiden alittamista. Työmaavalvnta:
Työmaavalvnnan tarkituksena n varmistaa yhteistiminnalla ja valvnnalla urakitsijiden työsuritusten spimuksen mukaisuus teknisesti, taludellisesti ja ajallisesti. Tilaajan tulee kirjallisesti ilmittaa urakitsijalle timivaltaiset edustajansa sekä heidän valtuutensa. Urakitsija vi kääntyä urakkasuritusta kskevissa asiissa tilaajan timivaltaisen edustajan puleen yhtä pätevästi, kuin js asiassa lisi käännytty suraan tilaajan puleen. Tilaajan edustajan ja valvjan tehtäviin vaikuttava tekijä n urakkamut. Kknais- tai yksikköhintaurakka vat valvnnan salta erilaisia kknaisuuksia. Työmaavalvnnan lähtöaineista vat suunnitelmat, työselitykset, urakkaspimukset, maksuerätaulukt ja budjetit. Työmaavalvntaan kuuluvat seuraavat valvntatehtävät: yleisvalvnta, työmaan turvallisuuden ja ympäristön valvnta, ajallinen valvnta, teknisen tteutuksen laadunvalvnta, taludellinen valvnta, dkumentinti, käytönpastuksen valvnta sekä mahdlliset muut valvntatimenpiteet. Muut valvntatimenpiteet vivat lla esim. taltekniikkatöiden valvntatimenpiteitä, jllei niille le erikseen nimetty erikisvalvjaa. Työmaavalvja timii rakennuttajan edustajana työmaalla ja dkumenti havaintnsa työmaapäiväkirjaan. Valvja mm. antaa valtuuksiensa puitteissa urakitsijille spimusasiakirjjen selventämistä kskevia ja työnsuritukseen liittyviä hjeita, jita urakitsijiden tulee nudattaa. Antamansa hjeet, luvat tai määräykset ja muut rakentamiseen liittyvät merkittävät seikat valvjan tulee antaa kirjallisesti esim. merkitsemällä ne työmaapäiväkirjaan. Valvnnan yhteydessä tehdään kk ajan sittaisia hyväksymispäätöksiä urakitsijiden työn suhteen. Pääsääntö n, että urakitsija tarkastaa itse suritusvelvllisuuteensa kuuluvan työn laadun sekä krjaa mahdlliset puutteet ja virheet ennen tilaajalle tapahtuvaa luvutusta. Urakitsijan n ilmitettava tilaajan edustajalle havaitsemistaan virheistä urakkasurituksessa ja timenpiteistä niiden krjaamiseksi. Tilaajan laadunvalvnta khdistuu urakitsijan timinnan laadun ja työn laadun valvntaan. Urakan alkuvaiheessa keskitytään urakitsijan tekemien laatusuunnitelmien ja työsuunnitelmien tarkastamiseen ja sen varmistamiseen, että urakitsija tekee ne. Kun urakan aikana rakenteet alkavat valmistua, seurataan urakitsijan laatumittausten etenemistä ja tehdään mahdllisia pistkkeita. Tilaajan edustajan tehtävänä n hulehtia, että urakitsija tekee laatimissaan laatusuunnitelmissa yksilöidyt laadunvalvntamittaukset ja raprti niistä tilaajalle. Raprtinti tapahtuu mm. työmaapäiväkirjissa ja työmaakkuksissa. Tilaajan tulee esittää urakitsijalle suullinen tai kirjallinen reklamaati, js urakitsija ei timi urakassa urakka-asiakirjjen tai hyväksytyn laatusuunnitelman mukaisesti tai js työn tai sen san tuls ei vastaa urakka-asiakirjissa asetettuja vaatimuksia. Reklamaatimudt vat seuraavat: suullinen reklamaati työmaapäiväkirjamerkintä työmaakkusmaininta kirjallinen reklamaati Vakavat puutteet urakitsijan timinnassa tai työn laadussa jhtavat kirjalliseen reklamaatin. Reklamaati, jssa pyydetään vastaamaan esitettyihin kysymyksiin, sitetaan urakitsijan jhdlle ja siihen pyydetään määräajassa kirjallinen vastaus. Tilaajan tahlta tapahtuva valvnta ei rajita eikä vähennä urakitsijan spimuksenmukaista vastuuta. Maksuliikenteen hallinta: Maksuliikenteen hitamisen perustana vat urakkaspimukset ja maksuerätaulukt. Rakennuttaja tarkistaa urakitsijiden esittämien laskujen hyväksyttävyyden. Laskun sittaman työn tekemisen varmistaa työmaavalvja. Laskun hyväksyttävyyden selvittyä lasku hyväksytään ja se maksetaan eräpäivän mukaan. Maksut kirjataan hankkeen kustannusseurantaan.
Edellytykset esitetyn laskun hyväksymiselle: työvaihe tehty valvjan vastaanttmerkintä prjektipäällikön tarkastusmerkintä rakennusaikainen vakuus timitettu maksuerä n urakkaspimuksen mukainen Lisä- ja muutstyöt: Lisä- ja muutstyöt vat töitä, jtka lisäävät tai muuttavat urakitsijan alkuperäistä suritusvelvllisuutta. Tällaisia töitä ei saa ryhtyä tteuttamaan ennen kuin niiden sisällöstä ja vaikutuksesta urakkaan n kirjallisesti svittu. Rakennussuunnitelmien muuttamista kskevia tahdnilmaisuja vat ikeutettuja antamaan vain ne henkilöt, jtka n nimenmaan tätä tehtävää varten urakitsijalle ilmitettu. Muutstyöllä tarkitetaan työtä, jka muuttaa urakkaspimuksessa svitun työn sisältöä. Urakitsija n velvllinen tteuttamaan tilaajan vaatimat muutstyöt, elleivät ne lennaisesti muuta urakkasuritusta tisen lunteiseksi. Muutkset n selvästi sitettava urakitsijalle. Lisätyöllä tarkitetaan pulestaan työtä, jka tehdään svitun surituksen lisänä. Lisätyöspimus slmitaan sillin, kun kknaishintaperusteisessa työssä urakitsijan spimusvelvllisuus (työn suritemäärä) lisääntyy. Yksikköhintaurakassa määrämuutkset krvataan tai hyvitetään spimuksen mukaisilla yksikköhinnilla. Lisä- ja muutstöitä vidaan jutua tteuttamaan mm. puutteellisten tai virheellisten suunnitelmien vuksi. Syynä vi usein lla myös epätarkat lähtötiedt, jihin saadaan tarkempi selvyys vasta työn kuluessa kun pintarakenteita n rikttu. Esim. infrahankkeissa n melk tyypillistä, että maan pinnan alla levat kerrkset ja rakenteet vivat tuda yllätyksiä kasvattavat lisä- ja muutstöitä. Lisä- ja muutstöissä prsessi etenee seuraavasti: Havaitaan tarve lisä- tai muutstyölle Lisä- ja muutssuunnitelmien teettäminen Tilaaja teettää tarvittavat suunnitelmat Suunnitelmamuutkset ja niiden hyväksyminen Suunnitelmamuutkset hyväksyy prjektipäällikkö/vastaava rakennuttaja työmaalla tai rakennuttamispäällikkö hankintavaltuuksien mukaisesti. Muutkset jtka muuttavat hyväksyttyjä katu- tai puistsuunnitelmia tudaan uudelleen nähtäville ja hyväksyttäväksi. Lisä- ja muutstyötarjusten käsittely pääsääntönä n, että tarjukset annetaan kirjallisina Valmistellaan muutsten edellyttämät päätökset ja selvitykset hankintavaltuuksien mukaisesti Lisä- ja muutstöiden hyväksyminen hankintavaltuuksien mukaan selvitys jhtkuntaan Tiedtetaan suunnittelijita ja urakitsijita muutksista ja päätöksistä. 4. Vastaan- ja käyttööntt -päävaihe Vastaan- ja käyttööntt -päävaiheen tarkitus n vastaanttaa rakennuskhde urakitsijalta ja samalla varmistua rakennuksen laadusta (suunnitelmien mukaisuudesta) sekä luvuttaa khde varsinaisille käyttäjille kuluttaen ja pastaen. Infrahankkeiden vastaanttmenettely pikkeaa jnkin verran talnrakennushankkeista, kska infrahankkeissa ei yleensä edellytetä viranmaisen lppukatselmusta. Vastaantt
Työn valmistuttua pidetään khteessa viranmaisten lppukatselmus, jssa tdetaan, vatk rakennusluvan ehdt tulleet täytetyiksi. Ennen tätä n vitu pyytää viranmaisilta j käyttöönttlupa, jnka perusteella lppukäyttäjä n vinut alkaa kalustaa tilja. Ei svellu infrahankkeisiin. Tämän jälkeen pidetään vastaantttarkastus, jssa tarkastetaan, vastaak urakitsijan suritus urakkaspimuksessa svittua. Vastaantttarkastuksesta laaditaan pöytäkirja, jhn liitetään luettel tarkastuksessa havaituista puutteista ja virheistä. Sekä urakitsijalla että tilaajalla n ikeus pyytää vastaantttarkastusta sen jälkeen, kun spimuksen tarkittama työ n niin valmis, että mahdllisesti kesken tai surittamatta levat työt ehditään tekemään valmiiksi ennen vastaantttarkastusta. Lisäksi edellytyksenä n, että viranmaiset vat antaneet ennen vastaantttarkastusta vähintään käyttöönttluvan. Infrahankkeissa urakitsija pyytää tarkastuksen. Rakennus vidaan ttaa käyttöön heti, kun se n viranmaisten lppukatselmuksessa hyväksytty ja sapulten välisessä vastaantttarkastuksessa vastaantettu. Khde n vitu ttaa vastaan vähäisin puuttein ja puutteiden krjaaminen tdennetaan jälkitarkastuksissa. Ellei vastaantttarkastuksessa le selvitetty kaikkia sapulten välisiä taludellisia suhteita, vastaantttarkastuksen jälkeen pidetään taludellinen lppuselvitys, jssa spijapulten väliset maksusuhteet järjestetään lpullisesti. Lppuselvitystilaisuudessa vidaan käsitellä vain sellaiset vaatimukset, jtka asianmainen n perusteiltaan esittänyt viimeistään vastaantttarkastuksessa. Käyttööntt Tilahankkeissa käyttööntn tarkituksena n luvuttaa rakennus käyttäjille ja ylläpitäjille ja pastaa sekä kuluttaa rakennuksen käyttäjät ja ylläpitäjät käyttämään ja hitamaan rakennusta ja sen järjestelmiä ikein. Infrahankkeissa käyttööntt tarkittaa urakkasurituksen vastaantn jälkeen urakkakhteen ttamista käyttöön. Urakitsijan n laadittava tai laadituttava ennen rakennushankkeen päättymistä rakennuskhteen ylläpita, hulta, kunnssapita ja krjaamista kskevat kirjalliset käyttö- ja hult-hjeet. Käyttööntn tehtävien tteutumista valv rakennuttajan edustaja, jka hulehtii, että eri sapulet hitavat svitut velvllisuutensa käyttöönttn liittyen: järjestetään ylläpithenkilöstön kulutus rakennuksen ylläpitvastuun siirt järjestetään käyttäjien kulutus 5. Kustannusseuranta ja raprtinti Kustannusseuranta Kullekin Kiinteistöliikelaitksen investintiprjektille n avattu ma investintitilausnumer kaupungin talushallinnssa käytettävään SAP-timinnanhjausjärjestelmään. Investintitilausnumerlle n budjetitu talusarvivuden budjettisumma ja investintitilausnumerlle kirjataan investintiprjektille khdistuvat ment. Hankkeiden kustannusseurannasta vastaa kunkin hankkeen prjektipäällikkö / vastaava rakennuttaja. Tilapalveluissa n prjektipäälliköillä käytössä prjektinhallintahjelmana Haahtela-Kehitys Oy:n Rakennuttamistiet, jssa vidaan SAP:in tietja tarkemmin hallinnida rakennusprjekteja. Rakennuttamistiedssa seurataan yksittäisiä investintiprjekteja ja tähän prjektiin kuuluvia urakita. Rakennuttamistiedssa vat myös hankkeita kskevat kirjalliset dkumentit (spimukset, pöytäkirjat ym.). Infrapalveluissa ei le tällä hetkellä käytössä erityistä prjektinhallintahjelmaa ja hankkeiden hallinninnissa n käytössä SAP:n tiedt ja Excel-taulukt. Infrapalvelujen prjektinhallintahjelman (SAP-PS) hankinnasta n parhaillaan käynnissä prjekti. Uusi prjektinhallintahjelma n tarkitettu lähinnä hankkeiden taluden hallintaan ja uusi hjelma n tarkitus myöhemmin ttaa käyttöön myös tilahankkeiden taluden hallinnassa. Infrahankkeiden prjektinhallinnan tukena käytetään jatkssa myös M-Files hjelmaa, jhn tallennetaan hankkeita kskevat kirjalliset dkumentit ja piirustukset. M-Files hjelma n käytössä myös Ympäristötimialalla, jllin sen käytöstä saadaan synergiahyötyjä.
Kustannusseuranta mudstuu seuraavista elementeistä: kustannusarvi edellisen vuden lppuun mennessä tteutuneet kustannukset kuluvan vuden talusarvi talusarvin muutkset talusarvi muutksin käyttö zz.xx.yyyy sidtut kustannukset lisätyöt yhteensä kuluvan vuden ennuste 31.12.yyyy er talusarvi - kuluvan vuden ennuste er kustannusarvi tteutuneet kustannukset (kuluvan vuden ennuste + edellisen vuden lppuun mennessä tteutuneet kustannukset) Hankkeiden kustannusseurannassa havaituista pikkeamista tai uhkaavista pikkeamista raprtidaan seuraavassa kappaleessa kerrttujen menettelyjen mukaisesti. Raprtinti Investintihankkeiden raprtinnissa nudatetaan kaupunginvaltuustn 16.12.2013 hyväksymiä talusarvin nudattamista kskevia hjeita. Talusarvin nudattamista kskevat hjeet n jateltu pysyväismääräyksiin ja vusittain vahvistettaviin määräyksiin. Pysyväismääräyksissä tdetaan Kiinteistöliikelaitksen investintihjelman hankkeisiin liittyen seuraavaa: Talusarvin sitvuus Liikelaitsten investintibudjetin sitvat men- ja tulerät n merkitty rasterilla. Päätösvallasta investinnissa ja muissa pitkävaikutteisissa menissa n määrätty kaupungin hallintsäännön 32 :ssä. Kaupunginvaltuustn päättämässä kiinteistöliikelaitksen tilapalveluiden investintihjelmassa levien hankkeiden kustannusarvit ja tteuttamisaikataulut vat sitvia uudisrakennushankkeiden ja yli 1 milj. eurn peruskrjaushankkeiden salta. Alle 1 milj. eurn peruskrjaushankkeiden tteuttamisesta ja aikataulusta pitää kiinteistöliikelaitksen antaa kaupunginhallitukselle käyttösuunnitelma. Kiinteistöliikelaitksen investintihjelmassa kaupunginhallitukseen nähden sitvia khteita vat pääliikenneväylät ja keskustan kehittäminen sekä muut merkittävät infrastruktuuri- investinnit. Hyväksytyn hankkeen tteuttamiseen vidaan talusarvivunna käyttää määrärahja kustannusarvin ja aikataulun puitteissa tehkkaan ja taludellisen tteutuksen edellyttämällä tavalla. Hyväksyttävinä kustannuksina tetaan humin myös indeksinusu hankkeen käyttöönttn saakka sekä kustannusarvin puitteissa suritetut takuukrjaukset käyttööntn jälkeen takuuajan puitteissa. Hankkeiden tteutumisesta ja kustannuksista n esitettävä selvitykset kaupunginvaltuustlle ennen talusarvivuden päättymistä hyväksyttäviksi. Timenpiteet talusarvissa pysymiseksi Timielinten tulee jatkuvasti arviida man timialansa taluden ja timinnan tteutumista ja esittää kaupunginhallitukselle niiden phjalta välittömästi tai savusikatsausten yhteydessä timenpiteet talusarvissa pysymiseksi. Muutkset talusarvin ilman kaupunginvaltuustn päätöstä Jhtkunta päättää liikelaitksen talusarvin tehtävistä muutksista kaupunginvaltuustn sitvasti asettamien taludellisten tavitteiden rajissa. Talusarvin nudattamista kskevien hjeiden vusittain vahvistettavissa määräyksissä n hjeistettu talusarvivuden aikana tapahtuvaa raprtintia:
Timinnan ja taluden kehittymisen raprtinti kaupunginvaltuustlle, kaupunginhallitukselle ja tarkastuslautakunnalle Kaupunginvaltuustlle, kaupunginhallitukselle ja tarkastuslautakunnalle annetaan savusikatsaukset timinnan ja taluden kehittymisestä klme kertaa vudessa tilikauden aikana. Neljäs timinnan ja taluden tteutumisesta annettava raprtti n tilinpäätös Osavusikatsauksissa raprtidaan kaupunginvaltuustn sitviksi vahvistamien tavitteiden ja talusarvilausekkeiden tteutuminen. Lisäksi savusikatsauksiin sisällytetään kaupunginvaltuustlle tiedksi annettavat tavitteet ja mittariarvt sekä niiden tteutumisennusteet infrmatiivisina. Ensimmäinen savusikatsaus laaditaan raprtintijakslta 1.1. - 31.3.2014. Osavusikatsaus, jka annetaan tukkuussa sisältää taluden katsauksen ja talusennusteen. Tinen savusikatsaus laaditaan raprtintijakslta 1.1. - 31.7.2014. Osavusikatsaus, jka annetaan syyskuussa sisältää timinnan ja taluden katsauksen sekä timinnallisten ja taludellisten tavitteiden tteutumisennusteet. Klmas savusikatsaus laaditaan raprtintiajalta 1.1. - 30.9.2014. Osavusikatsaus, jka annetaan marraskuussa sisältää taluden katsauksen ja talusennusteen. Tilinpäätös laaditaan raprtintijakslta 1.1. - 31.12.2014. Tilinpäätös sisältää timintakertmuksen sekä kaupungin ja knsernin tilinpäätöslaskelmat sekä talusarvin timinnallisten ja taludellisten tavitteiden tteutumisvertailut. Osavusikatsaus tulee tuda kaupunginhallituksen käsittelyyn kuuden viikn sisällä raprtintikauden päättymisestä. Kaupunginhallitus laatii tilinpäätöksen tilikautta seuraavan maaliskuun lppuun mennessä. Timinnan ja taluden kehittymisen kuukausiraprtinti Timialajhtajat ja liikelaitsjhtajat raprtivat timinnan ja taluden kehittymisestä malle lautakunnalleen tai jhtkunnalleen kuukausittain. Timialajhtajan ja liikelaitsjhtajan tulee erikseen annettavan aikataulun ja hjeen mukaisesti raprtida timialansa timinnasta ja taludesta kaupunginjhtajalle sekä hulehtia siitä, että kaupunginjhtajalla n valvntaa varten riittävät tiedt timialan timinnasta. Tilahankkeiden salta n raprtintihjeistusta lisäksi Tilahankkeiden tarveselvitys- ja hankesuunnitteluhjeissa: Tteutusvaiheen seuranta Hankkeen tteutusvaiheen aikana Kiinteistötimialan tilapalveluiden jhtajan tulee seurata hankkeen etenemistä kuukausittain. Kustannusten seurantavelvllisuus n krstettu hankkeissa, jtka eivät perustu kilpailutettuihin kustannuksiin. Tteutuksessa ilmenevät ngelmat Mikäli hankkeen tteutuksessa ilmenee ngelmia, kuten uhkaava kustannusarvin ylittyminen, aikataulun venyminen tai vastaava, Kiinteistötimialan timialajhtajan tulee: tarvittavien lisäselvitysten jälkeen infrmida viipymättä tilajhtajaa, jka saattaa asian kaupungin jhtryhmän tietn, tarvittavien lisäselvitysten jälkeen saattaa asia Kiinteistöliikelaitksen jhtkunnan tietn, jka tekee tarvittaessa ehdtuksensa jatktimenpiteistä edelleen kaupunginhallitukselle.
Kiinteistötimialan timialajhtajan tulee tarvittaessa käyttää ulkpulista asiantuntemusta erityistekniikkaa kskevissa kysymyksissä. Juridisissa kysymyksissä tulee knsultida knsernihallinnn lakiasiat - vastuualuetta, jka päättää mahdllisesta ulkpulisen asiantuntemuksen hankinnasta. Kiinteistöliikelaits raprti investintihjelmasta ja investintihjelman hankkeista edellä esitettyjen määräysten mukaisesti Kiinteistöliikelaitksen jhtkunnalle, jsta raprtit etenevät edelleen kaupunginhallitukselle ja kaupunginvaltuustlle. Lisäksi timinnasta ja taludesta raprtidaan kaupunginjhtajalle sekä tilahankkeiden tteutuksessa ilmenevistä ngelmista tilajhtajalle. Kiinteistöliikelaitksen sisällä raprtintivastuut investintihankkeissa menevät seuraavasti: Hankkeesta vastaava prjektipäällikkö / vastaava rakennuttaja raprti rakennuttamispäällikölle (infrapalvelut / tilapalvelut) Rakennuttamispäällikkö raprti tulsaluejhtajalle (infrapalvelut / tilapalvelut) Tulsaluejhtaja raprti timialajhtajalle Sekä infrapalvelujen että tilapalvelujen rakennuttamisyksiköissä pidetään viikittain yksikköpalavereja, jissa raprtidaan investintihankkeisiin liittyvistä ajankhtaisista asiista. Puheenjhtajana yksikköpalavereissa timii rakennuttamispäälliköt. Palavereista laaditaan muistit Edellä kerrttujen kaupungin sisäisten raprttien lisäksi Kiinteistöliikelaits raprtin kuukausittain Verhallinnlle rakennusurakista työmaakhtaisesti (=investintiprjekti). 1.7.2014 astui vimaan rakentamiseen liittyvä tiednantvelvllisuus verttajalle. Määräysten mukaan rakennustöiden tilaajalla n velvllisuus ilmittaa tietja Verhallinnlle rakentamiseen liittyvistä urakista ja urakitsijista. Urakkatietina n ilmitettava urakkaspimusta kskevaa tieta (esim. spimussapulet, kknaissumma, kest) ja urakkaspimukseen liittyvää tapahtumatieta (esim. laskutettu määrä ilmitusjakslta). Kukin tilaaja ilmittaa kuukausittain Verhallinnlle, keneltä n tilannut rakentamispalvelua. Turun kaupungin raprtintiin n ensivaiheessa lutu ma erillinen ilmitusalusta. Raprtinti n jatkssa tarkitus integrinti paremmin käytössä leviin/käyttöön tuleviin hjelmiin (SAP-PS). 6. Rakennushankkeissa vaikuttavat taht: tehtävät, vastuut ja valtuudet Kaupunginvaltuust Hyväksyy Kiinteistöliikelaitksen investintihjelman kaupunginvaltuustn nähden sitvat sat (merkinnällä kv). Hyväksyy investintihjelman sitvien sien muutkset (kv). Kaupunginhallitus Esittää kaupunginvaltuustlle hyväksyttäväksi Kiinteistöliikelaitksen investintihjelman kaupunginvaltuustn nähden sitvat sat. Esittää tarvittavat muutkset Kiinteistöliikelaitksen investintihjelman kaupunginvaltuustn nähden sitviin siin. Hyväksyy Kiinteistöliikelaitksen investintihjelman kaupunginhallitukseen nähden sitvat sat (merkinnällä kh) Hyväksyy investintihjelman sitvien sien muutkset (kh) Kiinteistöliikelaitksen jhtkunta Kiinteistöliikelaitksen jhtkunta esittää investintiehdtuksen kaupunginhallitukselle edelleen kaupunginvaltuustlle esitettäväksi. Hyväksyy kuntalain mukaisesti Kiinteistöliikelaitksen talusarvin hyväksymisen yhteydessä investintihjelman sen jälkeen kun kaupunginvaltuust n hyväksynyt investintihjelman kaupunginvaltuustn nähden sitvat sat. Jhtkunnan tulee jatkuvasti arviida man timialansa taluden ja timinnan tteutumista ja esittää kaupunginhallitukselle niiden phjalta välittömästi tai savusikatsausten yhteydessä timenpiteet talusarvissa pysymiseksi. Esittää kaupunginhallitukselle tarvittavat muutkset Kiinteistöliikelaitksen investintihjelmaan.
Päättää sellaisten suunnittelu-, urakka- ja hankintaspimusten tarjuspyynnön sisällöstä valintakriteereineen ennen tarjuspyynnön julkaisemista, jiden arvnlisävertn hankintahinta ylittää 800.000. Päättää suunnittelu-, urakka- ja hankintaspimuksista, jiden arvnlisävertn hankintahinta ylittää 800.000. Yli 200.000 hankintjen tarjuspyyntöä ei saa julkaista ennen kuin sen hyväksymistä kskeva päätöspöytäkirja n ilmitettu jhtkunnalle tt-ikeuden käyttämistä varten. Timialajhtaja Esittelee Kiinteistöliikelaitksen investintihjelman jhtkunnalle. Tilahankkeiden salta investintihjelmaesityksen laadintaan n sallistunut knsernihallinnn tilajhtaja. Timialajhtaja raprti timinnan ja taluden kehittymisestä jhtkunnalleen kuukausittain. Timialajhtajan tulee erikseen annettavan aikataulun ja hjeen mukaisesti raprtida timialansa timinnasta ja taludesta kaupunginjhtajalle sekä hulehtia siitä, että kaupunginjhtajalla n valvntaa varten riittävät tiedt timialan timinnasta. Mikäli hankkeen tteutuksessa ilmenee ngelmia, kuten uhkaava kustannusarvin ylittyminen, aikataulun venyminen tai vastaava, Kiinteistötimialan timialajhtajan tulee: - tarvittavien lisäselvitysten jälkeen infrmida viipymättä tilajhtajaa, jka saattaa asian kaupungin jhtryhmän tietn, - tarvittavien lisäselvitysten jälkeen saattaa asia Kiinteistöliikelaitksen jhtkunnan tietn, jka tekee tarvittaessa ehdtuksensa jatktimenpiteistä edelleen kaupunginhallitukselle. Päättää suunnittelu-, urakka- ja hankintaspimuksista, jiden arvnlisävertn hankintahinta ei ylitä 800.000 ttaen humin, että yli 200.000 hankintjen tarjuspyyntöä ei saa julkaista ennen kuin sen hyväksymistä kskeva päätöspöytäkirja n ilmitettu jhtkunnalle ttikeuden käyttämistä varten. Tekee päätöspöytäkirjan 200.000 800.000 eurn hankintjen tarjuspyynnöistä valintakriteereineen. Em. hankintjen yleisistä valintakriteereistä n tehty päätöspöytäkirja 14.6.2013 73. Mikäli hankinnassa käytetään esittelytekstin mukaista valintakriteereitä, ei hankinnan valintakriteereistä tehdä erillistä päätöspöytäkirjaa. Erityiskriteereitä vaativien hankintjen kriteereistä tehdään kuitenkin erillinen päätöspöytäkirja. Infrapalvelujen ja tilapalvelujen tulsaluejhtajat Hankkeen tteutusvaiheen aikana Kiinteistötimialan tilapalvelujen jhtajan tulee seurata hankkeen etenemistä kuukausittain. Kustannusten seurantavelvllisuus n krstettu hankkeissa, jtka eivät perustu kilpailutettuihin kustannuksiin Tulsaluejhtajat raprtivat timialajhtajalle investintihjelmassa ja yksittäisissä prjekteissa tapahtuneista tai ennustettavista pikkeamista. Päättää suunnittelu-, urakka- ja hankintaspimuksista, jiden arvnlisävertn hankintahinta ei ylitä 300.000 ttaen humin, että yli 100.000 hankintjen tarjuspyyntöä ei saa julkaista ennen kuin siitä n ilmitettu timialajhtajalle timialajhtajan edellyttämällä tavalla. Infrapalvelujen ja tilapalvelujen rakennuttamispäälliköt Raprti investintihjelman ja tarvittaessa yksittäisten prjektien etenemisestä tulsaluejhtajalle. Raprti investintihjelmassa ja yksittäisissä prjekteissa tapahtuneista tai ennustettavista pikkeamista tulsaluejhtajalle Päättää suunnittelu-, urakka- ja hankintaspimuksista, jiden arvnlisävertn hankintahinta n enintään 50.000 ttaen humin, että yli 25.000 hankintjen tarjuspyyntöä ei saa julkaista ennen kuin siitä n ilmitettu tulsaluejhtajalle tämän edellyttämällä tavalla. Nimeävät kunkin investintihankkeen tteuttamisesta vastaavan rganisaatin: prjektipäällikkö, valvja(t), turvallisuuskrdinaattri. Prjektipäällikkö / vastaava rakennuttaja vastaa urakkaspimuksista ja kknaisuuden valvnnasta timii työmaakkusten puheenjhtajana timii svittaessa prjektin turvallisuuskrdinaattrina. vastaa prjektin kustannusseurannasta ja raprtinnista vastaa lisä- ja muutstyöprsessista. Infrahankkeissa n valtuudet tilata lisä- tai muutstyö arvltaan enintään 15.000. Raprti prjektien etenemisestä rakennuttamispäällikölle
Raprti prjekteissa tapahtuneista pikkeamista rakennuttamispäällikölle pitää khteiden vastaantttilaisuudet ja taludelliset lppuselvitystilaisuudet ja hyväksyy niistä tehtävät pöytäkirjat Valvja Timii rakennuttajan edustajana työmaalla Hulehtii, että urakitsija pitää työmaapäiväkirjaa ja valvja merkitsee siihen kaikki merkittävät tapahtumat Tarkastaa maksuerätaulukn mukaisten maksujen edellytyksenä levat työsuritukset Tekee laskuihin vastaanttmerkinnät Knsernihallinnn tilajhtaja Tilajhtaja valmistelee yhteistyössä Kiinteistötimialan tilapalvelujen kanssa investintiesityksen Kiinteistöliikelaitksen jhtkunnalle. Esittelijänä timii Kiinteistötimialan timialajhtaja Tilajhtaja hyväksyy saltaan Pienet investinnit -listan ennen sen saattamista Kiinteistöliikelaitksen jhtkuntaan hyväksyttäväksi ja edelleen saatettavaksi kaupunginhallitukselle tiedksi. Mikäli hankkeen tteutuksessa ilmenee ngelmia, kuten uhkaava kustannusarvin ylittyminen, aikataulun venyminen tai vastaava, Kiinteistötimialan timialajhtajan tulee tarvittavien lisäselvitysten jälkeen infrmida viipymättä tilajhtajaa, jka saattaa asian kaupungin jhtryhmän tietn.